Anda di halaman 1dari 94

Modul Pembelajaran

Administrasi Sarana dan


Prasarana

Untuk Kelas XI
Administrasi Perkantoran
SMK Negeri 44 Jakarta
Daftar Isi

BAB IRUANG LINGKUP SARANA DAN PRASARANA ............................................................. 2


A. Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana ....................................................... 2
B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor .............................................................. 3
1. Pengadaan ............................................................................................................... 3
2. Penyimpanan ........................................................................................................... 6
3. Pemeliharaan ........................................................................................................... 7
4. Inventarisasi ............................................................................................................ 9
5. Laporan sarana dan prasarana ............................................................................... 11
C. Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana ............................................. 12
BAB IIMANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA............................................................ 58
B. Fungsi Manajemen Sarana dan Prasarana ............................................................. 61
1. Fungsi Perencanaan (Planning) ............................................................................. 61
2. Fungsi Pengorganisasian (Organizing) .................................................................. 63
3. Fungsi Pengarahan (Actuating) ............................................................................. 63
4. Fungsi Pengawasan (Controlling) .......................................................................... 64
BAB IIIADMINISTRASI PERENCANAAN PENGADAAN DAN PERMINTAAN SARANA DAN
PRASARANA ...................................................................................................................... 66
1. Perencanaan dan Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor ................................ 66
2. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor ............................................................ 90

1|Modul Pembelajaran Administrasi Sarana dan


Prasarana
BAB I

RUANG LINGKUP SARANA DAN PRASARANA

Kompetensi Dasar :
1. Mengidentifikasi definisi dan ruang lingkup sarana dan prasarana kantor
2. Mempresentasikan definisi dan ruang lingkup sarana dan prasarana kantor
Materi Pokok :
1. Pengertian Sarana dan Prasarana Kantor
2. Ruang Lingkup Sarana dan Prasarana kantor

A. Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana

Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik,
sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan
kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan
prasarana, mustahil tujuan akan dapat dicapai. Demikian halnya kantor, tempat
berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi
yang sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Agar semua kegiatan yang
berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang bersifat administrasi maupun
teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien, maka pelaksanaan
atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor harus dilakukan dengan baik.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala
sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alat.
Sarana lebih ditujukan untuk benda-benda bergerak seperti komputer, meja,
telepon, dan sebagainya. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan
penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).
Prasarana lebih ditujukan pada benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung,
ruang, dan tanah.
Jadi, Administrasi Sarana dan Prasarana adalah segala komponen yang
membantu efektifitas dan kinerja seseorang karena efektif dan efisien agar sesuai
dengan yang diinginkan/tujuan orang tersebut.

2|Modul Pembelajaran Administrasi Sarana dan


Prasarana
Tujuan Administrasi Sarana Dan Prasarana

 Untuk mendapatkan kebutuhan sarana dan prasarana


 Untuk dapat mengunakan segala sarpras
 Untuk meningkatkan kinerja seseorang

Langkah-langkah Administrasi Sarana Dan Prasarana

 Mendata segala kebutuhan


 Menentukan kebutuhan yang ingin dibeli
 Mencatat dan mengurusi
 Mulai melakukan pengadaan
 Melakukan pemakaian
 Pertanggung Jawaban
 Penyimpanan

B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor


Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi: pengadaan,
penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi, dan laporan sarana dan prasarana.

1. Pengadaan
Pengadaan adalah adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana
(perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas.Karena fungsi dan kegiatan setiap
organisasi berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama
antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan
prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana
dan prasarana kantor:
 Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana
 Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana yang
dibutuhkan
 Sediakan dan gunaka sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional
 Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana

3|Modul Pembelajaran Administrasi Sarana dan


Prasarana
 Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana
 Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku
Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan
yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :
 Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun
mutu.
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan
perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor
standarisasi dan normalisasi.
 Standarisasi dan perincian benda.
Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah :
a. Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi
sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
b. Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
c. Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam
jangka waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja.
 Pembelian benda perbekalan.
Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau barang-
barang ialah:
a. Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari
benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan
kelebihan.
b. Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat
spesifikasi atas benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan
penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik.
c. Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda,
keadaan pasar dan harga.
d. Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan
baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan
mengenai cara pengepakan.

4|Modul Pembelajaran Administrasi Sarana dan


Prasarana
e. Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan
tersebut sampai siap digunakan.
 Pengiriman barang.
Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat
dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.
Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:
a. Barang habis pakai
Kegiatan perencanaan barang habis pakai:
1) Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan
2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
3) Menyusun rencana pengadaan barang
b. Barang tak habis pakai
1) Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan
rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada
2) Memperkirakan biaya perlengkapan
3) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia
4) Menyusun rencana pengadaan tahunan
c. Barang tidak bergerak
1) Tanah
Perencanaan tanah sebagai berikut;
a) Menyusun rencana pengadaan tanah
b) Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah
c) Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan
d) Mengadakan survei harga dilokasi
e) Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang
ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data
yang disusun dari hasil survey
2) Bangunan
Perencanaan bangunan meliputi:
a) Mengadakan survei tentang keperluan bangunan
b) Mengadakan perhitungan luas bangunan

5|Modul Pembelajaran Administrasi Sarana dan


Prasarana
c) Menyusun rencana anggaran biaya
d) Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan
rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan
anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas
Langkah-langkah dalam pengadaan barang atau bahan kantor;
a. Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan
atau daftar permintaan barang ke bagian gudang
b. Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang
c. Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian, bendahara akan
memeriksa kebutuhan barang/bahan kantor
d. Selanjutnya meminta persetujuan kepada pimpinan/kepala
e. Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji
(kuantitas dan kualitasnya)
f. Sesudah dicatat barang-barang disimpa di gudang untuk
didistribusikan ke unit yang membutuhkan

2. Penyimpanan
Penyimpanan adalahkegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas
gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal
dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
a. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor:
1) Agar barang tidak cepat rusak
2) Agar tidak terjadi kehilangan barang
3) Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut
dicari
4) Memudahkan dalam pengawasan
5) Memudahkan dalam analisa
b. Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:
1) Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan
2) Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentuka
3) Sifat barang yang disimpan
4) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

6|Modul Pembelajaran Administrasi Sarana dan


Prasarana
5) Prosedur dan tata kerja
6) Biaya yang disediakan
7) Tenaga yang diperlukan
8) Jangka waktu penyimpanan
c. Cara penyimpanan barang/bahan kantor:
1) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan
satuan barang)
2) Barang disimpan dalam keadaan bersih
3) Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi
4) Barang disimpan ditempat yang memadai
5) Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah
dicari
6) Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman
air
7) Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci
8) Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku
persediaan
9) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di
bagian terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama
disimpan lebih dalam

3. Pemeliharaan
Pemeliharaan adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar
barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai
Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor;
 Agar barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca
 Agar barang tidak mudah hilang
 Agar barang tidak kadaluarsa
 Agar barang tidak mudah susut
 Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih

7|Modul Pembelajaran Administrasi Sarana dan


Prasarana
Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai
cara:
a. Pemeliharaan berdasarkan waktu
1) Pemeliharaan sehari-hari
Pemeliharaan sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari,
biasanya dilakukan oleh petugas atau karyawan yang menggunakan
barang dan bertanggung jawab atas barang tersebut, misalnya
pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil.
Pemeliharaan barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar
kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih
besar.
2) Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu
sekali, sebulan sekali, dll)
Pemeliharaan berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu,
misalnya seminggu sekali, dua minggu sekali, sebulan sekali atau dua
bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat dilakukan untuk berbagai
jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh petugas yang
khusus menangani pemeliharaan barang.

b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang


1) Pemeliharaan barang bergerak
Pemeliharaan barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun
secara berkala. Contoh : kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat
elektronik
2) Pemeliharaan barang tidak bergerak:
Pemeliharaan barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari
atau secara berkala untuk mengetahui sampai sejauh mana kualitas
barang tersebut masih dapat digunakan. Contoh: membersihkan debu-
debu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan setiap hari agar
alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah
kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala.

8|Modul Pembelajaran Administrasi Sarana dan


Prasarana
Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana:
 Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan
penyemprotan
 Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu
 Sediakan alat pemadam kebakaran
 Jangan menyimpan bahan bakar
 Pasang pengumuman dilarang merokok
 Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating Procedure)
 Pisahkan barang-barang yang rusak dan tidak rusak
 Perbaiki barang-barang yang rusak
 Simpan barang-barang dengan baik dan benar
 Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula
 Matikan listrik dan AC sebelum pulang kera
 Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk
 Tutup jendela ruangan sebelum pulang kerja

4. Inventarisasi
Pengadaan semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi,
termasuk semua kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu
diperlukan kegiatan inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah
semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai
sarana dan prasarana yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan
sebagai pencatatan terhadap sarana dan prasarana . inventarisasi yang dilakukan di
setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan
tujuan yang sama.

Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana;


 Agar peralatan tidak mudah hilang
 Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang
sehingga dapat dipertanggungjawabkan
 Memudahkan dalam pengecekan barang

9|Modul Pembelajaran Administrasi Sarana dan


Prasarana
 Memudahkan dalam pengawasan
 Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format


pencatatan

Buku Induk Barang Inventaris


Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk
mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu
kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis
pakai. Perhatikan buku induk barang inventaris berikut:

BUKU INDUK BARANG INVENTARIS

Tabel 1.1 Buku Induk Barang Inventaris

Buku Golongan Barang Inventaris


Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang
digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan
yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang
tidak habis pakai. Perhatikan buku golongan barang inventaris berikut:
BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS

Tabel 1.2 Buku Golongan Barang Inventaris


Buku Catatan Barang Non Inventaris

10 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan
untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum
diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan
untuk mencatat barang yang tidak habis pakai. Perhatikan buku catatan
barang non inventaris berikut:
BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS

Tabel 1.3 Buku Catatan Barang Non Inventaris

5. Laporan sarana dan prasarana


Laporan sarana dan prasarana adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk
melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun
keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu.
Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan atau satu
tahun.
a. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana
1) Sebagai bahan pertanggungjawaban
2) Sebagai pengendali persediaan
3) Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang
4) Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan
b. Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya
dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung, diantaranya:
1) Bukti penerimaan barang
2) Bukti pembelian barang
3) Bukti pengeluaran barang
4) Kartu barang
5) Kartu persediaan
6) Daftar inventaris
7) Daftar rekapitulasi barang inventaris

11 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
c. Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut;
1) Memeriksa barang
2) Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran
3) Menghitung penerimaan dan pengadaan barang
4) Menghitung pengeluaran barang
5) Menghitung sisa persediaan
6) Mencatat mutasi barang
7) Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

C. Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana


1) Peralatan/Perlengkapan Kantor (Offiece Supplies)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk
membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan
yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.
 Kegunaan Perlengkapan Kantor
a) Sebagai penunjang kegiatan kantor.
b) Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor.
c) Memperoleh hasil pekerjaan yang lebih memuaskan.
d) Sebagai aset kantor.

 Jenis-jenis Perlengkapan Kantor


Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang
bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas
kantor.

a. Peralatan/perlengkapan dilihat dari bentuknya


1. Berbentuk lembaran atau helaian (kertas, karbon, berkas).
2. Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran
(bukan berupa kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol,
penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas (cutter),
pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.

12 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
3. Berbentuk buku, antara lain :
 Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan untuk
menulis catatan harian sekretaris.
 Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang
informasi yang berkaitan dengan organisasi.
 Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar
alamat dari berbagai macam organisasi lain atau relasi yang
khususnya sering melakukan kerjasama.
 Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari
berbagai organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor
penting lainnya.
 Kamus (bahasa Indonesia dan asing).
 Peta kota-kota besar.
 Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi
perkembangan atau kemajuan perusahaan selama setahun
terakhir.
 Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat
tamu yang datang ke perusahaan.
 Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar
masuknya surat setiap hari.
 Buku objek wisata (brosur atau pamflet).
b. Peralatan/perlengkapan dilihat dari penggunaannya
1) Barang habis pakai
2) Barang tidak habis pakai

Barang Bergerak
Barang bergerak adalah sarana kantor yang dapat dengan mudah dipindahkan dari satu
tempat ke tempat lainnya. Barang bergerak dibagi menjadi dua, yaitu:

(1) Barang Habis Pakai

13 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Barang habis pakai adalah barang yang hanya dapat digunakan dalam satu kali
pemakaian saja dan setelah itu fungsi dari barang tersebut akan habis. Misalnya
kertas, tinta, karbon, dan sebagainya.

(2) Barang Tidak Habis Pakai


Barang tidak habis pakai adalah barang yang dapat digunakan berulang-ulang dan
tahan lama dalam pemakaiannya. Fungsi dari barang tersebut tidak akan hilang
dalam satu kali pemakaian. Misalnya komputer, mesin fotokopi, mesin ketik, dan
sebagainya.

Barang Tidak Bergerak


Barang tidak bergerak adalah prasarana kantor yang tidak dapat dipindahkan dari satu
tempat ke tempat lainnya. Misalnya tanah dan bangunan.

Istilah-istilah Sarana Kantor


Ada beberapa istilah yang berkenaan dengan sarana kantor, yaitu:

1) Mesin Kantor
Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun,
mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor
yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.
The Liang Gie menyatakan bahwa dalam dunia modern dengan
perkembangan teknologi yang luar biasa dewasa ini, pekerjaan kantor
dapat dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat.

14 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Keberadaan mesin kantor sangat penting untuk menunjang pekerjaan
kantor. Dengan adanya mesin kantor banyak pekerjaan yang dapat
diselesaikan dengan waktu yang cepat dan dengan hasil yang
memuaskan. Namun ada kalanya keberadaan mesin-mesin kantor justru
mengakibatkan timbulnya kerugian bagi kantor.
Agar keberadaan mesin-mesin kantor tidak menimbulkan dampak
yang tidak baik atau merugikan maka dalam memilih mesin-mesin kantor
harus mempethatikan berbagai faktor. Drs. Moekijat dalam buku tata
laksana kantor menyebutkan beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
pemilihan mesin-mesin dan perlengkapan kantor antar lain:
a. Mesin benar-benar diperlukan.
b. Jenis mesin hendaknya praktis.
c. Mesin dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja
d. Mesin dapart mempercepat terselesaikannya pekerjaan
e. Mutu mesin harus benar-benar baik
f. Mesin dapat mengurangi kesulitan kerja
g. Masin dapat digunakan untuk berbagai keperluan
h. Pemeliharaan mesin mudah dilakukan
i. Pelatihan untuk pengoperasian mesin dapat dilaksanakan dengan mudah
j. Mesin harus cocok dengan jenis pekerjaan
k. Tersedia ruang kantor untuk meletakan mesin.

 Keuntungan menggunakan mesin kantor antara lain:

a) Menghemat tenaga dan waktu.


b) Meningkatkan ketelitian.
c) Memperbaiki mutu pekerjaan.
d) Mengurangi rasa bosan jika dibandingkan dengan metode menulis.
e) Memudahkan pengawasan.
f) Mengurangi kelelahan pegawai.
g) Memuat informasi lebih cepat dan lebih banyak.

 Kerugian menggunakan mesin kantor antara lain:

15 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
a) Tingkat penyusutan dari beberapa mesin adalah tinggi.
b) Sulit mendapatkan operator mesin yang terlatih dan perlu adanya biaya
untuk melatih mereka.
c) Beberapa mesin memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan
pemeliharaannya.
d) Kesulitan dalam pemeliharaan dan perbaikan mesin-mesin tertentu bila
terjadi kerusakan.
e) Tidak ada fleksibilitas dari beberapa metode mesin.
Pembagian Mesin Kantor
Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk dan
jenis yang beragam dan dapat diklasifikasikan menurut tenaga gerak, cara
kerja komponen mesin dan fungsi mesin.
a. Tenaga penggerak
Menurut tenaga penggerak, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu :
 Mesin manual : mesin kantor yang dioperasikan dengan menggunakan
tenaga manusia atau tenaga murni.
 Mesin listrik (elektrik) : Mesin kantor yang pengoperasiannya
menggunakan tenaga listrik.
b. Cara kerja komponen mesin
Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi 2 yaitu
:
 Mesin mekanis : mesin kantor yang rangkaian komponennya bergerak
atau bekerja hanya pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang
digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan dengan
tenaga listrik.
 Mesin elektronik : mesin kantor yang rangkaian komponennya bersifat
elektronis atau menggunakan bahasa mesin. Mesin ini hanya dapat
digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik.
c. Fungsi mesin
Menurut fungsinya, mesin kantor memiliki banyak macamnya sbb:
 Mesin pencatat data atau informasi

16 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Mesin ketik atau mesin tik adalah sebuah mesin atau alat elektronik
dengan sebuah set tombol-tombol yang apabila ditekan dapat mencetak
huruf atau karakter tertentu pada sebuah medium, biasanya berupa
kertas.
a. Mesin tik (typewriter)
- Mesin tik manual
Merupakan mesin ketik pertama yang digunakan dalam
kegiatan perkantoran, mesin ini digunakan tanpa memerlukan
listrik. Jenis mesin ketik ini sering disebut dengan mesin ketik
tangan, karena digerakkan oleh tangan manusia yang meliputi
memencet tombol, menggeser gindaran, dan sebagainya.

Gambar: Manual type writer

- Mesin tik elektrik


Adalah mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan dengan
mempergunakan tenaga listrik. Dalam pengoperasiannya,
manusia berperan sebagai pengendali.
Mesin ketik elektrik memiliki ciri-ciri anatara ain: tenaga
penggeraknya menggunakan listrik, komponen dan cara kerja
mesinnya mekanis, dan tuts-tuts seperti yang terdapat pada
mesin tik manual ditambah dengan saklar (tombol on/off).

17 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Gambar: Electric type writer

b. Mesin penomor (numbering machine)


Digunakan untuk memberi nomor urut dan nomor rangkap pada
kartu, faktur, formulir, dan kupon obligasi. Berdasarkan bentuk dan
ukuran angkanya dapat dibedakan menjadi dua:
 Mesin penomor kecil, bentuk dan ukurannya kecil dan hanya
terdiri dari empat sampai enam digit.
 Mesin penomor besar, bentuk dan ukurannya besar dan terdiri
dari tujuh digit.

Gambar: Number machine

c. Mesin dikte (dictating machine)


Mesik dikte (diktafon) adalah mesin perekam atau pencatat suara
yang hasil dari rekaman tersebut dapat diulang kembali sehingga
apa yang dibicarakan menjadi lebih jelas. Nama lain dari mesin
dikte adalah mesin imla dan mesin ini terdiri dari dua jenis mesin
yaitu dictating machine sebagai unit perekam dan transcribing
sebagai unit pelatihan. Mesin dikte atau diktafon adalah mesin

18 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
kantor yang memiliki kegunaan untuk merekam atau mencatat
suara dari yang diktekan oleh seseorang di dalam ruangan baik itu
oleh pejabat maupun manajer yang kemudian hasil rekaman itu
diulang kembali (playback) secara perlahan, sehingga bisa dicatat
oleh pegawai lainnya yaitu bawahannya atau sekretaris. Diktafon
adalah mesin dikte - merekam suara perangkat yang paling umum
digunakan untuk merekam pidato untuk pemutaran nanti atau
untuk diketik ke cetak.

Gambar: Diktafon

 Mesin pengolah data


a) Komputer
Komputer adalah serangkaian mesin elektronik yang terdiri dari
ribuan bahkan jutaan komponen yang dapat saling bekerja sama,
sehingga membentuk sebuah sistem kerja yang rapi dan teliti. Sistem ini
kemudian dapat digunakan untuk melaksanakan serangkaian pekerjaan
secara otomatis, berdasar urutan instruksi ataupun program yang
diberikan kepadanya.

19 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Sumber: prasetya-en.blogspot.com

Gambar 1.3 Komputer, yang Terdiri dari Monitor, CPU, Keyboard, dan Mouse

Komputer dibagi menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras dan


perangkat lunak. Yang termasuk dalam perangkat keras adalah monitor,
Central Processing Unit (CPU), keyboard, dan mouse.

Sekitar lebih dari 80% aktivitas yang berada pada perkantoran


lebih didominasi oleh penggunaan teknologi, seperti komputer atau yang
lebih dikenal dengan teknologi perkantoran akan memberikan kemudahan
pada setiap pekerjaan.

b) Mesin hitung (calculating machine)


- Mesin hitung saku atau yang biasa disebut dengan kalkulator
adalah mesin hitung yang menggunakan tenaga baterai (battery
powered calculator) atau ada juga yang menggunakan tenaga
matahari (solar powered calculator).
Mesin hitung saku atau Kalkulator memiliki bentuk dan
ukuran yang bermacam-macam. Begitu juga dengan jumlah
digit yang berbeda-beda, antara lain memiliki digit 6, 10, 12,
14 sampai yang memiliki 16 digit tergantung kepada
kebutuhan.

20 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Gambar: Calculator
- Mesin penghitung uang
Adalah sebuah alat yang berfungsi untuk menghitung berapa
banyak jumlah uang( logam maupun kertas) yang ingin di
hitung.Mesin ini biasa digunakan pada jasa perbankan. Karena
mesin ini sangat mempermudah teller dalam menghitung
jumlah uang yang banyak. Dibandingkan dengan menghitug
uang secara manual dengan mesin penghitung uang ini dapat
cepat dan praktis.

Gambar: Mesin hitung uang


 Mesin cetak dan pengganda
a. Printer
Printer adalah mesin kantor yang
digunakan untuk mencetak data dan
informasi yang sudah diolah oleh komputer.
Sumber: southernsavers.com
Gambar 1.4 Printer
b. Mesin Fotokopi
Mesin fotokopi adalah mesin
kantor yang digunakan untuk
menggandakan dokumen dengan

21 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Sumber: photocopyartteam.blogspot.com

Gambar 1.5 Mesin Fotokopi


memperbesar atau memperkecil ukuran aslinya sesuai dengan kebutuhan
kantor. Cara kerja mesin fotokopi secara elektrik.

Cara mengoperasikan mesin fotokopi sebagai berikut:

(1) Memasukkan tinta kedeveloper unit.


(2) Daya listrik dipasangkan pada stop kontak.
Sebaiknyadipasangstabilizeruntuk menyetabilkanlistrik.
(3) Menekan tombolon sampai muncul tulisan“ready to copy” di layar
mesin.
(4) Menempatkan master pada kaca (mirror), lalu menutup dengancover
di atasnya. Memilih kertas sesuai ukuran yang dikehendaki.
(5) Menekan tombol nominal jumlah yang akan digandakanlalu
menekan tombol warna hijau.

c. Mesin Risograph
Mesin kantor yang digunakan untuk
menggandakan dokumen sesuai dengan kebutuhan kantor
yang pemakaiannya menggunakan master. Mesin
risograph dapat menggandakan dokumen dengan
kemampuan 120 lembar per menit. Pada prinsipnya hampir
sama dengan mesin fotokopi, tetapi mesin risograph

Sumber: ambcomputers.en.ecplaza.net
memerlukan master untuk dapat digandakan.
Gambar 1.6 Mesin Risograph
Mesin risograph hanya digunakan untuk
menggandakan dokumen dalam jumlah yang banyak. Perbedaannya
dengan mesin fotokopi yaitu mesin risograph mempunyai kelebihan,
antara lain:
(1) Hasil penggandaan dokumen lebih baik kualitasnya dibandingkan
dengan mesin fotokopi.
(2) Dapat menggandakan naskah dalam jumlah banyak.
(3) Waktu yang diperlukan lebih cepat.

22 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
d. Mesin Stensil

Mesin stensil adalah mesin


perkantoran yang digunakan untuk
menggandakan dokumen dengan
menggunakan master sheet atau
disebut juga stensil sheet.

Sumber: indonetwork.co.id
Gambar 1.7 Mesin Stensil

Cara pengoperasian mesin stensil sebagai berikut:

(1) Menyediakan kertas yang akan diduplikasikan di tempat yang telah


disediakan.
(2) Menekan tombol power yang berada di bawah.
(3) Menaikkan tombol upand down button yang berada di sebelah
tombol power.
(4) Meletakkan master di tempat yang telah disediakan, kemudian
meyesuaikan ukuran master tersebut.
(5) Menyesuaikan zoom, organize size, dan photo mode pada menu
utama.
(6) Setelah mengatur pada menu utama kemudian membuat cetakan
beberapa lembar.
(7) Setelah hasil cetakan sudah memuaskan kemudian dapat mencetak
beberapa lembar sesuai kebutuhan.

e. Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)


Scanneradalah sebuah alat yang dapat berfungsi untuk meng
copy atau menyalin gambar atau teks yang kemudian disimpan ke
dalam memori komputer. Dari memori komputer selanjutnya,
disimpan dalam harddisk ataupun floppy disk. Fungsi scanner ini
mirip seperti mesin fotocopy, perbedaannya adalah mesin fotocopy
hasilnya dapat dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya
dapat ditampilkan melalui monitor terlebih dahulu sehingga kita

23 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
dapat melakukan perbaikan atau modifikasi dan kemudian dapat
disimpan kembali baik dalam bentuk file text maupun file gambar.
Berikut adalah langkah-langkahnya:
 Pasang Scanner pada PC.
 Pastikan Scannernya sudah terinstal. Jika sudah terinstal, buka
software adobe photoshop. (sebenarnya bukannya hanya
photoshop, tapi disini saya hanya membahas dengan adobe
photoshop aja)
 Setelah terbuka klik file, impor, lalu pilih nama/merk scanner
Anda.
 Masukan gambar/foto pada scanner, lalu tutup covernya.
 Setelah itu untuk menentukan pas atau tidaknya gambar klik
preview.
 Jika sudah pas dan anda yakin, maka klik scan untuk mengscan
gambarnya.

 Mesin penghimpun data atau informasi


a. Mesin penjilid (binding machine)
Mesin jilid digunakan untuk menjilid buku, diktat, kalender meja,
boolet, dan sebagainya. Mesin ini dipakai untuk menghimpun
dokumen yang diperlukan agar terlihat rapi saat diperlukan.
Berdasarkan jenisnya, mesin penjilid dibagi menjadi dua yaitu:

24 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
 Mesin penjilid buku
 Mesin penjilid laporan (menggunakan kawat spiral/wire ring)

b. Stapler (hecht machine)


Biasanya alat ini terdiri dari dua macam yaitu penjepret kertas
(stapler) dan pembuka isi stapler. Berdasarkan bentuk dan
kemampuannya, penjepret kertas dibedakan menjadi tiga, yaitu:
 Penjepret kertas kecil (kemampuan maksimal bisa menjepret
kertas 10 lembar)
 Penjepret kertas sedang (mampu menjepret kertas 10-20
lembar)
 Penjepret kertas besar (mampu menjepret kertas 20-150
lembar)

 Mesin pemisah
a. Mesin pelubang kertas / kartu (punch card machine)
Pelubang kertas dapat dibedakan menurut jumlah lubang dan
fungsinya menjadi tiga yaitu:
 Pelubang kartu dengan satu pelubang dipergunakan untuk
melubangi kartu-kartu perpustakaan, nama-nama, plastik dll.
 Pelubang kertas biasa dengan dua pelubang dipergunakan
nutuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam snelhechter.

25 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
 Pelubang kertas panjang dengan lima pelubang dipergunakan
untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam
binders ring.

b. Mesin penghancur dokumen (shredder)


Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur
dokumen dibedakan menjadi dua macam yaitu:
 Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk
menghancurkan dokumen berupa kertas, seperti urat, arsip,
laporan dan lain-lain.
 Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk
menghancurkan dokumen dalam bentuk microfilm

c. Pembuka Surat (Letter Oppener)


Mesin ini berfungsi untuk membuka sampul surat dengan cara
memotong bagian pinggir sampul. Ditinjaiu dari penggunaan
komponennya, pembuka surat dibagi menjadi dua:
- Pembuka surat listrik (elektrik letter opener)
Alat ini digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik dan
komponen mesinnya bersifat mekanis.
- Pembuka surat elektronik (electronic letter opener)

26 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Alat ini digerakkan menggunakan tenaga baterai dan
komponen mesinnya bersifat elektronis.

2) Mesin Komunikasi Kantor


Seiring dengan perkembangan zaman dan kemajuan teknologi, saat ini
komunikasi dalam kantor lebih banyak menggunakan peralatan atau mesin
komunikasi. Penggunaan peralatan atau mesin komunikasi akan membuat
komunikasi berlangsung lebih cepat dan efisien. Peralatan atau mesin-mesin
komunikasi yang ada dalam kantor inilah yang disebut dengan pesawat
kantor. Jadi, pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi
sebagai alat untuk mengadakan komunikasi, baik di lingkungan internal
maupun dengan lingkungan eksternal perusahaan.
A) Perkembangan mesin-mesin kantor sebagai alat komunikasi
Perkembangan peradaban manusia diiringi dengan perkembangan
cara penyampaian informasi (yang selanjutnya dikenal dengan istilah
Teknologi Informasi). Mulai dari gambar-gambar yang tak bermakna di
dinding-dinding gua, peletakkan tonggak sejarah dalam bentuk prasasti
sampai diperkenalkannya dunia arus informasi yang kemudian dikenal
dengan nama internet.
Informasi yang disampaikan pun berkembang. Dari sekedar
menggambarkan keadaan sampai taktik bertempur. Berikut ini adalah
sejarah perkembangan teknologi informasi dan komunikasi manusia:
a. Masa Pra-Sejarah (…s/d 3000 SM)
Pada awalnya Teknologi Informasi yang dikembangkan manusia
pada masa ini berfungsi sebagai sistem untuk pengenalan
bentuk-bentuk yang mereka kenal, mereka menggambarkan

27 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
informasi yang mereka dapatkan pada dinding-dinding gua,
tentang berburu dan binatang buruannya. Pada masa ini mereka
mulai melakukan pengidentifikasian benda-benda yang ada
disekitar lingkungan mereka tinggal dan mewakilinya dengan
bentuk-bentuk yang kemudian mereka lukis pada dinding gua
tempat mereka tinggal, karena kemampuan mereka dalam
berbahasa hanya berkisar pada bentuk suara dengusan dan
isyarat tangan sebagai bentuk awal komunikasi mereka pada
masa ini.
Perkembangan selanjutnya adalah diciptakan dan digunakannya
alat-alat yang menghasilkan bunyi dan isyarat, seperti gendang,
terompet yang terbuat dari tanduk binatang, isyarat asap sebagai
alat pemberi peringatan terhadap bahaya.
b. Masa Sejarah (3000 SM s/d 1400-an M)
Pada masa ini Teknologi Informasi belum menjadi teknologi
masal seperti yang kita kenal sekarang ini, teknologi informasi
masih digunakan oleh kalangan-kalangan terbatas saja,
digunakan pada saat-saat khusus, dan mahal. Pada 3000 SM
untuk yang pertama kali tulisan digunakan oleh bangsa sumeria
dengan menggunakan simbol-simbol yang dibentuk dari
pictograf sebagai huruf. Simbol atau huruf-huruf ini juga
mempunyai bentuk bunyi yang berbeda (penyebutan), sehingga
mampu menjadi kata, kalimat dan bahasa. Pada 500 SM, serat
Papyrus digunakan sebagai kertas. Kertas yang terbuat dari serat
pohon papyrus yang tumbuh disekitar sungai nil ini menjadi
media menulis/media informasi yang lebih kuat dan fleksibel.
Dan pada 105 M, bangsa Cina menemukan Kertas. Kertas yang
ditemukan oleh bangsa Cina pada masa ini adalah kertas yang
kita kenal sekarang, kertas ini dibuat dari serat bambu yang
dihaluskan, disaring,dicuci kemudian diratakan dan dikeringkan,
penemuan ini juga memungkinkan sistem pencetakan yang

28 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
dilakukan dengan menggunakan blok kayu yang ditoreh dan
dilumuri oleh tinta atau yang kita kenal sekarang dengan sistem
Cap.
c. Masa Modern ( 1400-an M s/d sekarang )
Tahun 1830. Augusta Lady Byron Menulis program komputer
yang pertama didunia berkerjasama dengan Charles Babbage
menggunakan mesin Analytical-nya. Yang didesain mampu
memasukan data, mengolah data dan menghasilkan bentuk
keluaran dalam sebuah kartu. Mesin ini dikenal sebagai bentuk
komputer digital yang pertama walaupun cara kerjanya lebih
bersifat mekanis daripada bersifat digital, 94 tahun sebelum
komputer digital pertama ENIAC I dibentuk.
Tahun 1837. Samuel Morse mengembangkan Telegraph dan
bahasa kode Morse bersama Sir William Cook dan Sir Charles
Wheatstone yang dikirim secara elektronik antara 2 tempat yang
berjauhan melalui kabel yang menghubungkan kedua tempat
tersebut.
Tahun 1877. a. Alexander Graham Bell menciptakan dan
mengembangkan Telepon yang dipergunakan pertama kali
secara umum. b. Fotografi dengan kecepatan tinggi ditemukan
oleh Edweard Maybridge.
Tahun 1940. Dimulainya pengembangan Ilmu Pengetahuan
dalam bidang Informasi pada masa Perang Dunia 2 yang
dipergunakan untuk kepentingan pengiriman dan penerimaan
dokumen-dokumen militer yang disimpan dalam bentuk
magnetic tape.
Tahun 1972. Ray Tomlinson menciptakan program e-mail yang
pertama
Tahun 1991- Sekarang. Sistem bisnis dalam bidang IT pertama
kali terjadi ketika CERN dalam menanggulangi biaya
operasionalnya memungut bayaran dari para anggotanya. 1992

29 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
pembentukan komunitas Internet, dan diperkenalkannya istilah
World Wide Web oleh CERN. 1994 pertumbuhan Internet
melaju dengan sangat cepat dan mulai merambah kedalam
segala segi kehidupan manusia dan menjadi bagian yang tidak
dapat dipisahkan dari manusia. 1995, Perusahaan umum mulai
diperkenankan menjadi provider dengan membeli jaringan di
Backbone, langkah ini memulai pengembangan Teknologi
Informasi khususnya Internet dan penelitian-penelitian untuk
mengembangkan sistem dan alat yang lebih canggih.
B) Jenis-jenis alat komunikasi kantor
Jenis atau macam-macam pesawat komunikasi di antaranya adalah
sebagai berikut:

a) Telepon
Kata telepon berasal dari kata
“tele” dan “phone” yang mempunyai
pengertian jauh dan mendengar dari
jarak jauh. Jadi pesawat telepon adalah
alat yang dipergunakan untuk berbicara
dan mendengarkan suara dari jarak jauh.
Sumber: tikmantewe.wordpress.com

Gambar 1.15 Telepon

 Pesawat tunggal, yaitu pesawat yang biasanya digunakan di


rumah rumah.
 PMBX (Private Manual Brand Xchange), yaitu pesawat telepon
yang pengoperasiannya melalui operator (tidak langsung)
 PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu pesawat telepon
yang pengoperasiannya secara langsung / tanpa melalui operator
Kelebihan telepon:
 Pesan/informasi cepat tersampaikan.

30 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
 Penelepon dapat dikenali atau bisa dipastikan melalui suara
penelepon.
 Nomor penelepon dapat di rahasiakan
Kekurangan telepon:
 Tidak dapat ditinjau atau didengar kembali atau sulit di buktikan
kebenarannya.
 Biaya mahal.
 Sulit dilakukan diwaktu atau di tempat tertentu seperti saat rapat.
b) Intercom
Intercom berasal dari bahasa Inggris
yaitu intercommunication yang mempunyai
arti “hubungan di dalam”. Intercom sering
disebut juga dengan istilah interphone atau
intertelephone. Istilah lain untuk intercom
yang diterapkan dalam perkantoran yaitu
aiphone. Sumber: lashen.com
Gambar 1.16 Intercom
Beberapa fungsi intercom yang memabantu efisensi
pekerjaan perkantoran antara lain:

 Sebagai alat komunikasi untuk menyampaikan informasi secara


efektif dari satu pihak kepihak liannya.
 Memperluas saluran komunikasi dalam suatu instansi atau
kantor.
 Menghindari mondar-mandirnya para pegawai.
 Menghemat waktu dan tenaga sehingga meningkatkan
produktivitas kerja pegawai.
Kelebihan Intercom:
 Dapat mempermudah dan mempercepat komunikasi antar
karyawan.
 Dapat digunakan untuk komunikasi dua arah.
 Tidak terjadi modulasi frekuensi.

31 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Kekurangan Intercom:
 Jangkauan intercom terbatas atau sedang.
 Jangkauan intercom relatif pendek
c) Faksimile
Faksimile adalah mesin/alat untuk
mengirim dan menerima data atau
dokumen yang hampir sesuai dengan
aslinya, baik berupa tulisan maupun
berupa gambar. Mesin ini
dikombinasikan dengan pesawat telepon
karena peralatan yang dipakai
Sumber: akoreza.blogspot.com merupakan sistem komunikasi
Gambar 1.17 Mesin Faksimile sambungan kabel.

Kelebihan:
 Memungkinkan bentuk asli dokumen terlihat jelas.
 Waktu yang lebih cepat.
 Data yang akurat.
 Hemat tenaga dan biaya.
 Pengoperasian lebih praktis sehingga setiap orang dapat
mengoperasikannya.
Kekurangan:
Kualitas facsimile berada di bawah surat elektronik atau email
sebagai bentuk alat transfer dokumen secara elektronik yang tersebar
luas dan digunakan oleh banyak orang.
d. Switch board, adalahalat komunikasi yang terdiri dari papan panel
yang lebar, yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan istrument
yang lain yang berfungsi untuk menyampaikan pesan (informasi)
dari satu tempat ke tempat lain.

32 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
e. Teleks,adalah jaringan teleprinter mirip dengan jaringan telepon
yang berfungsi mengirim pesan berbasis teks. Jaringan ini
menyediakan media umum pertama untuk komunikasi data
internasional dengan menggunakan teknik sinyal standar dan
kriteria operasi yang ditetapkan oleh International
Telecommunication Union (ITU).

3) Perabot Kantor
Perabot kantor adalah sarana kantor atau berupa besi,kayu,plastic
dan barang yang mutlak diperlukan oleh setiap kantor sehingga
aktifitas kerja dapat berjalan dengan baik. Perabot kantor yaitu
segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang
terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala
macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan
penyimpanan hasil kerja kantor. Perabot kantor merupakan sarana
kantor yang tidak habis pakai dan dapat digunakan berulang-ulang
dalam jangka waktu panjang. Biasanya terbuat dari bahan kayu, besi
ataupun bahan lainnya yang tahan lama. Istilah lain dari perabot
kantor adalah perkakas kantor atau office furniture.
Furniture dengan ukuran dan bahan yang tepat akan meningkatkan
produktivitas kerja pekerja kantor. Dalam desain hal ini disebut
dengan fungsi ergonomis. Kursi yang nyaman misalnya akan
membuat penggunanya betah dalam melakukan pekerjaannya. Selain
itu furniture yang ergonomis akan mencegah terjadinya cedera bagian
tubuh akibat pekerjaan yang berulang (repetitive stress injuries).
Menurut The Liang Gie dalam buku Administrasi Perkantoran Modern
(2000) mengemukakan bahwa “perbekalan kantor merupakan jenis
perbekalan tata usaha yang terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai
susunan (misalnya pintu-pintu atau laci-laci) dan diam di tempat”.
Yang termasuk perabot kantor yang paling utama sebagai penunjang
dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran, antara lain:

33 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
a) Meja
Meja adalah salah satu furnitur berupa permukaan datar yang
disokong oleh beberapa kaki. Meja umumnya dipasangkan dengan
kursi. Meja yang khusus dipakai untuk bekerja disebut meja tulis
atau bangku.
Yang dimaksud meja disini adalah meja yang digunakan oleh
pemimpin dan para karyawan untuk melakukan operasional
perkantoran. Meja sangat diperlukan oleh para karyawan yang secara
umum beraktivitas di dalam ruangan, seperti sekretaris, bendahara,
bagian personalia, dan pemimpin perusahaan.
Kantor yang baik, selain mempunyai meja untuk
kegiatan operasional alangkah baiknya jika menyediakan meja untuk
tamu. Meja dan kursi tamu akan memberikan kenyamanan kepada
para tamu yang datang ke kantor dan memberikan kesan yang baik
kepada mereka.
Yang harus diperhatikan dalam pemilihan meja kantor:
- Ukuran luas permukaan mejanya.
Luas sempitnya permukaan meja hendaknya disesuaikan dengan
kedudukan dan jabatan orang yang mempergunakannya. Luas
meja tidak terlampau berlebihan, karena luas meja yang
berlebihan biasanya tidak dipergunakan untuk melaksanakan
pekerjaan tapi digunakan untuk fungsi yang lain.
- Permukaan meja
Yang penting harus diperhatikan ialah bahwa permukaan meja
tidak boleh terlalu besar agar segala sudutnya dapat dijangkau
dengan tangan oleh orang yang mempergunakannya. Selain itu,
Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar tidak menyilaukan para
pegawai yang memakainya.
- Tinggi meja
Untuk golongan meja di Indonesia, lazim dipakai yang
mempunyai ukuran tinggi lebih kurang 0,75 m, yakni yang dapat

34 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
membentuk jarak antara mata orang yang sedang menulis atau
membaca (dengan duduk di atas kursi) dengan permukaan meja
kira-kira 32 cm.
Jenis meja berdasarkan fungsinya:
a) Meja Staf : Meja yang biasa digunakan oleh staf, terutama
bagian administrasi atau tata usaha. Biasanya meja yang
digunakan para staff yaitu meja biasa dengan ukuran p = 120
cm. l = 70 – 72 cm, t = 75 cm
b) Meja Resepsionis (penerima tamu) : Meja yang digunakan
untuk menerima tamu ataupun untuk dijadikan tempat
memberi dan mengetahui informasi yang berhubungan dengan
perusahaan.
c) Meja Direksi : Meja yang dipakai pimpinan perusahaan dengan
bentuk dan desain yang dapat mewakili gambaran seseorang
yang mempunyai jabatan penting dalam perusahaan tersebut.
Biasanya seorang direktur memakai meja besar atau satu biro
dengan ukuran p = 121,5 cm, l = 71 – 80 cm, t = 74 cm.
d) Meja Rapat : Meja ini digunakan pada saat pertemuan rapat.
Meja ini ukurannya disesuaikan dengan jumlah peserta rapat.
e) Meja Samping : Meja yang biasanya digunakan oleh seorang
sekretaris pimpinan, biasa disebut meja return.

Contoh beberapa jenis meja:

35 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Gambar 1.18 Meja Direksi
Sumber: duniacyber.com

Sumber: sentraoffice.com Sumber: mejakerjakantor.com

Gambar 1.19 Meja Staf Gambar 1.20 Meja Resepsionis

b) Kursi
Kursi adalah sebuah perabotan rumah yang biasa digunakan
sebagai tempat duduk. Untuk kursi kerja ataupun kursi ketik ukuran
besar dan tinggi serta modelnya harus disesuaikan dengan orang yang
hendak mempergunakannya. Di Indonesia tinggi kursi rata-rata 0,46
m. Contoh beberapa jenis kursi Kursi hadap Kursi staf kursi pimpinan.
Menurut Ralph Barnes kursi kantor yang baik harus memenuhi
persyaratan antara lain :
 Dapat diatur tinggi rendahnya.
 Dibuat secara kokoh.
 Disesuaikan dengan bentuk badan orang.
 Mempunyai penyangga belakang.
Berikut beberapa spesifikasi kursi kantor pada umumnya
mencakup beberapa hal, antara lain :
 Arm rest, atau juga sering disebut dengan sandaran tangan
pada kursi.
 Footbase, kaki kursi yang biasanya beroda atau paten.

36 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
 Bahan dudukan kursi, terbuat dari kain, kulit sentetis dan
kulit asli
 Sistem hidrolik, fungsinya untuk mengatur tinggi-rendahnya
posisi duduk.
Contoh beberapa jenis kursi:

Sumber: whayuda.wordpress.com Sumber: furniture.info Sumber: xentrafurniture.com

Gambar 1.21 Kursi Pimpinan Gambar 1.22 Kursi Staf Gambar 1.23 Kursi Hadap

c) Lemari
Fungsi utama dari keberadaan lemari kantor adalah sebagi tempat
penyimpanan peralatan dan perlengkapan kantor yang pegawai miliki.
Fitur keamanan dari lemari tersebut menjadi prioritas yang harus
diutamajan saat memiih sebuah lemari untuk kebutuhan penyimpanan
dokumen atau benda penting dalam kantor yang anda miliki. Ukuran
dari lemari yang akan dipakai juga harus disesuaikan dengan luas
ruangan kantor yang dimiliki. Lalu karena lemari kantor ini juga
mempengaruhi bagaimana suasana dalam kantor maka harus juga
memperhatikan desain lemari tersebut, misalnya dari warna lemari
yang sesuai dan pas dengan dengan suasana ruangan kantor. Biasanya
lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini
dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran.
 Lemari–lemari warkat, dengan ukuran besarnya (volume) antara
0,5 m³ sampai 1 m³ adalah termasuk lemari golongan B. lebih

37 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
besar dari itu termasuk golongan A. dan lebih kecil dari golongan
B termasuk golongan C. lemari ini biasanya dipergunakan untuk
menyimpan warkat (papers) yang belum diolah atau belum di file.
 Lemari rak, yakni untuk menyimpan map dan bundel laporan
ataupun dokumen lainnya yang sudah disusun ke dalam map
besar (ordner). Juga untuk lemari rak ini ukuran dan golongannya
sama dengan lemari warkat.
 Lemari Brandkas (cash-box), untuk menyimpan uang, check dan
surat berharga lainnya.
Contoh beberapa jenis lemari:

Sumber: dennyfarhan.com Sumber: jayaoffice.equipment.com

Gambar 1.24 Lemari Rak Gambar 1.25 Lemari Brankas

d) Filling cabinet
Alat untuk menyimpan dokumen yang telah selesai diproses dan
dijadikan sebagai arsip perusahaan. Sebelum arsip disimpan ke laci,
terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau
folder gantung (hanging folder). Sebaiknya arsip yang disimpan
tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan
guide 20-40 lembar.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang
dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang

38 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk
menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari
plastik atau logam, karena lebih kuat.

filling cabinet

Tentang kualitas perabotan kantor yang bagaimanakah yang akan


dipergunakan oleh sesuatu instansi adalah tergantung kepada
kemampuan keuangan, daya muat ruangan, sifat bidang kegiatan, dan
beban kerja instansi yang bersangkutan. Untuk itu maka pemikiran dan
perencanaan yang setepat-tepatnya dalam menentukan kualitas perabotan
yang manakah yang akan dipergunakan perlu dilakukan jauh sebelum
tindakan pembelian dilakukan.
Dalam penempatan perabot kantor dalam ruangan kantor, ada lima faktor
yang harus diperhatikan :
1. Harus menghemat ruang lantai.
2. Harus fungsional hubungan dengan pekerjaan.
3. Tinggi meja dan kursi harus sesuai dengan pemakaiannya
(ergonomic).
4. Perabot harus mudah untuk dipindah-pindahkan.
5. Biaya yang dikeluarkan harus relatif hemat.

4) Bekal Kantor/Peralatan Kantor


Bekal kantor adalah semua perbekalan yang berupa barang-barang
habis pakai dan yang tidak habis pakai yang diperlukan untuk menunjang

39 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan kantor. Yang
termasuk bekal kantor, antara lain:

a) Barang Lembaran
Misalnya amplop, formulir, kertas HVS, kertas bufalo, kertas folio,
map, dan sebagainya.

Sumber: faridyuniar.com Sumber: indhstationary.com Sumber: wikomagic.org

Gambar 1.26 Amplop Gambar 1.27 Map Kertas Gambar 1.28 Kertas HVS

b) Barang Non Lembaran


Misalnya pulpen, pensil, spidol, stepler, gunting, pelubang kertas
(perforator), penjepit kertas, lem, penggaris, busur, pewarna tulisan,
penghapus, pita perekat (selotip), jangka, sandaran buku, rautan,
pemotong kertas, kalender, stempel/cap perusahaan, bantalan stempel,
dan sebagainya.

40 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Sumber:tokomanfaat.blogspot.com

Gambar 1.29 Beberapa Perbekalan Kantor Non Lembaran

c) Barang Berbentuk Buku


Misalnya buku catatan, buku pedoman organisasi, buku alamat
relasi, buku telepon, buku tahunan, buku tamu, buku agenda surat masuk
dan keluar, kamus, dan sebagainya.

5) Hiasan Kantor
Hiasan kantor atau interior kantor adalah segala macam benda yang
dipakai untuk menciptakan iklim suasana yang kondusif pada ruang tempat
bekerja. Lingkungan atau ruangan yang dihiasi dengan hiasan yang menarik
dan ditata sedemikian rupa dapat membuat personil kantor tertarik dan
nyaman di kantor tersebut.
Salah satu faktor yang tidak kalah pentingnya dalam
perbekalan kantor ialah interior kantor. Interior atau hiasan dapat
menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi.
Sehingga semangat kerja pegawai dapat meningkat, dengan
adanya hiasan di kantor diharapkan dapat mengurangi stress pegawai
sehingga kinerja meningkat. Contoh : gambar presiden dan wakil
presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi,

41 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam
dinding dll.
Dengan demikian, peralatan/perlengkapan kantor yang
berkaitan dengan interior, diantaranya:
a. Bunga hidup atau pohon hidup.

flower in the vas


b. Lukisan-lukisan.
c. Akuarium
d. Lampu hias

lampu hias

Yang termasuk dalam perabot kantor antara lain:


a) Lukisan dinding.
b) Vas bunga.
c) Akuarium.
d) Lampu-lampu hias.
e) Benda-benda lainnya yang dapat menambah rasa menariknya suatu
kantor tersebut.

42 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
DENAH SATU SET MEJA KERJA

Sumber: Pribadi
Gambar 1.30 Denah Satu Set Meja Kerja

Tata Ruang Kantor


a. Pengertian Tata Ruang Kantor
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau
sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah pengaturan dan
penyusunan seluruh mesin kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat,
sehingga pegawai dapat bekerja dengan mudah, nyaman, leluasa dan bebas untuk
bergerak sehingga tercapai efisiensi.
Ada beberapa ahli yang mengutarakan pengertian Tata Ruang, diantaranya
George R. Terry yang menyatakan, tata ruang kantor adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaannya secara terperinci dari
ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor
fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang
layak.
Menurut Littlefield and Peterson menyatakan “Tata Ruang Kantor dapat
dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai
yang tersedia”. Bahkan ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau Tata

43 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Ruang tempat orang bekerja mempunyai pengaruh terhadap produktivitas dan
sikap antara karyawan yang satu dan yang lainnya.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern (2000),
“tata ruang perkantoran adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat secara
pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya”.
Jadi, tata ruang adalah penentuan dan penyusunan perabot dan alat-alat kantor pada
tempat yang tersedia dengan letak yang tepat serta pengaturan aliran kerja yang dapat
memberikan kepuasan bagi para karyawan.

1. Tujuan tata ruang kantor:

a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pelaksanaan kerja. Dengan


tata ruang kerja yang baik memungkinkan pekerjaan akan semakin cepat
dan lancar, tata ruang kantor yang baik membuat setiap bagian pekerjaan
yang ada di suatu kantor akan saling berhubungan secara cepat. Tentu saja
ini akan menghemat tenaga dan waktu.
b. Menjamin kelancaran proses pekerjaan.Tata ruang kantor yang sudah
terencana dengan baik membuat para pegawainya bekerja sesuai dengan
susunan ruangan kantor tersebut, maka jika tata ruang kantor baik, maka
pasti akan medukung proses pekerjaan.
c. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.Bayangkan jika
pengaturan kantor semrawut maka dapat dipastikan ruanganan akan
sumpek dan akan mempengaruhi kinerja para pegawainya, sebaliknya jika
tata ruang kantor dirubah sedemikian rupa, maka penggunaan ruangan
akan efisien, rungan kosong pun dapat dimanfaatkan dengan sebaik-
baiknya.
d. Mencegah para pegawai lain menganggu atau terganggu. Jika meja-meja
disusun secara rapi, lemari juga disusun berdasarkan keperluan, begitu
juga berbagai barang lain diatur sedemikian rupa, maka akan
memperlancar jalannya kinerja pegawa.
e. Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai. Dengan segala
perubahan tata ruang kantor yang rapi, teratur, nyaman, bersih, maka akan

44 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
menambah semangat dan kenyamanan bagi para pekerja yang ada
didalamnya.
f. Memberikan kesan yang baik bagi para pegawai dan tamu.

2. Pedoman dalam pembuatan tata ruang kantor


Dalam practical plan Layout, Richard Muther mengutarakan tentang
azas-azas Pokok Tata Ruang adalah sebagai berikut:
a) Azas jarak terpendek, ialah Memungkinkan proses penyelesaian
suatu pekerjaan menempuh jarak sependek-pendeknya. Dalam hal
ini garis lurus antara 2 (dua) titik adalah jarak yang terpendek.
b) Azas rangkaian kerja, ialah penempatan para pegawai dan alat-alat
kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan
penyelesaian pekerjaan.
c) Azas penggunaan segenap ruang, ialah apabila mungkin tidak ada
ruang yang tidak terpakai, tidak hanya yang berupa luas lantai,
namun posisi vertikal ke atas maupun ke bawah.
d) Azas perubahan susunan tempat kerja
Apabila diperlukan ruangan dapat dirubah dan disusun lagi dengan
mudah dan biaya yang sedikit, misalnya tata ruang kantor terpaksa
dirubah karena:
 Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor.
 Penemuan teknologi baru dan lain-lain.
3. Prinsip-prinsip tata ruang kantor:
1) Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan.
2) Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.
3) Alur pekerjaan sesederhana mungkin.
4) Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya.
5) Sebaiknya meja dan kursi mempunyai ukuran yang sama.
6) Pekerjaan yang mendatangkan kebisingan hendaknya dijauhkan dengan
pekerjaan bagian lain.

4. Manfaat tata ruang kantor:

45 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
1) Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
2) Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
3) Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
4) Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
5) Memberikan kesan positif terhadap pelanggan perusahaan.

5. Tahap dan langkah dalam pekerjaan tata ruang kantor


Adapun tahap-tahap dalam menentukan tata ruang agar terstruktur, yaitu
:
a. Perhatikan rencana jalan masuk, jendela dan kondisi yang tidak
dapat dirubah.
b. Buatlah rencana ruang kantor yang menggunakan skala.
c. Tentukan jumlah dan ukuran dari semua perlengkapan dan
perabotan dan sediakan model dari semua perlengkapan.
d. Bicaralah dengan atasan (Kepala Seksi/First Line Manager)
mengenai ruangan yang diperlukan untuk tiap pegawai.
e. Buatalah perencanaan dengan prinsip-prinsip tata ruang.
f. Perhatikan semua pegawai dan pekerjaan, letaknya dan sarana
penunjang. Ajukan pada pimpinan untuk mendapat persetujuan.
Sebelum dimulai membuat konsep menyusun tata ruang, maka terlebih
dahulu perlu diketahui langkah-langkah menyusun tata ruang antara
lain adalah; mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan kegiatan
administrasi dengan satuan-satuan kerja lainnya.
Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan dengan
segenap pekerjaan, tentukan urut-urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah
pegawai yang terlibat:
a. Satuan pekerjaan yang melayani publik ditempatkan pada tempat
yang mudah didatangi orang luar tanpa mengganggu satuan kerja
lainnya.
b. Satuan-satuan yang satu sama lain saling berhubungan erat,
diupayakan untuk dikelompokkan pada satu tempat.

46 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
c. Satuan yang mengerjakan semua kegiatan administrasi, diupayakan
ditempatkan di tengah-tengah (strategis).
d. Satuan yang tugas pekerjaannya menimbulkan suara gaduh,
diletakkan jauh dari satuan kerja yang membutuhkan ketenangan.
e. Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala,
cantumkan panjang dan lebar ruangan yang bersangkutan, serta
beri tanda, tempat pintu, jendela dan lain-lain.
f. Susunan letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya, gunakan
kertas warna-warni dengan ukuran tertentu, serta beri nomor kode
masing-masing.
g. Menyusun denah konsep tata ruang dengan memperhitungkan
kemungkinan perubahan yang disebabkan oleh:
 Penambahan atau pengurangan pegawai.
 Penambahan/penggantian perabot/alat kerja.
 Perubahan penyelasaian prosedur kerja.
 Perubahan atau pengurangan struktur organisasi.
 Penambahan atau pengurangan atau perubahan pekerjaan.

47 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
6. Macam-macam Tata Ruang Kantor
Pada dasarnya ada 5 macam tata ruang kantor, yaitu:

a. Ruang Kantor Terbuka


Ruang kantor terbuka adalah ruangan di mana semua kegiatan
karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan
oleh tembok atau penyekat dari kayu.

Sumber: rajabrankas.blogspot.com
Gambar 1.33 Tata Ruang Kantor Terbuka

Keuntungan ruang kantor terbuka:

1) Lebih mudah dalam mengawasi pekerjaan karyawan.


2) Memperlancar arus pekerjaan.
3) Ruang gerak tidak terbatas.
4) Hubungan antarkaryawan mudah dilakukan.
5) Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan perlengkapan
kerja.

48 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Kerugian ruang kantor terbuka:

1) Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.


2) Kebisingan yang menimbulkan kurangnya konsentrasi dalam
bekerja.
3) Menimbulkan pemandangan yang kurang terlihat rapi.
b. Ruang Kantor Tertutup
Ruang kantor tertutup adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan
atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.

Sumber: pakarkonveksi.info

Gambar 1.34 Ruang Kantor Tertutup

Keuntungan ruang kantor tertutup:

1) Konsentrasi pegawai lebih kepada pekerjaan.


2) Pekerjaan yang bersifat rahasia dapat terjamin atau terlindungi.
3) Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang, karena terhindar
dari kebisingan.
4) Lebih leluasa bekerja apabila pekerjaan tersebut bersifat rahasia.

49 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Kerugian ruang kantor tertutup:

1) Komunikasi antarkaryawan tidak lancar.


2) Sulit dalam mengawasi karyawan karena terhalang penyekat.
3) Ruang gerak terbatas.
4) Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar, sehingga suasana
lebih pengap dan gerah.
5) Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.
6) Diperlukan biaya yang besar untuk pemeliharaan ruangan.

c. Ruang Kantor Semi Tertutup


Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi
kurang lebih 1,5 meter.

Sumber: ajilbab.com

Gambar 1.35 Ruang Kantor Semi Tertutup

Keuntungan ruang kantor semi tertutup:

1) Untuk menjaga privasi kerja.


2) Komunikasi antarkaryawan mudah dilakukan.

50 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Kerugian ruang kantor semi tertutup:

1) Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.


2) Kebisingan yang menimbulkan kurangnya konsentrasi dalam bekerja.
d. Tata Ruang Kantor berhias atau berpanorama/bertaman (lanscaped
offices)
Adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi
dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar
lingkungan bener-benar merupakan lingkungan yang nyaman,
menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.

Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama:


1) Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.
2) Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan.
3) Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan.
4) Produktifitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan
efisien sehingga tujuan organisasi dapat mudah dicapai.
Kerugian tata ruang kantor berhias/berpanorama:
1) Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.
2) Biaya pemeliharaan tinggi.
3) Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah.
4) Tata Ruang Kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang
kantor berkamar, tata
5) ruang terbuka dan tata ruang berhias.

51 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Karena ketiga bentuk tata ruang mempunyai kerugian, maka untuk
mencegah atau mengurangi kerugian yang ada diciptakan tata
ruang kantor gabungan.
e. Tata Ruang Gabungan
Tata Ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata
ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka dan tata ruang
kantor berhias.

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Tata Ruang Kantor


Faktor-faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor ada empat, antara lain:

1. Kondisi Lingkungan dan Fisik Tata Ruang Perkantoran


Menurut Steward and Stewart (1983: 53), Kondisi kerja adalah Kondisin
kerja sebagai serangkaian kondisi atau lingkungan kerja dari suatu perusahaan
yang menjadi tempat bekerja dari karyawan yang bekerja didalam lingkungan
tersebut. Yang dimaksud disini adalah kondisi kerja yang baik, yaitu nyaman
dan mendukung pekerjaan untuk dapat menjalankan aktivitasnya dengan baik.
Meliputi segala sesuatu yang ada dilingkungan karyawan yang dapat
mempengaruhi kinerja, serta keselamatan dan keamanan kerja,
temperatur,kelembapan, ventilasi, kebersihan dan lain-lain.
Jenis kondisi kerja :
a. Kondisi fisik dari lingkungan kerja

52 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Menurut Handoko (1995:84), lingkungan fisik kerja adalah semua
keadaan yang terdapat disekitar tempat kerja yang meliputi temperatur,
kelembapan udara, sirkulasi udara, pencahayaan, kebisingan, getaran-
getaran mekanis,warna dan lain-lain yang dalam hal ini bepengaruh
terhadap hasil kerja manusia tersebut.
Lingkungan kerja karyawan harus sesuai dengan keinginan dan kebutuhan
para karyawan sehingga dapat melaksanakan tugas tanpa gangguan,
termasuk dalam hal lingkungan fisik dalam tata ruang perkantoran.
Yang termasuk lingkungan fisik dalam tata ruang perkantoran antara lain :
(a) Tata Warna
Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang
mempunyai dampak penting bagi karyawan yaitu dampak
psikologisnya baik positif atau negatif pada produktivitas, kelelahan,
moral, tingkah laku dan ketenangan.
Faktor pemilihan warna, yaitu :
 Kombinasi warna
 Efek cahaya pada warna
 Nilai pemantulan warna
 Dampak dari warna
Prinsip dalam pemilihan warna perlu memperhatikan :
 Penutup lantai, contoh karpet
 Penutup dinding
 Warna furnitur
Dibawah ini terdapat daftar beberapa warna yang dapat merangsang
dan mempengaruhi perasaan manusia :

Warna Sifat Pengaruh Untuk Ruangan

Dinamis, merangsang dan Menimbulkan Pekerjaan sepintas


1. Merah panas semangat kerja lalu (singkat)

Keanggunan, bebas dan Menimbulkan rasaa Gang-gang, jalan dan


2. Kuning hangat gembira lorong

53 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Tenang, tentram dan sejuk Mengurangi tekanan Berpikir dan
3. Biru atau tegangan konsentrasi

(b) Sistem pencahayaan


Menurut McShane menyatakan bahwa 80 – 85 % informasi yang
diterima karyawan di kantor adalah mengguna indera penglihatan
(mata), seperti membaca surat atau memeriksa nota tagihan. Ada
empat jenis pencahayaan yang digunakan di kantor, yaitu :
 Ambient lighting
Digunakan untuk memberikan pencahayaan keseluruh ruangan.
 Task lighting
Digunakan untuk menerangi area kerja seorang karyawan
 Accent lighting
Digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang akan dituju.
 Natural lighting
Cahaya yang berasal dari jendela, pintu kaca, dinding dan cahaya
langit, namun cahaya ini tidak selalu ada apabila langit dalam
keadaan mendung atau gelap
Ada empat jenis penerangan yang dapat digunakan oleh perusahaan,
yaitu :
 Direct. Dengan mengarahkan cahaya 90-100% secara langsung ke
area kerja.
 Semidirect. Dengan pencahayaan 60-90% cahaya diarahkan ke
bawah dan sisanya diarahkan ke atas, lalu dipantulkan kembali
kebawah.
 Indirect. Dengan pencahayaan 90-100% cahaya pertama
diarahkan ke atas, menyebar dan memantul kebawah ke area
kerja.
 Semiindirect. Dengan pencahayaan 60-90% ke atas kemudian
dipantulkan kebawah dan sisanya ke area kerja.

54 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
 General diffuse. Dengan pencahayaan 40-60% ke arah area kerja
dan sisanya ke arah bawah.

(c) Pengaturan Udara


Faktor lingkungan kantor yang dapat mempengaruhi kondisi fisik
dan psikologia karyawan adalah kondisi udara didalam kantor.
Beberapa faktor udara yang perlu diperhatikan adalah temperatur,
kelembaban, ventilasi dan kebersihan udara.

(d) Kontrol Suara


Tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor lingkungan yang
harus dipertimbangkan untuk mengelola tingkat kinerja
karyawan yang diinginkan. Beberapa teknik yang dapat digunakan
dalam mengontrol kebisingan pada ruang kantor, yaitu :
 Ruangan diberi penyadap suara.
 Di bawah mesin ketik diberi alas karet sehingga suara mesin
ketik dapat diredam.
 Pengadaan printer diusahakan yang tidak bersuara.
 Gerakan disiplin karyawan harus mendapat perhatian.
 Tempat pesawat telepon diusahakan di tempat yang khusus.
(e) Musik
Musik menghasilkan beberapa keuntungan, diantaranya membantu
meningkatkan kepuasan kerja dan kinerja karyawan dengan
menghilangkan rasa bosan dan monoton dalam melakukan pekerjaan
kantor. Sebaiknya program pemutaran musik hanya diberikan dalam
jangka waktu 10-15 menit setiap jam.
2. Kondisi psikologis dari lingkungan kerja
Menurut Newstroom (1996:494) yaitu kondisi lingkungan kerja dapat
mempengaruhi kinerja yang meliputi perasaan yang bersifat pribadi atau
kelompok, status dihubungkan dengan sejumlah lokasi ruang kerja dan
sejumlah pengawasan atau lingkungan kerja.

55 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
3) Pengaruh Tata Ruang Kantor terhadap kinerja
Lingkungan kerja dapat memberikan pengaruh yang besar terhadap
kinerja karyawan. Lingkungan kerja merupakan suatu lingkungan dimana para
karyawan tersebut melaksanakan tugas dan kewajibannya sehari-hari (Agus
Ahyari, 1986 : 128). Lingkungan kerja dapat berupa lingkungan fisik maupun
non fisik. Lingkungan Fisik perusahaan meliputi kedaaan penerangan,
keadaan sirkulasi udara dan Tata Ruang. Sedangkan lingkungan non fisik
meliputi suasana kerja, keamanan dan lain-lain. Dengan lingkungan kerja
yang baik dapat membuat karyawan merasa nyaman dan betah dalam bekerja,
sehingga mendorong karyawan bersemangat dalam melakukan pekerjaan
sehari-hari. Begitu juga sebaliknya lingkungan kerja yang tidak layak dan
tidak sesuai dapat mengganggu karyawan dalam bekerja.
Tata ruang kantor juga termasuk didalam lingkungan kerja. Tata ruang
yang baik mendukung suatu metode untuk membenahi dan menyusun alat-alat
perkantoran dan perlengkapan didalam ruangan yang bertujuan untuk
memberikan sarana bagi karyawan. Tata ruang kantor merupakan suatu segi
yang paling dekat dengan pelaksanaan kerja karyawan sehari-hari. Dengan
tata ruang yang baik akan membantu mekanisme / arus pekerjaan berjalann
lancar, ketentraman, kesenangan dan kegairan kerja menjadi idaman setiap
karyawan dan idaman itu bisa diperoleh jika penyusunan tata ruang kantor itu
baik (Didi Wahyu sudirman, 1981 : 59).
Adanya lingkungan kerja yang nyaman, khususnya tata ruang kantor
yang baik akan memberikan dorongan kepada karyawan untuk bekerja
sungguh-sungguh sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan untuk lebih
berprestasi terhadap pencapaian tujuan.

56 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Contoh Denah Kantor dan Layout:

57 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
BAB II

MANAJEMEN SARANA DAN PRASARANA


Kompetensi Dasar :
1. Menentukan fungsi manajemen sarana dan prasarana
2. Menerapkan fungsi manajemen sarana dan prasarana
Materi Pokok :
1. Konsep Dasar Manajemen Sarana dan Prasarana
2. Fungsi manajemen sarana dan prasarana
3. Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana

A. Konsep Dasar Manajemen Sarana dan Prasarana


Manajemen sarana dan prasarana merupakan suatu kegiatan untuk
mengatur dan mengelola sarana dan prasarana perkantoran secara efektif dan
efisien dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Tim
Pakar Manajemen, manajemen sarana dan prasarana adalah proses kerjasama
pendayagunaan semua sarana dan prasarana perkantoran yang dimiliki oleh
sekolah secara efektif dan efisisen. Mulyasa juga menambahkan bahwa tugas
dari manajemen sarana dan prasarana yaitu mengatur dan menjaga sarana dan
prasarana perkantoran agar dapat memberikan kontribusi secara optimal dan
berarti dalam proses perkantoran.
Pengertian manajeman sarana dan parasarana banyak dikeluarkan
berdasarkan dengan kondisi kerja dan lingkungan kerja yang dilandasi dengan
kebutuhan kerja. Pengertian sarana dan prasarana juga banyak diartikan baik
oleh individu maupun lembaga resmi yang mengatur khusus sarana dan
prasarana. International Facility Management Association (IFMA)
mendefinisikan manajeman sarana dan prasarana sebagai praktek orang dalam
mengkoordinasi pekerjaan organisasi ke dalam kerja fisik. IFMA memandang
manajemen sarana dan prasarana sebagai sebuah proses manajemen terpadu
yang mempertimbangkan orang, proses dan tempat dalam konteks organisasi.
Association of Facilities Managers (AFM) mengartikan manajemen
sarana dan prasarana sebagai pengelolaan aset dan bangunan bersama dengan

58 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
fasilitas layanan dan orang-orang yang terkandung di dalamnya, ini memiliki
implikasi dalam hal desain awal, pemeliharaan, administrasi sehari-hari dan
pengendalian tenaga kerja, energi dan sumber daya terkait (1986).
Berdasarkan kedua pandangan asosiasi tersebut, manajemen sarana dan
prasaran dapat diartikan sebagai usaha manusia dalam melakukan usaha dan
manajerial fasilitas mulai dari manajemen administrasi sarana dan prasarana
hingga pengelolaan serta pemeliharaan dan perbaikan aset untuk menunjang
pekerjaan manusia.
Pendapat kedua asosiasi tersebut juga dikuatkan oleh pendapat
Strathclyde Centre for Facilities Management (CFM) yang mendefenisikan
manajemen sarana dan prasarana sebagai manajemen fasilitas dalam sebuah
proses, dimana suatu organisasi memberikan dan menopang level support
disepakati dalam lingkungan yang berkualitas untuk memberikan nilai penuh
yang digunakan untuk memenuhi tujuan strategis. Hal yang hampir sama juga
disampaikan Royal Institution of Chartered Surveyors (RICS). RICS
mendefenisikan sarana dan prasarana sebagai manajemen fasilitas yang
melibatkan manajemen total dari semua layanan yang mendukung bisnis inti
dari sebuah organisasi. Hal ini berkaitan dengan fokus pada interaksi antara
bisnis inti, fungsi dukungan, dan fasilitas di seluruh bagian industri,
perdagangan, dan jasa.
British Institute of Facilities Management (BIFM) mendefenisikan
manajemen sarana dan prasarana sebagai kegiatan multi disiplin dalam
mengelola fasilitas dan bangunan serta dampak yang ditimbulkan bagi orang
yang bekerja di dalamnya. Dalam defenisi yang luas manajemen sarana dan
prasarana atau manajemen fasilitas merupakan usaha mengambil kontrol, nilai
tambah, mendukung bisnis,memastikan bahwa ruang dan lingkungan kerja
tidak menghalangi dan dapat meningkatkan produktivitas kegiatan inti. Dalam
manejemen sarana dan prasarana yang profesional akan mengarahkan
pengguna dan pemakai fasilitas dalam menyelesaikan pekerjaannya dengan
lebih mudah serta mendapatkan efisiensi dan efektivitas yang maksimal dari
ruang.

59 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Berbeda dengan asosiasi dan kelompok sebelumnya, Chartered
Institute of Building (CIOB) justru menolak memberikan defenisi terkait
dengan sarana dan prasarana karena dianggap bukan hal yang mudah untuk
mendefenisikan sarana dan prasarana dalam hal yang spesifik. Namun CIOB
memberikan suatu batasan terkait manajemen sarana dan prasarana yakni
daftar tanggung jawab dan kegiatan berlimpah khususnya dalam sarana dan
prasarana.
Pandangan CIOB juga dikuatkan secara tersirat oleh Francis Lim yang
mengemukakan, suatu sarana ialah suatu cara atau jalan yang melaluinya
sesuatu dipengaruhi dan dicapai (2008:48). Berbeda dengan Lim, Ibrahim
Bafadal (2004), berani memberikan batasan secara eksplisit terkait dengan
manajemen sarana dan prasarana. Ibrahim mengatakan manajemen sarana dan
prasaran yang disebutnya juga sebagai manajemen perlengkapan merupakan
salah satu bagian kajian dalam administrasi sekolah (school administration)
atau administrasi pendidikan (educational administration). Dapat
didefenisikan sebagai proses kerja sama pendayagunaan semua perlengkapan
pendidikan secara efektif dan efisien. Perlengkapan sekolah atau sering juga
disebut sebagai fasilitas sekolah dapat dikelompokkan menjadi sarana
pendidikan dan prasarana pendidikan. Sarana pendidikan adalah semua
perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan
dalam proses pendidikan di sekolah. Prasarana pendidikan adalah semua
perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang
pelaksanaan proses pendidikan di sekolah. Berdasarkan beberapa asumsi dan
pendapat tersebut, dapat dismpulkan bahwa manajemen sarana dan prasaran
merupakan upaya pengelolaan fasilitas, perlengkapan, sarana, dan prasarana
yang ada di dalam sebuah organisasi untuk memudahkan kinerja dari orang-
orang yang ada di dalamnya.
Manajemen sarana dan prasarana yang baik diharapkan dapat
menciptakan kantor atau suatu instansi yang bersih, rapi, indah sehingga
menciptakan kondisi yang menyenangkan. Selain itu administrasi sarana dan
prasarana kantor secara umum berfungsiuntuk:

60 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
1) Memberi dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang
diperlukan dalam kegiatan perkantoran.

2) Memelihara agar tugas-tugas karyawan yang diberikan oleh pimpinan


dapat terlaksana dengan lancar dan optimal.

B. Fungsi Manajemen Sarana dan Prasarana


Secara umum ada empat fungsi manajemen yang sering orang menyebutnya
“POAC”, yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.

1. Fungsi Perencanaan (Planning)


Perencanaan menjadi pegangan setiap pimpinan dan pelaksana untuk
dilaksanakan. Dalam melakukan perencaan sarana prasarana dibutuhkan sebuah
kesamaan pandangan, sikap dan tindak dalam pelaksanaan di lapangan yang
memiliki satu kesatuan.

Perencanaan dapat di pandang sebagai suatu proses penentuan dan


penyusunan rencana dan program-program kegiatan yang akan di lakukan pada
masa yang akan datang secara terpadu dan sistematis berdasarkan landasan,
prinsip-prinsip dasar dan data atau informasi yang terkait serta menggunakan
sumber-sumber daya lainnya dalam rangka mencapai tujuan yang telah di
tetapkan sebelumnya. Rencana tersebut hendaknya memiliki sifat-sifat sebagai
berikut :

a) Harus jelas
Kejelasan ini harus terlihat pada tujuan dan sasaran yang hendak di
capai, jenis dan bentuk, tindakan (kegiatan) yang akan di laksanakan,
siapa pelaksananya, prosedur, metode dan teknis pelaksananya, bahan
dan peralatan yang di perlukan serta waktu dan tempat pelaksanaan
b) Harus realistis
Hal ini mengandung arti bahwa ;
1. Rumusan, tujuan serta target harus mengandung harapan yang
memungkinkan dapat di capai baik yang menyangkut aspek
kuantitatif maupun kualitatifnya. Untuk itu harapan tersebut harus

61 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
di susun berdasarkan kondisi dan kemampuan yang di miliki oleh
sumberdaya yang ada.
2. Jenis dan bentuk kegiatan harus relevan dengan tujuan dan target
yang hendak di capai.
3. Prosedur, metode dan teknis pelaksanaan harus relevan dengan
tujuan yangnhendak di capai serta harus memungkinkan kegiatan
yang telah di pilih dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.
4. Sumberdaya manusia yang akan melaksanakan kegiatan tersebut
harus memiliki kemampuan dan motivasi serta aspek pribadi
lainnya yang memungkinkan terlaksananya tugas dan kegiatan
yang menjadi tanggung jawabnya .
c) Rencana harus terpadu
1. Rencana harus memperlihatkan unsur-unsurnya baik yang bersifat
insani maupun non insani sebagai komponen-komponen yang
bergantung satu sama sama lain., berinteraksi dan bergerak
bersama secara sinkron kearah tercapainya tujuan dan target yang
telah di tetapkan sebelumnya.
2. Rencana harus memiliki tata urut yang teratur dan di susun
berdasarkan skala prioritas.

Ada empat tahapan dalam perencanaan,yaitu:

 Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan


 Merumuskan tujuan/kebutuhan sarpras saat ini
 Mengidentifikasikan segala peluang dan hambatan yang akan terjadi
dalam penentuan sarpras.
 Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk memecahkan
suatu masalah tertentu.

62 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
2. Fungsi Pengorganisasian (Organizing)
Fungsi pengorganisasian dalam manejemen sarana prasarana adalah suatu
kegiatan pengaturan pada terhadap kebutuhan dan sumber daya sarana prasarana
fisik lain yang dimiliki sebuah organisasi untuk menjalankan rencana yang telah
ditetapkan serta menggapai tujuan
Proses pengorganisasian terdiri dari tiga tahap, yaitu :
 Perincian seluruh kebutuhan sarpras yang diperlukanorganisasi untuk
menunjang dalam mencapai tujuan organisasi,
 Pembagian pemgelompokan kebutuhan sarpras dalam setiap unit-unit
kerja agar dpat memudahkan segala kegiatan-kegiatan organisasi atau
kantor
 Pengadaan dan pengembangan sarpras sehingga ada kesesuaian antara
sarana dan prasarana terhadap pekerjaan kantor/organisasi

3. Fungsi Pengarahan (Actuating)


Pengarahan merupakan hubungan antara sarana prasarana yang telah
dibutuhkan terhadao manusia dalam memudahkan/menunjang sebuah pekerjaan
kantor agar sesuai dengan fungsi dan kegunaannya secara efektif serta efisien
dalam pencapaian tujuan suatu organisasi.
Fungsi ini menyangkut upaya pimpinan untuk memberikan informasi,
petunjuk, serta bimbingan kepada bawahan yang di pimpinnya agar terhindar dari
penyimpangan, kesulitan atau kegagalan dalam melaksanakan tugas. Fungsi ini
berlaku sepanjang proses pelaksanaan kegiatan.
Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam
melakukan pengarahan yaitu :
 Prinsip mengarah kepada tujuan.
 Prinsip keharmonisan dengan tujuan.
 Prinsipkesatuan komando.
Pada umumnya pimpinan menginginkan pengarahan terhadap sarana dan
prasarana yang telah tersedia agar sesuai dengan kebutuhaan unit kerja dengan

63 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
maksud agar mereka dapat untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak
menyimpang dari prinsip-prinsip di atas.

Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa:


 Orientasi
Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu
supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
 Perintah
Merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di
bawahnya untuk melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada
keadaan tertentu.
 Delegasi wewenang
Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari
wewenang yang dimilikinya kepadabawahannya.

4. Fungsi Pengawasan (Controlling)


Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah
satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu
mengadakan koreksi sehingga sarana dan prasarana yang telah disediakan
perusahaan untuk setiap karyawan atau unit kerja dapat diarahkan ke jalan yang
benar dengan maksud dan tujuan yang telah digariskan semula.
Dalam proses pengawasan lebih banyak meliputi tindakan mencari sumber
kesulitan dan mengoreksinya.
Tujuan fungsi control antara lain adalah :
 Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah
direncanakan.
 Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau
ditetapkan.
 Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan datang,
sedang atau mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
 Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya.

64 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
 Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan agar tujuan tersebut
tercapai, maka akan lebih baik jika tindakan kontrol dilakukan sebelum
terjadi penyimpangan-penyimpangan sehingga lebih bersifat mencegah
dibandingkan dengan tindakan kontrol sesudah terjadi penyimpangan.

65 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
BAB III

ADMINISTRASI PERENCANAAN PENGADAAN DAN


PERMINTAAN SARANA DAN PRASARANA
Kompetensi Dasar :

1. Menentukan administrasi perencanaan pengadaan dan permintaan


sarana dan prasarana
2. Mempraktikkan pengadministrasian perencanaan pengadaan dan
permintaan sarana dan prasarana
Materi Pokok :
1. Perencanaan pengadaan
2. Usulan Permintaan

1. Perencanaan dan Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan


penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang
dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan (Sondang P. Siagian).
Menurut Roger A. Kauffman seperti yang dikutip oleh Nanang Fatah,
perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan
menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu
seefisien dan seefektif mungkin.
Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan dimuka hal-hal yang akan
dikerjakan kemudian. Dengan kata lain, planning adalah memikirkan sekarang
untuk tindakan yang akan datang. Perencanaan yang dimaksud adalah merinci
rancangan pembelian, pengadaan,rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan
peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.
Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses
perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi
sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

66 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi perencanaan yang
mempertimbangkan suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dalam
menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data diantaranya adalah distribusi dan
komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi (kualitas) sehingga berhasil guna, tepat
guna, dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan
dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia.
Menurut Gunawan (dalam Minarti, 2011) “Pengadaan sebagai segala kegiatan
untuk menyediakan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan
pelaksanaan tugas”.
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk
menunjang pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi
berbeda, maka pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama
antara organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan
sarana dan prasarana tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu.
Pengadaan sarana prasarana harus disesuaikan dengan kebutuhan, baik
berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan
harga, maupun sumber yang dapat dipertanggungjawabkan hal ini sesuai yang
dijelaskan Minarti (2011:259).
Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal
sebagai berikut:
 Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
 Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
 Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan
operasional.
 Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
 Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
 Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
 Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai
prosedur.

67 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor
Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan
beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat
kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya
pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:
 Pengajuan surat permohonan ke gudang
 Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
 Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
 Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari
buku induk.
 Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan
ketersedian biaya.
 Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
 Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
 Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
 Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima
barang.
 Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.
1. Prosedur Perencanaan
a. Mengadakan analisa materi dan alat/media yang dibutuhkan
b. Seleksi terhadap alat yang masih dapat dimanfaatkan
c. Mencari dan atau menetapkan dana
d. Menunjuk seseorang yang akan diserahkan untuk mengadakan alat dengan
pertimbangan keahlian dan kejujuran.
2. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam perencanaan sarana dan prasarana
pendidikan
a. Perencanaan pengadaan barang harus dipandang sebagai bagian integral
dari usaha kualitas proses belajar mengajar
b. Perencanaan harus jelas, kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada:
68 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
c. Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai, penyusunan perkiraan
biaya/harga keperluan pengadaan
d. Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan
e. Petugas pelaksanaan
f. Bahan dan peralatan yang dibutuhkan
g. Kapan dan dimana kegiatan akan dilaksanakan
h. Bahwa suatu perencanaan harus realistis, yaitu dapat dilaksanakan dengan
jelas, terprogram, sistematis, sederhana, luwes, fleksibel, dan dapat
dilaksanakan
i. Rencana harus sistematis dan terpadu
j. Rencana harus menunjukkan unsur-unsur insani ataupun noninsani yang
baik
k. Memiliki struktur berdasarkan analisis
l. Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama pihak perencana
m. Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan
kondisi yang tidak disangka-sangka
n. Dapat dilaksanakan dan berkelanjutan
o. Menunjukkan skala prioritas
p. Disesuaikan dengan flapon anggaran
q. Mengacu dan berpedoman pada kebutuhan dan tujuan yang logis
r. Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5
tahun), dan jangka panjang (10-15 tahun)
3. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan
prasarana kantor antara lain :
a. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
b. Tentukan jenis, kualitas, dan kuantitas sarana dan prasarana yang
dibutuhkan.
c. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang
tersedia.
d. Sedia dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
e. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

69 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
f. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
g. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Karena sarana dan prasarana di kantor banyak macam dan ragamnya,
maka perencanaan dapat dilakukan sesuai dengan jenis dan spesifikasinya, yaitu :
1) Barang habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut :
a. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan
rencana kegiatan.
b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
tersebut setiap bulan.
c. Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan
menjadi rencana tahunan.
2) Barang tidak habis pakai, perencanaannya dapat dilakukan sebagai berikut
:
a. Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan
rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada
dan masih dapat dipakai.
b. Memperkirakan biaya perlengkapan dengan memperhatikan standar
yang telah ditentukan.
c. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia dan urgensi
kebutuhan.
d. Menyusun rencana pengadaan tahunan.
3) Barang tidak bergerak meliputi tanah, perencanaannya dapat dilakukan
sebagai berikut :
a. Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya
disesuaikan dengan kebutuhan.
b. Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan
sesuai dengan maksud dan memperhatikan rencana tata kota.
c. Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air,
dan alat angkutan.
d. Mengadakan survei harga tanah di lokasi yang telah ditentukan untuk
bahan pengajuan rencana anggaran.

70 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
e. Mengadakan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang
ditetapkan baik di daerah maupun di pusat dengan melampirkan data
yang disusun dari hasil survei.

A. Pengadaan Perbekalan Kantor


1. Pengertian
Yang dimaksud dengan pengadaan perlengkapan (termasuk
perbekalan) adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi pembelian,
penyewaan, pembuatan, peminjaman, tukar tambah yang mengakibatkan
pembebanan pada anggaran belanja kantor. Dengan demikian pengertian
“pengadaan” lebih luas daripada “pembelian”, meskipun dalam kenyataan
bahwa sebagian besar dari pengdaan perlengkapan material dilakukan
dengan jalan membeli. Berdasarkan penyelaras di atas. Maka disimpulkan
mengenai pengadaan (procurement) sebagai berikut :
a. Pengadaan barang yang berupa pemilikan dapat dilakukan dengan cara
:
1) Membeli
2) Membuat
3) Tukar tambah
4) Pemberian atau hibah

b. Pengadaan barang yang berupa meminjm dapat dilakukan dengan jalan


:
1) Menyewa
2) Meminjam tanpa uang sewa (gratis)

Kesimpulan lain yang dapat ditarik adalah :

1) Pengadaaan barang yang mengakibatkan pembebanan pada


Anggaran Pendapatan Dan Belanja Perusahaan/Kantor.
2) Pengadaan barang tanpa pembebanan pada anggaran belanja

71 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Pembebanan Anggaran Belanja adalah pengadaan barang yang
membawa akibat pengeluaran biaya yang diambilkan dari Anggaran
Belanja Perusahaan/Kantor. Pertimbangan untuk memiliki peralatan, baik
yang berupa tukar tambah hanya apabila penggunaan peralatan itu untuk
jangka waktu yang lama. Jika sekitarnya hanya untuk waktu yang relative
singkat atau sifatnya sangat incidental maka tidaklah perlu memiliki
perlatan itu, karena hanya akan menambah beban saja.
Pada dasarnya pengadaan perlengkapan pemenuhan kebutuhan
perlengkapan material yang belum ada sebelumnya. Dengan demikian
dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. A = B – C………… B – C = A
2. B = A + C………… A + C = B
3. C = B – A ………… B + A = C

Keterangan :

A = Pengadaan baru perlengkapan material suatu instansi

B = Kebutuhan seluruhnya akan perlengkapan material (misalnya


160)

C = Perlengkapan material yang telah ada sebelumnya dalam kondisi


dapat dipergunakan sengan cukup baik. (misalnya 90)

Berdasarkan rumus No.1 maka pengadaan baru ats perlengkapan


material suatu instansi dilakukan dengan jalan memenuhi seluruh
kebutuhan dikurangi dengan perlengkapan yang telah ada dalam kondisi
dapat digunakan cukup baik. Berdasarkan contoh diatas solusinya :

A=B–C

A = 160 – 90

A = 70

72 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Jika dibalik menjadi :
B–C=A

160 – 90 = A

70 = A atau A = 70

2. Fungsi Pengadaan
Adapun fungsi pengadaan itu adalah mengatur dan
menyelenggarakan terpenuhinya perlengkapan yang dibutuhkan baik
menyangkut jenis, jumlah kualitas tempat maupun waktu yang
dikehendakinya dengan yang efisien. Dalam menyelenggarakan fungsi ini,
prosesnya mengandung hal – hal sebagai berikut :

a. Cara Pembayarannya :
1) Tunai (cash)
2) Kredit ( berdasarkan jatuh tempo dan berdasarkan angsuran)
3) Kombinasi 1 dan 2, yakni sebagian tunai dan sisanya secara kredit.
Contoh :
Harga sebuah mesin ketik portable merk IBM secara tunai Rp.
80.000,- apabila dibeli secara kredit, maka oleh penjual akan
diperhitungkan bunganya per bulan 2 %. Kredit diberikan untuk jangka
waktu 10 bulan.
Perhitungannya sebagai berikut :
a. Pembelian tunai, tidak akan menimbulkan masalah perhitungannya
tinggal menyerahkan uang tunai Rp. 80.000

b. Pembelian secara kredit jatuh tempto, rumusnya adalah :


Y=X+n.I.X
Keterangan :
Y = Jumlah seluruh uang yang harus dibayarkan (pokok + bunga
selma periode kredit tersebut)
X = Pokok uang yang dikredit / dihutang (Rp. 80.000)

73 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
n = Jangka waktu / lamanya kredit berlangsung (10 bulan)
i = Presentase bunga untuk setiap bulannya (2% per-bulan)
Penyelesaiannya :
Y=X+n.i.X
Y = Rp. 80.000 + 10 x 2% x Rp. 80.000
Y = Rp. 80.000 + 10 x Rp 1.600
Y = Rp. 80.000 + 16.000
Y = Rp. 96.000 ( besarnya uang untuk seluruh periode kredit (10
bulan)
3. Tugas Pengadaan
Tugas pengadaan berupa menyelenggarakan: pembelian,
penyewaan, penerimaan, penukaran, pembutan, konstruksi atau perbaikan.
Untuk melaksanakan tugas tersebut perlu memperhatikan :
a. Spesifikasi teknis (umum) barang yang dikehendaki meliputi klasifikasi
1) Jenis
2) Tingkat kemampuan alat
3) Daya gerak
4) Tingkat mutu yang dikehendaki
5) Tipe
6) Ukuran
7) Sifat dari alat
b. Jumlah masing peralatan yang dibutuhkan
c. Kapan peralatan itu mulai digunakan / dibutuhkan untuk berapa lama,
kapan akan berakhirnya pengunaannya
d.Tempat dimana alat itu digunakan
e. Sumber / asal barang
f. Besarnya dana yang dibutuhkan dan darimana dana diperoleh,
bagaimana cara memperolehnya.
g. Sifat khusus dari peralatan yang bersangkutan dan aspek –aspek lain
yang dikehendaki.

74 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
4. Kegiatan Pengadaan
a. Penyusunan spesifikasi teknis yang melengkapi spesifikasi teknis umum
dan tingkat mutu yang dikehendaki oleh rencana-rencana fungsi
sebelumnya, kedalam skala standar ukuran dan spesifikasi industri
lainnya.
b.Penyusunan dokumen perjanjian yang mecangkup :
1) Petunjuk – petunjuk
2) Syarat – syarat umum
3) Syarat – sayart teknis
4) Jaminan dan lain-lain
c. Mengajukan permintaan dan mengajukan penawaran
d. Penilaian administratif, teknis dan
e. Penunjukan

5. Tata Kerja
Dalam rangka pengadaan, maka pengelompokkan barang meliputi :
a. Barang pokok
b. Barang bukan pokok
c. Jasa

Untuk lembaga pemerintah, ketentun barang-barang mana yang


termasuk barang pokok ditetapkan oleh Pemerintah Menteri Keuangan dan
Ketua Bapennas dapat juga menetapkan macam-macam barang pokok.
Pengadaan barang-barang pokok dan jasa dilakukan oleh sekretariat
Jenderal, yang dalam prakteknya dilakukan oleh Biro Perlengkapan atas
nama Sekretaris Jenderal. Dalam hal tertentu dapat diserahkan kepada
Direktorat atau Pimpinan Lembaga/Pemakai/Proyek atas persetujuan
Menteri setelah mendapat saran Sekretaris Jenderal. Untuk pengadaan
barang bukan pokok, dilakukan oleh Direktorat Jenderal yang
bersangkutan atau perwakilan departemen/ Direktorat Jenderal di daerah,
berdasarkan ketentuan-ketentuan dari Biro Perlengkapan.

75 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
6. Cara Pengadaan
Pengadaan perlengkapan material atau perlengkapan/perbekalan
kantor adalah kegiatan-kegiatan yang meliputi pembelian, peminjaman,
pemberian, tukar tambah dan pembuatan sendiri untuk memenuhi
kebutuhan operasional kantor. mUntuk mengadakan perlenghkapan
material, dapat ditempuh cara-cara sebagai berikut :
a. Membuat surat perjanjian yang ditandatangani oleh kepala kantor atau
Kepala Biro Perlengkapan.
b. Membuat surat pesanan yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh
Kepala Biro Perlengkapan, yang dimuat dalam rangkap seperlunya.
Surat perjanjian maupun surat pesanan terssebut merupakan dasar
untuk penerimaan perlengkapan. Oleh karena harus dengan tegas membuat
dan menyatakan jenis dan jumlah barang dan biaya maupun syarat-syarat
lainnya yang diperlukan. Perlengkapan pembayaran peralatan yang telah
diterima sesuai SKO ( Surat Ketetapan Order) atau pesanan, hanya dapat
direalisasi dengan memenuhi ketentuan – ketentuan :

a. Kwitansi penagihan atas perlengkapan material yang telah diterima atau


atas syarat – syarat yang dinyatakan dalam surat perjanjian, diajukan
kepada Biro Perlengkapan dengan lempiran :

1) Surat Perjanjian atau Surat Pesanan


2) Berita Acara Penerimaan Barang yang dibuat dan ditandatangani
oleh Kepala Gudang atau Petugas yang secara tertulis ditunjuk untuk
itu, lengkap dengan dokumen-dokumen yang diperlukan.
b. Kwitansi penagihan tersebut hanya boleh dibayar apabila sudah
ditandatangani oleh Penagih, Kepala Biro Perlengkapan dan pejabat
terkait lainnya apabila dipandang perlu.

76 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
7. Panitia Pembelian ( Pembuatan Berita Acara)
Dalam rangka pengadaan barang, maka perlu dibentuk suatu
panitia agar pelaksanaan pengadaan barang dapat subyektif. Panitia
tersebut dapat diberi nama Panitia Pembelian, yang bertugas menunjuk
rekanan/suppliers serta menetapkan harga dengan jalan mengadakan
pelelangan penawaran barang (tender). Keputusan Panitia Pembelian
disusun dalam “ Berita Acara Keputusan Panitia Pembelian”. Adapun isi
berita acara tersebut antara lain :
a. Tempat, waktu dan pimpinan rapat tender
b. Anggota Panitia dan rekanan yang hadir dan yang diundang
c. Surat – surat penawaran yang masuk
d. Keputusan Panitia Pembelian

Pelaksanaan Keputusan Panitia Pembelian diserahkan kepada Biro


Perlengkapan. Barang – barang yang dibeli langsung dari agen tunggal
atau pabrikan dari suatu merek tertentu, dapat dibeli tanpa melalui tender.

Beberapa jenis barang tertentu yang karena khusunya tidak dapat


diperoleh dalam masyarakat maupun pasaran bebaaas, dengan seizin
kepala kanotr dapat dibeli, disewa atau dijual sesuai dengan peraturan
yang berlaku untuk pemakaian dalam lingkungan kantor yang
bersangkutan. Untuk pelaksanaan ketentuan tersebut, maka :

a. Semua tarif/ harga ditentukan dan diputuskan oleh kepala kantor.


b. Semua hasil sewa maupun penjualan harus disetor kepada
bendaharawan dalam jangka waktu paling lambat 10 hari.

8. Jenis dan Bentuk Pembelian


a. Ditinjau dari segi objek
1) Pembelian peralatan
2) Pembelian bahan
3) Pembelian jasa/ tenaga

77 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Ditinjau dari segi sumber objek
1) Pembelian dalam negeri
2) Pembelian luar negeri
b. Ditinjau dari segi pembiayaannya
1) Pembelian dengan anggaran Pusat
2) Pembelian dengan anggaran Daerah
3) Pembelian dengan anggaran di luar anggaran Pusat dan Daerah

c. Ditinjau dari segi metodenya


1) Pembelian melalui penawaran / tender umum (formal tender)
Ini merupakan suatu cara bagi Pemerintah untuk memberikan
perlakuan dan kesempatan yang sama dan wajar bagi usahawan
manapun dalam memberikan pelayanan kepada Pemerintah. Metode
ini biasanya memakan waktu lama, biaya lebih besar dan prosedur
lebih rumit.
2) Pembelian melalui penawaran/tender terbatas (selected tender)
Pada umumnya prosesnya sebagai berikut :
a) Kepada rekanan (supplier/leveransir) yang telah dinyatakan lulus
prakualifikasi, disampaikan undangan, permintaan offerte atau
request proposal.
b) Bila dikehendaki lebih dari satu sumber pada material yang
dibutuhkan, maka agar menjamin tercapainya tujuan adanya
persaiangan, permintaan penawaran harga dikirimkan pula
kepada pengusaha yang cukup mampu. Penunjukan sebelumnya
(preward) kadang-kadang perlu juga dilaksanakan sebelum
memenuhi pemenang.
3) Pembelian melalui pesanan langsung (informal tender)
Ini dapat berupa pesanan ulang ataupun pesanan yang sifatnya
mendesak (darurat). Tetapi keadaan darurat ini harus betul-betul
darurat.

78 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
9. Aspek – aspek dalam Pembelian
Apabila suatu instansi akan mengadakan pembelian perlengkapan
material untuk instansinya, maka perlu mempertimbangkan aspek-aspek
berikut:
a. Persyaratan teknis
1) Barang yang akan dibeli haus sesuai dengan kondisi di Indonesia,
artinya yang diteliti harus dapat digunakan dengan baik pada
kondisi, cuac, keembaban, atmosfer dan keadaan tanah di Indonesia.
2) Prioritas harus diberikan kepada barang yang telah dapat dihasilkan
di dalam negeri.
3) Barang yang akan digunakan sebaiknya diusahakan memnuhi suatu
standar atau memungkinan adanya daya tahan (interchange ability)
pada bagian-bagiannya.
4) Mengurangi atau tidak menambah jumlah merk dan tipe barang
yang telh digunkan / yang telah ada.
5) Sedapat mungkin bisa digunakan untuk berbagai macam tujuan,
serbaguna atau memungkinkan penggunaan yang lain dengan
penambahan-penambahan, kecuali jika dikehendaki peralatan yang
khusus dalam rencana penentuan kebutuhannya.
6) Khususnya untuk peralatan, umur teknis dan umur ekonomis juga
menyangkut mutu, haruslah dipilih dengan memperhitungkan
jangka waktu kegiatan pembangunan yang harus dilayani.
7) Haruslah dapat dilayani oleh tenaga-tenaga yang ada di Indonesia
atau paling sedikit harus dapat dipelajari oleh tenaga-tenaga yang
tersedia.
8) Harus dapat dirawat dengan fasilitas yang tersedia, sehingga tidak
diperlukan investasi khusus untuk pemeliharaannya.
9) Harus dapat menggunakan bahan-bahan penolong (pelumas atau
bahan bakar) yang tersedia di Indonesia.

79 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
b.Segi Tekno-Ekonomi
Dalam mengadakan analisa perbandingan, mmaka perlu
mempertimbangkan juga segi tekno-ekonominya, yaitu mutu harga
dalam persaingan. Dengan mutu yang sama dipilih harga yang paling
murah atau sesuai dengan keuangan dan kebutuhan instansi nya.

c. Segi Komersial dan Legal terhadap Suppliers.


1) Nama baiknya
2) Kemampuan modalnya
3) Kesanggupan member jaminan
4) Bank garansi dan rekomendasi
5) Tenaga ahli yang dimiliki / yang bekerja pada suppliers
6) Kepercayaan luar negeri
7) Kelancaran supply suku cadangnya
8) Fasilistas bengkel, bantuan teknis dan perawatan setelah pembelian
(after sales service & technical assistance)
9) Pengalaman
10) Produsen

d. Segi Pengawasan Mutu


Dasar – dasar untuk pengawasan mutu (quality control) pada umumnya
tekah dikenal beberapa macam :
1) Quality Control by Varuables
Pengawasan yang dilakukan dengan menetapkan mutu atas
dasar penelitian ukuran- ukuran yang telah ditentukan
sebelumnya.Apabila masih dalam batas penyimpangan / deviasi
yang dapat ditoleransi akan dapat diterima. Teknik pengawasan
mutu ini cocok dipergunakan untuk hasil-hasil produksi/barang
yang dimensi (ukuran/kadar komposisi unsurnya) dinyatakan secara

80 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
mutlak, dimana penyimpangan yang melebihi batas yang telah
ditetapkan akan mengakibatkan kegagalan atau kehilangan fungsi.
2) Quality Control by Attribute
Pengawasan yang dilakukan melalui contoh barang yang dipilih
dengan mempergunakan teknik pengambilan contoh barang yang
dapat mewakili obyeknya secara menyeluruh. Penilaian
dilaksanakan dengan melihat atau meraba sesuai atau tidaknya
dengan spesifikasinya.
3) Statistical Quality Control
Pengawasan mutu barang yang dilakukan dengan bantuan ilmu
statistik, dimana penerapan rumus-rumunya mensyaratkan pula
teknik pengambilan contoh yang dapat mewakili obyeknya secara
menyeluruh.
10. Daftar Kebutuhan Perlengkapan/Sarana Perbekalan Kantor

No. Alat Perlengkapan atau Perbekalan Kepala Kantor Pejabat Eselon Staf Jumlah
Kantor (Pimpinan)
01 Meja satu biro dengan kelengkapannya I II II IV
02 Meja setengah biro dengan
kelengkapannya
03 Meja biro kecil dengan kelengkapannya
04 Kursi putar
05 Kursi staf
06 Telepon
07 Telepon intern
08 Meja kecil untuk telepon
09 File Cabinet
10 Lemari buku
11 Lemari arsip
12 Mesin ketik
13 Mesin fotocopy
14 Computer

81 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
15 Lemari besi (brankas)
16 Jam dinding
17 Gambar Presiden & Wakil Presiden
18 Bel
19 White board
20 Keranjang sampah
21 Mesin penghancur kertas
22 Meja & kursi tamu
23 Meja & kursi rapat
24 Dan kelengkapan lainnya sesuai
kebutuhan
Keterangan :

Kolom-kolom di atas seperti kolom kepala kantor, pejabat eselon dan staf diisi
setelah dilakukan analisa kebutuhan perlengkapan

11. Pelayanan Perlengkapan Kantor

Setiap Kantor, baik kantor pemerintah maupun swasta harus


mengadakan/pengurusan perlengkapan kantor, yang meliputi perencanaan,
pelaksanaan dan pengawasan, sehingga tercapai efisiensi dalam
organisasi/kantor yang bersangkutan.Pengurusan perlengkapan kantor
yang dimaksud mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang
bergerak maupun barang tidak bergerak. Menurut Keputusan Menteri
Keuangan Nomor 225/MK/1971, menyebutkan bahwa barang bergerak
dibagi menjadi dua kelompok, yaitu :

1. Barang Habis Pakai, yaitu saemua barang jika dipergunakan akan


susut/berkurang dalan waktu tertentu barang tersebut akan habis.
2. Barang Tidak Habis Pakai, yaitu semua barang yang dapat dipakai
berulang-ulang dalam jangka waktu yang cukup lama serta tidak susut
volumenya.
Barang tidak bergerak yaitu barang-barang (perlengkapan yang
tidak berpindah-pindah), seperti tanah, bangunan , dan lain-lain. Lingkup

82 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
daripada administrasi sarana dan prasarana kantor dapat diperinci kedalam
:
1. Perencanaan
2. Pengadaaan
3. Penyimpanan dan penyaluran
4. Pemeliharaan
5. Penginventarisan
6. Penghapusan
Rencana kebutuhan perlengkapan kantor atau sarana dan prasarana
ini pada umumnya dibuat untuk satu tahun anggaran. Selanjutnya disusun
rencana biaya yang digunakan untuk biaya-biaya pengadaan, penyimpanan
, penyaluran, penginventarisan dan penghapusan, sehingga tidak aada
kegiatan yang tertinggal dalam perhitungan biaya yang diperlukan.
Dalam menyusun rencana anggaran ini dibuat daftar usulan
kegiatan (DUK) dengan memperhitungkan harga pasaran yang berlaku
serta harga pembelian tahun lalu sebagai pembanding.

83 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Format buku penerimaan barang

Nama dan alamat organisasi atau kop surat

BUKU PENERIMAAN BARANG

Tgl. Nama dan uraian


No Nama dan Tanda bukti Banyakn
Terima barang (merk, harga Ket
urut alamat pengiriman ya
barang ukuran)
tanggal nomor satuan jumlah
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

No Barang : ……

84 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Format berita acara penerimaan/pengeluaran barang

BERITA ACARA PENERIMAAN/PENGELUARAN BARANG

Nomor : …..

Pada hari ini : ……………………….. Tanggal………………………….


bertempat di ……………………………………………………..

Sesuai dengan surat permintaan/pengeluaran dari …………………….

Tanggal ………………………….. Nomor ………………………….

Telah terjadi penyerahaan/ permintaan barang antara :

1. Nama : ………..
2. Jabatan : ………..
3. Alamat : ………..
Sebagai pihak yang menyerahkan
1. Nama : ………..
2. Jabatan : ………..
3. Alamat : ………..
Sebagai pihak yang menerima

Barang-barang yang diserahterimakan adalah seperti terlampir …………………...


setelah diperiksa yang diserahkan oleh pihak ke 3 ternayat terdapat/tidak terdapat
………………

Yang menerima, Jakarta,…………20…


Yang menyerahkan,

NIP. NIP.

Tembusan,
85 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Format berita acara pemeriksaan barang

BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG

NAMA URAIAN
NO SATUAN BANYAKNYA KONDISI KET
BARANG (SPESIFIKASI)
SEHARUSNYA KENYATAAN BAIK RUSAK
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Yang Menyerahkan, Jakarta, 20

NIP : Panitia pemeriksa barang


1.
Mengetahui : 2.
Kepala : 3.

NIP :

86 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Formulir berita acara serah terima barang

BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG

Pada hari ini, ……………….. tanggal………………….. telah dilaksanakan serah


terima barang seperti tersebut dibawah ini, sesuai dengan berita acara pemeriksaan
barang tertanggal………………

Nomor………..

NAMA URAIAN
NO SATUAN BANYAKNYA KONDISI KET
BARANG (SPESIFIKASI)
BAIK RUSAK

1 2 3 4 5 6 7 8

Yang menyerahkan , ……..,………….20…

Ketua panitia pemeriksaan barang Yang menerima,

Kepala Gudang,

NIP : NIP :

87 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Formulir kartu barang
KARTU BARANG
Nama Barang : …………… Kode Inventaris NO……..

Tgl
penerimaan no
/ Nomor Jumlah kartu sisa ket.
pengeluaran stock
dari gudang
bukti bukti
diterima dikeluarkan
penerimaan pengeluaran
1 2 3 4 5 6 7 8

88 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Formulir bon permintaan barang

BON PERMINTAAN BARANG

Nomor…….

Harap diberikan barang seperti tersebut dalam daftar dibawah ini untuk
kepentingan ……………………………………………….

nama yang
no banyaknya ket
barang disetujui
dgn,
satuan jumlah
huruf
1 2 3 4 5 6 7

Menyetujui Jakarta, ………..20…..

Kepala Gudang Yang meminta.

NIP : NIP :

89 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Formulir kartu persediaan barang

KARTU PERSEDIAAN BARANG

Nama Barang : ……………. No kartu : ………..

tanggal Uraian Tanda Bukti terima keluar sisa ket


tanggal nomor

2. Permintaan Sarana dan Prasarana Kantor


Pengertian Permintaan Perlengkapan/Peralatan Kantor
Permintaan sarana dan prasarana adalah jumlah saran maupun prasarana yang
di butuhkan untuk memenuhi kebutuhan kantor terhadap staff sarana dan
prasarana.
Langkah-langkah permintan peralatan/perlengkapan kantor :
a) Unit pemakai mengajukan bon permintaan kepada bagian gudang dengan
bon permintaan peralatan/perlengkapan.
b) Bagian administrasi gudang meneliti baik keluar ( apakah permintaan
tersebut benar-benar harus dipenuhi) maupun ke dalam (apakah barang
yang diminta ada dalam gudang).
c) Apabila permintaannya memenuhi syarat selanjutnya disetujui dan
persetujuan tersebut diserahkan ke pengurus peralatan/perlengkapan.
d) Persetujuan yang diterima oleh pengurus dijadikan pedoman untuk
mengeluarkan peralatan/perlengkapan dan disampaikan kepada unit
pemakai.

90 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
e) Bagian administrasi gudang selanjutnya membukukan
peralatan/perlengkapan yang dikeluarkan tersebut.
f) Bagian gudang menghitung persediaan peralatan/perlengkapan baik secara
administrasi maupun secara fisik.
g) Bagian administrasi bersama bagian peralatan/perlengkapan mengecek
fisik persediaan peralatan/perlengkapan secara bersama-sama apakah
sesuai antara yang tercatat dengan keadaan sebenarnya.
h) Pihak Gudang selanjutnya melaporkan kepada Pimpinan/Bendaharawan.

Tips atau Cara Dalam Membeli Perbekalan Kantor (Office Supplies) yang
Baik
Membeli alat kantor hampir sama dengan shopping di mall, sama-sama
berbelanja. Namun yang membedakan adalah barang yang mesti dibeli adalah
alat kantor itu sendiri. Kelihatannya memang mudah, namanya juga shopping!
Tetapi ternyata tidak demikian yang terjadi. Para pegawai sering mengeluh kalau
harus membeli dan berbelanja alat kantor tentang apa yang harus dibeli, berapa
banyak yang harus dibeli per itemnya dan yang paling penting adalah dimana
membeli alat kantor yang terbaik
Dari sekian banyak toko yang menjual alat kantor, hanya sedikit yang menjual
produk dari berbagai merk dengan berbagai rentang harga. Pegawai pun harus
melakukan riset dan pencarian serta memikirkan alat kantor yang bagus tetapi
juga sesuai dengan harga.Yang pasti, pastikan anda tidak terburu-buru membeli
tetapi harus melakukannya dengan perlahan dan bertahap agar alat kantor yang
anda beli akan sesuai dengan harga dan merupakan yang terbaik. Jika tidak, maka
alat kantor yang dibeli hanya akan menghabiskan uang sementara tidak bisa
digunakan sehingga harus disimpan didalam gudang sepanjang tahun.Oleh karena
itu, anda tidak hanya bisa terpaku pada diskon atau brosur menarik. Begitupun
jika toko alat kantor tersebut memiliki pamflet yang besar dengan brosur yang
mengkilat dan tokonya yang mewah bukan jaminan anda akan mendapatkan harga
terbaik untuk alat tulis kantor terbaik.
Berikut tips membeli alat kantor untuk keperluan kantor anda :

91 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
1. Ceklis alat kantor apa yang mau anda beli
Ketika anda berada dikantor gambarkan apa yang akan mau dibeli, akan terlihat
mudah namun anda akan seketika bingung ketika sudah ditoko alat kantor.
Dengan adanya banyak pilihan dan fitur, hal ini akan membuat anda merasa
bahwa alat kantor tersebut benar-benar dibutuhkan padahal tidak. Oleh karena itu,
buatlah catatan alat kantor apa yang akan anda beli agar anda lebih mudah ketika
berbelanja.
2. Perhatikan apakah alat kantor tersebut akan berguna
Apa alasan anda harus membeli ala kantor tersebut? Anda bisa menanyakan
kepada boss ataupun pegawai lainnya apakah alat kantor tersebut akan sering
dipakai atau malah disimpan. Sebagai contoh mudah adalah jika kantor anda
hanya sering melakukan printing bahan cukup dengan menggunakan printer, maka
mesin fotocopy tidak diperlukan untuk dibeli.
3. Pilihlah teman berbelanja anda
Sama halnya ketika anda berbelanja keperluan anda di mall, memillih teman
belanja seorang shopaholic hanya akan membuat anda kalap mata. Jika demikian,
anda hanya akan terpaku pada diskon yang diberikan tanpa melihat kualitas
barang. Dilain pihak, anda akan membeli alat kantor yang mewah padahal
sebenarnya tidak diperlukan.
4. Perhatikan timing dalam membeli alat kantor
Jika ingin mendapakan diskon yang masuk akal dengan kualitas alat kantor yang
terbaik, sebaiknya pilihlah waktu akhir tahun.

5. Mencari toko alat kantor


Anda bisa melakukan pencarian di internet mengenai toko alat kantor yang berada
didaerah anda yang memiliki kredibilitas yang baik di internet. Anda bisa
membuat dafar nama-nama toko alat kantor tujuan anda.
6. Perhatikan penawaran dari supplier sendiri
Apakah ada garansi yang diberikan pasca pembelian agar kita tidak ragu membeli
produk alat kantor tersebut karena ada jaminannya.

92 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana
Sebenarnya tidak sulit untuk tips membeli alat-alat kantor untuk keperluan kantor
anda, hanya saja butuh waktu pasti tidak akan sia-sia. Meminta saran dan bantuan
kepada rekan kantor yang tahu juga tidak ada salahnya. Anda bisa menyisihkan
waktu sekitar satu minggu untuk melengkapi alat kantor tempat anda bekerja

Karakteristik Barang Perbekalan (Office Supplies) yang Baik

Dalam memilih berbagai perlengkapan kantor yang, ada beberapa hal yang harus
diperhatikan agar kita tidak menyesal setelah membeli perlengkapan kantor yang
kita butuhkan. Dalam membeli barang apa saja, termasuk dalam membeli
peralatan kantor, kita tidak seharusnya tergoda oleh harga-harga yang murah tanpa
kita ketahui kualitas dari barang-barang tersebut.

Tata cara dalam permintaan sarana dan prasarana kantor


 Akukan inventarisasi
 Buat laporan
 Buat analisis kebutuhan dan survei
 Buat permohonan pengadaan ke atasan
 Jika disetujui, maka rencanakan budget
 Pilih sasaran produsen
 Alokasikan sarpras
 Simpan dengan rapi sampai dibutuhkan

93 | M o d u l P e m b e l a j a r a n A d m i n i s t r a s i S a r a n a d a n
Prasarana