CÓDIGO

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS DEL CS-P02
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

NOMBRE DEL DOCUMENTO

CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA CALIDAD

CÓDIGO DEL DOCUMENTO

CS- P02

DOCUMENTOS ANEXOS

CS-P02F1 "Control de Copia Maestra del Sistema de la Calidad"

CS-P02F2 “Lista Controlada de Distribución”
CS-P02F3 "Lista Maestra de Documentos del Sistema de Gestión
de la Calidad"
CS-P02F4 “Lista de Documentos Externos”
CS-P02D1 “Diagrama de Flujo Control de Documentos del
Sistema de Gestión de la Calidad”

ELABORADO APROBADO
REV FECHA DESCRIPCIÓN REVISADO POR
POR POR

CAMBIO DE IMAGEN CORPORATIVA, CAMBIO DE

2 23/08/17 CUADRO DE APROBACIÓN Y CONTROL DE D.T. J.B. O.F.
CAMBIOS.
SUSTITUCIONDEL FORMULARIO CS-P02F2 LISTA
MAESTRA DE FORMULARIOS, INCORPORACION
DE FORMULARIO LISTA DE DOCUMENTOS
1 12/01/16 EXTERNOS CS-P02F4, Y ACTUALIZACIÓN DEL D.T. J.B. O.F.
PUNTO 1 Y LAS ACTIVIDADES 4.3. 4.4. 4.8, 4.12,
4.17, 4.18, 4.19, 4.22, 5.7 Y 7 DEL
PROCEDIMIENTO.
0 02/12/13 EMISIÓN ORIGINAL D.T. J.B. O.F.
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1. PROPÓSITO

Establecer los lineamientos para el efectivo Control de Documentos del Sistema de

Gestión de la Calidad de RH+ Servicios y Consultores, C.A. El Control de los documentos
del Sistema de Gestión de la Calidad define los controles necesarios para asegurar la
elaboración, revisión, actualización, aprobación, distribución, identificación de los cambios,
la disponibilidad en los puntos de uso, legibilidad y fácil identificación, control de los
documentos de origen externo y la prevención del uso no intencionado de documentos
obsoletos.

2. ALCANCE

Este procedimiento comprende las actividades desde la elaboración y recepción de los

documentos para incorporación en el Sistema de Gestión de la Calidad hasta la
publicación o distribución de dichos documentos a las diversas áreas de la empresa.

3. RESPONSABILIDADES

El Líder de Calidad y Sihoa es responsable de documentar, implantar y mantener este

procedimiento dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de RH+ Servicios y
Consultores, C.A.

Cualquier requerimiento adicional, sugerencias o mejoras a este documento deben ser

comunicados por escrito al Líder de Calidad y Sihoa para su consideración.

4. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Elaboración de los Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad

Usuario/Elaborador

4.1. Detecta o Identifica la necesidad de elaborar, revisar, actualizar o modificar un

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documento, de acuerdo a los requerimientos de documentar y normalizar las actividades

en su área de trabajo. Ver procedimiento “Elaboración de Documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad” CS-P01.

Aprobación de los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

Líder de Calidad y Sihoa / Ing. de Calidad y Sihoa

4.2. Recibe el documento elaborado de acuerdo a los lineamientos del procedimiento

“Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad” CS-P01.

4.3. Comienza la incorporación del documento al sistema de gestión de la

calidad Imprimiendo el documento para gestionar la firma correspondiente con el
elaborador, Revisor y el Aprobador.

4.4. Las firmas del elaborador, revisor y aprobador de los documentos el

sistema de gestión de la calidad están acordes con el siguiente cuadro:

Cuadro de Revisión y Aprobación

Firma como Aprobador: Director, Gerente, Responsable del Proceso, Líder de

Unidad.

Firma como Revisor: Integrante de la Gerencia, Procesos o Unidad.

Firma como Elaborador: Cualquier usuario, preferiblemente del área del

departamento, procesos o procedimiento.

Elaborador

4.5. Verifica el contenido del documento asegurando su adecuación a los lineamientos del
sistema de calidad y sus actividades, y coloca su media firma en la casilla "Elaborado por"
de la carátula del documento y lo devuelve para ser entregado al revisor.

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Revisor

4.6. Verifica el contenido del documento y firma del elaborador para asegurar su
adecuación a los lineamientos del sistema de calidad y sus actividades, una vez conforme
colca su media firma en la casilla "Revisado por" de la carátula del documento y lo
devuelve para ser entregado al aprobador.

Aprobador

4.7. Valida el contenido del documento y firma del revisor garantizando su adecuación a
las actividades antes de su emisión, mediante la Aprobación del documento con su media
firma en la casilla "Aprobado por" y firma completa en la casilla “Firma de Aprobación” de
la carátula del documento y lo devuelve al Líder de Calidad y Sihoa/Ing. de Calidad y
Sihoa.

Líder de Calidad y Sihoa / Ing. de Calidad y Sihoa

4.8. Verifica que las firmas del revisor y el aprobador corresponden a los responsables de
revisar y aprobar procedimientos en el área donde pertenece el procedimiento, según
cuadro del punto 4.4.

4.9. Si las firmas no están completas o no son congruentes con las registradas, gestiona
la firma faltante.

Líder de Calidad y Sihoa / Ing. de Calidad y Sihoa

Identificación de los Cambios y Estado de Revisión Actual de los Documentos

4.10. Una vez aprobados los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, estos serán
controlados mediante la "Lista Maestra de Documentos del Sistema de
Gestión de la Calidad" CS-P02F3.

4.11. Incluye o actualiza el documento en el sistema de gestión de la calidad

mediante la elaboración/actualización de la "Lista Maestra de Documentos

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del Sistema de Gestión de la Calidad" CS-P02F3, incluyendo los

formularios y anexos, indicando el Código, Descripción, Revisión y Fecha de
Aprobación. Esta actualización es realizada por el Líder de Calidad y Sihoa/Ing.
de Calidad y Sihoa y quien la controla con la fecha de revisión indicada en el
encabezado de las listas y son el vínculo con el Ícono “Sistema de Gestión de la
Calidad”, para asegurar que todas las personas estén informadas de las
versiones actuales de cada documento. Las Listas Maestras se encuentran
ubicadas por procesos en la Carpeta: Z:\SGCAL\SGC-RH\Lista Maestra. La
colocación de los documentos en electrónico en las carpetas correspondientes
deberá realizarse con el código del documento y para la primera revisión (Rev
0) no se colocara extensión de la misma, pero las revisiones sucesivas (Rev
1…..X) las mismas ser reflejaran en el archivo.

Disponibilidad de las versiones pertinentes de los documentos aplicables en los

puntos de uso.

4.12. Publica el documento en el Ícono “Sistema de Gestión de la Calidad” (SGC-RH+),

asegurando y facilitando así que la versión pertinente del documento nuevo o actualizado
aplicable esté disponible en todas las áreas o puntos de uso donde se lleven a cabo las
operaciones fundamentales para el funcionamiento efectivo del Sistema de Gestión de la
Calidad. Se dispondrá de un CD, con toda la Información del Sistema de Gestión de la
Calidad, para el caso de que falle la Luz o se caiga el sistema electrónico; éstos CD serán
actualizados Semestralmente y el CD superado será desechado. Así mismo se dispondrá
de respaldo de toda la información del Sistema de Gestión de la Calidad el cual será
actualizado semanal y mensualmente a fin de asegurar su vigencia, conforme al
procedimiento "Respaldo y Recuperación de Información" TI-P01, la cual será
solicitada en caso de ser necesaria.

4.13. Todos los documentos publicados en el Ícono “Sistema de Gestión de la Calidad”

(SGC-RH+), se consideran “Documentos Controlados”, los cuales no pueden ser
modificados por los usuarios bajo ningún concepto, solo la Unidad de Calidad y Sihoa, es
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responsable de efectuar las modificaciones y actualizaciones pertinentes. Las impresiones

realizadas por los usuarios son consideradas “COPIA NO CONTROLADA” y el usuario es
responsable de verificar y garantizar (comparando con la lista maestra vigente en el Icono
“Sistema de Gestión de la Calidad”) que el documento por él impreso para su utilización,
es la versión actualizada.

Líder de Calidad y Sihoa / Ing. de Calidad y Sihoa / Controlador de Documentos.

Prevención del uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicación de una

identificación en el caso que se mantengan por cualquier razón.

4.14. Participa a los responsables del área a la que pertenece el documento y al personal
que considere necesario mediante e-mail, participación verbal y/o en el SIG RH+ “Últimas
actualizaciones del Sistema de Gestión de la Calidad”, que éste fue colocado en el Ícono
“Sistema de Gestión de la Calidad” y está listo para ser utilizado.

4.15. Si el documento es una actualización/revisión, antes de archivar el original, identifica

y sella la versión anterior (Obsoleta) en papel o en formato digital, solo en la Portada,
como "Superado", para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos en los
casos que se mantenga por razones legales o de preservación y mantiene como mínimo
en el archivo un procedimiento superado. En los casos donde se considere necesario se
podrá conservar más de una copia de documentos superados por razones legales o de
preservación. Los documentos superados en electrónico son conservados en los archivos
electrónicos de cada proceso, en una carpeta denominada “Superado” indicando la
revisión que se supera. Los archivos electrónicos de los procedimientos superados serán
resguardados en carpetas “Superados” ubicadas en las carpetas “Procedimientos” de
cada proceso. Los documentos “Superados” en papel, se mantendrá una carpeta
identificada como “Documentos Superados” con los archivos de los documentos que han
perdido vigencia.

4.16. Toda actualización realizada a los documentos estará sujetas a la misma revisión,
aprobación (re-aprobación), control y distribución que el documento original. Ver
“Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad” CS-P01.
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Permanencia de los documentos legibles y fácilmente identificables.

4.17. Archiva el original del documento en la carpeta donde corresponda (Procesos,

Departamento, Disciplina, etc.), en carpetas de los archivos de Sistema de Gestión,
asegurándose que solo son manipuladas por el personal de la Unidad de Calidad y Sihoa,
el cual la almacena en carpetas donde se preserve su integridad, estén protegidas y la
información permanezca legible y sea fácilmente identificable. Las carpetas en físico
y en electrónico están identificadas por procesos para facilitar su ubicación y uso y se
mantiene sin alteración ni tachaduras para asegurar que se mantengan legibles. La
Identificación de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad
(Procedimientos, Instrucciones de Trabajo y Formatos, entre otros), se realizará
por Procesos de acuerdo a una estructura de código alfanumérico descritos en
la “Guía para la Codificación de Documentos” CS-P01G1.

4.18. Los registros son un tipo especial de documento y se controlan de acuerdo con los
requisitos citados en el procedimiento “Control de los Registros” CS-P03.

4.19. En los casos que sea requerido el préstamo de algún documento original del Sistema
de Gestión de la Calidad, se llevará un control a través del formulario "Control de Copia
Maestra del Sistema de la Calidad" CS-P02F1, hasta su retorno.

4.20. En caso de que se requiera distribuir una copia impresa de algún manual o
procedimiento se procederá de la siguiente manera:

4.20.1 Llena el formulario "Lista Controlada de Distribución" CS-P02F2, con los

documentos a distribuir, indicando el Título, Código y Revisión del documento a distribuir,
así como el nombre y cargo de la(s) persona(s) que tendrá(n) la copia controlada. Este
control se realizará a través de una lista controlada de distribución, la cual permite
distribuir en forma independiente diferentes documentos. La lista controlada de distribución
se controla con la fecha de elaboración y son resguardadas en la Unidad de Calidad y
Sihoa.

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Líder de Calidad y Sihoa / Ing. de Calidad y Sihoa / Control de Documentos

4.20.2 Coloca sólo en la carátula de cada documento a distribuir mediante lista

controlada, el sello “COPIA CONTROLADA”.

4.20.3 Distribuye los documentos a cada persona de la "Lista Controlada de

Distribución" CS-P02F2, quienes firman la misma como constancia de haber recibido el
documento.

4.20.4 Si el documento había sido distribuido en una versión anterior, solicita al usuario la
versión superada del documento (si existe) para desecharlo, garantizando de esta manera
que se retire en el menor tiempo posible la documentación no válida u obsoleta,
asegurando el uso no intencionado de documentos obsoletos. En caso de que el usuario
del documento solicite él mantener un documento obsoleto por razones legales o de
preservación de los conocimientos, éste se identificará como "Superado". Los sellos
utilizados para el control de documentos se encuentran especificados en el Anexo "Sellos
para Control de Documentos" IG/CD-P01A1. Ver CS-P02D1 “Diagrama de Flujo
Control de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad”.

Líder de Calidad y Sihoa / Ing. de Calidad y Sihoa / Control de Documentos

Identificación de documentos de origen externo y control de su distribución.

4.21. Controlan los documentos de origen externo, como normas, especificaciones

técnicas, planos o documentos, a través de la “Lista de Documentos Externos” CS-
P02F4.

4.22. Los documentos de origen externo, se mantendrán identificados en un estante y en

las carpetas que los contienen.

4.23. En los casos que se requiera la distribución de la documentación de Origen Externo

ésta se realizará a través de una “Lista Controlada de Distribución” CS-P02F2 o el
Sello de Distribución y se les colocará el sello “Solo para uso Interno”.

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4.24. Mantiene los documentos del sistema de gestión de la calidad en estantes u

organizadores un lugar protegido de los elementos en la unidad de Calidad y Sihoa,
garantizando la protección y resguardo de los archivos.

5. DEFINICIONES

5.1. Documento

Información y su medio de soporte. (Puede incluir, manuales, procedimientos,

instrucciones de trabajo, listas de chequeo, planos, especificaciones, etc.). Los
documentos pueden estar en cualquier soporte: Físico o electrónico.

5.2. Registro

Documento que proporciona resultados conseguidos o evidencia de actividades

efectuadas.

5.3. Copia Maestra

Copia del original de un documento utilizada para realizar o anexar los cambios que se
efectuarán en el documento original.

5.4. Copia Controlada

Copia del original de un documento, sobre el cual Control de Documentos tiene un estricto
control para su distribución, entrega y actualización. Este control se refiere a que cada vez
que se actualice o modifique un documento, el personal que tenga una copia controlada,
recibirá esta actualización y será notificado para que la versión anterior deba ser
superada.

5.5. Copia No Controlada

Copia del original de un documento, sobre el cual no se tiene control para su distribución,
entrega y actualización.

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5.6. Copia de Trabajo

Copia de un documento, que se distribuye con fecha de caducidad, para utilizarla como
referencia y material de trabajo en el Sistema de Gestión de la Calidad o en los proyectos.
Una vez pasada la fecha final, el documento deja de ser utilizable y no se debe utilizar en
el sistema.

5.7. Documento Superado

Documentos al cual se le ha actualizado su revisión y es identificado como obsoleto (fuera

de uso) y sellado como “Superado”.

5.8. Código de Colores para Revisión

Es un código que permite el uso de un lenguaje común de comunicación para agilizar el

proceso de revisión y corrección de documentos, garantizando eficiencia y calidad.

El código de colores para revisión es:

Azul: Comentarios

Verde: Borrar.

Rojo: Agregar.

Amarillo: Información Correcta.

Marrón: Corregido.

5.9. Archivo Inactivo

Archivo que se encuentra fuera de uso y cuyos documentos son conservados

por consideraciones legales o de preservación de información. En este archivo
los documentos en físico por cinco años y los documentos en electrónicos
permanecerán como mínimo por 10 años para luego desecharlos. El
Controlador de Documentos es responsable del mantenimiento de este archivo

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y deberá elaborar una lista de todos los proyectos que se encuentran

archivados. Se elabora un Índice de Archivo inactivo donde estén descritos
todos los proyectos que se han desarbolado en la empresa.

5.10. Centro de Información Técnica

Archivo Central donde reposan los documentos de todas las unidades

administrativas de la empresa y los archivos de los proyectos finalizados. La
información de las unidades administrativas es entregada semestral y
anualmente para su resguardo y control.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CS-P01 Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.

CS-P03 Control de los Registros

IG/CD-P03 Control de Productos Suministrados por el Cliente.

ST-P01 Respaldo y Recuperación de Información

IG/CD-P01A1 Sellos para Control de Documentos.

7. CONTROL DE LOS REGISTROS

Nombre Tiempo Tiempo
Responsable
Numeración del Ubicación Archivo Archivo Inactivo /
(Custodio)
Registro Activo Disposición Final
Control de Copia
Líder de Calidad y Unidad de Líder
Maestra del Guardar un
CS-P02F1 Sihoa/Ingeniero de Líder de Calidad y 1 Año
Sistema de la Superado/Destruir
de Calidad y Sihoa Sihoa
Calidad
Líder de Calidad y Unidad de Líder
Lista Controlada Mientras esté Guardar un
CS-P02F2 Sihoa/Ingeniero de Líder de Calidad y
de Distribución Vigente Superado/Destruir
de Calidad y Sihoa Sihoa
Lista Maestra del
Líder de Calidad y Unidad de Líder
Sistema de Mientras esté Guardar un
CS-P02F3 Sihoa/Ingeniero de Líder de Calidad y
Gestión de la Vigente Superado/Destruir
de Calidad y Sihoa Sihoa
Calidad
Lista de Líder de Calidad y Unidad de Líder
Mientras esté Guardar un
CS-P02F4 Documentos Sihoa/Ingeniero de Líder de Calidad y
Vigente Superado/Destruir
Externos de Calidad y Sihoa Sihoa
CD, Sistema de Líder de Calidad y Unidad de Líder
Mientras esté
S/C Gestión de la Sihoa/Ingeniero de Líder de Calidad y Destruir
Vigente
calidad de Calidad y Sihoa Sihoa

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Nombre Tiempo Tiempo

Responsable
Numeración del Ubicación Archivo Archivo Inactivo /
(Custodio)
Registro Activo Disposición Final
Líder de Calidad y Unidad de Líder
Documentos Hasta Una
Varios Sihoa/Ingeniero de Líder de Calidad y Destruir
Superados Revisión
de Calidad y Sihoa Sihoa

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