SISTEM PENOMORAN REKAM MEDIS

1. PENGERTIAN SISTEM PENOMORAN

“Salah satu sistem dari penyelenggaraan RM dimana semua pasien yg datang ke instansi
pelayanan kesehatan diberikan suatu nomor Rekam Medis (No.RM) yg berfungsi sebagai salah
satu identitas pasien“.
Rekam Medis pada hampir semua pasien pelayanan kesehatan disimpan menurut nomor,
yaitu nomor pasien masuk (admission number). Dahulu berbagai rumah sakit menyimpan rekam
medis berdasarkan : nama pasien, nomor keluar atau kode diagnose. Penyimpanan secara alphabets
menurut nama-nama pasien agak lebih sulit dan memungkinkan terjadinya kesalahan-kesalahan
dibandingkan dengan penyimpanan berdasarkan nomor. Penggunaan nomor keluar (discharge
number) dan nomor kode diagnose (diagnostic kode number). Umumnya ternyata tidak
memuaskan karena rekam medis lain-lain/register sangat memerlukan nomor pasien masuk
(admission number).
Jika kartu pasien indeks hilang, nomor masuknya dapat diperoleh dari salah satu catatan,
dengan mengetahui nama dan tanggal masuknya. Tetapi jika menggunakan nomor keluar kartu
indeks tidak dapat menolong untuk menemukan nomor keluar, sehingga lokasi rekam medisnya
sukar diketahui.
Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata-cara penulisan nomor yang
diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang
bersangkutan. Nomor rekam medis mempunyai beberapa kegunaan dan tujuan yaitu, sebagai
identifikasi dari pasien, petunjuk pemilik folder dokumen rekam medis pasien yang
bersangkutan, Registrasi pasien (Pada waktu admission), untuk pedoman dalam tata-cara
penyimpanan (penjajaran) dokumen rekam medis, dan sebagai petunjuk dalam pencarian dokumen
rekam medis yang telah disimpan di filing.
Ketika pasien datang berobat, petugas rekam medis harus memberikan nomor rekam medis
dan mencatatnya kedalam beberapa formulir rekam medis yaitu, Kartu Identitas Berobat (KIB),
Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), formulir data dasar pasien, formulir masuk keluar, buku
register pendaftaran pasien.
“Sistem apapun yang dipakai untuk Rekam Medis yang baru harus berdasarkan nomor
yang di urut secara kronologis dan nomor tersebut digunakan oleh unit/bagian di RS/pelayanan
kesehatan yang bersangkutan”.
 2. SISTEM PEMBERIAN NOMOR

1. Pemberian nomor cara seri

Pemberian nomor cara seri dikenal dengan nama Serial Numbering System (SNS) adalah
suatu sistem penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas
selalu mendapat nomor yang baru. Pada sistem ini, KIB dan KIUP tidak diperlukan karena seorang
pasien dapat memiliki lebih dari satu nomor rekam medis.
Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu petugas mudah mengerjakan. Sedangkan
kerugiannya yaitu, membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen rekam medis lama,
informasi pelayanan klinis menjadi tidak berkesinambungan, dan banyak menggunakan formulir.

2. Pemberian nomor cara unit

Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering System (UNS) adalah
suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam medis pada pasien
berobat jalan maupun pasien rawat inap dan gawat darurat serta bayi baru lahir. Setiap pasien yang
berkunjung mendapat satu nomor pada saat pertama kali pasien datang ke rumah sakit atau
puskesmas, dan digunakan selamanya pada kunjungan berikutnya. Maka dokumen rekam medis
pasien tersebut hanya tersimpan didalam satu folder dibawah satu nomor.
Kelebihan pada sistem ini adalah informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua
data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan berada dalam satu folder.
Dengan demikian maka KIUP sebagai indeks utama pasien yang disimpan ditempat pendaftaran
dan KIB yang diberikan pasien akan sangat diperlukan.
Kekurangannya adalah pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung atau sebagai
pasien lama akan lebih lama dibanding cara SNS. Tapi kekurangan ini dapat diatasi dengan cara
membuat dua loket yaitu loket untuk pasien baru dan pasien lama. Untuk loket pasien lama
dibedakan menjadi dua lagi, yaitu untuk pasien lama yang membawa KIB dan pasien lama yang
tidak membawa KIB.

3. Pemberian nomor cara seri unit

Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal Serial Unit Numbering System (SUNS) adalah
suatu sistem pemberian nomor dengan cara penggabungan sistem seri dan sistem unit. Dimana
setiap pasien datang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas diberikan nomor baru dengan
dokumen rekam medis baru. Kemudian setelah selesai pelayanan, berdasarkan nomor rekam medis
pada dokumen rekam medis tersebut dicari di KIUP untuk memastikan pasien tersebut pernah
berkunjung atau tidak. Bila ditemukan dalam KIUP berarti pasien tersebut pernah berkunjung dan
memiliki dokumen rekam medis lama. Selanjutnya dokumen rekam medis lama dicari di filing,
setelah ditemukan dokumen rekam medis baru dan lama dijadikan satu, dan yang menjadi patokan
nomor rekam medis adalah nomor yang lama. Sedang nomor baru diberikan lagi ke pasien yang
lain.
 Kelebihan sistem ini yaitu pelayanan menjadi lebih cepat karena semua pasien dianggap
pasien baru. Sedangkan kekurangannya yaitu, petugas menjadi lebih repot setelah selesai
pelayanan, informasi klinis menjadi tidak berkesinambungan.

Sistem penomoran yang baik adalah dianjurkan sistem unit, karena memiliki kelebihan yaitu:
a. Semua rekam medis pasien memiliki satu nomor yang tersimpan dalam satu folder.
b. Secara tepat memberikan informasi kepada klinis dan manajemen, satu gambaran yang lengkap
mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang pasien.
c. Menghilangkan kerepotan mencari dan mengumpulkan rekam medis seorang pasien yang terpisah
pisah dalam sistem seri.
d. Menghilangkan kerepotan mengambil rekam medis, untuk disimpan ke nomor baru dalam seri unit.

Sistem nomor yang digunakan juga mempengaruhi rencana perkembangan ruang temapat
penyimpanan. Perlu sekali ruang lowong pada rak penyimpanan 25% apabila menggunkan sistem
nomor unit, karena tempat tersebut berguna untuk menyimpan berkas rekam medis yang makin
tebal. Apabila sistim seri unit yang dipakai, dimana rekam medis selalu disimpan di tempat nomor
yang terbaru, sehingga terjadi lowong pada bagian - bagian tertentu dari rak penyimpanan. Lowong
ini akan terjadi apabila persentase masuk ulang tinggi (high admission rate). Dengan sistim seri
rak – rak penyimpanan akan terisi secara konstan. Satu problem yang biasa timbul dalam sistim
unit adalah bertambahnya satu rekam medis menjadi berjilid – jilid karena seringnya penderita
tersebut mendapatkan pelayanan di rumah sakit. Kadang-kadang begitu seringnya seorang
penderita dirawat, sehingga rekam medisnya harus dibuat jilid yang baru, karen terlalu tebal jika
hanya satu jilid saja. Untuk mengingatkan petugas penyimpanan tentang hal ini, maka pada saat
jilid harus dibuat catatan nomor jilid dan jumlah jilidnya, misalnya: Jilid 1 dari 2; Jilid 2 dari 2.
Pengambilan rekam medis yang tidak aktif dari rak penyimanan untuk dimusnahkan atau
untuk microfilm, sangat gampang dalam sistim seri atau sistim seri unit. Dalm sistim seri, makin
kecil nomor rekam medis, menunjukkan makin tuanya rekam medis tersebut. Dalam sistim seri
unit, rekam medis yang tua dimana pemiliknya datang lagi kerumah sakit untuk berobat, tentu
rekam medisnya akan disimpan dengan nomor yang lebih besar. Rekam medis yang tetap tinggal
ditempatnya dalam satu jangka waktu tertentu dapat digolongkan sebagai rekam medis yang tidak
aktif. Pada sistem seri rekam medis tua (yang nomo-nomor rendah) sangat mudah dipilih dari rak
penyimpanannya untuk disimpan ketempat penyimpanan rekam medis yang tidak aktif. Dalam
sistem unit, nomor-nomor rekam medis tidak menunjukan tua atau mudanya suatu rekam medis
sehingga untuk memilih rekam medis yang tidak aktif harus dilihat satu persatu tahun berapa
seorang penderita terakhir dirawat atau berkunjung ke poliklinik. Sehingga satu pasien hanya
mempunyai satu unit nomor seumur hidup kemanapun ia berobat di rumah sakit. Untuk itu
setiap pasien dapat dimasukkan kartu indeks pasien.
Sehubungan dengan sistem pelayanan di rumah sakit atau puskesmas merupakan suatu
sistem yang saling terkait, maka untuk mempercepat proses pelayanan di UGD dan kamar bersalin,
maka pemberian nomor rekam medis dapat dialokasikan terlebih dahulu. Pengalokasian nomor
 rekam medis didasarkan pada banyak sedikitnya pasien yang dilayani sehingga antara pelayanan
kesehatan yang satu dengan yang lain dapat berbeda. Contoh alokasi nomor rekam medis:
a. Unit pelayanan bayi baru lahir: 00.00.00 s.d. 09.00.00 = 100.000 nomor rekam medis.
b. Unit pelayanan gawat darurat: 10.00.00 s.d. 49.00.00 = 400.000 nomor rekam medis.
c. Unit pelayanan pasien yang lewat TPPRJ memperoleh nomor dari 50.00.00 s.d. 99.99.99 = 500.000
nomor rekam medis.
Dengan demikian unit pelayanan yang bersangkutan tidak perlu setiap kali pelayanan
menanyakan dan meminta nomor rekam medis kepada unit rekam medis untuk memperoleh nomor
bagi pasien yang dilayani. Namun demikian, agar nomor tersebut tetap terkendali maka unit
pelayanan maupun unit rekam medis harus memiliki catatan penggunaan nomor rekam medis.

3. PERBEDAAN SISTEM PENOMORAN

1. Serial Numbering System (SNS)

 Ada NO. RM setiap kunjungan (banyak NO.RM)

 Tempat penyimpanan bisa banyak tempat
 Susah untuk melihat kronologis penyakit penderita
 Susah dalam pencarian RM (banyak tempat)
 Rak terisi penuh
 Lebih mudah memilih RM yg tidak aktif
2. Unit Numbering System (UNS)

 NO.RM untuk setiap pasien yg berkunjung

 Dipakai untuk selanjutnya
 Hanya 1 tempat penyimpanan
 Dapat melihat gambaran riwayat penyakit & pengobatan secara cepat
 Mengurangi kerepotan dalam pencarian RM
 Tempat penyimpanan harus lebih luas (karna RM tebal)
3. Serial Unit Numbering System (SUNS)

 NO.RM baru untuk setiap kali kunjungan

 NO.RM lama digabungkan dengan yg baru
 Disimpan ditempat dengan nomor yg baru
 Sering terjadi nomor ganda
 Pemborosan penggunaan formulir/berkas RM
 4. SUMBER NOMOR

Satu rumah sakit biasanya membuat satu “bank nomor” dengan menentukan sampai nomor
tertinggi yang keberapa, baru mulai lagi dengan nomor satu. Sangat sukar untuk mengerjakan atau
mengingat nomor-nomor yang lebih dari enam angka, meskipun sistim angka akhir (terminal digit)
digunakan. Untuk hampir semua rumah sakit, nomor yang dimulai dari 000001 sampai dengan
999999 akan merupakan sumber (patokan) pemberian nomor yang bisa berjalan sampai bertahun
– tahun. Satu cara nomor dengan memberikan seri nomor tiap tahun, misalnya dengan menuliskan
angka tahun pada awal nomor seperti 85456231 tidak dianjurkan. Karena kesalahan menulis
angka tahun mengakibatkan sangat sukarnya mengetahui lokasi atau rekam medis.
Nomor – nomor disusun dalam satu “Buku Induk” atau register. Tempat dimana buku
rekam medis disimpan atau pengontrolan dilakukan ditentukan oleh kegunaan nomor dan prosedur
nomor. Tanggung jawab pemberian nomor, sebaliknya diberikan kepada satu orang yang khusus
menangani distribusi nomor.

2.5 PERUBAHAAN SISTEM PENOMORAN

Merubah sistem nomor seri atau seri unit menjadi sistem seri unit, dapat dilaksanakan
mengikuti langkah – langkah sebagai berikut :
1. Tentukan satu tanggal untuk memulai satu perubahan, sebaiknya pada tanggal permulaan tahun.
2. Mulailah dengan memakai nomor unit pada tanggal tersebut, nomor terakhir dari rangkaian seri
yang belum tercapai dapat dipakai sebagai nomor permulaan unit atau sama sekali mulai dengan
nommor baru.
3. Berikan nomor unit baru pada penderita masuk ulang (readmit patients), ambil rekam medis
mereka yang lama dan disimpan di bawah nomor yang baru ; berikan petunjuk keluar pada tempat
penyimpanan rekam medis yang lama, dengan mencantumkan nomor yang baru (cross reference).
4. Tinggalkan pada tempatnya semula rekam medis dari penderita-penderita yang tidak mealakukan
masuk ulang.
 PENUTUP

1. KESIMPULAN
 Sistem penomoran merupakan salah satu sistem dari penyelenggaraan RM dimana semua pasien yg
datang ke instansi pelayanan kesehatan diberikan suatu nomor Rekam Medis (No.RM) yg
berfungsi sebagai salah satu identitas pasien.
 Pemberian nomor cara seri dikenal dengan nama Serial Numbering System (SNS) adalah suatu
sistem penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas selalu
mendapat nomor yang baru.

 Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering System (UNS) adalah suatu sistem
penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam medis pada setiap pasien yang
berkunjung pertama kali datang ke rumah sakit atau puskesmas, dan digunakan selamanya pada
kunjungan berikutnya.
 Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal Serial Unit Numbering System (SUNS) adalah suatu
sistem pemberian nomor dengan cara penggabungan sistem seri dan sistem unit. Dimana setiap
pasien datang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas diberikan nomor baru dengan dokumen
rekam medis baru.Dokumen rekam medis baru dan lama dijadikan satu, dan yang menjadi patokan
nomor rekam medis adalah nomor yang lama. Sedang nomor baru diberikan lagi ke pasien yang
lain.