INTRODUCCIÓN

El presente trabajo contiene una de las metodologías de los sistemas blandos el cual permite
utilizar un enfoque sistémico para tratar de mejorar algunas situaciones incomodas que está
prestando la empresa COSMECOL, adicional tiene por contenido los problemas existentes
en el sistema que se lleva a cabo en la empresa mencionada.
Utilizando la metodología de sistemas blandos, se busca plantear soluciones posibles a la
problemática existente, esta metodología facilita el análisis de problemas situacionales en
los cuales hay una actividad con un alto componente social, humano entre otros y resulta
útil para acercarse a las situaciones complejas y a las preguntas desordenadas que pueden
haber.
OBJETIVO GENERAL

 Identificar los mecanismos necesarios para evaluar las diferentes áreas de la

empresa Cosmecol.
 Buscar que el sistema interno de la empresa Cosmecol se torne más eficiente en
todos sus procesos.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Analizar la situación actual de la empresa Cosmecol, con el fin de buscar un mejor

aprovechamiento del sistema.
 Conocer la problemática de cada sistema en la forma organizacional.
SITUACIÓN DEL PROBLEMA
La falta del control en la captura de la información sobre los pedidos de los clientes genera
perdida de ventas. La empresa ha ganado popularidad, prestigio, posición en el mercado y
por lo tanto sus ventas han subido creando el problema de saturación, la empresa no tiene
un control de ventas, se está teniendo problema de inconformidad por parte de los clientes
dado que no se tiene la capacidad para darles el servicio ideal y el hecho de tener más
demanda de lo acostumbrado requiere formalizar un programa sistematizado para evitar
dicha inconformidad que está causando que del potencial de ventas disminuya.

1. Percepción de la situación-problema de manera no estructurada:

La empresa Cosmecol S.A, es una compañía dedicada a la distribución de cosméticos a
nivel nacional, cuenta con 3 departamentos esenciales los cuales interactúan entre sí, tiene
una planta de 200 personas que trabajan en las diferentes áreas de la compañía y está
compuesta por 2 dueños.
 2. Percepción de la situación problemática de manera estructurada

Cosmecol S.A, es una empresa colombiana la cual se dedica a la fabricación de cosméticos

y venta de productos capilares. Posee una gerencia la cual es constituida por 2 personas –
dueños, las cuales cada uno tiene el 50%, además de 200 funcionarios encargados de dicha
labor.
Cuenta con un amplio recorrido en el mercado ya que lleva 25 años a flote, compiten con
grandes marcar en el mundo como L’Orealm Wella, entre otras, y exportan sus productos a
10 países.
Su éxito radica en que fabrica una tintura de alto grado de tecnológico y a un buen precio
(económico).
Cuenta con 2 estrategias de mercadeo, que son el lema “La gente que se tiñe más” y el otro
es el público de clase baja-media ya que venden sus productos de calidad y a un precio
accesible y más económico del mercado.
La compañía está constituida por una gerencia general, la cual está conformada por los 2
dueños y a su vez por tres áreas.
1. Área de comercialización.
Cuenta con un gerente de área que determina los precios de los productos para la venta,
según los estudios de mercado e informes del departamento de compras, además, recibe
informes de cada jefe de sus departamentos.
1.1. Departamento de Distribución.
Se encarga de distribuir los productos a los centros de ventas con base a los pedidos de los
clientes.
Cuando son a nivel nacional se realizan a través de una flota de camiones propia que viajan
a distintos puntos.
1.2.Departamento de atención al cliente
Se encarga de atender todos los pedidos de compra y PQR acerca de los productos y
distribución. Emplea una línea de atención y correo electrónico.

PROBLEMÁTICA.
 Número de pedidos a nivel nacional en aumento.
 Aumento en número de quejas por la entrega de los pedidos, incompletos y fuera de
tiempos.
  Se realizan informes de dichas quejas – Gerente de comercialización, marketing y
gerencia general.
 Realizan las anotaciones de los pedidos en un formato manual.
 Software no cubre las necesidades.
 Se envía copia del pedido manual a los departamentos de distribuciones, finanzas y
archivan el original, no entregan al cliente sino hasta la entrega del pedido.

1.3. Departamento de Marketing

Se encarga de las estrategias publicitarias, comunicación con los medios, análisis de
mercados, tendencias y elabora informes para el gerente de comercialización, laboratorio y
gerencia general.

2. Área de producción y desarrollo.

Consta de un Gerente de producción y recibe informes de sus jefes de cada área.

2.1.Departamento de Producción
Se encarga de la elaboración de los cosméticos en base a los informes del departamento de
laboratorio y desarrollo. Cuenta con la materia prima, la cual recibe del departamento de
control y calidad.
Envía informes al departamento de compras y gerente de producción.
Se envían los productos ya terminados a control y calidad para su revisión.
Ya todo el producto realizado lo envía al departamento de distribución.

2.2. Departamento de laboratorio y desarrollo

Elabora procedimientos y fórmulas de los productos, capacita empleados del departamento,
de producción, elabora programación de la producción.
Requiere autorización de gerencia general y del gerente de producción y luego de ello envía
notificación al departamento de producción y referente a materia prima al área de Compras.
2.3. Departamento control de calidad
Se relaciona con los departamentos de compras y producción, informes al departamento de
compras
 3. Área de administración.
Gerente de administración.
3.1.Departamento de compras
Realiza solicitudes de insumos y materias primas por lo que tiene presente los informes
provenientes de control de calidad y respetando el presupuesto enviado por finanzas.
3.2.Departamento de finanzas
Planeación financiera y control de manejo de caja de toda la empresa.
3.3.Departamento de personal
Encargado de coordinar todas las actividades desde la contratación, capacitación e
interacción con los empleados.
Analizando las diferentes áreas o departamentos de la empresa Cosmecol S.A, se detecta
que presentan una metodología de trabajo uniforme y en equipo una con la otra lo que
ocasiona que interactúen y fortalezcan los vínculos y objetivos propuestos de la compañía,
la debilidad o problema principal radica que no se tiene un software para toma de pedidos
de los clientes sobre los productos a ofrecer y la capacidad de la flota que se tiene de
vehículos para su distribución.
Línea negra: Áreas de la empresa.

Subdeparamentos de las áreas principales.

Líneas azules: Comunicación entre departamentos.

Problemática.

4. Selección de definiciones básicas.

Definición raíz:

Significado

C (Consumidores) Clientes, empleados, proveedores principales de COSMECOL S.A.

A (Actores) Los departamentos de la empresa, proveedores.

Control de pedidos Realizacion de venta

Preparacion del pedido,

Solicitudes de productos
ingreso al sistema

T Solicitudes de Alistamiento del

distribucion producto elaborado
(Transformación)
Control y vigilancia de
Registro de actividades
rutas de transporte

Supervision del trabajo

Seguimiento al cliente
realizado

Considerar a atención a clientes un elemento primordial del proceso

de transformación de la empresa y considerándolo de esta manera
W optar e invertir más en la implementación de un programa-software
(Weltanschauung) que se vincule a todas las áreas y departamentos para la recopilación
y organización de datos (ventas) y lograr mayor efectividad en todos
sus procesos.

Pablo Pérez es el presidente y dueño del 50% del capital,

O (Dueño) vicepresidente y dueño de la otra mitad José Solano y los únicos con
la facultad de decisión sobre la transformación del sistema.
 Gobierno: Alguna reforma que afecte al giro de la empresa, como el
alza de los precios por IVA, aumento de dinero en peajes, entre
otros.
Comunicaciones: No tener servicio en la línea de atención o en el
E (Restricciones programa que capture la información de los pedidos.
del ambiente) Equipo de transporte: La falla de estos pueden provocar retrasos e
impuntualidad en presupuesto a domicilio,
Proveedores si fallan en tiempo de entrega o calidad de materiales,
la empresa al ser la que interactúa con el cliente final es la
responsable de esto.

5. Confección y verificación de modelos conceptuales.

CONCLUSIONES

En conclusión, como se puede apreciar la metodología de sistemas blandos de Checkland se

puede aplicar en la vida cotidiana ya que el trato que se le brinda a las personas este debe
estar constituido por algunos de estos factores para no tomar una decisión errónea al
momento de generar una respuesta a un cuestionamiento.