LAPORAN RESMI PRAKTIKUM

TEKNOLOGI INFORMASI KOMPUTER

Disusun Oleh :

Nama : Rama Putra Pidana

NIM : 16/18313/BP
Kelas : SPKS D
Jurusan : Budidaya Pertanian
Acara I : Microsoft Word
Co.Ass : Joni Wijaya

FAKULTAS PERTANIAN
INSTITUT PERTANIAN STIPER
YOGYAKARTA
2018
I. ACARA : Microsoft Word
II. TANGGAL/TEMPAT : 8 Agustus 2018 / Lab.Komputer
III. TUJUAN :
a. Mengetahui penggunaan Microsoft word
b. Dapat membuat mail merge
IV. TINJAUAN PUSTAKA
Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak
pengolah kata andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan
nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian
dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple
Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989).
Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi
nama Microsoft Office Word. Di Office 2013, Namanya cukup dinamakan
Word. Dalam perkembangannya microsoft word mengalami banyak
perkembangan dari tahun ke tahun mulai dari microsoft word 1998,
microsoft word 2003, microsoft word 2007, microsoft word 2010 dan
microsoft word 2013. Dengan perkembangan tersebut microsoft telah
menambahkan database dan tool yang baru untuk menyempurnakan agar
microsoft word lebih mudah untuk digunakan. Dengan microsoft word
dapat memudahkan kerja manusia dalam melakukan pengetikan surat
maupun dokumen lain.
Hadirnya Microsoft Word menggantikan mesin ketik yang sudah kuno.
Dengan microsoft word, kita bisa membuat dokumen dengan mudah. Kita
bisa menyimpannya lalu mencetaknya kapan saja. Cara mengoperasikannya
juga mudah, bagi pemula sekalipun.
Mail merge merupakan salah satu fasilitas yang ada pada Microsoft
word yang sangat berguna bagi kita ketika membuat sebuah data yang
memiliki format yang sama tapi memiliki beberapa data yang berbeda dan
banyak. Contoh sederhana ketika kita membuat undangan. Undangan
mempunyai format yang sama misalnya pada bagian hari, tanggal, dan
acara. sedangkan data yang berbeda misalnya nama yang diundang dan juga
alamat.
Pada fitur Microsoft Word ini dikenal istilah database. Database dapat
dikatakan sebagai suatu kumpulan dari data yang disimpan dan diatur atau
diorganisasikan sehingga data tersebut bias diambil dan dicari dengan
mudah dan efesien. Ada tiga sampai empat tahapan yang harus dilakukan
pada saat bekerja dengan fasilitas mail merge yaitu pertama tahapan
membuat dokumen dalam bentuk kata isian. Kedua, tahapan membuat
database. Ketiga, tahapan mengisi database. Keempat, tahapan
penggabungan file. Database atau sering pula dieja dengan databasis adalah
kumpulan informasi yang disimpan di dalam computer secara sistematik
sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program computer untuk
memperoleh informasi dari basis data tersebut.
Tab adalah sederetan menu yang ditandai dengan teks. Terdiri dari tab
file, insert, page layout, dll. Ribbon adalah sekumpulan menu dalam setiap
tab sedangkan group adalah sekumpulan atau kelompok menu dalam tiap
ribbon yang memiliki kesamaan fungsi. Jadi, tab menyediakan ribbon,
ribbon terdiri dari beberapa group dan group terdiri dari sekumpulan menu
yang memiliki kesamaan fungsi. Tab insert digunakan untuk menyisipkan
objek ke dalam dokumen yang dikelola. Baik berupa objek gambar,table,
shape, dan karakter special. Bahkan dengan tab insert tersebut, user bias
menyisipkan link ke file yang berada di luar dokumen bahkan ke internet.
Manfaat Microsoft Word ialah memudahkan dalam menyelesaikan
pekerjaan karena kita bias membuat dokumen sesuai dengan yang kita
inginkan dan kita bias mengedit atau mengubah jika terjadi kesalahan
sebelum dicetak. Menghemat waktu dalam pekerjaan seperti fungsi mail
merge untuk membuat surat massal sehingga dapat menghemat waktu bila
dibandingkan dengan harus mengetik atau menulis satu per satu surat yang
akan dicetak.
V. HASIL PENGAMATAN
1. Dibutuhkan 1 file sebagai surat dan 1 file sebagai database. Database ini
akan berisi data berbeda yang dibutuhkan kita bisa membuatnya di
excel. Misalkan data yang berbeda adalah nama dan lokasi. Buat di
excel dan save (save dalam format xls. Jangan dalam xlsx) dengan
nama file database <nama>

2. Ketik dokumen surat yang ada pada lampiran 1

3. Kemudian klik ribbon mailings, pilih start mail merge lalu klik step by
step mail merge wizard

4. Di sebelah kanan akan segera muncul langkah-langkah pembuatan mail

merge, lalu pilih letters. Kemudian klik next
5. Pilih use the current document kemudian klik next

6. Klik browse, sesuai tempat kita menyimpan file database <nama>.xls

tadi. Klik Ok. Lalu berikut tampilan sesudah terupload. Klik next
7. Sesuaikan dengan sheet yang digunakan dan klik Ok. Kemudian klik
Ok lagi

8. Kemudian klik mailings, dan klik insert merge field (sebelumnya

letakkan kursor pada tempat yang sesuai)
9. Untuk melihat hasinya klik preview result dan klik prev/next data untuk
melihat urutan data keseluruhan

10. Terakhir klik finish & merge untuk mencetak dokumen atau mengirim
dokumen melalui email
11. Sebelum Pengamatan

12. Setelah pengamatan

VI. PEMBAHASAN
Mail Merge adalah fasilitas di dalam MS Word untuk membuat surat
atau dokumen dalam jumlah banyak dengan isi dokumen sama tapi tujuan
pengiriman berbeda. Mail Merge dapat membuat data field pada surat, label
dan amplop terisi secara otomatis sesuai dengan record data excel dan lain-
lain. Ketika memanfaatkan Merge Mail, Anda memerlukan dokumen Word
dan dokumen dari Excel, dengan menggabungkan kedua file tersebut kita
dapat membuat data yang memiliki format yang sama tapi memiliki
beberapa data yang berbeda dan banyak. Mail marge juga sangan membantu
kita untuk membuat sebuah dukumen yang isinya sama untuk penerima
yang berbeda secara cepat dan mudah. Mail marge dapat sering digunakan
untuk pembuatan sertifikat, amplop, name tag, undangan dan lain
sebagainya.
Pada saat jaman sebelum ada microsoft word, orang mengolah kata
masih menggunakan mesin ketik yang sedikit ribet dan tidak efisien waktu,
setelah perkembangan teknologi, munculah microsoft word dan exel yang
memudahkan manusia untuk mengolah kata dan data, kedua aplikasi
tersebut hampir sama kegunaannya,
Pengguna Microsoft Word dapat memasukkan gambar maupun tabel
untuk melengkapi data yang dibuat, penyesuan bentuk kertas dan masih
banyak lagi tools untuk input maupun olah data. Bila ingin
mengkombinasikan dua file word dengan data yang sama maka dapat
menggunakan fungsi copy dan paste pada halaman dokumen maka tidak
perlu kesulitan lagi untuk input data dari awal. Namun dengan input
dokumen word pada komputer file dapat diubah oleh siapa saja yang dapat
mengakses computer tersebut sehingga diperlukan pengamanan data yang
cukup serius.
Kemudahan lain yang ditawarkan pada Microsoft Word ialah
kemampuan mail merge dalam pembuatan surat atau undangan yang
memiliki informasi sama namun berbeda nama maupun alamat tujuannya.
Dengan fungsi ini kita cukup membuat satu surat kemudian surat-surat yang
lain akan otomatis dibuat sesuai data. Microsoft Word terdiri atas beberapa
menu bar yaitu Home, yang berisi pengaturan font, size font, style halaman
dan huruf, numbering, bullets,shading, style huruf dan masih banyak lagi.
Menu Insert menyediakan input gambar, chart, table, symbol dll. Page
layout berisi tentang pengaturan halaman, kolom. Menu references,
mailing,view, serta review yang cukup jarang digunakan saat input
dokumen.
File yang kita buat terkadang dapat disalahgunakan oleh orang lain
dengan penggunaan yang tidak bertanggungjawab untuk itu pada pengaturan
sebaiknya diatur author sebagai nama pembuat dengan demikian maka
identitas file dapat diketahui. Berbeda halnya dengan penulisan pada
notepad tools yang disediakan terbatas dan sangat sederhana sehingga
membatasi kreasi penulis dan menjadi pilihan paling tepat dalam mengetik
kata atau kalimat yang cukup banyak. Untuk mempercepat penyimpanan
data maka Microsoft Word ini juga dilengkapi autosave pada periode
tertentu, dokumen akan disimpan sementara namun bila tidak menggunakan
save atau save as maka dokumen yang dibuat akan tetap hilang.
Dalam satu dokumen file dapat dikombinasikan dengan beberapa
komponen data yang mengandung informasi terkait sebagai contoh
pembahasan mengenai pemupukan maka anda dapat menampilkan gambar
bentuk-bentuk pupuk yang sering digunakan, table waktu pemupukan dan
lain-lain yang berkaitan. Microsoft Word tidak dilengkapi dengan fungsi
menghitung angka yang anda tulis sebelumnya,untuk itu dapat
dikombinasikan dengan Microsoft Excel yang memang memiliki fungsi
calculating. Sedangkan Microsoft Word hanya sebatas mendeskripsikan
informasi dalam bentuk kalimat.
VII. KESIMPULAN
Setelah melakukan praktikum diatas maka dapat disimpulkan
beberapa hal berikut :
1. Sangat membantu pengguna komputer untuk membuat surat edaran
dengan jumlah yang banyak tanpa harus mengetik satu per satu surat.
Akan tetapi dengan fungsi ini kita hanya perlu membuat satu template
untuk semua surat dan membuat data base yang akan di hubungkan
dengan template surat.
2. Dapat mengolah 2 data secara bersamaan
3. Data yang tersimpan berukuran kecil dan dapat disimpan dalam waktu
yang lama.
4. Microsoft word memiliki kemampuan pengolah kata yang efektif
untuk pekerjaan administrasi.
5. Kemampuan mail merge pada Ms. Word dapat digunakan saat
mengolah data yang banyak tetapi memiliki kesamaan informasi
didalamnya.
 DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2017. ”Apa Itu Microsoft Word”.http://ilmuku.net diakses tanggal 12
Agustus 2018 pukul 20.18 WIB

Anonim.2014.”Pengertian dan Fungsi Mail Marge”.

http://ayipdidit10.blogspot.com diakses tanggal 11 Agustus 2018 pukul
20.28 WIB

Anonim.2015.”Pengertian Microsoft Word dan Fungsinya”.

http://mynewjulianti.blogspot.com diakses tanggal 11 Agustus 2018 pukul
21.15 WIB

Anonim.2010.”Mail Marge Membantu Kita Untuk Membuat”.

http://mohhasan22.blogspot.com diakses tanggal 12 Agustus 2018 pukul
20.19 WIB

Anonim. 2018. ”Buku Petunjuk Praktikum Teknologi Informasi dan Komputer”.

Yogyakarta: Institut Pertanian STIPER

Yogyakarta, 15 Agustus 2018

Mengetahui,
Co.Ass Praktikan

(Joni Wijaya ) (Rama Putra Pidana)