LAPORAN BULANAN BIDANG UMUM

A. URUSAN PENGADAAN
1. Laporan Pencapaian Pembelian
Pada bulan Pebruari tim pengadaan telah melakukan pembelian barang sebagai
pemenuhan terhadap permintaan/kebutuhan User di masing-masing unit sbb:

Daftar Pencapaian Pembelian Barang Bulan Pebruari 2017

No Jenis Barang Jumlah Unit/User Harga

2. Laporan Perencanaan Pembelian Barang di Bulan Maret 2017

Ada beberapa barang permintaan dari User belum dapat direalisasikan di bulan
Pebruari dan baru akan ditindaklanjuti di bulan Maret.Adapun permintaan User
yang belum dapat direalisasikan oleh tim pengadaan sbb:

Daftar Barang Yang Belum Terealisasi di Bulan Pebruari 2017

No Jenis Barang Jumlah Unit/User Harga

3. Laporan Kendala Pada Bagian Pengadaan

Kami sampaikan bahwa selama ini tim pengadaan tidak bisa segera/cepat untuk
memenuhi setiap permintaan barang dari masing-masing Unit/User karena
beberapa kendala sbb:
 Keterlambatan pemenuhan tiga Vendor/rekanan
 Pelaksanaan negosiasi berulang,penawaran berubah-ubah oelh Vendor
 Ketidaklancaran urusan administrasi (tim)
 Pembayaran harus invoice
 Ketidaklancaran di bidang keuangan
  Terjadi penolakan persetujuan pembelian oleh pengambil kebijakan (butuh
wkt tindaklanjut)
 Terjadi kekosongan barang pada supplier (dilakukan pengalihan order)
 Pengiriman barang terlambat oleh supplier (terjadi complain dari user)
 Komunikasi koordinasi antar tim belum maksimal
 Dll (kendala tak terduga)

4. Solusi/Saran Terhadap Kendala

Setelah dilakukan analisa terhadap beberapa kendala di atas maka kami akan
melakukan dan atau mengusulkan beberapa hal seperti :
 Menentukan target untuk segera mendapatkan tiga Vendor (memobilisasi
lebih dari satu tenaga untuk mencari Vendor)
 Meningkatkan strategi dalam proses dan final Negosiasi
 Mengatur/merapikan sistem administrasi (akan melakukan analisa
penambahan satu tenaga Asisten Apoteker)
 Segera melakukan konsultasi kepada Direktur apabila ada barang yg tidak
memungkinkan dibeli secara invoice (kebijakan)
 Lebih sering melakukan komunikasi/koordinasi dan atau konfirmasi
kepada tim keuangan terkait pergerakan tindaklanjut berkas pembelian
 Melakukan upaya taat SOP agar penolakan pembelian oleh pihak
pengambil kebijakan dapat diminimalisir
 Menyiapkan Data Base Rekanan dan daftar Barang/Obat agar lebih efisien
waktu untuk melakukan pengalihan order bila terjadi kekosongan pada
supplier
 Lebih ketat melakukan pemantauan terhadap supplier agar pengiriman
dapat termonitor untuk kepastian distribusi
 Meningkatkan komunikasi koordinasi antar tim untuk saling pro aktif
melakukan konfirmasi
 Penanggungjawab melakukan evaluasi pencapaian setiap hari