e-ISSN: 2236-0972
DOI: 10.5585/gep.v7i3.321
Data de recebimento: 19/06/2016
Data de Aceite: 20/10/2016
Organização: Comitê Científico Interinstitucional
Editor Científico: Emerson Antonio Maccari
Avaliação: Double Blind Review pelo SEER/OJS
Revisão: Gramatical, normativa e de formatação
ABSTRACT
The research was motivated by the insufficient systematization of operational performance indicators of project
monitoring, perceived by the managers of this when confronted with such concept of Terribili (2010), in a research
and development (R&D) organization, aiming to present a proposal for a project monitoring dashboard. The project
management processes adopted by the organization were studied together with the theoretical survey to identify a set
of indicators. The primary data collection was divided in interviews and questionnaires with managers. The interviews
presented indicators resulting in a table of indicators. The questionnaires sought to validate the importance given by
the managers to the indicators, to identify the level of coverage and form of presentation, resulting in the hierarchy of
the indicators. Finally, the information was analyzed against the theory for the creation of project monitoring
dashboards. Among the indicators of the theory, already used by the organization and suggested by the interviewees,
eight were chosen to compose the dashboard shaped of two screen models: main, with a summary of the situation of
all projects, and secondary, with the detailing of the indicators by project. As contributions the highlight is an
identification of need for more in-depth study on rework indicators and lessons learned for R&D organization.
1
Mestre em Administração pela Universidade do Estado de Santa Catarina - UDESC. Brasil. E-mail:
cibelle_cib@hotmail.com
2
Doutor em Administração pela Universidade federal de Santa Catarina - UFSC. Professor do Mestrado Profissional
em Administração e da graduação em Administração na UDESC/ESAG. Brasil. E-mail: leandro@schmitz.eng.br
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SOUZA/ SCHMITZ Revista de Gestão e Projetos - GeP
74 Vol. 7, N. 3. Setembro/Dezembro. 2016
Painel de Medição de Desempenho de Projetos: Uma Proposta para uma Organização de Pesquisa e
Desenvolvimento
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1 INTRODUÇÃO Takashina e Flores (1997), tipos de indicadores de
desempenho de Hronec (1994), processo de
O tema gerenciamento de projetos assumiu monitoramento e controle do PMI (2013),
uma posição de destaque em organizações de portes indicadores de desempenho de Terribili (2010) e
e segmentos diversos. Oliveira, Lacerda, Fiates e PMI (2013) e boas práticas para elaboração de
Ensslin (2016) colocam que o crescimento do tema dashboard de Kerzner (2013). Apesar da busca em
pode ser constatado pelo ganho de espaço das variadas fontes, não se identificou um modelo de
associações profissionais, a oferta de programas de painel de acompanhamento de gerenciamento de
pós graduação na área e no forte investimento de projetos específico para organizações de P&D ou
empresas, seja na capacitação de funcionários, seja estudos que explorassem a necessidade dessas
na implantação de boas práticas no tema. organizações possuírem painéis diferenciados. A
No contexto desse artigo, destaca-se o ausência de estudos foi vista como lacuna
emprego do gerenciamento de projetos em justificável a investigação com a seguinte questão de
instituições de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D). pesquisa: Quais os indicadores operacionais
Vencato (2014) explica que esse tipo de instituição necessários e como eles podem ser organizados em
utiliza projetos para a efetivação da pesquisa básica, um painel de acompanhamento no contexto do
aplicada ou para desenvolvimento experimental e gerenciamento de projetos de uma organização de
Laruccia, Ignez, Deghi e Garcia (2007) entendem P&D.
que a metodologia de gerenciamento de projetos Considerando que a pesquisa foi de caráter
tornou-se um importante instrumento para organizar descritivo, buscou-se uma instituição de P&D que
a condução de projetos nessa área direcionando-os disponibilizasse informações sobre sua forma de
aos resultados esperados. gestão de projetos e tempo de seus gestores para
Em função das características dos projetos participarem dos processos de coleta de dados. A
executados por esse tipo de organização, como o alto pesquisa foi realizada em uma organização privada e
grau de inovação, a dificuldade na etapa de sem fins lucrativos, com atividades realizadas na
planejamento éelevada. Moutinho e Kniess (2012, p. forma de projetos representando 68% das receitas
264) corroboram com esse pensamento afirmando operacionais em 2015, advindas de mais de 109
que “no campo de projetos de P&D, existe uma projetos. A pesquisa não abordou toda a
particular dificuldade para se planejar exatamente as organização, focando em uma área específica que
atividades que devem ser realizadas”. Por essa razão, possuía tanto projetos de pesquisa básica, como
é essencial que essas organizações sejam assertivas aplicada e de desenvolvimento experimental,
em sua capacidade de acompanhar a execução dos otimizando, assim, o tempo dos gestores de projetos
projetos, garantindo uma rápida identificação de disponibilizados pela instituição para a pesquisa.
desvios . A afirmação de Kerzner (2013, p. vii, Com base na lacuna e na relevância do
tradução nossa) reforça esse argumento: tema, definiu-se como objetivo geral da pesquisa a
proposição de um painel de acompanhamento de
Você não pode corrigir ou improvisar algo projetos com indicadores operacionais considerando
que não pode efetivamente identificar e aspectos teóricos e as necessidades dos gestores de
medir. Sem métricas eficazes, os gerentes projetos, tendo como objetivos específicos a
não responderão a situações corretamente verificação dos processos de gerenciamento de
e acabarão reforçando ações indesejáveis
por parte da equipe do projeto. Manter a
projetos adotados pelo Escritório de Projetos da
equipe do projeto indo na direção certa não organização, a identificação e analise das
pode ser feito facilmente sem a efetiva necessidades de indicadores operacionais dos
identificação e medição de métricas. gestores de projetos e a elaboração de uma proposta
de painel.
Segundo Terribili (2010, p.29) “a utilização
de indicadores de desempenho no gerenciamento de
projetos é, na atualidade, indispensável para o 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
efetivo acompanhamento e tomada de decisões”.
Nesse contexto, Kerzner (2013) defende que em A fundamentação teórica será dividida em
função das complexas interações dos elementos de dois momentos. Primeiro serão explicados aspectos
trabalho, poucas e simples métricas podem não dar sobre o tema “painel de medição de desempenho de
uma clara visão do status do projeto. A combinação projetos”, iniciando, figura 1, pela relação dos
de métricas pode ser necessária para tomar decisões conceitos “controle”, “medir”, “medição de
fundamentadas e costuma ser apresentada por meio desempenho” e “indicadores”, seguindo pelo
de dashboards ou cockpits de projetos. aprofundamento no tema, figura 2, tratando dos tipos
A linha teórica que orienta o artigo é de indicadores e como esses podem ser relacionados
composta pelos conceitos e tipos de indicadores de aos processos e áreas de gerenciamento de projetos,
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Fonte: produção dos próprios autores (2015), baseada em Oliveira (2005), Harrington (1997), Neely (2005) e
Takashina e Flores (1997).
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Fonte: produção dos próprios autores, a partir dos autores citados (2015).
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Técnica de análise de
Objetivo específico Técnica de coleta de dados
dados
Caracterizar o Análise documental em bases da organização para caracterizar o
Análise descritiva
gerenciamento de gerenciamento de projetos e identificar indicadores
projetos na Análise documental na teoria para de identificar indicadores Análise descritiva
organização Questionário preliminar para identificar lacunas na
Análise descritiva
organização que justifiquem o estudo.
Identificar e analisar
Entrevistas semiestruturadas para fazer uma análise exploratória Análise de conteúdo do
as necessidades de
sobre os interesses de indicadores. tipo descritiva
indicadores dos
interpretativa
gestores
Questionários detalhados para identificar as razões pelas quais os Análise de conteúdo do
indicadores foram escolhidos na fase de entrevistas e validação tipo descritiva
ou redefinição do interesse de indicadores. interpretativa
Elaborar um painel
Análise documental na teoria para identificar boas práticas na
de controle
elaboração de painéis de indicadores de gerenciamento de Análise descritiva
projetos.
Todas as etapas de coleta de dados foram seção das entrevistas que têm relação com
realizadas nas instalações da instituição pesquisada o indicador;
por uma mestranda em administração. Os g) Aspecto teórico relevante: Pontos teóricos,
questionários preliminares foram entregues aos levantados pela autora, alinhados com a
gestores em 14/07/2014 e o prazo de retorno foi justificativa da importância do indicador
21/07/2014, as entrevistas foram realizadas entre para o entrevistado.
21/11/2014 a 28/11/2014 e os questionários
detalhados foram entregues aos gestores em Para a análise dos dados dos questionários
12/12/2014 e o prazo de retorno foi 22/12/2014. As as informações foram organizadas em quadro similar
entrevistas foram gravadas e posteriormente ao utilizado na fase de entrevistas.
transcritas para facilitar a análise. Para essa análise
dos dados as informações foram organizadas em
quadros, sendo que, para cada entrevistado foi criada 4 DEFINIÇÃO DOS INDICADORES
um quadro composto pelas seguintes colunas:
As informações levantadas nas etapas de
a) Prioridade do indicador: Classificados de 0 coleta de dados levaram a definição dos indicadores
a 5, 0 menos importante do ponto de vista prioritários. Inicialmente a análise documental
das necessidades do entrevistado, após identificou indicadores preliminares na organização
explicação teórica sobre a função do e na teoria, em seguida essa lista foi aprimorada com
indicador; sugestões dos gestores na etapa de entrevistas, por
b) Nome Indicador: Nome do indicador citado fim, a aplicação de questionários detalhados
na entrevista, ou nome dado ao indicador permitiu a priorização dos indicadores. Cada uma
pelo entrevistado nos casos de sugestão de dessas etapas será apresentada nos tópicos a seguir.
indicadores não previstos nas entrevistas; Não haverá discussão sobre os dados
c) Origem do indicador: O indicador pode ser levantados na aplicação dos questionários
retirado da teoria, da organização estudada preliminares, visto que, o intuito dessa etapa foi
ou sugerido por um entrevistado. identificar lacunas na organização que justificassem
d) Categoria [de análise]: Classificados como o estudo, não tendo impacto direto na definição dos
integração, escopo, tempo, custos, indicadores, ressaltando que os indicadores
qualidade, recursos humanos, preliminares, apresentados no próximo item, foram
comunicações, riscos, aquisições e partes levantados na etapa de análise documental e não por
interessadas; meio da aplicação dos questionários preliminares
e) Meta texto: Trechos da entrevista que
justifiquem a prioridade do indicador; 4.1 Indicadores Preliminares
f) Preocupações relacionadas: Preocupações e
necessidades identificadas na primeira
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Na segunda seção da entrevista foram bases secundárias. Ao final, as novas sugestões dos
apresentados os indicadores, onze da teoria e sete da entrevistados resultaram trinta e seis indicadores
organização, identificados na coleta de dados em distribuídos, tabela 1:
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A área com mais indicadores permaneceu aos indicadores. A análise dos resultados dos
sendo custo, seguido de escopo, tempo, recursos questionários demonstrou que os respondentes
humanos, qualidade, comunicação, risco, partes foram seletivos quanto à categorização de
interessadas, aquisições e integração, sendo que a importância. Nenhum indicador foi classificado com
última área conservou-se sem sugestões de o nível máximo de importância, “5”, por todos.
indicadores. Escopo e qualidade foram as áreas com Dentre os 36 indicadores da etapa de questionários
mais sugestões, quatro, seguidas de recursos só 7 foram considerados de importância “5” ou “4”
humanos, com três sugestões, e tempo, com duas por mais da metade dos respondentes.
sugestões. Custo, comunicação, risco, partes Outro objetivo da etapa foi entender em que
interessadas e aquisições tiveram uma sugestão cada, nível de abrangência os indicadores deveriam ser
sendo que para última área não havia sugestões. apresentados. Três níveis foram propostos: em nível
Esses indicadores foram organizados em de projeto, consolidando as informações de projetos
um extenso quadro que consolidou a classificação da de determinada temática e consolidando as
importância dada pelos entrevistados tanto para os informações de todos os projetos da área. Para
indicadores da teoria ou da organização, assim maioria dos indicadores grande parte dos
como, para os indicadores sugeridos por eles. Os respondentes colocou que eles deveriam ser
indicadores de custos destacam-se entre os demais, o apresentados em nível de projeto, podendo, em
que é bastante coerente em função das colocações alguns casos, também serem apresentados por
dos entrevistados sobre a falta de indicadores dessa temática ou consolidados da área. Dentre os
área. Também tiveram destaque aqueles de tempo, indicadores de maior importância para os
escopo, recursos humanos e partes interessadas. Esse respondentes o nível de abrangência predominante
resultado parece coerente com a proposição de foi por projeto, sendo que para os indicadores
Terribili (2010, p.29) que defende que o cockpit “percentual de RH consumido por meta” e “índice de
básico de um projeto deve ser composto pelo menos retrabalho” esse foi o único nível definido. Para
por indicadores de custo, prazo, qualidade e todos os outros foram sugeridos, por alguns, que o
satisfação do patrocinador. indicador também fosse consolidado pela temática
A classificação do citado quadro não é do projeto ou consolidado da área. Em geral a forma
definitiva, mas sim preliminar, visto que, seu de apresentação preponderante foi a numérica,
objetivo foi coletar informações sobre necessidades seguida do gráfico tipo “pizza”, gráfico de colunas,
de indicadores e razões das importâncias deles na gráfico de linha, gráfico de barras, percentual,
etapa de entrevistas. A coleta das informações foi de gráfico de Gantt e tabelas.
fundamental importância, pois, as informações O Quadro 3 apresenta de forma consolidada
coletadas embasaram os questionários detalhados. as informações coletadas nos questionários,
considerando apenas os indicadores com os valores
4.3 Priorização de Indicadores de “soma das importâncias” mais altos. Os
resultados do quadro serão comentados no item “5
O principal objetivo da coleta de dados por Proposta do Painel de Indicadores”. As colunas
meio dos questionários foi consolidar a percepção de seguem a seguinte organização:
importância que os entrevistados tiveram em relação
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Quadro 31 - Classificação dos respondentes organizadas pela soma das importâncias (questionário)
apresentação
Indicador
Forma de
Soma das
Origem
(PMI)
Nível
Área
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_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
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X03CXXXX.X Nome do Projeto I&T Em execução 30% R$ 202.059,60 -R$ 3.000 -R$ 81.100 0,00
X03CXXXX.X Nome do Projeto I&T Em execução 13% R$ 55.000,00 R$ 238 R$ 560 4,50
X03CXXXX.X Nome do Projeto MCQ Em execução 67% R$ 15.000,00 R$ 1.562 R$ 1.000 8,00
X03CXXXX.X Nome do Projeto I&T Em execução 20% R$ 80.000,00 R$ 642 R$ 300 8,25
X03CXXXX.X Nome do Projeto MCQ Em execução 30% R$ 95.000,00 R$ 1.158 -R$ 200 9,00
X03CXXXX.X Nome do Projeto SQI Em execução 40% R$ 42.000,00 -R$ 1.563 -R$ 200 7,00
X03CXXXX.X Nome do Projeto SQI Em execução 42% R$ 25.000,00 -R$ 550 R$ 450 9,50
X03CXXXX.X Nome do Projeto MCQ Em execução 85% R$ 18.000,00 R$ 1.234 R$ 2.590 8,75
VC VP ISP
Variação de custo Variação de Patrocinador
As telas por projeto são compostas por chave de desempenho. Essa tela utiliza-se de ícones
indicadores chave de desempenho e de análises de de semáforo, tabelas, gráfico de barras, gráficos de
apoio, elas aumentam o detalhamento das colunas, gráfico de Gantt e gráficos de linhas. A
informações e permitem entender o contexto e fazer figura a seguir ilustra essas informações.
um rápido diagnóstico da situação dos indicadores
P 100%
Meta 1 -R$ 81.100
R$ 36.000,00
R 100%
R$ 32.000,00
P 100%
Meta 2 R 30%
P 100% IDP - Desem penho de
Meta 3
R$ 18.000,00
R 50%
prazo
R$ 16.000,00
R$ 15.000,00
P 0%
Meta 4
R$ 13.000,00
R$ 12.000,00
R$ 10.000,00
R$ 10.000,00
R 0%
0,42
R$ 7.900,00
R$ 8.000,00
R$ 8.000,00
P 0%
Meta 5
R$ 7.000,00
R$ 4.500,00
R$ 4.000,00
R 0%
R$ 2.700,00
R$ 2.000,00
R$ 1.500,00
P 0%
Meta 6 R 0% Custo
P 0%
Meta 7 R 0%
VC - Variação de Custo
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
R$ -
P 0%
Meta 8 R 0%
Evolução do escopo
100% 100%
80% 84%
71%
60% 64%
54%
40%
21%
29% 30% 30%
20%
16%
0% 0%
dez/14 jan/15 fev/15 mar/15 abr/15 mai/15 jun/15
Evolução Planejado Evolução Realizado
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