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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.
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Versión: 01
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE
COMUNICACIONES OFICIALES Página 1 de 28
Revisó Aprobó Fecha de aprobación
Dir. Certificación y Gestión Rector Noviembre 11 de 2015
Documental Resolución No. 2564
1. OBJETIVO
Definir los lineamientos para la elaboración de las Comunicaciones oficiales en la Universidad

Industrial de Santander.
2. NORMATIVA
 Acuerdo 060 de 2001. Archivo General de la Nación.
 NTC 3234:1996. Elaboración de Circulares.
 NTC 3394:1996. Elaboración de Actas Administrativas.
 NTC 3393:1996. Elaboración de Cartas Comerciales.
 NTC 3397:1996. Elaboración de Memorandos.
3. ALCANCE
Aplica a todas las comunicaciones oficiales producidas en las diferentes Unidades Académicas y/o
Administrativas de la Universidad Industrial de Santander, independientemente del medio de
soporte utilizado.
4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
 Acta: Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

 Acta no registrada: Documento que constituye la memoria de reuniones o actos
administrativos.
 Anexo: Documento o elemento que acompaña la comunicación oficial.
 Abreviatura: Convención ortográfica que acorta la escritura de cierto término o
expresión, y consiste en la representación escrita de una palabra o grupo de palabras con
solo una o varias de sus letras.
 Acrónimo: Abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no, de una razón
social.
 Asunto: Síntesis del contenido de la comunicación oficial.
 Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y
personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
 Circular: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo
texto o contenido, dirigida a varios destinatarios.
 Comunicación Oficial: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado.
 Convocatoria: Acuerdo de fecha para la siguiente reunión.
 Copia: Fiel reproducción de un documento.
 Datos del Remitente: Razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, teléfono, fax,
télex, dirección electrónica y NIT de quien envía la comunicación.
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Versión: 01
 Denominación del documento: Nombre que lo identifica.

 Desarrollo: Descripción de los asuntos tratados en una reunión.
 Despedida: Palabra o frase de cortesía.
 Destinatario: Tratamiento o título académico, Nombres, Apellidos, Cargo, Institución y/o
empresas, Dirección y Ciudad.
 Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
 Espacio: Distancia horizontal de escritura.
 Estilo: Orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la carta.
 Fecha: Lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.
 Hora: Registro del tiempo en que se inicia y termina la reunión.
 Interlínea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
 Líneas especiales: Líneas de anexos, copia e identificación del transcriptor.
 Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.
 Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona
natural o jurídica.
 Memorando: Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza
para transmitir información, orientaciones y pautas a las demás dependencias.
 Orden del día: Relación de temas que se han de tratar en la reunión.
 Razón Social: Nombre que identifica a una empresa.
 Remitente: Nombre, apellidos y cargo del firmante.
 Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
 Saludo o Vocativo: Línea opcional de cortesía.
 Sigla: Abreviatura conformada por las letras iniciales, en mayúsculas fijas, de cada palabra
de una razón social.
 Texto: Cuerpo del mensaje.
 Transcriptor: Persona responsable de digitar el documento.
 UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.
5. CONTENIDO DE LA GUÍA
5.1 LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
Tomando en cuenta las pautas dadas por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 060 DE
2001 y las normas NTC 3393- Elaboración de cartas comerciales, NTC 3234- Elaboración de
circulares, NTC 3397- Elaboración de memorandos, y la NTC 3394- Elaboración de actas
administrativas, se establecen las condiciones para la elaboración de documentos oficiales en la
Universidad Industrial de Santander.
En la presente guía se establecen lineamientos para la elaboración de los siguientes documentos:
Cartas Oficiales
Circulares
Memorandos
Versión: 01
Actas
5.2 ELABORACIÓN DE CARTAS OFICIALES
Las cartas se realizarán teniendo en cuenta lo siguiente:
5.2.1 DISEÑO DEL DOCUMENTO
Márgenes
 Superior entre 3 cm y 4 cm
 Inferior entre 2 cm y 3 cm
 Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
 Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Tamaño de hoja:
 Carta
5.2.2 PARTES DE LA CARTA
5.2.2.1 Modelo Plantilla Partes de la Carta. (Figura 1)

Versión: 01
y 4 cm
Entre
3 cm
2 a 3 interlíneas
Número (referencia)
2 a 3 interlíneas
Ciudad y fecha
4 a 6 interlíneas
Datos del destinatario
1 interlínea
4 a 6 interlíneas
Texto con saludo incluido
1 interlínea
2 interlíneas
Entre
2 cm y
Entre 3 cm y 3 cm
2 interlíneas
4 cm
Despedida
4 a 6 interlíneas
Remitente
1 interlínea Cargo
2 interlíneas
Anexos (opcional)
2 interlíneas
Copias (opcional)
2 interlíneas
Transcriptor
y 4 cm
Entre
3 cm
Figura 1. Esquema de texto con saludo incluido, estilo bloque extremo
5.2.2.2 Descripción Partes de la Carta

Versión: 01
Número de Referencia
Identificación consecutiva del documento. Se escribe de dos a tres interlíneas del margen superior.
(Figura 1)
Ciudad y Fecha
El nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escriben de dos a tres interlíneas del
número (referencia), en forma completa y en orden: día, mes (en minúscula) y año sin separarlo
con punto. (Figura 1)
Ejemplo: Bucaramanga, 15 de julio de 2015
Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si
es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable. (Figura 1)
A partir de la ciudad y la fecha, se dejan de cuatro a seis interlíneas según la extensión de la carta.
Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineación
sencilla de la siguiente forma:
 Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial.
Ejemplos. Señor
Señora
Doctor
Doctora
Ingeniero
Ingeniera
 Nombre del destinatario. Se ubica en la segunda línea en mayúscula sostenida o con

mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.
Ejemplos: Señor Señor

LUIS CASTAÑEDA LONDOÑO Luis Castañeda Londoño
Nota: Al responder una comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el
documento recibido.
 Cargo. Se escribe con mayúscula inicial.
Ejemplo. Gerente General

Versión: 01
Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden distribuirse en dos líneas para mantener
armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica.
Ejemplo: Señor
EDUARDO SUAREZ RICO
Jefe de Mercadeo de
Operaciones Nacionales
 Empresa. Se registra en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente

conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así:
En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las
denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón social.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escriben en mayúscula
sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la institución.
Ejemplos. A.J.P (Alberto Jiménez Pino)

BCH (Banco Central Hipotecario)
Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la razón social
se escriben con mayúscula inicial. Si se desea destacar el acrónimo, puede digitarse en mayúscula
sostenida.
Ejemplos. UIS o Uis (Universidad Industrial de Santander)

SENA o Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje)
ICONTEC o Icontec (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación)
 Dirección o apartado. Se utiliza una de las dos. En la carta se escribe la misma dirección
que se registra en el sobre. Se dejan cuatro espacios, entre el número de la calle y el de la
puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de número (No.). No se abrevian las
palabras calle, carrera, avenida y demás.
Ejemplo. Señor
GERMÁN CIFUENTES CEBALLOS
Jefe Servicio de Información
Manufacturas Restrepo Ltda.
Carrera 64 135-85
Nota: Como señala el ejemplo, los primeros dígitos de la placa de puerta (135) corresponden a la
calle; los siguientes, en este caso (85) se refieren a la distancia en metros de la esquina a la puerta.
Estos últimos se unen con guión (-).
El apartado se anota como un sólo número. En este caso no se escribe la dirección.

Versión: 01
Ingeniero
José Miguel Cantillo Valencia
Jefe de Proyectos
Construcciones Ltda.
Apartado 50493
 Nombre de la ciudad. Se identifica la ciudad por su nombre, aún tratándose de

correspondencia local.
Ejemplo para destinatario local:
Bucaramanga, 15 de noviembre de 2015
Doctor
GUILLERMO GARCÍA SÁNCHEZ
Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnológico
Calle 57 No. 43-19
Bucaramanga
Ejemplo para destinatario en otra cuidad:
Ingeniera
BEATRIZ HELENA CAICEDO V.
Gerenta de Producción
Química Nacional LTDA.
Carrera 26 63-32
Santiago de Cali, Valle del Cauca
 País. Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la
ciudad o en la siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.
Ejemplos. Señor Señor

MICHEL MAURIAC Andrés Urresta R.
Président- Directeur Géneral Director Administrativo
AMSDE La Nacional de Seguros
26 avenue de Verdun Casilla 1289
33089 Bordeaux- Cedex Quito, Ecuador
Francia
Asunto (línea opcional)
Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro palabras, con mayúscula
inicial y sin subrayar. (Figura 2)
Versión: 01
Ejemplo: Asunto: Vencimiento póliza 489637
Se pueden suprimir artículos, conjunciones o preposiciones, sin afectar el sentido
Se anota contra el margen izquierdo en estilo bloque extremo. Se escribe tres interlíneas de los
datos del destinatario cuando no hay saludo independiente (Figura 2) y a dos cuando lo hay (Figura
3).
Entre 3 cm 3 interlíneas Entre

y 4 cm Asunto 2 cm y
3 cm
3 interlíneas
Texto
Figura 2. Esquema de línea opcional de asunto. Estilo bloque extremo
Datosdel
Datos deldestinatario
destinatario
2 interlíneas
Entre Asunto
Entre 33 cm
cm 3 interlíneas Entre
Entre
yy 44 cm
cm 2 interlíneas Saludo o vocativo 2 cm y y
2 cm
Saludo o vocativo 3 cm
3 cm
3 interlíneas
Texto 3 interlíneas
Texto
Figura 3. Esquema de línea opcional de asunto y saludo independiente. Estilo bloque extremo
Figura 3. Esquema de línea opcional de saludo independiente. Estilo bloque extremo
Saludo o Vocativo Datos del destinatario
Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. Se puede elegir cualquiera
de las siguientes opciones:
2 interlíneas
Asunto
Entre 3 cm Entre
y 4 cm 2 interlíneas 2 cm y
Saludo o vocativo
3 cm
3 interlíneas
Texto
Versión: 01
 Como saludo independiente se escribe a tres interlíneas de los datos del destinatario
cuando no hay asunto (Figura 4) y a dos, cuando lo hay (Figura 3).
Ejemplos. Apreciado señor Botero:

Apreciada ingeniera Gloria:
Cordial saludo señor Martínez:
Entre 3 cm 3 interlíneas Entre

y 4 cm Saludo o vocativo 2 cm y
3 cm
3 interlíneas
Texto
Figura 4. Esquema de línea opcional de saludo independiente. Estilo bloque extremo
 Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis interlíneas de los datos del
destinatario (Figura 1), o a tres del asunto si lo hay (Figura 2).
Ejemplos. Respetuosamente lo saludamos y confirmamos…

Con nuestro cordial saludo, adjuntamos…
Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y de acuerdo con…
Texto
Se escribe a una interlínea entre renglones y a dos entre párrafos y se tiene en cuenta lo siguiente:
 El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; de preferencia se

expresa en primera persona del plural (nosotros) porque representa a un grupo
empresarial, así se trate de un único formante.
 En lo posible se trata de un sólo tema por carta.
 En las cartas comerciales se utiliza tratamiento de usted.
 Es importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de
puntuación.
 La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
 Inicia de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, cuando no hay asunto ni
saludo independiente.
Versión: 01
 Comienza a tres interlíneas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay.
Páginas Subsiguientes
Se tiene en cuenta lo siguiente:
 Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan sólo el logotipo o la razón social.
 La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
 El encabezado se ubica entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco
o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido
por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el
margen derecho.
 La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario,
opcionalmente con la fecha abreviada o con el número (referencia); con código de
dependencia si se desea; la razón social o la sigla.
 El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlíneas del
encabezado.
 En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo
dos renglones en ésta y dos en la siguiente.
 La última página debe contener, como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.
Despedida
Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, en estilo bloque extremo (Figura
1), presenta dos alternativas:
Ejemplos de la despedida breve de coma (,):
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Ejemplo de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):
Agradecemos su gentil colaboración.

Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
Para nosotros es un gusto servirle.
Remitente
El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la despedida, y en concordancia con el nombre del
destinatario, se escribe en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial. El cargo se anota en la línea
siguiente, con mayúscula inicial sin centrar.
Al utilizar estilo bloque extremo, éstas líneas parten del margen izquierdo (Figura 1).
Versión: 01
El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado.
Ejemplos. JORGE PINEDA CALLE Jorge Pineda Calle

Jefe de Producción Jefe de Producción
En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de
más de dos firmantes, si el número es impar, el último se centra.
Líneas Especiales
 Anexo o anexos. Si se requieren se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos

interlíneas del firmante, se anota la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:). A
dos espacios se enuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo
de anexo (Figura 1).
Ejemplo. Anexo: uno (10 hojas)

Anexos: tres (dos disquetes y un cheque)
Anexos: tres (nueve hojas)
 Copia. A dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si las hay), contra el margen
izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos
(:). A dos espacios se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y
empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite la empresa. Se
utiliza interlineación sencilla (Figura 1).
Ejemplo en línea separada cada uno:
Copia: Sr. Julio Montoya Arango, Gerente AMS

Sr. Carlos Salazar Gómez, Gerente Nacional de Textiles S.A
Dr. Bernardo Murcia V., Jefe de Aseguramiento de la Calidad, COPAV
Ejemplo en línea seguida:
Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Ruíz Cano, Director de Talento
Humano; César Arenas, Jefe de Producción.
 Identificación del transcriptor. A dos interlíneas del firmante o del último renglón
escrito se anota el nombre con mayúscula inicial y la inicial del primer apellido de la persona
responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en
caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos (Figura 1).
Ejemplos. María R.
Pablo S.
Versión: 01
Nota. Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita

identificación del transcriptor.
ASPECTOS GENERALES
Uso de mayúsculas y minúsculas
 Las palabras escritas con mayúscula sostenida no se dividen.

 Es conveniente tildar las vocales escritas en mayúscula sostenida, cuando así lo requieran.
 Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato. No se debe exagerar su uso.
 En español, se escriben con minúscula los días, los meses, los puntos cardinales y las
estaciones del año, excepto después de punto y al comienzo del párrafo.
 Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas,
nombres de cargos y dependencias.
Escritura de números
Al escribir un valor numérico con el símbolo de una unidad de medida, éstos se separan por un
espacio en blanco. Luego de un símbolo no debe escribirse signo de puntuación, salvo por regla
ortográfica, en cuyo caso se deja un espacio de separación entre el símbolo y el signo de
puntuación. Estos dos elementos no pueden escribirse en renglón separado.
Ejemplo.
1 m , 1 g , 1 cm .
 Cada grupo de tres cifras de los valores asociados a unidades de medida, se debe separar
mediante un espacio, tanto a la izquierda como a la derecha.
Ejemplos:
23 456 m
2,345 67 cm
 Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio ni con
punto.
Ejemplo. Año 2014
 Cuando en un texto se escribe la fecha completa, se representa en orden de día mes y año.
Ejemplo. La reunión se celebrará el 15 de agosto de 2015.
 Los números de normas no se separan con espacio ni con punto.

Versión: 01
Ejemplo. Norma Técnica Colombiana 3393
 La escritura eventual de números dentro de un texto se efectúa de la siguiente manera: del

uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras.
Cuando estos números hagan parte de un rango o de una serie, se escriben en cifras.
 Para documentos legales, los números se escriben en cifras y letras. La cifra se puede
expresar en primer término en letra o números, pero conservando la opción elegida a
través de todo el documento.
 Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios; el indicativo entre
paréntesis ( ).
Ejemplo. Teléfono (91) 250 20 39
 Los números de cédula se representan en cifras de miles separadas con punto (.) y si la
población no es una capital, se añade el nombre del departamento entre paréntesis ( ).
Ejemplo. C.C. 32.394.335 de Honda (Tolima)
 Los números de NIT se representan en cifras de miles separadas por punto (.); se deja un
espacio antes del último dígito que es el de verificación, chequeo o control.
Ejemplo. NIT 850.210.636 1
Recomendaciones
 El tipo y tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto.

 La tinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez del
documento.
 El papel debe tener el gramaje adecuado, según la tecnología de impresión que se utilice.
 Lapicero o bolígrafo de tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de
microfilmación.
 El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y
conservación del documento.
5.3 ELABORACIÓN DE CIRCULARES
Las circulares son documentos de apoyo o de carácter informativo por tal motivo se recomienda
que su distribución se realice por correo electrónico teniendo en cuenta lo siguiente:
5.3.1 DISEÑO DEL DOCUMENTO
Márgenes
Versión: 01
Se tomará en cuenta para la elaboración de circulares las márgenes establecidas en la elaboración

de cartas (véase página 4).
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm del borde superior de la hoja en papel
blanco o a dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial. Está constituido
por la línea de identificación contra el margen izquierdo y número de la página contra el margen
derecho.
Ejemplo.
Margen izquierdo Margen derecho
Para todo el personal 2
5.3.2 PARTES DE LA CIRCULAR.
5.3.2.1 Modelo Plantilla Partes de la Circular. (Figuras 5 y 6)
5.3.2.2 Descripción Partes de la Circular.
Denominación del documento

A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se ubica la palabra CIRCULAR en mayúscula
sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada.
La numeración puede ser consecutiva para correspondencia o independiente para circular. Le

puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular. Se escribe
de dos a tres interlíneas de la palabra CIRCULAR.
Fecha
Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escriben de dos a tres interlíneas
del número (referencia). En forma completa en orden de día, mes (en minúscula) y año sin
separarlo con punto.
Versión: 01
Zona 1
y 4 cm
Zona 2
Entre
3 cm
14 cm
2 a 3 interlíneas
CIRCULAR
Entre
Entre 3 cm y 2 cm y
4 cm 3 cm
y 4 cm
Entre
3 cm
Figura 5. Zonas para el modelo de circular interna

Versión: 01
y 4 cm
Zona 2
Entre
3 cm
RAZÓN SOCIAL
2 a 3 interlíneas
CIRCULAR
2 a 3 interlíneas
2 a 3 interlíneas
Ciudad y fecha
3 interlíneas
GRUPO DESTINATARIO Entre
Entre 3 cm y 3 interlíneas 2 cm y
4 cm Asunto 3 cm
3 a 4 interlíneas
Texto
1
2 interlíneas
Texto
2 interlíneas
, Despedida
4 a 6 interlíneas
NOMBRE DEL FIRMANTE

1 interlínea Cargo
2 interlíneas
Anexos (si los hay)
Identificación del transcriptor

y 4 cm
Entre
3 cm
Figura 6. Esquema circular interna etilo bloque extremo

Versión: 01
Destinatario
A tres interlíneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en mayúscula sostenida se
escribe el grupo destinatario de la circular.
Ejemplo: PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
Nota. La preposición PARA no va seguida de dos puntos (:).
Asunto (opcional)
Constituye la síntesis del tema expresada mínimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupo
destinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayúscula inicial y seguida de dos puntos (:).
Ejemplo: Asunto: Fiesta de integración.
Texto
Se inicia de tres a cuatro interlíneas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo hay. Se escribe a
interlineación sencilla y doble entre párrafos. En circulares de poca extensión se puede dejar de uno
y medio entre renglones y doble entre párrafos. Se redacta en tercera persona del singular o en
primera del plural.
Ejemplos. Con agrado informamos al personal…

La Dirección Administrativa se complace en comunicar…
Despedida
Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, contra el margen izquierdo. Se
puede presentar con una expresión breve seguida de coma (,) o con frase de cortesía terminada en
punto (.).
Ejemplo.
Atentamente,
Agradecemos al personal el cumplimiento de estas normas.
Remitente (Firmante)
El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas después de la despedida en mayúscula sostenida. El

cargo se anota a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial, sin centrar.
Líneas especiales
Versión: 01
Los anexos e identificación del transcriptor se establecen según lo especificado para la elaboración
de cartas (véase páginas 14 y 15).
ASPECTOS GENERALES
 La circular interna no lleva saludo.

 Se tomará en cuenta para la elaboración de circulares los aspectos generales para la
elaboración de cartas (véase página 16).
5.4 ELABORACIÓN DE MEMORANDOS
Los memorandos (figuras 7 y 8) son documentos de apoyo y de carácter informativo por lo que se
recomienda se realizarán por correo electrónico teniendo en cuenta lo siguiente:
Márgenes
Se tomará en cuenta para la elaboración de memorandos las márgenes establecidas en la

elaboración de cartas (véase página 4)
Denominación del documento
A partir del margen superior, de dos a tres interlíneas se ubica la palabra MEMORANDO, en
mayúscula sostenida y centrada.
Fecha
Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío se escriben de dos a tres interlíneas
del número (referencia) y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin
separar con punto.
Ejemplo.
Bucaramanga, 15 de julio de 2015

Versión: 01
y 4 cm
Zona 2
Entre
3 cm
RAZÓN SOCIAL
2 a 3 interlíneas
MEMORANDO
2 a 3 interlíneas
2 a 3 interlíneas
Ciudad de origen y fecha
3 interlíneas
Entre
PARA:
Entre 3 cm y 2 interlíneas 2 cm y
4 cm 3 cm
DE:
2 interlíneas
ASUNTO:
3 a 4 interlíneas
Texto
2 interlíneas
2 interlíneas
Despedida
4 a 6 interlíneas
Firmante
2 interlíneas
Anexos (si los hay)
2 interlíneas
Copias (si los hay)
2 interlíneas
Identificación del transcriptor
y 4 cm
Entre
3 cm
Figura 7. Distribución memorando estilo bloque extremo

Versión: 01
Figura 8. Modelo de memorando estilo bloque extremo

Versión: 01
Encabezamiento
 A tres interlíneas de la fecha, contra el margen izquierdo, se ubica la preposición PARA en

mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del
destinatario, con mayúscula inicial.
 A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la preposición DE, en mayúscula sostenida
seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan los datos del remitente, con mayúscula inicial.
 A dos interlíneas de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO, en mayúscula
sostenida seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la síntesis del documento, sin
exceder de cuatro palabras y con mayúscula inicial.
Diligenciamiento de los datos del destinatario y del remitente
Se puede presentar así:
 Alternativa 1
Destinatario: tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.

Remitente: nombre y cargo, separados por coma.
PARA: Doctora Alicia García P., Secretaria General
DE: Guillermo Castro B., Director Seccional
ASUNTO: Reserva presupuestal
 Alternativa 2
Destinatario: tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: cargo y dependencia o cargo.
PARA: Doctora Claudia Rodríguez O., Secretaria General
DE: Jefe Oficina Jurídica
ASUNTO: Contrato 475
Remitente o destinatario no titular
Si la persona a quien se dirige o quien remite, ocupa el cargo en forma provisional se hace la
aclaración correspondiente escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra (E) seguida de
punto.
Versión: 01
Asunto
Constituye la síntesis del tema del memorando, expresada en máximo cuatro palabras, con
mayúscula inicial.
Texto
 Se inicia de tres a cuatro interlíneas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja una
interlínea entre renglones y dos entre párrafos.
 Se redacta en forma clara, breve, directa sencilla y cortés. Se expresa en primera persona
del singular o del plural.
 En lo posible se trata sólo de un tema por memorando.
 En los memorandos se utiliza tratamiento de usted.
 Es importante que el memorando no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales
ni de puntuación.
Páginas Subsiguientes
Se tiene en cuenta lo siguiente:
 Se pueden usar hojas en blanco o que tengan impreso sólo el logotipo o la razón social.
 La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.
 El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel en blanco o a
dos interlíneas del logotipo o de la razón social, con mayúscula inicial.
 El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlíneas del
encabezado.
 En caso de que se termine la página antes de finalizar un párrafo completo, se deja como
mínimo dos renglones en ésta y dos en la siguiente.
 La última página debe contener como mínimo, el párrafo de cierre antes de la despedida.
Despedida
Véase elaboración de cartas, despedida (véase página 13).
Líneas especiales
Véase elaboración de cartas, líneas especiales (véase página 14).
Recomendaciones
Véase elaboración de cartas, recomendaciones (véase página 18).
5.5 ELABORACIÓN DE ACTAS

Versión: 01
Las actas (figura 9) son documentos que consta lo sucedido, tratado, y acordado en una reunión; de
acuerdo a su importancia se establecen como documentos de conservación total.
Para su elaboración se deben tener en cuenta los siguientes requisitos.
Márgenes
Se tomará en cuenta para la elaboración de actas los márgenes establecidos en la elaboración de

cartas (véase página 4).
Titulo
Toda Acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar cuando el
carácter de la reunión sea extraordinario.
Numeración
Las actas se numeran de manera consecutiva y sin interrupción. En las actas de comités internos,
puede iniciarse numeración cada año.
Redacción
 Se redactan en tiempo pasado.

 Ningún párrafo del acta se inicia con gerundio.
 El acta no se debe redactar en lenguaje telegráfico; tampoco debe presentar errores
técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
 La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Páginas subsiguientes
Para las páginas subsiguientes de las actas administrativas se establecen los siguientes requisitos:
 Se utiliza papel de la misma calidad, color y tamaño que el de la primera hoja y que no
tenga impresión alguna.
 El encabezado se sitúa entre 2 cm y 3 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y
con mayúscula inicial. Se identifica el documento con el nombre de la reunión y el número
correspondiente separados por guión. En la misma línea, contra el margen derecho se
escribe el número de la página, sin precederlo del símbolo (#) ni la abreviatura (No.).
Ejemplo:
Margen izquierdo Margen Derecho
Reunión Comité de Archivo- Acta002 2
Requisitos Específicos
Versión: 01
 Razón social: En el margen superior de la primera página va la identificación

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER.
 Título: El nombre de la reunión y su naturaleza, cuando así se requiera, se escriben
centrados, en mayúscula sostenida, a tres interlíneas del logo/símbolo (puede
utilizarse negrilla para resaltar).
 Denominación del documento y número: Después del título a tres interlíneas se ubica
la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número consecutivo
que le corresponda. Se suprime el símbolo de número (#) o la abreviatura (No).
 Fecha: Contra el margen izquierdo, a 3 interlíneas de la denominación del documento se
escribe la palabra FECHA, en mayúsculas sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se
anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha completa (día, mes, año)
separados por coma (,).
 Hora: Contra el margen izquierdo, de 1,5 a 2 interlíneas de la fecha se digita la palabra
HORA, en mayúscula sostenida, y seguida de dos puntos (:). Al frente se anotan la hora de
inicio y de finalización de la reunión.
 Lugar: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas de la hora se anota la palabra
LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota el sitio de la
reunión.
 Asistentes: Contra el margen izquierdo, de 1.5 a 2 interlíneas del lugar se escribe la
palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se
escribe la relación de nombres con mayúscula inicial, a interlineación sencilla. El cargo que
desempeña cada uno en la reunión se separa del nombre con coma (,) y se sigue el orden
jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en orden alfabético por
apellidos.
En comités internos, en los que el cargo en la entidad cuenta para la reunión, el orden
alfabético se aplica por dependencias. Si hay varias personas de una misma
dependencia se anotan en orden jerárquico.
En la lista de asistentes es necesario aclarar cuándo una persona lleva la representación de

otra.
Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora una lista aparte, que se incluye como
primer anexo en el acta y se especifica así:
ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)
 Invitados: A continuación de la lista de asistentes, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre

se anota la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos
(:) y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial, a
interlineación sencilla.
 Ausentes: Contra el margen izquierdo, con mayúscula sostenida y seguida de dos puntos
(:) se anota la palabra AUSENTES, si los hay, de 1,5 a 2 interlíneas del último nombre.
Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.
Versión: 01
AUSENTES: Pedro Noriega R., Secretario (con justificación)

Javier Roso T., Delegado (sin justificación)
 Orden del día: Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último nombre y con
mayúscula sostenida se escribe la palabra ORDEN DEL DÍA seguida de dos puntos (:). De
1,5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo, se enumeran los temas motivo de la
reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos.
Si el tema requiere de dos o más renglones, el segundo y subsiguientes se escriben contra

el margen izquierdo a interlineación sencilla. Entre tema y tema se dejan 1,5 a 2 interlíneas.
 Desarrollo: Contra el margen izquierdo, a tres interlíneas del último tema y con mayúscula
sostenida se escribe la palabra DESARROLLO seguida de dos puntos (:). A dos interlíneas
de este enunciado y contra el margen izquierdo se inicia el primer tema identificándolo con
número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.
A dos interlíneas del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente escrito
a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos.
El primer tema puede ser verificación de quórum o lectura, discusión y aprobación del acta
anterior.
En el tema “lectura, discusión y aprobación del acta anterior” se indica si fue aprobada o se
anotan las modificaciones que se presenten.
 Convocatoria: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA

contra el margen izquierdo y con mayúscula sostenida seguida de punto (.), a tres
interlíneas del último renglón del texto. A continuación se anotan la fecha y hora de la
próxima reunión. En caso de cambio de sede se indica el lugar.
CONVOCATORIA. La próxima reunión se realizará en la oficina de la Secretaría General el

15 de julio de 2015, a partir de las 9:00 horas.
 Firma, Nombre y Cargo: El nombre completo de los firmantes responsables se escribe

en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de cuatro a seis renglones a partir de la
última línea del acta. El cargo se anota a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula
inicial y sin centrar.
Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor
jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue, y en el mismo renglón hacia la
derecha.
En caso de varios firmantes, sus nombres se escriben de cuatro a seis interlíneas uno del
otro distribuidos por pares. Si el número de firmas es impar, la última se centra.
Versión: 01
 Firmas responsables: Toda acta lleva las firmas de los responsables, de los cuales mínimo
dos aparecen en la página donde finaliza el texto. En el posible caso de necesitar
varias hojas para firmantes, se escribe la expresión “Pasan Firmas”, seguida de dos
puntos (:), sobre el margen inferior y contra el margen derecho.
Ejemplo: MANUEL CHACÓN CORREA

Presidente
 Aspectos Generales: Toda acta expresa lo tratado en una reunión sin describir detalles
intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las
determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias.
Se indica el nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar el
nombre de quienes se adhieren a ella.
Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se hace con su
nombre completo.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y
en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos.
Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos, en el cual se

consignen: acciones, responsables de las mismas y fechas límite de cumplimiento.
Se debe elaborar el acta y distribuirla por medio electrónico entre quienes son
responsables de su aprobación para efectuar las correcciones respectivas.
Anexos. Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información,
éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes,
contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:)
y con mayúscula inicial. A dos espacios la cantidad; de preferencia clarificar el número de
hojas.
Versión: 01
y 4 cm
Entre
3 cm
RAZÓN SOCIAL
(si no esta impresa)
3 interlíneas del margen superior
TITULO Y CAR ÁCTE R DE LA R E UNIÓN

3 interlíneas
Denominación documento y número
3 interlíneas
FECHA:
1,5 A 2 interlíneas
HORA:
Entre
Entre 3 cm y 1,5 a 2 interlíneas 2 cm y
4 cm LUGAR: 3 cm
1,5 a 2 interlíneas
ASISTENTES: Tratamiento (opcional) Nombre y apellido(s), cargo
1
1,5 a 2
INVITADOS: (SI LOS HAY)
1,5 a 2
AUSENTES: (SI LOS HAY)
3
ORDEN DEL DÍA:
2
1. Número y tema
2
2. Número y tema
3
DESARROLLO:
2
1. Número y tema
2
Texto correspondiente
1
2
2. Número y tema
2
Texto correspondiente
3
CONVOCATORIA. (si se programa una nueva reunión)
4a6
NOMBRE COMPLETO NOMBRE COMPLETO
1 1
CARGO CARGO
2
ANEXOS: (si los hay)
2
Transcriptor
y 3 cm
Entre
2 cm
Figura 9. Distribución de acta administrativa

Versión: 01
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DE DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS

APROBACIÓN REALIZADOS
01 Noviembre 12 de 2015 Creación del documento

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PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.

Definir los lineamientos para la elaboración de las Comunicaciones oficiales en la Universidad

4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 Acta: Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión.

 Denominación del documento: Nombre que lo identifica.

5.1 LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES

En la presente guía se establecen lineamientos para la elaboración de los siguientes documentos:

5.2 ELABORACIÓN DE CARTAS OFICIALES

Las cartas se realizarán teniendo en cuenta lo siguiente:

5.2.1 DISEÑO DEL DOCUMENTO

5.2.2 PARTES DE LA CARTA

5.2.2.1 Modelo Plantilla Partes de la Carta. (Figura 1)

Datos del destinatario

Texto con saludo incluido

Figura 1. Esquema de texto con saludo incluido, estilo bloque extremo

5.2.2.2 Descripción Partes de la Carta

Ejemplo: Bucaramanga, 15 de julio de 2015

Datos del destinatario

 Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial.

 Nombre del destinatario. Se ubica en la segunda línea en mayúscula sostenida o con

Ejemplos: Señor Señor

 Cargo. Se escribe con mayúscula inicial.

Ejemplo. Gerente General

 Empresa. Se registra en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente

Ejemplos. A.J.P (Alberto Jiménez Pino)

Ejemplos. UIS o Uis (Universidad Industrial de Santander)

El apartado se anota como un sólo número. En este caso no se escribe la dirección.

 Nombre de la ciudad. Se identifica la ciudad por su nombre, aún tratándose de

Ejemplo para destinatario local:

Bucaramanga, 15 de noviembre de 2015

Ejemplo para destinatario en otra cuidad:

Ejemplos. Señor Señor

Asunto (línea opcional)

Ejemplo: Asunto: Vencimiento póliza 489637

Se pueden suprimir artículos, conjunciones o preposiciones, sin afectar el sentido

Datos del destinatario

Entre 3 cm 3 interlíneas Entre

Figura 2. Esquema de línea opcional de asunto. Estilo bloque extremo

Saludo o Vocativo Datos del destinatario

Ejemplos. Apreciado señor Botero:

Datos del destinatario

Entre 3 cm 3 interlíneas Entre

Figura 4. Esquema de línea opcional de saludo independiente. Estilo bloque extremo

Ejemplos. Respetuosamente lo saludamos y confirmamos…

 El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; de preferencia se

Se tiene en cuenta lo siguiente:

Ejemplos de la despedida breve de coma (,):

Ejemplo de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):

Agradecemos su gentil colaboración.

El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado.

Ejemplos. JORGE PINEDA CALLE Jorge Pineda Calle

 Anexo o anexos. Si se requieren se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos

Ejemplo. Anexo: uno (10 hojas)

Ejemplo en línea separada cada uno:

Copia: Sr. Julio Montoya Arango, Gerente AMS

Ejemplo en línea seguida:

Nota. Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita

Uso de mayúsculas y minúsculas

 Las palabras escritas con mayúscula sostenida no se dividen.

Ejemplo. Año 2014

Ejemplo. La reunión se celebrará el 15 de agosto de 2015.

 Los números de normas no se separan con espacio ni con punto.

Ejemplo. Norma Técnica Colombiana 3393