ESTUDIO DE CASO

Actividad De Aprendizaje OA 2

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de

vestir, ya determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS

a. Gestión Gerencial

b. Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES

a. Diseño y patronaje

b. Extendido, marcado y corte

c. Confección, revisado y etiquetado

d. Acabados

3. PROCESOS DE APOYO

a. Clientes

b. Compras

c. Mantenimiento

d. Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y
aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores
de área tienen la misma autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar

la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de
emisión también estará a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la
Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información
documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos
que no han sido formalizados para el sistema de gestión.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento

de control de la información documentada ó montar los procedimientos
operativos?

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la

Información Documentada y justifique su respuesta.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada

de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC
ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la
descripción de las siguientes actividades:

a. Creación

b. Revisión y aprobación

c. Identificación

d. Divulgación

e. Control de cambios

NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste

módulo.

Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al

procedimiento mencionado en el punto anterior.

Solución:

Desarrollo punto 1:
 1. INFORME
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un
informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a
día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y
utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para
documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.

Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo
tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un
paradigma de la documentación.

Desarrollo punto 2:

1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración,

modificación e identificación de los documentos y registros La empresa
Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el
fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de
todos los usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos,

formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son
requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con
la identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con
la divulgación del documento por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador
de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo
con la naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite
define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el
documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los
ajustes finales del documento, presenta para aprobación a la Directora de
Recursos Humanos, Representante de la dirección.

3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la

adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben

nuevamente.
Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos
Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren
disponibles en la Intranet.
Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
Se socialicen los documentos.
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y
proteger la información
Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este
documento.
Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el

procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación de los
documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

 La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada
al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente
figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y
alcance, pero menor profundidad y detalle.

DOCUMENTO
ASOCIADO

4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos

salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos,
una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso
de Gestión de Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la

empresa empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de

actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar
sus resultados.
Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea
se adecuó al proceso correspondiente.
No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo
en casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de
cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en

forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un
material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados
en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si
lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando
sea mas susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros
guardados de forma digital.

Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el

caso de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia
de quien y cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma
segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la
confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes
ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar
lápiz o tinta lavable.
Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por
el paso del tiempo.
Claros: debe ser entendible para todos.
Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
Legible.
No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores,
etc.
Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo
que no se llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o

los resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

Procesamiento y análisis de información

Almacenamiento y distribución
Exámenes realizados
Calibración de equipos
Abastecimiento y vigencia de los insumos
Control de calidad
No conformidades
Acciones correctivas
Toma de muestras