Tbk Nomor :
Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 1 dari 25
PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN
Diperiksa
Disetujui
PT ASHAIMAS FLAT GLASS.Tbk Nomor :
Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 2 dari 25
LEMBAR DISTRIBUSI
1.
2.
3.
4.
5.
6.
PT ASHAIMAS FLAT GLASS.Tbk Nomor :
Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 3 dari 25
1. Tujuan
Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan
persyaratan sistem manajemen mutu.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku dan digunakan di lingkungan PT ASAHIMAS FLAT GLASS,TBK, dalam
hal :
2.1. pengendalian dokumen internal yang meliputi kegiatan penyusunan, pengesahan,
pengidentifikasian, penerbitan, penggandaan, pendistribusian, pemeliharaan, penarikan,
perubahan atau revisi, dan pemusnahan dokumen,
2.2. pengendalian dokumen eksternal yang meliputi pengidentifikasian, pemeliharaan dan
pendistribusian dokumen.
3. Tanggung jawab
4. Definisi
5. Referensi
5.1. Peraturan Kepala BATAN tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Dan Tata Kearsipan Serta
Pedoman Kode Klasifikasinya;
5.2. Pedoman Mutu PT ASAHIMAS FLAT GLASS,TBK; dan
5.3. Prosedur Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip BATAN.
6. Prosedur
6.1.1. Dalam penyusunan dokumen, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut ini:
a. mudah dimengerti dan dibaca oleh personel yang akan menggunakan dokumen
tersebut,
b. menggunakan kata-kata yang sederhana dan mudah dimengerti oleh
penggunanya,
c. menghindari penggunaan kalimat yang panjang dan kompleks,
d. menghindari penggunaan kata-kata “baru” yang artinya belum tentu
dimengerti.
b. Format Kelengkapan
Di setiap Prosedur harus dilengkapi dengan format kelengkapan yang terdiri
dari:
c. Identifikasi
Setiap Prosedur dan Instruksi Kerja harus dilengkapi dengan identifikasi antara
lain:
1. Logo BATAN dan nama PT ASAHIMAS FLAT GLASS,TBK
2. Judul Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
3. Nomor Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
4. Nomor Revisi Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
5. Tanggal Penerbitan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
6. Nomor dan Jumlah Halaman Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
7. Keterangan: 1 s/d 6 dicantumkan dalam bentuk header disetiap halaman
8. Kolom Pengesahan Prosedur dan/atau Instruksi Kerja memuat: Disiapkan,
Diperiksa dan Disetujui.
d. Keterangan
1. Tujuan
Isi dari “Tujuan” Prosedur dan Instruksi Kerja adalah menjelaskan atau
menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan jelas dari obyek yang
akan dibuat prosedurnya atau instruksi kerja dan pertanyaan yang
diperlukan untuk menjawab tujuan dari prosedur dan instruksi kerja adalah
“mengapa” dokumen ini diperlukan.
2. Ruang Lingkup
Isi dari “Ruang Lingkup” Prosedur dan Instruksi Kerja adalah menjelaskan
ruang gerak dari prosedur dan instruksi kerja yang akan dilaksanakan, dan
pertanyaan yang diperlukan untuk menjawab isi pada Ruang Lingkup ini
adalah:
dimanakah prosedur dan instruksi kerja ini diberlakukan,
siapakah yang akan menggunakan,
apakah ada keterkaitan dengan Bidang lainnya (interface).
3. Tanggungjawab
Isi dari “Tanggung Jawab” Prosedur dan “Pelaksana” Instruksi Kerja
adalah penjelasan tentang identifikasi personel yang bertanggung jawab
termasuk jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya atas
tercapainya sasaran dari prosedur dan instruksi kerja tersebut.
PT ASHAIMAS FLAT GLASS.Tbk Nomor :
Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 6 dari 25
4. Referensi
Referensi Prosedur dan Instruksi Kerja adalah daftar pustaka yang
digunakan atau berkaitan dengan penyusunan Prosedur dan Instruksi Kerja
tersebut seperti: spesifikasi, standar atau dokumen lainnya yang diacu oleh
manajemen.
5. Definisi
Isi dari “Definisi” adalah penjelasan kalimat didalam prosedur yang tidak
dimengerti atau istilah yang tidak lazim atau mempunyai arti khusus atau
istilah bahasa asing yang sulit dimengerti.
6. Prosedur
Isi dari Prosedur dan Instruksi Kerja adalah penjelasan langkah-langkah
yang harus diikuti atau dilaksanakan untuk mencapai atau menyelesaikan
apa yang telah ditulis pada tujuan Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut.
7. Lampiran
Lampiran dari Prosedur dan Dokumen Terkait dari Instruksi Kerja bila
diperlukan untuk memperkuat prosedur dan instruksi kerja.
Lampiran dapat berupa :
Keterangan-keterangan yang diperlukan,
Gambar, diagram alir yang diperlukan untuk menjelaskan Prosedur dan
Instruksi Kerja,
Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang disyaratkan
oleh Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut.
PT ASHAIMAS FLAT GLASS.Tbk Nomor :
Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 7 dari 25
Identifikasi tiap–tiap dokumen selain judul adalah dengan penomoran sebagai berikut:
a. Pedoman Mutu
PM/OT.01.02/ddd/eeee
PM : Pedoman Mutu
OT.01.02 : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATAN
ddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan PT ASAHIMAS FLAT
GLASS,TBK
eeee : Tahun
c. Instruksi Kerja
IK.bb.aa/OT.01.02/ddd/eeee
IK : Instruksi Kerja
bb : Nomor urut Instruksi Kerja
aa : Nomor urut Prosedur
OT.01.02 : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATAN
ddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan PT ASAHIMAS FLAT
GLASS,TBK
eeee : Tahun
d. Formulir
FM.cc.aa/OT.01.02/ddd/eeee
FM : Formulir
cc : Nomor urut Formulir
aa : Nomor urut Prosedur dan/atau Instruksi Kerja
OT.01.02 : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATAN
ddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan PT ASAHIMAS FLAT
GLASS,TBK
eeee : Tahun
e. Dokumen Eksternal
ff/gg/ddd/eeee
ff : Nomor dokumen eksternal
gg : Kode Klasifikasi Tata Naskah Dinas dan Kearsipan BATAN
ddd : Kode singkatan nama jabatan pimpinan PT ASAHIMAS FLAT
GLASS,TBK
eeee : Tahun
Keterangan :
PM : Pedoman Mutu
PR : Prosedur
IK : Instruksi Kerja
FM : Formulir
Subbidang XXXXX
Subbidang XXXXX XXX.2.1
XXX.2.2
PT ASHAIMAS FLAT GLASS.Tbk Nomor :
Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 11 dari 25
6.5.1. Wakil Manajemen secara berkala, minimal satu tahun sekali, mengidentifikasi
kesesuaian semua dokumen yang digunakan,
6.5.2. Apabila ditemukan dokumen yang tidak sesuai dan atau sudah tidak berlaku, maka
Wakil Manajemen menarik dokumen tersebut, diberi cap TIDAK BERLAKU dan
diganti dengan dokumen yang sesuai dan mutakhir (Lampiran 9 : Bukti Penarikan
Dokumen),
6.5.3. Wakil Manajemen menyerahkan dokumen yang sudah tidak berlaku ke Subbagian
Tata Usaha untuk penyimpanan atau pemusnahan sesuai dengan kategorinya.
PT ASHAIMAS FLAT GLASS.Tbk Nomor :
Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 12 dari 25
7. Lampiran
7.1. Lampiran 1 : Diagram Alir Pengendalian Dokumen
7.2. Lampiran 2 : Halaman Judul
7.3. Lampiran 3 : Lembar Distribusi Dokumen
7.4. Lampiran 4 : Rekaman Dokumen
7.5. Lampiran 5 : Daftar Induk Dokumen Internal
7.6. Lampiran 6 : Daftar Dokumen Eksternal
7.7. Lampiran 7 : Bukti Penerimaan Salinan Dokumen
7.8. Lampiran 8 : Bukti Penarikan Dokumen
7.9. Lampiran 9 : Formulir Amandemen
7.10. Lampiran 10 : Berita Acara Pemusnahan Dokumen
7.11. Lampiran 11: Daftar Dokumen yang Dimusnahkan/Diserahkan
8. Rekaman
Lampiran 1
Mulai
Tidak
Persetujua Selesai
n
Ya
Pembuatan
Ya
Perubahan
Tidak
Master
Penerbitan Disimpan Selesai
Penggandaan
Terkendali
Tidak Terkendali
Pihak berkepentingan
PT ASHAIMAS FLAT GLASS.Tbk Nomor :
Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 15 dari 25
Lampiran 2
HALAMAN JUDUL
JUDUL DOKUMEN
Diperiksa
PT ASHAIMAS FLAT GLASS.Tbk Nomor :
Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 16 dari 25
Disetujui
Lampiran 3
LEMBAR DISTRIBUSI
( lihat buku merah )
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
PT ASHAIMAS FLAT GLASS.Tbk Nomor :
Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 17 dari 25
Lampiran 4
REKAMAN DOKUMEN
Lokasi Masa
No. Nama Rekaman Uraian
Penyimpanan Penyimpanan
PT ASHAIMAS FLAT GLASS.Tbk Nomor :
Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 18 dari 25
Lampiran 5
Jakarta,.....................................
( ) ( )
PT ASHAIMAS FLAT GLASS.Tbk Nomor :
Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 19 dari 25
Lampiran 6
Judul Dokumen Nomor Pembuat/ Penerbit Tanggal Terbit Jumlah Masa Keterangan
Dokumen Pengarang Halaman Simpan
Jakarta,.....................................
( ) ( )
PT ASHAIMAS FLAT GLASS.Tbk Nomor :
Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 20 dari 25
Lampiran 7
Nomor : Tanggal :
Dari :
Uraian
( ) ( )
PT ASHAIMAS FLAT GLASS.Tbk Nomor :
Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 21 dari 25
Lampiran 8
Nomor : Tanggal
Dari :
Uraian
PT ASHAIMAS FLAT GLASS.Tbk Nomor :
Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 22 dari 25
( ) ( )
Lampiran 9
FORMULIR AMANDEMEN
Tanggal :
Pejabat yang mengesahkan :
PT ASHAIMAS FLAT GLASS.Tbk Nomor :
Tanggal :
Revisi :0
PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman : 23 dari 25
(Nama)
NIP.
Lampiran 10
Pada hari ini ………………… tanggal ……… bulan ………………………… Tahun ……… yang
bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan penilaian kembali dokumen telah melaksanakan
pemusnahan dokumen ……………………………… sesuai tercantum dalam Daftar Dokumen yang
Dimusnahkan/Diserahkan terlampir …………… lembar, penghancuran secara total dengan cara
…………………………
Lampiran 11
Tanggal :
Wakil Manajemen
(Nama)
NIP.