1 INTRODUCCIÓN

Las páginas siguientes le permitirán echar un vistazo a la versión actual del sistema BSCW.
Encontrará información sobre los beneficios del sistema y una pequeña guía para empezar a
usar BSCW.
1.1 ¿POR QUÉ DEBO USAR BSCW?
BSCW es un espacio de trabajo compartido, una aplicación general que puede ser usada
para, por ejemplo, almacenar documentos (u otros objetos) que traten sobre un proyecto o
sobre un grupo de trabajo en particular.
Los beneficios más importantes son:
Puede usar el espacio de trabajo para compartir documentos a través de distintas
plataformas (Windows, Macintosh o Unix).
Usted puede acceder a un espacio de trabajo, navegar a través de las carpetas y obtener
objetos de igual manera que en las páginas WWW ordinarias.
Usted puede publicar documentos mediante un navegador de WWW.
El espacio de trabajo le mantiene alerta de todos los sucesos acaecidos (ej: creación, lectura
o modificación de objetos).
No necesita instalar ningún tipo de software si utiliza el servidor BSCW en GMD. Sólo
necesita un navegador de Internet ordinario. (Pero puede instalar su propio servidor si
quiere, y puede obtener software adicional para facilitar el uso del espacio de trabajo. Mire
en http://bscw.gmd.de/Download.html).
Para poder utilizar BSCW, su sistema debe cumplir unos requerimientos mínimos:
Debe tener una dirección de correo electrónico si desea registrarse como usuario en
nuestro servidor público.
Para acceder al espacio de trabajo y recuperar documentos, la única cosa que necesita es
un navegador de Internet que soporte formularios y autentificaciones básicas. La mayoría de
navegadores (Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer,...) lo hacen. Recomendamos
que utilicen Netscape 3.0 o superior.
Hay dos maneras posibles de añadir documentos a un espacio de trabajo. La manera más
sencilla es utilizar un navegador que lleve integrado un transmisor de documentos (como
puede ser el Netscape 3.0 o superior). Para la mayoría de los otros navegadores, necesitará
bajar un ayudante de Internet e instalarlo localmente. Esto se verá más adelante. Hay
diferentes tipos de ayudantes para las distintas plataformas de hardware; actualmente
soportamos Unix en varios formatos (incluyendo Solaris 2.3, SunOS 4.1.3, HPUX, AIX),
Macintosh (MacOS 7.5) y Windows (3.1, NT, y 95).

1.2 BSCW PARA IMPACIENTES.

BSCW ofrece espacios de trabajo compartidos para intercambiar documentos de cualquier
tipo. Las principales ventajas del sistema, comparado con el intercambio vía correo
electrónico o FTP, son:
Puede bajar y subir documentos a través de un navegador de Internet.
El espacio de trabajo le mantiene enterado de todos los eventos (por ejemplo, creación,
lectura y cambio de objetos)
Esta pequeña introducción no le informa de todos los aspectos. Para obtener más detalles,
lea las secciones tres y cuatro de esta ayuda.
Un espacio de trabajo normalmente está establecido como una jerarquía de directorios y
objetos o, hablando con un estilo de "Windows" o "Macintosh", una jerarquía de carpetas
y documentos. Un espacio de trabajo tiene la siguiente apariencia:

1.3 CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES

Antes de que empiece a usar el espacio de trabajo, debe entender algunas características
básicas. Estas están explicadas más abajo en referencia con la imagen anterior. (Para más
información, lea las secciones 3 y 4 de la ayuda.)

Pulse estos botones para añadir objetos al espacio de trabajo. El botón

(search) le permite buscar carpetas, archivos u otros miembros en el espacio de trabajo, o
buscar en el Web. El botón (drop), le permite poner un objeto recién cortado
o copiado, en el espacio de trabajo.

Esta es su localización actual: En este ejemplo, el usuario "Sprenger" ve objetos de la

carpeta "Garfield Project". Pulse sobre para obtener una lista de todos los miembros del
"Garfield Proyect".

Los cinco botones grandes de la derecha, permiten que una serie de acciones sean aplicadas
a un grupo de objetos seleccionados. Sólo tiene que pulsar sobre los botones de la
izquierda para descubrir que hacen.

Esta es una carpeta llamada Garfield Letters. Para abrir la carpeta sólo tiene que pulsar
sobre el nombre.
Este icono caracteriza el tipo de objeto. En este caso es una carpeta.
Hay otro tipo de iconos, como, por ejemplo, para archivos en formato PostScript,
para imágenes GIF, para archivos comprimidos (consulte el apéndice C para ver una
lista completa de iconos).
Pulsando sobre este icono, le mostrará el contenido de la carpeta.
Pulse este botón para seleccionar el objeto.
Puede ejecutar diversas acciones (ej, ) simultaneamente en un grupo de objetos
seleccionados ( además de poderlo hacer con objetos sueltos).
Pulsando sobre este icono, le mostrará información detallada sobre el objeto.
Pueden aparecer diversos iconos indicando eventos que hayan sucedido. Pulsando sobre
estos iconos, obtendrá más detalles:
: Este objeto es nuevo ( ha sido creado después de su última entrada al sistema).
: Alguien ha modificado este documento.
: Alguien ha leido el documento.
: Algo ha cambiado dentro de esta carpeta.

Esta línea describe las acciones que pueden ser ejecutadas para objetos sueltos (en vez de las
destinadas a grupos de objetos).

Estos objetos al final de una página, indican objetos especiales:

Reuniones
Al pulsar sobre este icono, se le mostrará una lista de sus objetos de reunión. Un objeto de
reunión se utiliza para fijar la hora de un evento, invitar a participantes y como un
contenedor de información (por ejemplo, documentos) relacionada con la reunión.
 Agenda de direcciones
Cada usuario tiene una agenda de direcciones que puede ser modificado individualmente.

Maletín
Usted puede "cortar" un objeto o una selección de objetos, lo que significa ponerlo en el
portapapeles (llamado bag, maletín). Cuando usted "copia" un objeto, la copia se coloca en
el maletín. Vaya donde vaya dentro del espacio de trabajo, usted puede "pegar" los objetos
que fueron cortados o copiados con anterioridad en su localización actual. También puede
acceder en el maletín pulsando en el icono situado en la parte inferior de la página.

Papelera
Cada usuario tiene una papelera personal. Cuando se borra un objeto, este se almacena en
la papelera. Una vez dentro de la papelera, puede "destruir" objetos. Sin embargo, si usted
no es el propietario, los objetos son enviados a la papelera del propietario(s) de los objetos.
En otras palabras, sólo el propietario de un objeto tiene la capacidad de "destruir"
irreversiblemente un objeto. Puede acceder a la papelera pulsando el icono correspondiente
situado al final de la página.
UN EJEMPLO: SUBIR UN DOCUMENTO.
(Para usuarios de Netscape 3.x)
Pulse en la parte superior de la página. Aparecerá una página con el siguiente
formulario:

Pulse en el botón "Browse..." para seleccionar un documento dentro de su sistema local.

Seleccione el tipo MIME del documento.
Si es necesario, puede especificar un tipo de codificación.
Escriba un nombre para el documento en el espacio de trabajo (si desea que sea diferente al
nombre del archivo local).
Pulse "upload document" para empezar a subir el documento.
Finalmente, debería ver la carpeta incluyendo el nuevo documento.
 2. PARA EMPEZAR
Las siguientes secciones describen los primeros pasos a seguir para usar el BSCW. Estos
pasos abarcan el proceso de registro, el inicio de una sesión de BSCW y la adaptación del
sistema a sus preferencias personales.

2.1 REGISTRARSE EN EL SERVIDOR BSCW.

Antes de que empiece a utilizar el BSCW, tiene que estar registrado en el servidor BSCW.
Para poder hacerlo, el servidor de BSCW tiene que conocer:
Su dirección de correo electrónico.
Su nombre de usuario (o "identificación de usuario").
Una contraseña para su nombre de usuario.
Hay dos maneras de que el servidor BSCW conozca su dirección de correo electrónico:
Si el servidor BSCW es público, puede registrarse usted mismo. Para registrarse en el
servidor público de GMD, tiene que rellenar el formulario de registro en
http://bscw.gmd.de/bscw/bscw.cgi?op=rmail. Si desea registrarse en un servidor local,
pregunte al administrador del sistema por la dirección del formulario de registro.
Un usuario registrado le invita a registrarse. En este caso él tiene que rellenar el formulario
con su dirección de correo.
Cuando el servidor tenga su dirección de correo electrónico el procedimiento de registro
consiste en los siguientes pasos:
BSCW le envía un correo indicando una URL para registrarse.
Pulse sobre la URL para obtener un formulario de registro.
Introduzca su nombre de usuario y su contraseña.

NOTA: No puede cambiar su nombre de usuario después de registrarse!

Ocurrirán dos cosas:
Verá su directorio principal . Si ha sido invitado por otro usuario registrado, verá una o
más carpetas (espacios de trabajo), de las que es usted miembro.
Si se ha registrado usted mismo, este directorio estará vacío. Dese cuenta que no puede
subir ningún documento a su directorio principal. Primeramente tiene que crear una
carpeta.
Recibirá un correo electrónico confirmándole que es usted un usuario registrado en el
servidor BSCW.

Algunas recomendaciones:
Utilice su apellido como su nombre de usuario. Así le encontrarán más facilmente otros
usuarios del sistema.
No utilice una contraseña que ya esté utilizando en otras máquinas! La contraseña no está
encriptada mientras se transfiere por Internet.

2.2 INICIANDO UNA SESIÓN DE BSCW.

"Accediendo al sistema"
Usted puede iniciar una sesión usando una URL de un objeto del servidor. El objeto
puede ser una carpeta, un documento, su directorio principal, la bolsa, en resumen,
cualquier objeto del BSCW.

La URL de su directorio principal es:

http://<el nombre de su servidor/bscw/bscw.cgi
Para entrar en su directorio principal del servidor público en GMD utilice
http://bscw.gmd.de/bscw/bscw.cgi
Y para hacerlo en el servidor de la UAM utilice
http://www.adi.uam.es/bscw/bscw.cgi
Se le pedirá que se autentifique con su nombre de usuario y su contraseña.

Cerrando una sesión de BSCW

... es tan simple como cerrar su navegador.
Nota: Mientras esté activo su navegador, cualquiera puede acceder al BSCW desde su
máquina ( por ejemplo, si salió a comer ).

2.3 CAMBIANDO EL IDIOMA DEL SISTEMA

El idioma por defecto del sistema es el Inglés. Para cambiar el idioma, pulse en [Editar
prefs] al final de cada página.
En el "formulario de edición de preferencias" (Edit preferences form) usted puede
seleccionar el idioma que prefiera para ver el interfaz de usuario. Pulse sobre el botón tras la
línea "Mostrar todos los mensajes en:" (Display all user interface messages in: ) para
seleccionar el idioma.

2.4 PÁGINA DE INFORMACIÓN PERSONAL

Cada usuario de BSCW tiene una página de información personal que se muestra al pulsar
sobre el nombre de usuario (por ejemplo en la lista de los miembros del espacio de trabajo).
Esta página suministra información como puede ser la dirección, la Organización, los
números de teléfono y fax y otra información relativa a comunicaciones.
Para cambiar su página de información personal sólo tiene que pulsar sobre
[Editar Detalles] al final de una lista.

2.5 CAMBIANDO LA CONTRASEÑA

Para cambiar su contraseña pulse sobre [Cambiar Password] al final de un listado.
Aparecerá un formulario donde debe escribir su nueva contraseña por duplicado.
Le recomendamos que no utilice una contraseña que utilice en otras máquinas, debido a
que esta no estará encriptada cuando se transfiera por Intrenet.

2.6 CONFIGURANDO SU NAVEGADOR

Si utiliza los navegadores más modernos (p.ej. Netscape Navigator), no debería tener ningún
problema durante sus sesiones de BSCW.
Sin embargo pueden aparecer problemas al utilizar algunos formatos de documento (p.ej.
MS Word, WordPerfect, MS Excel). Si su navegador no reconoce el formato del
documento ("tipo MIME"), puede especificar estos formatos en la configuración del
navegador. Lea el manual de su navegador y el Apéndice E: Sobre los tipos MIME.
Si utiliza el interfaz de BSCW que utiliza Javascript o Active-X, tiene que activar el
Javascript o el Active-X en el menú de opciones de su navegador.
 3 CONCEPTOS BÁSICOS
3.1 CABECERAS Y PIES DE PÁGINA
Cada página que muestra los contenidos de una carpeta tiene una cabecera que precede a
los contenidos de la carpeta. Esta cabecera contiene las siguientes secciones:
La línea superior, contiene enlaces a
la página principal de BSCW, información sobre la versión que está utilizando (ABOUT) y
elmanual de usuario on-line (HELP).
La barra de botones bajo la línea superior muestran la posibilidad de añadir carpetas y
documentos y editar un banner ( si se encuentra en el nivel superior, sólo aparecerá el botón
ADD FOLDER, que le permite crear una nueva carpeta, y el botón SEARCH que le permite
realizar una búsqueda.

Los diferentes botones se explicarán más adelante.

Existe la posibilidad de editar un banner que se situará entre las dos filas de botones.
Localización de la carpeta actual.
Debajo de la barra de botones, se muestra la localización y el nombre de la carpeta en la que
se encuentra. Por ejemplo, si el USUARIO Sprenger tiene acceso a la carpeta Projects que
contiene una carpeta llamada Garfield Project y su localización se mostraría como:

Pulsando sobre le llevará a la lista de miembros que tienen acceso a la carpeta ( en este
caso: Garfield Project). Si una carpeta no tiene este icono , la lista de los miembros de
esta carpeta es idéntica a la de la carpeta anterior (en nuestro ejemplo, la anterior sería
Projects).

Pies de Página.

La primera línea del final de la página contiene sus citas , su libreta de direcciones ,

un maletín y una papelera . Las citas le muestra un listado de sus citas. Una cita le
sirve para programar un evento, invitar a participantes y como un contenedor de
información relativa a la cita. Su libreta de direcciones es accesible desde cualquier punto del
interfaz de usuario y puede ser cambiado individualmente. La papelera contiene documentos
borrados. El maletín se utiliza para "cortar y copiar".
La última línea provee acciones específicas para cada usuario, como editar las preferencias,
cambiar la contraseña y editar los detalles de su descripción personal (por ejemplo su
número de teléfono...).

3.2 OBJETOS
Los contenidos de un espacio de trabajo o de una carpeta, pueden ser visualizados con
distintas clases de informacíon sobre los objetos que contiene. Directamente encima y debajo
de los contenidos de la carpeta, hay unas barras de botones para visualizar y manejar los
objetos que hay en las carpetas. Las operaciones básicas con objetos se describen en la
sección siguiente. La imagen siguiente le dará una primera impresión dela posible
presentación de una carpeta:

El nombre de cada objeto está representado con un enlace, que puede ser pulsado para
acceder al objeto en cuestión. El icono situado junto al nombre del objeto le dará una
indicación sobre el tipo de objeto que es (En el apéndice C hay una lista con todos los
iconos).
Los objetos de una carpeta tienen diferentes categorías: documentos, enlaces, carpetas,
artículos y citas.

Documentos.
Hay diferentes tipos de documentos: texto, imágenes, sonidos, vídeos, todos ellos en
diferentes formatos. Todos los documentos de un espacio de trabajo tienen un formato
propio. Estos tipos MIME se discutirán en el apéndice E.
Cuando pulsa sobre un documento, pueden ocurrir varias cosas, dependiendo del tipo de
documento y de la configuaración de su navegador:
El navegador identifica el documento y lo muestra como una página WWW.
Se inicia una aplicación local que pueda manejar el documento.
Aparece una ventana de diálogo, para guardar el documento en una unidad local.
El navegador no está seguro de qué hacer y le ofrece una alternativa de las anteriores.
Enlaces.
en frente de un objeto, indica un URL (también llamado un enlace), más que un
documento. Este es un Universal Resource Locator (Localizador de Recursos Universal),
por ejemplo, una dirección de una página WWW que puede estar localizada en cualquier
lado.
Los enlaces pueden ser utilizados para incluir páginas que son relevantes para su trabajo,
pero que no están mantenidas en su grupo. También puede incluir enlaces a otros espacios
de trabajo situados en otros servidores.

Carpetas.
Una carpeta puede contener otras carpetas. Como se podría esperar, pulsando sobre el
nombre de una carpeta nos llevará a ella. Su localización en la jerarquía de carpetas se
muestra en la parte superior de la página.

Articulos.
Es posible enviar artículos y discutir sobre ellos en un espacio de trabajo. Uno puede
contestar a un artículo, contestar a una contestación, etcétera. Un artículo situado en una
carpeta de un espacio de trabajo está indicado por el icono de artículo . Los contenidos
de un artículo pueden visualizarse pulsando, como siempre, sobre su nombre.

Citas.
junto a un objeto indica una cita. Una cita se utiliza para programar un evento, invitar
participantes y como un contenedor de información relativa a la cita. Además, un cita sirve
como punto de acceso para unirse a la reunión, siempre que esto sea posible (por ejemplo
para eventos online).
Pulsando sobre el nombre de la cita le llevará a ella. Una cita puede contener otros objetos
como puedan ser documentos, carpetas, URLs e incluso otras citas.
Todos los participantes de una cita o reunión tendrán una entrada en sus respectivas listas de

citas ( al final de la vista de una carpeta), que resulta ser un atajo a la cita dentro del
espacio de trabajo.

3.3 ACCIONES
Todas las operaciones con objetos se realizan pulsando los botones apropiados.
Operaciones con carpetas.

"Añadir un miembro" tiene diferentes significados, dependiendo de su localización actual.

Si está observando el contenido de una carpeta, usted puede invitar a un nuevo miembro a la
carpeta (espacio de trabajo).
Si está en su libreta de direcciones, puede añadir una nueva entrada en su libreta.
Si está viendo una cita, puede invitar a un nuevo usuario a esa cita.
En cualquier caso, aparecerá un formulario donde puede introducir la dirección de correo
electrónico del usuario que desea añadir.
Obtendrá un formulario que le permitirá seleccionar un archivo local y transmitirlo al espacio
de trabajo. Si está utilizando un ayudante por separado, puede necesitar pulsar varias veces
el botón de recargar de su navegador para observar los cambios en su monitor.
Es posible añadir un documento al espacio de trabajo si utiliza un navegador que tenga
incorporado la posibilidad de enviar archivos (como Netscape 3.0 o superior) o tiene
instalado un ayudante especial para enviar archivos. Lea la sección 5 antes de
intentarlo.

Le pregunta el nombre de la nueva carpeta y la añade a su carpeta actual.

Le pemite añadir un enlace (link) a una página web (o ftp, gopher, etc) como un objeto
dentro de una carpeta en un espacio de trabajo. Cuando pulsa este botón aparecerá un
formulario que puede rellenar con la URL. La página web no se copia, sólo se añade su
URL (dirección WWW) a la carpeta del espacio de trabajo.

Usted puede enviar artículos para su posterior discusión en el espacio de trabajo.

Le permite programar nuevas citas o reuniones. Cuando pulse este botón, se le pedirán
detalles de la cita, como pueden ser fecha y hora, el sitio y citar a los participantes.
A todos los participantes les aparecerá automáticamente una entrada en su lista de citas.
El espacio de trabajo está protegido contra la sobreescritura de documentos. Puede añadir
un nuevo documento bajo el mismo nombre como un documento ya existente. Si desea crear
una nueva versión de un documento ya existente, debe crear un documento versionado.

Operaciones básicas con objetos.

Estas operaciones pueden aplicarse tanto a objetos sueltos como a una selección de objetos.
Las operaciones para seleccionar objetos se realizan mediante casilleros. Las acciones a
realizar con los objetos seleccionados se ejecutan desde una barra de botones que está
situada directamente debajo de los contenidos de una carpeta. Si no fuera posible efectuar la
acción con uno o más objetos seleccionados, toda la operación falla y no se modifica ningún
objeto. Los objetos se seleccionan en la barra de botones pulsando .
Las operaciones con un solo objeto se pueden realizar mediante las acciones listadas justo
debajo del objeto.
Si lo desea, puede esconder las lineas de comandos pulsando en vla barra de botones del
contenido de la carpeta. Para volverlos a ver, pulse .
La siguiente lista muestra las acciones y comandos más comunes.

Borrará todos los iconos de eventos para los objetos seleccionados. "Catching up" a una
carpeta, borrará todos los iconos de las subcarpetas.

Produce una copia del documento y la mete en la bolsa desde donde puede dejarla, [Drop],
en otro lugar.

Simplemente pone el documento en la bolsa, tras lo que puede dejarlo en otro lugar.

Mueve un objeto a la papelera. Dentro de la papelera, puede destruir el documento.

Le ofrece la posibilidad de archivar (por ejemplo crear un archivo .tar) y comprimir uno o
más archivos o carpetas. Esto es especialmente útil cuando desea bajar vários archivos.

Escribirá una nota que se mostrará a los demás usuarios cuando intenten acceder al objeto.

Convierte un documento en otro formato. Aparecerá un formulario donde podrá elegir el

formato al que desea convertir el documento.

Le permite editar un documento de texto.

Le permite cambiar el nombre y la descripción del objeto. Otras operaciones dependerán del
tipo de objeto (URL, carpeta, documento, cita...)

Reemplaza un documento. Aparecerá un formulario que le permite seleccionar el archivo

local que debe reemplazar al documento original.

3.4 EVENTOS
Los iconos que siguen al nombre del objeto indican los eventos recientes que se han
producido en el espacio de trabajo. ("Reciente" significa: después de que haya realizado su
último catch-up en el objeto)

Visualizar los eventos.

Existen dos maneras de visualizar estos eventos recientes:
La página de información de un objeto (accesible mediante frente a un objeto)
contiene un listado de todos los eventos recientes relacionados con el objeto.
A continuación del nombre de un objeto, pueden aparecer hasta 5 iconos diferentes
( , , , , ). Estos indican diferentes categorías de eventos.
Pulsando sobre un icono de evento le mostrará una lista de los eventos de esa categoría.
Los eventos relacionados con su inidce personal de espacios de trabajo, su papelera, su bolsa
y la página de miembros de un espacio de trabajo sólo pueden ser vistos desde sus páginas
de información, accesibles mediante en la parte superior izquierda de esas páginas.

Categorías de Eventos.
Los iconos de eventos crean las siguientes categorias de eventos.
:Creación
Este es un objeto nuevo.
:Cambio
Algo ah cambiado: los contenidos (si es un documento), el URL (si es un enlace URL), la
descripción del objeto, etc.
 :Localización
El objeto se ha movido de una carpeta a otra.
:Lectura
El objeto ha sido leido, bajado del servidor, etc. Un espacio de trabajo sólo recuerda el
último evento de lectura para cada usuario.
:Contacto
Esto sólo aparece en carpetas y es diferente al resto de los eventos. Lista los eventos de
creación, cambio, lectura y localización en cualquier lugar de la carpeta o de sus
subcarpetas.

Coger una carpeta (Catching up)

Los iconos de eventos y los listados de eventos de un objeto desaparecen si coge ese objeto.
(Coger una carpeta, coge todos los eventos de esa carpeta y sus subcarpetas). Esto se puede
hacer de dos maneras:
En una vista de una carpeta, seleccione uno o más objetos y pulse ;
En la página de información de una página, pulse en la parte superior de la
página.
Nota: Coger un objeto afecta a su vista del objeto, no a la de los demás usuarios. Ellos
tienen que hacerlo ellos mismos.

3.5 EL MALETÍN

Todos los usuarios tienen un maletín que es un portapapeles que se puede usar
para mover objetos en un espacio de trabajo o entre varios espacios. El icono del maletín,
mostrado al final de cada listado de una carpeta, indica si el maletín está llena o vacía.

En principio existen dos maneas de interactuar con el maletín:

Usando "cortar","copiar" y "pegar":
Puede "cortar" un objeto o una selección de objetos, lo que significa que se mueven al
maletín. Si "copia" un objeto, entonces una copia de él queda en el maletín. Vaya donde
vaya por el espacio de trabajo, puede "pegar" en su posición actual, los objetos que fueron
anteriormente cortados o copiados.
Entrando en su maletín.
Es posible entrar en su maletín - pulsando en el icono del maletín o en el enlace junto a él -
donde tendrá la posibilidad de realizar otras operaciones.

Lo que se puede realizar dentro del maletín se describe en el resto de la sección.

El maletín, desde cierto punto de vista, es su espacio de trabajo personal y es algo diferente
de los espacios de trabajo normales. Puede contener una jerarquía de carpetas y todo tipo de
objetos; incluso puede subir documentos o añadir artículos y tener discusiones consigo
mismo.
La siguiente imagen da una idea de la posible representación del maletín.

Selección actual
El maletín incluye la noción de la "selección actual", indicado por las casillas marcadas antes
de cada objeto. Los objetos seleccionados (si hay alguno) son los que fueron añadidos por
última vez con "cortar" o "copiar".
Es posible cambiar la selección actual pulsando sobre las casillas apropiadas. El servidor
recordará los cambios en la selección actual si "corta" en el maletín seleccionando las casillas
apropiadas y pulsando después el botón .
Si su maletín contiene carpetas, es posible realizar la selección actual dentro de una carpeta
en el interior de la maletín.

Vuelta al espacio de trabajo

Para volver a las carpetas habituales de un espacio de trabajo, sólo tiene que seleccionar la
carpeta junto al icono al final de la página.

3.6 LA PAPELERA

La papelera aparece al final de todas las carpetas. Una papelera vacía se indica
mediante el icono y una que contiene uno o más objetos con . Puede entrar en la
papelera pulsando en el icono correspondiente.
Cada usuario tiene una papelera personal. Cuando se borra un objeto, este se mueve a su
papelera. Aunque los objetos pueden ser borrados por todos los miembros del espacio de
trabajo, sólo pueden ser destruidos irreversiblemente por el propietario de ese objeto.
Si usted es el propietario de un objeto, esto destruirá irreversiblemente el objeto. De otro
modo, el objeto será movido a la papelera del propietario.

Esto restaurará el objeto a su posición original (si la localización existe. De otra manera
tendrá que utilizar "cortar" y "pegar" para moverlo a otra posición).
 4 CARACTERÍSTICAS AVANZADAS
4.1 CREACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE ESPACIOS DE
TRABAJO
4.1.1 Creación de Espacios de Trabajo
Usted puede pensar que un espacio de trabajo es una carpeta con más de un usuario, por
ejemplo, otros usuarios que comparten los contenidos de esa carpeta con usted. Para crear
un espacio de trabajo, tiene que ir a la correspondiente carpeta e invitar a otros usuarios
pulsando situado en la parte superior de la página.
Cada carpeta en la que esté presente el icono es un espacio de trabajo. Para ser más
precisos: El icono indica que han cambiado los miembros con respacto a la carpeta anterior.
La pertenencia a un espacio de trabajo se hereda. Todos los miembros tienen acceso a todas
las carpetas dentro de un espacio de trabajo. Si una carpeta dentro del espacio de
trabajo"proyectos" contiene el icono de miembros, esto indica que hay más miembros que
tengan acceso a esa carpeta que los miembros del espacio de trabajo original. Pulse en el
icono para ver la lista de miembros de la carpeta (espacio de trabajo).
Puede crear espacios de trabajo en cualquier lugar de la jerarquía de carpetas. Ya que esta es
una manera muy flexible de organizar el trabajo, si usted está envuelto en muchos proyectos
entre los que se comparten datros, puede resultar muy confuso conservar una vista general
de los diferentes miembros que acceden a una jerarquía de carpetas compleja, por lo que
recomendamos que los usuarios poco expertos creen espacios de trabajo unicamente dentro
de su directorio principal.

4.1.2 Derechos de Acceso

Si usted invita a algunos miembros a su espacio de trabajo, puede que no quiera que tengan
los mismos derechos que tiene usted como propietario. Por ejemplo, igual no quiere que
puedan invitar a otros miembros al espacio de trabajo o restringir su acceso para que sólo
puedan leer documentos, pero no crearlos o modificarlos. Todo esto depende de sus
objetivos.
Por defecto, todos los miembros poseen todo tipo de acceso. Si desea restringir los derechos
de acceso, pulse en para acceder a la página de información del espacio detrabajo y luego
pulse en . Ahora puede editar la página de derechos de acceso para desactivar
algunos derechos del grupo de miembros.

4.1.3 Informe de la Actividad Diaria del Espacio de Trabajo

El Informe de la Actividad Diaria del Espacio de Trabajo es una sencilla manera de saber
que pasa en los espacios de trabajo compartidos a los que tiene acceso. Este informe se
compila durante la noche y se le envía por correo electrónico. Este informe lista las
actividades realizadas el día anterior organizadas por espacios de trabajo y le mantendrá
informado si necesidad de iniciar una sesión en el servidor.
Para configurar su informe de actividad diaria pulse dentro de la página de
edición de preferencias "Edit Preferences".
Utilice las casillas del formulario para seleccionar lo que desea que se incluya en el informe.
Si no selecciona ninguna casilla, no se enviará ningún informe.
Pueden incluirse en el informe los siguientes eventos:
Create events, se genera cuando se crean nuevos enlaces, documentos, carpetas o mensajes.
Move events, este evento se produce cuando un documento, carpeta, etc. se borra, se
recupera, corta, copia o se pega.
Change events, se genera cuando se edita un objeto o se cambia su nombre.
Read events, ocurre cuando un miembro del espacio de trabajo lee un documento.
Si su programa de correo electrónico admite HTML (Netscape, Eudora Pro), puede
seleccionar "HTML" en "Edit Preferences" para recibir informes con una mejor presentación
y que incluya enlaces directos a documentos, carpetas, etc. En otro caso (su programa de
correo no admite HTML), elija "Plain Text".

4.1.4 Banner del Espacio de Trabajo

Cada página que muestra los contenidos de una carpeta o espacio de trabajo, tiene una
cabecera que preceded a sus contenidos. Esta cabecera incluye una línea superior y una
barra de botones. Para los contenidos de un espacio de trabajo, se parecerá a la siguiente:

Puede crear un banner para cada espacio de trabajo o carpeta, que se mostrará entre la línea
superior y la barra de borones. Para crearla y editarla, utilice el botón situado
en la página de información del espacio de trabajo o de la carpeta. Se le pedirá que edite el
banner en formato HTML.
Su banner podría parecerse a la siguiente:

4.2 INFORMACIÓN SOBRE OBJETOS

4.2.1 Personalizando la vista de las carpetas
Cuando hacemos clic sobre el botón , aparece una lista de acciones aplicables a los
objetos. También podemos ver la descripción de los objetos haciendo clic en el botón .
Podemos ocultar las acciones haciendo clic en el botón . De la misma manera, podemos
ocultar las descripciones haciendo clic en el botón .
Es posible desplegar el contenido de una carpeta, esto se consigue de dos maneras:
Haciendo clic en delante de una carpeta.
Seleccionando una o más carpetas, haciendo clic en las casillas de verificación a la derecha
de las mismas, y luego haciendo clic en .
El replegado se consigue haciendo clic en para una carpeta individual, o en para un
conjunto de carpetas.

4.2.2 La página de información

Para obtener información detallada acerca de un objeto, debemos hacer clic en el icono
que se encuentra a la derecha del mismo. Si lo hacemos, aparecerá una página de
información donde podremos ver detalles acerca del objetos, todos los cambios desde el
último [Catch up] y los derechos de acceso.
 4.3 MIEMBROS DEL ESPACIO DE TRABAJO E
INSCRIPCIÓN
Cada carpeta que posea el icono es un espacio de trabajo, esto es, una carpeta
compartida por dos o más usuarios. Una carpeta a la que le falte este icono hereda sus
miembros de la cual desciende. Las carpetas de nivel superior que no poseen este icono son
carpetas privadas en las que no existen más miembros que el propietario.
Al hacer clic sobre el icono vamos a la página de miembros donde podemos ver quienes son
miembros del espacio de trabajo e invitar a otras personas a que se unan al mismo. También
podemos invitar a un nuevo miembro haciendo clic sobre en la vista de la
carpeta. Otro método es registrarse a si mismo en servidor de BSCW como un nuevo
usuario y crear nuevos grupos de trabajo, pero no podemos unirnos a un grupo ya creado
sin que nos inviten.

4.3.1 La libreta de direcciones

Cada usuario tiene su libro personal de direcciones, al cual se puede acceder a través del
icono situado en la parte inferior de la página.
El libro de direcciones muestra el nombre de usuario y el correo electrónico. Podemos ver
más detalles sobre una persona en cuestión haciendo clic en su nombre. nos
permite enviar un correo a ese usuario. Podemos volver a invitar a un
miembro si no se ha registrado en el espacio de trabajo, enviando nuevamente el e-mail de
invitación. Por otra parte, podemos cambiar nuestros propios datos haciendo clic en [Editar
detalles] en la página de miembros o en la parte inferior de cualquier página.
elimina los miembros seleccionados del libro de direcciones.
envía un correo electrónico a todos los miembros del libro de direcciones.
4.3.2 Miembros del espacio de trabajo
Cada espacio de trabajo tiene su propio grupo de miembros. Para ver quienes son miembros
de un determinado espacio, debemos hacer clic en el icono . Esto nos lleva a una página
donde veremos a todos los miembros del espacio de trabajo de dos posibles maneras:
Por nombre de usuario (y nombre, si se han tomado la molestia de rellenar los datos
personales).
Por dirección de correo electrónico los invitados que no se han dado de alta todavía en el
servidor de BSCW.

Podemos encontrar más detalles acerca de los miembros registrado, haciendo clic sobre su
nombre. nos permite enviar un correo a ese usuario.
elimina los miembros seleccionados del espacio de trabajo.
envía un correo electrónico a todos los miembros del espacio de trabajo.
4.3.3 Cómo invitar a otros miembros a nuestro espacio de trabajo
hace aparecer una página que nos permite añadir nuevos miembros a un
espacio de trabajo existente. Esta página contiene tres formularios.
La parte superior muestra el contenido de nuestro libro de direcciones: nombre (si se
conocen) y direcciones de correo electrónico de personas que hayamos metido en nuestro
libro de direcciones. Estas persona pueden ser seleccionadas (haciendo clic sobre ellas) e
invitadas a unirse al espacio de trabajo. Esta parte no se aparece si no tenemos ninguna
entrada en nuestro libro de direcciones.
Si queremos invitar a usuarios que no están en nuestro libro de direcciones, en la parte
inferior podemos añadirlos. Si escribimos una o más direcciones de correo en este campo y
hacemos clic en "Adds members", obtenemos un libro de direcciones ampliado y con estos
nuevos usuarios seleccionados.
Cuando invitamos a un usuario, éste verá nuestro espacio de trabajo la próxima vez que
visite su página inicial. Cuando invitamos a una dirección de correo electrónico, un e-mail es
enviado a esa dirección solicitando que se registre en el servidor. Este correo tiene dos
partes:
Un mensaje creado automáticamente donde se solicita el registro en el servidor y se dan
instrucciones de cómo hacerlo.
Una segunda parte que podemos escribir en el formulario de invitación donde se suele
información más específica.
Si una persona, invitada a través de su dirección de e-mail, no responde en cierto tiempo,
podemos hacer clic en [Recordatorio], lo que hace que se envíe una nueva copia del correo
original a dicha dirección.

4.3.4 Cómo cambiar el nombre de usuario y la clave

No es posible cambiar de nombre de usuario en esta versión del sistema.
Para cambiar la contraseña o password, debemos hacer clic en [Cambiar password] que se
encuentra en la parte inferior de la página.
Si nos olvidamos de la contraseña no podremos acceder a nuestros espacios de trabajo. En
este caso lo que debemos hacer es volver a registrarnos con la misma dirección de correo
electrónico. En el correo que recibiremos viene una dirección en la cual podremos cambiar
nuestra contraseña sin tener que poner la antigua.

4.4 ARTÍCULOS Y DISCUSIONES

Es posible poner artículos y tener discusiones estructuradas en un espacio de trabajo.
Podemos responder a un artículo, responder a una respuesta, etc. Para ver el contenido de
un artículo debemos hacer clic sobre su nombre. En la página del artículo podremos ver si
existen respuestas al mismo y, si las hay, veremos enlaces a dichas respuestas.
4.4.1 Cómo crear un nuevo artículo
Al hacer aparece un formulario donde podemos escribir el artículo.
El texto dentro del campo Subject es el nombre con el que aparecerá el artículo en la carpeta
actual.
El contenido del artículo va en el campo Message. Cuando un artículo contiene una URL
(una dirección WWW por ejemplo) un enlace a dicha dirección se inserta automáticamente.
Los artículos en un espacio de trabajo pueden ser de diferentes tipos. BSCW provee un
conjunto predefinido de tipos que el autor puede elegir cuando crea el artículo. El tipo de un
artículo caracteriza, a grandes rasgos, la posición del autor y está indicado por su
correspondiente icono:
Artículo (article): Comentario general (puede ser cualquier cosa).
A favor (pro): El autor está de acuerdo con el artículo al que responde.
En contra (con): El autor está en desacuerdo con el artículo al que responde.
Enojado (angry): Completo desacuerdo.
Importante (important): Entrada urgente en la discusión.
Idea: Nueva entrada en una discusión.
4.4.2 Cómo responder a un artículo
Para responder a un artículo, debemos hacer clic sobre el botón cuando
estamos leyendo el artículo o en la acción [Responder] que hay debajo del artículo en una
carpeta. El tema y el texto del artículo aparecerán marcados dentro del formulario que nos
permite enviar la respuesta.
Las discusiones normalmente consisten en una pregunta o un artículo y varias respuestas al
mismo. También podemos responder a respuestas o al original, en este caso debemos hacer
clic en .

4.4.3 Leyendo una discusión

Los artículos forman una estructura jerárquica, de la misma manera que las carpetas. Un
artículo puede tener varias respuestas, las respuestas a su vez pueden tener otras respuestas,
pero no se puede responder a más de un artículo al mismo tiempo.
Hay dos maneras de leer los artículos:
De uno en uno:
La parte superior del artículo tiene enlaces al artículo al cual se responde (si procede).
En la parte inferior del artículo hay enlaces a las repuestas (si existen) al mismo.
En la página del mensaje existen los botones y/o que indican que
el artículo actual es parte de una serie de respuestas al mismo artículo. Con ellos podemos ir
al artículo previo o al siguiente, respectivamente.
Todos a la vez:
Haciendo clic en el botón aparece una lista completa de los artículos de la
discusión. Los artículos son listados en orden de creación con el nombre de autor, fecha de
creación y contenido.
Desplegando la jerarquía de artículos
Si un artículo tiene respuestas hay un icono delante del mismo. Haciendo clic en este icono
desplegaremos las respuestas como si fuesen carpetas. Para replegarlas hay que hacer clic en
el icono .
4.4.4 Borrando artículos
Cortar o borrar un artículo quita el artículo y todas sus respuestas de su localización actual.
Podemos restaurar un artículo borrado desde la papelera a su posición original. Cuando
cortamos un artículo no podemos pegarlo como una respuesta.

4.5 CITAS O REUNIONES

junto a un objeto indica una cita o reunión. Una reunión sirve para programar un evento,
invitar a participantes y como un contenedor de información relativa a la reunión.
Pulsando en el nombre de la reunión le llevará a ella. Una reunión puede contener cualquier
número de otros objetos, como documentos, URLs, carpetas e incluso otras citas.
Todos loss participantes de una reunión tendrán una entrada en sus respectivas listas de
reuniones "Meetings", que resultan ser atajos a la reunión en sí.
Un objeto de reunión en BSCW ( ) es el punto de acceso a la información de los detalles
sobre una reunión en particular, como la fecha y la hora, localización, participantes, tipo de
reunión, etc. Una reunión puede considerarse como una especie de carpeta, que puede
contener documentos y otros objetos relativos a la reunión. También es el punto de acceso
para unirse a la reunión (si va a tener lugar en la red).

4.5.1 Creando una nueva Reunión

Una nueva reunión se crea pulsando en la parte superior de la página. Esto le
devolverá un formulario que le permitirá especificar las características de la reunión.
Puede especificar los siguientes parámetros:
Fecha y hora- La fecha, hora y la zona horaria de la reunión.
Localización- El tipo de reunión (cara a cara, mediante videoconferencia, etc). Si la reunión
es especificada como otra forma ce conferencia a través de Internet, debe indicarse la
dirección del servidor o el IP de la máquina, dependiendo del sofware a utilizar.
Participantes- Aquí puede especificar a los participantes de la reunión, que pueden ser
elegidos de la lista de miembros del espacio de trabajo. Puede invitarse a personas externas
al sistema especificando su dirección de correo, separadas por una coma. Aquí también
puede seleccionar el enviar un correo para avisar a los participantes.
Notas- Una pequeña descripción de la reunión.
4.5.2 Cambiando los detalles de una Reunión
Los detalles de una reunión ya existente, pueden ser modificados o actualizados pulsando el
comando [Modificar] directamente en el objeto. Esto le devolverá un formulario similar al
utilizado para crear la reunión, donde se pueden modifiacar los detalles de la reunión.

4.5.3 Unirse a una Reunión

Puede unirse a una reunión pulsando el botón desde la página de la reunión o
utilizando directamente el comando [Participar] sobre el objeto.Esto le devolverá un tipo
MIME para ejecutar la aplicación cliente y automaticamente conectarse con la dirección
adecuada. Para que esto funcione, su navegador tiene que estar bien configurado para que
ejecute la aplicación adecuada cuando reciba el tipo MIME adecuado.

4.5.4 La vista de la Reunión

El icono "meetings" ( ) al final de la página le lleva al listado de todas las

reuniones a las que está invitado. Sólo se mostrarán las reuniones en la que
usted esté especificado como participante. Note que el espacio de trabajo puede
contener otras reuniones en las que no está programado que usted participe, por
lo que no aparecerán en su listado de reuniones.

4.5.4.1 Cuatro maneras de ver el listado

La lista de reuniones puede verse de cuatro maneras distintas:
Ver todas las reuniones(pasadas y futuras).
Ver sólo futuras reuniones.
Ver sólo las reuniones programadas para el mes presente.
Ver sólo las reuniones del año actual.
Utilice los botones de la parte superior de la página para cambiar las vistas.
4.5.4.2 Confirmación y renuncia a una reunión
En su lista de reuniones puede ver el grado de confirmación de sus reuniones, es decir, si ha
confirmado o rehusado su presencia en una reunión.
Seleccionando una o más reuniones y pulsando el botón [Confirmar] , confirmará su
presencia a las reuniones. Del mismo modo, pulsando [Rechazar] renuciará a estar en ellas.
El listado se actualizará inmediatamente para reflejar los cambios.
Para ver quién más ha confirmado su presencia, pulse en el botón de información a la
izquierda de la reunión.

4.5.4.3 Objeto vCalendar

El icono junto a los iconos de reunión, puede ser pulsado, lo que le devolverá una
representación vCalendar de la reunión junto con el tipo MIME application/x-vcalendar.
vCalendar es la aplicación estandar de transferencia de calendarios entre diferentes
aplicaciones. Por ejemplo, si usted posee Netscape Calendar, puede utilizar esta
característica para copiar sus reuniones a su calendario.

4.5.4.4 Otras operaciones con Reuniones

Otras operaciones posibles en la lista de reuniones son [Modificar] para modificar los
detalles de la reunión, [Participar] para unirse a una reunión (siempre que sea posible).
Las entradas no deseadas en su lista de reuniones pueden ser borradas selecionandolas y
pulsando el botón [Eliminar]. Dese cuenta que esto sólo la borrará de su lista, no anulará la
reunión.

4.6 CONTROL DE ACCESO

EL control de acceso se hereda. Los derechos de acceso de una carpeta son los que se
ponen por defecto en los objetos que hay dentro de ella.
4.6.1 Derechos de acceso por defecto
Los derechos de acceso que se ponen por defecto otorgan as siguientes características de
seguridad al espacio de trabajo:
Todo tipo de acceso a un objeto está garantizado para todos los miembros del espacio de
trabajo.
Nadie que no sea miembro del espacio de trabajo puede acceder al mismo o a cualquiera de
sus objetos.
Sólo el propietario de un objeto puede cambiar sus derechos de acceso.
Los derechos de acceso se pueden determinar individualmente para cada objeto. Pueden ser
heredados del espacio de trabajo o de la carpeta en la cual están contenidos. Para configurar
los derechos de acceso debemos hacer clic en el botón que está al lado del objeto, lo que
nos muestra su página de información. Si somos propietarios del objeto veremos el botón
que nos permite acceder a la página de control de acceso.

4.6.2 Visualización de derechos

Cuando se están mostrando las acciones, sólo se ven las que se pueden aplicar a cada objeto.
Si algunas acciones no están presentes cuando normalmente deberían estarlo, quiere decir
que el propietario del objeto no nos ha dado permiso para llevar a cabo estas acciones. La
configuración concreta de permisos para un objeto dado la podemos ver en la página de
información, haciendo clic en (si tenemos permiso para verla).
Cuando uno o más derechos de acceso han sido concedidos a personas que no son
miembros del espacio de trabajo (que pueden ser usuarios registrados de BSCW o
anónimos), el botón de información aparece en vídeo invertido .

4.6.3 Acceso anónimo a objetos en el espacio de trabajo

Si queremos hacer accesibles ciertos objetos a usuarios anónimos (usuarios que no
pertenecen al servidor BSCW), tendremos que establecer los derechos de acceso para el
usuario "anonymous". Para hacer esto tenemos que ir a la página de información del objeto y
hacer clic sobre "Access" para modificar la tabla de derechos de acceso. Aquí debemos
añadir el usuario "anonymous" como un miembro. En consecuencia, como "anonymous" es
un miembro de la carpeta, todos los objetos de la misma reciben automáticamente permiso
de lectura para el usuario anonymous.
Si a un usuario anónimo se le dan permisos para acceder a un objeto que se encuentra dentro
de un espacio de trabajo al cual no tiene acceso, deberemos darle la dirección exacta del
recurso para que pueda verla. Para ello debemos ver cual es la dirección con la que aparece
en nuestro espacio de trabajo y adaptarla. Esto se ve mejor con un ejemplo:
Supongamos que tenemos un documento llamado text.html en la dirección
http://www.adi.uam.es/bscw/bscw.cgi/f18147/text.html
en el cual hemos dado permisos al usuario anonymous, para que este pueda leerlo deberá ir a
la dirección
http://www.adi.uam.es/pub/spanish.cgi/f18147/text.html
donde se han resaltado los cambios que hay que hacer en la dirección.
spanish.cgi define el lenguaje con el cual el usuario anónimo interactúa con el sistema. De
momento están disponibles los lenguajes inglés, alemán y español. (english.cgi,
german.cgi y spanish.cgi respectivamente).
4.6.4 Grupos
La página de información de un objeto, a la cual se accede haciendo clic en el icono ,
detalla los permisos de acceso a dicho objeto. Para mayor comodidad, los permisos de
acceso se pueden establecer para grupos. En particular siempre existe los tres grupos
estándar siguientes:
Propietarios del objeto: Por defecto el creador del objeto es el único propietario. Es
posible añadir otros miembros del grupo de trabajo al grupo de propietarios. Es posible,
para un propietario, quitar del grupo de propietarios a otro, siempre y cuando quede al
menos un usuario en el grupo.
Miembros del espacio de trabajo: Son los miembros del espacio de trabajo en el cual
reside el objeto. Si el objeto se mueve a otro espacio de trabajo, los permisos para este
grupo se traspasan a los miembros del nuevo espacio de trabajo.
Otros usuarios: Usuarios registrados en el servidor (que acceden a través de
.../bscw/bscw.cgi) o usuarios anónimos (que acceden por .../pub/english.cgi).
Cualquier grupo de usuarios del servidor puede ser utilizado para expandir los grupos
estándar. Dichos grupos pueden ser invitados al espacio de trabajo como si fueran usuarios
normales del servidor. Para añadir un grupo hay que hacer lo siguiente:
Hacer clic en el icono para obtener la página de información del objeto.
Hacer clic en para obtener los permisos de acceso.
Debajo de la tabla de derechos de acceso hay una lista desplegable con los usuario y grupos
que se pueden invitar como nuevos miembros, el grupo de usuarios del espacio de trabajo
"Laboratorio Avanzado I" aparecerá como "Members of Laboratorio Avanzado I". Hay que
seleccionar las persona y grupos que se quieran añadir y luego hacer clic en el botón "Add
selected users/groups".
4.6.5 Asignar derechos a los grupos
El propietario del objeto puede acceder al botón en la página de información
del mismo. Este botón nos permite acceder a la página de permisos de acceso.
A un objeto se puede acceder de diversas maneras, dependiendo del tipo de objeto que se
trate. Debajo del encabezado Access rights table, aparece un listado de todas la acciones
que se pueden llevar a cabo con el objeto actual.
Las acciones posibles están divididas en grupos de acciones. Cada columna de la tabla
representa un grupo de acciones.
La parte superior de la tabla distribuye las acciones en diferentes grupos de acciones. Cada
acción debe pertenecer a un único grupo de acciones. Para modificar dichos grupos de
acciones hay que hacer clic sobre el botón "Change columns..." que aparece al pie de la tabla

4.7 VERSIONES DE DOCUMENTOS

Trabajar cooperativamente en un espacio de trabajo compartido implica cambiar
documentos repetidamente para mantenerlos al día. Sin distintas versiones, sólo estaría
disponible la última versión del documento. Versionando, los documentos no sólo conocen
su contenido actual, sino que además todas las versiones subidas o editadas anteriormente
estarán disponibles.
Con las distintas versiones, las distintas operaciones como modificación o subida al servidor
no sobreesciben el documento original. En vez de esto, se crea una nueva versión que se
convierte en la actual mientras que las anteriores permanecerán disponibles mediante el
botón de información del documento. Las diferentes versiones de un documento se
identifican mediante los números de versión como 1.0 ó 1.2.1.1. Se puede acceder a una
versión determinada a través de ese número.
 4.7.1 Crear una versión de un documento
Puede versionar un documento pulsando el comando [Versionar] en la línea de acciones bajo
el documento. La lista de documentos versionados y no versionados se diferencian según la
siguiente imagen:

Un documento sin versionar tiene las operaciones [Substituir] y [Versionar], mientras uno
versionado tiene [Actualizar] y [Borrar Versiones]. Pulsando en el icono del documento o
en su nombre, le mostrará la última versión. Lo mismo sucede para otra operaciones como
convertir o copiar, que siempre se refieren a la versión actual del documento.

4.7.2 Subiendo nuevas versiones

Subir nuevas versiones se hace de la misma manera con documentos sin versión. Mientras
que para documentos sin versión se llama "Reemplazar", para distintas versiones se llama
"Revisar" para reflejar el cambio de funcionalidad. El dialogo para subir el documento le
permite sobreescribir las versiones por defecto de las nuevas versiones. Rellenar estos
campos es opcional. No existe nigún mecanismo para forzar a los autores a que hagan una
descripción de los cambios realizados en laversión, pero, si no se hace, aparecerá una
descripción vacia para esa versión en la historia de las distintas versiones. La ventana de
dialogo referenta a las versiones se parece a esta:

Como se puede ver, puede especificar un número de versión, una descripción de los cambios
y el estado de la nueva versión.
El número de versión debe ser superior al número de la versión a la que va a sustituir.

4.7.3 Creando una rama de versiones

Si un documento se va a variar repetidas veces o por varios autores, puede crear una rama
de versiones. Las ramas le permiten tener más de una versión actual del documento. Esto
creará un nuevo documento en la misma carpeta que el documento original. Las dos (o más)
ramas del documento pueden ser modificadas independientemente, aunque todas las ramas
compartirán el mismo historial de versiones.
Para crear una rama pulse en en la página de información del documento
maestro. También puede especificar un número de versión y el estado inicial de la nueva
rama.
 4.7.4 Accediendo a las versiones y al historial
Para acceder a una versión específica vaya a la página de información del documento. Si el
documento tiene más de unba versión, aparecerá una tabla con el historial como esta:

La tabla incluye una línea para la versión actual y para todas sus precedentes incluyendo su
número de versión, el autor, la fecha de creación, el estado y la descripción de los cambios.
Puede pulsar en el número de versión para obtener el contenido de esa versión.

4.7.5 Modificando la información de la versión y el número de versión.

Los atributos de la versión número,descripción de cambios y estado de la versión pueden
cambiarse a través de la operación [Modificar]. Esto sólo se permite para la versión acutal
de una rama. Las versiones anteriores no se pueden cambiar.

4.7.6 Borrando versiones

Si fué activada la opción "Permitir a los autores que borren sus versiones", durante la
creación del documento, la operacion [Borrar versiones] muestra un historial de versiones
que pueden ser borradas. En este historial sólo aparecen las versiones que puede borrar
usted.

4.8 BÚSQUEDAS
BSCW facilita dos tipos de búsquedas:
Podemos buscar en Internet utilizando motores de búsqueda como AltaVista o Lycos y
poner el resultado en el espacio de trabajo.
O podemos buscar dentro de BSCW un objeto específico como puede ser una carpeta o un
documento.
Debemos hacer clic en el botón para comenzar una búsqueda. Para alternar
entre una búsqueda web o BSWC debemos hacer clic en los botones
(búsqueda BSCW) y (búsqueda web) en la parte superior de la página.
4.8.1 Búsqueda web
Sólo necesitamos escribir las palabras claves de la búsqueda en el campo ‘Enter your search
query’. En el menú desplegable que aparece debajo, podemos limitar el número de
resultados que se van a mostrar. Para comenzar la búsqueda debemos hacer clic en 'Buscar' .
BSCW le pasa la consulta a al motor de búsqueda seleccionado y guarda el resultado como
un objeto búsqueda en el espacio de trabajo.
Podemos elegir entre AltaVista, Excite, Infoseek y Lycos como motores de búsqueda. Para
obtener mayor información acerca del motor de búsqueda o cómo utilizar sus características
de búsqueda avanzada, podemos hacer clic en ‘Ayuda sobre las consultas’ para obtener las
páginas de ayuda del buscador que tengamos seleccionado.
El resultado de la búsqueda es presentado como una lista de URLs. Haciendo clic en sus
nombres, podremos ver las diferentes páginas que hemos encontrado. Podemos ordenar las
direcciones haciendo clic en [Por categoria] (por categoría, es la opción por defecto), [Por
nombre] (por nombre) o [Por lugar] (por localización). Podemos realizar las siguientes
operaciones con el resultado de una búsqueda:
(guardar): Guarda las URLs seleccionadas en el maletín. Podemos hacer lo
mismo con [Guardar] para única URL.
(verificar): Verifica las direcciones seleccionadas para saber si apunta a un sitio
que sigue existiendo. Podemos hacer lo mismo con [Verificar] para única URL.
(guardar como): Graba un objeto búsqueda -similar a una carpeta- que
contiene los resultados de la búsqueda dentro del maletín.
(más aciertos): Muestra más URLs, si existen más de las que se muestran.
(volver a buscar): Realiza la consulta nuevamente.
(editar consulta): Permite editar la última consulta.

4.8.2 Búsqueda BSCW

Podemos buscar en nuestros espacios de trabajo por un objeto específico. La manera más
simple de hacer esto es:
especificar la localización en el menú desplegable ‘Buscar en’, donde ‘Home: <login’ es una
lista de todos nuestros espacios de trabajo.
escribir la clave de búsqueda en el campo ‘Nombre’ y hacer clic en ‘Buscar’. El resultado se
presentará como una lista de objetos BSCW que pueden ordenarse de la misma manera que
en una búsqueda web.
Se puede especificar más la búsqueda de varias maneras:
Limitando el tipo de objeto: En el menú ‘for objects of type’, en la parte superior del
formulario, podemos limitar el tipo de objeto a buscar.
Utilizando condiciones de búsqueda: La condición de búsqueda por defecto es la que
aparece en la sección Name. En el campo de texto es donde ponemos el nombre del objeto a
buscar. A su lado hay un menú desplegable donde podemos especificar cómo se corresponde
la clave de búsqueda con el nombre del objeto a buscar, por ejemplo ‘contain’ (contiene),
‘start with’ (comienza por), ‘end with’ (termina en), etcétera.
Añadiendo más condiciones de búsqueda: En la parte inferior del formulario de búsqueda
encontramos un menú desplegable donde podemos elegir más condiciones de búsqueda.
Podemos, por ejemplo, buscar dentro del contenido de un documento (si es texto plano o un
documento HTML) o en las descripciones de los objetos. Podemos restringir más la
búsqueda especificando que el objeto haya sido creado, leído, actualizado o movido en un
período específico de tiempo o por una persona en particular.
Operadores booleanos: si utilizamos más de una condición de búsqueda podemos especificar
cómo se correlacionan lógicamente éstas condiciones. Podemos combinar las condiciones
individuales con los operadores lógicos ‘and’ (y) y ‘or’ (o).
Las cajas de selección sirven sólo para borrar condiciones de búsqueda haciendo clic en
‘Borrar seleccionados’, no son relevantes para la búsqueda misma. Cuando hacemos clic en
‘Buscar’ todas las condiciones de búsqueda son evaluadas.
La figura siguiente es un ejemplo del aspecto que tiene un formulario de búsqueda.

4.9 ARCHIVAR
Puede archivar documentos o carpetas seleccionados para bajarlos del servidor. Esto resulta
útil para personas que deseen estar el menor tiempo posible conectado al servidor BSCW.
Primero tiene que seleccionar los objetos que desee archivar. Tras esto, pulse .
Elija entre .tar o .zip. Puede comprimir (Gzip o Compress) el archivo o codificarlo (UUE).
Despues de pulsar en "Create Archive", el archivo se pone en su maletín y aparecerá una
página desde donde puede bajarlo del servidor.

4.10 CONVERSIÓN DE ARCHIVOS

BSCW 3 ofrece un conversor para convertir archivos de un formato a otro. Para convertir
un documento pulse [Convert]. Elija el formato y, si lo desea, un formato de compresión o
de codificación. Después de pulsar en "Convert...", se crea una copia del documento con el
formato nuevo en su maletín. Aparecerá una página desde la que puede bajar el archivo.
La lista de los diferentes formatos varía dependiendo del formato del documento a convertir.
Sólo puede ver los formatos para los que esten instalados los conversores.
Nota: Se puede perder una parte de la información durante la conversión. Hay una nota con
cada conversor si este es el caso.

4.11 PREFERENCIAS DEL USUARIO

La preferencias personales se pueden ajustar para algunos aspectos del interfaz de usuario.
Acciones y descripciones de objetos
Puede decidir si desea ver las descripciones de los objetos y las acciones a realizar.
Ayudante BSCW
Puede utilizar el ayudante de BSCW para subir documentos en vez de utilizar las
aplicaciones de su navegador.
Utilización del interfaz con Javascripts
Utilización de Javascripts para seleccionar todos/ninguno y el despliegue de las acciones y
descripciones sin recargar la página. Esta mejora es notable para usuarios que utilicen un
servidor BSCW lento o a través de Internet mientras esta está saturada. Nota: También
tiene que activar la opción Javascripts de su navegador Netscape!
Utilización del interfaz con ActiveX
Si utiliza el Micro$oft Internet Exploter, activar el interfaz ActiveX le mostrará un control
de ActiveX en todas las carpetas con el texto "Drop Here". Puede utilizar esto para subir
múltiples archivos al servidor mediante arrastrar y soltar
Iconos locales
Los usuarios pueden bajar los iconos de BSCW de nuestra página de descargas y grabarlos
en su máquina.
Idioma de interacción
Es posible seleccionar el idioma para interactuar con el sistema. Averigüe en las preferencias
que idiomas soporta actualmente.
Debajo puede ver un ejemplo de una página de edición de preferencias personales.
 4.12 LISTA COMPLETA DE ACCIONES
Aquí se listan alfabéticamente todas las acciones que se pueden llevar a cabo con los objetos
de un espacio de trabajo.
Además de las acciones, un espacio de trabajo posee una serie de iconos que no se listan
aquí pero se pueden encontrar en el Glosario de iconos.

(en la página de información del objeto o a través de la acción [Modificar],

sólo visible para el propietario del objeto).
Cambia los permisos de acceso y/o el propietario del objeto.

Pone un artículo nuevo en la carpeta actual.

Sube uno o más archivos a la carpeta actual.

Crea una nueva carpeta en la carpeta actual.

Organiza una nueva reunión en la carpeta actual.
(en la página de miembros del espacio de trabajo)
Invita a una persona a participar en el espacio de trabajo.

Inserta un enlace a una dirección URL en la carpeta actual.

[Actualizar] (para documentos con seguimiento de versiones)
Sube la siguiente versión del documento.
(en el índice personal del espacio de trabajo)
Crea un nuevo espacio de trabajo.

Crea un archivo comprimido con los archivos seleccionados. Se puede elegir entre formato
tar o zip.
, [Editar nota]
Aquí podemos crear una nota que se verá cada vez que alguien quiera acceder a objeto al
cual se fija.
Elimina todos los iconos de eventos (y los eventos en la página de información)
relacionados al objeto. En una carpeta se realiza recursivamente con todos los objetos que se
encuentren en su interior.
, [Cambiar password]
Cambia la contraseña para acceder al servidor BSCW.
(en la página de información de un objeto)
Cambia el tipo MIME del objeto.

Crea una copia de los documentos seleccionados y la pone en el maletín.

, [Confirmar]
Confirma la asistencia a una reunión.
[Convertir]
Convierte el documento a otro formato. La copia con el nuevo formato aparece en el
maletín, lista para ser pegada en cualquier parte.
, [Cortar]
Elimina el objeto (o grupo de objetos seleccionados) de la posición actual y lo (los) pone en
el maletín.
, [Rechazar]
Declina la invitación a una reunión.
, [Borrar]
Elimina un objeto (o un grupo de objetos seleccionados) y lo (los) pone en la papelera del
propietario del objeto.
, [Destruir] (en la papelera del propietario del objeto)
Elimina definitivamente un objeto del sistema.
Pone le selección actual del maletín (el resultado de un Cut por ejemplo) en la
carpeta actual.
 , [Editar] (para documentos de texto, incluyendo HTML)
Edita el documento de texto directamente en el navegador web.
, [Edit desc.] (en la página de información del objeto o a través de la acción
[Modificar])
Edita la descripción del objeto.
, [Editar detalles]
Edita la página de información personal (nombre, apellidos, dirección de correo electrónico,
etc.)
[Editar Prefs]
Edita algunas preferencias personales (lenguaje de la interfaz, transmisión de archivos, etc.)
, [Editar URL]
Cambia la URL de un enlace.
(en reuniones)
Muestra sólo las reuniones futuras.
, [Entrar] (en reuniones)
Se conecta a una reunión que se efectúe con alguna herramienta de conferencia online. El
navegador ejecuta automáticamente el software necesario (que depende del tipo de
conferencia y hay que tener instalado de antemano) y se conecta a la dirección donde se está
desarrollando la reunión.
, [Email]
Envía un correo electrónico a la persona especificada.
, [Modificar]
Permite modificar varias características de un objeto. Podemos cambiar el nombre y la
descripción del objeto. Para documentos podemos cambiar además el tipo de documento,
para carpetas podemos editar el banner, para reuniones podemos modificar la fecha, hora,
lugar, participantes, etc.
(en la página personal inicial)
Instala y ejecuta el Monitor-applet que permite monitorizar las actividades del espacio de
trabajo en tiempo real. Además permite ver a otros miembros del espacio de trabajo y
enviarles mensajes, charlar con ellos, etc.
(en artículos de discusiones que son respuesta a otros artículos)
Va a la siguiente respuesta al mismo artículo.
(en artículos de discusiones que son respuesta a otros artículos)
Va a la respuesta anterior al mismo artículo.
[Recordar] (en la página de miembros con usuarios que todavía no se han registrado)
Reenvía el correo electrónico invitado al usuario a que se registre en el servidor en una
dirección específica.
, [Elminar]
Elimina una reunión.
, [Renombrar] (en la página de información del objeto o a través de la acción
[Modificar], sólo visible para el propietario del objeto)
Cambia el nombre de un objeto.
 , [Reemplazar]
Reemplaza el objeto subiendo una nueva versión del mismo.
(en reuniones)
Muestra sólo las reuniones del mes actual.
(en reuniones)
Muestra sólo las reuniones del año actual.
, [Responder] (en artículos de discusión)
Publica una respuesta al artículo.

Realiza búsquedas dentro del servidor BSCW o permite utilizar varios motores de
búsqueda para realizar búsquedas en Internet y poner el resultado en el espacio de
trabajo.
(en de la papelera)
Devuelve el objeto a su posición original desde donde fue borrado si la localización
todavía existe, en caso contrario hay que utilizar ‘cut’ y ‘drop’.
, [Versionar] (sólo para documentos)
Activa el seguimiento de versiones para el documento.
(en reuniones)
Muestra todas las reuniones.
 5. SUBIR ARCHIVOS
BSCW provee un método de subida de archivos integrado en el sistema al que podemos
recurrir si utilizamos Netscape 3.0 o superior. MS Internet Explorer y Opera no soportan
este método. Para utilizarlo tenemos que hacer clic en el botón en la carpeta
en la que queremos dejar el archivo. Esto hace que aparezca un formulario en el que
tenemos que seleccionar el archivo a transferir.

Para seleccionar un archivo y transferirlo hay que seguir los siguientes pasos:
El botón ‘Browse’ o ‘Navegar’ (depende del idioma del navegador) nos presenta un cuadro
de diálogo donde seleccionamos el archivo a subir, dentro de nuestro ordenador. Cuando
seleccionamos el archivo deseado, el campo ‘Send local file’ se rellena automáticamente.
La opción por defecto en el campo MIME-Type es ‘from browser’, que determina
automáticamente el tipo de archivo si éste es conocido por el navegador. Para determinar el
tipo MIME manualmente podemos hacer clic en le menú desplegable o escribirlo en el capo
de la derecha.
Si el archivo va a tener un nombre diferente en el espacio de trabajo, éste nombre lo
pondremos en el campo ‘Document name’.
Para enviar el archivo debemos hacer clic en el botón ‘Upload document’. Una vez enviado
el archivo volveremos a la carpeta en la que estábamos.
 APÉNDICES
Glosario de iconos
BSCW utiliza una gran cantidad de iconos. Podemos clasificar los iconos para los siguientes
propósitos:
Manipular la vista del espacio de trabajo
Despliega las carpetas y artículos seleccionados.
Repliega las carpetas y artículos seleccionados.
Deselecciona todos los objetos de la página actual.
Selecciona todos los objetos de la página actual.
Muestra, para cada objeto, un línea con las acciones que se pueden realizar sobre el
mismo.
Muestra las descripciones (si existen) de los objeto de la página actual.
Oculta la línea de acciones para los objetos de la página actual.
Oculta las descripciones de los objetos.
(En carpetas o artículos) Despliega.
(En carpetas o artículos) Repliega.
Información sobre objetos
Proporciona más información sobre el objeto (y, cundo sea aplicable, más acciones).
Lo mismo que . El botón azul se utiliza para señalar que el objeto es accesible a
usuarios que no son miembros del espacio de trabajo.
(En documentos con seguimiento de versiones) Indica que existe una nota adjunta al
objeto. Haciendo clic sobre el icono podremos ver dicha nota.
Una dirección URL verificada exitosamente.
Una dirección URL que ha fallado al verificarse.
(En objetos reunión) el usuario ha confirmado su asistencia.
(En objetos reunión) el usuario ha declinado la invitación.
Iconos de notificación de eventos
Los siguientes iconos indican eventos sucedidos desde la última puesta al día (‘catch up’).
Creación.
Cambio de algún tipo.
Cambio en la ubicación o el nombre.
Lectura.
Eventos ocurridos dentro del objeto.
Cortado.
Pegado.
Borrado.
Restaurado.
Eliminado.
 Ingreso de un nuevo miembro.
Invitación.
Muestra los espacios de trabajo de los que somos miembros.

Espacio de trabajo actual.

Maletín vacío.

Maletín con objetos dentro.

Papelera vacía.

Papelera con objetos dentro.

Página de miembros del espacio de trabajo (cuando hay dos o más miembros).

Página de miembros del espacio de trabajo (cuando existe un solo miembro).

Lista de reuniones.
Objetos del espacio de trabajo
Los siguientes iconos aparecen en el espacio de trabajo, delante del nombre del objeto.
Carpeta.
Artículo de discusión.
Hiperenlace (dirección URL).

Reunión.
Representación vCalendar de una reunión.
Documento de tipo text/... (HTML, ASCII, etc.).
Documento de tipo application/msword (MS Word).
Documento de tipo application/x-latex (LaTeX).
Documento de tipo application/postscript (Postscript).
Documento de tipo application/macbin (archivo binario de Macintosh).
Documento de tipo application/x-tar (archivo tar de UNIX).
Documento de tipo image/gif (imagen en formato gif).
Documento de tipo audio/basic (sonido).
Documento comprimido con compress o x-compress.
 Documento comprimido con gzip o x-gzip.
Tipo de documento que no tiene un icono disponible.

BSCW - COMO ORGANIZAR UN WORKSPACE

Los principios para la organización de un workspace deben ser definidos a priori.
Estos principios deben ser capaces de contestar a estas tres preguntas:
Donde tengo que dejar los documentos?
Donde puedo encontrar respuestas a preguntas de organización?
Que clases de notificaciones son necesarias?

Los sistemas de ficheros en un Workspace pueden ser dinámicos y por tanto subceptibles de
cambios, por lo que es muy difícil detallar reglas generales y cada grupo tendrá que acordar
las reglas para su proyecto especifico.
A pesar de todo, podemos hacer unas recomendaciones apoyándonos en:
Aspecto estático que caracteriza la estructura del workspace.
Aspecto dinámico relacionado con el proceso de colaboración y que unido al aspecto
estático define el estilo de cooperación.
Ejemplos, que ilustran los anteriores elementos.
Quizás estas recomendaciones puedan parecer triviales, pero aun los mas expertos en este
tema se olvidan de elementos importantes en la estructuración de un Workspace

Aspecto estático.
Vamos a detenernos en tres elementos básicos en los que debemos pensar:
Desarrollar documentos. Ellos son el tema sobre el que trabajara el grupo, el verdadero
"workspace"
Documentos de interés general para todos los miembros del grupo
Carpetas de subgrupo donde cada subgrupo debiera localizar su material. Cada subgrupo
debiera tener sus propias carpetas.
Carpetas personales, donde cada miembro de uno de esos subgrupos podrá colocar aquellos
documentos en desarrollo que en un futuro pasaran a las carpetas de subgrupo.
Fijar documentos. Estos documentos constituyen los archivos del proyecto y no suelen
cambiar con frecuencia.
Plantillas, que facilitaran una estructura uniforme en la elaboración de futuros documentos.
Documentos Administrativos, que hacen referencia a los aspectos legales y administrativos
del proyecto.
Documentos de Soporte, con material de interés general para el grupo.
Resultados del proyecto, que pueden ser clasificados dentro de estos docuemntos.
Documentos de Organización.
Organización del Workspace, que debiera tener la información sobre la estructura del
workspace y permitirles a los usuarios decidir donde localizar los diferentes tipos de
documentos. Las reglas obre la colaboración dinámica también deben especificarse aquí.
Espacio para novedades. Aquí debiera meterse información relevante que periódicamente
debiera borrarse o moverse dentro de algún archivo.

Aspecto dinámico.
Refleja los aspectos cambiantes dentro de los procesos de colaboración y no debieramos
olvidar pensar en:
Como soportar el flujo de trabajo sobre un espacio compartido.
Unir el trabajo de varios para conseguir un documento normalmente lleva pasos
secuenciales, y cada miembro asume un papel. Alguien hace un primer documento que
después será revisado y modificado por otro o por otros, por lo que deberá haber una
mecánica de notificación entre todos los involucrados.

Notificaciones. Se pueden hacer a través del mecanismos "built-in" de BSCW o

manualmente a través del correo, teléfono o fax, estos dos ultimos muy poco recomendados.

Ejemplos.
Imaginemos un "workspace" para una asignatura "A"
Abría un carpeta de información dinámica. Se trataría de ejercicios, o apuntes con acceso
para todos los alumnos, con derechos de lectura únicamente. (Carpeta "Ejercicios y
apuntes")

Dentro de esta carpeta podría haber otras subcarpetas con documentos especifícos sobre un
tema.(Subcarpetas "Apuntes" y "Ejercicios").

También se podría crear un entorno de trabajo para los estudiantes, un espacio colaborativo
y de compartición de recursos que ellos administrarían, pero sobre el que el profesor
mantendría en todo el momento el control. (Carpeta "Entorno de trabajo de los Alumnos")

Pongamos otra carpeta en la que el profesor deja información "estable", es decir: el

programa de la asignatura en distintos formatos (WORD y/o como página web), exámenes
de otros años (agrupados en una carpeta), enlaces de la especialidad (otra carpeta), etc...
(Carpeta "Información sobre la asignatura")

Por último, nos encontraremos con una carpeta que informa sobre la estructura del entorno
y como trabajar con el. (Carpeta "Muy Importante: Estructura del Entorno de trabajo de la
Asignatura "A"").

En el ejemplo gráfico no lo hemos incluido, pero también podría existir más de un profesor
que compartiese la asignatura con el anterior, pudiendo por tanto hacer modificaciones
sobre cualquier elemento, sin olvidarse por supuesto de utilizar las herramientas de
notificación "built-in", e-mail, etc...