Anda di halaman 1dari 162

Excel 2000

Autor: Professor Radamés Igor Manosso


Sumário Excel 2000

O primeiro contato 5
O que o Excel faz 5
Iniciando o programa 5
A janela do Excel 5
Pastas de trabalho, planilhas e células 7
Fórmulas e funções 7
Obtendo ajuda 7
A primeira planilha 9
Salvando uma pasta de trabalho 11
Abrindo uma pata de trabalho 12
Nova pasta de trabalho 13
Modos de visualização 14
Seleção 15
Recorte, cópia e colagem 15
Movendo dados por arraste 16
Inserindo linhas e colunas 16
Impressão 16
Formatando planilhas 18
O digitado e o exibido 19
Formatação de valores 20
Texto 21
Alinhamento 22
Fonte 22
Bordas 23
Padrão de preenchimento 24
Formatação de colunas 25
Formatação de planilhas 25
Estilos 25
AutoFormatação 26
Desenhos 27
Fórmulas e Funções 29
Operadores matemáticos 29
Escrita correta de fórmulas 30
Inserindo funções numa fórmula 30
Soma 31
2
Média aritmética 31
Função SE 32
Uso do dois pontos e do ponto e vírgula33
Copiando fórmulas 34
Referência absoluta e relativa 35
Gráficos 35
Etapas de criação de um gráfico 35
Formatando o gráfico 39
Editando o gráfico 42
Escolha do tipo do gráfico 43
Gerenciando dados 43
Classificação 44
Filtragem 45
Formulários 47
Subtotais 47
Validação de dados 48
Estrutura de tópicos 50
Tabelas dinâmicas 52
Importação de dados 54
Ferramentas 56
Desfazer e repetir 56
Localizar e substituir 56
Ferramentas de verificação 57
Proteção de dados 59
Atingir metas 61
Cenários 62
Auditoria 64
Macros 64
Complementos 65
Modelos 65
Salvando para a Internet 66
Mesclagem de células 67
Nomes para células 67
Comentários 68
Formatação com pincel 68
Formatação condicional 68
Seqüências e listas 69
Operações com datas e horas 70
Congelamento de painéis 71
3
Divisão de janela 72
Personalização do ambiente 73
Barras de ferramentas 73
Personalização de barras e menus 73
Opções 74
Instalação do Office 75

4
O primeiro contato
Neste primeiro momento
vamos saber o que o Excel faz,
conhecer os elementos da sua
janela e aprender os conceitos
básicos no trabalho com
planilhas eletrônicas.
O Excel faz parte do pacote Office da Microsoft e
atualmente é o software de planilha eletrônica
mais popular do mercado. As planilhas
eletrônicas agilizam muito todas as tarefas que
envolvem cálculos e segundo as pesquisas, são o
aplicativo mais utilizado nos escritórios do
mundo inteiro.

O que o Excel faz


Com o Excel você faz os mais variados cálculos
com rapidez. Você pode também gerar gráficos
para interpretar visualmente os dados da
planilha. Pode fazer simulações jogando com os
números para criar cenários diferentes. O Excel
tem uma coleção grande de funções
matemáticas, lógicas, estatísticas, etc.. Com isso
você faz desde um controle de despesas
domésticas até sofisticados cálculos de
engenharia. Faz desde um gráfico para trabalho
escolar até complexas análises econômicas.

5
Iniciando o programa
O Excel pode ser iniciado como qualquer outro
programa do ambiente Windows. A maneira mais
comum é usar o ícone criado no menu Programas.
Faça assim:
1. Clique no botão Iniciar da Barra de
Tarefas.
2. Aponte o menu Programas.
3. Clique no ícone Microsoft Excel.
O Windows permite iniciar um programa de
vários outros modos. Por exemplo: através
comando Executar..., através da pasta Meu
Computador, clicando em atalhos, etc..

A janela do Excel
Se você observar outros softwares do pacote
Office da Microsoft vai perceber que a janela do
Excel tem semelhanças com as janelas do Word,
do PowerPoint ou do Outlook. Na configuração
padrão você vai encontrar os seguintes itens: a
barra de título, a barra de menus, a barra de
ferramentas padrão, a barra de formatação, a
barra de fórmulas, a barra de status, a área da
planilha, barras de rolagem e guias de planilhas.

6
Figura 1 Janela do Excel

Barra de título:
Contém o menu Controle, o nome do
documento ativo, o nome do programa e os três
botões: minimizar, maximizar e fechar.

Barra de menus: Exibe os menus: Arquivo, Editar,


Exibir, Inserir, Formatar, Ferramentas, Dados,
Janela e Ajuda.

Barra de ferramentas padrão:


Contém botões para os
comandos mais usados do Excel.

7
Barrade formatação : Contém botões para os
comandos de formatação de planilhas mais
usados.

Barra de fórmulas:
Na barra de fórmulas é mostrado
o conteúdo da célula selecionada tal como ele foi
digitado, que em muitos casos é diferente do que
é exibido na planilha.

Área da planilha: Exibe a planilha ativa.


Guias de planilhas:
Ficam na parte de baixo da área
de planilha. Há uma guia para cada planilha da
pasta de trabalho aberta.

Barras de rolagem :
Permitem movimentar a área da
planilha para visualizar células que estejam fora
do campo de visão.

Barra de desenho: Exibe ferramentas para desenho.

Barra de status: Exibe informações sobre a


operação do programa.

8
Não confunda pasta de
trabalho do Excel com
pasta do Windows.
Note: os botões minimizar, maximizar e
fecharaparecem duas vezes na Área de
Trabalho do Excel. Os botões que ficam
na barra de título agem sobre o Excel.
Os botões que ficam na barra de menus
ou na área de planilhas agem sobre a
pasta de trabalho ativa.

Pastas de trabalho, planilhas e células


No trabalho com planilhas precisamos
compreender alguns conceitos básicos. Vamos
detalhar cada um na seqüência:
Pastas de trabalho.
O Excel cria arquivos com
extensão .xls, chamados pastas de trabalho.
Estes arquivos são os documentos básicos do
Excel e contém um conjunto de planilhas.
Planilhas.
As planilhas ficam contidas nas pastas
de trabalho. A planilha se apresenta ao usuário
como uma tabela formada por várias linhas e
colunas. As colunas são identificadas por letras e
as linhas são identificadas por números. O
cruzamento das linhas com as colunas produz as
células.
Células.
A célula é o elemento básico da planilha.
A célula armazena dados de vários tipos, tais
como: texto, valores fórmulas e funções.
9
Identificação de células:
No Excel cada
célula é identificada por uma letra e um
número. A letra define a coluna que
contém a célula e o número define a
linha que a contém. Por exemplo: a
célula B20 está no encontro da coluna
B com a linha 20. Como o alfabeto tem
poucas letras, as colunas depois do Z
são identificadas por duas letras. Por
exemplo: AA, AX ou BA.

Fórmulas e funções
O Excel tem uma grande capacidade de
automatizar cálculos graças às fórmulas e
funções.
Fórmulas.As fórmulas dão o poder de cálculo às
planilhas eletrônicas. Você insere fórmulas numa
célula começando a linha com um sinal de igual
(=). As fórmulas podem buscar dados em outras
células para calcular um resultado. Por exemplo:
se você quer exibir na célula A3 a soma dos
valores colocados nas células A1 e A2, digite na
célula A3 a fórmula =A1+A2.
Funções: Em muitos casos, você monta uma
fórmula usando as quatro operações básicas da
Matemática. Para os cálculos mais elaborados o
Excel tem uma coleção de funções prontas para,
livrando o usuário de ter que quebrar a cabeça
10
com procedimentos complexos. Funções são
procedimentos que o Excel utiliza nas fórmulas.
São exemplos de funções: cálculo de média,
operações matemáticas avançadas, cálculo de
juros, testes lógicos, cálculos estatísticos, etc..

Obtendo ajuda
Há vários caminhos para conseguir ajuda sobre o
funcionamento do Excel. Você pode usar a
documentação disponível no computador,
recorrer a materiais impressos e digitais ou
buscar socorro na Internet.

Manuais impressos e digitais


Ao adquirir o Excel você recebe um manual
impresso com informações básicas sobre o
funcionamento do programa. Além disso, a
Microsoft publica várias obras sobre o Excel, em
vários níveis de aprofundamento. Você pode ver o
que existe visitando o endereço das publicações
da Microsoft na Internet. O endereço é:
www.microsoft.com/brasil/mspress/. Nas livrarias
você também encontrará publicações sobre o
Excel, tanto em papel, como em CD-ROM.

A Ajuda do programa
Clique no menu Ajuda e no comando Ajuda do
Microsoft Excel.

11
Na janela de Ajuda há três guias, cada uma com
um modo diferente de consulta. Clique numa das
guias: Conteúdo, Assistente de resposta ou Índice.
Dê um duplo clique sobre um conteúdo para
visualizar suas sub-divisões.

Figura 2 Ajuda do Excel 2000

O Assistente do Office

O Assistente do Office é um serviço de ajuda,


representado por um instrutor divertido. Você vai
12
encontrá-lo em todos os programas do pacote. O
Assistente fica observando o que você faz.
Quando ele tem alguma dica sobre o que você
está fazendo acende uma lâmpada na cabeça do
Assistente.
O padrão do Office é trabalhar com o Assistente
ativo. Ele aparece quando o Excel é iniciado. Se
você não quer iniciar com o Assistente ativo,
clique sobre ele e escolha o botão opções. Então
desmarque Mostrar dica do dia ao inicializar.

Use também o botão Quando você clica sobre o Assistente ele


Ajuda do Excel da abre um balão de diálogo com várias
barra padrão. opções de consulta relacionadas ao que
você está fazendo. Clique numa opção,
ou então, digite uma pergunta no campo
Consultar mais. O Assistente verificará o texto
digitado procurando palavras-chave. A partir das
palavras-chave encontradas ele oferecerá opções
de ajuda.
Em certos momentos o Assistente pode se tornar
incômodo. Para removê-lo da tela clique no
comando Ocultar assistente do Office do menu Ajuda.
Você poderá trazê-lo de volta a qualquer
momento. Basta voltar ao menu Ajuda e clicar na
opção Mostrar assistente do Office.
Lembre-se que a utilização do Assistente
consome memória e isso deixa o computador
mais lento.

13
O que é isto?
Use também o botão
Oque é isto?

O botão O Que é isto? aparece em muitas caixas de


diálogo do Windows. Sua função é explicar o
funcionamento dos elementos da caixa. Se você
quer saber, por exemplo, o que faz um botão da
caixa de diálogo faça assim:

1. Clique no botão O que é isto? O


botão muda de forma para uma
seta com uma interrogação ao
lado.
2. Clique no item da tela que você
deseja informações.
3. Surgirá uma etiqueta de texto
explicando a função do item
clicado.
4. Depois de ler a etiqueta clique em
qualquer lugar da tela para
continuar trabalhando.

Na Internet
Clique em Ajuda e em Office na Web. Se o
computador estiver conectado à Internet será
aberto um endereço da Microsoft sobre o Office.
14
Figura 3. Menu Ajuda.

A primeira planilha
Neste capítulo vamos criar
uma planilha simples para
mostrar o funcionamento
básico do Excel. Não vamos
nos preocupar neste momento
com detalhes de formatação ou
com recursos mais sofisticados.

Exemplo: planilha para controle de orçamento

doméstico

Vamos criar uma planilha para controle de


orçamento doméstico. Faremos assim: criaremos
uma tabela com os seguintes campos: Data,
Descrição, Débito, Crédito e Saldo. Na parte de
cima da tabela colocaremos um título e na parte
de baixo colocaremos dois valores totais: o total
de débitos do mês e o total de créditos.

15
Com esta planilha você poderá controlar o seu
caixa doméstico ou sua conta bancária, por
exemplo. Mas já que o objetivo das planilhas
eletrônicas é simplificar a nossa vida deixaremos
aos cuidados do Excel todos os cálculos. Esta é a
diferença entre uma simples tabela e uma
planilha. A planilha calcula. Vamos começar.
1. Inicie o Excel com uma pasta de
trabalho nova.
2. Clique na guia da planilha 1 para
deixá-la ativa.
3. Clique na célula A1 para deixá-la
ativa.
4. Digite o título da planilha na célula
A1: Controle de orçamento
doméstico - janeiro/2000.

Note: você pode digitar texto longo


numa célula. O texto vai avançar sobre
as células vizinhas se elas estiverem
vazias.

4. Clique na célula A3 para deixá-la ativa.


Digite nela o texto: Data.
5. Clique na célula B3 para deixá-la ativa.
Digite nela o texto Descrição.

16
6. Repita o procedimento nas células C3, D3
e E3, digitando em cada uma os textos:
Crédito, Débito e Saldo, respectivamente.
7. Clique na célula A4. Digite a data
01/01/2000.

Note: As vezes a data é exibida na célula


de um modo diferente do que você
digitou. É possível configurar o modo
como datas são exibidas. Você
aprenderá isso mais adiante.

8. Clique na célula B4. Digite: Saldo


anterior.
9. Clique na célula E4. Digite o saldo da
conta corrente no início do mês. Por
exemplo: R$ 1.000,00.
10. Agora você pode fazer o lançamento dos
débitos e créditos do mês. Use a coluna A
para as datas e a coluna B para descrever
o lançamento. Se o lançamento for um
crédito (ganho ou entrada), digite o valor
na coluna C e se for um débito (despesa
ou saída) digite na coluna D.
11. Na coluna E, dos saldos, não digitaremos
valores. Usaremos fórmulas, para que o
Excel calcule o saldo automaticamente.
Na célula E5 digite: =E4+C5-D5.

17
12. Nascélulas E6, E7, E8, etc. você também
digitará fórmulas. Na célula E6 digite
=E5+C6-D6. Na célula E7 digite
=E6+C7-D7. Nas demais células de saldo
siga a mesma lógica.
13. Vamos agora calcular o total de créditos
do mês. Usaremos a função SOMA do
Excel. Digamos que você fez dez
lançamentos no seu controle de conta
corrente. Clique na célula C15 e digite:
=SOMA(C5:C14). Na célula C15 você terá
o total de créditos do mês.
14. Para
calcular o total de débitos do mês
usaremos novamente a função SOMA.
Clique na célula D15 e digite
=SOMA(D5:D14).
Pronto. Sua primeira planilha está criada. Se
você não entendeu alguma etapa do processo
não se preocupe, mais adiante veremos com
detalhes as operações que executamos e os
meios de melhorar a planilha.

18
Figura 4 Planilha de controle de orçamento doméstico

Agora leia o próximo item da apostila e veja


como salvar a pasta.

Salvando uma pasta de trabalho


Para salvar uma pasta pela primeira vez usamos
o comando Salvar como... Faça assim:

19
1. Escolha o menu Arquivo e a opção
Salvar como... Surgirá a caixa de
diálogo Salvar como
2. No campo Salvar em selecione a
pasta em que você quer arquivar
seu documento. Geralmente o
Excel está configurado para usar a
pasta Meus Documentos como padrão.
Abaixo do campo Salvar em você vê
o conteúdo da pasta selecionada.
3. No campo Nome do arquivo digite o
nome da sua pasta de trabalho. O
Excel dá uma sugestão de nome.
4. No campo Salvar como tipo você deve
escolher o formato em que será
gravado o arquivo. A opção Pasta de
trabalho do Excel é a escolha mais
comum.
5. Por último, clique em Salvar.

20
Use também o botão
Salvar da barra
padrão

Figura 5 Caixa de diálogo Salvar como

Salvando alterações: Se você modificar


uma pasta de trabalho depois de tê-la
salvo pela primeira vez fica bem
simples gravar as alterações. Basta
clicar no comando Salvar do menu
Arquivo. Lembre-se que a versão
modificada substitui a versão anterior.

21
Abrindo uma pata de trabalho
Para abrir pastas de trabalho gravadas faça
assim:
1. No menu Arquivo escolha Abrir...
Surgirá a caixa Abrir.
2. No campo Examinar selecione a
pasta que contém o documento
desejado. Abaixo deste campo é
exibido o conteúdo da pasta
selecionada.
3. No campo Nome do arquivo digite o
nome da pasta de trabalho ou
clique no nome exibido na lista.
4. No campo Arquivos do tipo você pode
escolher que tipo de arquivos
aparecerão na caixa de arquivos
disponíveis.
5. Finalize clicando em Abrir.

22
Use também o botão
Abrir da barra padrão.

Figura 6 Caixa de diálogo Abrir

Nova pasta de trabalho


Use também o botão Ao iniciar o Excel, uma nova pasta
Novo da barra de trabalho em branco é criada
padrão. automaticamente. Esta pasta
segue o modelo padrão do Excel. A
qualquer momento, porém, é
possível criar novas pastas de trabalho. Como o
Excel é um aplicativo de janelas múltiplas você
pode ter mais de uma pasta de trabalho aberta
simultaneamente.
23
Para criar uma nova pasta de trabalho faça
assim:
1. Clique em Arquivo e em Novo...
Surgirá a caixa de diálogo Novo.
2. Selecione um modelo de pasta. Se
você não tem um modelo definido
em mente escolha o modelo
padrão chamado Pasta de trabalho
que aparece na guia Geral.
3. Clique em OK.

Figura 7 Caixa de diálogo Novo

O Excel vai criar uma pasta de trabalho baseada


no modelo que você escolheu. Modelos são

24
Use também a cortina
de Zoom da barra
padrão.

pastas parcialmente montadas que servem de


base para o Excel criar novas pastas. Falaremos
sobre modelos mais adiante.

Modos de visualização
O Excel tem vários modos de exibir os dados de
uma planilha. Vejamos quais são e quando usá-
los. Os modos de visualização são escolhidos no
menu Exibir.

Normal
O modo normal é ideal para você trabalhar na
sua planilha. Ele exibe a planilha como uma
grande tabela

Zoom
O comando zoom controla o afastamento ou
proximidade com que as células são exibidas na
tela. O comando zoom imita as lentes
fotográficas zoom que aproximam ou afastam os
objetos dos nossos olhos. Use uma porcentagem
de zoom confortável para você, mas lembre-se: o
tamanho dos objetos na tela não é
necessariamente o tamanho com o que o objeto
será impresso.

25
Pré-visualização das quebras de Página
Planilhas grandes ocupam várias páginas ao
serem impressas. No modo pré-visualização de
quebras de página você vê e controla como a
planilha vai ser paginada para impressão.

Tela cheia
A opção Tela cheia oculta boa parte dos
elementos da janela do Excel permitindo que a
área de planilha fique o mais ampla possível.

Noteque no modo Tela cheia inclusive a


barra de tarefas do Windows fica
escondida. Para acessá-la tecle CTRL +
ESC.

Para sair do modo Tela cheia vá ao menu Exibir e


desmarque o comando Tela cheia para desativá-lo.

Pré-visualização de impressão
Este modo permite ver como ficará a planilha
impressa. Para acessá-lo vá ao menu Arquivo e
clique em Pré-visualização de impressão.

Alternando entre planilhas


Uma pasta de trabalho tem três planilhas ao ser
criada e você pode adicionar mais planilhas se
quiser. Para alternar entre uma planilha e outra

26
use a guia de planilhas localizada abaixo da área
de planilha.

Seleção
Antes de executar um comando no Excel
precisamos definir quais células serão atingidas
pelos efeitos do comando. Uma célula
selecionada fica realçada para diferenciar-se das
outras células. Há várias maneiras de selecionar
no Excel. Para selecionar:
Uma célula:Clique na célula ou digite o nome da
célula na barra de fórmulas.
Uma linha:
Clique no número da linha localizado no
lado esquerdo da área de trabalho do Excel.
Uma coluna:Clique na letra da coluna, localizada
no lado superior da área de trabalho do Excel.
Um grupo contínuo de células:
se as células estão lado
a lado, clique na primeira da seqüência e depois
segure apertada a tecla SHIFT enquanto clica na
última célula do grupo.
Um grupo contínuo de linhas :
Clique no número da
primeira linha e depois segure apertada a tecla
SHIFT enquanto clica no número da última linha
do grupo. Os números das linhas ficam no lado
esquerdo da área de trabalho do Excel.
Um grupo contínuo de colunas:
Clique na letra da
primeira coluna e depois segure apertada a tecla
SHIFT enquanto clica na letra da última coluna

27
do grupo As letras das colunas ficam no lado
superior da área de trabalho do Excel.
Um grupo qualquer de células, linhas ou colunas:
Se as
células não estão lado a lado clique na primeira
célula e em seguida mantenha a tecla CTRL
apertada enquanto clica nas outras células,
linhas ou colunas do grupo.

Recorte, cópia e colagem


Você usa as operações de recorte,
Use também os botões
cópia e colagem no Excel de modo
Recortar e Colar da
barra padrão.
semelhante ao usado em outros
aplicativos. Para mover o conteúdo
de uma célula para outra posição
use os comandos Recortar e Colar. Se você quer
copiar um conteúdo para outra posição use Copiar
e Colar.
Para mover dados faça assim:
1. Selecione as células que contém os
dados.
2. No menu Editar escolha Recortar. As
células selecionadas ficam
realçadas com um efeito animado
de formigas marchando.
3. Selecione as células que receberão
os dados recortados.
4. No menu Editar escolha Colar.

28
Use também os botões Note: o Excel move
Copiar e Colar da
também a formatação
barra padrão
da célula.
.

Para copiar dados faça assim:


1. Selecione as células que contém os
dados.
2. No menu Editar escolha Copiar. As
células selecionadas ficam
realçadas com um efeito animado
de formigas marchando.
3. Selecione as células que receberão
os dados copiados.
4. No menu Editar escolha Colar.

5. Se você quiser fazer mais cópias


selecione outras células para
receber os dados copiados e use o
comando Colar.
6. Para encerrar o processo tecle
ESC.

Movendo dados por arraste


Outra forma de mover dados de uma célula para
outra é usar o arraste de mouse. Faça assim:

29
1. Selecione as células cujos dados
serão movidos.
2. Aponte sobre as células
selecionadas de modo que o
ponteiro do mouse fique na forma
de seta padrão.
3. Arraste o conteúdo das células até
o local de destino e solte o botão
do mouse.
Note que a formatação também é movida.

Inserindo linhas e colunas


Imagine que você digitou um volume grande de
dados e só então percebeu que esqueceu de
digitar uma linha no meio da planilha. Não se
preocupe. Você pode inserir uma linha nova na
planilha a qualquer momento fazendo assim:
1. Selecione a linha localizada abaixo
de onde você quer inserir uma
linha nova.
2. No menu Inserir escolha Linhas.

Para inserir colunas adicionais o procedimento é


semelhante. A coluna nova entra a direita da
coluna selecionada.

Note que o Excel renomeia todas as


linhas e colunas e faz as modificações

30
necessárias nas fórmulas da planilha
para não gerar problemas ao usuário.

Impressão
Antes de imprimir uma planilha é preciso definir
alguns detalhes. Comece pela configuração de
página. Em seguida visualize a impressão para
ter uma prévia de como a planilha será impressa.
Por último defina a impressão propriamente.
Vejamos cada etapa:

Configurar página
No menu Arquivo clique em Configurar página...
Surgirá a caixa de diálogo correspondente.

31
Figura 8 Caixa de diálogo Configurar página

Na configuração de página você define:


Tamanho do papel:
escolha o formato de papel que
está na sua impressora.
Orientação das páginas: retrato ou paisagem.
Margens:
na guia margens você define a largura
das margens.
Cabeçalho e rodapé :
Você pode inserir dados no
cabeçalho ou rodapé como: nome da planilha,
numeração das páginas, data e hora.

32
Use também o botão
Visualizar impressão
da barra padrão.

Número de páginas:
Defina em quantas folhas de
papel a planilha será distribuída. Escolha
corretamente para que os dados não saiam muito
pequenos ou muito grandes.

Visualizar página
Depois de configurar a página use o comando
Visualizar impressão do menu Arquivo para ter uma
prévia da impressão. Se tudo estiver correto
passe para a impressão propriamente.

Imprimir
Use o comando Imprimir... do menu Arquivo.

33
Para uma impressão
rápida clique no botão
Imprimir da barra
padrão.

Figura 9 Caixa de diálogo Imprimir

Escolha uma das impressoras configuradas no


seu micro, o que será impresso, quantas cópias e
se as cópias serão agrupadas.

34
Formatando planilhas
Vejamos como melhorar a
aparência de sua planilha. Para
isso estudaremos as opções do
menu Formatar

Exemplo: planilha para controle de rendimento

escolar

Vamos fazer uma planilha que controla o


rendimento escolar de um aluno.
1. Inicie o Excel com uma pasta de
trabalho nova.
2. Clique na guia Plan1 para deixá-la
ativa.
3. Na célula A1 digite o título para a
planilha: Notas bimestrais.
4. Na célula A3 digite o texto
Disciplinas.
5. Na célula B3 digite 1º bimestre, na
célula C3 digite 2º bimestre, na
célula D3 digite 3º bimestre e na
célula E3 digite 4º bimestre.
6. Na célula F3 digite Média anual.
7. Embaixo da célula A3 digite o
nome das disciplinas. Por exemplo:

35
Português, Matemática, História,
etc...
8. Digite as notas que o aluno teve
durante o ano em cada bimestre.
Use valores de 0 a 10, com uma
casa decimal. Por exemplo: 7,5.
9. Na coluna de Média anual
utilizaremos fórmulas. A média
anual é conseguida somando as
notas dos quatro bimestres e
dividindo por 4. Para que o Excel
calcule a média anual do aluno em
Português digite na célula F4 a
fórmula: =(B4+C4+D4+E4)/4.
10. Nas demais disciplinas siga o
mesmo raciocínio que foi usado
para calcular a média de
Português.
Pronto. Os textos, valores e fórmulas foram
digitados. Agora vamos salvar a pasta de
trabalho e mais tarde, faremos a formatação.
Para salvar a pasta de trabalho faça assim:
1. Clique em Arquivo e no comando
Salvar como...

2. Digite um nome para a planilha.


Sugerimos Notas bimestrais.
3. Selecione uma pasta para
armazenar o arquivo. Sugerimos a
pasta Meus Documentos.
36
4. Clique em Salvar.

Figura 10 Planilha Notas bimestrais sem formatação

A pasta de trabalho está salva. Pode fechá-la


clicando no botão Fechar. Mais tarde vamos
formatar esta planilha.

O digitado e o exibido
Trabalhando no Excel você verá
Na barra de fórmulas que muitas vezes digitamos um
o conteúdo da célula
valor e o Excel o exibe de modo
aparece do jeito que foi
digitado. diferente do que foi digitado. Esta
é uma das grandes vantagens do
Excel. O usuário pode digitar valores de forma
37
simplificada que o Excel se encarrega de fazer a
formatação. Veja um exemplo. Se você digitar
números em células formatadas para moeda o
resultado é o seguinte:
Você digita ... e o Excel exibe ...
1 R$ 1,00
1000 R$ 1.000,00
1,1 R$ 1,10
2,1234 R$ 2,12

Acostume-se com a idéia que o Excel formata o


que você digita antes de exibir na célula. Vamos
ver em seguida como fazer a formatação de
valores.

Formatação de valores
Formatar valores no Excel é definir como os
números digitados serão exibidos na célula. Para
formatar os valores de uma célula faça assim:
1. Selecione a célula ou as células.
2. Clique no menu Formatar e em
Células... Surgirá a caixa de diálogo
Formatar células.

3. Clique na guia Número.


4. Selecione uma categoria: Geral,
número, moeda, data, hora, etc..
5. Defina os detalhes para aquela
categoria.

38
6. Clique em OK.

Esta é a explicação geral, mas você só vai


começar a entender quando conhecer os
detalhes de cada categoria. Por isso vamos falar
das categorias principais separadamente.

Figura 11 Caixa de diálogo Formatar células guia


Número

Categoria Geral
Esta é a formatação que apresenta menos
diferenças entre o digitado e o exibido. Quando
39
criamos uma planilha nova, geralmente todas as
células estão formatadas na categoria geral. Veja
alguns exemplos de valores formatados na
categoria geral.
Você e o Excel
digita ... exibe ...
1 1 Não acrescenta casas
decimais
1000 1000 Não acrescenta separador de
milhar
1.000 1.000 Não altera o separador de
milhar digitado
1,0001 1,0001 Não faz arredondamento
1,100 1,1 Elimina os zeros a direita
00001 1 Elimina os zeros a esquerda
10/01 10/jan Pode alterar a exibição de
datas.

Categoria número
A categoria número é ideal para definir quantas
casas decimais serão exibidas. Também podemos
definir se o separador de milhar será exibido e de
que forma serão exibidos os números negativos.
Veja os exemplos. Definimos 4 casas decimais,
com separador de milhar e números negativos
identificados pelo sinal de menos.
Você digita ... e o Excel exibe ...
1 1,0000
1000 1.000,0000
-1,1 -1,1000
-2,1234 -2,1234

40
Categoria Moeda
Esta categoria é indicada para trabalho com
dinheiro. Todo valor digitado na célula será
interpretado como moeda. Geralmente o número
de casas decimais é 2. O símbolo da moeda é
definido para cada país. Vamos aos exemplos:
Você digita ... e o Excel exibe ...
1 R$ 1,00
1000 R$ 1.000,00
1,1 R$ 1,10
2,1234 R$ 2,12

Categoria Data
Quando uma célula está formatada para data,
todos os valores digitados nela serão
interpretados como data. Isso as vezes leva a
resultados surpreendentes. Vamos escolher datas
no formato: 10 março, 1998. Veja os exemplos:
Você e o Excel
digita ... exibe ...
1/03 01 março, Quando não
2000 especificamos o ano o
Excel supõe que é o ano
corrente
01/03/00 01 março, Quando escrevemos 00
2000 no ano o Excel supõe que
seja 2000 e não 1900
01/13/00 01/13/00 Como não existe mês 13
o Excel não pode exibir a
data. O valor é tratado
como se fosse texto.
32 01 Quando escrevemos
fevereiro, apenas um número numa

41
1900 célula formatada para
data o Excel conta os dias
a partir de 01/jan/1900.
Neste caso, 32 nos leva
ao 32º dia contado a
partir de 1900, ou seja
01/fev/1900.

Texto
O Excel detecta automaticamente quando
digitamos texto numa célula. O que precisamos
prestar atenção é em alguns casos particulares.
Vamos fazer um resumo:
Você e o Excel porque ...
digita ... trata
como ...
1 valor Sem comentário
Um texto Sem comentário
Brasil 500 texto Quando valores e texto
se misturam, o Excel
trata tudo como texto.
01/mar/00 valor Datas são valores que
podem ser expressos
como combinação de
números e palavras.
‘123 texto Quando começamos
uma digitação com o
apóstrofo (‘) o Excel
trata a informação
como texto, mesmo
que digitemos
números.
10/13/00 texto Datas impossíveis são
tratadas como texto.
R$1,0000.0 texto Valores inseridos com
erro são tratados como
42
texto

É importante saber que texto não pode ser usado


em fórmulas ou funções. Por isso, quando uma
fórmula não está dando certo confira se o valor
inserido não tem algum erro de apresentação. O
Excel pode estar tratando-o como texto.

Alinhamento
O Excel tem várias opções de alinhamento de
textos e valores da célula. Você pode optar por
alinhamento esquerdo, centralizado ou direito.
Se quiser pode girar o texto para que ele seja
exibido na vertical ou inclinado. Para definir o
alinhamento do texto da célula faça assim:
1. Selecione as células que serão
formatadas.
2. No menu Formatar, escolha Células...

3. Na caixa de diálogo Formatar células


e escolha a guia Alinhamento.
4. Defina as opções de formatação e
clique em OK.

43
Figura 12 Caixa de diálogo Formatar células guia
Alinhamento

Fonte
Você pode formatar a fonte da célula. Não
importa que a célula esteja preenchida com
valores ou com texto. Para formatar a fonte faça
assim:
1. Selecione as células que serão
formatadas.
2. No menu Formatar, escolha Células...
44
3. Na caixa de diálogo Formatar células
escolha a guia Fonte.
4. Defina as opções de formatação e
clique em OK.

Figura 13 Caixa de diálogo Formatar células guia fonte

Bordas
Quando trabalhamos no modo normal do Excel
vemos as linhas horizontais e verticais que
separam as células. Estas linhas não são
45
impressas. Clique em Arquivo e em Visualizar
impressão para ver como ficará o aspecto da
planilha impressa.
Geralmente criamos linhas horizontais e verticais
para melhorar a apresentação dos dados
impressos. Fazemos isso definindo bordas para
as células.
1. Selecione as células que serão
formatadas.
2. No menu Formatar, escolha Células...

3. Na caixa de diálogo Formatar células


escolha a guia Bordas.
4. Defina as opções de formatação e
clique em OK.

46
Figura 14 Caixa de diálogo Formatar células guia Bordas

Padrão de preenchimento
É possível preencher uma célula com cores
sólidas ou com padrões de preenchimento. Faça
isso na guia Padrões da caixa de diálogo Formatar
células. O procedimento é semelhante ao dos
outros itens de formatação. Não esqueça de
selecionar as células primeiro.

47
Figura 15 Caixa de diálogo Formatar células guia
Padrões

Formatação de colunas
A formatação de coluna basicamente trabalha
com a largura da coluna. Para formatar uma
coluna selecione a coluna ou clique numa célula
da coluna.

48
No menu Formatar, comando
Colunas temos as seguintes
opções:

Largura:permite digitar uma largura para as


colunas selecionadas.
AutoAjuste da seleção:
o Excel ajusta a largura da
seleção para o encaixar o texto mais longo da
coluna.
Ocultar: clicando neste comando as colunas
selecionadas não são mais vistas, nem impressas,
embora continuem ativas na planilha. Este
comando tem várias utilidades como: ocultar
colunas com informações auxiliares que não
precisam ser impressas ou, então, reduzir a
quantidade de informação visível na tela para
deixar a área de trabalho mais limpa.
Reexibir:
Desfaz a ação do comando
O que falamos sobre
largura de colunas é
ocultar. Primeiro selecione as duas
válido também para colunas vizinhas da coluna oculta.
largura de linhas. Por exemplo: se a coluna B está
oculta, selecione A e C. Em
seguida clique no comando Reexibir.
Largura padrão:
digitando uma nova largura padrão
todas as colunas da planilha serão alteradas.

49
Formatação de planilhas
Uma pasta de trabalho tem várias planilhas. O
padrão é iniciar uma pasta nova com três
planilhas nomeadas Plan1, Plan2 e Plan3. Outras
planilhas podem ser criadas, se necessário. O
comando Planilhas do menu Formatar permite os
seguintes ajustes:
Renomear: permite mudar o nome da planilha
selecionada.
Ocultar:a planilha selecionada deixa de ser vista
na área de trabalho, embora permaneça ativa.
Geralmente ocultamos planilhas com
informações auxiliares, de menor importância ou
sigilosas.
Reexibir...:
torna visível novamente uma planilha
oculta. Clique no comando para escolher a
planilha na lista de planilhas ocultas.
Segundo plano...:
permite escolher uma imagem
decorativa para servir de fundo da planilha. A
imagem será repetida para encher a tela,
formando um ladrilho.

Estilos
Um estilo é um conjunto completo de definições
de formatação. Aplicando um etilo, num só clique
50
você define a fonte, o alinhamento, as bordas,
etc.. Os estilos economizam tempo na hora de
formatar células. O Excel traz alguns estilos
prontos. Para aplicar um estilo selecione as
células, clique em Estilo no menu Formatar. Então
use a caixa de diálogo Estilo para definir um
estilo.

Figura 16 Caixa de diálogo Estilo

AutoFormatação
A auto formatação simplifica bastante o trabalho
de formatar planilhas. Você seleciona um
conjunto de células e escolhe uma opção de auto
formatação. O Excel faz todos os ajustes de fonte,
bordas, padrões, alinhamento, etc. por você.
Para usar a auto formatação faça o seguinte:

51
1. Selecione um conjunto de células.
A auto formatação não se aplica a
uma única célula.
2. No menu Formatar clique em
AutoFormatação.

3. Na caixa de diálogo AutoFormatação


selecione um modelo de
formatação.
4. Clique em OK.

52
Figura 17 Caixa de diálogo AutoFormatação

A auto formatação é muito prática mas não se


aplica a todos os casos. As vezes, a única solução
é a formatação passo a passo.

Desenhos
A barra de desenhos do Excel permite colocar
linhas, setas, quadrados, círculos, caixas de
texto, wordart e clipart na planilha. Com isso
você pode melhorar a aparência do seu trabalho.
53
Um objeto de desenho entra na planilha numa
camada acima das células. Os desenhos e
imagens não ficam ligados a uma célula em
particular. Se o desenho cobrir uma célula
preenchida ela continua funcionando
normalmente.

Exemplo: Formatando uma planilha

Vamos abrir a planilha Notas bimestrais para


formatá-la. Faça assim:
1. No menu Formatar, clique em Abrir.

2. No campo Examinar selecione a


pasta Meus Documentos.
3. Selecione o arquivo Notas
bimestrais na lista.
4. Clique em OK.

Vamos agora formatar a planilha em etapas.

Formatação das fontes


1. Selecione a célula A1.
2. No menu Arquivo, selecione Fonte.
Aumente a fonte do título para
Arial Negrito 12 pontos para
obter um destaque maior.
3. Selecione a linha 3.
4. Na caixa de diálogo Fonte mude a
fonte para Arial negrito.
54
5. Selecione as células com os nomes
das disciplinas.
6. Na caixa de diálogo Fonte mude a
fonte para Times New Roman
Negrito Itálico 12 pontos.

Formatação das colunas


1. Selecione as colunas A,B,C,D,E e F.
Faça isso clicando com o mouse na
letra A e arrastando o mouse até a
letra F.
2. No menu Formatar, clique em
Colunas. Então escolha a opção
AutoAjuste da seleção.

55
Note que durante a seleção as células ficam com
uma cor destacada. Pronto. As colunas foram
ajustadas na largura para exibir todos os textos e
valores digitados.

Formatação de números
1. Selecione todas as células que
contém notas, inclusive as médias.
2. No menu Formatar, clique em Células
e em seguida na guia Número.
3. Defina que os números serão
formatados na categoria geral com
uma casa decimal apenas.
4. Clique em OK.

Observe que as médias são arredondadas para a


primeira casa decimal.

Formatação de bordas
1. Selecione as células de A3 até F10
56
2. No menu Formatar clique em Células
e em seguida na guia Bordas.
3. Defina que as células terão borda
superior e inferior fina, inclusive
internamente.
4. Clique em OK.

Formatação de padrões
1. Selecione as células A3 até F3
(Títulos das colunas)
2. No menu Formatar clique em Células
e em seguida na guia Padrões.
3. Defina uma cor clara para as
células e clique em OK.
4. Selecione as células A4 até A10
(nomes das disciplinas)
5. Volte à caixa de diálogo de Padrões
e defina outra cor clara para as
células.

57
Pronto. A planilha está formatada e com boa
aparência. Se quiser clique no menu Arquivo e em
Visualizar impressão para ver como a planilha será
impressa.

Por último clique em Arquivo/Salvar para gravar as


modificações feitas na planilha. Em seguida pode
fechá-la.

58
Fórmulas e Funções
Neste capítulo veremos como
se trabalha com fórmulas e
funções que são as
ferramentas que mais nos
ajudam nos cálculos
repetitivos.

Operadores matemáticos
O Excel usa algumas convenções da Informática
e da Matemática para escrever fórmulas. Os
símbolos usados nas operações básicas são:

Aritméticos
São usados para as operações aritméticas
básicas
Operado Nome Operação Digit Eo
r e na Exce
célul l
a exib
e
+ Sinal de Adição =2+2 4
mais
- Sinal de Subtração =3-2 1
menos
* Asterisco Multiplicaçã =2*3 6
o
/ Barra Divisão =4/2 2
normal
^ Acento Potenciação =2^3 8
Circunflex
o
59
De comparação
São utilizados para fazer comparação de valores.
Operador Nome Operação Exemplo
= Sinal de igual Igualdade A1=A2
> Sinal de Maior que A1>A2
maior que
< Sinal de Menor que A1<A2
menor que
>= Sinal de Maior ou A1>=A2
maior ou igual que
igual que
<= Sinal de Menor ou A1<=A2
menor ou igual que
igual que
<> Sinal de Diferença A1<>A2
diferente

Escrita correta de fórmulas


Devemos seguir algumas regras para inserir
fórmulas numa célula:

Toda fórmula no Excel começa com o


sinal de igual (=)

Ordem das operações


O Excel executa operações na mesma ordem
usada pela Matemática, ou seja:
Primeiro potenciação e radiciação, depois
multiplicação e divisão e por último adição e
subtração. Esta ordem pode ser alterada pelo uso

60
de parênteses. O que está dentro de parênteses é
executado primeiro, como na Matemática.

Uso de parênteses
Na Matemática as fórmulas podem ser
representadas em duas dimensões. No Excel
escrevemos as fórmulas colocando os caracteres
em linha, usando parênteses sempre que for
necessário para definir a ordem em que as
operações serão executadas. Veja os exemplos:
Para calcular a fórmula ... Digite no Excel ...
A1 A3  A4 =A1/A2+(A3-A4)/A5

A2 A5
( B 2  B3) * B 4 =(B2-B3)*B4/(B5-B6)
B5  B 6
C1 =1-C1/C2
1
C2

Inserindo funções numa fórmula


Funções são comandos do Excel que executam
operações repetitivas ou complexas. Vamos
exemplificar. Na planilha Notas bimestrais
fizemos alguns cálculos de média. A média anual
de cada disciplina foi calculada somando as
quatro notas bimestrais e dividindo o resultado
por quatro. Na célula da média de Português
digitamos:
=(B4+C4+D4+E4)/4

61
Não deu muito trabalho porque havia poucos
números envolvidos. Mas imagine usar este
método para tirar a média de uma lista com
centenas de valores. Neste caso devemos apelar
para a função média. Vamos obter o mesmo
resultado para a média de Português se
digitarmos:
=MÉDIA(B4:E4)
A fórmula acima pode ser lida assim: Média dos
valores contidos no intervalo de células que vai
de B4 até E4.
Bem, agora que sabemos que existem funções no
Excel para facilitar nossa vida. Resta saber quais
são estas funções e como escrevê-las
corretamente numa fórmula. O Excel tem muitas
funções, cada uma com suas particularidades. É
melhor começar pelas mais usadas para depois,
aos poucos, ir conhecendo as demais funções.
Cada função tem um modo correto para ser
escrita. É o que chamamos em Informática de
sintaxe do comando. Só os comandos escritos na
sintaxe correta serão executados. Vamos agora
passar ao estudo das funções mais usadas:
SOMA, MÉDIA e SE.

Soma
A função SOMA é ótima para fazer a soma do
conteúdo de várias células. Veja no exemplo
seguinte a sintaxe da função:

62
=SOMA(A3:A10)
Podemos ler a fórmula assim: Soma dos valores
do intervalo que vai da célula A3 até a célula
A10.
Você também pode inserir a
função SOMA numa célula usando
apenas cliques de mouse. Faça assim:
1. Selecione a célula onde será
inserida a função.
2. Clique no botão AutoSoma da barra
padrão.
3. O Excel seleciona
automaticamente um intervalo de
células próximo. Se você aceitar a
sugestão conclua pressionando
ENTER.
4. Para escolher um intervalo
diferente clique na primeira célula
e arraste o ponteiro até a última
célula do intervalo desejado. As
células selecionadas ficarão
realçadas com uma moldura
animada do tipo formigas
marchando.
5. Pressione ENTER.
O Excel escreve a fórmula na célula selecionada
baseado nas informações dadas com os cliques
de mouse.

63
Média aritmética
O cálculo de média aritmética é feito pela função
MËDIA. Esta função soma todos os valores de um
intervalo e divide o resultado pelo número de
células do intervalo.
Vamos exemplificar a sintaxe da função média.
Use também o botão Para calcular a média dos valores
Colar função da do intervalo entre a célula A3 até a
barra padrão. célula A10 escreva.

=MÉDIA(A3:A10)
Uma forma prática de inserir funções é usar o
comando Função do menu Inserir. Com ele não
precisamos conhecer detalhes da sintaxe da
função. Vamos exemplificar.
1. Selecione a célula onde será
inserida a função.
2. Clique no menu Inserir e no
comando Função... Surgirá a caixa
de diálogo Colar função.
3. Escolha a função desejada e clique
em OK. Por exemplo: a função
estatística MÉDIA. Surgirá a caixa
de diálogo da função.
4. Digite as informações necessárias
para definir a função. Por exemplo:
a função MÉDIA pede o intervalo
de células. Digite o intervalo no
64
campo Núm1. Será algo como
A3:A10.
5. Conclua com OK.

Figura 18 Caixa de diálogo Colar função

65
Figura 19 Caixa de diálogo da função MÉDIA

Função SE
A função SE é do tipo lógica. Vamos estudá-la
através de um exemplo.

Exemplo: usando a função SE

Abra a planilha Notas Bimestrais e crie mais uma


coluna na tabela, ao lado da média anual, com o
título Resultado.
Digamos que a média para aprovação seja 7,0. O
Excel escreverá a palavra APROVADO na coluna
Resultado se média for maior ou igual a 7,0 e a
palavra EXAME se a nota for inferior a 7,0.
Faremos isso com a função SE.

66
A função SE envolve três informações, também
chamadas argumentos. Vejamos quais são:
Teste lógico Verificar se a média anual é igual
ou superior a 7,0
Valor se Escrever a palavra APROVADO.
verdadeiro
Valor se falso Escrever a palavra EXAME.

Para inserir a função SE faça assim:


1. Selecione a célula ao lado da
média anual de Português.
2. Clique no menu Inserir e no
comando Função...
3. Na caixa de diálogo Colar função
escolha a função lógica SE e clique
em OK.
4. Na caixa de diálogo da função SE
digite os valores dos três
argumentos que são teste lógico,
valor se verdadeiro e valor se
falso. Veja na figura como foram
digitados.
5. Clique em OK.

67
Note: Texto deve ser
digitado entre aspas.

Figura 20 Caixa de diálogo da função SE

Figura 21 Planilha Notas bimestrais

Repita a operação para as outras células. Se você


não quiser ter muito trabalho dê uma olhada no
assunto que vem a seguir: cópia de fórmulas.
68
Não esqueça de formatar as células novas e de
salvar as alterações na planilha.

Uso de dois pontos e de ponto e vírgula

Dois pontos (:)


O dois pontos é usado nas fórmulas para definir
um intervalo de células. Nós já o usamos na
função SOMA e na função MÉDIA. Veja os
exemplos:
=SOMA(A3:A10) =MÉDIA(A3:A10)
A3:A10 pode ser lido como intervalo de células
entre A3 e A10, ou seja, estão incluídas no
intervalo as células A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9 e
A10.

Ponto e vírgula (;)


O ponto é vírgula é usado nas fórmulas para
separar dados e intervalos. Vamos exemplificar:
=SOMA(A3:A6;A8:A10)
Lemos a fórmula assim: Soma dos valores dos
intervalos de A3 até A6 e de A8 até A10. Ou seja,
será feita a soma dos valores de A3, A4, A5, A6 e
também de A8, A9 e A10.

Copiando fórmulas

69
Vamos partir de um exemplo: o da
Use também os botões planilha Notas bimestrais. Nós
Copiar e Colar da
digitamos a fórmula para o cálculo da
barra padrão
média de Português: =MÉDIA(B4:E4).
. Temos que digitar as fórmulas das
médias de Matemática, História,
Geografia, etc. As fórmulas são quase iguais.
Neste caso podemos usar a cópia de fórmulas.
Para copiar uma fórmula faça assim:
1. Selecione a célula que será
copiada.
2. Clique no menu Editar e em Copiar.

3. Selecione a célula para onde a


fórmula será copiada.
4. Clique no menu Editar e em Colar.

5. Repita a operação 4 para colar a


fórmula em outras células.
6. Pressione ENTER para encerrar.

Note:as cópias de fórmulas geralmente


não são idênticas à original. O Excel
adapta a fórmula mudando o endereço
das células. Veja o exemplo:

Na célula F4 temos a fórmula


=MÉDIA(B4:E4)

70
Se copiarmos a fórmula em F4 para
outras células o resultado será o
seguinte:

Cópia em F5: =MÉDIA(B5:E5)

Cópia em F6: =MÉDIA(B6:E6)

Cópia em F7: =MÉDIA(B7:E7)

Cópia por arraste


Outra forma de copiar fórmulas e valores para
células próximas e por arraste. Faça assim:
1. Selecione a célula que será
copiada.
2. Aponte na alça que existe no canto
inferior direito da célula. Repare
que o ponteiro muda de forma
quando apontamos para a alça da
célula.
3. Arraste a alça para as células
vizinhas, selecionando em quais
você quer colar o conteúdo.
4. Solte o botão do mouse. Pronto o
conteúdo da célula foi copiado nas
células vizinhas.

71
Referência absoluta e relativa
Nós vimos que o Excel adapta as fórmulas
quando nós as copiamos para outras células. Por
exemplo:
Na célula C2 escrevemos a fórmula =B2*B8
Se copiarmos esta fórmula para a célula C3 o
resultado será: =B3*B9.
Esta adaptação das fórmulas copiadas nem
sempre é interessante. Vamos dar um exemplo
onde ocorrem problemas.

Figura 22 Planilha de preços

Para calcular o preço em reais poderíamos


digitar na célula C2 a fórmula =B2*B8. O
problema acontece se tentarmos copiar esta
fórmula para as outras células. Copiando para a
célula C3 o resultado será =B3*B9. Como não há
cotação de dólar em B9 a tabela sairá com erro.

72
Num caso desses é melhor escrever $B$8 em vez
de B8. O símbolo cifrão faz com que a
identificação da célula não se altere se movermos
ou copiarmos a fórmula.

B8 é uma referência relativa. $B$8


é uma referência absoluta.

Gráficos
Com os dados do Excel
podemos criar gráficos para
apresentar melhor a
informação. Neste capítulo
veremos como criar, formatar e
editar gráficos.
Com o Excel criamos gráficos dos mais variados
tipos. Os gráficos melhoram a visualização dos
dados. Muitas vezes, passando os olhos num
gráfico o leitor consegue tirar uma conclusão
instantaneamente.

Etapas de criação de um gráfico


Estudaremos as etapas através de um exemplo.

73
Exemplo: Gráfico de evolução da população

brasileira

Para criar gráficos no Excel o primeiro passo é


digitar numa planilha os dados que servirão de
base para a montagem do gráfico.

Figura 23 Planilha Evolução da população brasileira

Depois de digitar os dados podemos iniciar a


criação do gráfico que é orientada pelo Assistente
de gráfico.

Etapa 1 Tipo do gráfico


1. Clique em Inserir e no comando
Gráfico... Surgirá o Assistente de
gráfico.

74
2. Selecione o tipo de gráfico
desejado. Escolheremos o tipo
Colunas 3D.
3. Clique em Avançar.

Use também o botão


Assistente de gráfico
da barra padrão.

Figura 24 Assistente de gráfico Etapa 1

75
Etapa 2 Intervalo e seqüência
1. Na guia Intervalo, em intervalo de
dados, digite A5:B10. O intervalo
também pode ser selecionado com
o mouse. Clique em A5 e arraste
até B10.
2. Na guia Seqüência exclua a primeira
seqüência de dados, pois, ela se
refere aos anos e não queremos
que eles apareçam como barras.
3. No campo nome da seqüência
digite População.
4. No campo valores digite B5:B10,
que é o intervalo de valores de
população.
5. No campo Rótulos do eixo digite
A5:B5, que é o intervalo de valores
de anos.
6. Clique em Avançar.

76
Figura 25 Assistente de gráfico Etapa 2

Etapa 3 Opções de gráfico


1. Digite um título para o gráfico. Em
nosso caso: Evolução da
população brasileira.

77
2. Digite um título para o eixo
horizontal. Em nosso exemplo:
Anos.
3. Digite um título para o eixo
vertical: Em nosso caso: População
em milhões.
4. Na guia Legenda desmarque a
opção Mostrar legenda, pois no nosso
caso é desnecessária.
5. Clique em Avançar.

Figura 26 Assistente de gráfico Etapa 3

78
Etapa 4 Local do gráfico
Esta última etapa é apenas para decidir se o
gráfico vai ser um objeto dentro da planilha que
contém os dados ou se vai ficar numa planilha em
separado.
Escolha a opção como objeto em Plan1 e clique em
Concluir.

Pronto. Finalmente o gráfico aparece.

Figura 27 Assistente de gráfico Etapa 4

79
Figura 28 Gráfico Evolução da população brasileira

Formatando o gráfico
Depois de criar o gráfico sempre aparecem
detalhes para ajustar. É hora de formatar o
gráfico. O gráfico é composto por vários
elementos. Os principais são:
Área do É o quadro que contém
gr todos os elementos do
áf gráfico
ic
o
Área de É um quadro menor que
contém todos os elementos
menos o título
Paredes São planos que ficam atrás
das barras
Eixos Nos eixos aparecem os
valores do gráfico
Linhas de São linhas auxiliares que
80
grade formam uma grade nas
paredes e facilitam a leitura
dos dados
Seqüências de São as barras no gráfico de
dados barras
Legenda A legenda identifica as
seqüências de dados

Note: Cada tipo de gráfico tem suas


particularidades de formatação. O
gráfico de barras é formatado diferente
do gráfico tipo pizzas ou do tipo linhas.

Área do gráfico
A área do gráfico pode ser movida e
redimensionada. Para mover a área, clique nela e
arraste-a para uma nova posição. Para
redimensionar selecione-a com o mouse e arraste
uma das alças que aparecem em volta do quadro.
Para formatar a área do gráfico, clique nela e
depois, no menu Formatar escolha Área do gráfico
selecionada... Será possível definir a fonte, cor e
padrão de fundo.

81
Figura 29 Caixa de diálogo Formatar área do gráfico

Área de plotagem
A área de plotagem é um quadro menor que
contém todos os elementos do gráfico menos o
título. Podemos movê-la e redimensioná-la.
Basicamente o que podemos formatar nela é o
padrão de cores. Para fazer isso a selecione e no
menu Formatar escolha Área de plotagem selecionada...

82
Figura 30 Caixa de diálogo Formatar área de plotagem

Paredes do gráfico
As paredes ficam atrás das barras e o que
podemos formatar nelas é o padrão de cores.
Clique na parede e depois, no menu Formatar
escolha Paredes selecionadas...

Eixos
Clique num dos eixos, horizontal ou vertical, e no
menu Formatar escolha Eixo selecionado...
83
Será possível formatar a fonte, o alinhamento do
texto, a escala do eixo, etc.

Figura 31 Caixa de diálogo formatar eixo

Seqüência de dados
Clique numa das barras do gráfico para formatar
a seqüência de dados. No menu Formatar escolha
Seqüências de dados... Será possível alterar a forma
das barras, o padrão de cores, profundidade, etc.

84
Figura 32 Caixa de diálogo Formatar seqüências de
dados

Linhas de grade
As linhas de grade dividem a parede do gráfico
em faixas. Servem para auxiliar a leitura do
gráfico. Para formatá-las clique numa linha de
grade e no menu Formatar escolha Linhas de grade...
Observe a figura seguinte e compare com o
gráfico antes da formatação. Veja como a
85
formatação pode melhorar a aparência de um
gráfico.

Figura 33 Gráfico Evolução da população brasileira


formatado

Editando o gráfico
As vezes criamos e formatamos um gráfico e só
mais tarde notamos que alguma informação
precisa ser mudada. Com o Excel, a qualquer

86
momento, podemos alterar valores, acrescentar
dados, mudar o tipo do gráfico, trocar os títulos,
etc.

Se um valor do gráfico precisa ser


mudado, basta digitar o novo valor na
planilha base do gráfico. Alterações
feitas nos valores da planilha alteram
imediatamente o gráfico.

Para modificar um gráfico, selecione a área do


gráfico. Note que surge na barra de menus do
Excel o item Gráfico. Neste menu ficam os
comandos de edição. Vejamos os comandos do
menu Gráfico:
Tipo do Com um clique de mouse
gráfico alteramos o tipo do gráfico
selecionado.
Dados de Com este comando podemos
mudar os intervalos da planilha
base que alimentam o gráfico
com informações
Opções de Com este comando alteramos
gráfico os títulos, legenda, rótulos, etc.
Local Para alterar o local onde o
gráfico é inserido
Efeito 3D Altera a aparência de gráficos
tridimensionais.

87
Figura 34 Caixa de diálogo Exibição 3D

Escolha do tipo do gráfico


Um gráfico pode facilitar a interpretação de
dados, mas é preciso escolher o tipo correto de
gráfico para cada tipo de informação. Veja
algumas dicas sobre escolha de gráficos:
Para mostrar a evolução de valores ao longo do
tempo prefira gráficos de barras ou de linhas. Por
exemplo: o crescimento do número de usuários
de computador ao longo dos anos.
Para gráficos matemáticos contínuos prefira o
tipo linhas suavizadas. Por exemplo: gráficos de
equações.
Para mostrar a participação das partes num
conjunto use gráfico tipo pizza. Por exemplo:

88
gráficos com a porcentagem de cada grupo racial
no total da população brasileira.

Gerenciando dados
Neste capítulo veremos como
gerenciar volumes grandes de
informação classificando,
filtrando, resumindo e
analisando dados.
Vamos exemplificar o gerenciamento de dados
com os dados da planilha seguinte:

89
Figura 35 Planilha Preços de automóveis

Classificação
No Excel não é preciso se preocupar com a
ordem que digitamos listas de dados. O Excel
tem a ferramenta de classificação para nos
ajudar.
Vamos classificar a planilha Preços de
automóveis da seguinte maneira: vamos
organizar os carros por marca e por preço,

90
começando pelo carro mais caro de cada marca.
Faça assim:
1. Selecione o intervalo de dados dos
preços (A3:D20).
2. No menu Dados clique em
Surgirá
Classificar... a caixa de
diálogo Classificar.
3. No campo Classificar por selecione a
coluna Marca e ordem crescente.
Deste modo o Excel vai
reorganizar as linhas para que os
carros da mesma marca fiquem
juntos.
4. No campo Em seguida por selecione a
coluna Preço e ordem
decrescente. Deste modo, depois
de organizar por marca o Excel vai
organizar pelo preço, começando
pelo maior.
5. Clique em OK.

91
Figura 36 Caixa de diálogo Classificar

92
Figura 37 Planilha Preços de automóveis classificada

Filtragem
A ferramenta de filtragem é boa para selecionar
dados numa lista grande. Filtrar é exibir dados
que atendem uma certa condição e ocultar os
demais.
Vamos filtrar a planilha Preços de automóveis da
seguinte maneira: Vamos exibir apenas as linhas
dos carros da categoria Sedan. Faça assim:

93
1. Selecione o intervalo de dados
(A3:D20)
2. No menu Dados clique em Filtrar e
em AutoFiltro. Surgirão botões ao
lado de cada título de coluna.
3. Clique no botão do título
Categoria e selecione a opção
Sedan.
Pronto o Excel exibirá apenas as linhas dos
carros Sedan.

Figura 38 Planilha Preços de automóveis filtrada

Para exibir as linhas ocultas pela filtragem clique


no menu Dados, em Filtrar e na opção Mostrar tudo.
Vamos fazer mais uma filtragem de modo
diferente. Vamos exibir apenas os carros que
custam menos de R$ 20.000,00. Faça assim:
1. Clique no botão da coluna Preço.
2. Escolha a opção Personalizar...
Surgirá a caixa de diálogo
Personalizar AutoFiltro.

94
3. No primeiro campo selecione é
menor do que e no segundo campo
digite 20.000,00
4. Clique em OK.

Figura 39 Caixa de diálogo Personalizar AutoFiltro

95
Figura 40 Planilha Preços de automóveis filtrada por
preço

Para remover um filtro clique em Dados, em


Filtrar... e desmarque a opção AutoFiltro.

96
Formulários
Quando temos dados para digitar em listas
grandes, podemos recorrer à ajuda dos
formulários do Excel. Digitar dados
Os textos da primeira num formulário muitas vezes é
linha da tabela são
mais prático que digitá-los
usados como rótulo
dos campos do diretamente na lista.
formulário.
Antes de trabalhar com formulários vamos
entender os termos usados. Um formulário é uma
caixa de diálogo com vários campos. Cada campo
representa uma coluna da lista. O conjunto de
todos os dados de uma linha da tabela compõe
um registro. Agora vamos exemplificar.
1. Clique em alguma célula da lista
de preços da planilha Preços de
automóveis.
2. No menu Dados clique em Formulário.
Surgirá um formulário na tela.
3. Para incluir um registro no
formulário clique em Novo.
4. Digite os dados nos campos do
formulário. Para passar de um
campo a outro use a tecla TAB. No
final da digitação tecle ENTER. Os
registros novos serão incluídos no
final da lista.

97
5. Depois de digitar os novos
registros clique em Fechar.

Figura 41 Formulário

Subtotais
O comando subtotais permite obter várias
informações de uma lista de dados. Vamos partir
da planilha Preços de automóveis. Com o
comando subtotais podemos obter informações
como as seguintes:
 Saber quantos carros de cada marca estão
na tabela.

98
 Saber o preço médio dos carros de cada
categoria.
 Saber o preço máximo dos carros de cada
marca.
 Saber o preço mínimo dos carros em cada
categoria.
Vamos usar os subtotais para saber qual é o
preço médio dos carros em cada categoria. Faça
assim:
1. Selecione os dados da tabela e
classifique-a primeiro por
categoria e depois por preço
decrescente. Caso não se
lembre como fazer isso volte
atrás no item Classificação
desta apostila.
2. No menu Dados escolha
Subtotais... Surgirá a caixa de
diálogo Subtotais
3. No campo A cada alteração em
escolha Categoria.
4. No campo Usar função escolha
média.
5. Clique em OK.

Pronto. O Excel cria os subtotais para nós.

99
Figura 42 Planilha Preços de automóveis com subtotais

Para cancelar a exibição de subtotais clique no


menu Dados e no comando Subtotais. Na caixa de
diálogo, clique no botão Remover todos.

100
Validação de dados
A validação é um mecanismo que permite
controlar a digitação de dados. Podemos definir
que alguns valores não serão aceitos numa
célula. Vamos a um exemplo:
Uma empresa atacadista de equipamentos de
Informática tira seus pedidos de compra no
Excel. No pedido de compra há uma tabela com
as seguintes colunas: Quantidade, produto,
preço unitário e preço total. Vamos criar uma
validação de dados nas células da quantidade.
Queremos que sejam aceitos apenas números
inteiros maiores que 3. Isso porque 3 é o pedido
mínimo aceito pela empresa e inteiros porque
não dá para cortar os equipamentos e vender em
pedacinhos.

Figura 43 Planilha Pedido de compra

Para criar uma validação de dados faça assim:


1. Selecione as células do item
quantidade (A4:A7).

101
2. No menu Dados escolha Validação...
Surgirá a caixa de diálogo Validação
de dados.

3. No campo Permitir escolha Número


inteiro.
4. No campo Dados escolha maior do
que.
5. No campo mínimo digite 3.
6. Na guia Mensagem de entrada digite
o título Quantidade e a mensagem
Mínimo 3.
7. Na guia Alerta de erro digite o título
Quantidade e a mensagem A
quantidade mínima é 03.
8. Clique em OK.

102
Figura 44 Caixa de diálogo validação de dados

Pronto. O Excel não aceitará qualquer valor na


coluna das quantidades. Quando o usuário
selecionar uma célula receberá uma mensagem
de entrada. Se o usuário tentar digitar um valor
inválido será avisado por uma caixa de alerta.

103
Figura 45 Mensagem de entrada

Figura 46 Alerta de validação

Para remover uma validação, primeiro selecione


as células. Em seguida clique no menu Dados e
escolha Validação... Na caixa de diálogo clique no
botão Limpar tudo.

Estrutura de tópicos
A estrutura de tópicos organiza os dados em
níveis. Deste modo, podemos exibir todos os
detalhes de uma planilha ou selecionar apenas os
dados mais gerais. Vamos exemplificar através da
planilha Relatório de vendas.

104
Figura 47 Planilha Relatório de vendas estruturada em
tópicos

Nesta planilha temos três opções de exibição:


Podemos mostrar todos os dados, ou apenas os
resultados por região, ou só o resultado geral do
país.

105
Figura 48 Planilha Relatório de vendas com tópicos
recolhidos parcialmente

Figura 49 Planilha Relatório de vendas com tópicos


totalmente recolhidos

Fazemos as mudanças no modo de exibição


clicando nos botões + e – do lado esquerdo da
planilha. São os botões da estrutura de tópicos. O
botão + expande a exibição. O botão – recolhe a
exibição.
Para criar uma estrutura de tópicos na planilha
faça o seguinte.
1. Selecione os dados da planilha que
serão estruturados.

106
2. No menu clique em Organizar
Dados
estrutura de tópicos.
Em seguida
clique em AutoTópicos.
Pronto. O Excel criará a estrutura de tópicos.
Este método simples só funciona para algumas
planilhas como a que usamos no exemplo. A
criação automática só dá certo quando o Excel
encontra a planilha preparada. A inclusão de
células com a função SOMA ajuda a estruturação
em tópicos.
Se o comando AutoTópicos não funcionar você
pode criar a estrutura manualmente. É simples.
Você só tem que agrupar as linhas para criar as
chaves da estrutura de tópicos.
Para agrupar as linhas da região Centro Oeste,
por exemplo, faça assim:
1. Selecione as linhas 5,6 e 7.
2. No menu Dados, clique em Organizar
estrutura de tópicos e no comando
Agrupar.

Repita a mesma operação para agrupar as


demais regiões. Para criar a chave geral
selecione as linhas de 4 a 20 e aplique o
comando Agrupar.

107
Figura 50 Menu Tópicos

Tabelas dinâmicas
As tabelas dinâmicas são ótimas para analisar
dados de grandes listas. Vamos exemplificar. Veja
a planilha Controle diário de vendas.

108
Figura 51 Planilha Controle diário de vendas

O gerente da empresa quer saber informações


como: qual é a região que está comprando mais?
Qual é o tipo de produto que está vendendo
mais? Quem é o melhor vendedor? As tabelas
dinâmicas tornam estas análises muito fáceis.
Elas resumem os dados. Vamos criar uma tabela
dinâmica para a planilha Controle diário de
vendas. Faça assim:

109
1. No menu Dados escolha Relatório de
tabela e gráficos dinâmicos... Surgirá o
Assistente de tabela dinâmica e gráfico
dinâmico.

2. Na etapa 1 indique que a tabela


dinâmica usará dados de uma lista
do Excel e que quer uma tabela
dinâmica.
3. Na etapa 2 indique o local onde a
tabela dinâmica vai colher os
dados. É só selecionar com o
mouse as células da lista de dados.
4. Na etapa 3 indique o local onde a
tabela dinâmica vai ficar. Escolha
na planilha atual. Digite apenas o
endereço da célula onde ficará o
canto superior esquerdo da tabela.
Por exemplo: H3.
5. Clique em Concluir.

110
Figura 52 Assistente de tabela dinâmica e gráfico
dinâmico

Pronto. A estrutura da tabela dinâmica está


montada.

111
Figura 53 Estrutura de tabela dinâmica

O próximo passo é definir as posições dos


campos na tabela. Isso é simples. Basta arrastar
o nome do campo que está na barra Tabela
dinâmica para uma das áreas da tabela. Faça o
seguinte:
 Arraste o campo Região para a área campos
de coluna.
 Arraste os campos Vendedor e Tipo para a
área campos de linha.
 Arraste o campo Valor para a área itens de
dados.

112
Figura 54 Barra Tabela dinâmica

Pronto. Uma tabela dinâmica está montada.

Figura 55 Tabela dinâmica

O nome do recurso é tabela dinâmica


porque os campos podem ser
arrastados para posições novas. Com
isso produzimos novas combinações de
dados que permitem análises
diferentes.

113
Importação de dados
Muitas vezes os dados que você precisaria digitar
para criar uma planilha estão prontos em outro
arquivo. O Excel pode importar informações da
Internet, de bancos de dados e de arquivos de
texto.

Figura 56 Menu Obter dados externos

Da Internet
Para importar dados de uma página de Internet
você deve informar o endereço da página e quais
dados da página serão importados. Faça assim:
No menu Dados clique em Obter dados externos e em
Criar consulta à Web. Surgirá a caixa de diálogo Nova
consulta à Web.

114
Figura 57 Caixa de diálogo Nova consulta à Web

De bancos de dados
O Excel pode importar dados de vários tipos de
bancos de dados. Para isso ele conta com o
auxílio do programa Microsoft Query que faz a
tarefa de se conectar a um banco de dados. Para
importar dados de um banco de dados faça
assim:

115
Figura 58 Caixa de diálogo do Microsoft Query

Escolha o tipo de banco de dados desejado e siga


as instruções do Microsoft Query. Para cada
banco de dados a seqüência a seguir é diferente.

De arquivos de texto
Arquivos de texto podem ser importados para o
Excel. Lembre-se que o texto precisa estar
dividido em partes, cada parte será inserida
numa célula. O Excel procura os separadores de
texto para saber como colocar cada parte do
texto numa célula. Os separadores comuns são
tabulação vírgula, ponto e vírgula ou espaço.
Devemos definir um separador na hora de
importar os dados.
Para importar dados de um arquivo de texto faça
assim:

116
Use também os botões
Desfazer e repetir da
barra padrão

1. No menu Dados, escolha Obter dados


externos e clique em Importar arquivo
de texto.

2. Selecione o arquivo na lista de


pastas do computador.
3. Responda às perguntas do
assistente e clique em Concluir.

Ferramentas
Neste capítulo veremos várias
ferramentas que nos ajudam a
melhorar a qualidade das
planilhas, como verificação
ortográfica, proteção de dados,
atingimento de metas e
macros.

Desfazer e repetir
Quando cometemos algum engano, ou queremos
voltar atrás no que fizemos usamos o comando
Desfazer. Para repetir nossa última ação usamos o
comando Repetir. A maioria das ações do usuário
pode ser desfeita ou repetida.
Para desfazer a sua última ação clique no menu
Editar e no comando Desfazer.
117
Para repetir a sua última ação clique no menu
Editar e no comando Repetir.

O Excel memoriza as 100 últimas ações


do usuário.

Localizar e substituir
Com os comandos Localizar e Substituir podemos
substituir palavras e vários outros itens da
planilha. São comandos muito úteis em planilhas
grandes.

Substituir
Digamos que o usuário digitou uma planilha com
preços de software. No final do trabalho o autor
conclui que é melhor usar Microsoft Office, em
vez de Office. A substituição manual é muito
trabalhosa, pois a planilha é longa. Para
automatizar a substituição fazemos o seguinte:
1. No menu Editar clique em Substituir...
Surgirá a caixa de diálogo Substituir.
2. No campo Localizar digite a palavra
que será buscada.
3. No campo Substituir por digite a
palavra que entrará no lugar da
anterior.

118
4. Para substituir apenas a primeira
palavra encontrada clique em
Substituir.

5. Para substituir todas as


ocorrências da palavra na planilha
clique em Substituir todas.
6. Para voltar à planilha, clique em
Fechar.

Figura 59 Caixa de diálogo Substituir

Ferramentas de verificação
O Excel dispõe de ferramentas de verificação
ortográfica em vários idiomas.

Idioma de verificação
O verificador ortográfico pode trabalhar em
vários idiomas desde que o computador tenha
instalados os dicionários para os idiomas
escolhidos.

119
Se você usa o Excel em português, por padrão, o
idioma definido será o português do Brasil.
Para alterar o idioma do verificador ortográfico
proceda assim:

Esta alteração só
surtirá efeito se o
computador tiver o
dicionário
correspondente ao
idioma instalado.

Figura 60. Caixa de Diálogo Idioma.

1. No menu Ferramentas, escolha


Idioma... Surgirá a caixa de diálogo
Idioma.

2. Escolha um idioma na lista e clique


em OK.
3. Para converter um idioma no
padrão para todas as
apresentações dali em diante,
clique em Padrão.
120
Uma palavra
sublinhada em
vermelho não significa
necessariamente erro
ortográfico. Nem todas
as palavras estão no
dicionário do
programa,
principalmente os
nomes próprios.
4. Para não usar nenhum dicionário
escolha na lista o item Sem
verificação.

Verificação ortográfica
Há dois modos de verificar ortografia no Excel,
usando o verificador ortográfico ou pela
verificação on-line.
A verificação on-line funciona no Excel e nos
demais aplicativos do Office. Quando uma
palavra que não consta no dicionário do Office é
digitada, imediatamente surgirá um sublinhado
vermelho abaixo dela.
Clique com o botão direito do mouse sobre uma
palavra sublinhada em vermelho. Surgirá um
menu de contexto para revisão ortográfica.
Dependendo da palavra, você receberá sugestões
para alterá-la.
Uma verificação completa pode ser feita a
qualquer momento usando o verificador
ortográfico. Faça assim.
121
No menu Ferramentas escolha Verificar ortografia...

Figura 61. Caixa de Diálogo Verificar Ortografia.

Surgirá a caixa de diálogo Verificar ortografia. Vejamos o


significado de cada campo e botão desta caixa.

Use também o botão


Verificar ortografia da
barra padrão.

O campo Não consta no dicionário contém a primeira


palavra irregular localizada no texto.
O campo Alterar para dá uma sugestão para alterar
a palavra irregular.
O Campo Sugestões apresenta alternativas para
substituir a palavra irregular. Clicando numa
palavra da lista ela será colocada no campo Alterar
para.

O botão Ignorar não altera a palavra irregular e


passa o corretor adiante.
122
Se o campo Sugestões
não apresenta a forma
correta para a palavra
digite a grafia
correta.no campo
Alterar para
O botão Ignorar todas não altera a atual e não
apresenta mais outras ocorrências da palavra no
texto.
O botão Alterar substitui a palavra irregular pelo
conteúdo do campo Alterar para.
O botão Alterar todas substitui todas as ocorrências
da palavra irregular no texto pelo conteúdo do
campo Alterar para.
O botão Adicionar acrescenta a palavra irregular
ao dicionário e daí em diante ela não será mais
identificada como irregular.
O botão Sugerir busca mais palavras para a lista
da caixa Sugestões.

O campo Adicionar a identifica o dicionário que


será usado para adicionar novas palavras.

AutoCorreção
O Excel pode ser configurado para corrigir
automaticamente os erros de digitação mais
comuns.
Para configurar como será a correção automática
vá ao menu Ferramentas e clique em AutoCorreção.
Surgirá a caixa de diálogo AutoCorreção.

123
Se a AutoCorreção
mudar uma digitação
que você não quer que
seja mudada é só
apertar BACKSPACE
imediatamente depois
da AutoCorreção.

Figura 62. Caixa de Diálogo AutoCorreção.

Nos campos Substituir e Por você pode digitar


novas palavras para AutoCorreção. Depois de

124
preencher os dois campos clique em Adicionar
para incluí-los na lista de AutoCorreção.
Para excluir uma palavra da lista de
AutoCorreção clique sobre ela e depois em Excluir.
Para alterar um item da lista de AutoCorreção
clique sobre ele. Em seguida altere o texto nos
campos Substituir e Por e clique em Substituir.

Proteção de dados
Muitas vezes criamos planilhas para outras
pessoas usarem. A proteção de dados evita que
outros usuários alterem o nosso trabalho. Às
vezes protegemos dados para que nós mesmos
não os alteremos por engano. A proteção pode
bloquear alterações na pasta de trabalho inteira,
numa planilha específica ou apenas em algumas
células.
O padrão do Excel é iniciar uma pasta nova com
a proteção desativada. Para ativar a proteção.
Faça assim:

Figura 63 Menu Proteger

1. No menu Ferramentas clique em


Proteger.

2. Escolha a opção de proteção. Por


exemplo: Proteger planilha....
125
3. Escolha o tipo de informação que
será protegida: conteúdo, objetos
e cenários.
4. Digite, se quiser, uma senha. Ela é
pedida quando alguém quiser
desativar a proteção.
5. Clique em OK.

Figura 64 Caixa de diálogo Proteger planilha

Pronto. A proteção está ativa. Se alguém tentar


alterar dos dados receberá a mensagem que os
dados estão protegidos. Algumas células, porém,
podem ter ficado de fora do bloqueio. Isso é
interessante quando queremos deixar algumas
células liberadas para digitação.
Para definir que uma ou mais células não fiquem
travadas quando a planilha for protegida faça
assim:

126
1. Antes de ativar a proteção
selecione as células.
2. No menu Formatar escolha Células...
Surgirá a caixa de diálogo Formatar
Células.

3. Na guia Proteção desmarque a


opção Travar. Deste modo, quando
a planilha for protegida, estas
células não ficarão travadas.
4. Clique em OK.

127
Figura 65 Caixa de diálogo Formatar células guia
Proteção

Atingir metas
O comando Atingir metas permite encontrar o
valor de uma célula para que determinado valor
de outra célula dependente seja atingido. Vamos
exemplificar como o auxílio da planilha Notas
bimestrais.

128
Figura 66 Planilha Notas bimestrais

O aluno ficou para prova final em Matemática.


Ele quer saber que nota vai precisar para
conseguir aprovação. Podemos fazer assim:
1. No menu Ferramentas escolha Atingir
Meta. Surgirá a caixa de diálogo
Atingir meta.

2. No campo Definir célula digite o


endereço da média de Matemática
(I5).
3. No campo Para valor digite 7,0, que
é a média final exigida para
aprovação.
4. No campo Variando célula digite o
endereço da nota da prova final
(H5).

129
5. Clique em OK

O Excel vai apresentar a nota 7,5, necessária na


prova final para atingir uma média final 7,0.

Figura 67 Caixa de diálogo Atingir meta

Figura 68 Caixa de diálogo Status do comando Inserir


meta

Cenários
Com a ferramenta cenários modificamos
rapidamente alguns dados da planilha e
observarmos o que acontece com os demais.
Por exemplo: queremos observar o crescimento
de um capital investido ao longo dos anos em
três possíveis cenários: um cenário de
130
rendimento baixo, um de rendimento médio e um
de rendimento alto. O primeiro passo é criar uma
planilha como esta:

Figura 69 Planilha de capitalização

Para esta planilha podemos criar três cenários


diferentes. Para criar o primeiro cenário faça o
seguinte:
1. No menu Ferramentas,
clique em
Cenários... Surgirá a caixa de
diálogo Gerenciador de cenários.
2. Clique em Adicionar para criar o
primeiro cenário. Surgirá a caixa
Adicionar cenário.

3. Digite um nome para o cenário. No


nosso exemplo digitamos
Rendimento baixo.

131
4. No campo células variáveis digite
o endereço das células que variam
no cenário. No nosso exemplo é a
célula B4 que armazena a taxa de
juros anual.
5. Digite os valores para as células
variáveis naquele cenário. No
nosso exemplo digitamos 6%.
6. Clique em OK.

Pronto. O primeiro cenário está criado.


Repita a operação para os outros dois cenários,
usando os nomes Rendimento médio com taxa de
15% e Rendimento alto com taxa de 25%.

132
Figura 70 Caixa de diálogo Gerenciador de cenários

133
Figura 71 Caixa de diálogo Adicionar cenário

Figura 72 Caixa de diálogo Valores de cenário

Com os três cenários criados podemos mudar


rapidamente de um para outro e ver as

134
diferenças de rendimento ano a ano em cada
caso.
Para exibir um cenário basta selecioná-lo na lista
e clicar em Mostrar.

Auditoria
A ferramenta auditoria é usada para saber se um
valor depende do valor de outras células ou se
ele afeta o valor de outras células. Vamos
exemplificar fazendo uma auditoria na planilha
Pedido de compra.

Figura 73 Menu Auditoria

1. Clique na célula que exibe o Total


Geral. (D8).
2. Clique no menu Ferramentas e em
Auditoria. Escolha Rastrear
precedentes.

3. O Excel cria setas azuis mostrando


quais células influem no valor do
Total Geral.

135
Figura 74 Planilha Pedido de compra auditada

Qualquer alteração nos valores de células


precedentes altera o resultado da célula
auditada. Para remover as setas de auditoria
basta clicar em Remover todas as setas do menu
Auditoria.

Macros
Macros são conjuntos de instruções para
execução em lote. Se você executa
freqüentemente uma mesma seqüência de
comandos, talvez seja melhor criar uma macro
para esta seqüência. Deste modo, sempre que
precisar dela basta executar a macro.
Vejamos através de um exemplo simples, como se
cria uma macro. Digamos que você queira uma
macro que desenhe a bandeira do Brasil no slide
com um simples clique de mouse.
1. No menu Ferramentas, clique em
Macro e em Gravar nova macro...

136
2. Surgirá a caixa de diálogo Gravar
macro. Digite um nome para a
macro. Por exemplo: Bandeira.
3. Clique em OK.

4. A partir de agora todo evento que


ocorrer na área de trabalho será
gravado na macro. Desenhe sua
bandeira. Coloque no slide um
retângulo azul, um losango
amarelo, um círculo azul, etc..
5. Quando terminar o desenho, clique
no botão Parar que fica flutuando
na tela. Sua macro está gravada.
6. Para executar a macro clique em
Ferramentas/Macro/Macros...

7. Surgirá a caixa de diálogo Macro.


Procure o nome de sua macro,
selecione-o e clique em Executar.

137
Figura 75 . Caixa de dialogo Gravar Macro

Figura 76 . Caixa de dialogo Macro

138
O conjunto de instruções que compõe uma macro
é gravado na linguagem Visual Basic. O exemplo
acima é apenas uma amostra de como trabalhar
com macros. Como as macros são criadas através
de uma linguagem de programação bastante
poderosa, as possibilidades de criação são
enormes e não cabem no objetivo desta apostila.

Complementos
Neste capítulo veremos alguns
recursos complementares para
aumentar a produtividade do
trabalho no Excel, como
modelos, técnicas de
formatação, e de exibição.

Modelos
Modelos são documentos parcialmente definidos
e formatados, que servem de base para criar
documentos novos. Os modelos simplificam nosso
trabalho, pois, muitas definições que precisariam
ser criadas num documento em branco já estão
prontas no modelo.
Para criar uma pasta baseada num modelo do
Excel faça o seguinte:
1. No menu Arquivo escolha Novo...
Surgirá a caixa de diálogo Novo.
2. Selecione um modelo nas guias
disponíveis.
139
3. Clique em OK.
Ao criar um
documento baseado
num modelo não
alteramos o modelo. O
modelo, poderá ser
reutilizado em outras
ocasiões. O
documento criado é
uma cópia.

Figura 77 Caixa de diálogo Novo

Se você quiser, pode criar seus próprios modelos.


O caminho é o seguinte:
1. Crie uma pasta e prepare-a do
modo que você deseja.
140
A página HTML 2. No menu Arquivo escolha Salvar
criada só pode ser lida. como... Surgirá a caixa de diálogo
Não é possível usar Salvar como.
nela recursos do
Excel. 3. Digite um nome para o modelo.
4. No campo Arquivo do tipo selecione a
opção Modelo. O Excel seleciona
automaticamente a pasta
Templates como destino do
arquivo.
5. Clique em Salvar.

Salvando para a Internet


Uma planilha do Excel pode ser convertida num
arquivo HTML que pode ser exibido na Internet.
Para salvar uma planilha como página de
Internet faça assim:
1. No menu Arquivo clique no
comando Salvar como página da Web....
2. Digite um nome para a página e
selecione uma pasta para
armazená-la.
3. Clique em OK.

Se a planilha contiver imagens elas serão


gravadas em arquivos separados, como é o
padrão da Internet e ficarão armazenadas numa
pasta própria junto com o arquivo HTML criado.

141
Note:você está salvando a planilha num
formato de arquivo que é lido pelos
navegadores de Internet. Para que a
página fique realmente disponível na
grande rede é preciso armazená-la num
servidor de Internet.

Mesclagem de células
Observe o aspecto da planilha abaixo. Essa
apresentação só é possível com a mesclagem de
células.

Use também o botão


Mesclar e centralizar
da barra de
formatação que
mescla as células e
centraliza o texto

Figura 78 Células mescladas

Mesclar células é reunir duas ou mais células


para que o Excel as trate como se fossem uma só.
No exemplo a célula com o texto População
Brasileira é a mesclagem de 10 células. A célula
142
onde está escrito Centro Oeste é a mesclagem de
duas células. Para mesclar células faça assim:
1. Selecione as células para mesclar.
2. No menu Formatar escolha Células...

3. Na guia Alinhamento marque a


opção Mesclar células.
4. Clique em OK.

Nomes para células


Para facilitar a criação de fórmulas podemos dar
nomes às células. Geralmente é mais prático
trabalhar com nomes do que com endereços de
células. Observe o exemplo seguinte:

Figura 79 Planilha com nomes de células

143
Se preferir, digite o
nome para a célula na
caixa de nome da
barra de fórmulas.
Na planilha do exemplo a cotação do dólar está
na célula C3, mas nas fórmulas da planilha foi
usada a palavra dólar em vez de C3. Isso porque
a célula C3 foi nomeada como dólar.
Para nomear uma célula, selecione-a e use o
comando Inserir/Nome/Definir.... Ele abre a caixa de
diálogo Definir nome.

Figura 80 Caixa de diálogo Definir nome

Comentários
Comentários são etiquetas amarelas de texto que
fixamos numa célula. Uma célula com comentário
fica marcada com um sinal vermelho no canto
144
superior direito. Ao apontarmos a célula com o
mouse, o comentário é exibido ao lado.
Os comentários são usados para dar informações
ao usuário sobre o conteúdo da célula, ou para
que outras pessoas façam comentários de
revisão.
Para inserir um comentário numa célula,
selecione-a. Em seguida, clique em
Inserir/Comentário. Digite o comentário e depois
clique em outra parte da planilha para continuar
o trabalho.
Para editar um comentário, selecione a célula e
clique em Inserir/Editar comentário.
Para editar vários comentários, clique em
Exibir/Comentários. Surgirá a barra de revisão.

Figura 81 Barra de revisão

Formatação com pincel


Para simplificar as formatações repetidas existe a
ferramenta pincel. O pincel é um
comando de cópia que só copia as
instruções de formatação. Para deixar uma célula
com a mesma formatação de outra já formatada
faça assim:
1. Selecione a célula que está
formatada.
145
2. Clique no botão pincel da barra de
ferramentas.
3. Clique na célula que receberá a
formatação.
Pronto. A formatação da primeira célula será
copiada na segunda. Os valores de cada célula
não sofrem alteração.

Formatação condicional
O Excel pode mudar a formatação de uma célula
dependendo do valor que ela apresenta. É o que
se chama de formatação condicional. Vamos
exemplificar voltando ao exemplo da planilha
Notas bimestrais. Quando a nota igual ou
superior a sete deve ser escrita em azul se
estiver abaixo de sete deve ser escrita em
vermelho.
Vamos formatar uma célula para exibir texto em
cores diferentes dependendo do valor da célula.
Faça assim:
1. Selecione as células que serão
formatadas condicionalmente.
2. No menu Formatar clique em
Formatação condicional. Surgirá a
caixa correspondente.
3. Selecione os valores para formar a
frase o valor da célula é maior ou
igual a 7,0.

146
4. Clique no botão formatar e escolha
cor vermelha para a fonte.
5. Clique em OK

Pronto. Se o valor da célula for menor que 7,0


será exibido em vermelho.
Se quiser, o usuário pode clicar no botão
Adicionar e incluir uma segunda condição para
formatação condicional.

Figura 82 Caixa de diálogo Formatação condicional

Seqüências e listas
O Excel nos livra do serviço chato que é digitar
seqüências. Imagine criar uma planilha com
centenas de linhas e ter que digitar o número de
cada linha. Para criar seqüências
automaticamente faça o seguinte:
1. Digite os dois primeiros números
da seqüência. Por exemplo: 1 e 2.
Use duas células seguidas.
2. Selecione as duas células iniciais
da seqüência.

147
3. Aponte na alça da seleção e
arraste-a com o mouse até onde
quiser. A seqüência vai sendo
criada automaticamente. A alça
fica no canto inferior direito da
seleção.
4. Solte o mouse e a seqüência está
pronta.
Veja como o Excel cria outras seqüências a partir
de dois valores:
Valores iniciais Continuação da seqüência
1, 2 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10....
1, 3 5, 7, 9, 11, 13, 15...
3, 1 -1, -3, -5, -7, -9, -11...
10, 20 30, 40, 50, 60, 70, 80...

Listas
As listas do Excel são seqüências de textos
armazenadas na memória do programa. Por
exemplo: SEG, TER, QUA, QUI, SEX, SAB e
DOM. Com elas o Excel nos auxilia a criar listas
longas e repetitivas.
Se você digitar em duas células seguidas SEG e
TER, pode deixar que a continuação é por conta
do Excel. Apenas arraste a seleção das duas
células com o mouse para continuar a seqüência.
Após DOM o Excel volta para SEG.
Para conhecer as listas memorizadas pelo Excel
clique no comando Opções... do menu Ferramentas.

148
Escolha a guia Listas. Você pode adicionar mais
listas ao conjunto.

Operações com datas e horas


O Excel pode fazer operações como somar datas
ou subtrair horas. Vejamos exemplos em que
estas operações são úteis.

Cálculo de idades
Temos uma lista onde registramos dados de
pessoas, inclusive a data de nascimento.
Queremos acrescentar uma coluna na lista com a
idade das pessoas. Para fazer o cálculo da idade
automaticamente, tendo a data de nascimento,
fazemos assim:
A data de nascimento está na célula B3.
Na célula da idade inclua a fórmula: =(HOJE() –
B3)/365.
Formate a célula da idade para exibir números
inteiros.
Agora vamos entender: A função HOJE() fornece
data de hoje, ou seja a data registrada no relógio
do computador.
Digamos que a data de nascimento seja 30/01/61
e a data de hoje seja 20/03/00.
Quando o Excel faz a operação 20/03/00 -
30/01/61 o resultado é 14.295 dias. Ou seja,
quando opera com datas o Excel devolve
149
resultados em dias. Dividindo 14.295 por 365
teremos 39 anos.

Figura 83 Operação com datas

Cálculo de horas trabalhadas


Você está fazendo um trabalho cobrado por hora
e quer controlar suas horas trabalhadas. Para
calcular automaticamente as horas trabalhadas
no dia faça assim:
Digite os horários de início e fim de atividades
em cada período do dia. Digamos que a
distribuição por células é a seguinte:
B5: horário de entrada da manhã, C5: horário de
saída da manhã.
D5: horário de início da tarde, E5: horário de
saída da tarde
F5: horário de início da noite, G5: horário de
saída da noite.
Na célula das horas trabalhadas digite a fórmula:
= (C5-B5) + (E5-D5) + (G5-F5)

150
Pronto. O Excel faz as operações com horas e nos
dá o total de horas trabalhadas.

Figura 84 Operações com datas

151
Digitação de datas

Com a chegada do ano 2000 é bom saber alguns


detalhes sobre como escrever datas.
Datas digitadas com dois dígitos serão
interpretadas como pertencentes ao intervalo que
vai de 1930 a 2029. Assim:
20/02/00 é interpretado como 20/02/2000
20/02/28 é interpretado como 20/02/2028
20/02/30 é interpretado como 20/02/1930
Para escrever 20/02/1910 não é correto usar
20/02/10
Para escrever 20/02/2040 não é correto usar
20/02/40

Congelamento de painéis
Quando trabalhamos com planilhas grandes
temos que usar as barras de rolagem. Só que ao
rolar uma planilha para cima os títulos das
colunas somem da nossa vista. Do mesmo modo
ao rolar uma planilha para a esquerda perdemos
de vista os títulos de linhas. É descômodo
trabalhar sem ver os títulos das colunas. Para
resolver este problema existe o congelamento de
painéis.
Congelar painéis é deixar algumas linhas ou
colunas da planilha fixas na tela. Mesmo se

152
rolarmos a planilha as células congeladas
continuam visíveis. Vejamos um exemplo:

Figura 85 Planilha com painéis congelados

Figura 86 Planilha com painéis congelados e página


rolada para cima

As linhas 1, 2 e 3 da planilha estão congeladas.


Na segunda imagem da planilha as linhas 4 até
17 estão ocultas por causa da rolagem da página
para cima, mas as linhas 1, 2 e 3 continuam fixas
na tela.
Para congelar painéis faça o seguinte:

153
1. Clique na célula que delimitará os
painéis congelados. No exemplo é
a célula A4.
2. Clique no menu Janela e em Congelar
painéis.

Pronto. As linhas acima e as colunas à esquerda


da célula selecionada ficam congeladas.
Para desfazer o congelamento de painéis clique
no menu Janela e no comando Descongelar painéis.

Divisão de janela
Às vezes quando trabalhamos numa planilha
grande queremos enxergar algo no início da
planilha e algo que está no fim. Para trabalhar
em duas partes diferentes da planilha ao mesmo
tempo existe a divisão de janela.
Para dividir a janela em duas partes faça assim:
1. Clique numa linha para definir que
a divisão será acima desta linha.
2. No menu Janela escolha Dividir.

Pronto. A área de trabalho está dividida em duas


partes, com barras de rolagem independentes.

154
Figura 87 Janela dividida

Para desfazer a divisão de janelas clique no menu


Janela e em Remover divisão.

Personalização do ambiente
Neste capítulo veremos como
personalizar o ambiente de
trabalho do Excel, alterando
barras, menus e opções de
usuário.

Barras de ferramentas
O Excel tem várias barras de ferramentas. A área
de trabalho ficaria congestionada se todas
fossem exibidas ao mesmo tempo. Exiba somente
as barras que você precisa para as tarefas que
está realizando.
Para exibir ou ocultar uma barra de ferramentas
clique no menu Exibir, em Barras de ferramentas e
marque o nome da barra na lista.

155
Há dois modos de exibição das barras: flutuante
ou então, aderida a uma das laterais da área de
trabalho do Excel.
Uma barra pode aderir a qualquer um dos quatro
lados da área de trabalho. Para desprender uma
barra da lateral, arraste-a com o mouse pelo
puxador que fica no canto da barra.
Se arrastarmos o puxador da barra para dentro
da área de trabalho a barra torna-se flutuante.
Veja em seguida como personalizar as barras ou
criar barras novas.

Personalização de barras e menus


No menu Ferramentas clique no comando
Personalizar... Surgirá a caixa de diálogo para
personalizar barras e menus.
Para adicionar um botão novo em uma barra
basta arrastar o nome do comando da caixa
Personalizar para a barra na área de trabalho.

Para remover um botão de uma barra basta


arrastá-lo da barra para dentro da caixa de
diálogo Personalizar.
Para mudar a posição de um botão numa barra
basta arrastá-lo para nova posição enquanto a
caixa Personalizar estiver aberta.
Para criar uma barra nova, clique no botão Nova...
da caixa Personalizar. Dê um nome para a barra e

156
em seguida arraste o nome dos comandos que
desejar para dentro da barra nova.
Para adicionar um comando num dos menus do
Excel arraste o nome do comando da caixa
Personalizar para o menu desejado.

Figura 88 Caixa de diálogo Personalizar

Opções
No menu Ferramentas temos o comando Opções..
Ele abre a caixa de diálogo Opções do Excel. Nesta
caixa de diálogo definimos muitas configurações
do programa. Vamos apenas comentar algumas:

157
Auto recuperação:
Periodicamente o Excel salva
uma cópia temporária da pasta ativa por
segurança no caso de travamento ou queda de
energia. Esta cópia temporária será restaurada
quando reiniciarmos o programa depois de
algum problema. Regule o tempo de auto
recuperação para um valor cômodo. Valores
muito curtos podem atrapalham o usuário, pois
durante a auto recuperação o computador fica
muito lento.
Arquivos de trabalho:
O usuário pode definir que
pastas o Excel usa como padrão para gravar
arquivos ou pesquisar cliparts.

158
Figura 89 Caixa de diálogo Opções

Instalação do Office
Para instalar o Excel num computador pela
primeira vez use o programa de instalação
fornecido pela Microsoft. O Excel é
comercializado como parte do pacote Office.
Faça assim:
1. Insira o CD-ROM no drive.
Opcionalmente você pode acessar
159
os arquivos de instalação, de
alguma outra fonte, como um
disco rígido ou pela rede.
2. Execute o programa de instalação
chamado Instalar.exe.
3. Siga as instruções do programa de
instalação.
Para reparar uma instalação danificada, para
remover ou acrescentar componentes ou para
desinstalar o Excel num computador faça o
seguinte:
1. Acesse o Painel de controle do seu
computador.
2. Dê um duplo clique no ícone
Adicionar ou remover programas.

3. Selecione o Office, na lista de


programas instalados.
4. Clique em Adicionar/remover... e siga
as instruções do programa de
instalação.

Use também a opção Instalação no primeiro uso


Acidionar ou remover
programas do Painel
de Controle do
computador.
Por medida de economia de espaço em disco,
alguns componentes do Office são instalados
apenas quando forem usados pela primeira vez.
160
Pode acontecer de você clicar num comando e
receber uma mensagem avisando que o recurso
não foi instalado ainda. Nesse caso, coloque o
CD-ROM do Office no drive e clique em Sim para
fazer a instalação.

Instalação danificada
O Office 2000 detecta automaticamente quando a
instalação está com problemas. Nesse caso, ele
solicita a colocação do CD-ROM de instalação no
drive para que possa reinstalar os arquivos
danificados.

161
Figura 90 Programa de instalação do Microsoft Office

162