Matriz de Comunicaciones Internas y Externas 2018

MATRIZ DE COMUNICACIONES
INTERNAS Y EXTERNAS 1 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:
TIPO DE
COMUNICACIÓN ASPECTO A
FRECUENCIA RECEPTOR ESTRATEGIA Y MEDIOS
COMUNICAR
- CUANDO COMUNICAR- - A QUIEN COMUNICAR - - COMO COMUNICAR -
INT EXT - QUE INFORMACIÓN -
Plan estratégico (incluye

X misión, visión, mapa de - Anualmente - Todos los colaboradores - Reunión gerencial
procesos)
- En la inducción y reinducción
- Capacitaciones
- Folletos
- En la inducción
- Personal Nuevo
- Página Web institucional
- Re inducciones.
X Politica integral - A todo el personal
- Correo electrónico
- Cuando se realice cambio de la
- Contratistas
política.
- Cartelera
- Video institucional
- Plataforma odoo
TIPO DE
COMUNICAR
En la inducción y reinducción
- Capacitaciones
En la inducción
Personal Nuevo - Folletos
Politica de Uso eficiente de - Re inducciones.
X Papel ecologico.
- A todo el personal - Página Web institucional
- Cuando se realice cambio de la
- Contratistas - Correo electrónico
política.
- Cartelera
En la inducción
Personal Nuevo
- Re inducciones. Presentaciones y Reuniones
Plan Integral de Residuos
generales o grupales.
x x solidos y desechos
- Cuando se realice cambio del
- A todo el personal
Peligrosos.
documento.
- Contratistas
- Capacitaciones.
TIPO DE
COMUNICAR
- Inducción o re-inducción
- Reunión Gerencial
Plan de Contingencia
x x Ambiental.
- Anualmente - Todos los colaboradores
- Cuando se realice algún cambio
- En inducción
- Verbal
- Todos los colaboradores
Matriz de Aspectos e
X Impactos ambientales.
- Re inducción
- Correo electronico
- Contratistas
- Cuando se adicionen o modifiquen
TIPO DE
COMUNICAR
- En la inducción y reinducción
- Capacitaciones
- Folletos
- En la inducción
- Personal Nuevo
Política de prevención del
- Página Web institucional
alcoholismo, tabaquismo y - Re inducciones.
X drogadicción, prevención
- A todo el personal
de acoso laboral. - Cuando se realice cambio de la
- Contratistas
política.
- Cartelera
- Plataforma odoo
TIPO DE
COMUNICAR
- Anualmente - Reunión gerencial

- Personal Nuevo
- Cuando se identifique la necesidad - Revisión por la dirección
X Objetivos del SGI y metas - A todo el personal
- Cuando haya modificaciones - Inducción
- Contratistas
- En inducción - Correo electrónico
- Anualmente o cuando se presente - Dependencia a la cual asignaron

X Asignación de recursos
un cambio. los recursos
- Por escrito
X Decisiones estratégicas - Cuando sea necesario - A los que vaya dirigido
- Cartelera
TIPO DE
COMUNICAR
Requisitos legales y - Cada que se modifiquen o surjan
X reglamentarios aplicables nuevos requisitos.
- Inducción o re-inducción
X Plan de emergencias - Anualmente - Todos los colaboradores
- Cuando se realice algún cambio
TIPO DE
COMUNICAR
- En inducción
Funciones,
- Todos los colaboradores - Inducción
responsabilidades y - Cuando la persona la requiera.
X autoridad del cargo y
- Contratistas - Correo electrónico
rendicion de cuentas - Cuando se realicen cambios en los
perfiles de cargo.
Reglamento de trabajo y - En inducción

X reglamento de higiene y - Todos los colaboradores - Inducción
seguridad industrial - Cuando se realicen cambios
TIPO DE
COMUNICAR
- En inducción
Entrenamiento, - Todos los colaboradores - Inducción
X competencia, formación y - Re inducción
toma de conciencia. - Contratistas - Capacitaciones
- Cambio de puesto
- Lider del proceso

Entrenamiento,
X competencia, formación
- Cuando se realice capacitación - Capacitaciones
- Directora de Talento Humano
- Inducción.
- Cuando se elaboran por primera vez - A los colaboradores del área a
X Información documentada la que corresponde la
- Plataforma odoo
- Cuando hayan modificaciones información.
- Cuando se identifique la necesidad

TIPO DE
COMUNICAR
Solicitud de modificaciones - Escrito

X de la documentación del - Cuando se requiera modificación. - Gestor del SGI
SGI - Correo electrónico
- Escrito
- Cuando se presenten cambios que
X Gestión de cambio
puedan tener impacto en el SGI
- Gerente general
- Cuando se identifica un peligro

Identificación de peligros, - Por correo electrónico
X evaluación y control de
- Cuando se presenta un accidente de
- Comité Copasst
riesgos. - Por escrito
trabajo.
TIPO DE
COMUNICAR
- En inducción
- Verbal
X Matriz de peligros - Re inducción
- Correo electronico
- Contratistas
- Cuando se adicionen o modifiquen
X Conformación de comités - Cada vez que se conformen - Todos los colaboradores - Por escrito
TIPO DE
COMUNICAR
Rendiciones de cuentas
X comité de convivencia
- Anual - Gerente general - Por escrito
- Cuando se presente un presunto

- Por escrito
Reporte de presunto acoso acoso laboral
X laboral y sugerencia
- Comité de convivencia
- Buzón de sugerencias
- Cuando se tenga una sugerencia
Rendición de cuentas
X comité de copasst
- Anual - Gerente general - Por escrito
- Semanalmente - Gerente general - Verbalmente, en reunión

Desempeño de cada
X proceso - Gerente general
- Mensualmente - Por escrito
- Gestor del SGI
TIPO DE
COMUNICAR
Resultados del desempeño - Gerente General

X del Sistema de Gestión - Anualmente - Por escrito
Integral - Gestor del SGI
- Junta directiva
Revisión de la alta
X dirección
- Anualmente - Comité copasst - Por escrito
- Gestor del SGI
Resultados de las
evaluaciones de las
X condiciones físicas de los
- Cuando se realice las evaluaciones - Comité Copasst - Por escrito
puestos de trabajo
TIPO DE
COMUNICAR
- Cada vez que se realice cambio en

Resultados de medición de
X iluminación
la ubicación de los puestos de trabajo - Comité Copasst - Por escrito
o se adicione uno.
- Trabajadores directamente
Investigación de relacionados con sus causas o
incidentes, accidentes de con sus controles, para que
X trabajo y enfermedades
- Cuando se realice la investigación
participen activamente en el
- Por escrito
laborales. desarrollo de las acciones
tomadas.
Ausentismo laboral por - Gerente General

incidentes, accidentes
X laborales y enfermedades
- Mensual - Por correo electrónico
laborales. - Gestor del SGI
TIPO DE
COMUNICAR
- Reunión de gerencia
Satisfacción del cliente - Cuando el colaborador lo vea
X interno - PSQRF necesario
- Por correo electrónico.
- Gestor SGI
- Plataforma Odoo
- Cuando el cliente lo comunique

Satisfacción del cliente
X externo - PSQRF - Cuando el colaborador lo vea
- Gestor SGI
- Plataforma Odoo
necesario
X - Anualmente - Gerente General - Revisión por la dirección
Seguimiento a las PSQRF
X - Quincenal - Lideres de proceso - Correo electrónico

TIPO DE
COMUNICAR
X Gestión de SNC - Cuando sea necesario - Todos los colaboradorse - Plataforma odoo.
- Anual
X - Gerente General - Revisión por la dirección
Seguimiento a las SNC
X - Quincenal - Lideres de proceso - Correo electrónico

Necesidades de insumos y
X servicios internos
- Cuando sea necesario - Asistente Administrativa
- Plataforma odoo (tareas,
sugerencia)
Correo electrónico
Necesidades de compra
X equipos y reactivos
- Cuando sea necesario Analista de compras
Por escrito
TIPO DE
COMUNICAR
Necesidades de personal,
X formación
- Cuando sea necesario - Directora de Talento Humano
- Plataforma odoo
- Correo electónico
Plan de mejoramiento de - Despues de evaluación de
X competencia desempeño
- Lider de cada proceso
- Reunión con cada lider
Desempeño de - Evaluación desempeño de

X proveedores
- Cuando se requiera - Gestor del SGI
proveedores
- Inducción o reinducción - Reunión gerencial

X Programas del SGI - Todos los colaboradores
- Cuando haya algún cambio - Por correo electrónico
TIPO DE
COMUNICAR
Resultados del desempeño

X de los programas
- Anualmente - Gestor del SGI - Revisión por la dirección
- Programa: Anualmente
Programa y planes de de
X auditorías - Auditorías: Cuando sean
- Todos los colaboradors - Correo electrónico
programadas
- Gerente General
X Resultados de auditorias - Despues de la auditoria - Correo electrónico
- Lideres de proceso
- Responsables de realizar las

Gestión de acciones
acciones.
X preventivas, correctivas y - Cuando sea necesario - Plataforma del odoo
de mejora
- Seguidores, lider del proceso.
TIPO DE
COMUNICAR
- Anual
- Gerente General - Revisión por la dirección
Seguimiento a acciones
X correctivas y de mejora
- Quincenal - Lideres de proceso - Correo electrónico
- Reuniones
X Planeación de actividades - Cuando sea necesario - Colabores del proceso
- Según plan de trabajo del proceso

- Cartelera
Eventos o actividades de de Talento Humano
X bienestar
- Todo el personal
- Fechas especiales.
- Anualmente
X Condiciones de salud - Todo el personal - por escrito (carta)
- Cuando sea necesario
TIPO DE
COMUNICAR
Portafolio de productos y
X servicios
- Permanentemente - Cliente externo
- Pagina web institucional
X Política Comercial - Permanentemente - Cliente externo
- Pagina web institucional
Seguimiento de la
X satisfacción del cliente
- Cada seis (6) meses. - Cliente externo - Correo electrónico
- Carta
- Colaboradores del proceso
Gestión comercial.
X Recepción de SQR´s Cuando sea necesario - Correo electrónico
- Gestor del SGI
- Telefonicamente
Recepción y el
X direccionamiento de la Cuando sea necesario - A quien le corresponda - Correo interno
correspondencia
X Comunicados a clientes Cuando sea necesario - A quien le corresponda - Correo interno

Código:
Versión:
Fecha de edición:
20 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-
- Presentación de planeación
estratégica.
- Gerente General
- Registro de reunión en
plataforma odoo
- FO-P09-22 Formato de
Inducción
- Gerente General
- FO-P09-02 Asistencia y
Formación Interna
- Gestor del SGI
- Página web institucional
- Directora Talento Humano
- Foto cartelera
- Registro correo
Código:
Versión:
Fecha de edición:
21 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-
FO-P09-22 Formato de
Inducción
Gerente General
Formación Interna
- Gestor del SGA
- Foto cartelera
- Registro correo
Videos
Líder del SGA.
Folletos.
- Gestores externos-
Autroridad ambiental
Correo electronicos.
Código:
Versión:
Fecha de edición:
22 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-
- Registro plataforma odoo

calendario.
- Responsable del SGA
- Comunicado interno
Gestor externo - Autroridad
ambiental
Inducción
Inducción
- Líderl del SGA - FO-P09-02 Asistencia y

Formación Interna
- FO - P09 - 29 Matriz de
Aspectos e impactos
ambientales.
Código:
Versión:
Fecha de edición:
23 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-
Inducción
- Gerente General
Formación Interna
- Gestor del SGI
- Foto cartelera
- Registro correo
Código:
Versión:
Fecha de edición:
24 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-
- Informe revisión por la

- Gerente General
dirección
- Gestor del SGI
- Inducción y reinducción
- Reporte en calendario de
Odoo.
- Informe de revisión por la

Dirección
- Gerente general
-Comunicación verbal
- Gerente General
- FO-P02-05 Comunicado
interno
- Liderer de proceso
Código:
Versión:
Fecha de edición:
25 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-

calendario.
- Gerente General
- Matriz de requisitos legales

calendario.
- Responsable del comité de
emergencias
Inducción
Código:
Versión:
Fecha de edición:
26 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-
Inducción
- Directora de Talento
Formación Interna
Humano
- Carta de asignación por roles.
- Lider del proceso
- Perfil de cargo
- Organigrama
- Directora de Talento Inducción
Humano
Formación Interna
Código:
Versión:
Fecha de edición:
27 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-
- Lider del proceso

- Especialista
Inducción
Humano
Formación Interna
- Facilitador
- Todos los colaboradores - Certificado de asistencia
- Correos electrónicos.
- Gestor del SGI - FO-P09-02 Asistencia y

Formación Interna.
- Lider del proceso
Inducción
Código:
Versión:
Fecha de edición:
28 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-
- Información documentada con

versión vigente.
- Gestor del SGI
- FO-P03-01 Mapa de
informacion documentada
- Acta revisión por la dirección
- FO - P02 - 16 Control del
cambio
- Todos los colaboradores - FO-P09-32 Reporte de Riesgo
- Contratistas - Acta de comité copasst

Código:
Versión:
Fecha de edición:
29 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-
Inducción
Humano - FO-P09-02 Asistencia y
Formación Interna
- Comité Copasst
- FO - P09 - 29 Matriz de
peligro.
- Cartelera
- FO - P09 - 39 conformación de
- Directora de Talento comités
Humano
FO - P09 - 43 Acta de
- Gestor del SGI conformación del comité de
convivencia
FO - P09 - 41 Acta de
conformación del comité
COPASST
Código:
Versión:
Fecha de edición:
30 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-
- Actas de reunión
- Comité de convivencia
- Informe
- Acta de reunión
- Todos los colaboradores - Presentación de que por

presunto acoso laboral o
sugerencias para convivencia
- Actas de reunión
- Comité copasst
- Informe
- Registro en la plataforma
odoo, de la reunión.
- Lideres del proceso
- Informe de gestión
Código:
Versión:
Fecha de edición:
31 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-
- Entrega de Indicadores
- Lideres de proceso
- Gerente General
- Acta revisión por la dirección.
- COPASST
- Informes de auditorias
- Comité de Convivencia
- Otros informes
- FO - P02 - 01 Informe de
- Gerente General
revisión por la dirección
- Acta de reunión
- Gestor del SGI
Código:
Versión:
Fecha de edición:
32 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-
- Acta de reunión
- Gestor del SGI
- Acta de comité copasst

- Comité Copasst
- Formato de investigación del
AT o IT
Humano
Código:
Versión:
Fecha de edición:
33 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-
- Registro en plataforma Odoo.
- Registro en plataforma Odoo.
- Informe mejora continua P03

- Gestor del SGI
para revisión de la dirección
- Evaluación de desempeño de
los procesos
- Gestor del SGI - Inventario de PSQRF.
- Registro de notas internas

plataforma odoo.
Código:
Versión:
Fecha de edición:
34 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-

- Todos los colaboradors
panel SNC.

- Gestor del SGI
los procesos
- Gestor del SGI - Inventario de SNC.
- Registro de notas internas

plataforma odoo.
- Registro en plataforma odoo.
- Gestión comercial
- Solicitud de compras, por
- Soporte tecnico
correo electrónico
- Proyectos e ingenieria
Código:
Versión:
Fecha de edición:
35 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-
- Lider de proceso
- Registro de solicitud por correo
electrónico
- Gerente general
- Correo eletrónico
- Directora de Talen to
- Planes de acción
Humano
- Plan de capacitación
- FO-P05-07 Evaluación y
Reevaluación Proveedores
- Analista de compras
- Registro de reunión odoo.
- Diapositivas
- Gestor del SGI
- Registro de asistencia a
formación
Código:
Versión:
Fecha de edición:
36 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-
- Informe para revisión por la

- Lideres de los procesos
dirección
- FO-P03-06 Programa de
Auditoria
- Gestor del SGI
- FO-P03-07 Plan Auditoria
2018
- Informes de auditoria
- Gestor del SGI
- Reporte de hallazgos
- Registro en la plataforma
odoo, panel planes de acción
Código:
Versión:
Fecha de edición:
37 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-

- Gestor del SGI
los procesos
- Gestor del SGI
- Inventario de acciones.
- Lideres de proceso - Correo electrónico
- Directora de Talento humano
- Carta de entrega de
- Directora de Talento humano
condiciones de salud
Código:
Versión:
Fecha de edición:
38 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........
Página:
SEGUIMIENTO A LA
EMISOR
COMUNICACIÓN
- QUIEN COMUNICA -
-REGISTRO ASOCIADO-
- Proceso Gestión Comercial - Correo electrónico
- Proceso Gestión Comercial - Correo electrónico
- Proceso Gestión comercial

- Encuesta de satisfacción
- Gestor SGI
- Registro en plataforma odoo.

- Cliente externo
- FO-P10 -04 Registro de

- Auxiliar de servicio al cliente
recepción de correspondencia
- FO-P02-04 Comunicado
- Gerente general
externo

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INTERNAS Y EXTERNAS 1 de 38....,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,........

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

Plan estratégico (incluye

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

- Anualmente - Reunión gerencial

- Anualmente o cuando se presente - Dependencia a la cual asignaron

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

Reglamento de trabajo y - En inducción

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

- Lider del proceso

- Cuando se identifique la necesidad

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

Solicitud de modificaciones - Escrito

- Cuando se identifica un peligro

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

- Cuando se presente un presunto

- Semanalmente - Gerente general - Verbalmente, en reunión

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

Resultados del desempeño - Gerente General

- Gestor del SGI

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

- Cada vez que se realice cambio en

Ausentismo laboral por - Gerente General

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

- Cuando el cliente lo comunique

X - Anualmente - Gerente General - Revisión por la dirección

Seguimiento a las PSQRF

X - Quincenal - Lideres de proceso - Correo electrónico

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

Seguimiento a las SNC

X - Quincenal - Lideres de proceso - Correo electrónico

- Por correo electrónico.

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

Desempeño de - Evaluación desempeño de

- Inducción o reinducción - Reunión gerencial

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

Resultados del desempeño

- Responsables de realizar las

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

- Quincenal - Lideres de proceso - Correo electrónico

- Según plan de trabajo del proceso

Tipo de comunicación: INT - INTERNA, EXT - EXTERNA. Fecha de actualización:

X Comunicados a clientes Cuando sea necesario - A quien le corresponda - Correo interno

- Registro plataforma odoo

- Líderl del SGA - FO-P09-02 Asistencia y

- Informe revisión por la

- Informe de revisión por la

- Registro plataforma odoo

- Matriz de requisitos legales

- Registro plataforma odoo

- Lider del proceso

- Todos los colaboradores - Certificado de asistencia

- Gestor del SGI - FO-P09-02 Asistencia y

- Información documentada con

- Acta revisión por la dirección

- Todos los colaboradores - FO-P09-32 Reporte de Riesgo

- Contratistas - Acta de comité copasst

- Todos los colaboradores - Presentación de que por