UNIVERSIDAD CATÓLICA ANDRÉS BELLO

La comunicación escrita eficaz y su incidencia en el desarrollo organizacional

Alumna: Elba Sayago

Caracas, mayo 2019

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Índice

pp.

Introducción

La comunicación escrita eficaz y su incidencia en el desarrollo organizacional

Conclusiones

Referencias
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Introducción

La comunicación es un proceso esencial dentro de la vida humana, porque de esta

depende que las personas puedan relacionarse socialmente. Su importancia radica en
que sin su uso probablemente el ser humano no habría evolucionado y dicha evolución
en parte depende del conocimiento y del aprendizaje adquirido. La información requiere
ser compartida para que produzca resultados, tomando en cuenta el hecho de que la
información para que produzca resultados debe ser compartida y esto se logra a través
de las distintas formas de comunicación que ha desarrollado el ser humano.
La importancia de comunicarse en el ámbito empresarial gana un especial
significado, pues sin ella los objetivos de la empresa no podrían cumplirse y por tal
motivo es necesario que dentro de este contexto el proceso de comunicar se produzca de
forma eficaz y orientada hacia las necesidades de la empresa y su entorno tanto interno
como externo.
Las organizaciones son entidades conformadas por unidades de trabajo que aun
cuando desarrollan funciones y actividades distintas, todas ellas se encuentra vinculadas
para alcanzar un objetivo común, que al obtenerse permite cumplir con las metas y
objetivos empresariales. Además de esto, debe recordarse que las empresas no son entes
aislados, por el contrario sus acciones tienen incidencia dentro de la sociedad donde
desarrolla actividades, ya sea mediante la generación de bienes o de servicios. En este
sentido la comunicación escrita en la empresa es esencial, es el mecanismo mediante el
cual los sistemas y subsistemas interactúan entre si, mediante correos, minutas, memos,
comunicaciones corporativas internas y externas; pero además de ello los escritos son
un medio para darla a conocer ante terceros, pero también la herramienta para mantener
informado sobre los avances, ajustes o cambios producidos o estimados en un tiempo
determinado. En esencia la comunicación escrita dentro de la organización resulta una
gran herramienta, puesto que puede tener un carácter informativo, para impartir ordenes
o pautas, para hacer un recordatorio, para hacer refuerzo, etc.,, por ende, al ser empleada
de manera eficiente puede ser un valor agregado que distinga a una empresa con
respecto a las de su entorno.
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Introducción

La comunicación es un proceso esencial dentro de la vida humana, porque de esta

depende que las personas puedan relacionarse socialmente. Su importancia radica en

que sin su uso probablemente el ser humano no habría evolucionado y dicha evolución

en parte depende del conocimiento y del aprendizaje adquirido. La información requiere

ser compartida para que produzca resultados, tomando en cuenta el hecho de que la

información para que produzca resultados debe ser compartida y esto se logra a través

de las distintas formas de comunicación que ha desarrollado el ser humano.

La importancia de comunicarse en el ámbito empresarial gana un especial significado,

pues sin ella los objetivos de la empresa no podrían cumplirse y por tal motivo es

necesario que dentro de este contexto el proceso de comunicar se produzca de forma

eficaz y orientada hacia las necesidades de la empresa y su entorno tanto interno como

externo. Toda comunicación busca compartir un mensaje, por tanto, deben cuidarse las

normas establecida pues esto influye en la comprensión del lector, debe respetarse el

lector objetivo, para el tema y para los datos compartidos, deben seguirse las normas y

la metodología para comunicaciones corporativas escritas. En el presente informe se

abordan en líneas generales los aspectos básicos de la comunicación escrita aplicada al

ámbito organizacional, de igual manera, se abarcan los aspectos relacionados con los

estudios de caso y los aspectos vinculados a su realización

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La comunicación escrita eficaz y su incidencia en el desarrollo organizacional

La comunicación escrita en la empresa,

De acuerdo con Bavaresco (1999) la comunicación escrita es “la expresión

manifestada por el ser humano con el fin de dar o recibir información escrita” y a su vez

es “la facultad de transmitir a otras personas su propio pensamiento, utilizando el

lenguaje escrito” (p.10). Una gran diferencia entre la comunicación oral y la escrita es

que esta última permanece en el tiempo debido a que se deja constancia de la misma y

por consiguiente de lo que se quiere expresar. La comunicación escrita deja registro, y

además puede trascender fronteras al traspasar los límites del espacio y el tiempo.

Sabino (2006), destaca que la comunicación escrita debe ser objetiva, clara, nítida y

concreto, y debe evitar mostrar el estado de ánimo de quien escribe, debe ser objetiva y

evitar las excesos innecesarios de palabras u opiniones.

De acuerdo con lo anterior se puede afirmar que la efectividad de la comunicación

escrita depende en parte de la claridad del mensaje que se desea emitir, pero aunado a

ello el emisor debe considerar varios aspectos relevantes, como son: a) tener el

pensamiento organizado, b) buen manejo del lenguaje, y c) conocer las reglas básicas de

la escritura escrita. Un escrito podrá lograr su cometido de comunicar un mensaje en la

medida que logre adaptarse a su destinatario, por tanto, aquellos que no lo logran no

estarán cumpliendo su objetivo; por ejemplo, si el escrito está en una lengua que el

destinatario no maneja, si es un lenguaje técnico, o si tienes muchos modismos o

barbarismos o tiene alguna otra barrera, el mensaje no podrá ser descifrado por el lector,

en tal sentido, un escrito idóneo debe considerar las aspectos que influyen en su lectura.

En el caso de los escritos o documentos profesionales estos deben cumplir con tres

criterios específicos, como son: a) legibilidad, la cual se refiere a la comprensión de lo

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leído, se escribe no para si mismo, sino para que el lector comprenda lo que se quiere

decir; b) la concisión, se debe ser claro y conciso, pero el tema no debe ser escueto,

debe estar soportado y argumentado, para que demuestre que está validado su

contenido; c) el aspecto, considerando que un escrito es influenciado por elementos

ajenos al contenido, como lo es por ejemplo el tipo de letra, el montaje de las páginas, el

elemento gráfico, entre otros; los cuales deben ser concordantes y armoniosos.

En el caso de la comunicación escrita en el ámbito empresarial, su importancia radica

entre otras cosas en el campo de acción que abarca que no se limita solo a los

empleados o colaboradores, sino que contempla a clientes, proveedores, instituciones

estatales, etc. Considerando que en la comunicación organizacional intervienen

factores externos e internos, que constituyen el universo de la empresa, no se puede

menospreciar la importancia de su eficacia como herramienta orientada a potenciar la

operatividad empresarial, sobre todo en lo que respecta al cumplimiento de logro de

metas y objetivos empresariales.

Las organizaciones requieren que sus miembros puedan comunicarse efectivamente,

indistintamente del nivel que estos ocupen dentro de la misma. En la sociedad moderna,

las personas han aprendido a coordinarse para poder realizar múltiples tareas, para así

poder estar a la altura de los desafíos y exigencias del mundo empresarial actual. El

interés sobre el estudio de la comunicación empresarial proviene de las necesidades

prácticas y teóricas de las empresas, los cuales se concentran por una parte en el intento

de mejorar las habilidades comunicativas de los miembros de la organización y por otra

en la necesidad de conocer la evolución en la teo0ría organizacional y su incidencia en

la cultura organizacional moderna. (Lucas, 1997)

Dentro de la empresa la comunicación escrita es muy dinámica, es normal que las

personas en los distintos departamentos constantemente intercambien correos

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electrónicos para informar sobre un tema particular o hacer seguimiento a un proceso;

de igual forma, se comunican de forma escrita con sus clientes, proveedores,

instituciones gubernamentales, y utilizan este mecanismo de forma formal (lenguaje

formal), pero también lo pueden emplear como medio publicitario de los productos y

servicios que la empresa ofrece. Esto indica que la comunicación escrita es muy amplia

y tiene múltiples usos y facetas en la organización.

Por otra parte, se puede categorizar los escritos en menores, medianos y mayores.

En cuanto a los escritos menores, su planificación, elaboración, diseño y redacción,

resulta ser más sencillo, debido a que su complejidad es simple, su redacción breve y

precisa, y emplea un lenguaje claro, culto e informal (en ocasiones). Se rigen por la

inmediatez, por lo que suele emplear formularios preestablecidos. El propósito de los

escritos menores es: informar, expresar ideas u opiniones y convencer al lector

rápidamente, pero su finalidad no es investigar, estudiar o plantear soluciones a

situaciones problemas o de gran relevancia para la empresa. Entre los escritos menores

se destacan las actas, las reseñas, el artículo científico, el resumen analítico, los

informes breves, artículos de investigación, las ponencias, entre otros. Por ejemplo, es

normal dentro de las empresas las actas que se originan de una reunión, a las cuales

también se les conoce como minuta, y en las cuales se exponen los puntos expuestos y

los acuerdos a los cuales se llegó.

Los reportes o informes escritos son un tipo común de escrito en las organizaciones,

suele dirigirse a varios miembros y su fin es principalmente instruir o informar sobre un

tema específico. El reporte, presenta información sistemática, y suelen derivarse de

reuniones de equipo o grupo, pero a su vez pueden ser emitidos por la gerencia para

exponer alguna información de importancia media, notificar sobre un evento, o informar

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sobre una visita a un cliente y los resultados obtenidos. De esto se deduce el fin

informativo del reporte como medio de comunicación escrita en la empresa.

Seguidamente, están los escritos medianos y mayores, caracterizados por tener una

complejidad o dificultad mayor en lo que respecta a su planificación, diseño,

elaboración, redacción y presentación. La redacción suele ser la que genera mayor

trabajo al comunicador, porque esta debe expresar claramente las ideas que deben

compartirse. Los escritos mayores deben escribirse en un lenguaje culto y especializado

y deben emplearse palabras adecuadas, evitar ambigüedades o palabras rebuscadas, el

contenido debe ser preciso e impersonal. En lo que refiere a la extensión este tipo de

escritos, suelen ser medianos o extensos, y deben responder a una inquietud particular,

cumplir con un plazo (largo por lo general); su objetivo es plantear soluciones y

recomendaciones a un asunto o problema de gran magnitud en la empresa. Las

presentaciones son un recurso escrito empleado por las empresas para informar a los

trabajadores sobre un tema específico planteado en una reunión. Estos pueden incluir

animaciones, y ser muy vistosos, expresan información de índole profesional, su

lenguaje puede ser técnico dependiendo de la audiencia a la cual va dirigido el mensaje.

Los estudios de caso, son escritos que abarcan desde lo particular a lo específico de

un tema determinado. En el ámbito de las ciencias sociales, el estudio de caso

comprende un estrategia de investigación centrada en la comprensión de las dinámicas

que se producen en escenarios específicos (Eisenhardt, 1989).

Un estudio de caso sistematiza durante un periodo de tiempo una o varias

experiencias, momentos críticos, participantes y contexto donde se producen las

acciones a fin de explorar sus causas, y comprender porque el proceso objeto de estudio

se produjo de la maneja como ocurrió, porque se produjeron los resultados y que

aspectos requieren una especial atención en el futuro. (Eisenhardt, 1989).

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El estudio de caso abarca los elementos complejos de un tema particular. Cualquier

circunstancia, o evento puede representar un caso, lo importante es que contemple

particularidad y complejidad de un caso determinado para comprender sus aspectos más

relevantes. Existen diversos tipos de análisis de casos entre los que resaltan: a) el

diseño del estudio de caso, que comprende el plan de acción a seguir, en el cual se

especifican y estandarizan tanto la orientación como el enfoque del caso, método de

recolección de datos, análisis de información a fin de aportarle fiabilidad y validez al

caso, b) recopilación de información, estas se orientan hacia la consecución de los

objetivos del estudio y las interrogantes planteadas, por tanto, guardan una correlación

entre estos elementos. De una recolección de datos efectiva, se obtienen respuesta

dirigidas efectivamente a dar respuestas al planteamiento de interrogantes del estudio, c)

el análisis de la información, esta fase comprende el análisis de los datos planteados, de

allí se desprenden contenidos inclinados hacia la obtención de resultados, d) la

redacción del informe, requiere haber concretado todas las fases previas, puesto que al

llegar a ella se han obtenido todos los datos requeridos, aunque esto no es obligatorio, el

informe también puede redactarse por parte, es decir, a medida que se va avanzando.

Lo anterior indica que para redactar un estudio de caso es necesario establecer y cumplir

con un orden para el escrito.

En la parte investigativa de detecta un problema susceptible de ser estudiado, este

debe guardar cierta relevancia y debe estar delimitado. Deben contemplarse las fuentes

primarias y secundarias, para ello deberán contactarse a expertos en la materia que

permitan ampliar o validar la información obtenida. Establecer niveles de relevancia de

la información es vital, no todo es importante; esto también aplica a los gráficos, deben

colocarse aquellos que realmente aportan a la investigación o que lo refuerzan. El

problema debe quedar resuelto, y en lo que refiere a la conclusión la misma debe ser
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intuible a lo largo del escrito, esto quier decir, que el lector llegará a sus propias

conclusiones. (Villareal, s/f)

Los estudios de casos pueden abarcar distintas áreas, desde el derecho, la psicología,

la medicina, etc., Los casos son estudios concentrados en una problemática particular,

requieren ampliar información de primera fuente y de fuentes secundarias. El

investigador se centra en la problemática detectada, pero se orienta a detectar la mayor

cantidad de información posible pero relevante, sobre el tema. Lo que se persigue es dar

respuesta a una problemática determinada, y aportar una solución.

Cada escrito guarda una relevancia para quien lo escribe y para quien lo lee. Por eso

es esencial que ambas partes respeten el contenido tanto el que se comparte y expone,

como el que se lee e interpreta.

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Conclusiones

Tomando en cuenta que en todo proceso de comunicación participan diversos

factores a considerar antes de realizar y redactar un escrito, es necesario que se fije un

criterio de elaboración el cual primeramente deberá establecer cual es la finalidad del

escrito, para que se realiza (propósito), a que tipo de receptor o lector se escribirá el

mensaje. El escritor o emisor debe plantearse una serie de preguntas como su intención

al escribir, el código que indica cómo lo digo, quién es el destinatario, cual es su fin y

utilidad. El lenguaje a emplear debe ser el adecuado, por eso el tema de la redacción es

esencial, y en parte, de esta depende que el mensaje cumpla su función; si esta no se

realiza correctamente el mensaje no será comprendido por el lector. Para que una

comunicación sea eficaz debe tenerse en cuenta el lector, y eso es esencial porque de

ello dependerá que el escrito esté bien redirigido.

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Referencias

Bavaresco, A. (2005) Redacción de Informes. 3ª edic. Editorial Universidad del Zulia

(Ediluz,) Maracaibo – Venezuela.

Eisenhardt, Kathleen. 1989. Building Theories from Case Study Research. Academy of
Management Review, Vol.14, No.4.

Sabino, C. (2006). Cómo hacer una tesis y elaborar todo tipo de escritos. Editorial
Panapo.

Villareal, Oskar y Landeta, Jon (s/f). El Estudio de Casos como metodología de

Investigación científica en economía de la empresa y dirección estratégica.
Universidad del País Vasco, España.