JUSTICE EDUCATION SOCIETY OF B.C.

CONVENIO PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA JUSTICIA INSTITUCIONAL EN GUATEMALA

PROYECTO DE GESTIÓN FISCAL DIGITAL

TÉRMINOS DE REFERENCIA
PARA LA CONTRATACIÓN
DE CONSULTOR INDIVIDUAL POR PRODUCTO.

PARA LAS ACTIVIDADES DE:

AUXILIAR DE ARCHIVO PARA LA DIGITACIÓN

DE LOS EXPEDIENTES DE LA FISCALÍA DE LA MUJER
EN EL ARCHIVO GENERAL DEL MINISTERIO PÚBLICO.

Guatemala, mayo de 2019

1. Objetivo de la contratación

El objeto de esta contratación es ejecutar las labores técnicas de archivo, como parte del Equipo 1 para la
descripción en el catalogo de SICOMP, para la gestión del subregistro mediante la digitación de los
expedientes de la Fiscalía de la Mujer de 1986 a 2008, que se encuentran en la Sección de Archivo General
de Expedientes correspondiente a fracciones de serie de la Fiscalía de la Mujer, observando el fiel
cumplimiento de las normas archivísticas, las que incluyen resguardar los registros preservando el valor
probatorio de la documentación según la planificación y presentación de resultados e informes respectivos.
Cada equipo tiene asignada una parte de la totalidad del fondo documental de la Fiscalía de Mujer.

Específicos:

a) Ejecutar las tareas técnicas deanálisis documental de la información contenida en la documentación

de la Fiscalía de la Mujer en SAGE.
b) Desarrollar los procesos técnicos de revisión en el sistema informático del Ministerio Público SICOMP,
con el fin de conocer si los expedientes están registrados en la base de datos.
c) Realizar el proceso de descripción en el catalogo de SICOMP, mediante ladigitación de los
expedientes de la Fiscalía de la Mujer.
d) Realizar las operaciones o tareas de preservación requeridas por los expedientes según el grado de
conservación.
e) Cumplimentar los controles e instrumentos para el control del expediente procesado.
f) Ejecutar las labores físicas y técnicas de archivo según la programación de la contratación
coordinando con el equipo.
g) Realizar los procesos de apoyo a la gestión documental.
h) Documentar los avances mediante la elaboración de reportes requeridos por las Autoridades del
Justice Education Society -JES- y SICOMP.

2. Perfil Requerido

• Título a nivel medio

Profesión • Estudiante universitario de Ciencias Jurídicas y Sociales y/o Ciencias
Criminalísticas, Criminología y Política Criminal, Bibliotecología y Archivística
o afines.
Experiencia laboral
• Deseable en procesos de digitación de datos.
comprobada
• Manejo comprobable de programas informáticos correspondientes a ofimática
(Procesadores de palabras, hojas de cálculo, entre otros).
• Capacidad de trabajo en equipo.
• Velocidad y exactitud al digitar
Requerimientos • Asertivo, colaborador, proactivo.
adicionales • Discreto y reservado
• Capacidad para trabajar sobre metas, planificación y ejecución de propuestas
• Habilidad para gestionar resultados.
• Buenas relaciones personales y dispuestas a trabajar bajo presión.
• Gozar de buena salud física y mental.

Auxiliar de Archivo del Equipo 1 Página | 2

3. Características de la contratación

3.1 Tipo de contratación: Individual

3.2 Método de contratación: Competitivo. Por producto
3.3 Lugar de desarrollo de actividades: Ministerio Público, Ciudad de Guatemala, sede Gerona.
3.4 Período de contratación:

Período: 17 junio de 2019 al 16 septiembre de 2019

Duración: 3 meses

3.5 El inicio del período de la contratación estará sujeto al tiempo de proceso de contratación.
3.6 Con opción de volver a contratarse según la calidad de las actividades y productos entregados que
realice.

4. Actividades

El contratado tendrá las siguientes actividades específicas:

a) Recepcionar los expedientes asignados para el periodo establecido.

b) Registra información en SICOMPy bases de datos requeridas.
c) Digita la información según los protocolos SICOMP y la Gestión documental del proyecto.
d) Lleva el control físico de los expedientes y su ubicación física para su buena administración.
e) Realiza cuando sea necesario, las tareas de preservación y conservación documental en las fracciones
de serie, según el estado de los expedientes.
f) Ingresa en los instrumentos descriptivos respectivos e informes del Proyecto la información requerida
como parte de las actividades de la contratación.
g) Instala nuevamente los expedientes en su mobiliario de instalación en el orden y condiciones respectivas
h) Elaborareportes de avances y finales del proceso que el contratado ejecute.
i) Trabaja en estrecha colaboración con la Coordinación y Supervisión de la Gestión de Archivos, para
garantizar el estricto apego al eje de Optimización de Rendimiento por medio de una comunicación
recíproca.
j) Es responsable de la entrega en el plazo estipulado de los reportes a su cargo como parte de sus tareas
asignadas.
k) Realiza tareas de gestión documental en SAGE de conformidad a la programación establecida con el
Técnico y Supervisor.
l) Realiza otras actividades de conformidad se requieran según las necesidades del Proyecto y que son
únicamente autorizadas por Coordinador de JES y/o Gerencia de JES.

Auxiliar de Archivo del Equipo 1 Página | 3

5. Productos e informes esperados

El Auxiliar de Archivo del Equipo 1 debe presentar los productos que se detallan a continuación respecto de
la totalidad de las fracciones de serie de la Fiscalía de la Mujer asignados, para lograr la digitación de los
registros, así como en las tareas técnicas que permitan el acceso físico, específicamente de la siguiente
manera:

No. Producto Contenido Producto

• Reporte de apoyo de búsqueda de expedientes físicos de la

Fiscalía de la Mujer ubicados en SAGE 100% revisados.
• Reporte cuantitativo de los documentos procesados por el equipo
contratado respecto de la totalidad de lo asignado al equipo según
el modelo del Proyecto, de acuerdo a formato aprobado por JES.
Reporte cuantitativo de avances del
• Reporte cuantitativo de revisión de expedientes de la fracción de
proceso de digitación de los expedientes
1 serie asignado de acuerdo a formato aprobado por JES.
de Fiscalía de la Mujer, acorde a
• Reporte de los registros ingresados en la base de datos, de
fracción de serie asignada.
acuerdo a formato aprobado por JES.
• Reporte cuantitativo del proceso de reinstalación documental de
acuerdo a formato aprobado por JES.
• Reporte de apoyo a la gestión documental en SAGE de acuerdo a
formato aprobado por JES.
• Reporte cuantitativo de los documentos procesados por el equipo
contratado respecto de la totalidad de lo asignado al equipo según
el modelo del Proyecto, de acuerdo a formato aprobado por JES.
• Reporte cuantitativo de revisión de expedientes de fracción de
Reporte cuantitativo de avances de los
serie asignado de acuerdo a formato aprobado por JES.
registros procesados en la Fiscalía de la
2 • Reporte de los registros ingresados en la base de datos, de
Mujer, acorde a fracción de serie
acuerdo a formato aprobado por JES.
asignada.
• Reporte cuantitativo del proceso de reinstalación documental de
acuerdo a formato aprobado por JES.
• Reporte de apoyo a la gestión documental en SAGE, de acuerdo a
formato aprobado por JES.
• Reporte cuantitativo de los documentos procesados por el equipo
contratado respecto de la totalidad de lo asignado al equipo según
el modelo del Proyecto, de acuerdo a formato aprobado por JES.
• Reporte cuantitativo de revisión de expedientes de fracción de
Reportecuantitativo de avances de los
serie asignado, de acuerdo a formato aprobado por JES.
registros procesados en la Fiscalía de la
3 • Reporte de los registros ingresados en la base de datos, de
Mujer, acorde a fracción de serie
acuerdo a formato aprobado por JES.
asignada.
• Reporte cuantitativo del proceso de reinstalación documental, de
acuerdo a formato aprobado por JES.
• Reporte de apoyo a la gestión documental en SAGE de acuerdo a
formato aprobado por JES.

Auxiliar de Archivo del Equipo 1 Página | 4

6. Supervisión de la contratación

El Auxiliar de Archivo será supervisado directamente por el Técnico respectivo y Supervisor. Cada informe
deberá ser validado por el Técnico de Archivo quien deberá emitir la constancia correspondiente de haber
recibido, revisado y aprobado a entera satisfacción todos y cada uno de los productos de la contratación, así
como el informe final.

7. Presupuesto y Forma de Pago

El presupuesto estimado para esta contratación es de diez mil quinientos quetzales exactos (Q.10,500.00),
incluyendo el Impuesto al Valor Agregado –IVA, lo cual incluye todos los gastos que se incurra en la misma

Pago No. Número de Producto Plazo de entrega Monto

1 1 28 junio 2019 Q . 2,000.00
2 2 31 julio 2019 Q . 3,500.00
3 3 16 septiembre 2019 Q. 5,000.00
Total Q 10,500.00

8. Seguro de Vida y Gastos Médicos

El Auxiliar de Archivo para la Digitación, deberá contar con un Seguro de Vida y Gastos Médicos durante el
periodo de la contratación. Deberá presentar copia de la póliza o documento que respalde que se encuentra
asegurado. En caso de contar con seguro social, deberá presentar documento correspondiente del mismo.

Auxiliar de Archivo del Equipo 1 Página | 5