Anda di halaman 1dari 55

1

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dewasa ini, perkembangan teknologi informasi berbasis web

sangat berkembang pesat dalam berbagai bidang kehidupan. Salah satu

bidang tersebut adalah bidang pemerintahan. Pada Kantor Kecamatan

Gesi Kabupaten Sragen terdapat beberapa bagian yang memiliki tugas

kerja yang berbeda salah satunya bagian umum dan kepegawaian yang

bertugas mengelola surat-surat dan pengarsipan dukumen berharga

lainnya. Kegiatan pengarsipan merupakan kegiatan yang sangat penting

dalam ketatalaksanaan suatu instansi tertentu terutama intansi

pemerintahan. Surat merupakan jantung kegiatan tata usaha surat-surat

yang setiap hari dikelola merupakan sumber informasi yang sangat

penting. Jika surat-surat tersebut telah selesai diproses selanjutnya surat

tersebut harus disimpan dengan baik, sebab surat tersebut telah menjadi

arsip.
Data surat-surat yang ada dicatat dalam sebuah buku agenda

yaitu berupa buku besar baik itu surat masuk maupun surat keluar.

Sistem ini merupakan transformasi proses bisnis tata laksana

pengelolaan surat dan arsip yang dilakukan secara manual yaitu

dengan mencatat data surat kedalam sebuah buku agenda dan secarik

form surat serta menfotokopikan surat tersebut untuk kemudian

dimasukkan dalam sebuah map untuk dijadikan arsip.


2

Perancangan sistem informasi pengarsipan surat yang bersifat

terkomputerisasi dengan menggunakan web ini dapat menjadi solusi

yang tepat karena dapat mengolah dan menyimpan data dalam jumlah

yang besar dengan cepat serta informasi-informasi yang di hasilkan

akurat, dan diharapkan pengarsipan surat-menyurat dapat dikelola

dengan baik oleh sistem serta memberi kemudahan dalam pembuatan

laporan atau pengarsipan surat dan juga memberikan solusi terhadap

permasalahan yang dialami. Dengan adanya infrastuktur yang memadai

mampu menunjang sistem dalam melakukan pengelolaan pengarsipan

surat masuk dan surat keluar dengan memanfaatkan jaringan intranet

yang ada pada Kantor Kecamatan Gesi Kabupaten Sragen.

Sebagai lembaga pemerintahan yang berada pada kantor

Kecamatan wilayah Gesi dan termasuk ke dalam salah satu kecamatan

yang ada di Kabupaten Sragen tentunya banyak sekali pekerjaan yang

harus diselesaikan, terutama pada bagian umum serta kepegawaian

yang mengelola surat-surat yang masuk dari Pemerintah Daerah yang

harus segera diedarkan dan diarsipkan sebagai dokumen penting yang

harus disimpan dengan baik. Karena surat-surat itu hilang maka, akan

memerlukan waktu yang lama untuk menemukannya kembali.

Sehingga perlu menciptakan teknologi yang makin canggih,

praktis, efektif dan efisien. Dalam sebuah perusahaan/organisasi arsip

digunakan untuk membantu dalam penyediaan informasi. Mengingat

peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka


3

keberadaan arsip di sebuah organisasi benar-benar dapat mendukung

dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua bagian dalam

organisasi ataupun suatu instansi tertentu.

Dengan melihat permasalahan yang terjadi seperti diatas maka

penulis tertarik untuk mengangkat permasalahan tersebut ke dalam

Laporan Tugas Akhir (TA) dengan judul “ SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN PENGARSIPAN SURAT BERBASIS WEB PADA

KANTOR KECAMATAN GESI “.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan Latar Belakang Masalah, maka perumusan masalah

yang dibahas adalah bagaimana merancang suatu Sistem yang

Informatif dan Efisien tentang Sistem Informasi Manajemen

Pengarsipan Surat yang berada dilingkungan Kantor Kecamatan Gesi

Kabupaten Sragen.

C. Batasan Masalah
Dengan melihat permasalahan-permasalahan yang ada dan telah

membuat perumusan permasalahan, maka penulis membatasi daripada

permasalahan yang ada yaitu :


1. Pencatatan Surat Masuk
2. Pencatatan Surat Keluar
3. Disposisi
4. Laporan Surat Masuk Dan Surat Keluar
D. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan
Adapun Tujuan dari penelitian yang dilaksanakan adalah :
a. Mempelajari Sistem yang sedang berjalan.
4

b. Menganalisa sistem tersebut apakah ada kelemahan–kelemahan

pada sistem yang sedang berjalan.


c. Merancang dan menciptakan Sistem baru yang efisien dan efektif

untukk pengelolaan Surat penyusunan arsip secara tepat.


d. Sebagai syarat untuk menyelesaikan Tugas Akhir.
2. Manfaat
a. Bagi Penulis
1) Menambah pengetahuan tentang penetapan teori yang didapat

dari kuliah ke dalam praktek kerja yang sebenarnya.


2) Menambah pengalaman dan keterampilan sebagai bekal pada

saatnya nanti terjun dalam dunia kerja yang sebenarnya.


3) Sebagai sarana pengembangan ilmu yang telah diperoleh

dimasa perkuliahan.
4) Untuk melengkapi tugas sebagai salah satu dari persyaratan

kelulusan Program Diploma III pada Politeknik Unggulan

Sragen.
b. Bagi Kecamatan Gesi
Sistem yang diusulkan dapat digunakan sebagai bahan

pertimbangan dalam menyelesaikan permasalahan yang dihadapi

memenejen arsip surat pada kantor Kecamatan Gesi Kabupaten

Sragen ini.
c. Bagi Politeknik Unggulan Sragen.
Hasil pengamatan dan wawancara di lapangan ini diharapkan

berguna bagi Politeknik Unggulan Sragen (POLANSRA) sebagai

sarana untuk mengukur sejauh mana pemahaman mahasiswa

terhadap teori yang telah diberikan selama masa perkuliahan,

sekaligus hasil penulisan ini dapat dipakai sebagai bahan evaluasi

akademik. Dan bagi pembaca dapat menambah wawasan tentang

Sistem Informasi yang berhubungan dengan masalah pengelolaan


5

tata surat ataupun manajemen pengarsipan surat. Serta dapat

diharapkan dapat bermanfaat bagi penggunanya.

E. Metodologi penelitian
1. Lokasi
Lokasi Penelitian Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat

adalah Pada Kantor Kecamatan Gesi yang beralamat di Jl Raya

Gesi No.6 sragen 57262


2. Jenis Data
Jenis data yang digunakan penulis dalam penyusunan Tugas

Akhir ini antara lain :

a. Data Primer
Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber

penelitian, dalam hal ini penulis memperoleh data dari

kecamatan Gesi.
b. Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh secara tidak langsung dari

sumber penelitian, dalam hal ini penulis mendapat data dari

berbagai sumber yang berhubungan dengan penelitian ini.


3. Metode Pengumpulan Data
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis menggunakan

beberapa metode pengumpulan data yaitu :


a. Wawancara
Wawancara merupakan metode pengumpulan data yang

diperlukan dengan menanyakan secara langsung terhadap suatu

permasalahan atau gejala-gejala pada bagian surat-menyurat di

Kantor Kecamatan Gesi Kabupaten Sragen.


b. Observasi
Observasi merupakan metode pengumpulan data dengan

melakukan pengamatan langsung terhadap suatu permasalahan

atau gejala-gejala subyek yang diteliti.


6

c. Studi Kepustakaan
Kepustakaan merupakan metode pengumpulan data

berdasar studi kepustakaan dengan cara membaca semua

literatur yang berhubungan dengan penyusunan Tugas Akhir

ini.
4. Metode Pengembangan Sistem
Metodologi Pengembangan Sistem adalah metode-metode,

prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturan-aturan dan

postulat-postulat yang akan digunakan untuk mengembangkan suatu

sistem informasi (Jogiyanto HM ; 2005 : 809) Tahapan yang akan

digunakan oleh penyusun untuk mengembangkan suatu sistem yang

ada pada kecamatan Gesi adalah model waterfall (jogiyanto HM,

2005 : 700) dengan kegiatan sebagai berikut :


a. Kebijakan dan perencanaan sistem
1) Kebijakan Sistem
Kebijakan sistem merupakan landasan dan dukungan

dari manajemen puncak untuk dapat membuat perencanaan

sistem. Kebijakan untuk mengembangkan sistem dilakukan

oleh manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan

yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama

atau sistem yang lama mempunyai banyak kelemahan-

kelemahan yang perlu diperbaiki.


2) Perencanaan Sistem
Perencanaan sistem merupakan pedoman untuk

melakukan pengembangan sistem. Perencanaan sistem

menyangkut estimasi dan kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga

kerja dan dana yang dibutuhkan untuk mendukung


7

pengembangan sistem ini serta untuk mendukung

operasinya setelah diterapkan.


b. Analisa Sistem
Tahap analisa sistem merupakan tahap yang kritis dan

sangat penting karena kesalahan didalam tahap ini akan

menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya. Analisis

penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam

bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan-

permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan

yang diterapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-

perbaikannya.
c. Desain Sistem
Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran,

perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari

beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang

utuh dan berfungsi. Adapun alat-alat yang digunakan dalam

suatu metodologi umumnya berupa gambar, diagram, atau

grafik.
Alat-alat untuk pengembangan sistem yang berbentuk

gambar atau grafik diantaranya sebagai berikut :


1) HIPO diagram ( hierarchi plus input proses output ) meliputi:
a) Bagan Alir Sistem, dimana merupakan bagan yang

menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari

sistem.
b) Bagan Alir Dokumen, dimana merupakan bagan alir

yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir

termasuk tembusan-tembusannya.
8

c) Bagan Alir Skematik, merupakan bagan dimana

menggambarkan prosedur didalam sistem.


d) Bagan Alir Program, dimana merupakan bagan yang

menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses

program.
e) Bagan Alir Proses, bagan alir yang digunakan untuk

menggambarkan proses dalam suatu prosedur.


2) Data Flow Diagram
DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi

pengembangan sistem yang terstruktur dimana DFD ini

alat yang cukup popular sekarang ini, karena dapat

menggambarkan arus data didalam sistem dengan

terstruktur dan jelas.


3) Structure Chart
Bagan terstruktur menggunakan sistem berjenjang

(hirarki), dimana digunakan untuk mendefinisikan dan

mengilustrasikan organisasi dari sistem informasi secara

berjenjang dalam bentuk modul dan submodul.


4) SADT Diagram
SADT (Structure Analysis And Design Technique)

merupakan metodologi pengembangan sistem terstruktur

yang dikembangkan oleh D.T Ross selama tahun 1969

sampai dengan tahun 1973 yang kemudian didukung dan

dikembangkan lebih lanjut oleh SofTech corporation sejak

tahun 1974 (Jogiyanto HM ; 2005, Lampiran A, : 809)


d. Seleksi Sistem
Tahap ini merupakan tahap untuk memilih perangkat keras

dan perangkat lunak sistem informasi. Desain belum dapat


9

diimplementasikan sebelum diseleksi terlebih dahulu, karena

untuk menghindari kesalahan-kesalahan.


e. Implementasi Sistem
Tahap ini merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap

untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis

program jika tidak digunakan dalam paket perangkat lunak

aplikasi. Langkah-langkah yang ada pada tahap ini adalah

menerapkan rencana implementasi, melakukan kegiatan

implementasi, dan tindak lanjut implementasi.


f. Pengetesan Sistem
Pengetesan sistem dilakukan untuk memberikan antar

komponen sistem yang diimplementasikan.


g. Penulisan Laporan/Dokumen
Setelah semua data terkumpul kemudian menuliskan kode

program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang

bangun yang telah dibuat oleh analisis sistem dan membuat

suatu laporan sebagai hasil dari praktek kerja lapangan.


F. SISTEMATIKA PENULISAN
Adapun sistematika Tugas Akhir adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini menjelaskan mengenai latar belakang masalah,

perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penulisan,

metodogi penelitian, dan sistematika Tugas Akhir.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini membahas tentang landasan teori permasalahan yang

digunakan sebagai acuan penyelesaian analisa dan pembahasan pada

bab IV.
10

BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini membahas tentang Analisa Sistem Perancangan

Sistem, penerapan sistem dan penggunaan hasil penelitian.

BAB IV : IMPLEMENTASI

Pada bab ini akan menyajikan implementasi sistem, instalasi

program, yang mencangkup konfigurasi hardware dan software. Berikut

bagian dari hasil dan pembahasan, juga berisi penguji dan hasil.

BAB V : PENUTUP

Pada bab penutup ini berisi tentang kesimpulan, dan saran-

saran yang perlu untuk disampaikan baik untuk obyek tugas akhir

ataupun bagi pengembangan sistem selanjutnya.


11

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Konsep Sistem, Informasi, Dan Manajemen

1. Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu keseluruhan atau totalitas yang terdiri

dari bagian-bagian atau sub-sub sistem atau komponen yang saling

berintelerasi dan berinteraksi satu sama lain dan dengan

keseluruhan itu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

(Oemar Hamalik, 1993 : 19)

Pada dasarnya suatu sistem yang terdiri dari input dan

output sangatlah diperlukan dalam suatu instansi, dimana

perancangan sistem digunakan untuk mengambil dan menentukan

keputusan dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Adapun

pengertian sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang

berinteraksi, bekerjasama, dan membentuk satu kesatuan untuk

mencapai tujuan tertentu. (Jogiyanto H.M, 2005 : 2)

2. Pengertian Informasi

Informasi merupakan salah satu sumber daya penting

dalam suatu organisasi, digunakan sebagai bahan pengambilan

keputusan. Sehubungan dengan hal itu, informasi harus berkualitas.

Menurut Burch dan Grudnitski, (1989) kualitas informasi


12

ditentukan oleh tiga faktor yaitu relevansi, tepat waktu, dan

akurasi.

Informasi adalah data yang diolah sedemikian rupa

menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat

dalam proses pengambilan keputusan, baik keputusan saat ini

maupun keputusan saat mendatang. (Jogiyanto H.M, 2005 : 3)

Adapun fungsi informasi adalah meningkatkan

pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian atau keanekaragaman,

memberi standar, serta aturan-aturan keputusan untuk penentuan

dan penyebaran tanda-tanda kesalahan serta umpan balik guna

mencapai tujuan control

Informasi harus mempunyai nilai bila informasi tersebut

dapat mengakibatkan suatu perubahan dalam tindakan yang

diambil. Meskipun suatu data atau pernyataan seorang ahli dapat

memberikan pengetahuan, namun apabila hal itu tidak

mengakibatkan perubahan sikap serta tindakan yang berkaitan

dengan masalah yang dihadapi, maka informasi itu tidak bernilai.

3. Pengertian Manajemen

Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses

pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya

secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

(Malayu S.P Hasibuan, 1996 : 5)


13

4. Sistem Informasi

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat

penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan.

Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information

system) atau disebut juga dengan processing systems atau

information processing systems atau information-generating

systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leith dan

K. Roscoe Davis yang dikutip Jagiyanto :

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi

harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi

dari suatu organisasi danmenyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan-laporan yang diperlukan. (Jagiyanto, 2005 : 11).

A. Konsep Dasar Arsip

1. Pengertian Arsip

Menurut UU Nomor 7 tahun 1971 dalam pasal 1 disebutkan

bahwa arsip adalah :

a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga

negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk dan corak


14

apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok

dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan

swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik

dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka

pelaksanaan kegiatan kebangsaan.

Amsyah (2005) menyatakan bahwa arsip adalah setiap catatan /

record /warkat yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk

huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu

sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas,

kertas film, media komputer piringan dan kertas fotocopy.

Sehingga dapat didefinisikan arsip merupakan naskah-naskah

atau dokumen sebagai pusat ingatan dari berbagai kegiatan atau

organisasi dimana arsip-arsip dipelihara dan disimpan sebaik mungkin

secara sistematis di tempat yang telah disediakan agar lebih mudah

ditemukan apabila diperlukan kembali.

2. Fungsi Arsip

Menurut Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 disebutkan bahwa

arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan yaitu :

a) Arsip Dinamis

Arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada


15

umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi negara.

b) Arsip Statis

Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari

administrasi negara.

3. Tujuan Pengarsipan

Adapun tujuan dari sistem pengarsipan adalah sebagai berikut :

a) Menghemat Waktu

Dengan menggunakan filling system yang tepat,

penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan

dengan cepat.

b) Menghemat Tenaga

Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali

(finding) arsip tidak terlalu banyak mengeluarkan tenaga.

c) Menghemat Tempat

Dengan menggunakan filling system yang tepat,

penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas

dan peralatan yang banyak, karena arsip yang disimpan

hanyalah arsip-arsip yang bernilai dan berguna saja.


16

B. Konsep Dasar Surat

1) Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu

pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta

(Barthos, 2003 : 36). Sedangkan menurut Gie, surat adalah setiap

bentuk catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan

mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk

membantu ingatannya (2000 : 115).

Selain itu Sedarmayanti juga mengungkapkan bahwa surat

adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi atau

pernyataan dari satu pihak kepada pihak lain (1997 : 26). Adapun

definisi lain yaitu, surat adalah alat komunikasi yang berasal dari

satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan

warta. Selain surat ada alat komunikasi lainnya yang lebih modern

misalnya telepon, telex, telegrap, radio, email dan televisi.

Akan tetapi dibandingkan alat komunikasi yang lain surat

memiliki kelebihan tersendiri, hal ini dikarenakan surat merupakan

sarana yang dapat merekam informasi jauh lebih panjang, lebih

rinci namun tetap praktis dan ekonomis. Dalam hal ini surat

bersifat praktis yang artinya dapat menyimpan rahasia, efektif


17

artinya sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan ekonomis

artinya biaya pembuatan, peralatan dan pengirimannya murah.

Dari beberapa penjelasan diatas maka dapat ditarik

kesimpulan bahwa surat adalah alat komunikasi yang berisi

informasi baik tertulis maupun bergambar yang hendak

disampaikan kepada pihak lain yang bersangkutan dan memiliki

kelebihan tersendiri dalam hal kerahasiaan, keefektifan dan

ekonomis. Jadi dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan

bahwa surat adalah alat komunikasi yang secara tertulis untuk

menyampaikan informasi.

2) Fungsi Surat

Sebagai sarana dalam penyampaian pesan secara tertulis,

surat berperan dalam mencapai tujuan suatu instansi atau

organisasi dalam menjalin kerjasama antar organisasi. Menurut

Barthos (2003 :36), surat memiliki fungsi sebagai berikut :

a. Wakil dari pengirim atau penulis

b. Bahan pembukti

c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut

d. Alat pengukur kegiatan organisasi

e. Sarana memperpendek jarak


18

3) Tujuan Surat

Berbagai macam tujuan orang dalam menulis surat baik dengan

organisasi atau instansi yang mempunyai tujuan niaga atau dagang, serta

ada hal lain yang menjadi tujuan surat pribadi atau individu yaitu :

a) Sebagai Pemberitahuan

b) Sebagai Surat Perintah

c) Sebagai Surat Peringatan

d) Sebagai Surat Permohonan atau Permintaan

e) Sebagai Surat Pengantar

f) Sebagai Surat Perjanjian

g) Sebagai Surat Laporan

h) Sebagai Surat Keputusan

i) Sebagai Surat Panggilan

j) Sebagai Surat Susulan

C. Data Base
19

Basis Data (Database) merupakan “Salah satu komponen

yang paling penting di dalam sistem informasi karena merupakan

dasar dalam menyediakan informasi bagi pemakai ”. (Fathansyah,

2001 : 32). Database terdiri dari berbagaimacam data yang tersusun

sehingga pemakai dapat dengan mudah untukmenambah,

mengurangi, menghapus ataupun mengambil data yang dibutuhkan.

Tujuan dari desain Database yaitu untuk menentukan data-data

yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga informasi yang nantinya

akan dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik. Tujuan dari

dibentuknya basis data pada suatu perusahaan pada dasarnya

adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data.

Bicara basis data, maka seluruh data-data disimpan dalam

basis data pada masing-masing table / file sesuai dengan fungsinya,

sehingga kita dengan mudah dapat melakukan penelusuran data

yang diinginkan hal ini akan mengakibatkan pada kecepatan atas

informasi yang disajikan. Didalam suatu media penyimpanan (hard

disk misalnya), kita dapat menempatkan lebih dari 1 (satu) basis

data dan tidak semua bentuk penyimpanan data secara elektronik

dikatakan basis data, karena kita bisa menyimpan dokumen berisi

data dalam file teks (dengan program pengolahan kata), spread

sheet, dan lainnya. Yang ditonjolkan dalam basis data adalah

pengaturan / pemilahan /pengelompokan / pengorganisasian data yang

akan disimpan sesuai dengan fungsi / jenisnya. Hal tersebut bisa

berbentuk sejumlah file / table terpisah atau dalam bentuk


20

pendefinisian kolom / field data dalam setiap file / table tersebut

(Didik Setiadi, 2010 : 2-3).

Operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan

dengan basis data adalah sebagai berikut :

1. Pembuatan basis data baru (create database), identik

dengan pembuatan lemari arsip yang baru.

2. Penghapusan basis data (drop database), identik dengan

perusakan lemari arsip, sekaligus beserta isinya jika ada.

3. Pembuatan table baru ke suatu basis data (create table),

yang identik dengan penambahan map arsip baru ke

sebuah lemari arsip yang telah ada.

4. Penghapusan table dari suatu basis data (drop table),

identik dengan perusakan map arsip lama yang ada di

sebuah lemari arsip.

5. Penambahan / pengisian data baru di sebuah basis data

(insert), identik dengan penambahan lembaran arsip ke

sebuah map arsip.

6. Pengambilan data dari sebuah table (retrieve / search),

identik dengan pencarian lembaran arsip dalam sebuah map

arsip.

7. Pengubahan data dalam sebuah table (update), identik

dengan perbaikan isi lembaran arsip yang ada di sebuah

map arsip.
21

8. Penghapusan data dari sebuah table (delete), identik

dengan penghapusan sebuah lembaran arsip yang ada di

sebuah map arsip.

Operasi pembuatan basis data dan tabel merupakan operasi

awal yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya.

Sedangkan untuk operasi pengisian, perubahan, penghapusan dan

pencarian data merupakan operasi rutin yang berlaku berulang-

ulang (Didik Setiadi, 2010:1-2).

D. Sistem Manajemen Database (DBMS)

Sistem Manajemen Database (Database Manajemen System /

DBMS) adalah satu rangkaian program-program yang mengelola

sebuah database dan menyediakan mekanisme-mekanisme melalui

mana jenis-jenis data yang dapat disimpan, dicari kembali dan

diubah (Zulkifli, 2003 : 355). Menurut Al-Bahra, Sistem Manajemen

Database / Database Manajemen System adalah kumpulan atau

gabungan database dengan perangkat lunak aplikasi yang berbasis

database. Tujuan utama dari Database Management System

(DBMS) adalah untuk menyediakan suatu lingkungan yang mudah

dan efisien untuk pengunaan, penarikan dan penyimpanan data

dan informasi. Dengan adanya tujuan utama tersebut maka akan di

dapatkan keuntungan terhadap sistem pemrosesan berkas, adapun

keuntungannya adalah sebagai berikut (Al-Bahra, 2005 : 130):


22

1. Integritas Data dapat selalu terjaga

2. Independensi Data dapat selalu terjaga

3. Konsistensi Data dapat selalu terjaga

4. Berbagi Data dapat selalu dilakukan oleh setiap user

5. Security Data lebih mudah dilakukan

6. Penggunaan Data lebih mudah.

Didalam Sistem Manajemen Database merupakan koleksi

terpadu dari database dan program-program komputer yang

digunakan untuk mengakses dan memelihara database. Menurut

Zulkifli “Database adalah kumpulan semua data yang disimpan

dalam satu file atau beberapa file”. Dengan database diharapkan

tidak terjadi kelebihan (redudancy) atau duplikasi penyimpanan

data yang sama dalam satu organisasi (2003 : 354).

Definisi lain menurut Al-Bahra ”Database adalah

sekumpulan data store (bisa dalam jumlah yang sangat besar)

yang tersimpan dalam magnetik disk, optical disk, magnetik drum

atau media penyimpanan sekunder lainnya (2005 :129).

Komponen-komponen dari suatu database antara lain :

a) Field

Sekumpulan byte-byte yang sejenis. Sering disebut dengan

istilah atribut. Atribut merupakan relasi fungsional dari satu

object set ke object set yang lainnya


23

b) Record

Sering disebut tuple. Record sering dinyatakan dengan suatu

baris data dalam suatu relasi. Record terdiri dari kumpulan

atribut-atribut, dan atribut-atribut tersebut saling berkaitan

dalam menginformasikan tentang suatu entitas / relasi secara

lengkap.

c) File

Merupakan kumpulan dari record-record yang sejenis dan

mempunyai elemen yang sama, atribut yang sama, namun

berbeda-beda data value nya.

d) Key

Key adalah elemen record yang dipakai untuk menemukan

record tersebut pada waktu akses, atau bisa juga digunakan

untuk mengidentifikasikan setiap entity /record / baris.

E. Kamus Data

Kamus Data atau disebut juga dengan istilah System Data

Dictionary adalah catalog, fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan

informasi dari suatu sistem (Jogiyanto.H.M, 2005:725).

Kamus data pertama berbasis dokumen, kamus data itu tersimpan

dalam bentuk hard copy dengan mencatat semua penjelasan data dalam

bentuk tercetak. Walau sejumlah kamus berbasis dokumen masih ada,

praktek yang umum sekarang adalah menggunakan kamus data berbasis

komputer. Pada kamus data berbasis komputer penjelasan data


24

dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakan data description

language (DDL) dari sistem manajemen database, sistem kamus, atau

peralatan CASE.

F. Bagan Alir Sistem (System Flowchart)

Bagan Alir Sistem (System Flowchart) merupakan bagan yang

menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem

(Jogiyanto.H.M, 2005:796).

Dalam penggambaran dan penyusunannya Bagan Alir Sistem

menggunakan symbol-simbol sebagai berikut :

Table 2.1 Simbol-simbol Bagan Alir Sistem

Simbol Keterangan
Menandakan Dokumen, bisa dalam bentuk surat,

formulir, buku/bendel/berkas atau cetakan

Multi Dokumen

Proses Manual

Proses yang dilakukan oleh komputer

Menunjukan input/output menggunakan harddisk


25

Menandakan Dokumen yang diarsipkan (arsip manual)

Terminasi yang mewakili symbol tertentu untuk

digunakan pada aliran lain pada halaman yan sama


Terminasi yang mewakili symbol tertentu untuk

digunakan pada aliran lain pada halaman yang lain

Gambar aliran data

G. Diagram Arus Data / Data Flow of Diagram

Diagram Arus Data adalah diagram yang menggunakan notasi-

notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem dan merupakan alat

yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang

terstruktur (Jogiyanto.HM, 2005:700)

Table 2.2 Simbol-simbol Diagram Arus Data (DAD)

Simbol Keterangan

Proses menggunakan komputer

File atau storage

External entity
26

Arus Data

H. PHP dan MYSQL

1. PHP

PHP atau Hypertext Preprocessor adalah salah satu bahasa

pemrograman open source yang sangat cocok atau dikhususkan untuk

pengembangan Web dan dapat ditanamkan pada skrip HTML (Hirin

dan Virgi, 2011).

PHP diciptakan untuk mempermudah pengembang web dalam

menulis halaman web dinamis dengan cepat, bahkan lebih dari itu

kita dapat mengeksplorasi hal-hal yang luar biasa dengan PHP.

Sehingga dengan demikian PHP sangat cocok untuk / bagi para

pemula, menengah maupun expert sekalipun.

Karena merupakan pemrograman Web server side, program PHP

harus diletakkan di server. PHP merupakan bahasa pemrograman yang

bersifat interpreter, artinya baris-baris program PHP di terjemahkan

satu-persatu ke dalam bahasa mesin dan di proses oleh interpreter

PHP menjadi HTML. Sehingga client yang berupa browser hanya

melihat hasil HTML tanpa melihat program PHP di dalamnya.

Mesin PHP mencari baris-baris yang berada di dalam tag <?php

atau <? dan ?> di dalam halaman HTML, dan menerjemahkannya

sehingga Web server dapat memberikan hasil berupa HTML.


27

PHP pertama kali ditulis oleh Rasmus Lexdorf, seorang pemuda

yang baru lulus kuliah di Finlandia. Program ini merupakan

kumpulan program PERL yang di sederhanakan bernama PHP F1.

Karena peminat yang banyak akhirnya di rilislah PHP menjadi PHP

F2, dan dibantu dua orang mahasiswa yang membuatkan engine

untuk PHP yang akhirnya lahir PHP3. dan versi terbarunya adalah

PHP 4.

Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman

web oleh browser. Berdasarkan URL (Uniform Resource Locator)

atau dikenal dengan sebutan alamat internet, browser mendapatkan

alamat dari web server, mengidentifikasi halaman yang dikehendaki,

dan menyapaikan segala informasi yang dibutuhkan oleh web server.

Selanjutnya ketika berkas php yang diminta di dapatkan oleh web

server, isinya segera di kirimkan ke mesin php dan mesin inilah

yang memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke

web server, dan web server akan menyampaikan ke klien.

2. MYSQL

MySQL adalah salah satu perangkat lunak sistem manajemen

basis data (database) SQL atau sering disebut dengan DBMS

(Database Management System) (Hirin dan Virgi, 2011). Berbeda

dengan basis data konvensional seperti .Dat, .dbf, .mdb, MySQL

memiliki kelebihan yaitu bersifat multithread, dan multiuser serta

mendukung sistem jaringan. MySQL di distribusikan secara gratis


28

dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), namun ada

juga versi komersial bagi kalangan tertentu yang menginginkannya.

Tidak seperti PHP atau Apache yang merupakan software yang

di kembangkan oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode

sumber di miliki oleh penulisnya masing-masing, MySQL di miliki

dan di sponsori oleh sebuah perusahaan komersial Swedia yaitu

MySQL AB. MySQL AB memegang penuh hak cipta hamper atas

semua kode sumbernya. Kedua orang Swedia dan satu orang

Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah: David Axmark, Allan

Larsson, dan Michael "Monty" Widenius (Achmad Solichin, 2010 : 8).


29

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

A. Analisis Sistem Yang Berjalan.

Analisis sistem ini memberikan gambaran tentang sistem yang

saat ini sedang berjalan dan bertujuan mengetahui lebih jelas bagaimana

cara kerja sistem tersebut selain untuk mengetahui sistem yang sedang

berjalan digunakan juga untuk mendefinisikan dan mengevaluasi

permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan-

kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat diusulkan suatu perbaikan.

Analisis yang dilakukan sistem Informasi manajemen pengarsipan surat

didapatkan data seperti dibawah ini.

1. Analisis Dokumen

Pada sistem yang sedang berjalan dokumen yang digunakan

terdiriri dari beberapa bentuk, adapun dokumen tersebut antara lain :

a. Surat Masuk dan Surat Keluar

b. Buku Agenda Surat Masuk dan Buku Agenda Surat Keluar

c. Buku Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar.


30

2. Bagian Terlibat

Bagian yang terlibat langsung pada Sistem Informasi Manajemen

Pengarsipan Surat Pada Kantor Kecamatan Gesi adalah sebagai

berikut :

a. Camat

b. Sekretaris Camat

c. Bagian Umum

d. Dan Sub Bagian lainnya.

3. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan

Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan adalah penguraian

dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian

komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi

permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi

dan kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat di usulkan

perbaikan-perbaikan.

a. Prosedur dan Flow Map Surat Masuk

1) Bagian Umum menerima surat yang masuk dari SKPD


31

2) Surat masuk tersebut di catatkan semua datanya kedalam buku

agenda Surat Masuk dan di masukkan kedalam form surat masuk

baru.

3) Form surat masuk di arsipkan oleh bagian umum, sedangkan

surat masuk diserahkan kepada camat.

4) Lalu camat melakukan pengecekan surat masuk, apakah harus di

disposisi atau tidak.

5) Jika ya, maka camat harus mengisi lembar / form disposisi yang

sudah disertakan bersama surat masuk tadi. Dan diserahkan

kembali ke bagian umum untuk di serahkan kepada sub bagian

yang dituju.

6) Jika tidak, surat tersebut diserahkan kembali ke bagian umum,

lalu bagian umum akan mengarsipkan surat tersebut untuk

diserahkan ke sub bagian yang dituju.


32

SKPD Bagian Umum Camat


33

Mulai

Surat Masuk Surat Masuk Surat masuk

Lembar disposisi

Catat surat
masuk ke
buku agenda
Pengecekan
disposisi

Surat masuk

Lembar disposisi

Surat masuk tidak di tidak Apakah harus


disposisi disposisi

Surat masuk

Surat masuk
Lembar disposisi

Lembar disposisi

END

Flow Chart Surat Masuk Yang Sedang Berjalan

Gambar 3.1 Flow Chart Surat Masuk Sedang Berjalan

b. Prosedur dan Flow Map Surat Keluar


34

1) Bagian Umum membuat surat keluar

2) Bagian Umum mencatat data surat keluar kedalam buku agenda

surat keluar yang berisi form yang harus di isi.

3) Kemudian data surat keluar disimpan dan di arsipkan oleh bagian

umum. Dan surat tersebut diserahkan kepada camat.

4) Camat membaca dan menandatangani surat keluar

5) Kemudian surat keluar yang sudah ditanda tangani diserahkan

kembali ke bagian umum

6) Surat keluar yang sudah ditanda tangani diserahkan ke SKPD


35

SKPD Bagian Umum Camat

Surat Keluar
Mulai

Surat Keluar
Membaca dan
tanda tangan

Catat data surat


keluar dalam
buku agenda

Surat keluar

FC. Surat keluar


FC. Surat Keluar

Surat keluar Surat keluar

selesai

Flow Chart Surat Keluar Yang Sedang Berjalan

Gambar 3.2 Flow Chart Surat Keluar yang Sedang Berjalan


36

B. Masalah Pada Sistem Sekarang

Pengolahan data merupakan bagian yang cukup penting di dalam

setiap organisasi atau instansi-instansi tertentu, karena dengan pengolahan

data maupun menejemen data yang baik maka laporan dan informasi

yang dibutuhkan akan segera diperoleh dan mutunya lebih baik.

Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat Pada Kantor

Kecamatan Gesi Kabupaten Sragen pada Bagian Umum dan Surat

menyurat khususnya masih menggunakan sistem manual dalam

pendataan surat masuk maupun surat keluar, sehingga dalam pembuatan

laporan dan pencarian informasi memerlukan waktu yang lama. Kendala

dan permasalahan yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan di

Kantor Kecamatan Gesi pada bagian umum dan surat menyurat adalah

sebagai berikut :

1. Pencarian surat memerlukan waktu yang lama.

2. Banyaknya pekerjaan pada sub-sub bagian yang tumpang tindih.

3. Pendataan surat-surat dilakukan secara manual, sehingga memerlukan

waktu yang lama.

4. Pembuatan laporan memerlukan waktu yang tidak sedikit.

Adapun penyebab masalahnya adalah sebagai berikut :

1. Sirkulasi surat yang tidak terkontrol.

2. Pendataan dan pembuatan laporan dilakukan secara manual.

C. Usulan Sistem Baru


37

Sistem baru yang diusulkan ini merupakan alternatif untuk

mengatasi permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem yang

sedang berjalan, di samping itu dapat juga digunakan sebagai

pembanding dan penilai dari sistem yang lama. Sistem baru ini tidak

akan merubah secara total sistem yang sedang berjalan, namun

demikian diharapkan efisiensi dan efektifitas dari kegiatan operasional.

1. Alasan Usulan Sistem Baru

Alasan mengusulkan sistem baru ini berdasarkan pada

permasalahan yang terjadi dan kekurangan-kekurangan yang ada

pada sistem yang sedang berjalan sekarang ini, maka perlu adanya

sistem pengganti untuk memenuhi keadaan yang diinginkan. Sistem

yang menggunakan alat bantu komputer beserta alat pendukung

lainnya ( komputer sebagai alat sistem pengolah data ) mempunyai

keistimewaan antara lain :

a. Dapat mengolah data, mengatur serta menyimpan data dalam

jumlah besar dalam waktu yang relatif singkat.

b. Kemungkinan terjadi kesalahan kecil.

c. Dapat memberikan informasi dengan cepat, tepat dan akurat.

d. Dapat meningkatkan efisiensi waktu, tempat, dan tenaga.

e. Keamanan data terjamin.

2. Tujuan Usulan Sistem Baru


38

Tujuan diusulkan sistem baru ini adalah untuk mengatasi

masalah-masalah yang terjadi dan kekurangan-kekurangan yang ada

pada sistem yang sedang berjalan. Sehingga dapat terselesaikannya

kendala-kendala yang terjadi.

3. Usulan Rancangan Sistem Baru

Prosedur arus data pada sistem baru yang diusulkan ini tidak begitu

jauh berbeda dengan sistem sekarang yang sedang berjalan, hanya

pada bagian umum surat menyurat khususnya dengan menggunakan

sistem yang dijalankan secara manual oleh petugas ataupun operator

yang diganti dengan sistem manajemen pengarsipan surat yang

terkomputerisasi. Adapun rancangan sistem baru yang diusulkan akan

disajikan dengan alat-alat terstruktur sebagai berikut :

a. Flow of Document (FOD)

b. Diagram Konteks

c. Data Flow Diagram (DFD)

d. Kamus Data Arus Data

4. Arus Data

Pada dasarnya arus informasi pada sistem yang diusulkan sama

dengan sistem yang sedang berjalan. Perbedaannya hanya terletak

pada proses pengolahan datanya yang dilakukan dengan

menggunakan komputer dan selain membuat laporan-laporan juga


39

dapat mengeluarkan informasi yang ada hubungannya dengan bagian

pengarsipan serta dapat mencetaknya. Adapun arus informasi proses

pengolahan data pada bagian pengarsipan surat yang diusulkan

dapat dilihat dalam Flow of Document (FOD) yang diusulkan

sebagai berikut :

Flow Chart Surat Masuk yang Diusulkan


40

SKPD Bagian Umum Camat


Mulai

Surat Masuk Surat Masuk


Surat masuk

L. disposisi

Input Data Surat


Masuk

DB.Surat Masuk
Cek Surat
Masuk &
Disposisi

Cetak Tanda Terima


Surat Masuk

Tanda Terima Surat


Masuk
Surat Masuk
L. Disposisi

Surat masuk tidak di


tidak Apakah harus
disposisi
disposisi

N Ya

Surat masuk

Surat masuk
Lembar disposisi
Lembar disposisi

Membuat
Laporan

Lap. Surat Masuk

END

Gambar 3.3 Flow Of Document Surat Masuk yang Diusulkan

Flow Chart Surat Keluar yang Diusulkan


41

SKPD Bagian Umum Camat

Surat Keluar
Mulai
Nomor Kendali
Surat Keluar

Surat Keluar

Input Data Surat


Keluar

Membaca dan
ACC nomor
DB. Surat Keluar kendali Surat

Cetak Surat Keluar

Surat keluar

Surat keluar
Nomor Kendali Surat keluar
Surat Keluar Nomor Kendali
Surat Keluar

Pembuatan
Laporan
Surat Keluar

Lap. Surat Keluar

Surat Keluar Siap Surat Keluar siap


dikirim dikirim

Selesai

Gambar 3.4 Flow Of Document Surat Keluar Yang Diusulkan

D. Diagram Konteks
42

Diagram Konteks merupakan gambaran keseluruhan dari suatu

sistem informasi. Diagram Konteks yang merupakan gambaran dari

sistem komputerisasi pengarsipan Surat di Kantor Kecamatan Gesi

Kabupaten Sragen pada bagian umum surat menyurat khususnya adalah

sebagai berikut :

Surat Masuk Surat Masuk dan Disposisi


L. Disposisi Surat Keluar
Data Surat Masuk
SKPD Bagian Umum

Surat Masuk
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Surat Keluar
Output Surat PENGARSIPAN SURAT
Proses Data Surat
Surat Masuk dan Disposisi
Surat Keluar

Surat Masuk dan Disposisi


Surat Keluar
Camat

Surat Masuk dan Disposisi


Surat Keluar

Gambar 3.5 Diagram Konteks

Diagram Konteks di atas terdapat tiga entitas, yaitu Camat, Bagian

Umum, SKPD. Bagian SKPD menberikan surat ke sistem dan akan diproses

oleh sistem dan disertakan dengan lembar disposisi oleh bagian umum

kemudian sistem menerima surat beserta lembar disposisi dari bagian umum

untuk di teruskan kepada camat untuk diproses lebih lanjut sesuai prosedur

yang ada di kantor kecamatan. Setelah itu sistem menerima surat yang

sudah didisposisi dan akan dilanjutkan ke proses selanjutnya.


43

E. Bagan Berjenjang

Gambar 3.6 Bagan Berjenjang

Bagan berjenjang terdiri dari tiga level yaitu Top Level, Level 0,

dan Level 1. Bagan ini akan dijabarkan berdasarkan levelnya dan

membentuk Data Flow Diagram (DFD) beserta database yang terkait

pada setiap levelnya. Level 0 terdiri dari tiga sistem yaitu Proses Data

Master (Input), Proses Transaksi Pengarsipan (Proses), dan Proses

Pembuatan Laporan (Output). Level 1 terdiri dari lima Proses Hasil

dari penjabaran level 0.

F. Data Flow Diagram (DFD)


44

1. DFD Level 0

1 Data password terproses


Data Password
Data password terbaca D1 FI. Password
Bagian Umum Data Pegawai

Proses Data Master Data pegawai terproses


D2 FI. Pegawai
Data pegawai terbaca

Data pegawai terbaca


2
Data Surat Masuk Data Surat masuk terproses
Data Surat Keluar
Data surat masuk terbaca D3 FT. Surat Masuk
Proses Transaksi
Pengarsipan
Data surat keluar terproses

D4 FT. Surat Keluar

Data surat keluar terbaca


Surat Masuk / Surat Keluar
Bagian Umum

3
Data pegawai terbaca

Data Laporan Data Surat Masuk terbaca


Laporan

Data Surat Keluar Terbaca

Lap. Surat Masuk


Lap. Surat Keluar

Gambar 3.7 DFD Level 0

2. DFD Level 1
45

a. DFD Level 1 Proses Data Pegawai

1.1
Data Pegawai Terproses

FI. Pegawai
Data Pegawai D2
Bagian Umum
Proses Data Pegawai
Data Pegawai Terbaca

Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses Data Pegawai

b. DFD Level 1 Proses Transaksi Surat Masuk

2.1
Data Surat Masuk Terproses

Data Surat Masuk D3


Bagian Umum Proses Data Transaksi Surat
Masuk Data Surat Masuk Terbaca

Surat Masuk
Camat

Gambar 3.9 DFD Level 1 Transaksi Surat Masuk

c. DFD Level 1 Proses Transaksi Surat Keluar


2.1
Data Surat Keluar Terproses

Data Surat Keluar D4 FT. Surat Keluar


Bagian Umum Proses Data Transaksi Surat
Keluar Data Surat Keluar Terbaca

Surat Keluar
Camat

Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses Transaksi Surat Keluar

d. DFD Level 1 Proses Pembuatan Laporan


46

3.1

Data Surat Masuk Terbaca


Lap. Surat Masuk
D3 FT. Surat Masuk
Laporan Surat Masuk

Camat

3.2

Data Surat Keluar Terbaca


D4 FT. Surat Keluar
Laporan Surat Keluar
Lap. Surat Keluar

Gambar 3.11 DFD Level 1 Pembuatan Laporan

G. DataBase

Kamus Data : Arus Data

Tahap : Desain Sistem Secara Umum

Nama Arus Data : SKPD

Bentuk : Field

Struktur Data :
47

Table 3.1 Kamus Data Arus Data SKPD

Nama Field Type Lebar Keterangan Key

NIP A 15 Nomor Induk Pegawai *

Nama A 30 Nama SKPD

Alamat A 30 Alamat

No Telp A 12 Nomor Telepon

Jabatan A 20 Jabatan Kepegawaian

Kamus Data : Arus Data

Tahap : Desain Sistem Secara Umum

Nama Arus Data : Surat Masuk

Bentuk : Field

Struktur Data :

Tabel 3.1 Kamus Data Arus, Data Surat Masuk

Nama Field Type Lebar Keterangan Key

NoAgenda N Nomor Surat Agenda *

TglAgenda D Tanggal Surat diterima

NoSurat N Nomor Surat

TglSurat D Tanggal Surat

Perihal A 30 Perihal Isi Surat

Asal A 30 Asal Surat


Informasi A 50 Intruksi Disposisi
Disposisi A 10 Diteruskan Kepada
48

Kamus Data : Arus Data

Tahap : Desain Sistem Secara Umum

Nama Arus Data : Surat Keluar

Bentuk : Field

Struktur Data :

Tabel 3.3 Kamus Data Arus Data Surat Keluar

Nama Field Type Lebar Keterangan Key

NoAgenda N Nomor Agenda Surat *

TglAgenda D Tanggal Surat Dibuat

NoSurat N Nomor Surat

TglSurat D Tanggal Surat

Perihal N 50 Perihal Isi Surat

Kepada A 15 Ditujukan Kepada

Kamus Data : Arus Data

Tahap : Desain Sistem Secara Umum

Nama Arus Data : Password

Bentuk : Field

Struktur Data :

Tabel 3.4 Kamus Data Arus Data Password

Nama Field Type Lebar Keterangan Key

Password A 5 Password *

Username A 20 Username
49

H. Relasi Antar Tabel

Gambar 3.12 Relasi Antar Tabel


50

I. Perancangan Antar Muka

Antar muka perangkat lunak merupakan media komunikasi

pengguna saat akan berinteraksi dengan sistem. Oleh karena itu agar

proses interaksi pengguna dengan sistem berjalan dengan baik maka

perlu diketahui terlebih dahulu sejauh mana performansi profile

pengguna antarmuka, sehingga antar muka yang dihasilkan dapat dengan

mudah dipelajari, mudah dan nyaman pada saat digunakan. Performansi

pengguna dapat diukur dari beberapa profile pengguna, dimana setiap

profile akan memiliki implikasi terhadap perancangan antarmuka.

Perancangan antarmuka pada dasarnya adalah proses

penggambaran dari bagaimana sebuah bagian sistem dibentuk. Maka

dari itu pada saat akan melakukan tahap perancangan antarmuka

diperlukan untuk mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan fungsional dari

sistem yang akan dibangun serta mengetahui sejauh mana performansi

profile pengguna pada saat akan menggunakan sistem tersebut.

LOGIN

Username

Password

Masuk Batal
k

Gambar 3.13 Form Login


51

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGARSIPAN SURAT KECAMATAN


GESI

Home Selamat Datang pada sistem Pengarsipan Surat


Data Pegawai
Surat Masuk
Surat Keluar
Lap.Surat Keluar
Lap.Surat Keluar Gambar
L. Disposisi
About

Footer

Gambar 3.14 Form Halaman Menu

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGARSIPAN SURAT KECAMATAN GESI

Home Data Pegawai Kecamatan Gesi


Data Pegawai
No Nama Eselon Jabatan Golongan JK
Surat Masuk
Surat Keluar
Lap Surat Masuk
Lap Surat Keluar
L. Disposisi
About

Footer
Gambar 3.15 Form Data Pegawai/SKPD
52
53
54

BAB IV

IMPLEMENTASI SISTEM

a. Implementasi Sistem

Implementasi merupakan proses penerapan rancangan program

yang telah disusun pada bab sebelumnya atau aplikasi dalam

melaksanakan sistem informasi pemrogaman yang telah dibuat, hasil

dari tahapan implementasi ini adalah suatu sistem pengolahan data yang

sudah berjalan dengan baik. Dengan demikian dapat diketahui apakah


55

perangkat lunak ini dapat digunakan untuk pemrosesan data dalam

kegiatan akademik seperti yang diharapkan.