PEMBANGUNAN

SISTEM INFORMASI UNIT KEGIATAN MAHASISWA (UKM)

UNIVERSITAS SURYAKANCANA

PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK

(PROJECT MANAGEMENT PLAN)

Penulis : Nia Fatmala

Tanggal : 26 Februari 2019

Revisi Terakhir :-

Referensi Dokumen :

Versi : 1.0
DAFTAR ISI
DOKUMEN KONTROL
RUANG LINGKUP (SCOPE)
Ruang Lingkup Proyek
TUJUAN
Tujuan Proyek
JADWAL PROYEK
Jadwal Proyek
STRUKTUR ORGANISASI PROYEK
Peran dan Tanggung Jawab
MANAJEMEN KOMUNIKASI
Perencanaan Komunikasi
Persiapan Pertemuan
MANAJEMEN PERUBAHAN
Pengajuan Perubahan
Monitor Perubahan
LAMPIRAN A: PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)
1. Pertemuan / Rapat (Meeting)
2. Pelaporan (Reporting)
LAMPIRAN B: PERENCANAAN PERUBAHAN
1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form)
2. Catatan Permintaan Perubahan (Changes Request Log)
LAMPIRAN C:
1. Struktur Rincian Pekerjaan (Work Breakdown Structure)
2. Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment)
3. Rencana Anggaran Belanja (RAB) Proyek
 DOKUMEN KONTROL

Daftar Perbaikan Dokumen

Tanggal Penulis Versi Referensi

26-02-2019 Nia Fatmala 1.0 Project Definition versi 1.0

Mengetahui

Nama Jabatan Tanda Tangan

Fuad Nasher, S.T.,

Pemilik Proyek
M.Kom.
 RUANG LINGKUP (SCOPE) PROYEK

Proyek Pembangunan Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa adalah proyek

untuk membangun sistem informasi UKM di sebuah instansi, yaitu Fakultas Teknik
Universitas Suryakancana. Sistem informasi yang akan dibangun tersebut diberi
nama Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM). Sistem informasi
tersebut harus dapat:

 Mengelola data UKM

 Mengelola data anggota UKM
 Mengelola data kegiatan UKM
 Mencetak laporan pertanggung jawaban kegiatan UKM
 TUJUAN PROYEK

Tujuan

Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang memberikan informasi yang
berkaitan dengan permasalahan pengelolaan unit kegiatan mahasiswa. Penyelesaian
masalah dibuat secara terkomputerisasi oleh sistem. Dengan demikian memberikan
kemudahan serta keuntungan, baik bagi instansi maupun bagi dosen dan
mahasiswa.

Faktor Penentu Keberhasilan

Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu:

 Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen

 Komitmen dan dukungan dari tim proyek
 Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-
masing
 Disiplin sesuai dengan rencana proyek
 Dokumentasi proyek yang lengkap dan baik
 Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai

Keuntungan yang Diharapkan

Ada beberapa keuntungan yang diharapkan dari pembangunan sistem informasi

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat ini, diantaranya yaitu:

Dari sisi Staff/Admin :

 Lebih mudah untuk mengolah data dosen seperti memasukan data UKM,
menghapus data UKM, menyimpan data UKM, mencari data dosen dan
mengubah data UKM.
  Lebih mudah untuk mengolah data mahasiswa yang mengikuti UKM
seperti memasukan data mahasiswa, menghapus data mahasiswa,
menyimpan data mahasiswa, mencari data mahasiswa dan mengubah data
mahasiswa
 Lebih mudah untuk melakukan pembuatan laporan.
 Semua data penelitian aman disimpan di penyimpanan virtual.
Dari Sisi Dosen :
 Lebih mudah mengakses daftar UKM secara online.
 Lebih mudah mendaftar UKM.
 Dosen mendapat informasi lebih cepat tentang kegiatan UKM.
Dari Sisi Mahasiswa :
 Lebih mudah mengakses UKM secara online.
 Lebih mudah mendaftar UKM.
 Mahasiswa mendapat informasi lebih cepat tentang penelitiannya.

Dari sisi fakultas :

1. Lebih mudah mengelola UKM yang ada di Fakultas Teknik Universitas
Suryakancana.
2. Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawasan terhadap kegiatan
UKM.
3. Dengan kinerja UKM yang baik, maka secara otomatis akan
meningkatkan produktivitas kegiatan di Fakultas Teknik Universitas
Suryakancana.
4. Pengelolaan surat dari fakultas terhadap UKM akan lebih mudah.

Dari sisi UKM :

1. Jalur birokrasi pendaftaran UKM jauh lebih jelas.
2. Lebih mudah mengelola anggota UKM yang ada di Fakultas Teknik
Universitas Suryakancana.
3. Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawasan terhadap program
kerja UKM yang belum terealisasi.
4. Lebih mudah untuk melakukan dokumentasi terhadap kegiatan UKM.
 5. Dengan kinerja UKM yang baik, maka secara otomatis akan
meningkatkan produktivitas kegiatan di Fakultas Teknik Universitas
Suryakancana.
6. Mudahnya pertanggung jawaban dengan adanya otomasi laporan
pertanggung jawaban program kerja UKM
7. Pengelolaan surat dari UKM terhadap fakultas akan lebih mudah.

JADWAL PROYEK
Untuk mengerjakan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Unit Kegiatan
Mahasiswa di Fakultas Teknik Unversitas Suryakancana ini diperlukan waktu 145
hari kerja (untuk membangun sistem) ditambah 20 hari kerja (untuk maintenance /
perawatan sistem) ditambah 15 hari (untuk persediaan waktu tambahan perubahan
pekerjaan dan meeting). Total waktu yang disediakan untuk membangun
pembangunan proyek ini, dan mulai pembukaan proyek sampai dengan penutupan
proyek adalah 180 hari kerja. Adapun rincian lengkap kegiatan proyek tersebut,
beserta durasu waktu yang diperlukan adalah sebagai berikut.
No Gugus Tugas (Task) Durasi (Hari Mulai Selesai
Proyek Kerja)
1. Analisis dan Desain 20 Hari 01-03-2019 20-03-2019
Sistem
1.1 Menganalisa Sistem 5 Hari 01-03-2019 05-03-2019
Informasi Unit
Kegiatan Mahasiswa
(UKM) dengan
melakukan wawancara
kepada pihak yang
dituju.
1.2 Membuat Statement of 2 Hari 06-03-2019 07-03-2019
Purpose Membuat
Context Diagram.
1.3 Membuat DFD 2 Hari 08-03-2019 09-03-2019
Levelled.
1.4 Membuat Data 2 Hari 10-03-2019 11-03-2019
Dictionary.
1.5 Membuat Process 2 Hari 12-03-2019 13-03-2019
Specification.
1.6 Membuat ERD. 2 Hari 14-03-2019 15-03-2019
1.7 Dokumentasi analisis 5 Hari 16-03-2019 20-03-2019
dan desain sistem.
2. Desain Aplikasi. 10 hari 22-03-2019 31-03-2019
2.1 Membuat desain menu 3 Hari 22-03-2019 24-03-2019
aplikasi + form entri.
2.2 Membuat desain form + 4 Hari 25-03-2019 28-03-2019
form report.
2.3 Dokumentasi desain 3 Hari 29-03-2019 31-03-2019
aplikasi.
3. Programming. 60 Hari 01-04-2019 31-06-2019
3.1 Programming (back 30 Hari 01-04-2019 30-05-2019
end dan front end).
3.2 Dokumntasi program 30 Hari 01-05-2019 30-06-2019
(front end dan back
end).
4. Testing program 15 Hari 01-07-2019 15-07-2019
4.1 Melakukan test 5 Hari 01-07-2019 05-07-2019
terhadap program.
4.2 Melakukan catatan list 5 Hari 06-07-2019 10-07-2019
terhadap program.
4.3 Dokumentasi testing 5 Hari 11-07-2019 15-07-2019
prgram.
Instalasi program. 5 Hari 16-07-2019 20-07-2019
5.1 Setting infrastruktur & 3 Hari 16-07-2019 18-07-2019
software pendukung.
5.2 Instalasi program ke 2 Hari 19-07-2019 20-07-2019
komputer user.
6. Training user / SDM. 10 Hari 21-07-2019 30-07-2019
6.1 Melakukan pelatihan 10 Hari 21-07-2019 30-07-2019
kepada user.
7. Dokumentasi. 20 Hari 31-07-2019 19-08-2019
7.1 Desain spesifikasi 4 Hari 31-07-2019 03-08-2019
sistem.
7.2 Dokumentasi SOP. 4 Hari 04-08-2019 07-08-2019
7.3 Dokumen administrasi 4 Hari 08-08-2019 11-08-2019
proyek.
7.4 User & admin manual 4 Hari 12-08-2019 15-08-2019
+ Dok. Program.
7.5 Dokumen manajemen 4 Hari 16-08-2019 19-08-2019
proyek.
8. Maintenance. 30 Hari 19-08-2019 17-09-2019
8.1 Pemeliharaan dan 30 Hari 19-08-2019 17-09-2019
perbaikan sistem.
9. Administrasi. 10 Hari 18-09-2019 27-09-2019
9.1 Melakukan administrasi 10 Hari 18-09-2019 27-09-2019
proyek dan
mendokumentasikannya
 STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Berikut ini adalah diagram Struktur Organisasi Proyek Pembangunan Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat Fakultas Teknik Universitas Suryakancana.

DIREKTUR
Ai Musrifah, S.T.,
M.Kom.

PROJECT OWNER
Fuad Nasher, S.T.,
M.Kom.

PROJECT MANAGER
Aldio Aprisal
Lazuardi

DOCUMENTER
SYSTEM ANALYST DESIGNER PROGRAMMER TESTER ADMINISTRATOR
Aldio Aprisal
Sachril Razib M. Firaz F NIa Fatmala Egi Herdi
Lazuardi
Peran dan Tanggung Jawab

Peran dan tanggung jawab masing-masing personal atau kelompok dengan

mengacu pada Form Penugasan Tim Proyek (Project Team Assignment) adalah
sebagai berikut:

Project Manager/Manajer Proyek (Pimpinan Proyek):

 Membuat rencana kerja proyek

 Menugaskan dan memonitoring kerja tim proyek.
 Bertanggung jawab atas keberhasilan eksekusi proyek.
 Memastikan proyek dapat berjalan dengan sukses sesuai dengan jadwal.
 Mengadakan meeting proyek secara berkala.
 Membuat Progress Report.
 Menjembatani system analyst dengan desiner sehingga antara hasik analisis
sitem dan bentuk desain aplikasi sesuai dengan yang diharapkan.
 Menjembatani desainer dengan programmer sehingga desain baru yang dibuat
tidak menyulitkan tim programmer dalam membuat program.
 Melaporkan setiap kemajuan proyek dan hasil akhir proyek kepada pemilik
proyek.
 Membuat dokumentasi manajemen proyek yang dibantu oleh administrator.

System Analyst /Penganalisa Sistem:

 Melakukan anasisa sistem dengan cara wawancara dengan pihak yang

ditunjuk.
 Membuat Statement of Purpose.
 Membuat Context Diagram.
 Membuat DFD Levelled.
 Membuat Process Specification.
 Membuat ERD.
 Membuat Data Dictionary.
 Melaporkan setiap hasil pekerjaan kepada manajer proyek.
 Berdiskusi dengan manajer proyek mengenai langkah-langkah yang harus
ditempuh untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan Project Management
Plan.
 Bediskusi dengan desainer tentang aplikasi yang akan dibuat.
 Membuat dokumentasi analisis dan desain sistem dibantu oleh dokumentator

Designer / Pendesain (Pembuat Desain):

 Membuat desainer aplikasi (bentuk menu aplikasi, form, report, dll).

 Berdiskusi dengan penganalisis sistem tentang desain aplikasi agar sesusai
dengan yang diharapkan.
 Berdiskusi dengan programmer tentang maksud bentuk desain aplikasi yang
dibuat.
 Membuat dokumentasi desain aplikasi dibantu oleh dokumentator.

Programmer/ Pemrogram (Pembuat Program):

 Membuat program aplikasi sesuai dengan hasil analisis dan desain.

 Berdiskusi dengan desainer aplikasi dan analisis sistem agar program yang
dibuat sesauai dengan yang ditentukan.
 Memberikan usulan pada desainer dan analisis sistem bila memang diperlukan.
 Mengajukan pertanyaan kepada desainer dan system analyst untuk hal- hal
yang kurang jelas.
 Memperbaiki program berdasarkan hasil investigasi tester.
 Membuat dokumentasi program (back end & front end) dibantu oleh
dokumentator.

Tester/ Penguji:

 Melakukan test terhadap program aplikasi yang telah dibuat.

 Membuat list tentang hal-hal yang masih perlu diperbaiki.
 Memberi rekomendasi maupun usulan tentang solusi permasalahan yang
dihadapi.
 Membuat dokumentasi tentang hasil testing terhadap program aplikasi.
 Documentator/ Pendokumentasi:

 Membuat dokumentasi sistem (Desain Spesifikasi Sistem), berkoordinasi

dengan system analyst, designer dan programmer.
 Membuat dokumentasi SOP, berkoordinasi dengan system analyst.
 Mendokumentasikan manajemen proyek yang telah dibuat oleh manajer
proyek bersama administrator.
 Bekerja sama dengan administrator untuk membuat dokumentasi administrasi
proyek.

Adminsitrator:

 Melaksanakan administrasi proyek dari awal sampai akhir proyek.

 Membantu manajer proyek dalam membuat dokumen manajemen proyek.
 Mendokumentasikan arsip-arsip yang berkaitan dengan administrasi proyek
dan berkoordinasi dengan dokumentator.
 MANAJEMEN KOMUNIKASI

Perencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota

tim yang terlibat dalam pengerjaan proyek. Pembangunan Sistem Informasi Unit
Kegiatan Mahsiswa di Fakultas Teknik Universitas Suryakancana. Komunikasi
tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa dilakukan secara terbuka
dan informasi untuk memfasilitasi transfer pengetahuan (knowledge transfer) antars
semua pihak yang terlibat/berkepentingan. Untuk perencanaan komunikasi yang
bersifat formal, akan dicantumkan pada lampiran “A : Perencanaan Komunikasi
(Communication Plan)” yang menggambarkan komunikasi reguler yang dianggap
penting untuk mematikan adanya informasi yang tepat, keterlibatan, dukungan, dan
manajemen proyek yang efektif.

Persiapan Pertemuan (Meeting)

 Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya.

Pembahasan topik berdasarkan urutan kepentingan, dimulai dengan topik
yang mudah dan setiap topik diberikan alokasi waktu.
 Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu.
 Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan,
hadir dan berpartisipasi aktif dalam meeting.
 Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada
jalurnya dan efektif, sehingga tujuan meeting dapat tercapai.
 Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat
dokumentasi meeting dan mendistribusikannya dengan tepat.
 Meeting paling sedikit membahas topik berikut.
o Kemajuan proyek.
o Aktivitas yang akan segera dilakukan.
o Pembahasan ulang kontrol perubahan (changes control review).
 MANAJEMEN PERUBAHAN

Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan.
Untuk mengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur.
Prosedur untuk mengontrol perubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan
Prosedur Kontrol Perubahan (Changes Control Procedure).

Prosedur Kontrol Perubahan (Changes Control Procedure):

 Setiap modifikasi yang teah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan
biaya proyek harus mengacu pada prosedur berikut.
 Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan,
terutama untk perubahan yang akan memperngaruhi jadwal dan ruang lingkup
kerja.
 Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan/ Changes Request Form (CRF)
menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.

Pengajuan Perubahan

 Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal

(meeting regular) ataupun non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya).
 Mengisi Form Permintaan Perubahan/Changes Request Form (CRF) – (lihat
Lampiran B.1) - untuk diajukan sebagai usulan perubahan.
 Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan Changes Request Log – (lihat
Lampiran B.2).

Monitor Perubahan

 Apabila Form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai.

 Manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerja untuk
mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya
dalam meeting kemajuan proyek untuk disetujui.
 Kemajuan dalam kontro perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek.
Project Manager harus menandatangani Form Permintaan Perubahan/Changes
Request Form (CRF) apabila perubahan telah diselesaikan.
 Daftar Perintaan Perubahan/Changes Request Log akan di-review pada meeting
proyek untuk mengecek perubahan perubahan yang belum diselesaikan.

Keterangan selengkapnya mengenai Manajemen Perubahaan bisa dilihat pada

lampiran-B:

B.1 Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form).

B.2 Daftar Permintaan Perubahan (Changes Request Log).

LAMPIRAN A:

PERENCANAAN KOMUNIKASI (COMMUNICATION PLAN)

1. PERTEMUAN (MEETING)

JENIS PENANGGUNG
AGENDA WAKTU PARTISIPAN MASUKAN KELUARAN
PERTEMUAN JAWAB

Pertemuan -Membahas rencana Sekali, saat Manajer Proyek Seluruh 1. Perencanaan -Catatan
Pembukaan kerja dengan mengacu eksekusi anggota tim manajemen Pertemuan
kepada Perencanaan proyek proyek proyek (Mom) &
Manajemen Proyek pertamakali Rencana Kerja
Pertemuan -Membahas/review Regular Manajer Proyek Seluruh 1. Perencanaan -MoM &
Tim Proyek status dan kemajuan anggota tim manajemen Rencana Kerja
proyek dengan proyek proyek -Laporan
mengacu ke 2. Laporan Kemajuan
perencanaan Kemajuan kerja ( Kerja yang
manajemen proyek Project Progress disetujui
-Membahas rencana Report) &
kerja berikutnya
 dengan mengacu kelenngkapannya
kepada perencanaan :
manajemen proyek -Form/Catatan
-Memantau & Permintaan
mengontrol Perubahan
perubahaan yang
terjadi
-Me-review Rencana
Kerja(Action Plan)
yang telah dilakukan
Pertemuan -Transfer pengetahuan Sekali Manajer Proyek Seluruh 1. Rencana Kerja -MoM &
Penutupan -Membahas serah menjelang anggota tim 2. Laporan Rencana Kerja
terima proyek penutupan proyek Kemajuan Kerja -Rencana Kerja
proyek yang diperbarui
2. PELAPORAN

JENIS PENANGGUNG
ITEM WAKTU DISTRIBUSI MASUKAN KELUARAN
PELAPORAN JAWAB

Laporan -Status Mingguan, Manajer Proyek Seluruh -Tim Rapat Laporan

Kemajuan -Work Prgress Setiap hari anggota Tim -Form Kemajuan
Proyek - Selasa (bila Proyek Permintaan Proyek
(Project Detail/Achievement libur, maka Perubahaan (Project
Progress -Deliverable & digeser ke -Daftar Progress
Report ) Milestone hari Permintaan Report)
-Daftar berikutnya) Perubahaan
Permintaan
Perubahaan
Status Acara / -Undangan Mingguan, Manajer Proyek Seluruh -Tim Rapat Status Acara
Agenda Pertemuan dikirim anggota tim -Form/ Pertemuan
Pertemuan -Usulan Acara / minimal satu proyek catatan (Meeting
(Meetung agenda hari sebelum permintaan Agenda
Agenda Status) -Pekerjaan yang pertemuan perubahan Status)
belum diselesaikan tim proyek
 dan permintaan
perubahaan
-Laporan status
aktivitas
Catatan -agenda Setiap Manajer Proyek Pihak-pihak -pertemuan / Catatan rapat
Pertemuan -isu yang dibahas pertemuan & Tim terkait & rapat (MoM) &
(Minutes of -rencana kerja, (Regular, ad- peserta Rencana
Meeting) tanggal terget hoc) pertemuan/ Kerja
rapat

Dibuat Oleh

Nama : Aldio Aprisal Lazuardi

Jabatan : Manajer Proyek
Tanggal : 1 Maret 2019
 Disetujui Oleh

Nama : Fuad Nasher, S.T., M.Kom.

Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 1 Maret 2019
LAMPIRAN B:

Keterangan: Form ini dipakai/diisi pada saat melakukan control project

1. BENTUK FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST FORM)

No. Formulir :

Nama Proyek :

Manajer Proyek :

Bidang :

Nama Pengusul :

Tanggal :

Deskripsi Perubahan yang diusulkan / diinginkan:

..........................

Usul Diterima / Tidak ?

Bila tidak berikan alasan
..........................

Diajukan oleh : Disetujui Oleh:

Tanggal: Tanggal:
2. DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST LOG)

Nama Proyek :

Manajer Proyek :

Bidang :

No Form Deskripsi Permintaan Nama Pengusul Tanggal Usulan Tanggal Persetujuan

LAMPIRAN C:

1. STRUKTUR RINCIAN PROYEK:

STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN

(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa

Manajer Proyek : Aldio Aprisal Lazuardi

Bidang : Teknologi Informasi

NO GUGUS TUGAS (TASK) PROYEK

1. Analisis dan Desain Sistem
1.1 Menganalisa Sistem Informasi UKM dengan melakukan wawancara
kepada pihak yang dituju.
1.2 Membuat Statement of Purpose Membuat Context Diagram.
1.3 Membuat DFD Levelled.
1.4 Membuat Data Dictionary.
1.5 Membuat Process Specification.
1.6 Membuat ERD.
1.7 Dokumentasi analisis dan desain sistem.
2. Desain Aplikasi.
2.1 Membuat desain menu aplikasi + form entri.
2.2 Membuat desain form + form report.
2.3 Dokumentasi desain aplikasi.
3. Programming.
3.1 Programming (back end dan front end).
3.2 Dokumntasi program (front end dan back end).
4. Testing program
4.1 Melakukan test terhadap progra.
4.2 Melakukan catatan list terhadap program.
4.3 Dokumentasi testing prgram.
5. Instalasi program.
5.1 Setting infrastruktur & software pendukung.
5.2 Instalasi program ke komputer user.
6. Training user / SDM.
6.1 Melakukan pelatihan kepada user.
7. Dokumentasi.
7.1 Desain spesifikasi sistem.
7.2 Dokumentasi SOP.
7.3 Dokumen administrasi proyek.
7.4 User & admin manual + Dok. Program.
7.5 Dokumen manajemen proyek.
8. Maintenance.
8.1 Pemeliharaan dan perbaikan sistem.
9. Administrasi.
9.1 Melakukan administrasi proyek dan mendokumentasikannya

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Nama : Aldio Aprisal L Nama : Fuad Nasher, S.T., M.Kom

Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 1 Maret 2019 Tanggal : 1 Maret 2019
2. PENUGASAN TIM PROYEK:

PENUGASAN TIM PROYEK

(PROJECT TEAM ASSIGNMENT)

Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa

Bidang : Teknologi Informasi

Jabatan/Peranan Tanggung Jawab & Wewenang Nama

Project Manager  Membuat rencana kerja proyek Aldio Aprisal
 Menugaskan dan memonitoring Lazuardi
kerja tim proyek.
 Bertanggung jawab atas
keberhasilan eksekusi proyek.
 Memastikan proyek dapat berjalan
dengan sukses sesuai dengan
jadwal.
 Mengadakan meeting proyek
secara berkala.
 Membuat Progress Report.
 Menjembatani system analyst
dengan desiner sehingga antara
hasik analisis sitem dan bentuk
desain aplikasi sesuai dengan yang
diharapkan.
 Menjembatani desainer dengan
programmer sehingga desain baru
yang dibuat tidak menyulitkan tim
programmer dalam membuat
program.
  Melaporkan setiap kemajuan
proyek dan hasil akhir proyek
kepada pemilik proyek.
 Membuat dokumentasi
manajemen proyek yang dibantu
oleh administrator.

Analysis System  Melakukan anasisa sistem dengan Sachril Razib

cara wawancara dengan pihak
yang ditunjuk.
 Membuat Statement of Purpose.
 Membuat Context Diagram.
 Membuat DFD Levelled.
 Membuat Process Specification.
 Membuat ERD.
 Membuat Data Dictionary.
 Melaporkan setiap hasil pekerjaan
kepada manajer proyek.
 Berdiskusi dengan manajer proyek
mengenai langkah-langkah yang
harus ditempuh untuk
menyelesaikan proyek sesuai
dengan Project Management Plan.
 Bediskusi dengan desainer tentang
aplikasi yang akan dibuat.
 Membuat dokumentasi analisis
dan desain sistem dibantu oleh
dokumentator
Designer  Membuat desainer aplikasi Aldio Aprisal
(bentuk menu aplikasi, form, Lazuardi
report, dll).
 Berdiskusi dengan penganalisis
sistem tentang desain aplikasi agar
sesusai dengan yang diharapkan.
 Berdiskusi dengan programmer
tentang maksud bentuk desain
aplikasi yang dibuat.
 Membuat dokumentasi desain
aplikasi dibantu oleh
dokumentator.

Programmer  Membuat program aplikasi M. Firaz F.

sesuai dengan hasil analisis dan Nurjaman
desain.
 Berdiskusi dengan desainer
aplikasi dan analisis sistem agar
program yang dibuat sesauai
dengan yang ditentukan.
 Memberikan usulan pada
desainer dan analisis sistem
bila memang diperlukan.
 Mengajukan pertanyaan kepada
desainer dan system analyst
untuk hal- hal yang kurang
jelas.
 Memperbaiki program
berdasarkan hasil investigasi
tester.
  Membuat dokumentasi
program (back end & front end)
dibantu oleh dokumentator.

Tester  Melakukan test terhadap program Egi

aplikasi yang telah dibuat.
 Membuat list tentang hal-hal yang
masih perlu diperbaiki.
 Memberi rekomendasi maupun
usulan tentang solusi
permasalahan yang dihadapi.
 Membuat dokumentasi tentang
hasil testing terhadap program
aplikasi.

Dokumentator  Membuat dokumentasi sistem Nia Fatmala

(Desain Spesifikasi Sistem),
berkoordinasi dengan system
analyst, designer dan
programmer.
 Membuat dokumentasi SOP,
berkoordinasi dengan system
analyst.
 Mendokumentasikan manajemen
proyek yang telah dibuat oleh
manajer proyek bersama
administrator.
 Bekerja sama dengan
administrator untuk membuat
dokumentasi administrasi proyek.
Administator  Melaksanakan administrasi proyek Herdi
dari awal sampai akhir proyek.
 Membantu manajer proyek dalam
membuat dokumen manajemen
proyek.
 Mendokumentasikan arsip-arsip
yang berkaitan dengan
administrasi proyek dan
berkoordinasi dengan
dokumentator.

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Nama : Aldio Aprisal L Nama : Fuad Nasher, S.T., M.Kom

Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 1 Maret 2019 Tanggal : 1 Maret 2019
3. STRUKTUR RINCIAN PROYEK:

STRUKTUR RINCIAN PEKERJAAN

(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa

Manajer Proyek : Aldio Aprisal Lazuardi

Bidang : Teknologi Informasi

Gugus Tugas (Task) Tanggal Tanggal

WBS Durasi Predecessor
Proyek Mulai Selesai
1. Analisis dan Desain 20 01-03- 20-03-
Sistem Hari 2019 2019
1.1 Menganalisa Sistem 5 Hari 01-03- 05-03-
Informasi UKM dengan 2019 2019
melakukan wawancara
kepada pihak yang
dituju.
1.2 Membuat Statement of 2 Hari 06-03- 07-03- 1.1
Purpose Membuat 2019 2019
Context Diagram.
1.3 Membuat DFD 2 Hari 08-03- 09-03- 1.2
Levelled. 2019 2019
1.4 Membuat Data 2 Hari 10-03- 11-03- 1.3
Dictionary. 2019 2019
1.5 Membuat Process 2 Hari 12-03- 13-03- 1.4
Specification. 2019 2019
1.6 Membuat ERD. 2 Hari 14-03- 15-03- 1.5
2019 2019
1.7 Dokumentasi analisis 5 Hari 16-03- 20-03- 1.6
dan desain sistem. 2019 2019

2. Desain Aplikasi. 10 hari 22-03- 31-03-

2019 2019
2.1 Membuat desain menu 3 Hari 22-03- 24-03-
aplikasi + form entri. 2019 2019
2.2 Membuat desain form + 4 Hari 25-03- 28-03- 2.1
form report. 2019 2019
2.3 Dokumentasi desain 3 Hari 29-03- 31-03- 2.2
aplikasi. 2019 2019
3. Programming. 60 01-04- 31-06- 2
Hari 2019 2019
3.1 Programming (back 30 Hari 01-04- 30-05-
end dan front end). 2019 2019
3.2 Dokumntasi program 30 Hari 01-05- 30-06- 3.1
(front end dan back 2019 2019
end).
4. Testing program 15 01-07- 15-07-
Hari 2019 2019
4.1 Melakukan test 5 Hari 01-07- 05-07-
terhadap program. 2019 2019
4.2 Melakukan catatan list 5 Hari 06-07- 10-07- 4.1
terhadap program. 2019 2019

4.3 Dokumentasi testing 5 Hari 11-07- 15-07- 4.2

prgram. 2019 2019
Instalasi program. 5 Hari 16-07- 20-07-
2019 2019
5.1 Setting infrastruktur & 3 Hari 16-07- 18-07-
software pendukung. 2019 2019
5.2 Instalasi program ke 2 Hari 19-07- 20-07- 5.1
komputer user. 2019 2019
6. Training user / SDM. 10 21-07- 30-07-
Hari 2019 2019
6.1 Melakukan pelatihan 10 Hari 21-07- 30-07-
kepada user. 2019 2019
7. Dokumentasi. 20 31-07- 19-08-
Hari 2019 2019
7.1 Desain spesifikasi 4 Hari 31-07- 03-08-
sistem. 2019 2019
7.2 Dokumentasi SOP. 4 Hari 04-08- 07-08- 7.1
2019 2019
7.3 Dokumen administrasi 4 Hari 08-08- 11-08- 7.2
proyek. 2019 2019
7.4 User & admin manual 4 Hari 12-08- 15-08- 7.3
+ Dok. Program. 2019 2019
7.5 Dokumen manajemen 4 Hari 16-08- 19-08- 7.4
proyek. 2019 2019
8. Maintenance. 30 19-08- 17-09-
Hari 2019 2019
8.1 Pemeliharaan dan 30 Hari 19-08- 17-09-
perbaikan sistem. 2019 2019
9. Administrasi. 10 18-09- 27-09-
Hari 2019 2019
9.1 Melakukan administrasi 10 Hari 18-09- 27-09-
proyek dan 2019 2019
mendokumentasikannya
 Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Nama : Aldio Aprisal L Nama : Fuad Nasher, S.T., M.Kom

Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 1 Maret 2019 Tanggal : 1 Maret 2019

4. RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK:

RENCANA ANGGARAN BELANJA (RAB) PROYEK

Nama Proyek : Pembangunan Sistem Informasi Unit Kegiatan Mahasiswa

Manajer Proyek : Aldio Aprisal Lazuardi

Bidang : Teknologi Informasi

Dibuat Oleh : Sachril Razib

Tanggal : 1 Maret 2019

Wakt
Jumla
u Tarif Biaya Biay Tota
h
WB Gugus Tugas Tenag Tenag Tenag a l
Tenag
S (Task) Proyek a a a Lain Per
a
Kerja Kerja Kerja -lain Task
Kerja
(hari)
 1. Analisis dan Desain 20 3,5 jt 3,5
Sistem Hari jt
1.1 Menganalisa Sistem 5 Hari 500 rb 500
Informasi UKM rb
dengan melakukan
wawancara kepada
pihak yang dituju.
1.2 Membuat Statement 2 Hari 500rb 500
of Purpose Membuat rb
Context Diagram.
1.3 Membuat DFD 2 Hari 500 rb 500
Levelled. rb
1.4 Membuat Data 2 Hari 500 rb 500
Dictionary. rb
1.5 Membuat Process 2 Hari 500 rb 500
Specification. rb
1.6 Membuat ERD. 2 Hari 500 rb 500
rb
1.7 Dokumentasi 5 Hari 500 rb 500
analisis dan desain rb
sistem.
2. Desain Aplikasi. 10 2,5 jt 2,5
hari jt
2.1 Membuat desain 3 Hari 1 jt 1 jt
menu aplikasi + form
entri.
2.2 Membuat desain 4 Hari 1 jt 1 jt
form + form report.
2.3 Dokumentasi desain 3 Hari 500 rb 500
aplikasi. rb
3. Programming. 60 20 jt 20 jt
Hari
3.1 Programming (back 30 18 jt 18 jt
end dan front end). Hari
3.2 Dokumntasi program 30 2 jt 2 jt
(front end dan back Hari
end).
4. Testing program 15 2 jt 2 jt
Hari
4.1 Melakukan test 5 Hari 800 rb 800
terhadap program. rb
4.2 Melakukan catatan 5 Hari 600 rb 600
list terhadap rb
program.
4.3 Dokumentasi testing 5 Hari 600 rb 600
prgram. rb
Instalasi program. 5 Hari 2 jt 2 jt
5.1 Setting infrastruktur 3 Hari 1 Jt 1 jt
& software
pendukung.
5.2 Instalasi program ke 2 Hari 1 Jt 1 jt
komputer user.
6. Training user / 10 5 jt 5 jt
SDM. Hari
6.1 Melakukan pelatihan 10 5 jt 5 jt
kepada user. Hari
7. Dokumentasi. 20 5 jt 5 jt
Hari
7.1 Desain spesifikasi 4 Hari 1 jt 1 jt
sistem.
7.2 Dokumentasi SOP. 4 Hari 1 jt 1 jt
7.3 Dokumen 4 Hari 1 jt 1 jt
administrasi proyek.
7.4 User & admin 4 Hari 1 jt 1 jt
manual + Dok.
Program.
7.5 Dokumen 4 Hari 1 jt 1 jt
manajemen proyek.
8. Maintenance. 30 2jt 2 jt
Hari
8.1 Pemeliharaan dan 30 2 jt 2 jt
perbaikan sistem. Hari
9. Administrasi. 10 3 jt 3 jt
Hari
9.1 Melakukan 10 3 jt 3 jt
administrasi proyek Hari
dan
mendokumentasikan
nya
Lain-lain
Biaya bahan dan 1,5 1,5
pencetakan dokumentasi jt jt
Perubahan Analisa (bila 3 500 rb 500
diperlukan) rb
Perubahan Bentuk Design 3 500 rb 500
(bila diperlukan) rb
Penambahan Program (bila 7 2 jt 2 jt
diperlukan)
Biaya Cadangan 500 500
Operational rb rb
Biaya Cadangan Tak 500 500
Terduga rb rb
Biaya Finger Print & 1 jt 1jt
Infrastruktur lainnya
Sub-Total : 193 46.5 jt 3.5 50 jt
jt
PERENCANAAN Rp. 50.000.000,- (Lima Puluh juta Rupiah)
TOTAL

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Nama : Aldio Aprisal L Nama : Fuad Nasher, S.T., M.Kom

Jabatan : Manajer Proyek Jabatan : Pemilik Proyek
Tanggal : 1 Maret 2019 Tanggal : 1 Maret 2019