En la empresa “Los Guaduales” el gerente general no ha permitido elaborar el

Programa de Gestión Documental (PDG). Al responsable del archivo de la empresa,

se le ha pedido que explique al Gerente las razones por las cuales se debe permitir
la realización de este programa.

LA IMPORTANCIA DE LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA

TU EMPRESA

El planteamiento de Programas de Gestión Documental le permite a la empresa

crecer por medio de la construcción de estrategias en pro del manejo de la
información. Así que toma nota, esto es lo que debes saber sobre este instrumento
que contribuye en los procesos de clasificación documental.

VENTAJAS DE LA CREACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL:

La implementación de las estrategias que permitan a corto, mediano y largo plazo

el mejoramiento de los procesos de Gestión Documental a nivel de programas
específicos, permite:

 Evolución: Mantener y consolidar medidas de control para la gestión

documental, ayuda a identificar los puntos de atención al interior de la
empresa, lo que lleva al fortalecimiento de las medidas para enfrentarlos.

 Optimización: La evolución continua y la modernización de los modelos de

gestión documental de la empresa impulsan la aplicación de prácticas más
eficientes y avanzadas para el mejoramiento de los procedimientos de
gestión documental.

 Manejo integral: El Programa de Gestión Documental determina las bases

de seguridad, conservación, recuperación y disposición de la
información generada y recibida en la empresa, lo que garantiza su acceso,
consulta y control.

 Fácil administración: El objetivo central de los Programas de Gestión

Documental es contribuir a la mejora de la empresa en cuanto al manejo de
la información. Es por ello que una de sus características se centra en el
planteamiento de estrategias que lleven a la clasificación de los
documentos de manera eficiente, esto les permite a los usuarios revisar,
editar, crear, archivar y gestionar toda la información en menos tiempo y con
menos riesgos, optimizando cada proceso ejecutado.
  De este modo, se contribuye a la normalización de:

 Formatos y documentos electrónicos.

 Documentos vitales o esenciales.
 Documentos Electrónicos.
 Archivos descentralizados.
 Documentos Especiales.
 Planes de capacitación.
 Planes de auditoría y control.

¿Qué se logra con la aplicación del PGD?

Según el Archivo General de la Nación, el Programa de Gestión Documental

permite:

 Reducir el volumen de los documentos innecesarios.

 Administrar la información para agregar valor al proceso de gestión.
 Apoyar los procesos de transparencia, eficacia y eficiencia de la empresa.
 Brindar lineamientos para la gestión documental.
 Propiciar el uso de las TIC.

La gestión documental le permite a la empresa crear y mantener un orden específico

que contribuye a la preservación de los documentos, brindando beneficios en pro
del tiempo de las organizaciones.

De igual modo, es de suma importancia su correcto establecimiento, ya que, si los

documentos no son archivados correctamente, no podrán ser consultados de
manera oportuna, creando un problema de aplicación incorrecta de los procesos,
que de función.

De esta manera, los objetivos se logran convertir en ventajas para las empresas, ya
que posibilitan el avance en cuestiones de calidad, pues:

 Se evita la pérdida de información de vital importancia.

 Se ahorra tiempo en la búsqueda, organización y revisión de documentos.
 Permite control de accesos.
 Establece un ciclo de vida de la documentación.

La gestión documental permite la organización y la eficacia, en pro de los resultados

enfocados en el éxito de las pautas de administración. Por ello sus objetivos son
claros y progresivos. Todo para ofrecer un servicio integral en el manejo del
almacenamiento.
Al Aprendiz se le solicita la argumentación como mínimo de cinco razones.
Adicionalmente, que busque y socialice el enlace de un sitio en Internet donde se
expongan las pautas para la elaboración del Programa de Gestión Documental
(PDG).

Esta son algunas de las razones por las cuales la empresa debe implementar el
programa de gestión documental, ya que es de mucha importancia esto.

Aquí dejo algunos conceptos:

 Crear políticas a través de instrumentos archivísticos que permiten el

buen desarrollo de un sistema de gestión documental, desde de la planeación
hasta su disposición final.
 Conocer e identificar el estado de los archivos y los procesos de
gestión documental en la compañía, con el fin de establecer las
necesidades y desarrollar planes de trabajo para el cumplimiento de los
objetivos.
 Fortalecer la administración de los documentos físicos y electrónicos,
respaldando la integralidad, protección y acceso oportuno a la información.

 Estructurar y ejecutar las actividades administrativas, técnicas de

planificación, manejo y organización de la información técnica y
administrativa, brindando soporte ya sea: papel, electrónico, digital y
magnético.

 Fortalecer la seguridad de la información a través de políticas de

accesos, usuarios con permisos específicos y control de ingresos a la
información física y virtual. Con esto se asegurar el cumplimiento de la
legislación vigente

 Centralizar operaciones de gestión documental generando reducción de

costos, espacios, recurso humano y pérdida de la información.

 Normalizar, sistematizar, digitalizar y organizar archivos, permitiendo

establecer una relevancia documental y generando un avance en cuanto al
manejo de los tiempos.
 Organizar jerárquicamente los sistemas de administración documental,
alcanzando una correcta categorización tanto de manera ascendente o
descendente de los archivos, lo que hace que la matriz de búsqueda sea más
óptima. Esto le ayuda al usuario a identificar los registros y la información de
manera más eficiente.
 Establecer políticas de conservación por medio del establecimiento de
valores prioritarios de cada tipo de archivo. Una vez identificada la prioridad
se hace el empalme de la documentación, es decir, se digitaliza para
mantener su control a través del tiempo.