STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENDOKUMENTASIAN DOKUMEN

Pelaksana
No. Kegiatan
STI Pengelola Absensi AMN ADM SDM MSB ADM SDM AMN HI & WAS TK Pegawai

Merekapitulasi data kehadiran pegawai dan

1 menyampaikan data rekapitulasi ke AMN ADM SDM
untuk diperiksa

Memeriksa rekapitulasi data kehadiran pegawai dan

menyampaikan kepada STI untu melakukan proses
pengiriman email data absensi ke seluruh pegawai
2 untuk di verifikasi

STI melakukan proses pengiriman email laporan

absensi ke seluruh pegawai untuk dilakukan verifikasi

Proses verifikasi dilakukan pegawai dengan

ketentuan, laporan absen yang diverifikasi adalah
laporan absen pada periode minggu sebelumnya.
Pegawai diberikan waktu Sejak email pemberitahuan
diterima (Senin) hingga hari Jumat pukul 14.00 WIB
untuk memberikan verifikasi pada aplikasi absensi
disertai dengan upload bukti terhadap
ketikdakhadiran (surat cuti, ijin, perintah dinas, dll)
dan pada aplikasi harus berstatus disetujui oleh
atasan langsung. Pengelola absensi kemudian akan
5 merekapitulasi hasil verifikasi oleh pegawai

Data absensi setelah diverifikasi pegawai pada

aplikasi absensi otomatis berubah. Pengelola absensi
melaporkan kepada AMN ADM SDM
6
 No :
Tanggal :
Unit Eselon II :
Revisi :

Mutu Baku
Keterangan
Kelengkapan Waktu Output

1. Dokumen
Dokumen 15 Menit 2. Disposisi

1. Dokumen 15 Menit 1. Dokumen

2. disposisi Kabid 2. disposisi

Hasil Pendokumentasian 1 Jam Hasil Pendokumentasian

IDAK

Hasil Pendokumentasian 1 Jam 1. Disposisi

2. Hasil Pendokumentasian

1. Disposisi Kabid
2. Hasil 30 Menit Arsip
Pendokumentasian
 No :
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal :
PENGELOLAAN KEHADIRAN & REKAPITULASI PEGAWAI Unit Eselon II :
Revisi :

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan AMN HI & Was
Pelaksana/ Pengelola AMN ADM SDM MSB ADM SDM Kelengkapan Waktu Output
TK

memberi arahan dan mendisposisi 1. Dokumen

1 Kasubbid/Kasubbag untuk Dokumen 15 Menit 2. Disposisi
mendokumentasikan dokumen

2 Pengelola absensi melaporkan data absensi

pegawai mangkir kepada MSB ADM SDM
YA

MSB ADM SDM mem

3 1. Dokumen 15 Menit 1. Dokumen

2. disposisi Kabid 2. disposisi
TIDAK

Mengecek rekap absen pegawai yang belum

lengkap dan belum dilakukan klarikasi pada
aplikasi absensi hingga jangka waktu yang
telah ditetapkan (batas waktu klarifikasi 1. Dokumen
4 absen Senin - Jumat pukul 12.00) 2. disposisi Kasubbid 1 Hari Hasil Pendokumentasian

Merekap absen pegawai dengan periode 1

minggu secara final
TIDAK
5 Hasil Pendokumentasian 1 Jam 1. Disposisi
2. Hasil Pendokumentasian
YA

Memeriksa dan memaraf rekap absen final

periode 1 minggu 1. Disposisi Kabid
6 2. Hasil 30 Menit Arsip
Pendokumentasian
Keterangan
 No :
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal :
PENDOKUMENTASIAN DOKUMEN Unit Eselon II :
Revisi :

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Kasubbid / Keterangan
Kabid/Kabag Fungsional Umum Kelengkapan Waktu Output
Kasubbag

memberi arahan dan mendisposisi 1. Dokumen

1 Kasubbid/Kasubbag untuk Dokumen 15 Menit 2. Disposisi
mendokumentasikan dokumen

memberi petunjuk dan menugaskan

fungsional umum untuk mengelompokkan
dokumen/surat sesuai jenis dan sifatnya, dan 1. Dokumen 1. Dokumen
2 mendokumentasikan 2. disposisi Kabid 15 Menit 2. disposisi

mendokumentasikan dokumen, dan

3 melaporkan hasil kegiatan kepada 1. Dokumen 1 Hari Hasil Pendokumentasian
Kasubbid/Kasubbag 2. disposisi Kasubbid

Memeriksa hasil pendokumentasian, jika

sesuai melaporkan kepada Kabid/Kabag, YA
jika belum sesuai meminta Staf untuk TIDAK
memperbaiki
4 Hasil Pendokumentasian 1 Jam Hasil Pendokumentasian

Memeriksa hasil pendokumentasian, jika

sesuai meminta staf untuk mengarsipkan,
jika belum sesuai meminta TIDAK
Kasubbid/Kasubbag untuk memperbaiki 1. Disposisi
5 Hasil Pendokumentasian 1 Jam 2. Hasil Pendokumentasian
YA

Mengarsipkan dokumen 1. Disposisi Kabid

6 2. Hasil 30 Menit Arsip
Pendokumentasian
 No :
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR Tanggal :
PENGELOLAAN KEHADIRAN & REKAPITULASI PEGAWAI Unit Eselon II :
Revisi :

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan AMN HI & Was Keterangan
MSB ADM SDM Fungsional Kelengkapan Waktu Output
TK

memberi arahan dan mendisposisi AMN HI & 1. Dokumen

1 Was TK untuk melakukan evaluasi data Dokumen 15 Menit 2. Disposisi
absensi pegawai mangkir

melakukan evaluasi dan menugaskan

fungsional untuk mengelompokkan data
absensi berdasarkan aturan sanksi disiplin
pegawai
2

Melakukan kegiatan pengelompokkan data

absensi dan melaporkan hasil kegiatan
kepada AMN HI & Was TK 1. Dokumen 1. Dokumen
3 15 Menit
2. disposisi Kabid 2. disposisi
YA

Memeriksa hasil kegiatan, jika sesuai TIDAK

melaporkan kepada MSB ADM SDM, jika
belum sesuai meminta Staf untuk
memperbaiki 1. Dokumen
4 YA 1 Hari Hasil Pendokumentasian
2. disposisi Kasubbid

TIDAK

Memeriksa hasil evaluasi, jika sesuai

meminta staf untuk melakukan proses
pembuatan nota dinas ke pegawai dan atasan
langsung terkait, jika belum sesuai meminta 1. Disposisi
5 AMN HI & Was TK untuk memperbaiki Hasil Pendokumentasian 1 Jam 2. Hasil Pendokumentasian
YA

Melakukan penomoran dan menyebarkan

nota dinas ke pegawai dan atasan langsung 1. Disposisi Kabid
6 terkait 2. Hasil 30 Menit Arsip
Pendokumentasian
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
PENDOKUMENTASIAN DOKUMEN

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Administrasi
Pegawai Server Atasan langsung HI & Was TK Kelengkapan Waktu
SDM

1 Pegawai melakukan absensi fingerprint Dokumen 15 Menit

Setiap awal minggu berjalan (Hari Senin)

Server akan mengirimkan klarifikasi rekap
absensi tidak lengkap ke email pegawai pada
minggu sebelumnya dengan batas pengisian
klarifikasi pada hari Jumat pukul 12.00. YA TIDAK YA
2 Pegawai yang absensinya lengkap tidak 1. Dokumen 15 Menit
mendapat email klarifikasi. 2. disposisi Kabid

Pegawai melakukan pengisian absensi

manual melalui aplikasi absensi online
disertai upload dokumen pendukung
(mandatory)
4 Hasil Pendokumentasian 1 Jam

Atasan langsung pegawai melakukan

persetujuan (approval) absensi yang
diajukan bawahan TIDAK

5 Hasil Pendokumentasian 1 Jam

Data absensi pegawai pada aplikasi absensi

otomatis berubah. Pengelola absensi dapat 1. Disposisi Kabid
6 memasukkan (upload) pada SAP 2. Hasil 30 Menit
Pendokumentasian
 No :
Tanggal :
Unit Eselon II :
Revisi :

Mutu Baku
Keterangan
Output

1. Dokumen
2. Disposisi

1. Dokumen
2. disposisi

Hasil Pendokumentasian

1. Disposisi
2. Hasil Pendokumentasian

Arsip
No. Kegiatan

Pegawai melakukan absen pada mesin

1 absensi

Server mengirimkan pemberitahuan untuk

melengkapi absen yang belum lengkap pada
periode 1 minggu sebelumnya kepada
2 pegawai pada hari pertama (senin) minggu
berjalan dengan batas waktu pengisian pada
hari Jumat pukul 12.00

Pegawai melakukan klarifikasi absensi

3 dilengkapi dengan bukti dokumen
pendukung
Atasan pegawai melakukan persetujuan
4 (approval) terhadap pengajuan absensi
manual
Pada Jumat 12.01 data absensi pada minggu
5 sebelumnya sudah dianggap final.

Melakukan proses memasukkan data absensi

6 pegawai kepada SAP
7
8
 MEKANISME PELAPORAN ABSENSI EKSISTING

PEGAWAI
No. Kegiatan

Pegawai melakukan absen pada mesin

1 absensi
Pengelola absensi pada Administrasi SDM
2 memeriksa absensi pegawai.
Melakukan proses memasukkan data absensi
pegawai kepada SAP terhadap data yang
sudah lengkap. Jika data belum lengkap maka
3 dilakukan klarifikasi data absensi terhadap
pegawai secara lisan.

Verifikasi Data Absensi

Pegawai melakukan klarifikasi data absensi
dengan melampirkan Berita Acara Validasi
4 Jam Kerja Pegawai kepada Manager
Administrasi SDM

Pengelola absensi memasukkan data absensi

5 pegawai sesuai dokumen klarifikasi yang
diserahkan pegawai
Lengkap

Pengelola Absensi

Upload SAP

Selesai
Klarifikasi kepada pegawai data kehadiran

data kehadiran

Tidak Lengkap