Anda di halaman 1dari 8

Tugas Kelompok 1

Minggu Ke-3, Sesi 4

Team 1 - JDEA Class

1. Mukromin Kamal - 2101760156


2. Azirah - 2101755521
3. Siwi Karuniawati - 2101756165
4. Sabrina Aliya - 2101755875
5. Mohammad Heryansyah - 2101747356

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan you-attitude.


You-attitude adalah gaya penulisan yang lebih menekankan pada pembaca (atau lawan bicara)
daripada penulis, atau lebih menempatkan pada posisi pembaca dengan tujuan membangun
komunikasi yang berdasarkan goodwill atau niat baik. You-attitude juga merupakan dasar dalam
kepercayaan. Hal ini perlu dilakukan kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami
dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara
seseorang dengan orang lain dalam bisnis. Dalam You-attitude yang perlu diperhatikan adalah :
a) Memandang sesuatu dari sudut pandang pembaca.
b) Respek kepada inteligensi pembaca.
c) Melindungi ego pembaca.
d) Penekanan pada apa yang ingin diketahui oleh pembaca.

2. Bagaimana cara menciptakan you-attitude dalam komunikasi bisnis?


Beberapa cara menciptakan you-attitude dalam komunikasi bisnis antara lain, sebagai berikut:
 Berbicara/menulis tentang pembaca, dan bukan tentang diri kita sendiri
 Merujuk pada permintaan pembaca atau permintaan khusus.
 Jangan berbicara tentang perasaan, kecuali saat untuk mengucapkan selamat atau
menyampaikan simpati.
 Dalam situasi yang positif gunakan kata “Anda” lebih sering daripada kata “Saya”.
 Gunakan juga kata “Kita” ketika melibatkan pembaca .
 Hindari kata “Anda” dalam situasi negatif

COMM6263 – Business Communication-R1


3. Bagaimana Anda dapat menerapkan strategi you-attitude dalam komunikasi bisnis lisan?
Adapun strategi you-attitude yang bisa diterapkan dalam komunikasi bisnis lisan diantaranya :
 Lakukan identifikasi terhadap pendengar terlebih dahulu, terkait informasi dasar seperti
kebiasaan mereka, budaya, atau bahasa.
 Menyusun informasi itu agar memenuhi kebutuhan pendengar dan bukan kebutuhan
kita.
 Membuat rangkuman dan sebuah daftar agar pendengar dapat juga membaca dan dapat
menemukan kata-kata kunci dengan cepat.
 Buat pesan menjadi lebih efektif dengan memastikan pesan memiliki keuntungan bagi
pendengar, pesan terorganisir dengan baik, logis, dan disampaikan dengan attitude yang
baik.
 Berbicara tentang pembaca, bukan diri anda sendiri.
 Jangan membahas tentang perasaan, kecuali untuk menunjukkan simpati atau memberi
ungkapan apresiasi (congratulate).
 Menempatkan informasi yang sangat menarik bagi pendengar di bagian pertama.
 Dalam menyampaikan pesan, bangun image diri yang baik

4. Ubah kalimat-kalimat di bawah ini menjadi kalimat-kalimat yang menggunakan you-attitude:


a) Saya akan memberikan Anda gratis setelah 10 kali pembelian.
 Setiap sepuluh kali pembelian, Anda akan mendapatkan satu produk gratis.
b) Anda tidak melampirkan alamat dalam amplop sesuai dengan permintaan Anda.
 Agar dokumen materi presentasi dapat Anda terima kembali, Anda dapat
melampirkan alamat untuk kami kirimkan
c) Anda tidak mendaftar tepat waktu untuk mengikuti program di universitas kami.
 Mohon maaf, program di universitas kami sudah tidak dibuka lagi
pendaftarannya.
d) Anda tidak konsultasikan ide Anda kepada tim marketing, sehingga brosur Anda tidak
akan dicetak.

COMM6263 – Business Communication-R1


 Agar desain brosur yang tercetak sesuai dengan pemesanan Anda, silahkan
konsultasikan desain dengan tim marketing kami sebelum brosur dicetak.
e) Kesalahan Anda mengakibatkan reservasi Anda dibatalkan untuk malam ini. Tolong catat
itu.
 Terdapat kesalahan dalam pemesanan, sehingga reservasi anda dibatalkan.
f) Anda pasti akan senang mengetahui bahwa kami meninjau aplikasi Anda dan
menyetujuinya.
 Selamat permohonan aplikasi Anda telah ditinjau dan telah kami setujui.
g) Karena Anda tidak datang di rapat perencanaan, kami meminta Anda untuk mengambil
salinan notulensi di meja administrasi kami.
 Bagi yang tidak hadir pada saat rapat perencanaan, dihimbau untuk mengambil
salinan notulensi di meja administrasi.
h) Mulai bulan Januari, perusahaan kami akan menawarkan seminar hidup sehat.
 Pada bulan januari mendatang, anda dapat mengikuti program seminar hidup
sehat.
i) Truk kami mengambil dan mengirimkan paket pada pukul 11 pagi dan 4 sore setiap hari.
 Seluruh paket yang akan dikirim, akan diambil dan dikirimkan setiap hari pada
pukul 11.00 dan 16.00 WIB.
j) Ketidakmampuan Anda untuk tiba di tempat kerja tepat waktu tidak akan ditolerir oleh
kami dan akan dihitung selama penilaian tahunan Anda.
 Setiap keterlambatan karyawan akan berpengaruh dalam penilaian tahunan
selama dia bekerja di tempat ini.

5. Bagaimana cara menciptakan positive emphasis dalam komunikasi bisnis?


 Menghindari kata-kata negatif atau kata-kata dengan arti tambahan negatif
 Berfokus pada apa yang dapat dikerjakan pembaca daripada pembatasan
 Membenarkan informasi negatif dengan memberikan sebuah alasan atau
menghubungkannya dengan manfaat pembaca
 Apabila kata-kata negatif itu memang keberadaannya tidak penting, sebaiknya
dihilangkan saja
 Tempatkan informasi negatif itu di bagian tengah dan usahakan supaya rapi

COMM6263 – Business Communication-R1


6. Bagaimana tetap menunjukkan positive emphasis dalam permohonan maaf?
Sebaiknya permintaan maaf itu dilakukan lebih dini, dengan kalimat ringkas dan dengan rasa tulus
(tidak dibuat-buat). Perlu diingat bahwa permintaan maaf membawa dampak hukum, oleh
karenanya banyak perusahaan yang menghindari kalimat ini. Tidak diperlukan permintaan maaf
secara eksplisit jika kesalahan itu merupakan kesalahan kecil dan jika Anda telah mengoreksi
kesalahan itu. Jangan meminta maaf jika memang anda tidak salah. Jika kesalahan karena
terjadinya keterlambatan tertentu maka mintalah rearrange (pengaturan kembali).

7. Jelaskan apa yang dimaksud dengan makna negatif yang tersembunyi?


Makna negatif tersembunyi adalah kata-kata yang ketika dibaca/didengar tidak memiliki arti
negatif, namun dalam suatu konteks tertentu dapat menimbulkan makna negatif. Jadi secara
tidak langsung seseorang ingin memberikan suatu makna negatif secara tidak langsung. Dalam
hal ini kita perlu memperhatikan konteks dari pembicaraan, gesture/gerak badan, intonasi/nada
bicara seseorang.

8. Ubah kalimat-kalimat di bawah ini menjadi kalimat-kalimat yang menggunakan positive emphasis:
a) Kami tidak berharap ada masalah dengan ini rekening.
 Kami berharap rekening ini akan berjalan dengan baik.
b) Jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan.
 Silakan menghubungi saya lagi jika Anda memiliki pertanyaan.
c) Jika Anda tidak rapi dan tidak tepat waktu, Anda tidak akan dipromosikan.
 Jika Anda rapi dan tepat waktu, Anda akan dipromosikan.
d) Kami harap Anda menikmati bekerja sama dengan kami.
 Kami berharap dapat bekerja sama lagi dengan Anda.
e) Saya berharap Anda akan senang dengan pinjaman yang diberikan.
 Semoga Anda senang dengan pinjaman yang diberikan.
f) Saya rasa Anda penasaran dengan berapa banyak bonus yang bisa Anda dapatkan tahun
ini.
 Jika berkenan, Anda dapat memeriksa berapa bonus yang Anda dapatkan tahun
ini.
g) Jangan pernah mencoba-coba untuk datang terlambat. Cobalah untuk datang tepat
waktu di rapat.

COMM6263 – Business Communication-R1


 Mohon datang sesuai undangan rapat.
h) Sekarang server sedang down. Saya rasa akan kembali lagi setelah beberapa jam, jadi
bersabar saja.
 Silakan tunggu beberapa saat karena server kami sedang down.
i) Saya ragu ada masalah penjadwalan dari teknisi lapangan kami dalam memeriksa tv kabel
Anda di hari Rabu. Sebaiknya Anda tinggalkan pesan lagi di antara jam 3 sampai 4 sore.
 Silakan tinggalkan pesan antara pukul 15.00 – 16.00 WIB, untuk penjadwalan
teknisi kami selanjutnya.
j) Kami mengalami banyak masalah dalam pengiriman barang. Saya mohon maaf karena
paket Anda tidak diterima tepat waktu. Paket Anda akan sampai beberapa hari lagi.
 Saya memohon maaf untuk keterlambatan pengiriman kami. Kami akan
mengupayakan paket Anda akan sampai dalam beberapa hari lagi.

9. Apa yang dimaksud dengan reader benefits?


Reader Benefits merupakan manfaat atau keuntungan yang diperoleh pembaca dengan
menggunakan jasa Anda, membeli produk Anda, mematuhi kebijakan Anda, menggunakan ide
Anda. Reader benefits mampu meningkatkan sikap dan perilaku orang-orang yang bekerja dengan
Anda dan pembaca tulisan Anda.
Reader Benefits yang baik yaitu :
 Menyesuaikan dengan audience
 Berdasarkan keuntungan intrinsik
 Didukung dengan alasan yang masuk akal dan menjelaskan secara detail
 Diutarakan dengan menggunakan you-attitude

10. Apa yang dimaksud dengan psychological description dalam reader benefits?
Deskripsi psikologi ialah teknik yang dapat digunakan guna merumuskan suatu keuntungan dari
pembaca dengan jelas dan terperinci. Sesuatu yang sensitif terhadap apa yang dirasakan sebab
melibatkan kelima indera dimana umumnya terdapat didalam skenario deskripsi psikologi yang
telah dirancang. Namun terkadang dalam konisi yang terjadi diperlukan penempatan diri dan
penyampaian pengalaman yang tepat agar dapat mengetahui apa yang sebenarnya diinginkan.
Setelah mengidentifikasi fitur yang membawa keuntungan, brainstorming dilanjutkan dengan

COMM6263 – Business Communication-R1


menentukan fitur-fitur tersebut dalam sebuah tatanan untuk disampaikan. Adapun ketiga prinsip
yang perlu digunakan, antara lain:
 Menggunakan minimal satu keuntungan untuk setiap sub-group peserta yang
mengikuti.
 Menggunakan keuntungan intrinsik dan keuntungan ekstrinsik.
 Menggunakan keuntungan terbaik yang akan diberikan.

11. Jelaskan perbedaan antara reader benefits intrinsic dan extrinsic? Menurut Anda, mana yang
seharusnya selalu digunakan? Jelaskan alasan Anda.
Keuntungan intrinsik ialah keuntungan yang didapatkan dengan menggunakan produk ataupun
suatu servis tertentu.
Keuntungan ekstrinsik ialah keuntungan tambahan yang mungkin didapatkan setelah
menggunakan produk. Dimana keuntungan ekstrinsik tidak hanya berasal dari produk maupun
layanan tersebut, namun memiliki nilai manfaat yang ditambahkan dari luar produk maupun
layanan. Contoh keuntungan ekstrinsik yang dapat dirasakan adalah:
 Jika masuk kantor setiap harinya, perusahaan akan memberikan gaji.
 Jika menyelesaikan laporan tahunan lebih awal, karyawan akan mendapat bonus
tahunan.

Menurut kami, yang seharus nya selalu digunakan yaitu Reader Benefits Intrinsic. Hal ini
dikarenakan, jika kita lihat dari aktivitasnya misalnya dalam melakukan penjualan.Secara manfaat
ekstrinsik, kita mendapat komisi sedangkan secara manfaat Intrinsic kita mendapatkan
kesenangan dalam meyakinkan seseorang serta kebanggaan dalam menggunakan bakat kita
untuk memikirkan strategi dan melaksanakannya. Dengan begitu secara otomatis income atau
komisi juga akan ikut naik karena pelayanan atau service yang kita buat.

12. Bagaimana penggunaan reader benefits dapat memudahkan Anda mencapai goal Anda dalam
komunikasi bisnis?
Reader benefits dapat meningkatkan sikap positif dan mempengaruhi tindakan pendengar.
Pengirim informasi akan lebih mudah mendapatkan tujuannya, khususnya dalam komunikasi
bisnis, jika audiens merasa nyaman dengan proses komunikasi yang berjalan. Sehingga pada
akhirnya sangat membantu dalam mencapai tujuan dalam komunikasi yang dibangun.

COMM6263 – Business Communication-R1


Sebab Reader benefits mampu menunjukan hal mempengaruhi dalam hal tindakan peserta juga
meningkatkan respon positif dari peserta. Di dalam komunikasi bisnis jika peserta dapat
merasakan kenyamanan dengan proses komunikasi yang sedang terjadi maka akan memudahkan
pengirim informasi dalam mencapai tujuannya. Dimana hal ini menunjukan bahwa komunikasi
yang terjadi akan semakin mudah dan membantu dalam mencapai tujuan.
Dengan memperhatikan keuntungan pembaca akan meningkatkan sikap positif dan tindakan
audiens. Pengirim informasi akan lebih mudah mendapatkan tujuannya jika audiens merasa
nyaman dengan proses komunikasi yang berjalan. Teori ekspetansi menjelaskan bahwa hampir
semua orang akan berusaha lebih keras jika ia yakin ia akan berhasil. Audiens yang menyadari
adanya keuntungan pembaca akan lebih bersemangat untuk meraih apa yang mereka inginkan.
Hal ini yang dijadikan dasar penyampaian informasi, seberapa banyak pembaca akan diuntungkan
dengan informasi ini.

13. Mengapa dalam menghadirkan reader benefits dalam komunikasi tulisan harus menggunakan
strategi you-attitude?
Menghadirkan readers benefits dalam komunikasi tulisan harus menggunakan strategi you-
attitude karena sikap, tindakan atau feedback positif dari pelanggan atau lawan komunikasi kita
umumnya jika yang bersangkutan menangkap pesan kita sampaikan juga positif dan terdapat
niatan baik ( goodwill ). Untuk menghadirkan reader benefits, kita harus memastikan kelengkapan
informasi, antisipasi pertanyaan yang mungkin diajukan oleh pelanggan, serta menunjukan bahwa
pokok dari isi pesan bisa mempengaruhi pelanggan.
Karena cara komunikasi yang kita lakukan akan berpengaruh pada kualitas pesan yang diterima
oleh penerima komunikasi. Komunikasi harus dilakukan dengan cara yang baik dan tentunya
harus jelas dan efektif, tanpa membuat orang lain tersinggung dan dapat menerima pesan yang
kita sampaian dengan baik.

14. Jika Anda menulis untuk beberapa audiens yang punya kebutuhan berbeda-beda, apakah Anda
harus menggunakan semua benefits yang ada? Jelaskan alasan Anda.
Menurut pendapat kami, kita dapat menggunakan sedikitnya satu keuntungan untuk setiap sub-
group audiens. Hal ini disebabkan audiens sendiri terbagi menjadi beberapa sub-group dengan
kebutuhan yang berbeda. Oleh karena itu, untuk bisa meyakinkan audiens kita harus benar-benar

COMM6263 – Business Communication-R1


yakin keuntungan tersebut akan didapatkan oleh audiens dan hindari menggunakan kata-kata
yang memiliki makna ganda dan sulit diukur.

15. Perusahaan Anda akan memasang cctv di semua ruang kantor dan rapat. Perusahaan juga
memberlakukan penggunaan kartu akses bagi semua karyawan untuk masuk dan keluar ruang
kerja dan rapat. Penolakan seperti apa yang mungkin akan muncul? Sebagai pihak yang akan
memberlakukan perubahan ini, bagaimana Anda menyikapi penolakan yang ada? Benefit apa
yang akan Anda munculkan dalam jawaban Anda? Jenis-jenis orang seperti apa yang akan lebih
mudah percaya dengan benefit yang Anda sampaikan? Dan mana yang akan tidak mudah
percaya? Jelaskan cara Anda menjawab penolakan tersebut.
Kemungkinan penolakan-penolakan yang muncul dari para karyawan adalah alasan pelanggaran
privasi dengan pemasangan cctv diseluruh ruangan dan penolakan dari karyawan yang tidak mau
repot karena penggunaan kartu akses dianggap akan membuang waktu dan biaya. Sebagai pihak
yang memberlakukan perubahan tersebut yang dapat kita lakukan adalah tetap bersikap tenang
dan bijaksana dalam menanggapi penolakan serta bersikap terbuka dan mau mendengarkan kritik
dan saran dari para karyawan. Dalam memberikan penjelasan, kita dapat menyebutkan
keuntungan ( benefit ) dari pemberlakukan peraturan ini yaitu demi keamanan bersama baik bagi
perusahaan dan seluruh karyawan. Dengan keamanan yang terjamin, karyawan dapat bekerja
lebih aman dan nyaman. Adapun cara menjawab penolakan peraturan ini adalah dengan sikap
you-attitude mencoba menjelaskan alasan dan benefit dari pemberlakuan peraturan ini dan
memberikan sosialisasi serta ujicoba penggunaan kartu akses sehingga seluruh karyawan tidak
merasa kewalahan ketika peraturan ini resmi diberlakukan.

COMM6263 – Business Communication-R1