Fungsi Pokok Administrasi Pendidikan.

a. Perencanaan ( Planing)
Setiap program ataupun konsepsi memerlukan perencanaan terlebih dahulu sebelum
dilaksanakan. Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak bagi setiap kegiatan
administrasi. Tanpa perencanaan atau planing pelaksanaan suatu kegiatan akan
mengalami kesulitan dan bahkan kegagalan dalam mencapai tujuan yang diinginkan.
Perencanaan merupakan kegiatan yang harus dilakukan pada permulaan dan selama
kegiatan administrasi berlangsung. Didalam setiap perencanaan ada dua faktor yang
harus diperhatikan yaitu faktor Tujuan dan faktor sarana baik saran personal (SDM)
maupun material. Adapun langkah –langkah dalam perencanaan meliputi hal –hal
sebagai berikut :
1. Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai.
2. Meneliti masalah –masalah atau pekerjaan –pekerjaan yang akan dilakukan.
3. Mengumpulkan dara dan informasi yang diperlukan.
4. Menentukan tahapan –tahapan atau rangkaian tindakan.
5. Merumuskan bagaiamana masalah –masalah itu akan dipecahkan dan
bagaimana pekerjaan –pekerjaan itu akan dilaksanakan.

b. Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan aktivitas menyusun dan membentuk hubungan –
hubungan kerja antara orang –orang,sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam
mencapai tujuan –tujuan yang telah diterapkan. Di dalam pengorganisasian terdapat
adanya pembagian tugas –tugas, wewenang dan tanggung jawab secara terperici
menurut bidang –bidang dan bagian –bagian,sehingga terciptalah adanya hubungan –
hubungan kerjasama yang harmonis dan lacar menuju pencapaian tujuan yang telah
diterapkan.
c. Pengkoordinasian.
Adanya bermacam –macam tugas atau pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang,
memerlukan adanya koordinasi dari seorang pimpinan. Adanya koodinasi yang baik
dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan atau
kesimpang siuran dalam tindakan. Dengan adanya koordinasi yang baik, semua bagian
dan personal dapat bekerjasama menuju ke satu arah tujuan yang telah ditetapkan.

Kita mengetahui bahwa rencana atau program –program pendidikan yang harus
dilaksanakan di sekolah –sekolah sifatnya sangat komplek dan mengandung banyak
segi yang saling bersangkut paut satu sama lain. Sifatnya kompleks yang dimiliki oleh
program pendidikan di sekolah menunjukan sangat perlunya tindakan –tindakan yang
yang dikoordinasikan. Koordiansi ini perlu untuk mengatasi batas –batas perencanaan
maupun batas –batas personil seperti untuk mengatasi kemungkinan adanya duplikasi
dalam tugas, perebetuan hak dan tanggung jawab, ketidak seimbangan dalam berat
ringannya pekerjaan,kesimpang siuran dalam menjalankan tugas dan kewajiban.

d. Komunikasi
Dalam pelaksanaan suatu program pendidikan, aktivitas menyebarkan dan
menyampaikan gagasan –gagasan dan maksud keseluruh struktur organisasi sangat
penting. Proses menyampaikan atau komunikasi ini meliputi lebih dari sekedar
menyalurkan pikiran –pikiran atau gagasan dan maksud secara lisan atau tertulis.
Menurut sifatnya komunikasi ada dua macam yaitu komunikasi bebas dan terbatas.
Dalam komunikasi bebas, setiap individu atau anggota dapat berkomunikasi dengan
setiap anggota yang lain. Sedangkan dalam komunikasi terbatas, setiap anggota hanya
dapat berhubungan dengan beberapa anggota saja. Untuk melaksanakan suatu
program atau rencanam dalam batas –batas tertentu komunikasi bebas lebih baik dari
komunikasi terbatas.Kesimpulannya komunikasi dalam setiap bentuknya adalah suatu
proses yang hendak mempengaruhi sikap dan perbuatan orang –orang dalam struktur
organisasi.
e. Suvervisi atau pengawasan
Setiap pelakasanaan dari program pendidikan memerlukan adanya pengawasan atau
supervisi. Pengawasan bertanggung jawab tentang aktivitas dari program itu. Oleh
karen itu maka suvervisi haruslah teliti ada atau tidaknya kondisi –kondisi yang akan
memungkinkan tercapainya tujuan –tujuan pendidikan.

Fungsi suvervisi antara lain :

1. Menentukan kondisi –kondisi atau syarat –syarat apakah yang diperlukan dan
2. Memenuhi atau mengusahakan syarat –syarat yang diperlukan itu.

Dengan demikian disimpulkan bahwa supervis adalah fungsi administrasi pendidikan

berarti aktivitas –aktivitas untuk menentukan kondisi –kondisi atau syarat –syarat yang
esensil yang akan menjamin tercapainya tujuan –tujuan pendidikan.

f. Evaluasi.
Evaluasi mengetahui berhasil atau tidaknya suatu program, diperlukan adanya
penilaian atau evaluasi. Tiap penilaian berpegang pada rencana tujuan yang hendak
dicapainya, atau dengan kata lain setiap tujuan merupakan kriteria penilaian.
Oleh karen itu penilaian terhadap pekerjaan seorang guru dalam usaha mendidik dan
mengajar murid –muridnya, tidak dapat disamakan dengan penilaian terhadap
pekerjaan tukang menjahit dalam membuat pakaian langganannya, atau pekerjaan
arsitek dalam membangun sebuah gedung.
Sekolah sebagai suatu lembaga pendidikan, tidak didirikan orang untuk memperoleh
penghasilan,melainkan untuk memelihara dan memajukan kebudayaan. Dengan
demikian penilaiaan tentang efisiensi pendidikan bukanlah untuk menentukan untung
rugi secara finansial. Berhasil atau tidak berhasil pendidikan harus dinilai dari sudut
keuntungan –keuntungan atau kerugian masyarakat. Demikian pula penilaian terhadap
hasil pendidikan pada seorang anak, bukan hanya dilihat dari salah satu segi saja,
umpanya dari intelegensi atau kecerdasan saja, melainkan dari keseluruhan anak itu
sebagai pribadi yang utuh.
Administrasi merupakan suatu kegiatan yang melibatkan sumber daya manusia. Jika
dikaitkan dengan pendidikan, maka administrasi pendidikan merupakan ”kegiatan yang
ditujukan untuk mengoptimalkan (efektif dan efisien) pencapaian tujuan pendidikan
melalui penataan berbagai sumber daya, manusia, kurikulum dan fasilitas”
(Engkoswara, dalam Burhanuddin, 1998:12).
Kegiatan administrasi pendidikan melibatkan banyak pihak seperti kepala sekolah, para
pembina, pengawas, serta pejabat departemen pendidikan. Keterlibatan tersebut
meliputi fungsi dan tugas masing. Semua unsur yang terlibat berkontribusi terhadap
peningkatan dan pencapaian tujuan pendidikan. Boleh dikatakan bahwa semua unsur
tersebut adalah bagian dari administrator pendidikan.
Dalam rangka peningkatan kinerja berbagai sumber daya dalam kegiatan administrasi
pendidikan, maka administrator pendidikan perlu memperhatikan beberapa prinsip
administrasi. Menurut Burhanuddin (1998:16), ada lima prinsip yang harus diperhatikan:
1. Prinsip efisiensi;
2. Prinsip pengelolaan;
3. Prinsip pengutamaan tugas pengelolaan;
4. Prinsip kepemimpinan yang efektif;
5. Prinsip kerjasama.
Keberhasilan kegiatan administrasi pendidikan dalam jangka panjang dapat dilihat dari
sejauh mana tujuan pendidikan dapat diwujudkan. Untuk mencapai hasil yang maksimal
tersebut dibutuhkan tenaga administrator pendidikan yang handal dan bertanggung
jawab. Dalam kaitan ini administrasi pendidikan berfungsi untuk mengkordinasikan
perilaku manusia dalam pendidikan untuk menata sumber daya yang ada dengan
sebaik-baiknya sehingga tujuan pendidikan dapat tercapai secara produktif.
Secara garis besar komponen administrasi pendidikan dapat digolongkan menjadi:
1. Administrasi personil sekolah;
2. Administrasi kurikulum;
3. Administrasi sarana dan prasarana pendidikan;
4. Administrasi siswa;
5. Administrasi sekolah dan masyarakat (Burhanuddin, 1998)
Istilah lain yang sering dikaitkan dengan administrasi pendidikan adalah administrasi
sekolah. Istilah administrasi sekolah umumnya dipahami lebih sempit dari administrasi
pendidikan. Administrasi pendidikan mencakup semua unsur yang terlibat dalam
berbagai kegiatan pendidikan, sedangkan administrasi sekolah hanya meliputi tugas
tata usaha sekolah.
Namun demikian, tidak berarti bahwa administrasi sekolah bukan sesuatu yang penting.
Kegiatan administrasi sekolah sebagai bahagian dari administrasi pendidikan justru
memiliki peran yang sangat penting di sekolah. Dalam arti bahwa kegiatan administrasi
sekolah merupakan ujung tombak kegiatan administrasi pendidikan secara
keseluruhan.
Di dalam lingkungan sekolah terdapat berbagai unsur yang tiada lain adalah komponen-
komponen kegiatan administrasi administrasi pendidikan. Ini berarti bahwa kegiatan
administrasi sekolah tiada lain adalah pelaksanaan administrasi pendidikan secara
langsung di lapangan pendidikan.

DEFINISI
“Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama sekelompok orang
dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama (White)”
Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya
dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Pengertian Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan
rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan
lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Lazim pula diIndonesia bahwa penggunaan administrasi kesekretariatan dapat
digantikan dengan kata ketatausahaan. Tata Usaha berarti segenap rangkaian kegiatan
menghimpun, mencatat, mengolah, mengendalikan, mengirim dan menyimpan
informasi atau keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama (Liang Gie).
TUJUAN
Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :
1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal
maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi
kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.
FUNGSI
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :
1. Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.
2. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
3. Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
4. Sebagai alat komunikasi organisasi.
5. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
6. Sentral teknologi transfer informasi.
Sebagai pusat dokumentasi atau master file
PRINSIP
Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan
administrasi kesekretariatan dengan baik adalah antara lain :
1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi

Prinsip administrasi kesekretariatan adalah :

1. Sederhana
2. Jelas
3. Fleksibel
4. Satu kesatuan / komando
5. Praktis
 Fungsi dasar administrasi kesekretariatan :
1. Merumuskan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan informasi
2. Pengendalian informasi
3. Penggunaan teknologi
Beberapa Sistem Administrasi :
A. PROPOSAL
Untuk :
 bahan pertimbangan bagi yang berwenang
 pengajuan bantuan
 landasan kerja
 § barometer keberhasilan
Proposal bersinonim artinya dengan suggestion (saran, usul atau nasehat), offer
(penawaran), application (permintaan, lamaran), tender (penawaran, pendaftaran), plan
(rencana).
BAB-BAB STANDAR PROPOSAL PERIZINAN :
I. Pendahuluan
II. Dasar pemikiran, Dasar pelaksanaan
Dasar pemikiran berisikan point-point latar belakang berdasarkan hasil pemikiran
pelaksana mengapa kegiatan ini diajukan
Dasar pelaksanaan berisikan point-point dasar hukum sebagai landasan pelaksanaan
kegiatan ini
III. Maksud dan tujuan
IV. Deskripsi/rencana kegiatan
Berisikan teknis-teknis pelaksanaan kegiatan. Seperti nama kegiatan, tema, waktu,
tempat, penyelenggara, peserta, materi, bentuk kegiatan, acara, dll
V. Susunan kepanitiaan
VI. Anggaran biaya (sumber pemasukan)
VII. Penutup
VIII. Format tanda tangan
Aturan format tanda tangan :
 (1) yang disebelah kanan kedudukannya(jabatannya) lebih tinggi dari yang disebelah kiri
(2) yang disebelah bawah kedudukannya lebih tinggi dari yang disebelah atas
(3) Cap disebelah kanan atas (bukan ditengah atau dikiri)
IX. Lampiran
PROPOSAL ANALISA USULAN KEGIATAN (Versi ROHANI-554)
 I. Pendahuluan
 II. Dasar pemikiran [kondisi objektif, kondisi ideal]
 III. Tujuan
 IV. Sasaran
 V. Target segmen objek
 VI. Deskripsi pelaksanaan (waktu, tempat, materi, bentuk acara)
 VII. Pelaksana
 VIII. Kriteria keberhasilan
 IX. Anggaran dana
 X. Alternatif sumber dana
B. SURAT MENYURAT
Kegiatan penanganan surat adalah kegiatan yang dimulai dari penerimaan surat masuk
maupun surat keluar, pencatatan, pemrosesan sampai dengan pengiriman dan
penyimpanan arsip.
Semua surat masuk maupun surat keluar harus dicatat untuk memudahkan
pengendalian/penemuan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Pengertian surat
Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak
ke pihak lain
Fungsi surat
Sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai :
 Wakil dari pengirim/penulis
 Bahan bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, bukti histories, dsb
 Pedoman pengambilan tindak lanjut/keputusan
 Alat mengingat, misalnya suratyang sudah diarsip
 Alat pengukur kegiatan organisasi/instansi
 Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)
Jenis surat :
 Memo
 Surat pengantar
 Surat keputusan
 Surat edaran
 Surat undangan
 Surat tugas
 Surat kuasa
 Surat pengumuman
 Surat pernyataan
 Surat keterangan
 Berita acara
Sifat dan derajat surat menurut sifatnya dapat dibedakan menjadi :
 Surat sangat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat
pengamanan yang tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak
menerimanya
 Surat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan
yang tinggi, yang erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dna hanya boleh
diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk
 Surat terbatas, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan yang
erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh
pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk
 Surat biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus
Salah satu ciri surat rahasia adalah bersampul/amplop rangkap
Fungsi arsip dapat digolongkan menjadi dua golongan, yaitu :
1. Arsip yang dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan pada umumnya atau dalam
penyelenggaraan ketatausahaan. Arsip ini digolongkan menjadi :
o Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus,
karenanya disimpan di unit pengolahan
o Arsip semi aktif, yaitu berkas surat yang frekuensi penggunaannya sudah
menurun
o Arsip inaktif, yaitu berkas surat yang tidak dipergunakan lagi secara terus
menerus, disimpan di pusat penyimpanan arsip
2. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
pelaksanaan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan
Penyimpanan arsip dapat didasarkan pada :
o - Masalah
o Abjad
o Tanggal
o Nomor
o Wilayah
Penulisan bagian surat :
Bagian surat terdiri atas :
1. Kepala surat, yang mencantumkan :
o Lambang instansi
o Nomor, lampiran dan perihal
o Tanggal
o Alamat tujuan surat
2. Isi surat, secara garis besar terbagi menjadi tiga bagian :
- Pendahuluan
Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat, ditulis dengan singkat dan jelas
tentang yang akan diberitahukan, dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan,
pernyataan, permintaan atau balasan
- Isi pokok
Isi pokok mengemukakan hal yang perlu disampaikan, singkat, lugas dan jelas serta
merupakan uraian dari inti surat
- Penutup
Kalimat penutup merupakan simpul dan kunci isi surat, dapat juga berupa harapan
penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat
3. Penutup surat, terdiri atas :
o Nama dan jabatan penanda tangan
o Tanda tangan
o Cap
o Tembusan
C. LAPORAN KEGIATAN :
Bab-bab isi laporan : (alternatif)
 kesekretariatan
 tiap bidang (Deskripsi kegiatan)
 keuangan
 evaluasi kegiatan
 Kesimpulan, saran
 lampiran
D. DOKUMENTASI :
 Adanya penomoran dokumentasi
 Adanya sistematika penyimpanan dokumentasi
E. PEMBUKUAN KEUANGAN
Jenis I :
Tanggal Aktivitas Debet Kredit Saldo
Jenis II :
Debet Kredit
Tanggal Aktivitas Saldo Tanggal Aktivitas Saldo
Perhatikan bahwa pembukuan harus dilengkapi dengan tanda bukti pengeluaran (bon,
kuitansi, dll)

ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN ORGANISASI KEMAHASISWAAN-1

Posted on 22 May 2009 by pramesemara

Sekretarismu sangat menentukan keberhasilan rencana-rencanamu dan
kalau saja dia mau, bisa saja dia menghancurkanmu lebih cepat
daripada pesaing-pesaingmu ataupun aturan-aturan lainnya” ~ pram220509
~*~

“Salah satu elemen dalam kegiatan kemahasiswaan adalah

kesekretariatan atau populer dikenal sebagai tugas seorang sekretaris. Bidang yang
satu ini sangat identik dengan hal-hal yang berbau administrasi, surat-menyurat dan
hal-hal lain yang sering dianalogikan tugas juru ketik yang dengan mulianya mengurusi
surat, arsip, membuat proposal, menyelesaikan laporan pertanggung jawaban dimana
keseluruhan kegiatan tersebut adalah salah satu unsur penunjang pelaksanaan suatu
kegiatan. Akan tetapi, faktanya saat ini antusiasme rekan-rekan mahasiswa mulai
menurun untuk terlibat dalam bidang ini, bahkan kalah nge-trend dibandingkan dengan
bidang-bidang kegiatan yang lainnya.”
“Benar!!! Apakah karena pergerakannya yang selalu hanya di belakang layar? Padahal
mungkin saja hal itu akibat fenomena kurang paham akan fungsi dan asyiknya
kesekretariatan. Sebaiknya janganlah memandang dari satu sisi saja serta
mengabaikan fakta besarnya peranan kesekretariatan. So, kenapa hal ini mesti
dibiarkan terjadi dan bagaimana menyikapinya? Demikianlah keadaan yang selama ini
berlangsung dan semoga kesadaran membawa perubahan yang berarti! Selanjutnya
selamat menikmati kejelasan apa itu?… Dari edisi pertama mengungkap dunia
administrasi kesekretariatan organisasi kemahasiswaan.”
“Jatuh bangun dunia ini salah satunya ditentukan
dari kemampuan mengatur komunikasi informasi ~ pram160506”

Sexy Secretary
”Apabila kita mencari seorang sekretaris setidak-tidaknya dia adalah seorang
bodyguard, seorang pengawal gerbang, seorang diplomat, ataupun seorang yang
berjiwa jenderal (Mafia Marchiavelli)”
DEFINISI
Banyak buku-buku hasil pemikiran para pelopor perkembangan manajemen ilmiah
memberikan batasan yang berbeda mengenai administrasi dan sering memberikan
pemahaman yang rumit untuk membedakan antara definisi administrasi dan
manajemen.
“Secara klasik, manajemen adalah ilmu atau seni tentang bagaimana
menggunakan sumber daya secara efisien, efektif dan rasional untuk mencapai
tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya (Muninjaya, 2004)”
Istilah administrasi berasal dari kata latin ”ad + ministered” yang mempunyai pengertian
membantu, melayani, atau memenuhi. Administrasi (Administration atau Administratie)
adalah rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan oleh sekelompok orang melalui
usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
“Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama sekelompok
orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama (White)”
Sedangkan Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan
lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Oleh karena itu pengertian Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses
pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-
tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan
organisasi.
Lazim pula diIndonesia bahwa penggunaan administrasi kesekretariatan dapat
digantikan dengan kata ketatausahaan. Tata Usaha berarti segenap rangkaian kegiatan
menghimpun, mencatat, mengolah, mengendalikan, mengirim dan menyimpan
informasi atau keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama (Liang Gie).
”Empat aktor utama Organisasi adalah Kepemimpinan, Kesekretarian,
Keuangan dan Sumber Daya ~ pram160506”
POKOK PIKIRAN
Dari pembahasan pengertian diatas, maka dapat disarikan beberapa pokok pikiran
dalam Administrasi Kesekretariatan antara lain :
1. Rangkaian Penataan
Ciri yang membedakan kegiatan administrasi umumnya dengan aktivitas lainnya yang
dilakukan sekelompok orang. Ketatausahaan merupakan proses penyelenggaraan
dan penyediaan keterangan adalah wujud rangkaian dari beberapa kegiatan dan tidak
mungkin bersifat tunggal. Adapun bentuk-bentuk pola penataan, yaitu

1. Merencanakan (Planning)
2. Menyusun (Arranging)
3. Menghimpun (Collecting)
4. Mencatat (Recording)
5. Mengolah (Processing)
6. Mengendalikan (Controlling)
7. Mengirim (Transfering)
8. Menyimpan (Filing)
2. Sekelompok Orang (Organisasi)
Merupakan unsur terpenting dalam kehidupan administrasi kesekretariatan khususnya
dan organisasi pada umumnya. Berupa kumpulan sumber daya manusia dengan
jumlah minimal dua orang dan maksimal tidak terbatas.
3. Usaha Kerjasama
Adalah upaya bersama yang dilakukan sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk
suatu maksud tertentu dan tidak akan berhasil apabila hanya dilakukan oleh satu orang
saja. Didalam usaha kerjasama ini akan tampak suatu hierarki organisasi, perencanaan
program dan arah kebijakan yang jelas.
4. Orientasi Tujuan
Yang dimaksud dengan tujuan dalam administrasi kesekretariatan adalah orientasi
dengan perbuatan-perbuatan nyata untuk memenuhi pencapaian target yang
diperjuangkan bersama, berupa kebutuhan rohani dalam pemberian jasa dan
kebutuhan jasmani (kualitas output).
Dengan demikian tampak jelas bahwa Administrasi Kesekretariatan tidak hanya
sekedar pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpan surat-surat saja. Akan tetapi
lebih dari itu yang meliputi segenap proses penyelenggaraan, penataan dan
penyusunan pekerjaan yang menunjang kehidupan organisasi untuk mencapai suatu
tujuan.
Dari pokok-pokok pikiran tersebut, maka dapat digambarkan proses penerapan
Administrasi Kesekretariatan, yakni sebagai berikut :

TUJUAN
Pelaksanaan Administrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain :

1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal

maupun eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi
kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.
FUNGSI
Adapun fungsi dasar Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut :

1. Mengadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen.

2. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
3. Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
4. Sebagai alat komunikasi organisasi.
5. Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
6. Sentral teknologi transfer informasi.
7. Sebagai pusat dokumentasi atau master file.
Dengan demikian dapat dipahami bahwa segala kegiatan yang diselenggarakan dalam
administrasi kesekretariatan adalah berhubungan dengan rangkaian kegiatan penataan
yang berfungsi sebagai unsur penunjang kelancaran untuk mencapai tujuan organisasi.
Keseluruhan fungsi utama Ketatausahaan tersebut haruslah dilaksanakan dalam suatu
sistem yang telah disepakati bersama dalam suatu organisasi. Hal ini disebabkan
prioritas betapa pentingnya peranan administrasi kesekretariatan dalam fungsi sebagai
sumber informasi dan gambaran pertanggungjawaban kelak. Hendaknya juga dalam
prakteknya kehidupan nyata suatu organisasi, kegiatan penunjang ini dilaksanakan
dengan menerapkan prinsip efisien, efektif, rasional dan produktif.
RUANG LINGKUP
Secara sederhana, maka dapat dijabarkan ruang lingkup umum kegiatan administrasi
kesekretariatan adalah meliputi :

1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan

dengan tugas pekerjaan surat-menyurat yang meliputi perencanaan, pembuatan,
penerimaan, pencatatan, pengolahan, pendisposisian, pendistribusian, dan
penyimpanan surat.
2. Menyelenggarakan tata hubungan komunikasi secara internal maupun eksternal
organisasi dengan tetap berada dalam satu kesatuan komando.
3. Menyelenggarakan dan mengatur pertemuan atau rapat-rapat.
4. Menyelenggarakan kegiatan organisasi yang bersifat rahasia.
5. Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau kunjungan.
6. Menyelenggarakan pengaturan aktivitas sekretariat sebagai tempat organisasi.
7. Menyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang dan
menyediakan fasilitas teknologi transfer informasi, terutama untuk mengkoordinasikan
pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan pokok organisasi.
PRINSIP
Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan
administrasi kesekretariatan dengan baik adalah antara lain :

1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi.
TATA LAKSANA
Dalam pembahasan kali ini, fokus dari pembahasan penatalaksanaan Administrasi
Kesekretariatan adalah mengenali, mengerti dan memahami hal-hal yang mencangkup
penjelasan dinamika peranan dari Sekretaris, seluk-beluk kegiatan surat-menyurat,
penanganan ekspedisi surat, pengarsipan dokumen organisasi dan sistem transfer
informasi.
Dinamika Sekretaris
Secara tidak langsung dalam kesuksesan perjalanan suatu organisasi sangat
tergantung dari peran yang dilakoni oleh individu seorang Sekretaris beserta perangkat
sumber daya kesekretariatannya. Seorang Sekretaris adalah aktor utama sebagai
konseptor (Initiator) dalam dunia ketatausahaan dimana dalam melakukan
kewajibannya haruslah didukung anggota kesekretariatan yang bertindak sebagai
pekerja (Worker) dan memiliki fasilitas sekretariat organisasi atau teknologi penunjang
lainnya.
Pada dasarnya, pekerjaan Sekretaris dapat dibagi menjadi tiga tugas, yaitu :
1. Tugas Rutin
Adalah tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi
khusus dari pimpinan atau sudah harus dilaksanakan tanpa menunggu waktu, sesuai
dengan yang telah diterapkan dalam uraian deskripsi tugas yang meliputi :

1. Menyusun dan mengurusi surat (Korespondensi).

2. Menata arsip dokumen (berkas).
3. Menerima dan melayani tamu organisasi.
4. Mengatur jadwal acara kegiatan internal dan eksternal organisasi.
5. Menyiapkan pembuatan laporan kegiatan organisasi.
2. Tugas Instruksi
Ialah tugas-tugas yang tidak selalu dilaksanakan oleh Sekretaris setiap hari, tetapi
hanya dilakukan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan.
3. Tugas Kreatif
Merupakan tugas atas prakarsa Sekretaris, yakni tanpa diminta atau diperintah oleh
pimpinan. Tugas ini merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya
sesuatu hal dikerjakan, sehingga dapat membantu kelancaran pencapaian tujuan
organisasi dan meringankan beban pekerjaan pimpinan yang meliputi :

1. Membuat perencanaan program kerja.

2. Pemantapan kepribadian dan pengembangan diri.
3. Efisiensi dan efektifitas pekerjaan.
4. Memahami peraturan atau keadaan organisasi tempat bekerja.