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PROCEDIMIENTOS DE FARMACIA

EN HOSPITAL REGIONAL RANCAGUA

Procedimiento Unidad de Farmacia en HRR


Calidad y Seguridad del Paciente Hospital Regional Rancagua
 
Código: SGC-PR-AM/APF 1.4.1
Fecha: 5 de Marzo de 2014
Procedimientos Unidad de Farmacia Versión: 0
en Hospital Regional Rancagua
Vigencia: 5 de Marzo de 2019
 
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1. OBJETIVO

Definir las normas interna del funcionamiento de la Unidad de Farmacia referente a


recepción, almacenamiento, dispensación y eliminación de los medicamentos.

Contribuir a la calidad y seguridad de los tratamientos farmacológicos de los


pacientes hospitalizados y ambulatorios del Hospital Regional Rancagua (HRR)

Objetivos específicos para:

A. Rotulado, Envasado y Re-envasado:

Rotular en forma correcta los medicamentos, permitiendo un adecuado manejo y


administración para resguardar la seguridad del paciente.

Optimizar el sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitaria.

B. Despacho de medicamentos:

Satisfacer al máximo posible, la demanda de medicamentos a los pacientes del HRR.

Garantizar un correcto y oportuno despacho de las recetas, asegurando la calidad de


la dispensación.

C. Sistema de Eliminación de medicamento:

Establecer el proceso de eliminar en forma segura los productos farmacéuticos


expirados,o que presenten deterioro físico y/o estén mal rotulados.

D. Reposición de stock mínimo de la unidad de Farmacia:

Reponer oportunamente los medicamentos en las diferentes áreas de las Unidad de


Farmacia(Central, CAE, Oncológica)HRR.

Satisfacer la demanda de los usuarios del HRR.

Recepcionar los medicamentos solicitados a la bodega de Farmacia.

2. ALCANCE

Unidad de Farmacia, bodega de farmacia y los Servicios Clínicos del Hospital


Regional Rancagua.

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3. DEFINICIONES

Medicamento: Toda sustancia natural o sintética o mezcla de ellas, que se destine a


la administración al hombre o a los animales, con fines de curación, atenuación,
tratamiento, prevención y diagnóstico de las enfermedades o de sus síntomas.

Nombre genérico: Denominación aceptada por la Organización Mundial de la Salud


(O.M.S), bajo los distintivos o siglas “Denominaciones Comunes Internacionales
(D.C.I)”, o en las Farmacopeas oficiales reconocidas en el país.

Forma farmacéutica: Forma o estado físico en el cual se presenta un medicamento


para facilitar su fraccionamiento, dosificación, administración o empleo.

Dosis Unitaria (D.U):Medicamento preparado especialmente para un paciente,


donde la dosis corresponde a la requerida por el paciente en una sola administración.

Re-envasado:El medicamento de forma farmacéutica sólida (comprimido, cápsula,


grageas, etc.) se acondiciona y se envasa nuevamente en dosis unitaria.

Blíster:Envase original del medicamento del laboratorio deorigen. Enla forma


farmacéutica, que viene sin identificación o rotulado unitario.

Stock mínimo: Corresponde la cantidad mínima de un medicamento que se puede


mantener en stock, para prevenir el desabastecimiento de este.

Kardex: Sistemas Automatizados de Dispensación de Medicamentos, son armarios


controlados electrónicamente.

SIPHAC: Sistema informático asociado al equipo Kardex desarrollado por Grifols


Chile S.A. que se utiliza para el ingreso de recetas de pacientes hospitalizados, de
alta y ambulatorio para la entrega de su terapia farmacológica.

PICKMAT: Sistema informático asociado al equipo Kardex desarrollado porGrifols


Chile S.A

Quimioterapia: medicamentos utilizados en enfermedades neoplásicas que tienen


como función impedir la reproducción desmedida de células neoplásicas, estos
medicamentos suelen denominarse citostáticos o citotóxicos.

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Eliminación: Procedimientos establecidos para dar de baja productos farmacéuticos
expirados o vencidos, en mal estado o sin rotulación adecuada.

4. RESPONSABLES

Jefe de Farmacia-Químicos Farmacéuticos: Es el responsable de la revisión y


supervisión del cumplimiento de los procedimientos indicados en este protocolo

Técnicos Paramédicos: Cumplir con lo descrito con cada uno de los


procedimientos, con el fin asegurar la atención y seguridad del paciente. Mantener
informado al QF de cualquiera anomalía detectada en los procesos descritos y
eventuales situaciones excepcionales ocurridas en el establecimiento.

Oficial Administrativo: Cumplir con lo descrito con cada uno de los


procedimientos, con el fin asegurar la seguridad del paciente. Mantener informado al
QF de cualquiera anomalía detectada en los procesos descritos y eventuales
situaciones excepcionales ocurridas en el establecimiento.

5.-DESARROLLO

5.1 Rotulación y Envasado de Medicamentos

El proceso se inicia en el momento que el Químico Farmacéutico entrega los


medicamentos, en su envase original al Técnico Paramédico, para iniciar el proceso
de envasado en dosis unitaria.

El Técnico Paramédico (T.P.) registra el medicamento de su envase original en el


libro “Registros de Medicamentos Dosis Unitaria (D.U); indicado la fecha de
preparación, nombre, dosis, serie, cantidad a envasar del medicamento y
laboratorio productor.

El Técnico Paramédico (T.P.) registra el medicamento de su envase original en el


libro “Registros de Etiquetas de Dosis Unitaria (D.U); indicado la fecha de
preparación, nombre, dosis, número de lote asignado por el área de producción,
fecha de vencimiento indicada por el laboratorio y cantidad a envasar. En la caja
original se anota el número de lote asignado.

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El T.P. realiza el proceso de colocar las letras en timbre de la maquina
reeenvasadora, para la escritura de la etiqueta del medicamento. En la etiqueta
anota el nombre, dosis, lote y fecha de vencimiento del medicamento.

El T.P. debe cortar los blíster del medicamento a reenvasar, sin dañar el sello
individual que encierra a los comprimidos.

Los comprimidos individuales de medicamentos deben ser envasados en bolsa


plástica, la que es rotulada y sellada por la maquina reenvasadora.

Las D.U se les realiza un control de calidad, donde se observa: el rotulado, sellado y
contenido del medicamento que fue reenvasado.

Las dosis unitarias de medicamentos deben ser despachadas a farmacia de atención


cerrada en bolsas de 100, 200 o 400 unidades (dependiendo de la rotación del
medicamento), rotuladas con el nombre del fármaco y cantidad en su interior.

Las D.U son entregadas a encargada de KARDEX para su ingreso al SIPHAC.

5.1.2 Almacenamiento de Medicamentos dispensados en Dosis Unitaria

Los medicamentos que se encuentran en dosis unitaria, deben ser almacenados en


su totalidad en el sistema de dispensación semiautomática KARDEX, previo ingreso
de las unidades a través del software SIPHAC. En los casos en que el stock sea
mayor a la capacidad del equipo, los medicamentos sobrantes deben ser
almacenados en el área de producción, en cajas de plumavit, en las bolsas rotuladas
con letra legible el nombre del medicamento y especificando la cantidadque contiene
cada bolsa.

5.2 DESPACHO DE MEDICAMENTOS

A. Farmacia Atención Cerrada:

1.-Las prescripciones de medicamento deben venir en receta de Atención Cerrada:


amarilla, colectiva, autocopiativa (Anexo Nº1) legible, de puño y letra, sin
abreviaciones de ningún tipo, con todos los datos demográficos del paciente
(Nombre paciente, RUT, ficha, etc.), nombre del medicamentos, su correspondiente
forma farmacéutica (oral, EV, IM), dosis, Nº de días y cantidad solicitada, y firma del
Médico solicitante. La receta debe incluir identificación del médico, ya sea por timbre
o de su puño y letra.

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2.- Los Servicios que dispongan receta digital, deberá agregar la identificación y
firma de médico del tratante.

3.- Receta Stock Mínimo con todos los datos solicitados para la reposición de
medicamentos pertenecientes al "Stock Mínimo " en las unidades o servicios críticos
definidos por la institución en el “Protocolo de mantención de stock mínimo de
medicamentos e insumos para unidades criticas HRR.

4.- Receta cheque para estupefacientes y psicotrópicos receta amarilla foliada para
benzodiazepinas.

5.- De lunes a viernes (hábiles) se despachan en forma diaria las recetas de todos
los servicios clínicos y pabellones, exceptuando los servicios: Psiquiatría,
Traumatología, Cirugía Infantil, y Urología los que han solicitado a la Unidad de
Farmacia la entrega de los medicamentos en forma diferente a la estipulada
anteriormente. Los viernes la receta debe ser emitida por 3 días para cubrir el fin de
semana. Para días festivos, la receta debe quedar prescita el día hábil anterior por
el número de días necesarios para cubrir tratamiento hasta el siguiente día hábil.

6.-Los TP o Auxiliares de los diferentes servicios clínicos son los encargados de


entregar las recetas de los pacientes hospitalizados a la Unidad de Farmacia, las que
son recibidas por personal de farmacia, los que anotarán en la “”hojas de recepción
de receta” Anexo 2donde se indica el día, nombre TP la hora de recepción cantidad
de receta hora de despacho y TP que retira.

7.- Las recetas son recibidas por el Técnico Paramédico de Farmacia, el que debe
revisar qué esta posea todos los datos requeridos, con el apoyo del Químico
Farmacéutico.

8.-En caso de haber objeciones estas deben ser devueltas al TP del servicio clínico
para que realice la gestión para la corrección de la receta.

9.-Las recetas que sean aceptadas en la Unidad de Farmacia de Atención Cerrada,


deben ser ingresadas inmediatamente una a una por el TP de Farmacia en el
Software SIPHAC, con el número de Rut queda individualizado elpaciente, se
ingresar el nombre del médico, servicio de origen y todas las prescripciones que ésta
posea dentro de nuestras competencias, luego de grabada ésta información, el
sistema arroja un numero de ingreso por receta, registrando los tres últimos dígitos
en la misma, con el propósito de agilizar el proceso de dispensación de
medicamentos.
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10.-Al ingresar las recetas en el software SIPHAC, estas son enviadas al software del
equipo KARDEX (PICKMAT) recetas que automáticamente son ordenadas por
servicios .Una vez en el KARDEX, las recetas del servicio seleccionado aparecen en
el equipo una a una, indicando el número asignado a está.

11.-La preparación de la receta por dosis unitaria es realizada por el TP desde el


equipo KARDEX, en bolsa plástica o de papel individualizada por paciente, quien
debe extraer la cantidad de medicamentos indicados y ubicados por el KARDEX,
posicionándolos sobre la receta que corresponda, repitiendo este proceso con todas
las recetas del servicio que fueron ingresadas. Posteriormente las bolsas
individualizadas son colocadas en las cajas semirrígidas de cada servicio.

12.- El TP del servicio, realiza el retiro de la caja de su servicio, quien previo retiro
debe verificar que las recetas contengan efectivamente los medicamentos prescritos
en ellas en la forma farmacéutica y cantidad adecuadas para corroborar y aceptar la
recepción conforme debe registrar en el reverso el nombre, rut y firma conforme.

B. Dispensación en la Farmacia Atención Abierta

1.- Los pacientes ambulatorios deben dirigirse a la Farmacia CAE, ubicada en el


primer piso del sector B, para el despacho de sus recetas, generada en la consulta
médica.

2.- Las recetas(blancas, cheques) o ADR (documento de admisión de recaudación)


Anexo 3, son digitadas por el oficial administrativo al sistema informático ANITA por
el período indicado por el médico.

3.- Si la receta es por períodos superiores a 30 días, los despachos se fraccionan


cada 30 días, hasta completar el periodo de tiempo indicado en la receta, con un
máximo de 90 días.

4.- Una vez digitada la receta el Técnico Paramédico procede a preparar las
prescripciones indicadas en la receta médica.

5.- Cada medicamento indicado deberá ir en un sobre blanco indicando con letra
legible el nombre del medicamento, la dosificación y frecuencia según prescripción
médica contenida en la receta.

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6.- En una canasta vacía el técnico paramédico deberá colocar los medicamentos y
dejar en el mesón para el despacho o dispensación al paciente o familiar.

7.- Se llamara al paciente por alta voz y se procederá a la entrega de los


medicamentos, además se le hace entrega de un comprobante con los
medicamentos pendientes (copia de receta de HRR) para el retiro del mes siguiente.

8.- El comprobante (copia de receta de HRR) indica la siguiente información:

• Datos del paciente (nombre, RUN, cuenta corriente, Nº ficha clínica)


• Servicio en cual fue atendido
• Fecha despacho
• Medicamentos a entregar
• Dosis y Frecuencia
• Cantidad entregada
• Fecha próxima despacho

9.- La ultima fracción de 30 días se le indica al paciente que debe solicitar hora de
control para que le prescriban una nueva receta o control médico.

C. Farmacia Oncológica

1.- Las recetas (Anexo 4) para la preparación de quimioterapia son entregadas a


farmacia oncológica por la enfermera de quimioterapia.

2.-Los medicamentos oncológicos que requieren o no preparación previa son


entregados a través de pasa materiales a la enfermera o TP de la sala de
quimioterapia; como también las recetas para el retiro de medicamentos oncológicos
de administración oral son entregados por el TP de la farmacia oncológica,a la
enfermera de quimioterapia, quien se los entregara al paciente.

3.- Las prescripciones para la preparación de las quimioterapias deben utilizar el


formato de receta de quimioterapia.

4.- El TP en la primera hora de la mañana entrega a través del pasa materiales


(transfer)en forma diaria, los medicamentos para la premedicación contabilizados en
todas las recetas de los pacientes del día.

5.- Posteriormente el TP entrega los medicamentos que requieran preparación


previa, individualizado por paciente en bandeja través de la pasa materiales
(transfer) a la sala de quimioterapia para su administración.
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5.3 Sistema de Eliminación de medicamento expirado, en mal estado o sin


rotulación adecuada

1.- La revisión de cada uno de los medicamentos es realizada por los TP en los
inventarios mensuales de cada área de la Unidad de Farmacia, si se detecta un
medicamento pronto a vencer, deberá ser registrado en el listado de los
medicamentos inventariados, con la fecha de vencimiento. El medicamento vencido
será retirado de la circulación el último día del mes de vigencia, si se encuentran
medicamentos en mal estado o mal rotulado se retirarán inmediatamente de
circulación, en ambos casos se debe descontar del registro del Kardex.

2.- No se podrá despachar un medicamento pronto a vencer si el tratamiento se


extiende más allá de la fecha en que expire el fármaco.

3.- El medicamento vencido se deposita transitoriamente en una caja de plumavit,


separado del resto de los medicamentos, rotulada como MEDICAMENTOS
VENCIDOS.

4.- Posteriormente El QF Jefe de Farmacia dará aviso por escrito al Jefe de su


Unidad, para su conocimiento y solicitará al Director del Establecimiento la
autorización para la baja del producto o los productos.

5.- A la solicitud de autorización de eliminación, se adjunta un informe que deberá


consignar: nombre del producto, forma farmacéutica, cantidad, motivo de la
eliminación y valorización.

6.- Los productos que sean eliminados se desecharan a través de la empresa


contratada para estos efectos, conforme a las especificaciones del REAS.

De los productos farmacéuticos sometidos a Control Legal:

El Químico Farmacéutico Jefe de Farmacia, solicitará la baja de los productos


controlados por escrito al Director del establecimiento.

1.- El Director del establecimiento enviará un Oficio dirigido al Director de la.


SEREMI de Salud de la Región O’Higgins, solicitando la baja de los medicamentos,
previo pago del arancel correspondiente.

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2.- En este Oficio de indicará: el nombre del medicamento, forma farmacéutica, la
cantidad de medicamento y el motivo de la baja.

3.- La SEREMI enviará al inspector de Farmacia para formalizar la baja en los libros
de los medicamentos controlados.

4.- El Inspector constatará la existencia física de los productos sujetos a control


legal, en mal estado para posterior emisión de la resolución que formalizará la baja
de los medicamentos, firmando los libros de existencia para constancia.

5.- En esta visita el Inspector levanta un Acta del proceso.

6.- Posteriormente llega a la Farmacia la Resolución para su archivo.

7.- Con este documento se procede a la eliminación física de los productos. Dicha
destrucción se debe realizar en presencia de la SEREMI.

CONSIDERACIONES

- Es importante que los servicios clínicos revisen en forma constante la vigencia de


los medicamentos de los stocks, para evitar pérdidas de ellos por vencimiento.

- En la Unidad de Farmacia, se aceptaran canjes de productos con dos meses de


antelación, al vencimiento de los medicamentos, la entrega anticipada permite que
estos, puedan ser utilizado en otro servicio.

-En lo Servicios Clínicos que detecten medicamentos vencidos, mal rotulados o


deteriorados deben ser enviado con un memo a la Jefa de farmacia indicando la
cantidad de cada uno de los medicamentos para su canje.

5.4 Sistema de reposición del stock mínimo de la Unidad de Farmacia:


En el establecimiento existen tres sistemas de adquisición de medicamento,
adicional a las compras por Cenabast, por lo tanto el stock mínimo del Hospital
Regional Rancagua se estableció dependiendo del sistema de adquisición para
cada uno de los medicamentos, como se indica:

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1.- Stock mínimo de productos en Contrato de Suministro: es el resultado de la
división de la cantidad mensual/4 (número de semanas estándar del mes), esto es,
cantidad de producto suficiente para abastecer una semana, desde la generación de
la orden de compra hasta el envío al proveedor de la misma.

2.- Stock mínimo de productos en Convenio marco: es el resultado de la


división de la cantidad mensual/4 (número de semanas estándar del mes), esto es,
cantidad de producto suficiente para abastecer una semana, desde la generación de
la orden de compra hasta el envío a proveedor de la misma.

3.- Stock mínimo de productos para licitar mensualmente: es el resultado de la


división de la cantidad mensual/2 (número de semanas para iniciar el proceso de
compra), esto es, cantidad de producto suficiente para abastecer dos semanas,
desde la generación de la licitación hasta el envío de la orden de compra al
proveedor.

La Unidad de Farmacia cada año realiza una programación anual de


medicamentos; La unidad de Contrato de Suministro realiza las adquisiciones en
forma mensual, de acuerdo al stock existente en la bodega de farmacia, en relación
al stock mínimo definido

6.- Registros

• Libro de Registros de Medicamentos Dosis Unitaria (D.U)


• Libro de Registros de Etiquetas de Dosis Unitaria (D.U)
• Resolución Exenta de autorización de eliminación de medicamento
• Programación Anual de medicamento
• Programación Stock mínimo de medicamento

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Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Retención Disposición
Libro de Sala Químico Por fecha 4 años Después de
Registros de preparaciones Farmacéutico 4 años se
Medicamentos no estéril en Encargado elimina
Dosis Unitaria Unidad
Farmacia
Libro de Sala Químico Por fecha 4 años Después de
Registros de preparaciones Farmacéutico 4 años se
Etiquetas de no estéril en Encargado elimina
Dosis Unitaria Unidad
Farmacia
Receta Archivador en Secretaria Por fecha y 5 años Después de
cada una de las por unidad 5 años se
áreas de la critica. elimina
Unidad
Farmacia y en
Bodega de
farmacia
Programación Computador Químico Planilla 2 años Después de
Anual de Jefa de Farmacéutico Excell 2 años se
medicamento farmacia, Jefa Jefe Unidad elimina
de Contrato de
Suministro y
Encargada de
Bodega
Programación Computador Químico Planilla 2 años Después de
Stock mínimo de Jefa de Farmacéutico Excell 2 años se
medicamento farmacia, Jefa Jefe Unidad elimina
de Contrato de
Suministro y
Encargada de
Bodega

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7. Indicador

INDICADOR % de recetas despachadas


completas en la farmacia CAE
TIPO DE INDICADOR Proceso
FORMULA (Nº de recetas despachadas completas / Nº
total de recetas despachadas farmacia CAE) X
100
FUENTE DE INFORMACIÓN Recetas despachadas
UMBRAL DE CUMPLIMIENTO Mayor o igual 90%
PERIOCIDAD DE LA Trimestral
EVAULACIÓN
RESPONSABLE Jefe Unidad de Farmacia

8. Referencias
Arsenal Farmacológico Hospital de Rancagua
Código Sanitario, última versión octubre del 2011.
Formulario Nacional de Medicamentos
Decreto Supremo 466 artículos 34 y 38 del Ministerio de Salud

9. REVISIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Tipo Aprobación


05 de Marzo de Se libera para su uso Director
2014

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10. ANEXOS

1. Recetas Atención Cerrada

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2. Planilla

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3. Recetas atención abierta

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4. Receta farmacia oncológica

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