INTEGRACIÓN DE DATOS DESDE CUALQUIER BASE DE

DATOS DE ACCESS CON LOS DATOS DE LOS

ALUMNOS A ABIES2.

INDICE

1. EXPORTAR A EXCEL LA TABLA LECTORES DE ABIE2. 2

2. EXPORTAR A EXCEL LA TABLA/CONSULTA DE ACCESS DONDE ESTÁN LOS DATOS DE LOS

ALUMNOS. 3

3. GENERAR LOS CÓDIGOS QUE ABIES 2 ASIGNA A CADA LECTOR.. 3

4. INTEGRAR LOS DATOS DE LA TABLA/CONSULTA EXPORTADA DE ACCESS(KABIES.XLS) Y

DEL ARCHIVO CONCATENAR.XLS EN EL ARCHIVO LECTORES.XLS. 7

5. IMPORTAR EL ARCHIVO LECTORES.XLS A LA TABLA ABIES.MDB 9

6. Abrir el programa Abies2 12

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Jesús Arróniz
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1. Exportar a excel la tabla lectores de Abie2.
La base de datos de Abies2 se instala por defecto en:

C:\Archivos de programa\Abies 2\Datos\Abies.mdb.

Hacemos doble clic sobre la base de datos y la abrimos. Nos pedirá una contraseña: nohay2sin3.

Abrimos la tabla Lectores que se encuentra en la base de datos de Abies 2 y la exportamos a excel.
Para ello en Archivo elegimos Exportar.

En la ventana que se abre seleccionamos en Guardar como tipo Microsoft Excel 97-2002 o la versión
que tengamos.

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2. Exportar a excel la tabla/consulta de access
donde están los datos de los alumnos.
Tenemos que repetir el proceso anterior con la base de datos donde tenemos los datos de los alumnos
que queremos integrar en Abies 2.

Exportamos a Excel la tabla/consulta de los datos de los alumnos como hemos hecho anteriormente
con la tabla lectores de la base de Abies 2.

En mi caso:

He creado una consulta( Kabies) en la base de datos del colegio que contiene los datos que quiero
integrar en Abies 2. Esta consulta Kabies la he exportado a Excel como Kabies.xls.

He ido exportando a excel tantas consultas como cursos hay en el Centro.

3. Generar los códigos que Abies 2 asigna a cada

lector..
Abies 2 genera unos códigos que asigna a cada lector. Estos códigos se componen de una parte
numérica de cinco cifras y una letra final. Ej.: 00001R.

Los números son consecutivos pero las letras se repiten de forma cíclica cada 23 registros, la
secuencia de letras es la siguiente:

R
W
A
G
M
Y
F
P
D
X
B
N
J
Z
S
Q
VV
H
L
C
K
E
T

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 Para generar estos códigos seguimos el siguiente proceso:
1. Abrimos en Excel un archivo nuevo que llamaremos concatenar.xls ( o el nombre que
queramos).

2. En la primera columna (A) numeramos correlativamente las filas, empezando por la fila 2(En la
primara fila no pondremos ningún valor).

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 3. En la segunda columna (B) pegamos la secuencia de letras que hemos dicho anteriormente.

4. En la tercera columna (C) el código númerico de 5 cifras. Para ello vamos aplicando las
siguientes fórmulas:

Para los números que contienen una cifra distinta de cero al final(Unidades):
=CONCATENAR(“0000”;A2)

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 Para los números que contienen decenas:

=CONCATENAR(“000”;A11)

Copiamos el formato de las celdas hasta llegar a las centenas.

Para los números que contienen centenas:

=CONCATENAR(“00”;A101)

En la identificación de cursos, en su respectiva columna, pondremos sucesivamente y

tantos números como cursos haya. P.Ej.: 1, 2, 3,...que se corresponderán después con los nombres

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 reales de los cursos que tengamos en el botón de auxiliares/cursos:1B, etc

5. En la cuarta columna (D) tendremos que concatenar los valores de las columnas B y C para
obtener los códigos deseados:

=CONCATENAR(C2;B2)

Copiamos el formato en las demas celdas.

4. Integrar los datos de la tabla/consulta

exportada de access(Kabies.xls) y del archivo
concatenar.xls en el archivo lectores.xls.
Abrimos en Excel los tres archivos anteriormente mencionados.

Copiamos celdas en los archivos kabies.xls y concatenar.xls y las vamos pegando donde
correspondan en el archivo lectores.xls.

El procedimiento a seguir sería el siguiente (repetible en cada curso que pasemos):

EXCEL (Abies) : - Lectores

- Listado de alumnos
- concatenación

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 1. Abrimos en Excel los archivos Lectores.xls, Kabies.xls, concatenar.xls.

2. Por ejemplo, empezamos integrando datos de kabies.xls a lectores.xls.

Copiamos los datos de la columna Kabies y los pegamos en la columna/celda que corresponda de
la tabla lectores.xls. Repetimos el proceso hasta copiar todos los datos que deseamos en el archivo
lectores.xls.

3. Seguimos integrando datos de concatenar.xls en lectores.xls.

La primera columna(A) de concatenar.xls la copiamos en el campo IdLector del archivo

lectores.xls.

Y, los códigos de la columna(D) (0001R, etc) de concatenar.xls la copiamos en la columna

CodigoLector del archivo lectores.xls. ¡Es importante copiar sólo los valores!.(Pegado
especial/valores –Botón derecho)

4. ¡OJOOO! Es importante rellenar la FechaAlta y FechaValidez para que no de errores a la

hora de integrar los datos. FechaAlta una fecha <= que hoy. FechaValidez una fecha>=
que hoy (es la fecha de validez del carné de lector.

5. Una vez realizado el proceso con todos los cursos, tenemos todos los datos en el archivo
lectores.xls.

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5. Importar el archivo lectores.xls a la tabla
abies.mdb

Para ello abrimos la base de datos de Abies 2 que se llama abies.mdb (deberemos escribir la
contraseña para entrar). Una vez desntro vamos a Archivo- Obtener datos externos- Importar.

En la ventana que se abre indicamos donde se encuentra encuentra el archivo lectores.xls y el formato
que tiene: Microsoft Excel(*.xls)

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Hacemos clic sobre el botón Importar.

Hacemos clic en Siguiente.

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Hacemos clic en Siguiente.

Hacemos clic en Siguiente.

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Hacemos clic en Finalizar.

Si la importación de datos ha sido correcta nos aparecerá una pantalla confirmando el proceso.

6. Abrir el programa Abies2

Abrimos el programa Abies 2 y comprobamos si la importación de datos ha sido correcta y si todo
funciona correctamente..

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