Anda di halaman 1dari 5

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Dokumen puskesmas merupakan data menejemen puskesmas, sehingga data
maupundokumen puskesmas wajib dikelola secara baikagar tidak sampai tercecer.
Untuk memudahkan didalam pengelolaan dokumen penting ditentukan sistem
pengendalian dokumen agar memudahkan didalam pengelolan, penyimpadan dan
pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya,sebagai pedoman didalam pengelolaan
dokumen dipuskesmas, baikdokumen yang berkaitan dengan dokumen
administrasipuskesmas maupun dokumentasi akreditasi puskesmas, oleh karna itu
sebagai acuan didalampengelolaan dokumen maka wajib disusun pedoman
pengendalian dokumen puskesmas.
Pengen dalian dokumen dalah legiatan pengelolaan dan pengendalian
dokumensystem menejemen mutu yang mencangkup pembuatan,distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/ metode yang diatur dalam
prosedurini.
Dokumen terkendali adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di update/
diperbaharuisecara berkala sesuai perubahan- perubahan yang terjadi selama
pemakaiannya.
BAB II
RUANG LINGKUP
A. Definisi
1. Pengendalian dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian
dokumen- dokumen system manejemen mutu yang mencangkup pembuatan,
disteribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/ metode yang
diatur dalam prosedurini.
2. Dokumen terkendali adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di update/
diperbaharui secara berkala sesuai perubahan yang terjadi selama
pemakaiannya.
3. Dokemen tidak terkendali adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan
tidak di update/ diperbaharui dan karenanya tidak diperuntukkan sebagai
acuan kerja.
4. Dokumen tidak berlaku adalah dokumen dengan status kadaluarsa artinya
adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
5. Manual mutu adalah dokumen system menejemen yang memuat ketentuan-
ketentuan/ persaratan- persaratan/ kebijakan- kebijakan yang digunakan
sebagai acuan umum dalam menjalankan operasional operasional.
6. prosedur kerja adalah dokumen system menejemen mutu yang mengatur/
mengkoordinasi kegiatan/ prosedur pelayanan secara lintas pungsi agar di
capai sasaran dan persaratan yang telah ditetapkan
7. prosedur umum adalah prosedur kerja yang perlaku secara umum/ berlaku
untuk semua sup unit/ bagian
8. intruksi kerja adalah sistem menejemen mutu yang merupakan petunjuk kerja
intruktif yang menjelaskan uruan- urutan kerja secara pesifik dan terperinci
9. program pendukung adalah termasuk dokumen system mutu dalam bentuk
jadwal kegiatan – kegiatan yang memuat rencana aktifitas untuk mendukung
pelaksanaan system menejemen mutu
10. dokumen internal terkait adalah dokumen yang diterbitkan oleh puskesmas
yang terkait dengan system menejemen mutu misalnya surat keputusan (SK)
kepala puskesmas,visi misi puskesmas bagan alur dan pelayanan lain-lain
11. dokemen eksternal adalah dokumen yang bukan diterbitkasn puskesmas yang
terkait dengan sistem menejemen mutu misalnya SK mentri kesehatan SK
pemerintah daerah,buku refrensi
B. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS
1. Tujuan umum
Tersedianya panduan pengendalian dokumen bagi unit layanan dan upaya
puskesmas karang pule
2. Tujuan khusus
1) Menetapkan,memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua
dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem menejemen
mutu di puskesmas karang pule
2) Memastiakan semua dokumen yang berhubungan dengan menejemen mutu
puskesmas karang pule telah dikaji dan disetujui secara memadai.
C. Sasaran
1. Penanggung jawab unit layanan puskesmas
2. Penanggung jawab upaya puskesmas
3. Pelaksana program
4. Pelaksanan kegiatan
D. Penetapan jenis dokumen
1. Penanggung jawab menejemen mutu menetapkan dokumen- dokumen (dokumen
terkendali yaitu:
 Manual mutu prosedur umum
 Prosedur umum
 Prosedur kerja
 Instuksi kerja
 Daftar tilik
2. Penanggung jawab menejemen mutu menetapkan masa berlaku dokumen adalah 5
tahun
BAB III
TATA LAKSANA
A. Penerapan Pengendalian Dokumen Di Puskesmas Karang Pule
1. Pengesahan Dokumen
Setiap dokumen yang dibuat harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan
dan personil yang berwenang sebagai berikut:
No Jenis Disiapkan Diperiksa Disahkan
Dokumen
1 Manual Mutu Peananggung Penanggung Jawab Kepala
Jawab Admin Manajemen Mutu Puskesmas
2 Prosedur Penanggung Penanggung Jawab Kepala
Umum Jawab Admin Manajemen Mutu Puskesmas
3 Prosedur Penanggung Penanggung Jawab Kepala
Kerja jawab UKM dan Manajemen Mutu Puskesmas
UKP
4 Instruksi Penanggung Penanggung Jawab Kepala
Kerja Jawab Admin Manajemen Mutu Puskesmas
5 Daftar Tilik Penanggung Penanggung Jawab Kepala
Jawab UKM dan Manajemen Mutu Puskesmas
UKP

2. Pemberian Identitas Dan Penomoran Dokumen


a. Setiap dokumen pada poin ke-1 langsung memiliki bagian yang merupakan
identitas dokumen, berisi:
 Logo pemerintah kota mataram dan tulisan puskesmas karang pule
 Nama/judul dokumen
 Nomor kode
 Nomor revisi
 Tanggal berlaku
 Halaman
 Penanggug jawab (di siapkan, diperiksa dan disahkan)
b. Judul terdiri dari manual mutu, prosedur (prosedur umum), prosedur kerja dan
Daftar titik.
c. Tata cara penomoran manual mutu PKM C/MM/I/2016, PKMC adalah
singkatan dari Puskesmas Karang pule, MM adalah Manual Mutu dan 2016
adalah tahun penerbitan.
d. Tata cara penomoran SOP: No/Program/PKM C/Bulan (angka romawi)/tahun
e. Tata cara penomoran SK: No/ADM/PKM C/Bulan (angka romawi)/tahun
f. Nomor revisi merupakan urutan revisi sejak pertama kali di terbitkan.
g. Tanggal berlaku adalah tanggal dokumen itu diberlakukan/ diterbitkan
h. Halaman diisi nomor halaman dan jumlah halaman dalam dokumen tersebut.
i. Untuk format monitoring dan evaluasi disiapkan oleh masing-masing
penanggung jawab, dikoreksi oleh pengendali mutu dan disetujui oleh kepala
puskesemas
j. Untuk format penunjang, disiapkan oleh pelaksana program kemudian ditanda
tangani penanggung jawab dan kepala puskesmas
3. Penerbitan dokumen
a. Setiap akan diterbitkan atau direvisi, suatu dokumen terlebih dulu harus
dibicarakan dengan petugas yang bersangkutan berkaitan dengan pelaksanaan
dan pengendalian dokumen tersebut.
b. Setelah mendapat pengesahan/persetujuan, dokumen diperbanyak dan
didistribusikan oleh penanggung SIP kepada semua puhak yang
berkepentingan
c. Sub unit/ bagian yang menerima distribusi salinan dokumen harus
menandatangani formulir tanda bukti penerima dokumen. Dokumen asli
disimpan dalam arsip khusus oleh penanggung jawab Mutu.
d. Bila akan dilakukan pinjaman dokumen, maka orang yang akan meminjam
dokumen harus mencatat di buku pinjaman dokumen dengan persetujuan
penanggung jawab mutu.
e. Salinan dokumen diberi cap terkendali dengan tinta cap warna biru agar
mudah dikenal dan menunjukkan dokumen tersebut berlaku.
4. Penerbitan ulang dokumen
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang, termasuk manual mutu, jika:
 Mengalami revisi
 Terjadi perubahan system mutu
 Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
 Ada perubahan teknologi
 Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksana tugas
b. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama yang bersangkutan ditarik dengan
buku penarikan dokumen dicap kadaluarsa
5. Perevisian dokumen
a. Sesuai jenis dokumen, dapat diajukan permohonan revisi oleh peninjau
dokumen terkait, dengan menggunakan buku revisi.
b. Setelah disetujui, kemudian dapat dilakukan revisi dokumen
c. Berikut peninjau dokuemn dan yang menyetujui.
Jenis Dokumen Peninjau Menyetujui

Manual Mutu Peananggung Jawab Kepala


Manajemen Mutu Puskesmas
Prosedur Penanggung Jawab Admin Kepala
Umum Puskesmas
Prosedur Kerja Penanggung jawab UKM dan Kepala
UKP Puskesmas
Instruksi Kerja Penanggung Jawab Admin Kepala
Puskesmas
Daftar Tilik Penanggung Jawab UKM dan Kepala
UKP Puskesmas