SMK NURUL HIKMAH

MAKALAH ADMINISTRASI PERKANTORAN

NAMA KELOMPOK 3
1. AHMAD A
2. IMAM K
3. RAFLI
4. PUTRI
5. DEVI
6. UTI
7. SEPTIYANI
8. NIA
 BAB I

UNSUR - UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. PENGERTIAN

Unsur administrasi perkantoran adalah aktivitas terkecil dari kegiatan administrasi perkantoran
yang mempunyai peran mewujudkan langkah pada proses administrasi perkantoran pada
kegiatan penunjang pencapaian tujuan penyelesaian pekerjaan pokok organisasi kerja.

Unsur administrasi perkantoran bentuk fungsi manajemen perkantoran dengan langkah -

langkah kerja subtantif yang menunjang pekerjaan pokok organisasi kerja dengan memberikan
layanan informasi/ keterangan dan pengelolaan sumber daya , serta penataan langkah - langkah
untuk mengefektifkan pencapaian tujuan pokok dari organisasi kerja.

Langkah - langkah yang terdapat pada unsur - unsur administrasi perkantoran merupakan
bentuk layanan - layanan untuk mewujudkan langkah nyata membentuk aktivitas penyelesaian
pekerjaan pokok satuan kerja/ organisasi kerja.

B. UNSUR - UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN

Unsur - unsur administrasi perkantoran terdiri dari :

1. Organisasi, merupakan tempat dan kerja sama langkah kerja dalam rangka mewujudkan
tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi sebagai tempat
terdiri dari gedung perkantoran dan ruang kerja yang dilengkapi fasilitas - fasilitas untuk
penyelesaian pekerjaan kantor. Fasilitas - fasilitas tersebut meliputi perabotan kantor, mesin
kantor dan perlengkapan ruang kerja yang dapat menjamin efektifitas penyelesaian pekerjaan
kantor. Sedang organisasi sebagai proses kerja sama secara dinamis sekelompok personil
kantor dalam mengelola data / informasi untuk memberikan layanan kepada pegawai yang
lakukan penyelesaian pekerjaan pokok organisasi. Organisasi sebagai tempat berarti memiliki
pengertian statis dan organisasi sebagai proses kerja sama berarti memiliki pengertian secara
dinamis dengan ciri - ciri : 1. terdapat sekelompok orang 2. memiliki tujuan dan 3. terdapat
kerja sama yang teratur.

1. Menejemen atau tata laksana , yaitu bentuk rangkaian kegiatan penataan secara teratur agar
pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran dilaksanakan secara teratur dan terkendali
agar mencapai tujuan penyelesaian pekerjaan kantor sesuai dengan yang telah ditetapkan
 secara efektif. Dalam manajemen memiliki aktivitas - aktivitas antara lain : 1. perencanaan/
planing ,2. pengorganisasian / organizing, 3. actuating/ penggerakan, 4. controlling/
pengawasan. Perencanaan merupakan langkah kegiatan menyusun tujuan yang hendak
dicapai, prosedur operasi standar untuk pedoman kerja, merencanakan sumber daya dan
sdm, dsb. Pengorganisasian merupakan langkah menghimpun sumber daya dan sdm, dan
dana yang diperlukan untuk melaksanakan proses penyelesaian pekerjaan kantor. Actuating
merupakan langkah mengerahkan sumber daya dan personil untuk melaksanakan beban
pekerjaan administrasi untuk menunjang pekerjaan pokok. Dan pengawasan adalah tindakan
yang dilakukan secara sengaja untuk melakukan pengendalian agar tidak terjadi kesalahan
atau untuk menyelaraskan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, serta kegiatan ini
dilakukan mulai dari perencanaa, pengorganisasian, dan actuating.
2. Kepegawaian/ Personalia, merupakan bentuk aktivitas yang selalu berhubungan dengan
pengelolaan sumber daya manusia yang diperlukan organisasi kerja yang meliputi :
pengadaan pengawai, pengangkatan pegawai, pembinaan pegawai, penggajian dan
pemberian kesejahteraan pegawai, serta pemberhentian pegawai.
3. Keuangan, merupakan kegiatan yang dilakukan terkait dengan pengelolaan anggaran untuk
menunjang aktivitas penyelesaian pekerjaan kantor dan pokok organisasi kerja.
4. Perbekalan/ Perlengkapan, merupakan kegiatan yang mengelola segala kebutuhan
perabotan kantor, mesin kantor, alat tulis kantor, dan perlengkapan ruang kerja untuk
membantu mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan pokok yang telah ditetapkan.
5. Ketatausahaan/ kesekretariatan/ Pekerjaan kantor, merupakan aktivitas pengolahan
informasi yang diperlukan untuk membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi
seperti mail handling, kearsipan, penanganan telepon, penggandaan dokumen, distribusi
dokumen.
6. Komunikasi/ Tata hubungang, yaitu kegiatan yang menyelenggarakan pendistribusian
informasi pada proses penyelesaian pekerjaan pada organisasi kerja dalam rangka untuk
terwujud intregritas/ kesatuan langkah pada penyelesaian pekerjaan kantor untuk
menunjang penyelesaian pekerjaan pokok.
7. Hubungan masyarakat/ public relation, kegiatan yang menghubungkan kepentingan
internal organisasi kerja dengan eksternal organisasi kerja yang ada kepentingan dengan
organisasi kerja atau sebaliknya. Kegiatan yang dilakukan terkait pengadaan data internal
untuk pihak luar organisasi yang berkepentingan internal organisasi dan pengadaan data
eksternal organisasi untuk kepentingani nternal.
 BAB II

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN.

1. Kegiatan Kantor

A. Perencanaan perkantoran (office planning)

1. Perencanaan gedung
2. Tata ruang kantor
3. Penerangan/cahaya
4. Ventilasi
5. Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7. Anggaran (budgeting) perkantoran
8. Standar kualitas kerja
9. Sistem informasi dan telekomunikasi

B. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

1. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan

2. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3. Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk
memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

C. Pengarahan perkantoran (office actuating)

1. Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

2. Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3. Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan
menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4. Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
5. Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara
atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
6. Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
D. Pengawasan perkantoran (office controlling)

1. Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2. Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3. Kualitas pekerjaan kantor
4. Pelayanan kantor
5. Waktu
6. Biaya perkantoran.

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

A. Lokasi kantor,
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:

1. Faktor keamanan
2. Faktor lingkungan
3. Faktor harga

B. Gedung,
Faktor yang perlu diperhatikan:

1. Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2. Memiliki fasilitas yang memadai
3. Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

C. Peralatan

1. Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll

2. Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan
peralatan habis pakai lainnya

D. Interior
Interior Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam
ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor.

E. Mesin-mesin kantor,
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.
 BAB III

PARADIGMA DAN PILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN

Paradigma adalah seperangkat asumsi, konsep, nilai, dan praktik yang diterapkan dalam
memandang realitas dalam sebuah komunitas yang sama, khususnya, dalam disiplin
intelektual. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, paradigma diartikan sebagai model dalam
teori ilmu pengetahuan dan sebagai kerangka berpikir.

Filosofi adalah studi mengenai kebijaksanaan, dasar-dasar pengetahuan, dan proses yang
digunakan untuk mengembangkan dan merancang pandangan mengenai suatu kehidupan.
Filosofi memberi pandangan dan menyatakan secara tidak langsung mengenai sistem
keyakinan dan kepercayaan.

1. Konsep tentang Administrasi

Istilah administrasi berasal dari bahasa Latin yaitu “ad” dan “mininstrate” yang artinya
pemberian jasa atau bantuan. Dalam bahasa Inggris disebut “administration” artinya “to
Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.

a. Pengertian Administrasi

Dalam arti luas, pengertian administrasi adalah proses kerja sama beberapa individu
dengan cara yang efisien untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan dalam arti
sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-
menyurat, pembukuan, dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan
untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika
dibutuhkan.

b. Pekerjaan Administrasi

· Korespondensi atau surat-menyurat;

· Ekspedisi atau pencatatan setiap informasi;

· Pengarsipan atau pengelolaan informasi secara sistematis sehingga dapat mudah

ditemukan kembali saat dibutuhkan.

 c. Personil Administrasi

· Administrator, orang yang menetapkan semua ketentuan institusional yang ingin

dicaoai pada semua kegiatan yang dilaksanakan.

· Manajer, orang yang memimpin dan menggerakkan secara langsung sumber daya

manusia, uang, mesin, metode, maupun peralatan yang mendukung, dan sebagainya.

· Staff/asisten, orang yang memiliki keahlian, karena harus menyumbangkan pemikiran

dan sebagai penasihat untuk membantu administrator dan manajer dalam membuat

kebijaksanaan pada kegiatan institusional.

· Worker/pekerja, orang yang langsung melakukan pekerjaan atas perintah manajer

untuk menghasilkan apa yang menjadi tujuan organisasi atau institusi.

Ciri-Ciri Administrasi

· Dilakukan oleh sekelompok orang

· Adanya kerja sama

· Adanya pembagian tugas

· Memiliki kegiatan yang runtut dalam suatu proses

· Mempunyai tujuan

2. Konsep Kantor

Untuk menjalankan pekerjaannya, administrasi membutuhkan kantor. Kantor sebagai pusat

kegiatan administrasi dan pusat pengelolaan data dan keterangan serta tempat konsentrasi
pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen.

a. Pengertian Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang)
tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja. Pengertian kantor
dibagi menjadi 2 segi atau aspek, yaitu sebagai berikut.

1) Dari segi fisik, kantor dapat dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis,
yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan
warkat (records keeping) dan pengurus informasi (information handling).
 2) Dari segi aktivitas, kantor dapat dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamins,
yakni adanya pembagian pekerjaan diantara mereka yang bekerja sama untuk
mencapai tujuan organisasi.

Selain itu, pengertian kantor dapat dibedakan menjadi dua pengertian lain yaitu sebagai
berikut.

1) Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan

pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan
penyampaian/pendistribusian data/informasi.
2) Kantor dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markan, biro,
instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan
penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan
penyampaian/pendistribusian data/informasi.
b. Ciri-Ciri Kantor
1) Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik
2) Menggunakan alat dan perlengkapan yang tepat
3) Pegawai yang disiplin dan professional
4) Memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman
5) Mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif,
efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan yang manusiawi

3. Pengertian Administrasi Perkantoran

a. Secara umum administrasi perkantoran sebagai suatu kegiatan yang berkaitan dengan
catat-mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan kembali dalam
bentuk lain sesuai dengan kebutuhan.
b. Dalam arti luas administrasi perkantoran adalah serangkaian kerja sama yang dilakukan
secara sistematis dan terkoordinasi berdasarkan pembagian tugas sesuai struktur
organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
c. Dalam arti sempit administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis
ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan
terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga
membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.