Anda di halaman 1dari 6

Standard Operating Procedure PENERIMAAN TAMU

Standard Operating Procedure PENERIMAAN TAMU BIRO UMUM DAN KEPEGAWAIAN Universitas Brawijaya Malang 2017

BIRO UMUM DAN KEPEGAWAIAN Universitas Brawijaya Malang

2017

LEMBAR IDENTIFIKASI

LEMBAR IDENTIFIKASI UN10/B20/HK.01.02.a/33 UNIVERSITAS BRAWIJAYA 19 Oktober 2017 3 Penerimaan Tamu 3 Halaman Penerimaan

UN10/B20/HK.01.02.a/33

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

19 Oktober 2017

3

Penerimaan Tamu

3 Halaman

Penerimaan Tamu

Proses

 

Penanggungjawab

 

Nama

Jabatan

Tandatangan

Tanggal

1. Perumusan

Okky Indra

   

19

Oktober

Heavyantono,

Sekretariat

2017

S.Kom

2. Pemeriksaan

Benny

   

19

Oktober

Widodo,SH.,

Kasubbag TU

dan Protokol

2017

MH

3. Persetujuan

Dra.Rosadah

   

19

Oktober

Agustin

Syarief,M.AB

Kabag Umum

dan HTL

2017

4. Penetapan

Drs.Syarif

Ka.Biro Umum dan Kepegawaian

 

19

Oktober

Utomo,MM

2017

5. Pengendalian

Dra.Rosadah

   

19

Oktober

Agustin

Syarief,M.AB

Kabag Umum

dan HTL

2017

Hal. i

DAFTAR ISI

Lembar Identifikasi ----------------------------------------------------------------------------- i

Daftar Isi ---------------------------------------------------------------------------------------- ii

A. Tujuan -------------------------------------------------------------------------------------- 1

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait ------------------------------------------------- 1

C. Istilah dan Definisi------------------------------------------------------------------------ 1

D. Urutan Prosedur -------------------------------------------------------------------------- 1

E. Bagan Alir ---------------------------------------------------------------------------------- 2

F. Referensi------------------------------------------------------------------------------------ 3

Hal. ii

A. Tujuan

Memberikan panduan bagi personil Biro Umum dan Kepegawaian khususnya bagian Umum untuk penerimaan tamu Universitas Brawijaya

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Berlaku untuk lingkup Penerimaan tamu di area Universitas Brawijaya

C. Istilah dan Definisi

1. Biro Umum dan Kepegawaian melalui Kepala bagian Umum dan HTL diteruskan ke Kasubbag Protokol adalah satuan kerja yang dibentuk oleh Rektor dan diberi tugas untuk bertanggung jawab dalam penerimaan tamu di Universitas Brawijaya. 2. Tamu didefinisikan sebagai tamu di luar lingkungan UB

D. Urutan Prosedur

1. Tamu datang mengisi buku tamu dan menyerahkan kartu identitas tamu kepada Satpam 2. Satpam menerima kartu identitas dan memberi tanda pengenal tamu serta mengarahkan tamu ke sekretariat 3. Sekretariat menerima tamu dan menanyakan keperluan tamu :

menerima/menolak 4. Sekertariat mengarahkan tamu ke ruang pimpinan 5. Pimpinan UB Menerima tamu 6. Tamu lapor ke sekretariat bahwa keperluan sudah selesai dan mengembalikan tanda pengenal 7. Satpam menerima tanda pengenal tamu dan mengembalikan Kartu Identitas tamu

Hal. 1

E. Bagan Alir

Tamu

Satpam

Sekretariat

Sekretariat

Pimpinan

Universitas

Tamu

Satpam

Mulai

Tamu datang mengisi buku tamu dan menyerahkan kartu identitas tamu kepada Satpam (3 menit)

Menerima kartu identitas dan memberi tanda pengenal tamu serta mengarahkan tamu ke sekretariat

Menerima tamu dan menanyakan keperluan tamu :

menerima/menolak (3 menit)

Mengarahkan tamu ke ruang pimpinan (3 menit)

Menerima tamu (sesuai keperluan)

Lapor ke sekretariat bahwa keperluan sudah selesai dan mengembalikan tanda pengenal (3 Menit)

Menerima tanda pengenal tamu dan mengembalikan Kartu Identitas tamu (3 Menit)

Selesai

Hal. 2

Buku Tamu + Tempat Kartu Identitas
Buku Tamu +
Tempat Kartu
Identitas
Tanda Pengenal Tamu
Tanda Pengenal
Tamu
Tanda Pengenal Tamu Kembali
Tanda Pengenal
Tamu Kembali

F. Referensi

1. SK Rektor Universitas Brawijaya Nomor : 074/SK/2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya 2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional

Hal. 3