JURNAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT. ADI JAYA

Mitha Putri Pratama

31116147

Universitas Serang Raya

Taman Dranong Serang, Jl. Raya Cilegon No.KM. 5, Drangong, Kec. Taktakan, Kota Serang,
Banten 42116

Fakultas Ekonomi Dan Bisnis; Program Studi Akuntansi

ABSTRACT

The research was conducted at PT.DIS which is engaged in aluminum production and
distribution. The current payroll system by the company is still less effective, where the
company has used the machine as a Check Hour for employees absent by doing it
computerized and salary recapitulation data to Microsoft Excel. In addition, Microsoft Excel
has not been able to provide an employee database and there is no limit to the use of
passwords to access the computer used to do the computer used to calculate employee
salaries. By looking at these problems, it will be an evaluation procedure and payroll
document. This form evaluation will get some weaknesses that the company will use the
system. By knowing this, knowing this weakness, it will be easy to find solutions, namely by
manual to computerized accompanied by making employees and equipped with restructuring
database access. With a new payroll system, it is expected to be able to help PT .ADI JAYA
in process employee payroll. So that it can provide accurate payroll information accurately
and can also support the company in terms of decision making.

Keywords: System, Payroll, Employee.

 ABSTRAK

Penelitian dilakukan pada PT.DIS yang bergerak di bidang produksi dan distribusi
alumunium. Sistem penggajian oleh perusahaan saat ini masih kurang efektif, dimana
perusahaan sudah menggunakan mesin sebagai Jam Periksa karyawan absen dengan
melakukannya secara komputerisasi dan data rekapitulasi gaji ke Microsoft Excel. Selain itu,
di Microsoft Excel belum dapat menyediakan database karyawan dan tidak ada batasan
penggunaan kata sandi akses ke komputer yang digunakan untuk melakukan ke komputer
yang digunakan untuk melakukan perhitungan karyawan gaji Dengan melihat masalah-
masalah ini, itu akan menjadi prosedur evaluasi dan dokumen penggajian. Bentuk ini evaluasi
akan diperoleh beberapa kelemahan bahwa perusahaan akan menggunakan sistem. Dengan
mengetahui ini, mengetahui ini kelemahannya, akan mudah mencari solusi, yaitu dengan
manual hingga komputerisasi disertai dengan pembuatan karyawan dan dilengkapi dengan
restrukturisasi akses basis data. Dengan sistem penggajian yang baru, diharapkan dapat
membantu PT.ADI JAYA dalammemproses penggajian karyawan. Sehingga dapat
memberikan informasi penggajian yang tepat secara akurat dan juga dapat mendukung
perusahaan dalam hal pengambilan keputusan.

Kata kunci: Sistem, Penggajian, Karyawan.

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Suatu perusahaan pada saat didirikan mempunyai tujuan yang berbeda, namun pada
umumnya tujuan perusahaan adalah mendapatkan laba atas hasil usaha yang dijalankan.
Seiring dengan berkembagnya perusahaan yang dibutuhkan lebih banyak tenaja kerja untuk
menunjang kegiatannya. Namun terkadang ditemui kesulitan untuk mencari tenaga kerja
yang berkualitas karena harus mempertimbangkan kesejahteraan dan upah yang kompetitif
dalam perusahaan lain.
 Gaji adalah salah satu hal yang penting bagi setiap karyawan yang bekerja dalam suatu
perusahaan, karena dengan gaji yang diperoleh seseorang dapat memenuhi kebutuhan
hidupnya atau balas jasa dalam bentuk uang yang diterima tenaga kerja berdasarkan
kesepakatan yang telah ditentukan sebelumnya. Pengertian gaji dapat dilihat dari pernyataan
Hasibuan (2002) yang menyatakan bahwa “Gaji adalah balas jasa yang dibayar secara
periodik kepada karyawan tetap serta mempunyai jaminan yang pasti” (Pasal. 118).

Prosedur pengupahan dan penggajian yang baik seharusnya dijalankan dengan efektif.
Utuk itu maka diperlukan informasi yang relevan sebagai sarana komunikasi yang nantinya
dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bagi pihak yang berkepentingan. Informasi
merupakan kebutuhan utama manajemen dalam melaksanakan fumgsi-fumgsinya.
Manajemen membutuhkan banyak informasi agar dapa bekerja secara efektif dan efisien.
Informasi yang banyak tersebut tidak mungkin ditampung seluruhnya oleh manjemen. Untuk
itu diperlukan suatu sistem yang dapat mendukung kebutuhan manajemen dalam mengelola
perusahaan yaitu sistem informasi akuntansi.

Sistem Informasi Akuntansi merupakan salah satu sarana untuk melakukan pengendalian
terhadap prosedur pengupahan dan penggajian agar pelaksaannya dapat bejalan sesuai
rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan adanya sistem informasi
akuntasi yang baik diharapkan dapat menghindari penyimpangan-penyimpangan yang terjadi
dalam perusahaan. Oleh sebab itu sistem informasi akuntansi mempunyai hubungan yang erat
dalam sistem pengupahan dan penggajin.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian sistem

Menurut Mulyadi (dalam Devi Lestari : 2014 : 23) Sistem pada dasarnya adalah
sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama
untuk mencapai tujuan tertentu.
 Menurut James A. Hall (2001 : 5) Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih
komponen-komponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistem subsistem yang
bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose).”

Karakteristik Sistem

Menurut Jogiyanto (dalam Muhammad Ilham : 2013 : 12 ) Suatu sistem

mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu :

1. Komponen-komponen (components) Komponen-komponen satu sistem dapat berupa

suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem yang mempunyai sifat dari sistem
yang menjalankan fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara
keseluruhan.
2. Batasan Sistem (boundry) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara
suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (environment) Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar
batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem (interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung
antara suatu subsistem dengan subsistem yang lain untuk berinteraksi membentuk
satu kesatuan.
5. Masukan Sistem (input) Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem.
Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
(signal input).
6. Keluaran Sistem (output) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
7. Pengolah Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang
akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran sistem. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran
(objectives). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan
sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

2.2 Pengertian Informasi

Menurut Jogiyanto Hartono (2005) “informasi adalah data yang di olah menjadi
bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya”. Kualitas dari suatu informasi
(quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate),
tepat waktu (timeliness), dan relevan (relevance).

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Jogianto (dalam Zulnalis : 2016 : 206), “Sistem Informasi didefinisikan oleh
Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis: adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang digunakan”.

2.4 Karyawan

Menurut Hasibuan (dalam Suginam dkk. : 2017 : 344) karyawan adalah setiap
orang yang bekerja dengan menjual tenaganya (fisik dan pikiran) kepada suatu perusahaan
dan memperoleh balas jasa yang sesuai dengan perjanjian. Sedangkan menurut kamus
besar bahasa indonesia karyawan merupakan orang yang bekerja pada suatu lembaga
(kantor, perusahaan) dengan mendapatkan gaji (upah).

2.5 Pengertian Gaji dan Upah

Gaji dan upah merupakan hak yang dituntut oleh setiap tenaga kerja pada perusahaan,
perusahaanpun harus memenuhi kewajibannya untuk memnuhi hak para pekerja karena
mereka telah berjasa dalam proses produksi. Gaji dan upah sama-sama balas jasa yang
diberikan perusahaan kepada tenaga kerja, namun kedua hal ini berbeda. Upah adalah
kompensasi dalam bentuk uang yang dibayarkan berdasarkan jumlah waktu yang digunakan
untuk bekerja, sedangkan gaji adalah kompensasi dalam bentuk yang dibayarkan karena
seseorang melaksanakan tanggung jawab dalam pekerjaan.

Bagi karyawan gaji dan upah merupakan bentuk penghagaan atas pekerjaandan prestasi
kerjanya, selain itu merupakan salah satu motivasi bagi mereka. Sedangkan bagi perusahaan
gaji dan upah merupakan beban untuk menghasilkan laba sehingga pengelolaannya harus
dilakukan sedemikian rupa agar tetap efektif dan efesien. Penggajian adalah suatu
penerimaan sebagai imbalan dari pengusaha kepada tenaga kerja untuk suatu pekerjaan atau
jasa yang telah dilakukan, dinyatakan atau dinilai dalam bentuk uang yang ditetapkan
menurut suatu persetujuan atau perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja termasuk
tunjangan baik untuk pekerja sendiri maupun keluarga.
 2.6 Pengertian Sistem Penggajian

Sistem pengajian adalah mengembangkan sekumpulan prosedur yang memungkin

perusahaan untuk menarik, menahan dan memotivasi staf yang diperlukan, serta untuk
mengendalikan biaya pembayaran gaji. Karena tidak ada satu pola yang dapat digunakan
secara universal maka prosedur ini harus disesuaikan dengan kebijakan gaji tiap-tiap
organisasi, dan hendaknya didasar atas kebijakan yang dianggap adil.

Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur yang terdiri dari sebagai
berikut:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini
diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan mengunakan daftar hadir pada pintu
masuk kantor adninistrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir karyawan ini diselenggarakan
untuk menentukan gaji dan upah karyawan.

2. Prosedur pencatat waktu kerja

Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatat waktu kerja
diperlukan bagi karyawan yang berkerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya
dan upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika
misalnya seorang karyawan pabrik hadir ke perusahaan selama 7 jam dalam suatu hari kerja,
jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang
dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga
kerja langsung kepada produk yang diproduksi.

3. Prosedur pembuatan daftar gaji

Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah
karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat
keputusan mengenai pengankatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat,
pemberhentian karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
 4. Prosedur distribusi biaya gaji

Dalam prosedur ditribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada
departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja
ini dimaksud untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.

5. Prosedur pembayaran gaji

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi
akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek
guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke
bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan
banyak. Pembagian amplop dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah
kepada karyawan.

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Metode Penelitian

Metode penelitian adalah cara-cara untuk mendapatkan segala informasi yang dibutuhkan
dalam penyusunan, dan untuk itu digunakan beberapa metode penelitian :

1. Penelitian Lapangan (Field Research) Penelitian ini penulis lakukan langsung di

lapangan dengan menganalisa masalah terhadap objek gang telah dipilih. Dalam hal ini
penulis mendahulukan penelitian (peninjauan) langsung ke PT.ADI JAYA Kecamatan
Gembor Kabupaten Batu Gede

2. Wawancara Selanjutnya melaksanakan wawancara dengan pihak yang

bersangkutan dan observasi sehingga diperoleh data yang diperlukan dalam penulisan
laporan kerja praktek.

3. Penelitian Kepustakaan (Library Research) Penulis mengumpulkan jurnal, artikel dan

data dari buku-buku yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas.
 3.2 Metode Analisa dan Perancangan Terstruktur

A. Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan langkah awal dari analisis struktur dan level teratas dari
diagram arus data dan merupakan penggambaran sistem secara garis besar. Diagram
konteks menggambarkan hubungan aliran-aliran data kedalam dan keluar sistem atau
entitas-entitas yang terletak diluar sistem (output) atau menerima data dari sistem
tersebut (input). Satu hal yang perlu diperhatikan, diagram konteks hanya menggunakan
satu lingkungan proses yang mewakili proses dari semua sistem (Rifky Sahib Nugraha
2009:54).

B. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) juga di kenal sebagai model proses (process model)
merupakan sebuah teknik analisis yang digunakan untuk menggambarkan aliran input
dalam sebuah sistem (sekumpulan proses) serta output yang dihasilkan. DFD
menggambarkan apa yang terjadi dalam sebuah sistem. Lebih mudah untuk melihat gambar
dan memahami isinya dibandingkan dengan membaca banyak dokumen yang menerangkan
sebuah sistem. Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan
proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual
maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble
diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. (Rifky Sahib Nugraha
2009:54).

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Analisis Data

Dalam melakukan prosedur penggajian, PT. ADI JAYA masih menggunakan

menggunakan Microsoft Excel untuk mengelola data-data keuangan perusahaan.
Permasalahan yang timbul selama menggunakan Microsoft Excel adalah penginputan data
kartu jam kerja (kartu check clock) dan data rekapitulasi gaji karyawan secara manual ke
Microsoft Excel. Dalam melakukan penginputan tersebut tentunya rawan sekali untuk dapat
terjadinya faktor kesalahan dalam memasukan data ke Microsoft Excel, oleh karena itu,
peneliti akan membuat suatu software penggajian yang dapat menggantikan penginputan
manual ke sistem secara terkomputerisasi. Sehingga diharapkan, data yang dihasilkan bisa
menjadi akurat. Selain itu juga, didalam Microsoft Excel yang digunakan oleh PT. ADI
JAYA tidak dapat menyediakan Database karyawan, mengingat jumlah karyawan PT. ADI
JAYA sangat banyak, yaitu sekitar 2700 orang. Hal ini tentu saja pemakaian Database
karyawan dirasa sangat perlu sekali yang berguna untuk mendukung kegiatan operasional
perusahaan. Oleh karena itu, peneliti akan membuat Database karyawan yang terintegrasi
langsung didalam software penggajian yang akan dibuat, sehingga permasalahan tersebut bisa
diatasi dengan software penggajian ini.

Selain itu juga, tidak ada batasan access terhadap komputer yang digunakan dalam
melakukan perhitungan penggajian. Sehingga dapat membuat pihak lain yang tidak
berwenang dapat mengakses komputer tersebut. Oleh karena itu, bentuk pengendaliannya
adalah dengan memberikan password terhadap software penggajian, sehingga pihak lain yang
tidak memiliki wewenang akan sistem penggajian, tidak memiliki access.

Permasalan selanjutnya adalah, perusahaan masih menggunakan mesin check clock.

Kelemahan dari sistem ini adalah dapat terjadinya kecurangan yang disengaja dalam
melakukan pengabsenan karyawan yang telat oleh karyawan yang lain. Oleh karena itu,
peneliti menyarankan untuk menggunakan sistem finger print dalam hal absensi karyawan.
Selain permasalahan tersebut, evaluasi terhadap dokumen yang digunakan untuk menjalankan
prosedur penggajian pada perusahaan ini sudah cukup baik, dapat mencakup informasi dan
data yang diperlukan dalam menghasilkan laporan penggajian. Akan tetapi, dokumen yang
dihasilkan dari proses penggajian tersebut, terdiri dari banyak rangkap. Sehingga tidak efisien
dalam hal pemberian informasi penggajian antar departemen. Oleh karena itu, dengan adanya
sistem yang baru ini, akan dilakukan pengurangan rangkap dokumen (paper less) tanpa
mengurangi essence informasi yang ada serta banyak aktifitas input dalam verifikasi data
akan dihilangkan karena sudah terintegrasi langsung dengan sistem.

4.2 Pembahasan

Dengan adanya perbaikan sistem penggajian yang baru tersebut, terdapat sedikit
pengurangan job desk yaitu sebagai berikut :
a. Kompensasi Supervisor

Sebelum adanya perubahan :

1) Mengikuti jalannya penerapan sistem di lapangan

2) Mempelajari data / hasil perhitungan gaji karyawan
3) Menganalisa sistem penggajian
4) Menyetujui dokumen slip karyawan yang akan diberikan kepada karyawan.
5) Bertanggung jawab terhadap kinerja bawahan ke atasan
Perubahan :
Kompensasi Supervisor sudah tidak perlu lagi melakukan penyetujuan dokumen
(ACC), dikarenakan sistem yang baru ini sudah Paper less.
b. Kompensasi Officer
Sebelum adanya perubahan :
1) Menginput data kartu absensi atau kartu check clock beserta surat ijin lembur ke
Microsoft Excel
2) Membuat rekapan kartu absensi
3) Menghitung gaji karyawan berdasarkan kartu absensi.
4) Membuat rekapitulasi gaji karyawan
5) Menyerahkan keatasan untuk diperiksa
6) Menghitung segala bentuk kebutuhan yang dibutuhkan oleh bagian kompensasi dalam
rangka menunjang kegiatan.
operasional perusahaan
Perubahan :
a) Menghitung gaji karyawan secara terkomputerisasi.
c. All payment staff
Sebelum adanya perubahan :
1) Memverifikasi data rekapitulasi gaji karyawan dengan slip gaji karyawan.
2) Memberikan slip gaji kepada karyawan.
3) Pelaporan dan tanggung jawab laporan ke atasan atas hasil kerja.
4) Melakukan seluruh pembayaran terhadap hutang perusahaan.
5) Memeriksa tanggal jatuh tempo pembayaran hutang perusahaan kepada pemasok.
4.2.1 FUNGSI-FUNGSI SISTEM INFORMASI PROSEDUR PENGGAJIAN

Fungsi-fungsi yang dijalankan dalam Sistem Informasi berkenaan dengan prosedur

pengupahan dan penggajian.

1) Fungsi Kepegawaian HRD

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari, merekrut karyawan baru serta membuat,
menyimpan dan mengelola data-data dari setiap karyawan dalam satu file khusus.
2) Fungsi Koordinator Operasional
Setelah fungsi kepegawain berjalan, selanjutnya fungsi ini berkenaan dengan
pengelolaan kartu dan jam kerja karyawan, sehingga diketahui jumlah hadir atau
absensi karyawan pada setiap periode tertentu.
3) Fungsi Administrasi dan Umum
Fungsi ini bertugas membuat daftar gaji setelah diketahui hari dan jam kerja masing-
masing karyawan.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini berhubungan dengan fungsi koordinator operasional dan fungsi
administrasi dan umum, dimana fungsi ini bertugas mecocokkan data atau catatan dari
kedua fungsi tersebut. Melalui fungsi juga dapat diketahui jumlah gaji pada karyawan
serta mencacat kas masuk dan keluar dari kegiatan operasional perusahaan.
5) Fungsi Keuangan

Fungsi ini berkenaan dengan pembayaran gaji pada karyawan. Pegawai yang digaji,
seperti pegawai lapangan, digaji melalui bank, karena pegawai lapangan tugasnya
mengantarkan barang ke masing-masing tempat pesanan.
a ALUR SISTEM PENGGAJIAN
 BAB V

PENUTUP

5.1 KESIMPULAN

Dari hasil analisa Sistem Informasi Penggajian Pada PT. ADI JAYA maka dapat
kesimpulan dari sistem baru tersebut sebagai berikut:

1) Bahwa dengan penggunaan sistem penggajian secara manual banyak mengandung

resiko kesalahan pencatatan data. Sehingga sasaran sistem informasi yang diinginkan
tidak dapat tercapai.
2) Informasi dapat diperoleh dengan cepat, tepat, dan akurat jika suatu waktu
dibutuhkan sebagai bahan analisa bagi pihak yang bersangkutan.
3) Dapat mengurangi tingkat kesalahan pemahaman informasi Penggajian yang
berlangsung di PT. ADI JAYA
4) Memudahkan dalam pembuatan informasi yang dibutuhkan diantaranya Laporan
Pegawai, Laporan Penggajian dan Slip Gaji secara cepat.

Saran yang dapat diberikan dari penelitian dan pembahasan yang sudah dilakukan
adalah:

a. Perusahaan sebaiknya mulai menerapkan sistem penggajian secara

terkomputerisasi. Sehingga data yang dihasilkan dapat cepat, tepat dan akurat,
sehingga dapat mendukung kegiatan operasional perusahaan khususnya pada
sistem penggajian karyawan.

b. Untuk dapat melaksanakan sistem dengan baik, perusahaan bisa melakukan

sosialisasi dan pelatihan terlebih dahulu pada karyawan sehingga diharapkan bisa
beradaptasi dengan baik dengan sistem terkomputerisasi.
 DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, H.G. dan Hopwood, W., 2000, Sistem Informasi Akuntansi terjemahan oleh Jusuf,
A.A., dan Tambunan, M.T.,2000, Jakarta: Salemba Empat.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, cetakan ke-4, Jakarta: Salemba empat.

Maradona, P., 2007, Rencang Ulang Sistem Informasi Akuntansi dalam Mendukung
Perhitungan Gaji dan Upah pada

PT. Vima Mulya, Skripsi Sarjana s-1 Tidak Dipublikasikan, Surabaya: Unika Widya Mandala
Surabaya.

Wahyono, T., 2007, Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta: Salemba empat.