BAB 4

ANALISIS DAN RANCANG PEKERJAAN

A. ANALISIS PEKERJAAN
Dalam perkembangannya terdapat 2 (dua) sumber informasi untuk menjelaskan
analisis pekerjaan yaitu Realitas dan Persepsi.
1. Pengertian Analisis Pekerjaan (Job Analysis)
Dari beberapa terminologi tentang analisis pekerjaan dapat disimpulkan
bahwa, analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses sistematis menghimpun
dan menyusun berbagai informasi atas aspek penting yang berkaitan dengan suatu
pekerjaan untuk mewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan.
Berikut ini beberapa terminologi terkait analisis pekerjaan :
- Deskripsi tugas adalah produk utama suatu analisis pekerjaan yang menyajikan
suatu ringkasan pekerjaan secara tertulis sebagai identifikasi suatu kesatuan
organisasi.
- Spesifikasi pekerjaan merupakan suatu penjelasan tertulis mengenai
pengetahuan, keterampilan, kemampuan, ciri, dan karakteristik lain yang
penting bagi efektifitas kinerja dari suatu pekerjaan.
- Tugas adalah kordinasi dan kumpulan rangkaian elemen-elemen pekerjaan
yang digunakan untuk menghasilkan suatu keluaran (misal suatu unit produksi
atau pelayanan kepada pelanggan.
- Posisi adalah kombinasi dari tanggung jawab dan tugas-tugas yang dilakukan
oleh perorangan. Jumlah posisi sebanyak jumlah karyawan di dalam suatu
organisasi.
- Pekerjaan adalah kelompok posisi yang tugas-tugasnya serupa, seperti
programmer komputer atau spesialis kompensasi.
- Rumpun pekerjaan adalah kelompok dari dua atau lebih pekerjaan yang
mempunyai tugas-tugas serupa.
2. Tujuan Analisis Pekerjaaan
Tujuan lembaga, organisasi, atau perusahaan dengan perencanaan
manajemen SDM yang berorientasi pada hasil analisis pekerjaan adalah untuk
mewujudkan eksistensi, efektivitas, dan efisiensi serta produktivitas dalam
mencapai tujuan atau sasaran peruasahaan, seperti yang telah ditetapkan dalam
program perencanaan.

1
 Tindakan-tindakan yang diperlukan oleh manajemen SDM untuk mencapai
tujuan yang didasarkan pada informasi analisis pekerjaan adalah sebagai berikut:
a. Evaluasi peran lingkungan terhadap pekerjaan individu
b. Kaji kembali kemungkinan ada persyaratan kerja yang usang
c. Ciptakan peraturan yang dapat menguntungkan semua pihak
d. Rancang kebutuhan SDM masa depan
e. Sesuaikan antara jumlah pelamar dan pekerjaan yang tersedia
f. Rancang kebutuhan pendidikan dan pelatihan untuk karyawan baru maupun
karyawan yang sudah berpengalaman.
g. Rancang rencana pengembangan potensi karyawan.
h. Tentukan standar kerja/prestasi yang realistis.
i. Penempatan karyawan hendaknya sesuai dengan minatnya
j. Penempatan karyawan harus sesuai dengan keahliannya.
k. Berikan kompensasi secara wajar.
3. Pengumpulan Informasi Analisis Pekerjaan
Sistem informasi SDM berperan sangat signifikan bagi satuan kerja yang
mengelola SDM dalam mengambil langkah yang bersifat Internal, berupa
informasi pekerjaa dapat dikelompokkan berdasarkan jenisnya seperti ekspor-
impor, marketing, account officer, customer service ataupun lainnya, dan
Eksternal yaitu pembuktian kepada aparat pemerintah bahwa perusahaan telah
menaati berbagai ketentuan perundang-undangan dibidang ketenagakerjaan,
seperti upah minimum regional (UMR), kondisi kerja, hak cuti kerja, dan jam
kerja yang ditentukan pemerintah.
Identifikasi pekerjaan adalah langkah penelitian untuk mengetahui sumber
informasi tentang berbagai pekerjaan tertentu seperti latar belakang pendidikan
yang diperlukan, standar gaji dan struktur jabatan di dalam perusahaan, yang
mungkin dilengkapi dengan diskusi dengan para pekerja lainnya.
Tugas para penyelia atau atasan langsung adalah :
a. Mengindentifikasi pekerjaan yang harus dianalisis
b. Mengembangkan dan mempersiapkan daftar analisis pekerjaan, dengan jalan
menentukan:
1. Status dan identifikasi, maksud dan tujuan, pengelompokan penggunaan
hasil analisis, atasan dan waktu
2. Tugas-tugas dan tanggung jawabnya (duties and responsibility)

2
 3. Karakteristik karyawan dan kondisi kerja (human characteristics and
working conditions)
4. Standar kinerja karyawan (performance standar)
c. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan melalui:
1. Wawancara langsung dengan karyawan (inteviews)
2. Diskusi dengan tenaga ahli (panel of experts)
3. Daftar kuisioner (mail questionnaires)
4. Catatan kerja karyawan (employes log)
5. Obsrervasi langsung (observation)
6. Kombinasi teknik pengumpulan data (combination)
Dalam metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi analisis
pekerjaan terdapat dua pendekatan orientasi yang dilakukan yaitu Analisis
pekerjaan berorientasi tugas (job oriented) adalah informasi tentang pekerjaan
dikumpulkan dan kemudian dipelajari dalam kaitan dengan tugasnya. Dan Analisis
pekerjaan berorientasi kerja (work oriented) yaitu suatu pekerjaan dapat dianalisis
dalam kaitan dengan perilaku atau apa yang dikerjakan oleh karyawan untuk
melaksanakan pekerjaan tersebut.
4. Sistem Informasi Analisis Pekerjaan
Kegiatan utama dari pengelolaan manajemen SDM dalam informasi analisis
pekerjaan adalah :
- Mengevaluasi tentang tantangan lingkungan yang dapat mempengaruhi tugas-
tugas individu
- Menghapuskan persyaratan yang tidak diperlukan atau tidak relevan yang
dapat membedakan pekerjaan karyawan
- Menemukan unsur pembagian tugas yang dapat membantu atau menghalangi
kualitas dari lingkungan kerja
- Merencanakan persyaratan bagi departemen SDM mendatang
- Sebagai penghubung dan kontrol antara pelamar pekerjaan dan pembukaan
lowongan pekerjaan
- Mennetukan materi pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan untuk karyawan
baru atau menambah pengalaman kerja karyawan
- Menyusun rencana kerja pengembangan potensi karyawan
- Mengumpulkan bentuk standar kerja karyawan

3
 - Sebagai tempat bagi karyawan untuk meningkatkan efektivitas keahlian dan
ketermapilan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya
- Mengetahui kejujuran pemegang jabatan untuk promosi pekerjaan atau jabatan.
Kegunaan informasu analisis pekerjaan adalah:
- Perencanaan dan pengadaan SDM
- Rekrutmen dan seleksi SDM
- Orientasi, penempatan, pelatihan, dan pengembangan
- Pengembangan karier, khususnya promosi, simplikasi, perluasan, serta
pemindahan atau rotasi
- Pengaturan kompensasi, imbalan atau reward
- Penilaian kerja
- Konseling, bimbingan, dan penyuluhan
- Membantu merevisi struktur orgasnisasi jika diperlukan
- Memperbaiki aliran kerja dan pengaturan penjenjangan
- Memberikan data sebagai fungsi pengaturan dan aturan komunikasi
- Membantu menetapkan alur promosi dalam semua departemen dan
antardepartemen dalam perusahaan
5. Langkah-langkah dalam Analisis Pekerjaan
- Langkah 1, menyediakan suatu pandangan yang luas bagaimana masing-
masing pekerjaan, berkait dengan perusahaan secara keseluruhan. Struktur
organisasi dan tabel proses digunakan untuk melengkapi langkah ini.
- Langkah 2, untuk mendorong menentukan bagaimana analisis pekerjaan dan
informasi rancang pekerjaan akan digunakan.
- Langkah 3, melibatkan penggunaan dari teknik analisis pekerjaan yang bisa
diterima.
- Langkah 4, mengumpulkan informasi yang digunakan
- Langkah 5, untuk mengembangkan suatu deskripsi tugas
- Langkah 6, mempersiapkan suatu spesifikasi pekerjaan
6. Teknik Analisis Pekerjaan
Ada beberapa metode pengumpulan data, yaitu:
a. Pengamatan, dengan cara mengamati perilaku karyawan yang dapat dilakukan
secara langsung dan tidak langsung kepada individu maupun kelompok.
Kelemahan:
- Diperlukan biaya yang banyak

4
 - Proses pelaksanaannya memerlukan waktu lama
- Informasi yang dikumpulkan tidak terlalu akurat karena ketika dianalisis
pekerjaannya para karyawan berusaha bekerja lebih baik, dan lebih
produktif.
Cocok untuk jenis pekerjaan:
- Operator mesin
- Pekerja konstruksi
- Polisi/petugas patroli
- Penjaga penerbangan
- Pengemudi kendaraan
- Petugas kebersihan
- Pekerja keterampilan
b. Wawancara
Kelemahan:
- Menyita banyak waktu
- Biaya yang besar
c. Pandangan pejabat, atasan langsung atau karyawan senior
Keuntungan:
- Pengetahuan, keahlian, dan pengalaman dari ketiga pemberi pandangan
menjadikan informasi yang diperoleh menjadi semakin lengkap
- Interaksi yang terjadi diantara pejabat, karyawan senior atasan langsung
dengan analis pasti memperkaya pandangan tentang pekerjaan yang
dianalisis.
d. Daftar pertanyaan
Kelemahan:
- Kemungkinan ada pertanyaan yang tidak dijawab
- Jawaban sulit dipertanggungjawabkan
- Adanya karyawan yang tidak mengembalikan kuisioner
- Terkadang terpaksa dilakukan penelitian ulang karena adanya indikator
yang tidak diwakili
Keuntungan:
- Biaya relatif murah
- Jumlah responden tidak terbatas
- Menghemat waktu

5
 e. Catatan harian pekerjaan karyawan
Kelemahan: karyawan enggan mengisi buku catatan harian masing-masing
karena adanya anggapan menambah beban serta kesan terlampau ketatnya
pengawasan dan tidak dipercaya
f. Teknik Kombinasi
7. Deskripsi dan Spesifikasi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan adalah hasil analisis pekerjaan sebagai rangkaian
kegiatan atau proses menghimpun dan mengolah informasi mengenai pekerjaan.
Manfaat deskripsi pekerjaan untuk menentukan:
- Ringkasan pekerjaan dan tugas-tugas (Job Summary and Duties)
- Situasi dan kondisi kerja (Working Conditions)
- Persetujuan (Approvals)
Standar prestasi kerja merupakan tolok ukur yang digunakan oleh atasan
pekerja yang bersangkutan dan alat pengendali perilaku para pekerja, khususnya
dalam hal terjadinya kesenjangan antara prestasi nyata dan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Manfaat standar prestasi kerja, yaitu:
a. Sebagai sasaran atau target bagi pelaksanaan kerja karyawan, dalam
meningkatkan motivasi kerja karyawan
b. Sebagai kriteria keberhasilan kerja yang akan diukur dan dinilai
c. Sebagai umpan balik bagi karyawan
d. Sebagai sarana penetapan reward atau punishmen
e. Untuk membedakan antar satu karyawan dengan karyawan lainnya
8. Aplikasi Analisis Pekerjaan
Suatu analisis pekerjaan yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
- Menghasilkan suatu deskripsi tugas yang jelas
- Frekuensi dan pentingya tugas perilaku harus ditaksir
- Harus mempertimbangkan suatu penilaian akurat mengenai pengetahuan,
ketermapilan, kemampuan, dan karakteristik lain yang diperlukan dalam
pekerjaaan
- Harus menghasilkan informasi tentang hubungan antar tugas-tugas pekerjaan
dengan pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan karakteristik lain untuk
masing-masing tugas pekerjaan

6
 Analisis pekerjaan sangat membantu organisasi terutama pada kegiatan
berikut:
- Rekruitmen dan seleksi
- Pelatihan dan pengembangan karier
- Kompensasi
- Perencanaan strategis
9. Metode Baru Analisis Pekerjaan
Penggolongan metode baru analisis pekerjaan sebagai berikut:
a. Pendekatan Peristiwa Genting
b. Skala penilaian tingkah laku
c. Ukuran dari Kedudukan Pengelolaan (Dimensional of Managerial
Positions/DMP)
d. Analisis Posisi daftar Pertanyaan (PAQ Approach),
e. The Hay System
10. Hubungan Analisis Pekerjaan dengan SDM
Evaluasi pekerjaan merupakan suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan
berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam tenaga karya
luar yang terkait

B. RANCANG PEKERJAAN
Racang pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan,
metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas ini, dan bagaimana
pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya dalam perusahaan
Hal yang populer dalam rancang pekerjaan adalah perluasan pekerjaan (job
enlargement) dan pengayaan pekerjaan (job enrichment).
Dalam rancang pekerjaan ada tiga hal penting untuk diperhatikan:
1. Rancangannya harus mencerminkan pemenuhan tuntutan lingkungan
2. Mencapai hasil dan kepuasan pekerjaan yang maksimal
3. Pada pelaksana harus mampu berperan sebagai umpan balik.
1. Kerangka Rancang Pekerjaan: Input-Output
Unsur-unsur yang mempengaruhi dalam rancang pekerjaan (Job Design)
terdiri dari tiga sebagai berikut:

7
 a. Unsur Organisasi (Organizational Element), dengan menggunakan pendekatan
mekanistik (mechanistic approach), aliran kerja (workflow) dan pendekatan
ergonomik (ergonomic);
b. Unsur Lingkungan;
c. Unsur Perilaku;
2. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Rancang Pekerjaan
Perspektif pada rancang pekerjaan dapat dogolongkan ke dalam empat
kategori utama:
a. Pendekatan persepsi
b. Pendekatan jenis kelamin
c. Pendekatan mekanis
d. Pendekatan motivasional
Pengayaan pekerjaan (job enrichment) adalah meningkatkan otonomi
seseorang dalam mengatur pekerjaannya, diberi kekuasaan dan tanggung jawab
yang lebih besar dalam merencanakan kegiataannya dan kesempatan yang lebih
luas untuk mengendalikan diri sendiri dalam melakukan berbagai aktivitas
pekerjaannya.
“Dimensi Inti Pekerjaan” meliputi:
a. Variasi ketermapilan
b. Identitas tugas
c. Arti penting tugas
d. Otonomi/wewenang
e. Umpan balik
Kunci kondisi psikologis yang penting bagi motivasi dan kepuasan adalah:
- Experienced meaninfulness/tingkat pemahaman
- Knowledge of result/pengetahuan
- Achievement/rasa berprestasi
- Recognition/rasa pengakuan
- Responsibility/rasa tanggung jawab
- Advancement/rasa pengembangan diri

8
 Berikut ini Model karakteristik pekerjaan dari motivasi kerja:
DIMENSI INTI PEKERJAAN KONDISI PSIKOLOGIS KRITIS HASIL KERJA KARYAWAN

- Variasi keterampilan Pemahaman tentang

- Identitas tugas kerja
- Arti penting tugas
Rasa tanggung jawab
Otonomi untuk hasil kerja
Pengetahuan sebagai
Umpan balik hasil aktivitas kerja
- Motivasi kerja tinggi
- Kinerja kualitas
tinggi
- Kepuasan terhadap
kerja
- Rendahnya tingkat
ketidakhadiran dan
pindah kerja

Kekuatan karyawan
untuk berkembang

3. Teknik Rancang Ulang Pekerjaan

Rancang ulang pekerjaan dimaksudkan agar karyawan tidak mengalami
kebosanan; jika pekerjaan berlangsung lama dapat berakibat negatif terhadap
kehidupan karyawan seperti apatisme, tidak peduli, motivasi rendah, keluhan,
bahkan keinginan berhenti kerja.
Berikut ini teknik-teknik rancang ulang pekerjaan:
a. Penyederhanaan pekerjaan
b. Overspecialisasi, yang dapat berupa;
- Rotasi pekerjaan
- Perluasan pekerjaan (job enlargement)
- Pengayaan pekerjaan (job enrichment)
- Regu kerja otonomi
4. Peran SDM dalam Merancang Pekerjaan
Peranan sumber daya manusia dalam merancang pekerjaanya, tidak hanya
bersumber dari majikan atau perusahaan ke karyawan, namun tetap ada hak bagi
karyawan sebagai salah satu aset kekayaan organisasi untuk berperan aktif
merancang pekerjaannya.