SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA

Y ARCHIVONOMÍA

PROYECTO DE REORGANIZACIÓN DEL

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL MUNICIPIO
DE NAUCALPAN DE JUÁREZ ESTADO DE
MÉXICO

T E S I NA
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA

PRESENTA:

DAVID ARAIZA GONZÁLEZ

ASESOR: MTRA. LUZ MARÍA NOGUEZ MONROY

CIUDAD DE MÉXICO 2018

 TABLA DE CONTENIDO
PÁGINA.

I. PREFACIO 1

II. INTRODUCCIÓN 3

Capítulo 1. Elaboración de proyectos para organizar archivos 5

1.1 ¿Qué es un proyecto archivístico? 6

1.2 Importancia de los proyectos archivísticos 6
1.3 Diagnóstico archivístico 7
1.4 Metodología para la obtención de datos 10
1.5 Análisis de la información 11
1.6 Cronograma de actividades 12
1.7 El Archivo de concentración 12
1.7.1 Funciones 13
1.7.2 Transferencia 15
1.7.3 Transferencia primaria 15
1.7.4 Políticas 15
1.7.5 Normas generales 16
1.7.6 El ciclo vital y el archivo de concentración 18

Capítulo 2. El Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan de 22

Juárez

2.1 El Municipio de Naucalpan de Juárez 22

2.1.1 Datos geográficos 23
2.1.2 Etapa prehispánica 23
2.2 El primer ayuntamiento 24
2.3 Naucalpan hacia la modernidad 26
2.4 Administración pública municipal 27
2.5 Estructura Orgánica del Municipio de Naucalpan de Juárez 28
2.6 El desarrollo de la administración de documentos en el Estado de 28
México
2.6.1 El panorama archivístico en el Estado de México de 1970 a 30
1985 acciones y avances
2.6.2 Logros y avances del Sistema de Archivo Municipal de 31
Naucalpan de Juárez
2.7 Funciones principales del Archivo de Concentración del Municipio de 35
Naucalpan de Juárez
2.8 Áreas administrativas que integran el Archivo Municipal 35
2.9 Marco legal 36
Capítulo 3. Diagnóstico del Archivo de Concentración del Municipio de 41
Naucalpan de Juárez

3.1 Diseño de la entrevista, cuestionarios y guía de observación 42

3.2 Protocolo y aplicación de la entrevista, cuestionarios y guía de 43
observación
3.3 Resultados de la entrevista, los cuestionarios y guías de observación 43
3.4 Recapitulación de hallazgos
3.5 Áreas del archivo evaluadas 44
3.5.1 Recursos humanos 45
3.5.2 Recursos materiales 45
3.5.3 Recursos financieros 49
3.5.4 Recursos técnicos y tecnológicos 51
3.5.5 Recursos normativos 52
55
Capítulo 4. Propuesta de reorganización del Archivo de Concentración del 57
Municipio de Naucalpan de Juárez, Estado de México

4.1 Misión y Visión 57

4.2 Objetivos del Archivo de Concentración 58
4.3 Estructura organizativa del Archivo de Concentración 58
4.3.1 Organigrama 58
4.3.2 Funciones del Archivo de Concentración 59
4.3.3 Recursos humanos 63
4.4 Procesos técnicos 64
4.4.1 Clasificación, ordenación, y descripción 65
4.4.2 Recepción de documentos y ubicación topográfica 66
4.4.3 Valoración secundaria 70
4.4.4 Disposición final 71
4.4.5 Baja documental 71
4.4.6 Transferencia secundaria 72
4.5 Espacio físico y acondicionamiento de Archivo 72
4.5.1 Distribución del espacio físico 73
4.5.2 Ubicación del mobiliario 74
4.5.3 Características del mobiliario de oficina 74
4.5.4 Características de equipo de Cómputo e impresión 76
4.6 Iluminación 78
4.7 Temperatura y humedad 80
4.8 Sistemas de prevención 80
4.8.1 Incendio 80
4.8.2 Robo 89
4.8.3 Señalización 90
4.9 Presupuesto 92
Conclusiones 93
Bibliografía 95
ÍNDICE DE TABLAS Y FIGURAS
25
Tabla No. 1. Cronología de acontecimientos históricos de Naucalpan de
Juárez 26
Tabla No. 2. Acontecimientos relevantes de Naucalpan hacia la modernidad
Tabla No. 3. Organización cronológica de la documentación Archivo 33
Histórico del Municipio de Naucalpan
Tabla No. 4 Propuesta de asignación de áreas y perfiles requeridos del 63
personal del Archivo de Concentración
Tabla No. 5 Inventario topográfico del Archivo de Concentración del 67
Municipio de Naucalpan de Juárez
Tabla No. 6 Resumen de cajas de archivo 70
Tabla No. 7 Distribución mobiliario y equipo de oficina, cómputo, estantería. 74
Tabla No. 8 Utilización y ventajas de la instalación fija de gas FM 200
Tabla No. 9 Separación de detectores de humo. 83
Tabla No. 10 Distribución de detectores de humo. 86
Tabla No. 11 Distribución de difusores de descarga 86
Figura No.1. Fase semiactiva del ciclo vital del documento y el Archivo de 86
Concentración. 21
Figura No. 2. Datos geográficos Naucalpan Estado de México.
Figura No. 3.Glifo Naucalpan. 23
Figura No. 4. Organigrama del H. Ayuntamiento de Naucalpan de Juárez. 24
Figura No. 5. Mapa de ubicación del Archivo de Concentración del Municipio 28
de Naucalpan.
Figura No. 6. Organigrama de la Secretaría del Ayuntamiento. 34
Figura No. 7. Propuesta del organigrama Archivo de Concentracióndel
Municipio de Naucalpan. 35
Figura No. 8. Muestra representativa del inventario topográfico del Archivo 59
de Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez.
Figura No. 9. Vista general de la colocación de las cajas de archivo 68
(inventario topográfico) del Archivo de Concentración del Municipio de
Naucalpan de Juárez. 69
Figura No.10. Distribución De Áreas Archivo de Concentración Naucalpan.
Figura No. 11. Croquis red interna de cómputo del Archivo de Concentración
del Municipio de Naucalpan. 73
Figura No. 12. Croquis de iluminación del Archivo de Concentración del
municipio de Naucalpan 77
Figura No. 13. Características del triángulo del fuego.
Figura No. 14. Clases de fuegos. 79
Figura No. 15. Sistema de extinción de incendios gas FM-200.
Figura. No. 16. Volumen Archivo de concentración. 81
Figura No. 17. Distribución de detectores de humo en pasillos y cielo raso. 82
Figura No. 18. Croquis del sistema fijo contraincendios del Archivo de 83
Concentración del Municipio de Naucalpan. 83
Figura No. 19. Croquis del circuito cerrado de vigilancia del archivo de 85
concentración del municipio de Naucalpan.
Figura No. 20.Colores y tipos de señales de seguridad. 88
Figura No. 21. Croquis de señalización del Archivo de Concentración del
municipio de Naucalpan. 89

90
91

ANEXOS.
Anexo: No. 1 Guion de entrevista. 100
Anexo: No. 2 Cuestionario 01-ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. 102
Anexo: No. 3 Cuestionario 02-ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. 107
Anexo: No. 4 Guía de observación. 110
Anexo: No. 5 Informe gráfico. 112
Anexo: No. 6 Tipología documental del Municipio de Naucalpan. 117
Anexo: No. 7 Cuadro comparativo de las dependencias registradas en el 118
organigrama del Municipio e inventario del Archivo de Concentración.
Anexo: No. 8 Cuadro General de clasificación archivística del Archivo de 119
Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez.
Anexo: No. 9 Catálogo de Disposición Documental e Inventario General. 120
Anexo: No. 10 Inventario de baja e inventario de transferencia primaria. 121
Anexo: No. 11 Guía Simple de Archivo e inventario de transferencia 122
secundaria
Anexo: No. 12 Inventario de cajas del Archivo de Concentración del 123
Municipio de Naucalpan de Juárez Estado de México.
Anexo: No. 13 Principales enemigos de la conservación de los archivos. 124
Anexo: No. 14 Depuración de documentos del Archivo de Concentración del 125
Municipio de Naucalpan.
Anexo: No. 15 Dictamen de valoración documental. 126
Anexo: No. 16 Acta de baja documental. 128
Anexo: No. 17 Control de préstamo de expedientes. 129
Anexo: No. 18 Registro de usuarios. 130
Anexo: No. 19 Encuesta satisfacción de usuarios. 131
Anexo: No. 20 Determinación de riesgo de incendio NOM-002 STPS/2010 y 132
Conversión de unidades de medida de archivo.
Anexo: No. 21 Tabla comparativa de sistemas fijos contra incendios. 133
Anexo: No. 22 Tabla comparativa clasificación de sistemas de extinción. 134
Anexo: No. 23 tabla comparativa de métodos de extinción y agentes limpios 135
de supresión de incendios.
Anexo: No. 24 características FM-200. 136
Anexo: No. 25 Tablas colores de seguridad para tuberías y su significado, 137
distribución de detectores de humo y distribución de difusores de descarga.
Anexo: No. 26 Tabla resumen de documentación para valoración
secundaria. 138
Anexo: No. 26 continuación Tabla resumen de documentación para
valoración secundaria. 139
PREFACIO

Actualmente la administración y organización de las instituciones está representada en

sus organigramas funcionales con el propósito de delimitar funciones y lograr que las
actividades se lleven a cabo de la mejor forma posible para lograr así las metas y
objetivos planteados; esto se consigue con una buena dirección y liderazgo,
complementados con el aporte de los recursos humanos, materiales, financieros,
tecnológicos y normativos necesarios que como obligatoriedad tienen que ser
transparentados.

Si bien es cierto que un archivo no genera recursos, por no ser de su competencia, sí

provee en todo momento información oportuna de manera apropiada para la mejor toma
de decisiones. La realidad es que la falta de apoyo presupuestal tiene como resultado
una mala administración en toda institución, y ante la falta de presupuesto, su buen
funcionamiento no se debe limitar a los acervos documentales; recordemos que éstos
son el centro neurálgico de toda organización, por donde fluye toda la información de
los procesos administrativos, la evidencia de sus actos que están soportados en los
documentos.

Cuando se llega al momento de tomar la decisión de cuál será la forma más precisa de
presentar un trabajo de titulación, como alumnos se tienen varias disyuntivas: ¿Por
dónde iniciar? ¿Cómo ordenar las ideas? ¿Cómo expresar todo el aprendizaje adquirido
a través de nueve semestres? por ello recomiendo a mis compañeros que llegan a esta
instancia tener muy presente los conceptos de disciplina, tenacidad, administración,
organización, información y creatividad, no quedarse a medias con sus ideas,
experimentar, buscar respuestas a sus inquietudes, no limitarse, replantear algún
procedimiento que no sea el esperado, solicitar el apoyo de gente con experiencia y que
sea profesional en la materia.

Es en esta meta trazada donde se resumen de forma apropiada los conocimientos

teóricos y prácticos adquiridos durante nuestra estancia escolar en la Escuela Nacional
de Biblioteconomía y Archivonomía.

Quiero mencionar la satisfacción personal que me produjo el realizar este proyecto de

reorganización del Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez.
Entre los motivos que tuve para elaborar este trabajo está, por un lado, la terminación
de mi licenciatura y por otro, aportar con humildad mi quehacer archivístico, dando
elementos para que en un futuro este archivo pueda ser un modelo como unidad de
información en el Estado de México. Elegí este archivo porque consideré que era la
oportunidad de poder coadyuvar a su reorganización y de realizar un diagnóstico
archivístico para detectar su problemática, aunque no es sencillo aplicarlo cuando no se
tiene la vasta experiencia necesaria, sí nos brinda la oportunidad para poner en práctica
el aprendizaje recibido en las aulas y entender mejor la perspectiva de la función y
objetivo de un archivo.

Conocer el aporte de las unidades de información diagnosticadas, de modo profesional,

requiere de mucha intuición y de mucha tolerancia a uno mismo y al entorno del objeto
1
de estudio, desde su inicio hasta su culminación; la motivación personal fue
fundamental, es por ello que este trabajo de investigación no solo apoyará para
solventar las deficiencias observadas en el citado Archivo de Concentración si no que
también podrá servir de guía para futuros proyectos a realizar por compañeros de
profesión o personas afines a la archivística que tengan la necesidad de encontrar la
metodología que los conduzca a organizar archivos de este tipo.

2
INTRODUCCIÓN

La importancia de los archivos para el estado, sociedad, instituciones públicas o

privadas nos lleva a considerarlos como un patrimonio cultural, que fundamenta la
conciencia histórica, la pertenencia de un grupo humano. Toda institución genera
documentos, son el testimonio de sus acciones, tiene la obligación de resguardar y
conservar de manera adecuada y organizada la documentación que se genera como
producto de sus acontecimientos y que por lo tanto es indispensable para la historia de
la sociedad.

Por tal motivo siempre existirá la posibilidad de realizar un proyecto archivístico, así
como de organizar un archivo documental, de ahí la importancia de incrementar la
difusión del quehacer archivístico para ampliar el conocimiento de la Archivonomía. En
nuestro país, a pesar de que se ha promulgado una Ley Federal de Archivos, existen
todavía rezagos en su aplicación y cumplimiento; esta ley se considera una herramienta
eficaz que sustenta las actividades para la organización de los archivos, y su aplicación
puede ser un mecanismo o vía de conciencia hacia los representantes en la
administración pública o privada para que tomen esa responsabilidad de darle
importancia a los archivos bajo su custodia, así como en su organización y pronta
recuperación de la información soportada en los acervos documentales.

El presente trabajo de titulación denominado “Proyecto de reorganización del Archivo de

Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez” está integrado en cuatro
capítulos, donde se explica la metodología de cómo efectuar un proyecto basado en un
diagnóstico archivístico, siendo el objeto de estudio conocer la problemática que
pudiera tener y ofertar las propuestas de solución. Este proyecto está pensado en
materializar y aplicar las propuestas de administración y organización a plenitud y de
forma integral, abarcando los procesos archivísticos.

En el capítulo primero se abordan los conceptos de interés iniciando con la reflexión

sobre ¿Qué es un proyecto archivístico? con el objetivo de dejar plasmada una breve
descripción donde se indiquen los pasos a seguir para poder efectuar un proyecto, así
como su importancia. También se incluyen los elementos necesarios para realizar un
diagnóstico archivístico como parte fundamental de un proyecto, de igual forma se
describen sus etapas, la planeación para la recopilación de datos por medio de
instrumentos utilizados en la metodología de la investigación a fin de procesarlos,
analizarlos, interpretarlos y presentar los resultados que se obtengan.

Se abordan también los aspectos técnicos básicos relacionados con el Archivo de

Concentración y los procesos que se aplican a los documentos que ahí se resguardan,
se concluye el capítulo explicando el ciclo vital y el archivo de concentración.

Se reitera que el inicio de este proyecto y el primer capítulo plantea la estructuración de

un proyecto archivístico sustentado en un diagnóstico para que personas afines a la
rama de la archivística tenga un panorama más claro y les sirva de guía para su
materialización.

3
En el capítulo dos, para alcanzar un mejor entendimiento de la entidad objeto de
estudio, se procedió a investigar los datos geográficos e históricos del Archivo, un
recorrido por diversas etapas, desde su fundación como población prehispánica hasta el
pleno siglo XXI. Naucalpan de Juárez es uno de los municipios más importantes en el
Estado de México por su creciente urbanización, demografía y el aporte económico en
el sector industrial. Siempre será trascendental conocer la administración y la estructura
orgánica del citado Municipio para tener un panorama más amplio de las áreas que lo
integran.

Complementando esta información se mencionarán los logros y avances del sistema de

archivo municipal, las funciones principales del multicitado Archivo de Concentración,
las áreas que lo componen y el marco legal en el que se basan sus procesos
archivísticos. Corresponde a la Secretaría del Ayuntamiento la responsabilidad del
Departamento de Archivo Histórico y Documental, ya que es ahí donde se encuentra
subordinado el Archivo de Concentración.

En el capítulo tres se realiza el diagnóstico archivístico utilizando los instrumentos de

recolección de datos: un guion de entrevista, un cuestionario, una guía de observación y
la utilización de la cámara fotográfica para obtener imágenes; se presentan los
resultados apoyados en presentaciones estadísticas, que sirvieron como base de
análisis para poder determinar las propuestas de solución.

La propuesta de reorganización corresponde al capítulo cuatro, donde se materializan

las ideas de solución para cubrir con eficiencia los aspectos a corregir, en recursos
humanos, recursos materiales, espacios, equipamiento, recursos tecnológicos y
procesos archivísticos.

4
Capítulo 1. Elaboración de proyectos para organizar archivos

Para dar inicio a este capítulo es conveniente dar a conocer el concepto de proyecto,
debido a su constante utilización y gran variedad en los ámbitos administrativos,
personales, laborales, escolares y científicos. La organización y funciones de toda
institución pública o privada habitualmente implican actividades o proyectos que están
vinculados, debido a que comparten ciertas características, como, por ejemplo:

 Son desarrollados por personas;

 Tienen recursos limitados; y
 Son planeados, ejecutados y controlados.

El proyecto es un conjunto de acciones que se planifican a fin de conseguir una meta

previamente establecida, para lo que se cuenta con una determinada cantidad de
recursos. Todo proyecto, ya sea que tenga fines personales (por ejemplo, una
modificación en casa, la construcción de un mueble), profesionales (la creación de una
empresa o la construcción de una estructura) o investigativos (un proyecto científico),
posee un orden dividido en fases que permiten alcanzar finalmente la meta u objetivo
establecido.

El maestro José Didier argumenta que:

Un PROYECTO es la búsqueda de una solución inteligente tendiente a resolver necesidades

humanas; por ello su formulación, su evaluación y las decisiones finales, se circunscriben a la
medida y a las expectativas humanas. Por tal razón, el PROYECTO debe nacer de la reflexión
ante una necesidad u oportunidad detectada; de la conexión o creación de ideas que permitan
formular hipótesis que den una posibilidad para la acción, del querer comprobar conceptos
materializados en una decisión o plan estratégico y de una acción que permita no solo satisfacer
necesidades o aprovechar oportunidades sino también lograr la experiencia necesaria para
1
mejorar continuamente nuestros procesos de supervivencia.

El diccionario de RAE describe el término proyecto como “Primer esquema o plan de

cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma definitiva.” 2

Los proyectos son desarrollados en todos los niveles de una organización, logran
integrar a una sola persona o a varias y pueden abarcar a un solo sector o a la totalidad
de la organización.

Lo deseable es que el objetivo perseguido por el proyecto se cumpla en un cierto

período temporal definido con anterioridad y respetando un presupuesto, de lo contrario
se dirá que el proyecto ha fracasado. Un proyecto puede ser simplemente un plan o
una idea, al menos en la vida cotidiana o en el lenguaje coloquial.

1
DIDIER Vaquiro, C. José. Gerencia de proyectos para PYMES. ¿Qué es un proyecto? [en línea] [fecha
de consulta: 14 de junio de 2015]. Disponible en: http://www.pymesfuturo.com/Proyectos.htm
2
Diccionario RAE práctico del estudiante. Madrid: Santillana, 2012. [en línea] [fecha de consulta: 14 de
junio de 2015]. Disponible en: http://www.rae.es/obras-académicas/diccionarios/diccionario practico del
estudiante#sthash.GGC4YiAH.dpuf
5
Cuando se habla de proyectos en un marco más formal, es habitual que puedan
distinguirse diversas etapas en su desarrollo; primero surge una idea que reconoce una
oportunidad, luego se diseña el proyecto en sí mismo con la valoración de las
estrategias y opciones, y finalmente se ejecuta el plan. Cuando se concreta el proyecto,
llega la hora de evaluar los resultados según el cumplimiento, o no, de los objetivos
fijados. Los proyectos que se realizan en una empresa o institución buscan la obtención
de los fines trazados y como regla general una mejora en los rendimientos financieros
de la misma o un reproceso de sus actividades, para alcanzar mejores resultados en su
administración y organización. Un claro ejemplo de un proyecto es el que realizan los
estudiantes de ciertas carreras universitarias para conseguir su titulación, demostrando
de esta manera que han adquirido los conocimientos y habilidades necesarias para el
desempeño de su profesión, como en este caso particular.

1.1 ¿Qué es un proyecto archivístico ?

Los proyectos archivísticos surgen de la necesidad de coadyuvar con las instituciones

públicas o privadas para ser más eficientes en la administración, resguardo,
preservación, difusión y prestación de servicios de los acervos documentales con que
cuentan, así como dar cumplimiento a las leyes, reglamentos y manuales en materia
archivística dentro de un país o región, en este caso, en el Archivo de Concentración
del Municipio de Naucalpan de Juárez, Estado de México. Son una herramienta técnica
y metodológica mediante la cual se realizan diagnósticos y/o auditorías administrativas,
se recopila la información de los resultados en los procedimientos archivísticos y se
cuantifican los recursos con que cuenta la institución, lo que nos conduce a proponer
soluciones.

García Hernández refiere:

Las instituciones, públicas o privadas, deben tomar en cuenta diversos factores para ejercer una
adecuada administración, especialmente se deben revisar las áreas documentales, ya que de
éstas dependen en gran medida los hechos presentes y futuros tomando en cuenta el pasado, de
no ser así, la secuencia de las actividades se pierde, así como su lógica y objetividad,
3
ocasionando que las administraciones “empiecen de cero”.

1.2 Importancia de los proyectos archivísticos

En todas las entidades administrativas, ya sean públicas o privadas, siempre existirán

archivos qué organizar para un mejor control y resguardo de los acervos documentales,
lamentablemente, por diversas razones, en la actualidad no se cuenta con una partida
presupuestal por lo que no se llevan a cabalidad los lineamientos estipulados en las
leyes y reglamentos en materia archivística; en la mayoría de las veces solo se aplican
en forma parcial y con un desconocimiento de los procedimientos técnicos y
profesionales de la Archivonomía.

3
GARCÍA Hernández, Oscar Eduardo. Guía de Auto Aprendizaje. Organización de Archivos II, SEP.
ENBA. México. 2000. p. 29

6
Con lo anteriormente descrito respecto a cuál es la importancia de elaborar un proyecto
archivístico, se considera que el contar con un proyecto para la organización o
reorganización de un archivo es un recurso importante que permite desarrollar una
planeación estratégica en los procedimientos de organización archivística, conociendo
la situación real de sus recursos (humanos, materiales, financieros, tecnológicos y
normativos), a fin de mejorar tanto su funcionamiento como la prestación de sus
servicios a los usuarios internos y externos, y al mismo tiempo concientizar al personal
directivo de la responsabilidad que conlleva tener los archivos debidamente
organizados.

Afortunadamente para el profesional de la Archivonomía, en la actualidad hay gran

cantidad de acervos donde pueden aplicar sus conocimientos, pues en toda sociedad la
información documental invariablemente está presente en el entorno de las actividades
del ser humano, por lo que siempre existirá la oportunidad de organizar o reorganizar un
archivo por medio de un proyecto archivístico.

1.3 Diagnóstico archivístico

En la actualidad, con los avances tecnológicos y la apertura de los medios de

comunicación como la red Internet, se ha trastocado a la vasta generación de
documentos en las instituciones públicas y privadas. No obstante, independientemente
de la creación de documentos electrónicos, los soportes en papel tradicional siguen
siendo las fuentes primarias de consulta de información en los archivos, con la
globalización de los medios masivos del registro de la información aplicados mediante
los recursos tecnológicos (computadoras, escáner, fotocopiadoras, impresoras,
software etc.). En este contexto, las actividades archivísticas se han acrecentado, lo
que aunado a la escasa cultura archivística a nivel nacional en México, en las tres
entidades de gobierno, federal estatal y municipal, han llevado a incrementar el rezago
de la administración pública en cuanto a la organización de los archivos documentales.

Herrera Monterroso define el diagnóstico administrativo de la siguiente manera:

Es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamental conocer la
organización administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de
detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y
4
proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos.

A fin de realizar un diagnóstico archivístico es necesario conocer sus etapas y

procedimientos para llevarlo a la práctica en una organización administrativa, como
parte de una planificación o proyecto de estudio, permitiéndonos obtener información,
analizar datos, establecer conclusiones y proponer acciones de mejora que arrojen
resultados concretos en un tiempo determinado.

4
HERRERA Monterroso, Haroldo Eduardo. Diagnóstico administrativo. [En línea].Febrero 19, 2007.[Fecha
de consulta: 16 septiembre 2015].Disponible en: http://www.gestiopolis.com/diagnostico-administrativo/
7
Por medio de un diagnóstico archivístico se podrá interiorizar en las funciones y
procedimientos de un grupo social o mejor aún en un ambiente de trabajo, conociendo
sus debilidades y fortalezas, sus formas de interactuar con sus diversos integrantes y su
desenvolvimiento, toda vez que la función primordial de un diagnóstico archivístico es la
identificación de problemas, así como el comportamiento laboral, sus causas y sus
consecuencias, pero también sus potencialidades, definiendo estrategias a fin de
buscar alternativas para optimizar el funcionamiento de la organización administrativa.

Cuando se tomó la iniciativa de presentar un proyecto para la reorganización del

Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez, Estado de México, se
consideró que la viabilidad de materializarlo primeramente era mediante la realización
de un diagnóstico archivístico que permitiera el análisis de la situación y la definición de
un conjunto de indicadores para determinar el carácter específico de un problema y sus
posibles soluciones dentro de los archivos. Para interiorizarnos en este tema se
expondrá el aporte de algunos autores.

Cruz Mundet argumenta:

El diagnóstico archivístico es la primera etapa en la organización del archivo central y consiste en
un procedimiento metodológico mediante el cual se analiza y se determina la situación y los
5
problemas archivísticos de una institución, ya sea privada o pública.

El diagnóstico archivístico es el análisis que se aplica para detectar problemas y dar

posibles soluciones. Cabe aclarar que el diagnóstico no solo incluye un área o un
problema específico sino que puede abarcar varios de ellos sin perder la esencia de lo
que se planeó.

Existe una diversidad de propuestas acerca de las etapas de un diagnóstico pero solo
se describirán las siguientes: planeación, desarrollo, análisis y evaluación de resultados,
informes finales y propuestas de soluciones; como se mencionó anteriormente el
diagnóstico archivístico es el procedimiento que conducirá a interiorizarse en la
organización de las instituciones.

García Jaén describe lo siguiente:

La importancia del diagnóstico radica en que permite explorar cuál es la situación y la problemática
de una institución en materia de archivística, así como determinar si se ha realizado algún estudio
previo y de ser así, ¿Cuáles fueron los resultados?, es decir, investigar si existe algún antecedente
que sirva de referencia. Es preciso hacer una primera aproximación a la realidad documental, pues
antes de continuar debemos saber si ha habido alguna actuación archivística y en este caso,
6
analizarla previamente.

5
CRUZ Mundet, J.R. Manual archivística. Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Madrid: 1994, p. 169.
6
Jaén García, Luis Fernando, EL diagnostico archivístico. Una propuesta metodológica. [en línea] [fecha
de Consulta: 25 de junio de 2015].Disponible en:
http://www.archivonacional.go.cr/pdf/articulos_ran/ram_varios_01.pdf.
8
Con la aplicación del diagnóstico archivístico en el Archivo de Concentración del
Municipio de Naucalpan de Juárez, Estado de México, se observará si hay una
metodología de un sistema integral de archivos, en caso favorable se revisará si es
acorde a la normatividad vigente, delineándose su situación actual con base en el
volumen documental que recibe y resguarda por los reducidos espacios físicos que
tiene la institución para conservar los acervos documentales, la frecuencia de las
transferencias primarias de las entidades y dependencias del citado Municipio, la
ausencia de procesos de valoración, selección y eliminación documental y la
periodicidad de las transferencias secundarias al Archivo Histórico.

El autor Valderrama expone que:

El diagnóstico es entendido como la búsqueda e identificación de problemas, oportunidades y

objetivos, así como el análisis y evaluación de las necesidades de información y mantenimiento del
7
programa, además de planes de mejoramiento y planes de contingencia.

El diagnóstico archivístico se elaborará, entre otras razones, para mejorar el programa

de gestión documental, a fin de que lo provea de un plan de acción con líneas
concretas, que asegure su implementación de manera efectiva.

Asimismo, se identificarán problemas, oportunidades y objetivos, se analizarán y

determinarán los intereses de información, mantenimiento, evaluación y documentación
del programa, y se formularán planes de mejoramiento y planes de contingencia.

Para facilitar el seguimiento y veracidad de los procedimientos de la administración y

organización del Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez,
Estado de México, se consultarán sus manuales de organización, de funciones y de
procedimientos.

La planeación del diagnóstico se dividirá en diversas etapas y su integración estará a

cargo del representante de la Subdirección de Control de Documentación Municipal,
dependiente de la Secretaría del H. Ayuntamiento, órgano coordinador de archivos, a
través del cual se definirán las políticas generales de la gestión documental en cada
organización y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la
documentación, a fin de garantizar su adecuado desarrollo.

La planeación es la parte fundamental para dar comienzo al diagnóstico archivístico;

servirá de referencia de los pasos a seguir para ir recopilando la información que se
desea obtener, identificando las anomalías que presenta el archivo; por medio de una
planificación se establece una meta para alcanzar los objetivos en un tiempo
determinado. La planeación se estructura en distintas etapas, por lo que se tendrán que
tomar decisiones; es habitual iniciar con la identificación de un problema o sucesos
dentro del archivo y posteriormente analizar la información de los resultados.

7
Fernández Valderrama, L. D. Gestión Documental. Revista Digital Sociedad de la Información. [en línea].
[fecha de consulta: 25 de junio de 2015].2001. Disponible en: http://www.sociedadelainformacion.com
9
La primera etapa del diagnóstico archivístico iniciará conociendo los orígenes de la
institución, como son, sus antecedentes, su evolución y sus leyes y reglamentos que
sustenten su creación, el siguiente paso consistirá en conocer su organización
administrativa (organigrama) que muestre de manera general las secciones que la
integran para el desarrollo de sus actividades. Otro asunto importante a saber es cuál
es su misión y visión, así como la revisión de sus manuales de organización, de
funciones y de procedimientos.

Como último punto y no menos importante se resalta la necesidad de tener

acercamiento con las personas que laboran en la institución debido a la interacción que
se deberá tener con ellas, esto con el fin de lograr esa confianza que permita con
mayor veracidad la recogida de la información que se esté solicitando, un mejor análisis
de los resultados y la determinación de la propuesta de solución.

1.4 Metodología para la obtención de datos

La metodología es un procedimiento que nos permite establecer de forma ordenada y

planificada los pasos para alcanzar los objetivos, siendo de vital importancia en el
desarrollo de cualquier investigación. Por medio de la estructuración de la metodología
se obtiene la información exacta de los hechos que interesa conocer, avalando así la
confiabilidad y veracidad del estudio.

En razón de lo anterior, se realizará una descripción de la metodología utilizada para el

desarrollo de la investigación, describiendo cada uno de los elementos utilizados, tales
como: Un diagnóstico archivístico, el tipo de investigación y los instrumentos para la
recolección de los datos, con el propósito de determinar el estado actual del archivo,
verificar las circunstancias en las que se encuentra y tener una visión global de la
problemática existente, lo que permitirá, a partir de esta realidad, ejecutar un plan de
acción de acuerdo con los resultados obtenidos.

Se utilizarán la entrevista y el cuestionario, por ser las técnicas para obtener datos
relevantes y significativos. Se opta por la modalidad de entrevista estructurada con el
propósito de que los empleados (auxiliar, archivistas, secretarias, entre otros) tengan la
libertad de dar su opinión de manera tal que proporcionen la información requerida y su
aporte esclarezca las incongruencias en la administración y organización del Archivo de
Concentración, para una mejor obtención de los resultados.

Cruz Mundet explica:

Una fuente importante para recabar información en los diagnósticos, son las entrevistas con
personas que por su posición y experiencia conozcan bien la realidad y la evolución de la entidad,
así como las encuestas al personal que desarrolla las tareas administrativas. Sirven para validar la
información y las conclusiones obtenidas de los documentos, pero también, y sobre todo, para
obtener nuevos conocimientos acerca del funcionamiento efectivo de la cultura de la organización,
de los circuitos de información, de las relaciones no descritas, de la comunicación informal y de la
8
visión que los propios miembros tienen de la entidad en la que trabajan.

8
Cruz Mundet, J. R. La gestión de documentos en las organizaciones, Madrid 2006. p. 46.
10
El cuestionario estará estructurado y pre-codificado de manera que las preguntas
estarán enfocadas a los recursos con que cuenta el Archivo para su administración y
organización, y serán formuladas de modo que requieran la elección de respuestas
preestablecidas con el fin de recopilar los datos de forma estructurada, a efecto de
medir la percepción que tienen los empleados del servicio que presta el Archivo.

Al respecto, Heredia Herrera afirma:

En el caso de la evaluación documental, los cuestionarios y formularios para recabar información

con vista a obtener un conocimiento profundo de la situación de este proceso, cobran una gran
9
importancia al convertirse en testimonios y pruebas de la realidad preocupante.

El cuestionario contendrá preguntas concretas agrupadas en apartados temáticos sobre

los recursos humanos (perfil profesional, vacantes, desempeño laboral en la
organización y procedimientos archivísticos), recursos materiales (instalaciones óptimas
del inmueble, conservación y buen funcionamiento del mobiliario, instalaciones
adecuadas en caso de connato de incendios o sismos), recursos financieros
(planeación, programación y administración del presupuesto asignado), recursos
técnicos (utilización de instrumentos de descripción como catálogos, inventarios y
guías) y recursos normativos (identificación de la misión y visión del Archivo, utilización
de manuales de organización y de funciones, opinión sobre la normatividad y difusión
de la temática archivística en México, y registro del Archivo ante el AGN).

En el protocolo de la encuesta se especifica que ésta se aplicará al responsable del

Archivo de Concentración, y los cuestionarios a cada uno de los empleados que
laboran en éste; más adelante se describirá su estructuración.

1.5 Análisis de la información

Una parte fundamental de todo diagnóstico consiste en el análisis de la información

recabada, que es el paso previo para la elaboración de la propuesta de solución. En un
proyecto archivístico los diagnósticos son la parte esencial en que éste se sustenta; su
finalidad se orienta a reconocer las causas de los problemas suscitados.

De esta manera, en un proyecto los diagnósticos son fundamentales para proponer

soluciones a diversas cuestiones. Además, el Archivónomo levantará un diagnóstico
personal, el cual cotejará contra las opiniones proporcionadas por los entrevistados y
por los datos vertidos en el cuestionario para determinar la realidad archivística de la
institución investigada. Es necesario que el Archivónomo sea objetivo y no subjetivo
para que los datos asentados como conclusiones del diagnóstico proporcionen
información veraz.

9
HEREDIA Herrera, A. Los procesos de evaluación documental. Cuestionarios, Formularios. AABADOM,
vol. (22), 4-8.2001

11
Si los datos obtenidos vía cuestionarios y entrevistas no concuerdan con la información
recabada de manera personal (observación), se procederá a mediar estadísticamente la
información sin inclinar la balanza hacia un lado u otro. Esto, debido a que los datos
proporcionados por los involucrados son de suma importancia, aunque no son una
fuente de información única, y por otro lado, no hacemos valer nuestra opinión
tajantemente como la mejor.

1.6 Cronograma de actividades

Como parte del proyecto archivístico es necesario calendarizar las actividades que se
propongan de acuerdo como éstas se realizarán, proponiendo los tiempos de desarrollo
y la culminación satisfactoria de las mismas.

Para efectuar tal fase se deben retomar todos los aspectos de la propuesta de solución,
ya que con base en ellos se establecerán gráficamente los tiempos. Permiten distinguir
el tiempo destinado a cada una de las diferentes etapas de este proceso y señalar la
fecha de término de ellas.

El tipo de investigación caracteriza la estructuración del cronograma, así como la

disponibilidad de los recursos humanos, financieros y materiales. El tiempo que se
destine a la ejecución de cada etapa dependerá de la disponibilidad de estos factores.

El trabajo de campo (recopilar información), el procesamiento y el análisis de la

información frecuentemente toman mayor tiempo que las demás etapas.

1.7 El archivo de concentración

Durante la historia de la humanidad el hombre empezó a comunicarse mediante

sonidos y epígrafes, lo que provocó su evolución, dejando huella perenne en soportes
rústicos como escrituras en rocas, tablillas de arcilla, madera, escrituras cuneiformes,
manuscritos en papiros, mismos que se resguardaban en lugares específicos como
santuarios sagrados y a los cuales únicamente tenían acceso gente intelectual y de
poder, como los gobernantes, sacerdotes y los mismos escribanos, dando inicio así a
los archivos, no solo por el soporte documental con que fueron creados sino por la
información de relevancia que contenían, dando sus primeros pasos al término de
archivo.

La palabra archivo tiene diversas acepciones por parte de autores, especialistas y

profesionales de la archivística, quienes en su sentir personal le dan ese aporte pero al
final siempre encauzado a la organización y preservación de los soportes documentales
mediante los mecanismos de control e instrumentos descriptivos (inventarios, catálogos,
guías etc.).

Para un mejor entendimiento, a continuación se exponen los aportes de diversos

autores especialistas en la archivística, con su muy particular percepción.
12
López Yépez define un archivo como:

El depósito donde se conservan los documentos, también la institución u oficina responsable de

recibir, organizar, conservar y difundir los documentos y la información que contienen para servir
10
de testimonio a la gestión administrativa, la investigación, la cultura y a los ciudadanos.

Por su parte Antonia Heredia señala que un archivo:

Es uno o más conjuntos de documentos sea cual fuera su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso
de su gestión, conservados respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para
11
las personas o institución que la produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.

En el manual de normas y procedimientos del anterior IFE, se estipula lo siguiente:

Conjunto ordenado de documentos que una persona, sociedad o institución producen o reciben en
cualquier soporte en el ejercicio de sus funciones o actividades. Lugar donde se reúnen, custodian,
conservan, organizan, ordenan, clasifican, describen, difunden y consultan los conjuntos (grupos)
12
documentales orgánicos para la gestión administrativa, la investigación y la cultura.

El autor Theodore R. Schellenberg indica que:

Son aquellos registros de cualquiera institución pública o privada que hayan sido considerados
ameritar para su preservación permanente con fines de investigación o para referencia y que han
13
sido depositados o escogidos para guardarse en una institución archivística.

Como se observa en los diferentes conceptos de archivo, éste se define como un lugar
apropiado para el resguardo de información asentada en cualquier soporte donde se
evidencian acciones realizadas por instituciones públicas o privadas en el ejercicio de
sus funciones.

1.7.1 Funciones

Una vez que se ha definido el concepto de archivo se describirán las funciones

principales del archivo de concentración, qué es donde se estará realizando el
diagnóstico archivístico para verificar su situación actual y así determinar una
propuesta de solución encaminada a ofertar una mejor administración de esta unidad de
información. Es importante conocer las funciones que lo caracterizan, es decir, cuál es
su papel con base en el ciclo vital del documento.
Si bien es cierto que este archivo resguarda soportes documentales, sus actividades
difieren de los archivos de trámite debido a que los documentos se encuentran sujetos a

10
LÓPEZ Yépez, José. Diccionario enciclopédico de ciencias de la documentación. Madrid: 2004 p. 78
11
HEREDIA Herrera, A. Archivística General: teoría y práctica. Sevilla: 1991 p. 89.
12
Manual de Normas y Procedimientos, IFE, Archivo Institucional, México D.F. p. 4-5 [En línea]. 2009.
[Fecha de consulta: 16 agosto 2015]. Disponible
en:http://norma.ine.mx/documents/2009_Manual_Archivo_Institucional.pdf
13
SCHELLENBERG Theodore R. Archivos modernos. Principios y técnicas. Cuba. Imprenta del Archivo
Nacional de la Habana. 1958. pág. 42.
13
procedimientos específicos por el plazo precaucional y la vigencia de sus valores
primarios, como son, el administrativo, legal y fiscal, por haber concluido los trámites
administrativos e iniciar la transferencia primaria al citado archivo de concentración.

Diversos autores también llaman al archivo de concentración, archivos de transferencia.

Son los que contienen expedientes de asuntos terminados o de escaso movimiento que han sido
retirados de los archivos de trámite de las dependencias, para su guarda, hasta que venza el plazo
14
de conservación.

El autor Jaén García argumenta:

La creación de archivos centrales en las instituciones, públicas y privadas, es la solución a este
problema; el cual se puede definir como: el archivo central es un departamento logístico, dirigido por
un archivista, donde los documentos producidos y recibidos por todas las dependencias de una
entidad son reunidos, clasificados, ordenados, descritos, seleccionados, conservados y custodiados.
Su finalidad es brindar servicio a otros departamentos, proporcionar la información necesaria para la
gestión administrativa y la toma de decisiones y facilitar la investigación de carácter institucional y
15
científica.

En México, en el mes de enero de 2012 se publicó la Ley Federal de Archivos, la cual

vino a normar las funciones de los diferentes archivos públicos que existen en el país, lo
que provoca que los sujetos obligados como los servidores públicos tengan que
procurar su exacto cumplimiento. El archivo de concentración es la unidad de
información responsable de los procesos archivísticos aplicables en la fase semiactiva
del documento, de acuerdo al ciclo vital. Esta documentación surge como consecuencia
de su uso esporádico y de los procesos archivísticos realizados en el archivo de trámite,
la valoración primaria, expurgo y transferencia primaria; en este sentido este archivo
brinda principalmente el resguardo, custodia y administración de esta documentación
por un tiempo determinado. Corresponde al archivo de concentración el tratamiento de
la documentación semiactiva con la finalidad de garantizar la administración de la
misma, desde la recepción, la pronta integración al acervo, la ordenación y el registro
topográfico de las unidades de conservación, así como su pronta recuperación y
consulta, apoyándose en los recursos técnicos necesarios.

Dentro de sus funciones se encuentran las siguientes:

 Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios para

su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas
documentales.

14
Las Unidades de Correspondencia y Archivo en el sector público federal. Guía para su organización y
funcionamiento, Secretaria de la Presidencia, Dirección General de Estudios Administrativos, México
D.F., Julio de 1973. p. 23.
15
GARCÍA, Jaén, óp. Cit. P. 12

14
  Evitar saturar a los archivos históricos con documentos que todavía no son de libre
acceso para el público, una parte considerable de los cuales están destinados a
ser destruidos transcurridos ciertos plazos de tiempo.
 Asegurar la selección de los documentos que vayan a ser conservados o
eliminados.
 Garantizar a las administraciones de origen la plena responsabilidad de sus
documentos, es decir, el acceso a los mismos cuando sea necesario.

 Realizar dichas funciones a bajo costo mediante el aprovechamiento intensivo del

espacio.

1.7.2 Transferencia

El personal archivista debe ser objetivo al momento de realizar los traslados controlados
y sistemáticos de expedientes semiactivos del archivo de trámite al archivo de
concentración y de los semi-activos al archivo histórico; no es tomar a la ligera o
primordialmente tener la creencia de generar espacios. Toda transferencia documental
debe ser analizada y sustentada de acuerdo al catálogo de disposición documental con
que se cuente.

1.7.3 Transferencia primaria

Se entiende como el envío sistemático de la documentación archivada en la unidad de

trámite que deja de tener utilidad inmediata para las funciones de la unidad generadora,
por lo que se considera que ha concluido con la vigencia de sus valores primarios:
administrativo, legal y fiscal.

1.7.4 Políticas

Las políticas en los archivos documentales siempre han estado presentes, lo que ha
fortalecido los procedimientos archivísticos y ha permitido tener hasta donde sea
posible una estandarización en sus funciones por estar estipuladas en instrumentos
normativos para su ejecución; en la época del Medievo ya estaban en uso, recordemos
que la existencia de las clases sociales estaban bien definidas y el acceso a la
información tendría una exclusividad a personajes de importancia como los
gobernantes, el clero, los sabios y posiblemente los escribanos.

Durante la evolución y desarrollo de las sociedades en el mundo, las ideas libertarias

también han sufrido cambios importantes, por lo que el derecho de todo ciudadano es
tener acceso a la información para los conocimientos mismos de la historia y sus raíces,
que le permitan una identificación propia y un nacionalismo con el que se identifiquen.

15
Para formarse un mejor juicio, a continuación se expone el concepto de política:

Un conjunto de ideas, convencimientos o acciones sociales que se relacionan con las cuestiones
públicas o con el poder. Se habla de política al hacer referencia a un grupo de gobernantes y su
16
relación con el grupo al que gobierna.

La política es la reglamentación que dirigirá distintas acciones establecidas dentro de

una sociedad, la ejemplificación que Montviloff explica es la siguiente:

Una política es una serie de principios y estrategias que orientan un curso de acción para alcanzar
un objetivo determinado. Las políticas pueden desarrollarse a nivel orgánico o institucional (micro
política) o a nivel nacional, regional o internacional (macro política).

Las políticas están contenidas en los llamados instrumentos de política; éstos pueden ser de las
siguientes clases: instrumentos jurídicos (constitución, leyes y decretos del parlamento,
reglamentos, tratados internacionales, etc.), instrumentos profesionales (códigos de conducta,
deontología, etc.) e instrumentos culturales (costumbres creencias, tradiciones, valores sociales,
17
etc.).

Una vez comprendida la definición de política, el profesional archivista tendrá la

necesidad de conocer los rasgos fundamentales de las políticas de información por ser
la base misma de la administración de los archivos, como argumenta la expositora
Torres Martínez.

Se pueden definir como directrices que deben ser seguidas a través de la ejecución de normas,
reglas, códigos o leyes sobre las etapas de la generación de la información, cadena que va desde
la creación, procesamiento, conservación, destrucción y uso. Podríamos decir que las políticas de
información en archivos están situadas desde la época colonial, aquí se manifiesta principalmente
la política de preservación, pues al irse acumulando los diferentes fondos por las instituciones
virreinales no había un lugar propicio para ir resguardando los documentos; un primer
acercamiento de políticas durante esta época fue la Ordenanza propuesta por el Segundo Conde
de Revillagigedo, quien propuso crear un repositorio donde se reunieran todos los documentos, es
18
decir, crear un Archivo General.

1.7.5 Normas generales

Para la organización y funcionamiento del Archivo de Concentración del Municipio de

Naucalpan de Juárez, Estado de México, nos apegaremos a lo establecido en el
“Reglamento de Archivo y crónica municipal de Naucalpan de Juárez, México” 19

16
Definición de política Qué es, Significado y Concepto [en línea]. [fecha de consulta:12 de julio
2015].Disponible en:http://definicion.de/politica/
17
Montivloff, Víctor. Políticas nacionales de información. Manual para la formulación, aprobación,
ejecución y funcionamiento de una política nacional de información. Programa General de Información y
UNISIST. - París: UNESCO, 1990. - IX, 169 p.
18
TORRES Martínez, Laura Cristina. Ponencia Surgimiento de Políticas de Información en Archivos. En
las IX Jornadas Archivísticas de la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior
(RENAIES). Gaceta ENBA Vol. 01 Núm. [en línea].3 noviembre 2009. [fecha de consulta: 16 agosto
2015] .Disponible en: http://www.enba.sep.gob.mx/files/e_gaceta_3.pdf.
19
México. Unidad Municipal de Información 2006-2009. Reglamento de Archivo y Crónica Municipal de
Naucalpan de Juárez, Estado de México, 20 de octubre del año 2005.
16
Integrado por la documentación semiactiva generada por las diferentes dependencias,
entidades o unidades administrativas, relativa a asuntos cuyos valores primarios han
concluido (administrativo, legal y fiscal) y su consulta es eventual o esporádica, los
cuales son transferidos por un archivo de trámite de la Administración Pública para su
conservación precaucional, mientras vence su vigencia administrativa.

El Archivo de Concentración está subordinado al Departamento de Archivo de la

Subdirección de Control de Documentación Municipal, dependiente de la Secretaría del
Ayuntamiento.

Para la administración y organización del Archivo, corresponde al titular del

Departamento de Archivo de Concentración los siguientes asuntos:

 Formular políticas, lineamientos, métodos, técnicas, procedimientos de trabajo y

mecanismos de funcionamiento y control que deban aplicarse en los archivos de
trámite y de concentración, en coordinación con el Comité de Información del
Municipio de Naucalpan de Juárez;

 Custodiar la conservación y seguridad del acervo documental contenido en el

mismo;

 Llevar a cabo la clasificación de todos los documentos y expedientes oficiales

emitidos o en resguardo por la Administración Pública, que se encuentren en el
Archivo de Concentración;

 Llevar un libro de registros de las diversas publicaciones oficiales federales,

estatales y municipales, en el cual se anotarán las existentes y faltantes; la
información de naturaleza jurídica que envíe la Federación, el Estado, el Distrito
Federal u otros municipios, en el marco de los acuerdos de coordinación
respectivos y en los términos de la normatividad aplicable;

 Integrar progresivamente la colección de gacetas estatales, municipales y

síntesis de prensa;

 Depurar el Archivo de Concentración en términos del Reglamento y demás

normatividad aplicable;

 Elaborar y actualizar periódicamente el calendario de caducidades, con el

propósito de llevar un control eficiente de las fechas de vencimiento de los plazos
de conservación del acervo documental;

 Rendir con veracidad los informes estadísticos y de trabajo cada vez que lo
soliciten las autoridades superiores;

 Apoyar y asesorar a los usuarios del Archivo de Concentración y a los servidores

públicos que manejen los archivos de trámite;
17
  Establecer y actualizar una base de datos de consulta para la rápida localización
de la documentación que integra el Archivo de Concentración;

 Informar con periodicidad al Subdirector acerca del estado general que guarda el
Archivo de Concentración;

 Elaborar, para firma del Subdirector, el oficio para solicitar a la Comisión

Dictaminadora la revisión técnica de los expedientes o documentos que se
pretende dar de baja, así como el escrito de notificación, señalando la fecha y el
lugar en el que se llevará a cabo la destrucción física de los mismos;

 Coordinarse con las instituciones correspondientes para establecer prácticas

relacionadas con las nuevas técnicas, sistemas o procedimientos archivísticos
que coadyuven a la modernización de las actividades propias del Archivo de
Concentración; y

 Los demás que le encomiende el Subdirector y aquellas necesarias para el eficaz

y eficiente desempeño de sus funciones.

1.7.6 El ciclo vital y el archivo de concentración

Durante la historia de los archivos no se tenía conocimiento del concepto del ciclo vital
del documento, por lo que el archivista únicamente contemplaba el resguardo y
preservación de los soportes documentales. La gran concentración de los documentos
trajo consigo una problemática que rebasó las funciones y espacios asignados a los
archivos; durante la evolución y desarrollo de las gestiones administrativas los
especialistas en archivística tuvieron la determinación de implementar acciones
inmediatas para dar una solución al desahogo de la acumulación documental que
permitiera que los archivos tuvieran la optimización en su administración.

Respecto a las etapas del ciclo vital del documento, el Diccionario de Archivística
describe:

Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo desde que se producen
(archivo de trámite) y pasan por el archivo de concentración, hasta que se eliminan o se conservan
en un archivo histórico. Técnicamente se divide en tres fases: fase activa, semiactiva e inactiva de
los documentos, de acuerdo con la identificación y asignación de sus valores primarios
20
(administrativo, fiscal, legal) o secundarios (testimonial, evidencial, informativo).

Toda información que está plasmada en un documento sirve para la consulta de

información y para la toma de decisiones, la cual se debe analizar para determinar los
valores y las etapas del ciclo vital en las que estará.

20
Diccionario mundo archivístico >[en línea].[fecha de consulta: 22 de julio 2015].Disponible en http://
http://www.mundoarchivistico.com/?menu=diccionario&id=655>
18
La denominación que se da al ciclo vital del documento se asigna a las distintas fases o
etapas por las que va transitando el documento, desde su creación hasta su eliminación
o selección para su custodia permanente.

El autor Núñez Fernández menciona:

El principio del ciclo vital de los documentos, según el cual los documentos generados por una
institución productora poseen su propio ciclo vital a semejanza de los organismos vivos pasando
21
por su génesis o nacimiento, su juventud, su madurez y su vejez definitiva.

El período de conservación de los acervos documentales en el archivo de concentración

es denominado precaucional; el tiempo que permanecerá resguardado dependerá de
los valores primarios de los documentos, que son: administrativo, legal y fiscal, este
tiempo estará establecido en el Catálogo de Disposición Documental conforme a los
requerimientos institucionales que se tengan. En esta fase se realiza una valoración
secundaria para determinar su guarda permanente en el archivo histórico o su baja
documental.

En este sentido, Cruz Mundet señala:

Respecto del ciclo de vida, principio desarrollado en los años treinta tras el establecimiento del
Archivo Nacional de los Estados Unidos (1934), viene a significar que la información documental
tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual nace (fase de creación), vive (fase de
22
mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo).

En términos más acordes al lenguaje archivístico, un documento se produce, luego es

utilizado mientras la información que contiene posee algún tipo de valor (primario o
secundario) y finalmente se destruye o se conserva como memoria histórica si la
información tiene un valor de importancia.

Por su parte Borrás refiere:

El desarrollo de la teoría de las edades de los documentos y de los conceptos vinculados, más
específicamente las nociones de valor primario y valor secundario, aportaron más elementos que
justificaban la tan necesaria aplicación de técnicas archivísticas en el periodo de actividad máxima.
En correspondencia a lo expuesto se deberían aplicar ya en los archivos de gestión u oficina
criterios uniformes de clasificación de documentos y pautas de selección de documentación, con la
finalidad de determinar el lugar de conservación y su destino final, así como métodos de
descripción de contenidos para alcanzar la eficiente recuperación de la información desde su
23
generación.

21
NUÑEZ Fernández, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos. Gijón (Asturias): Editorial Trea, S. L.,
Septiembre de 1999, p 136.
22
CRUZ Mundet, José Ramón, La Gestión de Documentos en el Estado Español: Balance y Perspectivas,
Universidad Carlos III de Madrid, Métodos de Información · Vol. 4 - Nº 17-18 [en línea]. junio 2010, p.30
[fecha de consulta: junio 22 de 2015] Disponible
en:http://www.researchgate.net/publication/28801987_La_Gestin_de_documentos_en_el_Estado_Espaol
__balance_y_perspectivas
23
BORRÁS, Joaquim. Las relaciones entre archiveros y productores de documentos. Archivo de la
Universidad Pompeu Fabra. España. En Línea]. Marzo 2001, p. 30 [ fecha de consulta: junio 22 de 2015]
Disponible en: http://europa.eu.int/ISPO/dlm/fulltext/full_serr_es.htm
19
El ciclo vital del documento ha venido a optimizar las técnicas de organización en los
tres tipos de archivos (trámite, concentración e histórico) dentro de las instituciones
públicas o privadas, pero el desconocimiento de una formación archivística profesional
(Archivónomo) por parte del personal no profesional como el auxiliar archivista, los
ayudantes y las secretarias, ocasiona que éstos tengan renuencia o confusión al
momento de aplicar las técnicas de valoración y elaborar el catálogo de disposición
documental, lo que de raíz produce una mala administración y contribuye a romper con
el citado ciclo, lo que provoca grandes volúmenes de acervos documentales y ocasiona
en la mayoría de las veces el clásico amontonamiento de documentos. En la actualidad,
con los diversos ordenamientos jurídicos (leyes, reglamentos, manuales) que se han
generado parecería que esto ya es difícil que suceda pero la falta de una cultura
archivística en México, la escasa difusión y la poca exigencia para los sujetos obligados
origina que esto no sea así. En el manual de la anterior entidad IFE, se asienta que:

La transición de los documentos y/o expedientes que son generados en el Archivo de Trámite, para
después pasar al Archivo de Concentración y concluir el ciclo en el Archivo Histórico o en la baja
24
definitiva, se establece de acuerdo a las vigencias del Catálogo de Disposición Documental.

El ciclo vital de los documentos establece que la vida de éstos consta de tres edades o
etapas: Etapa activa, etapa semiactiva y etapa inactiva, las cuales se definen con base
en la utilidad, el valor y la ubicación de los documentos:

Etapa Activa: En esta etapa los documentos son generados en el ejercicio de las
funciones que realiza una unidad administrativa, son utilizados por los propios
generadores o administradores como parte del proceso de trámite de algún asunto o
proceso determinado. Su uso es continuo y generalmente se ubican en las oficinas
generadoras y receptoras de los mismos, como parte del proceso de gestión
administrativa. De acuerdo al tipo de documento de que se trate éste adquiere un valor
que puede ser administrativo, legal o contable, y que es considerado como valor
primario.

En esta etapa se determinan también, de acuerdo a su valor, los plazos de

conservación o vigencias documentales.

Etapa Semiactiva: En esta etapa ya no está presente el proceso de generación sino el

de administración y guarda. Generalmente, los asuntos o trámites que dieron lugar a los
documentos han concluido, no obstante, la información contenida puede ser consultada,
aunque de manera menos frecuente, por la propia unidad que los generó o bien por
otras de la misma organización para quienes la información también sea de interés.

Físicamente, los expedientes son trasladados a otro espacio denominado archivo de

concentración, por lo que la guarda y administración ya no depende de la unidad que
los generó.

24
Manual de Normas y Procedimientos, IFE, Archivo Institucional, México D.F. 2009, pág. 5

20
Los documentos continúan teniendo un valor primario y permanecen en esta etapa
hasta la conclusión de los plazos de vigencia, es decir, por el tiempo que se determinó
su utilidad, de acuerdo a su valor.

Etapa Inactiva: Es aquella en la que se establece el destino final de los documentos con
base en lo siguiente: una vez que prescribe el valor primario de los documentos, éstos
pueden darse de baja o bien adquirir un valor secundario que puede ser informativo,
testimonial o evidencial, por lo que con ello deben conservarse y reubicarse en el
archivo histórico.

Descrito el concepto del ciclo vital del documento, se ubicará la parte esencial que
corresponde al archivo de concentración por ser la unidad de información donde se
trabajará en el estudio y entendimiento de los procesos de organización y
funcionamiento.

En esta fase y dentro de este archivo se realiza una actividad denominada valoración
secundaria, la cual consiste en el análisis de los documentos semiactivos con valores
documentales primarios para identificar los valores documentales secundarios; esta
actividad determina el destino final de la documentación y se lleva a cabo a partir de
normas y técnicas que identifican la utilidad histórica o eliminación de la documentación,
a través de la mencionada valoración documental, la cual se debe observar en todo
momento en apego a la legislación archivística vigente, a fin de deslindar
responsabilidades. Otra actividad importante que se indica en el ciclo vital del
documento es la transferencia secundaria, que es el puente de enlace entre el archivo
de concentración con el archivo histórico, esto debido a que dentro del ciclo vital del
documento el archivo de concentración se localiza en la fase semiactiva, y la
documentación contenida en el mismo conserva sus valores primarios: administrativos,
fiscales, legales y contables, así como su valoración, la cual da elementos para
identificar los valores secundarios: evidencial, testimonial e informativo.
Figura No. 1. Fase semiactiva del ciclo vital del documento y el Archivo de concentración

http://capacitacionarchivistica.blogspot.mx/2011/03/el-ciclo-vital-y-el-archivo-de.html

Para concluir este capítulo y retomando los conceptos referentes a la propuesta de

organización del Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez,
Estado de México, mediante un diagnóstico archivístico, primeramente se tendrá que
conocer la fundación e historia del Municipio, retomando las bases que llevaron a la
creación del sistema municipal de archivo hasta situar al Archivo de Concentración
donde se estarán realizando las actividades para la recopilación de la información que
sustente este trabajo, lo que se argumentará en el siguiente capítulo 2.
21
Capítulo 2. El Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez

2.1 El Municipio de Naucalpan de Juárez

En el presente capítulo se abordará el origen del Municipio de Naucalpan de Juárez,

Estado de México, iniciando con su fundación y continuando con las diversas etapas
que evidencian hechos de relevancia que han venido a conformarlo primeramente como
una población prehispánica, alcanzando después su unificación e integración de
municipalidad y actualmente siendo uno de los más importantes en la rama industrial y
económica, así como en la temática archivística.

El significado del vocablo Naucalpan proviene del náhuatl, "el lugar de los cuatro barrios" o "en los
cuatro barrios", etimológicamente quiere decir "en las cuatro casas". “Los componentes fonéticos
son: Nau, contracción gramatical de nahui que quiere decir "cuatro"; cal deriva de calli, que quiere
decir: "casa" y no "barrio", y pan, se debe interpretar, en este caso, como "en" o como "lugar", cuyo
25
significado es "en las cuatro casas" o “lugar de las cuatro casas”.

Ramírez Segura describe lo siguiente:

La riqueza cultural, social, política y económica del Estado de México, en general, y del Municipio
de Naucalpan, en particular, históricamente se encuentra plasmada en documentos que han
realizado grandes escritores nativos de la entidad, entre los que destacan José Fernández de
Lizardi, el pensador mexicano; los hermanos Miramón, quienes contribuyeron a la difusión histórica
del Municipio; Ricardo Poeri, cronista del Municipio de Naucalpan y recolector de la trascendencia
histórica de los hechos relevantes en Naucalpan; sin estos personajes importantes que
contribuyeron a formar la historia del Municipio, no existiría la historia en Naucalpan de Juárez,
Estado de México.26

Como se antecede, los citados autores se dieron a la tarea de documentar

acontecimientos históricos de gran relevancia del municipio naucalpense, desde que se
integró como sociedad e impulsó su desarrollo económico, político y cultural, hasta
lograr un gobierno municipal independiente; en la época moderna Naucalpan tuvo el
privilegio de ser uno de los municipios de mayor industrialización, progreso y gran
aporte económico del Estado de México, también identificado como parte del corredor
azul por haber sido gobernado por el PAN durante doce años en conjunto con otros
municipios aledaños como Tlalnepantla, Atizapán y Cuautitlán Izcalli, por citar algunos.

25
INAFED Instituto para el Federalismo y el Desarrollo Municipal.[en línea]. Disponible en: SEGOB
Secretaría de Gobernación. Enciclopedia de los municipios y delegaciones de México,
2010.[fecha de consulta 14 de junio de 2015].Disponible
http://www.inafed.gob.mx/work/enciclopedia/EMM15mexico/index.html
26
RAMÍREZ Segura, Cirila. “La implementación de la norma ISO-9001:2000 en su parte correspondiente
al control de registros y documentos, en el archivo de concentración del sistema DIF en Naucalpan de
Juárez”. “Informe” (Licenciatura en Archivonomía). México, Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía, 2004. p. 1

22
2.1.1 Datos geográficos

Naucalpan es uno de los 125 municipios que conforman el Estado de México y está
ubicado en la zona conurbada del Distrito Federal. Colinda al norte con Atizapán de
Zaragoza, al noreste con Tlalnepantla, al este con la Delegación Azcapotzalco, del
Distrito Federal, al sureste con la Delegación Miguel Hidalgo, al sur con Huixquilucan, al
suroeste con Lerma y Xonacatlán y al oeste con Jilotzingo. La mayor parte de su
territorio es accidentado debido a que forma parte del sistema montañoso que divide al
Valle de Toluca y el Valle de México.
27
Figura No. 2. Datos geográficos de Naucalpan, Estado de México

2.1.2 Etapa prehispánica

La historia de México es muy vasta e incomparable con otras latitudes; por sí sola invita
al lector a un extraordinario viaje imaginativo, a situarse en un tiempo del pasado para
revivirlo en el presente, la historia como ciencia nos auxilia al estudio de sucesos y a la
reconstrucción de los acontecimientos ocurridos con nuestros antepasados y quedar
plasmados en evidencias documentales dignas de preservar.

En este sentido, en la etapa prehispánica anterior a la conquista se dice que:

En la cuenca de Anáhuac (a la que Naucalpan corresponde) ya había vida humana desde hace
20,000 años. Durante el Horizonte Preclásico (1400 a 1300 a. de C), un grupo Olmeca llegó a la
zona y contribuyó significativamente al enriquecimiento de nuestra cultura Tlatilca (ubicada en Los
Cuartos, Totolinga y Naucalpan). En Naucalpan, los antiguos tlatilquenses ubicados en el Cerro
Tepalcate fueron atraídos por la corriente del desarrollo Teotihuacano. En la época prehispánica,
originalmente se constituyó como un barrio de Tlacopan (Tacuba) y sus habitantes pertenecían a la
parcialidad Otomí. Los hallazgos arqueológicos de Tlatilco revelan los alcances sociales de aquella
28
cultura, anterior a la Teotihuacana, la Tolteca, la Chichimeca, y desde luego, a la Azteca.

El Estado de México es un lugar muy singular por sus orígenes y primeros pobladores.
Su riqueza cultural, su forma de gobierno teocrático y sus principales actividades como
27
Op. Cit. Pág. 24
28
Op. Cit. Pág. 24
23
la caza y la agricultura, así como sus asentamientos, datan de miles de años antes de
la conquista; sus vestigios evidencian restos como las figurillas de barro encontradas en
Tlatilco, lugar cercano a Naucalpan. Estas pequeñas estatuas son famosas por los
atavíos de los personajes, especialmente femeninos, que indican una variedad de
adornos y modelos de indumentaria, ya que no podríamos llamarlos vestidos, pues
muchas veces son únicamente faldillas, peinados de diferentes estilos, etc. Entre los
varones se diferencian sus ocupaciones o entretenimientos: guerreros, chamanes
(sacerdotes o brujos), acróbatas y cazadores. Las vasijas muestran los gustos por
determinados alimentos, como peces, patos o animales acuáticos.

La denominación del origen y significado del Municipio de Naucalpan es el siguiente:

Naucalpan: Tlatilco (lugar de las cosas escondidas), Totoltepec (lugar de pájaros), Huitzilacasco (lugar
29
entre lanzas) y Totolinga (lugar de pollos).

El escudo que representa al citado Municipio lo integran:

Los siguientes glifos de la escritura ideográfica prehispánica: en la parte inferior un tépetl para denotar el
lugar o sitio, y sobre de éste, el signo de calli, "casa" y encima el numeral nahui:"cuatro", "en las cuatro
30
casas".

31
Figura No. 3. Glifo Naucalpan

2.2 El primer Ayuntamiento

Desde sus inicios, para alcanzar su gobernabilidad como Municipio, Naucalpan tuvo
interesantes episodios y/o etapas históricas al pasar de ser una simple zona rural hasta
alcanzar su urbanización y modernidad. A continuación se presenta una primera
cronología de acontecimientos históricos.

Tabla No. 1. Cronología de acontecimientos históricos de Naucalpan de Juárez32

29
Soymexiquense.com [en línea]. [fecha de consulta: 8 de noviembre de 2015]. Disponible en:
http://www.soymexiquense.com/es/mx/edomex/naucalpan/28-lo-que-debes-saber-de-naucalpan.
30
Óp. Cit. Pág. 24
31
Óp. Cit. Pág. 24
32
Óp. Cit. Pág. 24
24
1428: El territorio naucalpense perteneció al imperio Tepaneca de Azcapotzalco, pero derrotado éste
por la Triple Alianza y cedido al Señorío de Tlacopan.
1486: Según Dionisio Abadiano, el nombre de Naucalpan debió serle puesto al sector principal de esta
comunidad.
1520: Se cree que fue en Naucalpan en donde el ejército de Hernán Cortés, después de huir
de Tenochtitlán, pudo haberse detenido de la persecución mexica hasta la zona del Cerro
de Otocampulco, donde lloró y lamentó su derrota ante los indígenas. El ahuehuete es conocido como
el Árbol de la Noche Triste, sin embargo, todavía se discute la ubicación exacta. Algunos investigadores
dicen que está en Popotla, que hoy forma parte de Tacuba, y otros historiadores afirman que se localiza
en Totoltepec, hoy el Cerro de los Remedios.
1521: A la caída de la Gran Tenochtitlán el Señorío de Tlacopan fue nulificado por el dominio español,
Naucalpan siguió correspondiendo a Tlacopan (hoy Tacuba). Hernán Cortés otorgó a Isabel Moctezuma
y Alonso de Grado, a manera de dote y arras, el pueblo de Tacuba y todos los que a él se hallaban
sujetos: "Huixquilucan y San Bartolomé Naucalpan", entre otros. Durante las segundas nupcias de la
princesa azteca Isabel Moctezuma Tecuichpo con Juan Cano, recibió como merced toda la zona de Tetl
Olincan (actualmente San Lorenzo Totolinga), en donde cultivó importante extensión de viñas. En la
evangelización Naucalpan fue al principio una visitaduría de los franciscanos del convento de San
Gabriel de Tacuba. Durante la Colonia se explotó cantera, arena y grava para construir múltiples
iglesias y palacios, incluidos la Catedral Metropolitana y el Palacio Nacional de México. Además, se
tributaba carbón para la Casa de Moneda. En los primeros años de la Colonia fue administrado por los
frailes del convento de Tacuba, aunque civilmente pertenecía a esta misma alcaldía. En el Siglo XVI se
construyó la iglesia del señor San Francisco de Asís y de la Inmaculada Concepción en San Francisco
Chimalpa. En la época colonial Naucalpan perteneció a la alcaldía mayor de Tacuba. El soldado
español Juan Rodríguez de Villa Fuerte dejó en la oquedad de un maguey a la imagen de la Virgen de
los Remedios.
1574: Fue construido el templo de San Bartolomé Naucalpan.
1629: Se inició la construcción de las torres con su cúpula y crucero.
1677: Fue construida la iglesia de Occipaco, dedicada al Apóstol Santiago.
1707 Fue construida la iglesia de San Mateo Nopala con capilla abierta para indios.
1737: Se presentó en San Bartolomé Naucalpan la epidemia de Matlazahua; el 31 de mayo del año
siguiente fue erigida la parroquia.
1810: Al iniciar la Guerra de Independencia de México y debido al avance del ejército insurgente
de Miguel Hidalgo, el virrey Francisco Javier Venegas ordenó al ejército español llevar la imagen de la
Virgen de los Remedios a la capital. La Virgen de los Remedios fue traída a la catedral de México,
vestida de generala e invocada como patrona de España, pero fue acusada de "Gachupina".
1814: El primer Ayuntamiento Constitucional del que se tienen noticias fidedignas en Naucalpan, data
precisamente de 1814 a raíz de la Constitución española de Cádiz.
1820: Se convocó a elecciones que elegirían al cabildo municipal compuesto por individuos de todos los
grupos sociales, el cual tomaría posesión el 1 de enero 1821. De acuerdo con el informe dirigido al Jefe
Político de Nueva España, la elección se realizó el 25 de junio de 1820. Primero se eligió a los
diecisiete electores, quienes definieron a los miembros del Ayuntamiento.
1821: Apareció en Naucalpan el Diario Militar de los hermanos Joaquín y Bernardo Miramón, que
editaban en una imprenta portátil. El tiempo en que estuvo vigente la Constitución de Cádiz fue la época
en que hubo el mayor número de ayuntamientos en México. Naucalpan conservó su ayuntamiento
durante el Primer Imperio Mexicano. El pueblo de San Bartolo se constituyó en la cabecera municipal.
Durante la época virreinal, Naucalpan pertenecía a la Alcaldía Mayor de Tacuba, que luego se convirtió
en Subdelegación hasta 1821.
1826: Se erigió Naucalpan, lo cual apareció en la Memoria que el gobernador Melchor Múzquiz
presentó ese año a la Legislatura del Estado.
1835: Comenzó a llegar capital extranjero al país; después de las invasiones y los conflictos internos se
comenzaba a respirar un ambiente de tranquilidad y un futuro viable.
1860: Salió de Naucalpan el Presidente Juárez en compañía de sus ayudantes y del joven ministro
Isidoro Díaz con dirección a Querétaro.
1867: Fue fundada la fábrica de Hilados y Tejidos de Río Hondo.
25
1869: Benito Juárez inauguró la fábrica de Hilados y Tejidos de Río Hondo.
1871: Naucalpan de Juárez se conocía como San Bartolo Naucalpan y nació una emblemática pero
poco conocida construcción en el municipio. Durante el gobierno de Benito Juárez fue inaugurado el
"Puente de los Mexicas" en Santa Cruz Acatlán.
1874: El Congreso de la entidad concedió al pueblo de San Bartolo Naucalpan el título de "Villa de
Juárez".
1875: Naucalpan fue al principio una visitaduría de los franciscanos del convento de San Gabriel de
Tacuba. Se concluyeron las obras del Santuario de los Remedios iniciadas un año antes.
1894: Se construyó una plaza de toros con estructura de madera llamada El Toreo.
1899: El pueblo de Santa Cruz del Monte se agregó a la municipalidad de Naucalpan de Juárez.

2.3 Naucalpan hacia la modernidad

En una segunda etapa histórica, Naucalpan acrecentó su desarrollo urbano debido al

crecimiento demográfico y comercial que registró, comenzando una modernización que
lo conduciría a convertirse en uno de los municipios más importantes del Estado de
México desde mediados del siglo XX. Para el efecto se retoman los siguientes
acontecimientos de relevancia:

Tabla No. 2. Acontecimientos relevantes de Naucalpan hacia la modernidad33

1906: Durante el porfiriato se introdujo el alumbrado público de Naucalpan.

1908: El presbítero Santiago Garza Treviño reconstruyó los arcos que dan acceso al atrio o antiguo
panteón del santuario de Los Remedios.
1910-1920: Durante la Revolución Mexicana los jefes zapatistas Rafael Carrillo y Román Díaz Rosas
operaron en los montes de Chimalpa, hostilizando constantemente a las fuerzas federales.
1927: Armando Téllez Vargas inició el Movimiento Cristero en el Distrito Federal y se levantó con
Manuel Bonilla y otros personajes en el Ajusco.
1930: El Cabildo Eclesiástico de México tomó Los Remedios bajo su jurisdicción.
1934: Miguel Alemán Valdés era dueño del rancho La Herradura, cercano a Cuatro Caminos, en donde
Gabriel Ramos Millán promovió que se cambiara la plaza de toros El Toreo.
1940: Cuarto centenario del hallazgo de la imagen de la Virgen de Los Remedios.
1943: Se erigió, en el santuario de Los Remedios, un monumento dedicado a Cristo Rey.
1947: El reubicado Toreo de Cuatro Caminos se termina; de construir. Con una estructura en cúpula y
una capacidad mayor que el anterior, esta vez no sólo como un escenario de lidia de toros, sino
también adecuado para conciertos y otros eventos como lucha libre y box. El Presidente Miguel Alemán
Valdés estuvo involucrado directamente en el proyecto de reubicación de la Plaza El Toreo de Cuatro
Caminos, pues él era propietario del Rancho La Herradura, localizado en la parte norte de Naucalpan.
1950: Se levantó otro monumento dedicado a San Miguel Arcángel.
1957: El 30 de marzo se publicó en la Gaceta de Gobierno el Decreto número 137, por el cual la XXXIX
Legislatura del Estado concedía el título de Ciudad a Naucalpan de Juárez, cabecera del Municipio de
Naucalpan. Se fundó Ciudad Satélite.
1963: Arquitectos mexicanos culminaron las obras de Ciudad Satélite.
1975: Naucalpan se convirtió en uno de los municipios más industrializados del país.

1976: El 20 de marzo se publicó el Decreto del Poder Legislativo del Estado de México, por el cual se
denominó a este Municipio como Naucalpan de Juárez. Con ello, se le dio una nueva personalidad a la
vez que se rendía un mayor homenaje al Benemérito de las Américas. Ese año en los anexos del

33
Óp. Cit. Pág. 24
26
santuario se estableció el seminario en Los Remedios.
1980: Representó el gran salto a la industrialización y el crecimiento urbano que hoy caracteriza al
Municipio. El siglo XX presenció la gran transformación de Naucalpan, que lo hizo dejar su carácter
rural para constituirse en una zona mayoritariamente urbana.
1982-1984: Principales obras: 3 casas de la juventud y el centro cívico de la colonia Misiones, el Parque
Naucalli, la Casa de Cultura, la Orquesta Sinfónica Obrera, el Ballet Folklórico.
1985: A causa del terremoto el Municipio de Naucalpan sufrió una explosión demográfica,
principalmente en el área de Chamapa que colinda con Huixquilucan, en donde se tenían planeados
fraccionamientos como el de Izcalli Chamapa, pero a consecuencia del terremoto se alteró el desarrollo
urbano resaltando los asentamientos irregulares como Minas Coyote, Los Cuartos, La Mancha,
Olímpica Radio, y otras, lo que conllevó a que la zona de Chamapa sea el área más poblada dentro del
Municipio.
1990: La Virgen de Los Remedios cumplió cuatrocientos cincuenta años de haberse encontrado.
La plaza de toros, que durante muchos años fue emblemático símbolo del Municipio, otrora diera
nombre al paradero, inmueble que durante los años 80's y 90's se consolidara como un espacio de
proyección para luchadores independientes, para de esa manera dar alternancia a escenarios como la
Arena México y la Coliseo del Distrito Federal.
2008: El Toreo de Cuatro Caminos fue adquirido por el Grupo Inmobiliario Danhos en una transacción
que superó los 25 millones de dólares y finalmente comenzó la demolición del inmueble en septiembre
de ese mismo año para concluirlo en febrero de 2009.
2012: Empezó la construcción del mega complejo comercial “Toreo Parque Central”. La obra constaría
de un centro comercial de cinco niveles, un hotel de 140 habitaciones así como también de tres torres
de oficinas. Todo el desarrollo, según informó la constructora Grupo Danhos, propietaria del predio,
tendría una inversión de 600 millones de dólares. Su inauguración se realizó en 2015.

Finalizando el recuento histórico en sus diversas etapas, desde la prehispánica,

colonial, independiente, la reforma, el porfiriato, la revolución, el México moderno,
hasta el siglo XXI, el Municipio de Naucalpan está considerado como uno de los más
importantes no solo del Estado de México sino de todo el país, por el gran aporte
económico debido a su industrialización.

2.4 Administración pública municipal

El Municipio de Naucalpan de Juárez se integra de la siguiente manera: El presidente,

3 síndicos, 19 regidores y 26 comisiones edilicias que el cabildo creó sobre igual
número de aspectos relacionados con la administración y gobierno municipales:
Gobierno, Seguridad Pública, Tránsito y Protección Civil, Planeación y Desarrollo
Municipal, Hacienda, Contraloría, Patrimonio, Desarrollo Urbano y Obras Públicas,
Agua, Drenaje y Alcantarillado, Desarrollo Económico, Medio Ambiente, Legislativa y
Reglamentos Municipales, Programación y Presupuesto, Parques, Jardines y
Panteones, Vialidad y Transporte, Deporte y Recreación Juvenil, Cultura y Educación,
Turismo, Desarrollo Agropecuario y Forestal, Administración, Empleo y Capacitación
para el Trabajo, Administración de Justicia y Derechos Humanos, Bienestar Social y
Salud Pública, Servicios Públicos, Desarrollo Social, Población, Asentamientos
Humanos, Tenencia de la Tierra y Desarrollo Integral de la Familia.

27
2.5 Estructura Orgánica del Municipio de Naucalpan de Juárez

En toda institución es importante contar con una estructura organizacional para poder
verificar las áreas y organismos que la integran. En el siguiente gráfico se expone la
citada estructura de Naucalpan de Juárez.
34
Figura No. 4. Organigrama del H. Ayuntamiento de Naucalpan de Juárez

2.6 El desarrollo de la administración de documentos en el Estado de México

Como parte del diagnóstico archivístico que se realizará, es de suma importancia

conocer algunos aspectos que coadyuven a tener un conocimiento pleno de la situación
que guardaban los archivos documentales en la segunda mitad de la década de los
años setenta en el Estado de México, hasta situarse en el Archivo de Concentración del
Municipio de Naucalpan de Juárez, donde se mencionará la cronología que sustenta
datos de los inicios, avances y logros obtenidos en materia archivística hasta la época
actual.

Dentro de la investigación bibliográfica que se realizó se pudo observar que existía una
desorganización total en los archivos municipales en el Estado de México, provocando
la pérdida de información relevante que pudo contener hechos basados en acciones
que conformaron la esencia histórica del estado. Afortunadamente surgen especialistas
como el licenciado en historia y documentalista Jorge Luis Valverde Mejía y el maestro
Rodolfo Alanís Boyso, por citar algunos, mismos que tuvieron la certeza y visión de
tomar acciones correctivas que a continuación se describirán.

Las gestiones administrativas de toda institución gubernamental, como lo son los

archivos municipales, están plasmadas en acervos documentales que sustentan este
tipo de hechos. El panorama que se tenía de los archivos municipales en el Estado de
México provocó una reacción de alerta debido a que no solo la documentación estaba
destinada a su pérdida, sino que lo más grave era la no recuperación de la información
histórica, la cual se perdía por completo.

34
Óp. Cit. Pág. 24

28
Durante este periodo no se contaba con una normatividad archivística vigente, lo que
vino a acrecentar las deficiencias de la operatividad administrativa ya que únicamente
se tenía el “Decreto número 103”, Órgano del Gobierno Constitucional del Estado de
México del 15 de septiembre de 1945, el cual fue emitido por el gobernador Isidro
Fabela, declarando la utilidad pública de los archivos estatales y municipales,
prohibiendo su venta y destrucción, y estableciendo que los documentos deberían estar
50 años bajo la responsabilidad del órgano productor y una vez terminado este plazo se
trasladarían al archivo histórico.

Por consiguiente, esto acrecentaría la acumulación de documentación debido a que no

se tenía contemplado el ciclo vital del documento, ni la valoración documental,
originando que en lugar de contar con archivos documentales bien organizados se
tuvieran almacenes con atados, sin un inventario que facilitara la pronta recuperación
de la información.

Una parte fundamental para la buena administración y organización de un archivo

documental son los recursos humanos con que cuenta para el buen desempeño de las
labores archivísticas.

Valverde Mejía menciona lo siguiente:

Lo anterior era, en parte, consecuencia de que los recursos humanos destinados a los archivos
eran escasos y de edad avanzada, enviados al archivo como castigo por su bajo rendimiento en
otras oficinas y por ende sin preparación en la materia, además de que no existía una definición de
sus funciones, a lo que se puede agregar la mala remuneración económica que recibían, lo cual
provocaba un desinterés por la actividad y una rotación permanente, por lo que cualquier intento de
35
capacitación o formación no lograba su objetivo

Otro de los puntos importantes de mencionar para la organización y resguardo de los

documentos eran los locales inapropiados que se tenían, generalmente sótanos o
bodegas, con escasa iluminación y bastante humedad, por lo que la documentación era
depositada en el suelo, proliferando hongos, plagas de insectos y roedores que
aumentaban el deterioro de los documentos; no se contaba con sistemas de seguridad
y el mobiliario era escaso y de mala calidad.

En el rubro de recursos financieros no existía una partida presupuestal asignada a la

administración de los archivos. Todas estas carencias inducían a una mala organización
en los archivos estatales y municipales y su única función era la de servir de almacén o
bodega de papeles mal organizados. Lo interesante de estos análisis es que ya se
contaba con un panorama general de la inoperancia de la administración de los
archivos en el Estado de México, por lo que era urgente emprender las acciones
necesarias de manera inmediata para su recuperación y regularización.

35
Valverde Mejía Jorge Luis. Mtro. El Sistema Estatal de Documentación del Estado de México y los retos
del siglo XXI: el fortalecimiento de un proyecto de vanguardia. Revista del Sistema Estatal de
Documentación del Estado de México. Año 19, enero-diciembre de 2011. P. 11-12.

29
2.6.1 El panorama archivístico en el Estado de México de 1970 a 1985: acciones y
avances

Por lo antes expuesto se puede apreciar que el interés significativo en el desarrollo de

los archivos documentales en los municipios del Estado de México, se da a partir de los
años setenta sobresaliendo las siguientes acciones:

Velasco Monroy hace alusión que:

Al inicio de los años 70’s del siglo veinte, los “archivos” existentes en la entidad (con las reservas
del caso por lo que implica el concepto de “archivo”), no tenían delimitados con claridad sus
objetivos ni sus funciones y mucho menos sus actividades, resultado de la carencia de una
normatividad basada en el ciclo de vida del documento que regulara de manera integral la
producción de los documentos, pasando por su organización, conservación, selección, uso y
difusión, hasta la determinación de su destino final. En suma, se carecía de una planeación,
36
organización, control y evaluación de los archivos.

El maestro Valverde Mejía enfatiza:

Al iniciar el año de 1970 y dada la precaria infraestructura archivística existente, la cual no

permitía la adecuada organización, conservación y utilización de la información contenida en los
documentos que a diario se producían en las oficinas públicas, comienza el impulso en la
administración pública del Estado de México, de un proceso de reestructuración tanto en la
organización como en el funcionamiento de los archivos, considerando no solo la parte normativa
sino también la relacionada con los recursos humanos, financieros y materiales, proyecto que
37
logra cristalizar a partir de la segunda mitad de la década de los años setentas.

En 1977 se crea la Coordinación de Archivos Municipales, con el propósito de organizar

los materiales depositados en los archivos municipales y darles su verdadero valor
como base de información para el desarrollo de la función administrativa municipal y
para la reconstrucción de la historia local.

En ese mismo año se logra la coordinación con el Archivo General de la Nación la cual
se refrenda con la participación en el Primer Seminario Nacional sobre Correspondencia
y Archivos Administrativos e Históricos en la Administración Estatal y Municipal; a partir
de ese momento y durante los siguientes diez años, aproximadamente, los archivos
estatales y municipales comienzan a experimentar una evolución plena, aunque no
eficaz ni generalizada, en algunos aspectos del quehacer archivístico. Durante los años
antes citados se optó por lo siguiente:
La Dirección del Patrimonio Cultural y Artístico del Estado de México, que preside el licenciado Mario
Colín Sánchez, instituyó de manera formal a principios de 1977 la Coordinación de los Archivos
Municipales, que tiene como función específica la realización de uno de los objetivos esenciales de
38
dicha institución que es el "rescate, restauración, clasificación y preservación de los archivos”.

36
Santiago Velasco Monroy, “Diez años de actividad archivística en el Estado de México, 1976-1986”, en
Memoria de la X Reunión del Sistema Nacional de Archivos, p. 18.
37
Valverde Mejía Op. Cit. P. 12
38
ALANÍS BOYSO Op. Cit. P.10
30
En 1978 se implementan las primeras acciones de valoración y selección documental al
integrarse en el Archivo General del Estado, la Comisión Dictaminadora de Depuración
de Documentos, la cual surge como un órgano de apoyo a los archivos estatales, sin
embargo, dada la escasez de recursos en los archivos municipales se decide que dicha
Comisión también les otorgue a éstos el apoyo y la asesoría necesaria en la materia.

En 1981, al modificarse la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de

México, se asigna a la Secretaría de Administración la operación del Archivo General
del Estado, lo cual da pauta también al crecimiento de la infraestructura relacionada con
la administración de los archivos estatales.

En 1986, en el marco del desarrollo de la administración de documentos, no sólo en el

Estado de México sino también en el ámbito nacional se promulgó por vez primera un
marco jurídico destinado a regular la administración de los documentos generados y
recibidos en las oficinas públicas y que a la postre constituyen un patrimonio
documental.

Ello llevó a publicar también un marco jurídico en el Estado de México a fin de contar
con una normatividad archivística que optimizara los procedimientos para la
administración de los documentos administrativos e históricos.

2.6.2 Logros y avances del Sistema de Archivo Municipal de Naucalpan de Juárez

Por lo que respecta al Municipio de Naucalpan de Juárez, Estado de México, también

se conocerán sus primeros indicios como unidad de información, específicamente en el
Sistema de Archivo Municipal de Naucalpan, hasta llegar al Archivo de Concentración
objeto de estudio.

Al respecto, Alanís Boyso señala:

El archivo municipal, como lo expresa su propio nombre, es el acervo documental de tipo histórico o
administrativo perteneciente a un ayuntamiento, y por extensión el local donde se conserva. Si el
municipio es la piedra angular de nuestra organización política, el archivo viene a constituir el apoyo
39
inmediato de la función administrativa diaria, así como la base y principio de la historia local.

Con la información recabada de los antecedentes en materia archivística y de

organización a nivel estatal, este municipio tampoco contaba en su administración con
un archivo plenamente organizado.

Las actividades realizadas en los municipios como parte de esta primera organización
archivística, fueron las siguientes:

39
ALANÍS Boyso, José Luis. Los Archivos Municipales del Estado de México. Proceso de Organización y
Guía Descriptiva. Dirección del Patrimonio Cultural y Artístico del Estado de México. 1979. p.2
31
  Limpieza,
 Separación del material que pasará a integrar otras secciones,
 Depuración (documentación obsoleta),
 Documentación de interés permanente,
 Clasificación (organización cronológica),
 Organización por secciones), y
 Catalogación.

De acuerdo a la vasta generación de documentos en los ayuntamientos se tiene la

certeza de la presencia del archivo municipal, aunque cabe reconocer que en sus
inicios no existía la delimitación de funciones ni los diferentes tipos de archivo, como los
de trámite, concentración e histórico.

Ello provocó un total desorden en cuanto a la organización administrativa del archivo

municipal, como en esa época se le denominaba.

En este sentido, el maestro Alanís Boyso agrega:

La situación de los archivos municipales del país y en particular los del Estado de México,
considerada en su cabal dimensión, entristece, pues una gran parte de ellos se encuentra en
condiciones lamentables, siendo su documentación atacada por roedores, polilla y humedad.
Esta última es el principal agente de destrucción, ya que una cantidad considerable de papeles
están manchados, otros invadidos por hongos y muchos podridos en sus orillas. Otro de los
elementos exterminadores de archivos es el hombre mismo, pues en ocasiones saquea, mutila y
40
hasta llega a quemar los documentos.

Por lo que respecta al Municipio de Naucalpan de Juárez, se llevó a cabo la siguiente

organización:

 Se establecieron dos archivos, uno histórico y otro de

concentración, los cuales se encuentran ubicados en el sótano del edificio que
alberga las diferentes oficinas del ayuntamiento.

 Su clasificación fue posible gracias al apoyo del presidente

municipal, profesor Alfredo Moreno Ríos y del doctor Isauro Martínez Gálvez,
director de Servicios Administrativos, así como del señor Enrique Sánchez Roa,
jefe del Departamento de Archivo y Correspondencia.

 El Archivo Histórico se integra de un total de veinte cajas

archivadoras de cartón colocadas en estantes de metal.

41
Tabla No. 3. Organización cronológica de la documentación del Archivo Histórico de Naucalpan

40
Alanís Boyso Op. Cit. pág. 7
41
Alanís Boyso Op. Cit. p. 7
32
 CAJAS AÑOS CAJAS AÑOS
1 1840-1858 11 1898-1901
2 1859-1866 12 1901-1902
3 1867-1870 13 1903-1904
4 1871-1874 14 1905-1907
5 1874-1876 15 1908-1911
6 1877-1880 16 1911-1913
7 1881-1885 17 1914-1918
8 1886-1889 18 1919-1923
9 1890-1892 19 1924-1926
10 1893-1896 20 1927-1960

Alanís Boyso describe la forma en que en sus inicios se organizó el Archivo de

Concentración:

La documentación que forma este archivo se halla en 480 gavetas metálicas, con lo cual se ha
asegurado su preservación siguiendo un orden de ubicación topográfica. El archivo comprende
información de 1970 a 1977 y en términos generales se refiere a los siguientes asuntos: tesorería
(diarios de ingresos y egresos, y licencias diversas), expedientes del personal del ayuntamiento
(altas y bajas, tarjetas de asistencia y préstamos de pensiones), juzgado menor (actas,
correspondencia y recibos), registro civil (solicitudes de matrimonio y actas de defunciones), obras
públicas, partes de novedades de la policía municipal, solicitudes de toma de agua, y
generalidades de la oficialía mayor y secretaría particular. Asimismo, se encuentran 28 cajas de
cartón con actas levantadas por el ministerio público durante los años de 1968 a 1975. Existen
42
relaciones generales para cada una de las cajas y gavetas de ambos archivos.

En una segunda etapa de organización de los archivos de concentración e histórico y

con el propósito de dar continuidad a los trabajos realizados de 1986 a 2000, se tuvo
que buscar otro lugar con mayor capacidad para recibir y resguardar la documentación,
ya que ésta se encontraba en el palacio municipal, sin un local que albergara la
cantidad de documentación generada por los organismos del Municipio, la cual cada
vez se acrecentaba más. Dicho lugar se implementó en Av. 16 de septiembre norte,
Naucalpan de Juárez, Estado de México, donde lleva actualmente 15 años. Cabe
mencionar lo importante que resulta tener un control adecuado de los acervos
documentales para la pronta recuperación de la información y para ofrecer un mejor
servicio a los usuarios del palacio municipal, lo que implica un ahorro de tiempo en las
consultas documentales. En el mapa siguiente se muestra la ubicación del Archivo de
Concentración.

42
Alanís Boyso Op. Cit. p.10
33
 43
Figura No. 5. Mapa de ubicación del Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan

Durante el periodo de 2009 a 2012 los logros y beneficios del sistema de archivo
municipal de Naucalpan correspondieron a la gestión de la presidenta municipal
Azucena Olivares, quien argumentaba que:

Naucalpan mantiene un estricto orden en todas las áreas que comprenden la administración de la
organización con que se manejan los más de 190 mil archivos que se concentran en esta oficina.
El archivo municipal cuenta con instalaciones dignas y personal capacitado que mantiene en
44
estricto orden las más de 45 toneladas de documentación que ahí se encuentran.

En esta etapa se tomaron las providencias necesarias para la buena administración y

organización del sistema municipal de archivo de Naucalpan, debido a que existía una
desorganización y la nula conservación de los acervos documentales que se generan
en el Municipio.

La alcaldesa Olivares argumentaba:

En este caso Naucalpan tiene un sistema institucional de archivos, lo que significa que tiene ya
todo un control y ha empezado a trabajar con resultados desde la gestión documental, es decir,
45
desde que se está produciendo el documento hasta el proceso de estandarizar y normar.

43
Mapa de ubicación Archivo de Concentración. [en línea]. [fecha de consulta: 8 de noviembre de
2015].Disponible en: www.google.com/maps.

44
Redacción, Remodela Naucalpan su Archivo Municipal. Hoy Estado de México, 21 marzo 2012. (En
sección: comunidad). [en línea].[fecha de consulta 14 de junio de 2015].Disponible en:
http://hoyestado.com/v3-3/?p=36912.

45
Reporte especial periodismo y comunicación social para la ciudad, agosto 6, 2013 Naucalpan de
Juárez[en línea].[fecha de consulta 10 de agosto de 2015].Disponible
en:http://www.reporteespecial.mx/2013/certifican-archivo-historico-de-naucalpan-a-nivel-nacional

34
2.7. Funciones principales del Archivo de Concentración del Municipio de
Naucalpan de Juárez

Las funciones del Archivo de Concentración, son, entre otras: resguardar la

documentación transferida por los archivos de trámite de los diversos organismos del
palacio municipal, realizar la valoración secundaria, depurar y/o eliminar la
documentación, según corresponda, organizándola para su preparación y transferencia
al Archivo Histórico en caso de que proceda. La documentación que se resguarda en el
Archivo de Concentración es transferida por los siguientes organismos que integran el
Municipio de Naucalpan: Presidencia, Gobierno, Secretaría del Ayuntamiento, Dirección
de Administración, Obras Públicas, Contraloría, Consejería Jurídica, Desarrollo Social,
Servicios Públicos, Seguridad Pública, Cabildo, Registro Civil, Biblioteca, Hemeroteca,
Gacetas de Gobierno, Gacetas Municipales y Revistas.

2.8 Áreas administrativas que integran el Archivo Municipal

Como se mencionó anteriormente, la Secretaría del Ayuntamiento es el órgano

administrativo inmediato superior del Departamento de Archivo Histórico y Documental,
que es de donde depende el Archivo de Concentración; las oficinas están divididas en
áreas, lo que garantiza una sistematización precisa de la información, como se describe
en el siguiente gráfico:
46
Figura No. 6. Organigrama de la Secretaría del Ayuntamiento.

46
Organigrama de La Secretaría del Ayuntamiento. [en línea].[fecha de consulta 10 de agosto de
2015].Disponible en: http://www.naucalpan.gob.mx/historia.

35
2.9 Marco legal

En toda institución es imprescindible contar con un marco legal que nos permita normar
y seguir al pie de la letra las actividades archivísticas que se realizan en los archivos
documentales, considerando la constitución mexicana, así como las leyes, reglamentos,
dictámenes, manuales de organización, de funciones y de procedimientos, etc.,
aplicables en este caso al Municipio de Naucalpan, Estado de México, respecto a las
funciones, organización, estructura, etc. Estos instrumentos normativos permitieron la
creación del Sistema Archivo Municipal en Naucalpan.

A continuación se describirán las citadas normas en que se basa su organización y

funcionamiento.

El Estado de México encabeza el inicio de la conservación y la normatividad

archivística; en el año de 1986 el Congreso del Estado de México promulgó la Ley de
Documentos Administrativos e Históricos del Estado, en donde se plasman los tipos de
archivos, las reglas comunes para todos los archivos del Estado, así como las
infracciones y sanciones que serán impuestas a quienes actúen en contra de dicha Ley.
Para sus procedimientos archivísticos, el Municipio de Naucalpan de Juárez se apega
a la normatividad siguiente:

Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México (Publicada el 24

de marzo de 1986).

 Establece que la Ley es de orden público e interés social, teniendo por objeto
normar y regular la administración de los documentos administrativos e históricos
de los poderes del Estado, municipios y organismos auxiliares.

Algunas observaciones que tiene esta ley son las siguientes:

 Su objeto es restringido ya que sólo considera al documento en sí mismo y no a su

administración.

 Se limita a considerar como documento solo a los administrativos e históricos que

obran en poder de los sujetos obligados.

 A veintinueve años de su publicación no garantiza la adecuada organización y

conservación del patrimonio documental.

 Contempla como sujetos obligados solo a los poderes del Estado, a los municipios y
los organismos auxiliares.

 No considera a los tribunales administrativos, a los órganos autónomos y

organismos auxiliares municipales. Establece procedimientos limitados para la
organización del patrimonio documental.

36
 No contempla disposiciones específicas enfocadas a reducir la reproducción
innecesaria de documentos.

 Establece un sistema estatal de documentación en el que están integradas todas

las unidades documentales de los sujetos obligados, aunque sus objetivos son
limitados.

 Establece un comité técnico de documentación, como órgano encargado de las

atribuciones del sistema estatal de documentación, pero no especifica sus
funciones.

 Establece un órgano responsable de las tareas de depuración documental, al que

se asigna funciones imprecisas que no tienen relación con la esencia de los
procesos de valoración y selección documental (Comisión dictaminadora de
depuración de documentos).

 Las disposiciones de la ley no están vinculadas con lo establecido en materia de

transparencia y acceso a la información pública.

 Es un ordenamiento jurídico obsoleto en la mayoría de sus preceptos, por lo que en

consecuencia no responde ya a la actualidad archivística del Estado de México.

 Difícilmente podrá impulsarse con esta base jurídica, una modernización de la

administración de documentos acorde a las circunstancias y exigencias del actual
desarrollo del Estado de México.

 Al no haberse expedido el reglamento de la ley, existe un vacío para normas y

aspectos particulares de la administración de documentos, lo que ha limitado la
modernización de los procesos, principalmente en materia de selección.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de México y

Municipios (Publicada el 11 de septiembre de 1990).

 Estipula la obligación de todo servidor público de custodiar y cuidar la

documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión,
conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando el uso,
sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidas de aquélla, lo que
viene a preservar los soportes documentales dentro de la institución a la que
pertenece.

Catálogo de Disposición Documental integrado por cuatro tomos (1993-1999).

Es el instrumento normativo que regula el volumen de documentos existentes en los

archivos de trámite y permite conocer los tiempos de su transferencia al archivo de
concentración, conservar los de información relevante para integrarlos al archivo
histórico y propiciar la eliminación de los de nulo valor informativo.
37
Regula los tiempos de conservación de los documentos expedientables existentes en
las unidades administrativas a lo largo de su ciclo de vida.

Dictamen 1618 de la Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos

(Publicado el 15 de octubre de 1998).

Establece las normas, políticas y procedimientos para llevar a cabo la selección

preliminar y final de los expedientes de trámite concluido, existentes en las unidades
administrativas de los poderes del Estado y de los municipios.

Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Municipio de

Naucalpan de Juárez, Estado de México (Publicado el 29 de julio de 2004).

 Las disposiciones contenidas en el presente ordenamiento son de orden público,

interés social y de observancia obligatoria en el Municipio de Naucalpan de Juárez,
Estado de México, y tienen por objeto garantizar, a toda persona, el ejercicio del
derecho de acceso a la información pública y proteger los datos personales que se
encuentren en posesión de los sujetos obligados.

 Da cumplimiento a lo estipulado en el artículo 6o. constitucional, el cual estipula

sobre la libertad de expresión en la que la manifestación de las ideas no será objeto
de ninguna inquisición judicial o administrativa, a menos que ataque a la moral, los
derechos de terceros, provoque algún delito o perturbe el orden público, además
prescribe el derecho a la información y éste será garantizado por el Estado.

 Se observa que está sustentado en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental, dando mayor certeza al personal archivista
dentro de su radio de acción para proporcionar información y dar respuesta a toda
solicitud que sea requerida por cualquier peticionario.

 Establece que el acceso a la información pública será permanente y gratuito y que

la expedición de documentos, grabaciones y reproducciones se sujetará, en su
caso, al pago de los derechos, productos y aprovechamientos establecidos en la
legislación correspondiente.

Normas Administrativas para la Asignación y Uso de Bienes y Servicios de las

Dependencias y Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo Estatal (Publicadas el 24 de
febrero de 2005).

Norma EIO-021. Establece que los documentos generados o recibidos por las
dependencias y organismos auxiliares deberán organizarse conforme a las
disposiciones aplicables en la materia.

Norma IEO-022. Señala que la documentación de trámite concluido, generada o

recibida por las dependencias, deberá ser concentrada, previa autorización, en el
Archivo General del Poder Ejecutivo para su control y preservación.
38
En el caso de los organismos auxiliares y autónomos, éstos deberán integrar sus
propios archivos de concentración.

Reglamento de Archivo y Crónica Municipal de Naucalpan de Juárez, Estado de México

(Publicado el 20 de octubre de 2005).

 Establece que el presente Reglamento es de orden público e interés social y tiene

por objeto regular la organización y funcionamiento del Sistema de Archivo
Municipal y del Consejo de Crónica e Historia del Municipio de Naucalpan de
Juárez, Estado de México.

 Está sustentado en la normatividad archivística vigente y describe en forma clara

cada una de las actividades en materia archivística en cada uno de los archivos que
integran el ayuntamiento de Naucalpan de Juárez, Estado de México, para su mejor
organización y funcionamiento.

Lineamientos para la Transferencia de Expedientes de Trámite Concluido al Archivo

General del Poder Ejecutivo (Publicado en julio de 2010).

 Establece las normas, políticas y procedimientos para llevar a cabo la selección

preliminar y final de los expedientes de trámite concluido existentes en las
unidades administrativas de los poderes del Estado y de los municipios.

Ley para el Uso de Medios Electrónicos del Estado de México, (Publicado el 3 de

septiembre de 2010).

 Regula el uso de los medios electrónicos en los actos y procedimientos

administrativos que realicen los sujetos obligados por la Ley de los poderes del
Estado, municipios, órganos autónomos, y personas físicas y jurídicas colectivas.

 Reconoce la firma electrónica y el sello electrónico y regula los procesos de

certificación de los mismos. Regula la gestión de trámites, servicios, procesos
administrativos, actos, comunicaciones y procedimientos, realizados a través de
medios electrónicos.

Para efectuar la valoración secundaria y la eliminación de los acervos documentales

que hayan cumplido su ciclo de vida útil, el Archivo de Concentración del Municipio de
Naucalpan de Juárez, Estado de México, se basa en los cuatro tomos que están
considerados como Catálogo de Disposición Documental, ya que no cuenta con un
marco jurídico propio.

Es de suma importancia recalcar que en los cuatro tomos del Catálogo de Disposición
Documental se describen en su mayoría los formatos de la documentación que es
generada en el Municipio de Naucalpan de Juárez, Estado de México.

39
Haciendo hincapié que el resguardo de la documentación será por 30 años, sin
importar el tipo o asunto del documento, por lo que dicho Catálogo se considera
obsoleto y no está apegado al Catálogo de Disposición Documental del Archivo General
de la Nación.

Provocando una gran acumulación de documentación concentrada por los organismos

del Municipio y que hasta la fecha está originando que el citado Archivo no esté
funcionando en óptimas condiciones, por lo que se deberán de tomar las acciones
inmediatas para corregir este procedimiento de valoración secundaria y poder eliminar
la documentación que haya cumplido su vigencia o trasladarla al Archivo Histórico.

En este capítulo se describió el origen del Municipio de Naucalpan de Juárez, Estado de

México, y las etapas históricas de relevancia que dieron la pauta para su integración
como un ayuntamiento moderno y de prosperidad, así como su administración y la
normatividad en que basa sus funciones archivísticas, por lo tanto, en el siguiente
apartado se recapitularán los hallazgos del Archivo de Concentración.

40
Capítulo 3. Diagnóstico del Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan
de Juárez

Como se describió en el capítulo dos, los orígenes del Archivo de Concentración del
Municipio de Naucalpan de Juárez datan de 2000; antes de ese año no existía un
archivo sino que la documentación se encontraba en cajas que contenían papelería,
basura, libros y documentos sin organizar, y éstas se encontraban depositadas en
bodegas. En el año 2000 se da inicio a una primera organización documental con la
elaboración de un inventario en una hoja de Excel, el cual contenía el número de
expedientes y el número de fojas de cada uno de éstos. En los años posteriores se
comenzaron a realizar las primeras labores archivísticas, ya que de una manera más
organizada se efectuaron las primeras transferencias primarias de los archivos de
trámite al Archivo de Concentración, sustentadas en el reglamento de archivo y crónica
municipal publicado en el año de 2005. Durante los últimos diecisiete años el Archivo se
ha visto rebasado en su capacidad técnica y en el elemento humano que realiza los
quehaceres archivísticos, a pesar de que resulta de suma importancia dar continuidad a
los trabajos y procedimientos establecidos, por lo que se considera conveniente
efectuar un diagnóstico archivístico para identificar aspectos relevantes que requieran
una reorganización enfocada a alcanzar una eficiente administración y organización.

En el presente capítulo se realizará el diagnóstico archivístico, dando inicio al proceso

con la recolección de los datos e información, posteriormente se hará el análisis y
finalmente la interpretación correspondiente. Por medio de la entrevista y el cuestionario
se obtendrá la información de relevancia por parte del personal que labora en el Archivo
de Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez, para conocer la panorámica
general de la situación actual de su administración y organización.

Los soportes documentales son fuente primaria y de importancia para cualquier

organización que los haya producido pues contienen información que es evidencia de
hechos que fueron plasmados para un propósito; su registro sirve para apoyar la toma
de decisiones y generalmente son producidos por personas que laboran en instituciones
públicas o privadas. Al efectuar trámites administrativos, de acuerdo con las leyes
establecidas, es indispensable que la documentación se mantenga accesible a los
usuarios internos de la institución productora, así como a los ciudadanos. Sin embargo,
el acceso a los documentos por parte de los usuarios se ve disminuido debido a las
graves deficiencias que existen en los ámbitos administrativos, a la desorganización de
los documentos y a la carencia de profesionales en materia archivística para que
controlen los procesos de organización del archivo. Inicialmente, para definir cada una
de estas deficiencias el profesional debe realizar un diagnóstico, con el fin de analizar la
realidad archivística, identificar las causas del problema y formular las medidas
correctivas que deban ser aplicadas.

Para realizar un diagnóstico archivístico, el primer paso es identificar la situación

existente, esto se logra a través de un estudio que permite conocer la escena en la cual
se desenvuelven todos los elementos del sistema, al determinar los resultados se
puede hablar de formulación de soluciones.

41
Las ventajas que obtiene una institución al efectuar un diagnóstico archivístico sobre los
recursos materiales con que cuenta, consisten en que ello permitirá verificar cómo son
administrados para su mejor organización y funcionamiento y tomar acciones
inmediatas para resolver algunas carencias que se puedan observar, como las que a
continuación se describen:

 Investigar la trascendencia histórica de la institución, conociendo así su

organización administrativa, las funciones, políticas y cultura archivística.

 Reconocer los factores o elementos propulsores de la desorganización

documental.

 Realizar un análisis de la segunda etapa del ciclo vital de los documentos, para
reconocer el plazo precaucional.

 Verificar las funciones archivísticas que se llevan a cabo en el Archivo de

Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez.

 Conocer los recursos con que cuenta el Archivo para el desarrollo de las tareas
archivísticas.

 Conocer las características de la infraestructura que posee el inmueble, como

iluminación, ventilación, mobiliario, áreas, acceso y seguridad técnica.

3.1 Diseño de la entrevista, cuestionarios y guía de observación

De inicio, para la recopilación de información se elaboró un guión de entrevista (ver

anexo No. 1)47 conteniendo 16 preguntas abiertas enfocadas a conocer el panorama
general del sistema municipal de archivo del referido Municipio, reseñando sus inicios,
avances, la administración y organización de los recursos con que cuenta, etc.

Asimismo se diseñó un primer cuestionario, codificado como 01-ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN (ver anexo No. 2),48 compuesto por 20 preguntas, el cual se aplicó
al encargado del Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez.

También se elaboró un segundo cuestionario codificado como 02-ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN (ver anexo No. 3)49 conformado por 8 preguntas de opción
múltiple, mediante el cual se evalúa al personal que labora en el Archivo de
Concentración.

Es importante mencionar que en el Archivo únicamente labora una persona con

experiencia de 22 años; el resto de la plantilla laboral es eventual y su contratación se
47
Guion de entrevista.
48
Cuestionario 01-archivo de concentración.
49
Cuestionario 02-Archivo de Concentración.
42
realiza por periodos de tres años conforme al cambio de administración. En los
cuestionarios se formularon preguntas concretas agrupadas en apartados temáticos
sobre los recursos humanos (nivel de estudios, experiencia laboral, perfil profesional,
vacantes y capacitación), recursos materiales (instalaciones óptimas del inmueble,
conservación y buen funcionamiento del mobiliario e infraestructura), recursos
financieros (planeación, programación y administración del presupuesto), recursos
técnicos (utilización de instrumentos de descripción y consulta como catálogos,
inventarios y guías), recursos tecnológicos (equipo de cómputo, fotocopiadoras, línea
telefónica, escáner e internet) y recursos normativos (identificación y aplicación de la
normatividad archivística, manuales de organización y funcionamiento).

Durante la visita al Archivo se recorrieron las instalaciones y se aprovechó para la

recolección de datos, para lo cual se elaboró una guía de observación (ver anexo
No.4)50, por ser un método práctico y de mucha utilidad, donde se anotaron los
aspectos más importantes que se observaron al objeto de estudio. Así mismo se utilizó
una cámara fotográfica para captar y proveer las imágenes reales que ilustraran
situaciones relevantes, integrando un informe gráfico (Ver anexo No. 5).51

3.2 Protocolo y aplicación de la entrevista, los cuestionarios y la observación

El protocolo de la entrevista se realizó ante el jefe del Departamento de Archivo,

explicándole el cometido de estos instrumentos de recolección de datos, haciendo
énfasis que la información serviría para la elaboración de la tesina titulada “Propuesta
del proyecto de reorganización del Archivo de Concentración del Municipio de
Naucalpan de Juárez, Estado de México”, con fines de la titulación en la Licenciatura en
Archivonomía.

3.3 Resultados de la entrevista, los cuestionarios y la observación

El análisis de los resultados de la entrevista, los cuestionarios y la observación se

estructura alrededor de la administración y organización de los recursos para conocer
las fortalezas y debilidades del Archivo y emitir propuestas de solución.

 Primero, se busca establecer en qué medida el Archivo de Concentración del

Municipio de Naucalpan de Juárez cuenta con el suficiente factor humano
profesional y técnico en archivística para el buen funcionamiento en los
procedimientos de organización.

 Segundo, se analizan los recursos materiales tratando de identificar el estado y

mantenimiento del mobiliario, así como las instalaciones e infraestructura del
inmueble para saber si son las adecuadas.

 Tercero, se investiga si la asignación y distribución del presupuesto es adecuado

y suficiente.
50
Guía de observación.
51
Informe gráfico.
43
  Cuarto, se analizan los recursos técnicos que se utilizan para la pronta
recuperación de la información, como los instrumentos de descripción
archivística (catálogo de disposición documental, guías, inventarios y cuadro de
clasificación archivística).

 Quinto y último, se revisan los requerimientos archivísticos establecidos en el

marco normativo, como son, leyes, reglamentos, decretos, manuales, guías etc.

3.4 Recapitulación de hallazgos

Para la formalización de este trabajo se expuso ante el jefe del Archivo el objetivo del
diagnóstico archivístico que se pretende realizar, el cual quedará integrado en este
trabajo de titulación, explicándole la metodología en la aplicación de los instrumentos de
recolección de información, como son, la entrevista, el cuestionario y la observación,
accediendo de manera amable a colaborar.

Los resultados obtenidos en la recolección de datos muestran un grado sustancial de

heterogeneidad en la situación actual del Archivo de Concentración del Municipio de
Naucalpan de Juárez, y se describen en los apartados particulares de cada uno de los
instrumentos mencionados. En primer término, los resultados obtenidos de la entrevista
están orientados a revelar cuáles son las características generales del sistema de
archivo municipal y la calidad de los procesos archivísticos que se realizan, y éstos no
pueden ser representados de manera gráfica por poseer información cualitativa.

Para mostrarlos resultados de los cuestionarios se describen las respuestas en

gráficos, utilizando una matriz de datos de una hoja de cálculo en Excel y codificando
cada respuesta con base en el tipo de participante, de la siguiente forma: E1=JEFE,
E2=ENCARGADO, E3=TÉCNICO, donde al E1=JEFE se le aplicará la GUÍA DE
ENTREVISTA, al E2=ENCARGADO, se le aplicará el cuestionario 01-ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN y al E3=TÉCNICO el cuestionario 02-ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN.

Para presentar los resultados, es muy importante señalar que no fue posible aplicar los
cuestionarios a las doce personas que laboran en el Archivo de Concentración, ya que
por la falta de conocimientos teóricos y prácticos en materia archivística, el jefe del
Archivo consideró conveniente que únicamente resolviera la encuesta él mismo, el
encargado del Archivo y una persona con el puesto de técnico, por tener la experiencia
y los conocimientos básicos en archivística; a estas tres personas se les aplicó la parte
correspondiente que podían responder de cada cuestionario. El perfil académico de los
participantes en la aplicación de los instrumentos es el siguiente:

El Jefe del Departamento estudió el bachillerato y cuenta con la clasificación de

archivista; el encargado del Archivo estudió la vocacional con especialidad de técnico
en máquinas y herramientas, y el asesor técnico cursó la preparatoria.

44
3.5 Áreas del Archivo evaluadas

Las áreas que se evaluaron en el Archivo fueron las siguientes:

3.5.1 Recursos humanos

La pregunta número 1 de la GUÍA DE ENTREVISTA está enfocada a conocer el perfil

de contratación del personal que labora en el Archivo, a lo que el entrevistado expresa
que para la contratación del personal en las vacantes que se van generando en el
Archivo Municipal de Naucalpan, la principal característica que se considera es su nivel
académico, de preferencia tener estudios de nivel medio superior y contar con una
experiencia mínima de 3 años en materia archivística. En cuanto a su persona, comenta
que su perfil archivístico no es profesional, pero sí de oficio, debido a que ha participado
en diversos cursos en archivística impartidos por el Archivo General de la Nación y tiene
una certificación de técnico en esta materia por el antes denominado Departamento del
Distrito Federal, donde colaboró en los diferentes archivos de trámite, concentración e
histórico.

La pregunta número 2 de la Guía está orientada a saber el tiempo que ha dedicado al

trabajo archivístico, a lo que el jefe del Archivo indica que cuenta con 22 años de
experiencia.

La pregunta número 3 se refiere al tiempo que el entrevistado lleva laborando en el

Archivo Municipal, indicando que tiene 6 años desempeñándose como jefe del
Departamento del Archivo Municipal del citado Ayuntamiento.

En la interrogante número 4 se solicita que se expongan las funciones del jefe del
Archivo, así como del personal que se desempeña como encargado y técnico, a lo que
responde lo siguiente:

Las funciones del jefe de archivo son:

 Administrar y hacer operativo el Archivo con el control de expedientes, bajo un

enfoque sistémico e integral de procesos y métodos para su localización, uso,
circulación, selección y disposición final;

 Establecer mecanismos para recibir, organizar, conservar, controlar, resguardar y

transferir los expedientes y documentos generados y recibidos por la
administración pública;

 Conservar los documentos que tengan el carácter de históricos.

Para el despacho de los asuntos de su competencia, el jefe del Archivo cuenta con el
Departamento de Archivo de Concentración, el Departamento de Archivo Histórico y
demás personal que resulte necesario, conforme al presupuesto asignado. Es
responsable de que en las instalaciones del Archivo Municipal se reciban, organicen,

45
clasifiquen, conserven, administren, controlen y resguarden todos los documentos que
forman parte de los archivos de concentración e histórico.

Corresponde al encargado del Archivo de Concentración:

 Mantener la operación del archivo mediante los lineamientos, métodos, técnicas,

procedimientos de trabajo y mecanismos de funcionamiento y control, que deban
aplicarse;

 Atender, en coordinación con el Comité de Información del Municipio de

Naucalpan de Juárez, las necesidades de información que tenga bajo su
custodia y resguardo, aplicando las acciones necesarias para su conservación y
seguridad;

 Elaborar y actualizar periódicamente el calendario de caducidades, con el

propósito de llevar un control eficiente de las fechas de vencimiento de los plazos
de conservación del acervo documental;

 Rendir los informes estadísticos y de trabajo cada vez que lo soliciten las
autoridades superiores;

 Apoyar y asesorar a los usuarios del Archivo de Concentración y personal de los

archivos de trámite;

 Establecer y actualizar el registro de datos de consulta para la localización de la

documentación;

 Informar con regularidad al jefe del Archivo acerca del estado general que guarda
el citado Archivo.

Las funciones del Asesor Técnico son:

 Auxiliar al personal que labora en el Archivo de Concentración, apoyando en los

procedimientos archivísticos para el control y resguardo de la documentación que
es concentrada por los diversos archivos de trámite del Municipio;

 Aplicar prácticas relacionadas con las técnicas, sistemas y procedimientos

archivísticos;

 Las demás que le encomiende el encargado para el eficaz desempeño de sus

funciones.

Se advierte que no se encuentran bien definidas las funciones de estas tres personas
ya que repiten algunas de las actividades y no se aprecian las jerarquías y
responsabilidades de cada una de ellas.

46
La pregunta número 5 se refiere a la eficiencia del funcionamiento del Archivo, a lo que
el entrevistado menciona que el Sistema Municipal de Archivo es deficiente, lo que se
debe, por un lado, al bajo perfil del funcionario en turno, cargo que está sujeto al cambio
de autoridades cada 3 años, y al concluir este período no hay seguridad de que
continúe en su puesto, por otro lado, al haber nuevo funcionario no hay certeza de que
se contará con personal capacitado en materia archivística (ya sea por contratación o
por asignación sindical) para dar continuidad a los trabajos realizados y establecidos,
iniciando de nuevo prácticamente de cero. Lo que se observa es que no hay
congruencia de acciones, por lo tanto es muy difícil que se vean resultados sustanciales
en la operación del Archivo porque se rompe la continuidad cada tres años.

En la pregunta número 6 se pide explicar la problemática de los recursos humanos en el

Archivo, a lo que el entrevistado contesta que algunas personas que trabajan en los
archivos son sindicalizadas, ya que son asignadas generalmente por castigo, por lo que
carecen de ese sentido del quehacer archivístico, son renuentes a trabajar,
menosprecian la actividad y consideran al archivo como lo último, lo menos importante,
como zona de castigo, argumentando que “a mí me pagan por tiempo no por trabajo”.
Ante estas situaciones es muy complicado avanzar e ir evolucionando en las
actividades de administración y organización. A pesar de esta problemática y para
propiciar un mejor desempeño de sus funciones, se les capacita con un curso taller
interno cada 6 meses, para que lo apliquen en el área de su responsabilidad.

Otra de las limitantes de los recursos humanos se manifiesta con el cambio de

administración de cada trienio; el personal es reasignado a otros departamentos o
despedido, y con la nueva gestión llega nuevo personal, en su mayoría ajeno a la labor
archivística, con estudios que pueden ir de la primaria a la universidad, con perfiles en
derecho, contaduría, historia, así como obreros, estafetas etc., además que se presenta
el nepotismos por parte de los funcionarios.

El Jefe del Archivo refiere que aunque él reconoce a los profesionistas en archivística
por la disposición que tienen para aplicar sus conocimientos en la organización de
archivos, actualmente se enfrenta a la falta de oportunidades para emplearlos ya que no
existen plazas a nivel administrativo que requieran este perfil. Es lamentable que en el
Departamento de Recursos Humanos del Municipio no haya visualizándolos beneficios
que traería el contar con profesionistas en archivística en el Municipio.

En cuanto a la aplicación del cuestionario 01-ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, el

encargado del Archivo aportó la siguiente información:

En respuesta a la pregunta número 1 del cuestionario, enfocada a saber el sexo y nivel

académico del personal que integra el Archivo de Concentración; el encargado
menciona los siguientes datos: Existen 7 mujeres y 5 hombres (coincidiendo con la guía
de observación); 3 de ellos cuentan con bachillerato, 5 tienen secundaria y 4 solo la
primaria.
47
 Gráfico: pregunta No. 1

¿Sexo del personal que integra el Archivo de

Concentracion del Municipio de Naucalpan?

10 7
5
5

0
Femenino Masculino

Gráfico: pregunta No. 1

¿Nivel de estudios del personal que integra el

Archivo de Concentración del Municipio de
Naucalpan?

6
4
2
0

Se observa la congruencia del resultado obtenido en la GUÍA DE OBSERVACIÓN,

sobre el bajo nivel académico del personal que labora en el Archivo.

Por lo que respecta a la pregunta número 2, donde se requiere saber la categoría

técnica y la experiencia laboral del personal asignado al Archivo, el encargado responde
lo siguiente: no se cuenta con ningún empleado con nivel de licenciatura, hay 11
elementos que se desempeñan como auxiliares archivistas con 10 años de experiencia
y una secretaria que tiene una experiencia de 6 años. Ello contradice lo contestado por
el Jefe del Archivo, quien mencionó que los empleados no duran más de tres años
trabajando en la Institución.

La pregunta número 3 contribuye a saber cómo está distribuido el personal de acuerdo

a la estructura orgánica del Archivo; el encargado manifiesta que el número de
personas asignadas es como a continuación se indica: un jefe, una secretaria, un
auxiliar en préstamos y devoluciones, dos auxiliares en recepción de cajas, dos en
asesorías, uno en búsquedas y cuatro más para depuraciones.
Gráfico: pregunta No. 3

48
 En cuanto al requerimiento de personal para el Archivo, el reactivo número 4 indaga
cuántas personas se requieren por área para una mejor organización y
funcionamiento, señalando el encargado lo siguiente: una persona en la recepción de
cajas, dos elementos para las asesorías y uno en las búsquedas, por lo que se
observa que es necesario acrecentar la plantilla laboral con cuatro personas más (lo
que se corrobora con la Guía de Observación I-4).

Gráfico: pregunta No. 4

Para conocer si el personal ha sido capacitado recientemente en materia archivística,

se plantea la pregunta número 5. El encargado mencionó lo siguiente: el personal del
Archivo nunca ha recibido capacitación en materia archivística por el Archivo General
de la Nación; el Gobierno del Estado impartió capacitación hace tres años, también se
impartió un curso taller interno hace dos años y hubo otros cursos no especificados.
Derivado de lo anterior, se puede apreciar que no hay una capacitación continua para el
personal del Archivo.

3.5.2 Recursos materiales

En el reactivo número 7 de la guía de entrevista se preguntó cómo es la distribución y

funcionalidad de los espacios de cada una de las áreas del Archivo, a lo que el jefe del
área respondió que la amplitud del inmueble es idónea pero que es necesaria una
redistribución y delimitación de las áreas que integran el Archivo porque son ineficientes
y entorpecen la operación del mismo, lo que vendría a optimizar las funciones de cada
una de ellas y a mejorar el aprovechamiento de los espacios.

Al hacer la pregunta número 8 para determinar la necesidad de los recursos materiales

del Archivo, el Jefe del mismo enfatizó que debido a las funciones que ahí se realizan
es necesario incrementar los recursos materiales, iniciando con la sustitución de una
parte del mobiliario, equipo de oficina (escritorios, sillas secretariales, archiveros,
anaqueles, etc.) y de las computadoras, así como realizar un mantenimiento general al
inmueble (pintura, impermeabilización, electricidad y acondicionamiento de las áreas de
trabajo).

La pregunta número 9 tiene la finalidad de saber si el equipamiento con el que cuenta el

Archivo cubre sus necesidades y es acorde al espacio. Como respuesta se obtuvo que

49
otra de las restricciones que imperan con el propósito de tener unas instalaciones
óptimas para la administración y organización del Archivo, es la falta de la
infraestructura y equipamiento, ya que no se cuenta con sistema contra incendios,
detectores de humo, iluminación, ventilación, salidas de emergencia, y se tiene una
cantidad insuficiente de extintores de PQS para el espacio del inmueble, además de
que el lugar que se está utilizando como Archivo de Concentración está en
arrendamiento por el Municipio, y su funcionalidad principal es de bodega de uso
industrial. Por esta última razón, la Secretaría del Ayuntamiento no ve factible invertir
recursos en una instalación ajena a su patrimonio.

En el instrumento 01-ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, en el apartado II de recursos

materiales, el encargado aportó la siguiente información:

En la pregunta número 1 se solicitó información en cuanto a la pertinencia de la

amplitud y conservación del inmueble que es utilizado como Archivo. La respuesta
establece que su amplitud es insuficiente y su estado de conservación es regular de
acuerdo a la escala presentada (1=insuficiente, 2=suficiente, 3=regular, 4=bueno,
5=excelente).

La pregunta número 2 pide que se indique si el local del Archivo cuenta con espacios
delimitados (estructurados y diseñados) exclusivamente para cada una de las funciones
que se realizan en cada área. El encargado señaló que si bien los espacios están
delimitados, su distribución y diseño no son los más adecuados para la operación del
Archivo.

Los elementos que se muestran en el siguiente gráfico corresponden a la pregunta

número 3, en la que el encargado ofreció información relacionada con la infraestructura
de seguridad. En lo que respecta a los controles de temperatura, sistema contra
incendios y detectores de humo, mencionó que no se cuenta con estos dispositivos; en
cuanto a las fuentes de iluminación, sistemas de ventilación y salidas de emergencia,
dijo que son insuficientes para el área y volumen del inmueble, asegurando que solo los
extintores existen en cantidad suficiente. Ello contradice lo que manifestó el jefe del
Archivo, quien considera que estos últimos son insuficientes.

Gráfico: pregunta No. 3

3.- ¿Del equipamiento que se menciona de la

infraestructura de seguridad, señale con cuántos de
ellos cuenta el Archivo?
SUFICIENTE INSUFICIENTE

50
En relación a la interrogante número 4, el encargado explicó que de acuerdo a la
cantidad presentada, el número de insumos con los que cuenta el Archivo es el
siguiente: 1500 cajas de archivo, 300 carpetas lefort, 3 archiveros, 247 anaqueles
metálicos, 2 mesas de trabajo, 5 escritorios, 10 sillas secretariales, un sillón ejecutivo y
papelería.

En la pregunta 5 las respuestas coinciden con las obtenidas en la Guía de Observación,

al señalar que el número de cajas de archivo y carpetas lefort son suficientes; sin
embargo, el mobiliario, como los archiveros, anaqueles metálicos y mesas de trabajo
son insuficientes; los escritorios se encuentran en estado útil, el sillón ejecutivo y las
sillas secretariales presentan un mal estado y la papelería que suministran al Archivo es
insuficiente.

Como resultado de la Guía de Observación se perciben deficiencias en el estado de

conservación del inmueble, no se cuenta con los dispositivos para controlar la
temperatura, sistema contra incendios y detectores de humo; son insuficientes las
fuentes de iluminación, sistemas de ventilación y las salidas de emergencia; en cuanto
a los extintores, aunque son suficientes tienen mucho tiempo y se desconoce si sirven o
si al menos están recargados.

3.5.3 Recursos financieros

En el reactivo número 11 de la Guía de Entrevista, aplicada al Jefe del Archivo, se

pregunta si se tiene asignada una partida presupuestal para el suministro de recursos a
los archivos y cómo son administrados, a lo que se contestó que sí hay una partida
presupuestal mediante la cual se otorgan los recursos al Ayuntamiento. La Secretaría
del Ayuntamiento tiene que asignar un presupuesto para sueldos, mobiliario,
consumibles y mantenimiento, sin embargo, el Jefe del Área de Patrimonio Municipal es
quien decide cómo se distribuye el presupuesto, y es aquí donde se diluye la posibilidad
de que los recursos lleguen al Archivo en tiempo y forma, así como en la cantidad
requerida, y casi siempre los recursos que llegan son en especie.

El Jefe del Archivo refiere que anualmente se requieren los recursos para satisfacer las
necesidades del Departamento de archivo, el cual incluye a los archivos de
concentración e histórico, y en el transcurso del año se remiten diversas solicitudes a la
Secretaría del Ayuntamiento, por ser el organismo inmediato superior, pero
generalmente no se obtiene respuesta favorable, lo que ocasiona deficiencia en la
administración y organización.

Por lo que respecta a la pregunta número 12, que se refiere a cómo es la asignación de
presupuesto y/o recursos, el Jefe de Departamento de Archivo responde, en principio,
que primero se requiere conocer los procedimientos archivísticos que se realizan para
la organización y preservación de los acervos documentales en el Municipio,
información que se aportará en el apartado de recursos técnicos.

51
En relación al instrumento 01-ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, en cuanto a los
recursos financieros, el encargado responde a la pregunta 1 diciendo que considera que
el presupuesto asignado al Archivo es insuficiente.

En la pregunta 2 el encargado indica que se elaboran informes basados en la situación

actual que presenta el Archivo, con la finalidad de captar recursos financieros para una
mejor organización y funcionamiento.

En la pregunta 3 se indaga sobre cómo se ven reflejados los recursos en los objetivos y
metas planeadas, obteniendo como respuesta que éstos son insuficientes, pues con los
recursos asignados actualmente no se alcanzan a cumplir las metas y objetivos
establecidos.

En la respuesta de la pregunta 4, referente al porcentaje del presupuesto asignado para

mantenimiento del inmueble, mobiliario y capacitación, se aprecia un desconocimiento
total de la distribución de recursos, lo que viene a reforzar las respuestas de las
preguntas 1, 2 y 3 de esta sección, por lo que se observa que no existe un enlace de
comunicación con el Jefe del Sistema de Archivo Municipal.

Por lo antes expuesto podemos señalar que la asignación de recursos financieros no

permite el apropiado funcionamiento del Archivo, ya que éstos son insuficientes.

3.5.4 Recursos técnicos y tecnológicos

Técnicos

Como bien sabemos, los recursos técnicos comprenden los procesos archivísticos para
la recepción, descripción, valoración, selección y disposición final de los documentos.
Con este entendido procedemos a analizar la situación de este tipo de recursos.

La pregunta 13 de la Guía de Observación se refiere a los procesos que se aplican para

organizar los acervos documentales de Archivo, como son: clasificación, transferencias
primarias, valoración y bajas documentales.

En cuanto al cuestionario 01-ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, el encargado responde

a la pregunta 3 mencionando que los procesos que se aplican son los siguientes:
descripción, clasificación, valoración documental, expedientación, baja documental,
transferencia primaria, automatización y restauración.

En la pregunta número 3 del cuestionario 02-ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, que

trata sobre los procesos técnicos, el asesor técnico responde que aplican los siguientes
procesos: la clasificación, la valoración, la expedientación, la depuración y la
transferencia secundaria.

En la pregunta número 13 de la Guía de Entrevista, donde se pide al Jefe del Archivo

que explique cómo se realizan las bajas documentales, éste señala que en el
Ayuntamiento existe una Comisión Dictaminadora de Depuración de Documentos del
52
Estado de México, la cual está integrada por los directores de área (vocales), el
Cronista Municipal, Secretario Técnico y Jefe del Archivo Municipal, como lo estipula el
Reglamento de Archivo y Crónica Municipal de Naucalpan de Juárez. El procedimiento
para las bajas documentales se realiza de la siguiente forma:

Se revisa la documentación para identificar cuál causará baja por haber concluido sus
valores administrativos, fiscales y legales. Se somete a votación por la Comisión, se
seleccionan y clasifican los documentos con base en los catálogos de disposición
documental (tomos I-IV) y se envía una muestra del inventario de baja documental al
Gobierno del Estado. Posteriormente, la citada entidad estatal envía un dictamen de
aprobación, una vez aceptado el inventario la Comisión Dictaminadora del Municipio, en
coordinación con el Órgano Interno de Control, verifica que la documentación que se
eliminará sea la correspondiente, se levanta el acta y se procede a su eliminación por
trituración.

En la pregunta número 1 del cuestionario 01-ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN,

concerniente al rubro de recursos técnicos, el encargado respondió que él considera
que el prestigio en la organización y aplicación de los procesos archivísticos, son
regulares.

En relación a la pregunta 2, relativa a la clasificación para la identificación de los

acervos documentales en el Archivo, especificó que es alfanumérica.

La pregunta 3 aporta información para conocer el uso de los instrumentos de control y

consulta archivística para la pronta recuperación de la información. Al respecto, se
observa que se utilizan los inventarios de transferencia y baja documental, y no se
utilizan el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición
documental, la guía simple, y los catálogos e inventario topográfico.

Gráfico: pregunta No. 3

3.-¿Para la pronta recuperación de la información de los archivos con qué

instrumentos de control y consulta cuenta?

Cuadro Catálogo de Guía simple Catálogos Inventarios de Inventario de Inventario

General de Disposición de archivos transferencias baja topográfico
Clasificación Documental documentales documental
Archivística

UTILIZA NO SE UTILIZA

53
En el cuestionario 02-ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, en la pregunta número 1,
donde se desea conocer si el asesor técnico conoce el ciclo vital del documento, éste
contestó que sí tiene conocimiento de dicho ciclo.

Con respecto a la pregunta 2 sobre el uso de los instrumentos de control y consulta

archivística para la recuperación de la información, el asesor técnico dijo que utiliza los
siguientes instrumentos: el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de
disposición documental, la guía simple de archivos y los inventarios de baja y de
transferencia documental; los catálogos físicos y electrónicos no se usan.

En la pregunta 3 el asesor técnico manifiesta que los procesos que se aplican a los
documentos son: valoración documental, baja documental y automatización.

Lo que muestra la pregunta 4, relativo al resguardo de la documentación que se recibe

de los diversos archivos de trámite, es que la totalidad de los documentos se
encuentran en cajas de cartón numeradas y rotuladas para su identificación.

Lo que se concluye de este rubro de recursos técnicos, es que hay una incipiente
clasificación tomada de los instrumentos normativos “catálogo de disposición
documental, tomos I-IV” y un proceso de depuración bien estructurado, sin embargo, la
“Tabla de Depuración de Documentos del Archivo de Concentración del Municipio de
Naucalpan”, usada para este proceso, no garantiza que los documentos que se
destruyen no contengan valores históricos, por lo que es necesario elaborar un “Cuadro
de Clasificación Archivística” y un “Catálogo de Disposición Documental” para asegurar
la mejor recepción, descripción, valoración, selección y disposición final de los
documentos.

Tecnológicos

En relación al aspecto de la tecnología el encargado respondió a la pregunta del

instrumento 01-ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, que no se utilizan el Internet y la red
Novell; en cuanto a la línea telefónica y la computadora ambas funcionan, aunque la
operación de esta última es deficiente por su obsolescencia; de la automatización de
instrumentos de descripción, digitalización y fotocopiadora comenta que funcionan, sin
embargo, conforme a lo señalado en la Guía de Observación éstos están en regular
estado.

Por su parte, en la pregunta 1 del rubro recursos tecnológicos del instrumento 02-
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, el asesor técnico indica que para realizar sus
actividades de organización de la documentación utiliza los programas de Word y Excel,
no así Access y Power Point.

La pregunta 2 del mismo instrumento indaga sobre los instrumentos archivísticos que
están automatizados, a lo cual responde que no se tienen automatizados el cuadro
54
general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, la guía
simple de archivos y los catálogos; los instrumentos que se precian de estar
automatizados (uso del Excel) únicamente son los inventarios de transferencias
documentales y baja documental.

En este apartado se observa que existen similitudes en las respuestas del personal en
cuanto a los recursos tecnológicos que se utilizan en el Archivo. Se advierte que los
equipos de cómputo ya cumplieron su ciclo de vida, por el tiempo que tienen en uso, así
como por el mal estado en el que se encuentran; esta información se verificó con la
Guía de Observación.

La automatización de los instrumentos de consulta es medianamente útil, por el estado

de los equipos y porque el personal carece de conocimientos más específicos en
informática; se requiere de equipo de cómputo nuevo, de la conexión a Internet, del
mantenimiento permanente al equipo de fotocopiado y de la capacitación en Office
(Word, Excel, Access y Power Point) para las persona que ahí laboran.

3.5.5 Recursos normativos

En la pregunta número 15 de la GUÍA DE ENTREVISTA se pregunta acerca de la

normatividad archivística que se aplica actualmente en el sistema del Archivo Municipal,
mencionando el Jefe del Archivo que la norma que se utiliza es la siguiente: la Ley de
Archivos Históricos del Estado de México, el Catálogo de Disposición Documental,
tomos I-IV, el Dictamen 1618 de la Comisión Dictaminadora de Depuración de
Documentos, el Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública del
Municipio de Naucalpan de Juárez, y el Reglamento de Archivo y Crónica Municipal de
Naucalpan de Juárez, y que los manuales de organización y de funciones del Sistema
de Archivo Municipal se encuentran en proceso de elaboración.

En la pregunta 1 del instrumento 01-ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, el encargado

refiere sobre los recursos normativos que se aplican en el Archivo de Concentración
para su organización y funcionamiento, mencionando los mismos que indicó el Jefe del
Archivo, con la diferencia que el encargado señaló que los manuales de organización y
de funciones no se utilizan.

En la pregunta 2 relacionada con el nivel de conocimiento de la normatividad

archivística federal mexicana, el encargado respondió que conoce algo la Ley Federal
de Archivos, poco la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, así como su Reglamento y las disposiciones del Archivo General de la
Nación.

En la pregunta 1 del instrumento 02-ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, donde se

inquiere sobre la utilización de la normatividad archivística estatal y municipal que se
aplica en el Archivo, el asesor técnico mencionó los mismos instrumentos normativos
que refirieron el jefe y el encargado del Archivo.

55
Capítulo 4. Propuesta de reorganización del Archivo de Concentración del
Municipio de Naucalpan de Juárez, Estado de México

El Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez funcionará como

una unidad de información que resguarde, conserve y procese las actividades
archivísticas para la pronta recuperación de la información. Derivado del diagnóstico
archivístico efectuado en los temas de recursos humanos, recursos técnicos y
tecnológicos, recursos materiales, recursos financieros y recursos normativos, se
observó que existen deficiencias que limitan el funcionamiento de cada área del
Archivo. Dado que el Archivo de Concentración no cuenta con instrumentos normativos
internos, se presenta una propuesta estructurada con los siguientes rubros: misión y
visión, objetivos del Archivo de Concentración, estructura organizativa, tratamiento
documental, espacio físico y acondicionamiento del Archivo, iluminación, temperatura y
humedad, sistemas de prevención y presupuesto.

En esta propuesta de reorganización se expondrán estrategias y lineamientos

archivísticos para solventar las carencias identificadas.

La dirección del Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez es

calle Av. 16 de septiembre No. 415, Naucalpan centro; sus límites geográficos son los
siguientes:

Al Norte, colinda con la calle industria nacional.

Al Sur, con Av. 16 de septiembre.

Al Este, con calle industria nacional.

Al Oeste, con Blvd. Manuel Ávila Camacho.

Se llega al Archivo por el periférico, Blvd. Manual Ávila Camacho; el acceso principal
está situado en la Av. 16 de septiembre. Dentro del predio comparte espacio con una
fábrica maquiladora de ropa y un taller de máquinas y herramientas; su superficie es de
1387.50 m2

4.1 Misión y visión

Dado que el Archivo no tiene presente su quehacer y hacia dónde va, se propone la
siguiente misión y visión.

Misión: El Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez tiene como

misión conservar el patrimonio documental del Ayuntamiento, servir de apoyo a los
usuarios, ofreciéndoles difundir la información, garantizar su acceso y proporcionar un
servicio de calidad que influya de manera positiva en la toma de decisiones.

Visión: La visión del Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez,

es consolidarse como una unidad de información comprometida con las actividades del
56
Municipio, que sea capaz de crear un servicio de calidad que permita alcanzar los más
altos estándares en función del logro de los objetivos del Municipio.

4.2 Objetivos del Archivo de Concentración

Los objetivos que se pretenden alcanzar con esta propuesta de reorganización para el
Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez, son los siguientes:

 Consolidar un servicio de calidad, que garantice el ágil acceso a los acervos

documentales, el procesamiento de las técnicas archivísticas y el resguardo y
preservación de la documentación.

 Fomentar políticas y procedimientos para las unidades de archivo del Municipio.

 Procesar instrumentos de descripción en forma electrónica que permitan

controlar y recuperar la documentación.

 Guardar y custodiar los documentos generados y recibidos por los archivos de

trámite del Municipio.

 Asegurar la perfecta conservación de los documentos.

 Archivar de forma ordenada los documentos, según la clasificación establecida.

 Garantizar un cómodo y eficiente sistema para la consulta de la documentación.

4.3 Estructura organizativa del Archivo de Concentración

Como se describiera en el primer capítulo, las funciones del Archivo de Concentración

tendrán que estar representadas en una estructura organizativa definida para la
delimitación de funciones, esto permitirá que se lleven a cabo los procedimientos
archivísticos, además facilitará el cumplimiento de la normatividad, como leyes y
reglamentos vigentes, tal como se estipula en el Reglamento de Archivo y Crónica de
Naucalpan de Juárez, Estado de México, por lo que la propuesta siguiente contribuiría a
lograrlo.

4.3.1 Organigrama

De acuerdo al Reglamento de Archivo y Crónica Municipal de Naucalpan de Juárez solo

existe un titular responsable de las actividades que en él se realizan, por lo que no
cuenta con un manual particular de organización y de funciones donde se delimite la
jerarquización y delimitación de funciones; no tiene una estructura administrativa, por lo
que se propone la siguiente:

57
 Figura No. 7. Propuesta del Organigrama del Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan.

JEFATURA

SUBJEFATURA

OFICINA
ADMINISTRATIVA

PROCESOS DEPÓSITO DE
INFORMÁTICA TÉCNICOS ARCHIVO SERVICIOS

4.3.2 Funciones de las áreas del Archivo de Concentración

Derivado de la estructura organizativa propuesta y dado que el Archivo no cuenta con

manuales de funciones y procedimientos a partir de las funciones expresadas en el
Reglamento de Archivo y Crónica Municipal de Naucalpan de Juárez y las mencionadas
por el Jefe del Archivo, se proponen las que aplicarán a cada área, las cuales en un
futuro pueden incluirse en la estructura de un manual de organización.

a. Jefatura

Formular las políticas, lineamientos, métodos, técnicas, procedimientos de trabajo y

mecanismos de funcionamiento y control que deba aplicarse en los archivos de
trámite y de concentración, en coordinación con el Comité de Información del
Municipio de Naucalpan de Juárez.

Mantener informada a la Subdirección acerca del estado general que guarda el

Archivo de Concentración.

Tener bajo su custodia la información que comprende el Archivo de Concentración y

velar por su conservación y seguridad.

Llevar a cabo la administración y organización de todos los documentos y

expedientes que se encuentren en el Archivo de Concentración.

Coordinarse con las instituciones correspondientes para establecer prácticas

relacionadas con las nuevas técnicas, sistemas o procedimientos archivísticos, que
coadyuven a la modernización de las actividades propias del Archivo de
Concentración.

58
 Llevar un libro de registro de las diversas publicaciones federales, estatales y
municipales.

Llevar un registro de la información de naturaleza jurídica que envíen la Federación,

el Estado, el Distrito Federal u otros municipios, en el marco de los acuerdos de
coordinación respectivos y en los términos de la normatividad aplicable.

Elaborar los oficios necesarios para ser firmados por el Subdirector, a fin de solicitar
las acciones necesarias a los organismos competentes, tanto para la operación del
Archivo, como para la transferencia y/o eliminación de los expedientes o
documentos.

Supervisar y dar seguimiento, en forma impresa y automatizada, a los instrumentos

de descripción y consulta (inventario, cuadro de clasificación archivística, catálogo
de disposición documental, guía simple, etc.).

Desarrollar todas aquellas funciones del Archivo de Concentración, apegadas a las

leyes, reglamentos y demás disposiciones aplicables en materia archivística

Prestar un servicio de calidad.

Capacitar al personal auxiliar de archivo y a los usuarios internos del Municipio,

mediante procesos organizados dirigidos a prolongar y complementar la educación
inicial en archivística, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva
logrando estar en constante proceso de actualización archivística.

Proporcionar asistencia y asesoría técnica para identificar, formular, implementar y

evaluar la gestión y desarrollo de proyectos archivísticos, convenios y contratos, a
través de un grupo interdisciplinario de profesionales, de acuerdo a las
especialidades requeridas.

b. Subjefatura

Planificar, dirigir, coordinar y supervisar los procesos archivísticos.

Determinar las políticas de acceso para la consulta de información.

Asesorar a los encargados de los archivos de trámite sobre la manera adecuada de

organizar estos archivos y sobre el procedimiento de transferencia de documentos
al Archivo de Concentración.

Diseñar estrategias archivísticas para implementar un modelo archivístico capaz de

unificar los procedimientos de los archivos de trámite pertenecientes al Municipio.

Supervisar el adecuado tratamiento documental aplicado a los documentos

transferidos desde los diferentes archivos de trámite al Archivo de Concentración.

59
c. Oficina Administrativa

Administrar, supervisar y controlar los recursos materiales, humanos y tecnológicos

para el buen funcionamiento del Archivo.

Tener a su cargo la mesa de entrada y salida de correspondencia, para recibir,

procesar y despachar los documentos que se reciban y que tengan que ver con la
administración del Archivo de Concentración.

Elaborar y tramitar la documentación sobre los diversos trámites administrativos que

se generen dentro del Archivo.

Elaborar informes estadísticos en los procesos de gestión y administración

archivística.

Elaborar y/o tener actualizados los manuales de organización y funciones.

Elaborar e instrumentar un programa de protección civil interno.

Solicitar los insumos, materiales, papelería, mobiliario y equipo de cómputo.

Elaborar el programa de mantenimiento preventivo y correctivo del inmueble, y la

sustitución del mobiliario y equipo.

d. Informática:

Procesar y automatizar el registro de la información que se resguarde en el Archivo

de Concentración, utilizando las tecnologías de la información, con la finalidad de
optimizar su control y su pronta recuperación, en coordinación con las áreas que
integran el Archivo.

Establecer y actualizar una base de datos de consulta y rápida localización de la

información.

Llevar de forma automatizada, los libros de registro de las diversas publicaciones

federales, estatales y municipales.

Preparar informes estadísticos y de trabajo al jefe del área administrativa cada vez
que lo solicite.

Contribuir a la modernización y automatización de los instrumentos de descripción y

consulta archivística.

Elaborar las solicitudes de mantenimiento preventivo y/o correctivo, así como de

actualización e instalación de software de los equipos de cómputo y periféricos del
Archivo de Concentración.

60
e. Procesos técnicos

Aplicar las técnicas archivísticas para la recepción, descripción, valoración

secundaria, selección y disposición final de los acervos documentales concentrados
de los diversos organismos del Municipio de Naucalpan de Juárez.

Establecer un control sistemático de los documentos que se mantienen en custodia.

Elaborar y mantener actualizado el Cuadro General de Clasificación Archivística.

Elaborar y mantener actualizado el calendario de caducidades.

f. Depósito de Archivo

Recibir, instalar, resguardar, controlar y preservar la totalidad de la documentación

enviada por los archivos de trámite del Municipio de Naucalpan de Juárez.

Coordinar, con las áreas de procesos técnicos e informática, los movimientos de

altas y bajas documentales en el inventario, para su actualización en los registros
electrónicos.

Llevar el registro, control y actualización del inventario topográfico en forma impresa

y electrónica.

Elaborar un croquis o plano del inventario topográfico de la ubicación de los

estantes, cajas y expedientes.

Establecer los mecanismos de seguridad para evitar el acceso a personal no

autorizado.

Realizar habitualmente la limpieza y fumigación de anaqueles y cajas.

Efectuar periódicamente la fumigación del inmueble.

g. Servicios

Cubrir las necesidades informativas de los usuarios internos y externos con un

servicio de calidad.

Elaborar informes estadísticos de consultas y calidad del servicio, que permitan la

identificación de mejoras.

Prestar el servicio de reproducción de documentos a través del fotocopiado,

microfilmación o digitalización, dependiendo de las características propias y del
estado de conservación del documento, con excepción de los límites de propiedad
intelectual y sobre los que aplique alguna restricción de ley.

61
 Brindar el servicio de copias certificadas a los investigadores y público en general,
salvo aquellos que tengan alguna restricción de ley.

Ofrecer el servicio de consulta en sala, salvo aquellos documentos sobre los que
pese alguna restricción.

Proporcionar el servicio de préstamo y consulta de documentos fuera de las

instalaciones del Archivo de Concentración, siempre que se cumpla con los
lineamientos existentes y no represente ningún riesgo para la documentación.

Informar sobre el horario y días de atención, la cual se ofrecerá de lunes a viernes,

de 9:00 a 13:00 y de 13:30 a 15:00 horas.

4.3.3 Recursos humanos

Para la obtención de mejoras, es conveniente sumar el talento humano al que se tiene

con las siguientes características y distribución de acuerdo al organigrama propuesto:
Tabla No. 4. Propuesta de asignación de áreas y perfiles requeridos del personal del Archivo de
Concentración.

ÁREA PERFIL ESPECIALIDAD CANTIDAD DE

PERSONAL
JEFATURA 1
ARCHIVONOMÍA
SUBJEFATURA LICENCIATURA 1
OFICINA ADMINISTRATIVA ADMINISTRACIÓN 1
INFORMÁTICA LICENCIATURA O INFORMÁTICA
1
TÉCNICO
PROCESOS TÉCNICOS 1
LICENCIATURA O
DEPÓSITO DE ARCHIVO PROFESIONAL ARCHIVONOMÍA 1
SERVICIOS ASOCIADO 1
AUXILIAR DE OFICINA
SECRETARIA 2
ADMINISTRATIVA
AUXILIAR DEL ÁREA DE
1
INFORMÁTICA
AUXILIAR DEL ÁREA BACHILLERATO
2
PROCESOS TÉCNICOS O SECUNDARIA AUXILIARES DE
AUXILIAR DEL ÁREA DE ARCHIVO
3
DEPÓSITO DE ARCHIVO
AUXILIAR DEL ÁREA DE
1
SERVICIOS
TOTAL 16

Para llevar a cabo las actividades administrativas del Archivo de Concentración, es

importante contar con un personal apto que satisfaga las necesidades de los usuarios y
cumplan cada una de sus funciones.
Considerando que actualmente el Archivo cuenta con una plantilla laboral de 12
personas, ninguna con perfil profesional en archivística, se propone una plantilla
conformada por 16 personas, por lo que las áreas quedarían conformadas por el
siguiente personal:

62
Jefatura: Un Licenciado o Profesional Asociado en Archivonomía, quien dirigirá técnica
y administrativamente el Archivo de Concentración apegándose a la normatividad
archivística vigente.

Subjefatura: Un Licenciado o Profesional Asociado en Archivonomía, quien cumplirá

las órdenes e instrucciones que reciba del jefe del Archivo de Concentración, y asumirá
en todo momento las funciones y responsabilidades del jefe durante sus ausencias.

Oficina Administrativa: Un Licenciado en Administración, quien tendrá como auxiliares

dos secretarias; tendrá la responsabilidad de administrar, supervisar y controlar los
recursos materiales, humanos y tecnológicos para el buen funcionamiento del Archivo.

Informática: Un Licenciado o Técnico en Informática, quien se apoyará con un auxiliar

archivista para hacer más eficientes sus actividades; esta área dependerá de la oficina
administrativa.

Procesos técnicos: Un Licenciado o Profesional Asociado en Archivonomía, quien

será apoyado por dos auxiliares de archivo; tendrá a su cargo la supervisión del
personal subordinado del área de Depósito de Archivo, y aplicará las técnicas
archivísticas para la recepción, instalación, descripción, valoración y disposición final de
los documentos.

Depósito de Archivo: Un Licenciado o Profesional Asociado en Archivonomía, quien

estará apoyado por tres auxiliares de archivo; se coordinará con las áreas de procesos
técnicos e informática para mantener actualizada la ubicación de los documentos.

Servicios: Un Licenciado o Profesional Asociado en Archivonomía, quien tendrá el

apoyo de un auxiliar de archivo.

4.4 Procesos técnicos

En el entendido de que los procesos técnicos comprenden los procesos archivísticos

para la recepción, descripción, valoración, selección y disposición final de los
documentos, y debido a las incongruencias detectadas en los resultados del
diagnóstico, por las diferentes respuestas obtenidas, se observa que el personal realiza
de diferente forma las actividades del Archivo.

Esto se debe a que en el Municipio de Naucalpan se utilizan el “Catálogo de

Disposición Documental, tomos I-IV” y la “Tabla de Depuración de Documentos del
Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan”, como base para normar los
procesos archivísticos, sin embargo, no hay parámetros para la clasificación
archivística, la que se usa es insuficiente y no está acorde con las funciones que se
realizan en el Municipio, y los elementos que aportan para la valoración documental
son insuficientes para determinar adecuadamente el destino final de los documentos.

Se propone en primera instancia que el encargado del Archivo de Concentración

elabore un programa de actividades para el proceso de reorganización documental y
63
por conducto del jefe del Sistema Municipal de Archivo sea aprobado por el personal
directivo. Antes de proponer los procesos archivísticos que serán modificados en el
Archivo de Concentración, se recomienda empezar por una limpieza del Depósito de
Archivo, retirando el polvo de cajas y estantes metálicos utilizando una aspiradora
convencional, posteriormente, se colocarán en el lugar correspondiente de acuerdo a la
propuesta de inventario topográfico; más tarde se realizará limpieza documental al
acervo que ya se encuentra en el Archivo, para lo cual se proveerá de equipo de
protección personal, como batas, guantes de látex, gorros, cubre bocas, faja para
cargar, zapatos con casquillo y jabón antibacterial.

En relación a los procesos archivísticos se propone que se realicen los siguientes

ajustes:

4.4.1 Clasificación, ordenación y descripción

Como se mencionó anteriormente, el no contar con un “Cuadro de Clasificación

Archivística” específico del Municipio de Naucalpan, propicia que la información no sea
localizada en forma rápida y eficaz. Por lo tanto, deberá elaborarse, en coordinación
con los archivos de trámite, un cuadro acorde a las funciones que realiza actualmente el
Municipio, utilizando como modelo una codificación alfanumérica y una estructura
orgánica funcional, respetando parte de los parámetros de la clasificación que ya se
utiliza; las secciones estarían en relación a las unidades productoras y se considerarían
las funciones dentro de la estructura organizativa del Municipio para conformar las
series documentales. Se propone que se utilice un formato especifico (ver anexo No. 8).

Una vez estructurada la clasificación documental se procederá a la ordenación de los

documentos, la cual se realizará de la siguiente manera: en las secciones y series se
utilizará el sistema alfanumérico por año, dentro de cada caja la ordenación se realizará
de izquierda a derecha utilizando un sistema numérico ascendente y al interior de los
expedientes se realizará por año, mes y día; de esta forma se facilitará la recuperación
de la información.

Por otro lado, se propone como instrumento de descripción un inventario general, el

cual permitirá acceder y recuperar información (ver anexo No. 9). Los campos que se
consideran indispensables para esta herramienta son los siguientes:

 Clasificación.- se coloca la clave correspondiente tomada del Cuadro General de

Clasificación Archivística.

 Expediente.- se anota el número de expediente.

 Asunto.- se indica brevemente el asunto que trata el expediente.

 Fecha de apertura.- se escribe la fecha de la apertura del expediente.

64
  Reservado o confidencial.- se señala si el documento es reservado o confidencial
de acuerdo a lo que especifica la Ley.

 Clasificación Topográfica.- se coloca la clave de la ubicación topográfica dentro

del Archivo.

 Observaciones.- se describe algún tipo de información que sea importante y que

no se haya indicado con anterioridad.

4.4.2 Recepción de documentos y ubicación topográfica

El Archivo de Concentración recibe los documentos transferidos de los archivos de

trámite, para ello es necesario contar con una serie de normas que permitan realizar las
transferencias de manera correcta. Las reglas propuestas para recibir los documentos
son las siguientes:

1. Las unidades de archivo de trámite deberán realizar y entregar al Archivo de

Concentración un inventario de la documentación a transferir, en formato impreso
y electrónico.

2. Cada caja deberá ser identificada con una etiqueta que contenga los datos de la
transferencia y un número correlativo.

3. La documentación será remitida mediante un oficio al Archivo de Concentración.

4. El personal del Archivo de Concentración tendrá la obligación de cotejar el

contenido de las cajas para validar el inventario.

Una vez que los documentos se hayan ingresado al Archivo de Concentración y dado
que la falta de estantería obliga a que la mayoría de las cajas de archivo estén
depositadas en el piso; se propone asignar un espacio determinado a cada caja, y con
base en esta ubicación se elaborará un inventario topográfico, con la finalidad de poder
localizar con eficiencia la información.

Dicho Inventario habrá de actualizarse constantemente para una mejor localización de

los documentos dentro del área de Depósito del Archivo; para el efecto se han utilizado
claves que incluyen números romanos y alfabéticos, pero además, se ha manejado la
policromía para una mejor ubicación de las series documentales.

65
 Tabla No. 5. Inventario topográfico del Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez

AREA 2013 2014 2015 CANTIDAD CVE. PASILLO BATERÍA ESTANTE CAJA
PRESIDENCIA MUNICIPAL PM, P 1-2, B I, E 1-20, C 1-
A 349 8 1 358
358
1-2 I 1-20 1-358
SRÍA. DEL H AYUNTAMIENTO SHA, P 1-2, B I-III, E 21-81, C
A 981 32 67 1080
1-1080
3-4 I-III 21-81 1-1080
REGISTRO CIVIL RC, P 4-6, B III-IV, E 82-145,
A 892 9 65 966
C 1-966
4-6 III-V 82-145 1-966
REGISTRO CIVIL GAVETAS RCG, P 5, B IV-V, E 109-135,
480 480 5 IV-V 109-135 1-480
C 1-480
H. CABILDO HC, P 7, B VI-VII, E 173-194,
387 2 389 7 VI-VII 173-194 1-389
C 1-389
TESORERÍA MUNICIPAL TM, P 8-9, B VII-VIII, E 195-
759 27 786 8-9 VII-VIII 195-238 1-786
238, C 1-786
DIR. GRAL. DE OBRAS DGOP, P 9-10, B VIII-IX, E
B PÚBLICAS
284 36 6 326
239-259
9-10 VIII-IX 239-259 1-326
DIR. GRAL. DE DESARROLLO DGDFE, P 10, B IX, E 260-
121 7 17 145 10 IX 260-270 1-145
Y FOMENTO ECONÓMICO 270, C 1-145
CONTRALORÍA INTERNA CIM, P 10-11, B IX-XI, E 270-
557 5 53 615 10-11 IX-XI 270-301 1-615
MUNICIPAL 301, C 1-165
DIR. GRAL. DE SGD. PÚBLICA DGSPT, P 11-15, B XI-XIII, E
903 101 113 1117 11-15 XI-XIII 302-363 1-1117
Y TRÁNSITO MUNICIPAL 302-363, C 1-1117
B DIR. GRAL. DE DESARROLLO DGDU, P 14-16, B XIII-XV, E
URBANO 1718 118 67 1903 364-425, C 1-1903 14-16 XIII-XV 364-425 1-1903
C
VOCALÍA EJECUTIVA DE VEAH, P 16, B XV, E 426-
128 128 16 XV 426-432 1-128
ASENTAMIENTOS HUMANOS 432, C 1-128
C DIR.DE FRACCIONAMIENTOS 32 32 DFC, P 16, B XV, E 433,434, 16 XV 433-434 1-32
Y COLONIAS C 1-32
DIR.DE PLANEACIÓN Y OBRA 60 60 DPOC, P 16-17, B XV, E 435- 16-17 XV 435-438 1-60
COMUNITARIA 438, C 1-60
DIR. JURÍDICA Y GOBIERNO 112 112 DJG, P 17, B XV, E 439-444, 17 XV 439-444 1-112
C 1-112
CONSEJERÍA JURÍDICA 276 26 30 332 CJ, P 17, B XV, E 445-462, C 17 XV 445-462 1-332
1-332
DIR. GRAL. DE SERVICIOS 662 18 20 700 DGSP, P 17-18, B XVI-XVII, 17-18 XVI-XVII 463-501 700
PÚBLICOS E 463-501, C 1-700
DIR. GRAL. DE ECOLOGÍA Y 81 12 93 DGEMA, P 19, B XVI, E 502- 19 XVII 502-506 1-93
MEDIO AMBIENTE 506, C 1-93
DIR. GRAL. DE 189 189 DGCSS, P 19, B XVII-XVIII, E 19 XVII-XVIII 507-517 1-189
COMUNICACIÓN SOCIAL Y 507-517
C SÍNTESIS
D
DIR. GRAL DE 1143 11 39 1193 DGA, P 19-21, B XVIII, XX, E 19-21 XVIII-XX 518-584 1193
D ADMINISTRACIÓN. 518,584, C 1193
D DIR. GRAL. DE DESARROLLO 173 2 175 DGDS, P 21-22, B XX, E 585- 21-22 XX 585-594 1-175
SOCIAL 594, C 1-175

VOCALÍA EJECUTIVA DE 30 30 VEPC, P 21, B XX, E 595- 21 XX 595-596 1-30

PROTECCIÓN CIVIL 596, C 1-30
DIR. GRAL. DE GOBIERNO 93 93 DGG, P 22, B XX-XXI, E 597- 22 XX-XXI 597-602 1-93
602, C 1-93
DIR. GRAL. DE RECURSOS
DGRMA, P 22, B XXI, E 603-
MATERIALES Y 157 157 22 XXI 603-610 1-157
610, C 1-157
ADQUISICIONES
INSTITUTO NAUCALPENSE DE INS, P 22, B XXI, E 611-612, 1-29
29 29 22 XXI 611-612
SALUD C 1-29
INSTITUTO DE LAS MUJERES IMN, P 22, B XXI, E 613-614,
24 4 28 22 XXI 613-614 1-28
NAUCALPENSES C 1-28
D DIARIOS OFICIALES,GACETAS DOGEM, P 23, B XXI, E 615-
283 283 23 XXI 615-630 283
ESTATALES Y MUNICIPALES 630, C 283
D, P 23, B XXII, E 631-634, C
DEPURACIÓN 55 55 23 XXII 631-634 1-55
1-55
DIR. GRAL. DE BUEN DGBG, P 23, B XXII, E 635,
9 9 23 XXII 635 1-9
GOBIERNO C 1-29
DA, P 23, B XXII, E 636-637,
DIFERENTES ÁREAS 20 20 23 XXII 636-637 1-20
C 1-20
ÁREAS DESTINADAS A ADD, P 23-24, B XXII, E 638-
169 169 23-24 XXII 638-647 1-169
DEPURACIÓN 647, C 1-169
LE, P 24, B XXII, E 648-649,
LIBROS ESTATALES 30 30 24 XXII 648-649 1-30
C 30
LIBROS MUNICIPALES Y LMN, P 24, B XXII, E 650, C
7 7 24 XXII 650 1-7
NEGATIVOS 1-7
TOTAL 11193 375 521 12089

66
 Esta propuesta se complementaría con la compra y ubicación de 600 estantes
metálicos de 1.03 x .30 x 2.40 mts. calibre 22; 4 postes de 2.40 mts., calibre 14, con 5
cms. de separación por troquelado, con 6 entrepaños de 92.30, laminados calibre 22,
con peralte de 3 cms., con un refuerzo central, peso de 21.200 kgs.

El siguiente croquis representa cómo quedarían ubicados los estantes respecto a las
series documentales en el Depósito de Archivo, lo que conllevaría a tener un inventario
topográfico más exacto. También se deberán de sustituir las cajas en mal estado.

Figura No. 8. Muestra representativa del inventario topográfico del Archivo de Concentración del
Municipio de Naucalpan de Juárez

1 I 2 II 3 III 4 IV 5 V 6 VI 7 SALA ORGANISMO CVE TOPOGRAFICA

PRESIDENCIA M UNICIPAL PM , P 1-2, B I, E 1-20, C 1-358

RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

RC

RC

RC

RC

HC
PM

RCG
15 30 45 60 75 90 105 120 135 150 165 180 195 SECRETARIA DEL H
SHA, P 1-2, B I-III, E 21-81, C 1-1080
AYUNTAM IENTO
RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

RC

RC

RC

RC

HC
PM

RCG
REGISTRO CIVIL RC, P 4-6, B III-IV, E 82-145, C 1-966
14 29 44 59 74 89 104 119 134 149 164 179 194 A
RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

REGISTRO CIVIL GAVETAS RCG, P 5, B IV-V, E 109-135, C 1-480

RC

RC

RC

RC

HC
PM

RCG
13 28 43 58 73 88 103 118 133 148 163 178 193
RCG

H CABILDO HC, P 7, B VI-VII, E 173-194, C 1-389

SHA

SHA

SHA

SHA

RC

RC

RC

RC

HC
PM

RCG

12 27 42 57 72 87 102 117 132 147 162 177 192

RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

RC

RC

RC

RC

HC
PM

RCG

11 26 41 56 71 86 101 116 131 146 161 176 191

RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

RC

RC

RC

RC

RC

HC
PM

10 25 40 55 70 85 100 115 130 145 160 175 190

RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

RC

RC

RC

RC

RC

HC
PM

9 24 39 54 69 84 99 114 129 144 159 174 189

RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

RC

RC

RC

RC

RC

HC
PM

8 23 38 53 68 83 98 113 128 143 158 173 188

RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

RC

RC

RC

RC

RC
PM

RCG

7 22 37 52 67 82 97 112 127 142 157 172 187

RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

SHA

RC

RC

RC

RC
PM

RCG

6 21 36 51 66 81 96 111 126 141 156 171 186

RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

RC

RC

RC

RC
PM

PM

RCG

5 20 35 50 65 80 95 110 125 140 155 170 185

RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

RC

RC

RC

RC
PM

PM

RCG

4 19 34 49 64 79 94 109 124 139 154 169 184

SHA

SHA

SHA

SHA

RC

RC

RC

RC
PM

PM

RCG

RCG

3 18 33 48 63 78 93 108 123 138 153 168 183

SHA

SHA

SHA

SHA

RC

RC

RC

RC
PM

PM

RCG

RCG

2 17 32 47 62 77 92 107 122 137 152 167 182

SHA

SHA

SHA

SHA

RC

RC

RC

RC
PM

PM

RCG

RCG

1 16 31 46 61 76 91 106 121 136 151 166 181

1 I 2 II 3 III 4 IV 5 V 6 VI 7

67
Figura No. 9. Vista general de la colocación de las cajas de archivo (inventario topográfico) del Archivo de
Concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez

13 XII 14 XIII 15 XIV 16 XV 17 XVI 18 XVII 19 XVIII 20 XIX 21 XX 22 XXI 23 XXII 24

DGSP DGEMA DGEMA DGEMA DGEMA DGEMA DGCSS DGCSS DGCSS DGCSS

DOGEM

DOGEM DOGEM DOGEM DOGEM DOGEM DOGEM DOGEM DOGEM DOGEM DOGEM DOGEM DOGEM DOGEM DOGEM DOGEM
DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT

DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT

DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGDS
DGSP

DGSP

DGSP
DPOC

DGG
DGA

DGA

DGA

DGA

ADD
CJ
345 360 375 390 405 420 435 450 465 480 495 510 525 540 555 570 585 600 615 630 645 660

DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGSP

DGSP

DGSP

DGG
DGA

DGA

DGA

DGA

DGA
DFC

ADD
IMN
CJ
344 359 374 389 404 419 434 449 464 479 494 509 524 539 554 569 584 599 614 629 644 659
DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGSP

DGSP

DGSP

DGG
DGA

DGA

DGA

DGA

DGA
DFC

ADD
IMN
CJ
343 358 373 388 403 418 433 448 463 478 493 508 523 538 553 568 583 598 613 628 643 658
DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGSP

DGSP
VEAH

DGG
DGA

DGA

DGA

DGA

DGA

ADD
INS
CJ

CJ
342 357 372 387 402 417 432 447 462 477 492 507 522 537 552 567 582 597 612 627 642 657
DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGSP

DGSP
VEAH

VEPC
DGA

DGA

DGA

DGA

DGA

ADD
INS
CJ

CJ
341 356 371 386 401 416 431 446 461 476 491 506 521 536 551 566 581 596 611 626 641 656

DGG DGRMA DGRMA DGRMA DGRMA DGRMA DGRMA DGRMA DGRMA

DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGSP

DGSP
VEAH

VEPC
DGA

DGA

DGA

DGA

DGA

ADD
CJ

CJ
340 355 370 385 400 415 430 445 460 475 490 505 520 535 550 565 580 595 610 625 640 655
DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGDS
DGSP

DGSP
VEAH

DJG

DGA

DGA

DGA

DGA

DGA

ADD
CJ
339 354 369 384 399 414 429 444 459 474 489 504 519 534 549 564 579 594 609 624 639 654
DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGDS
DGSP

DGSP
VEAH

DJG

DGA

DGA

DGA

DGA

DGA

ADD
CJ
338 353 368 383 398 413 428 443 458 473 488 503 518 533 548 563 578 593 608 623 638 653

DGCSS DGCSS DGCSS DGCSS DGCSS DGCSS DGCSS

DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGDS
DGSP

DGSP
VEAH

DJG

DGA

DGA

DGA

DGA

DA
CJ
337 352 367 382 397 412 427 442 457 472 487 502 517 532 547 562 577 592 607 622 637 652
DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGDS
DGSP

DGSP
VEAH

DJG

DGA

DGA

DGA

DGA

DA
CJ
336 351 366 381 396 411 426 441 456 471 486 501 516 531 546 561 576 591 606 621 636 651
DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGDS

DGBG
DGSP

DGSP

DGSP
DJG

DGA

DGA

DGA

DGA

LMN
CJ
335 350 365 380 395 410 425 440 455 470 485 500 515 530 545 560 575 590 605 620 635 650
DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGDS
DGSP

DGSP

DGSP
DJG

DGA

DGA

DGA

DGA
CJ

LE
D
334 349 364 379 394 409 424 439 454 469 484 499 514 529 544 559 574 589 604 619 634 649
DGSPT DGSPT DGSPT

DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGDS
DPOC

DGSP

DGSP

DGSP

DGA

DGA

DGA

DGA
CJ

LE
D
333 348 363 378 393 408 423 438 453 468 483 498 513 528 543 558 573 588 603 618 633 648
DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGDS
DGSP

DGSP

DGSP
DPOC

DGA

DGA

DGA

DGA

ADD
CJ

D
332 347 362 377 392 407 422 437 452 467 482 497 512 527 542 557 572 587 602 617 632 647
DGDU

DGDU

DGDU

DGDU

DGDS
DGSP

DGSP

DGSP
DPOC

DGG
DGA

DGA

DGA

DGA

ADD
CJ

D
331 346 361 376 391 406 421 436 451 466 481 496 511 526 541 556 571 586 601 616 631 646

13 XII 14 XIII 15 XIV 16 XV 17 XVI 18 XVII 19 XVIII 20 XIX 21 XX 22 XXI 23 XXII 24

PASILLO CENT RAL

1 I 2 II 3 III 4 IV 5 V 6 VI 7 VII 8 VIII 9 IX 10 X 11 XI 12

CIM DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT

DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT DGSPT
DGOP DGOP

DGOP DGOP DGOP DGOP DGOP DGOP DGOP DGOP DGOP DGOP DGOP DGOP DGOP DGOP DGOP
RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

CIM

CIM

CIM
RC

RC

RC

RC

HC
PM

TM

TM

TM
RCG

15 30 45 60 75 90 105 120 135 150 165 180 195 210 225 240 255 270 285 300 315 330
RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

CIM

CIM

CIM
RC

RC

RC

RC

HC

HC
PM

TM

TM
RCG

14 29 44 59 74 89 104 119 134 149 164 179 194 209 224 239 254 269 284 299 314 329
RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

CIM

CIM

CIM
RC

RC

RC

RC

HC

HC
PM

TM

TM

TM
RCG

13 28 43 58 73 88 103 118 133 148 163 178 193 208 223 238 253 268 283 298 313 328

DGOP DGOP DGOP DGOP DGDFE DGDFE DGDFE DGDFE DGDFE DGDFE DGDFE DGDFE
RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

CIM

CIM
RC

RC

RC

RC

HC

HC
PM

TM

TM

TM
RCG

12 27 42 57 72 87 102 117 132 147 162 177 192 207 222 237 252 267 282 297 312 327
RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

CIM

CIM
RC

RC

RC

RC

HC

HC
PM

TM

TM

TM
RCG RCG

11 26 41 56 71 86 101 116 131 146 161 176 191 206 221 236 251 266 281 296 311 326
SHA

SHA

SHA

SHA

CIM

CIM
RC

RC

RC

RC

RC

HC

HC
PM

TM

TM

TM
10 25 40 55 70 85 100 115 130 145 160 175 190 205 220 235 250 265 280 295 310 325
RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

CIM

CIM
RC

RC

RC

RC

RC

HC

HC
PM

TM

TM

9 24 39 54 69 84 99 114 129 144 159 174 189 204 219

TM 234 249 264 279 294 309 324
RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

CIM

CIM
RC

RC

RC

RC

RC

HC

HC
PM

TM

TM

TM

8 23 38 53 68 83 98 113 128 143 158 173 188 203 218 233 248 263 278 293 308 323
RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

CIM

CIM
RC

RC

RC

RC

RC

HC
PM

TM

TM

TM
RCG

7 22 37 52 67 82 97 112 127 142 157 172 187 202 217 232 247 262 277 292 307 322
RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

SHA

CIM

CIM
RC

RC

RC

RC

HC
PM

TM

TM

TM
RCG

6 21 36 51 66 81 96 111 126 141 156 171 186 201 216 231 246 261 276 291 306 321
RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

CIM

CIM
RC

RC

RC

RC

HC
PM

PM

TM

TM

TM
RCG

5 20 35 50 65 80 95 110 125 140 155 170 185 200 215 230 245 260 275 290 305 320
RCG
SHA

SHA

SHA

SHA

CIM

CIM
RC

RC

RC

RC

HC
PM

PM

TM

TM

TM
RCG

4 19 34 49 64 79 94 109 124 139 154 169 184 199 214 229 244 259 274 289 304 319
SHA

SHA

SHA

SHA

CIM

CIM
RC

RC

RC

RC

HC
PM

PM

TM

TM

TM
RCG

RCG

3 18 33 48 63 78 93 108 123 138 153 168 183 198 213 228 243 258 273 288 303 318
SHA

SHA

SHA

SHA

CIM

CIM
RC

RC

RC

RC

HC
PM

PM

TM

TM

TM
RCG

RCG

2 17 32 47 62 77 92 107 122 137 152 167 182 197 212 227 242 257 272 287 302 317
SHA

SHA

SHA

SHA

CIM

CIM
RC

RC

RC

RC

HC
PM

PM

TM

TM

TM
RCG

RCG

1 16 31 46 61 76 91 106 121 136 151 166 181 196 211 226 241 256 271 286 301 316

1 I 2 II 3 III 4 IV 5 V 6 VI 7 VII 8 VIII 9 IX 10 XI 11 XII 12

XIII XIV XV XVI

DEPOSITO
ARCHIVO

1 30 45 60 75 90 105 120
PROCESOS TECNICOS

2 29 44 59 74 89 104 119

3 28 43 58 73 88 103 118

4 27 42 57 72 87 102 117
JEFATURA

5 26 41 56 71 86 101 116

6 25 40 55 70 85 100 115

7 24 39 54 69 84 99 114

8 23 38 53 68 83 98 113
INFORMATICA

SUBJEFATURA

9 22 37 52 67 82 97 112

10 21 36 51 66 81 96 111

11 20 35 50 65 80 95 110
RECEPCIONDE CAJAS CONSULTAS

12 19 34 49 64 79 94 109
OFNA. ADMTVA.

13 18 33 48 63 78 93 108

14 17 32 47 62 77 92 107
15 16 31 46 61 76 91 106
SALA

SERVICIOS ALM ACEN

COMEDOR

VESTIDOR
RECEPCION

VESTIDOR

68
4.4.3 Valoración secundaria

Para iniciar con este proceso se deberá realizar una revisión exhaustiva del contenido
de las cajas a fin de verificar las fechas extremas asentadas en los inventarios
documentales, para lo cual se tomará como base la Tabla de Depuración de
Documentos del Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan (ver anexo No.
14). Así, se identificará cuáles han concluido su vigencia administrativa para determinar,
por medio de la valoración secundaria, su destino final y su posible depuración o su
transferencia secundaria al Archivo Histórico.

El personal del Archivo verificará, cotejando en los inventarios, el vencimiento de los

plazos establecidos, identificando los documentos que hayan concluido sus valores
primarios, de esta manera se revisarían las cajas de cada sección para cotejar las
fechas de caducidad y los tipos documentales (en tanto se elabora el Cuadro General
de Clasificación Archivística del Municipio de Naucalpan) que se deben eliminar (ver
anexo No. 8), y de acuerdo con la Tabla de Depuración (ver anexo No. 14), según lo
marca el Archivo General del Estado. La idea es que en un futuro próximo y una vez
que esté elaborado el Cuadro General de Clasificación Archivística del Municipio de
Naucalpan, se trabaje el Catálogo de Disposición Documental.

Por otro lado, se plantea crear un equipo interdisciplinario con la participación de un

directivo del Municipio, una persona del Archivo, un historiador, un informático y un
archivónomo, para que elaboren un programa de actividades y para que en forma
organizada y programada se verifiquen las series y se proceda a analizar los
documentos para validar y dictaminar su destino final.

A la fecha existen en resguardo 12,089 cajas con documentos de diferentes edades,

como se resume en la siguiente tabla.

Tabla No. 6. Resumen de cajas de archivo

EDAD EXTREMA DEL No. DE CAJAS
DOCUMENTO
7 a 19 años 546
21 a 29 años 6080
31 a 34 años 4440
40 a 45 años 797
S/fecha 226
TOTAL 12089

Estas acciones vendrían a liberar espacio en el Archivo de Concentración.

69
4.4.4 Disposición final

Una vez que se haya verificado que los documentos ya no poseen valores primarios
(administrativos, legales y fiscales) y que cuentan con valores secundarios (testimonial,
evidencial e informativo) se les aplicará su disposición final: si han perdido los valores
primarios y no tienen valoración secundaria, se procederá a depurarlos, pero si
adquirieron valores secundarios se realizará una transferencia secundaria al Archivo
Histórico.

4.4.5 Baja documental

Una vez identificados los documentos que no posean valores secundarios, éstos no
podrán eliminarse hasta que no hayan sido revisados por la Comisión de Depuración
del Municipio y que se haya obtenido la autorización de la Comisión Dictaminadora del
Gobierno del Estado.

La Subdirección Administrativa solicitará la baja de los documentos que hayan pasado

por el proceso antes descrito, mediante oficio dirigido a la Comisión Dictaminadora de
Depuración Documental del Estado de México, anexando ”Relación de Tipos
Documentales Seleccionados para Eliminación” (ver anexo No. 6), así como el
inventario de baja documental (ver anexo No. 10).

La Comisión de Depuración del Municipio, por conducto del Subdirector, elevará la

petición a la Comisión Dictaminadora del Gobierno del Estado para que efectúe una
inspección técnica de los documentos que se tengan contemplados para su
destrucción; en caso de un dictamen favorable se procederá a levantar el acta
correspondiente adjuntando el inventario o relación donde se describan los datos
siguientes: nombre de cada uno de los tipos documentales, dictamen de valoración
documental aplicada, período (años extremos) de cada tipo documental y cantidad de
cada uno (ver anexos Nos. 15 y 16).

Autorizada la eliminación de los expedientes o documentos, la Comisión de Depuración,

a través del Subdirector, notificará a la Comisión Dictaminadora la fecha y el lugar en el
que se llevará a cabo la destrucción física de los mismos, con el propósito de que uno
de sus integrantes verifique que únicamente se elimine la documentación autorizada y
proceda a levantar el acta de testificación de destrucción respectiva. La eliminación de
los expedientes o documentos se realizará por trituración o mediante el proceso
señalado en el acta de autorización respectiva, y al material que resulte de dicho
proceso, el Ayuntamiento, a través de la Comisión, podrá darle al destino que estime
conveniente (enajenación).

70
4.4.6 Transferencia secundaria

En caso de que existan documentos con valores secundarios y que la Comisión de

Depuración del Municipio defina que serán transferidos al Archivo Histórico, se hará el
traslado correspondiente, para lo cual el encargado del Archivo de Concentración
enlistará la documentación en el Inventario de Transferencia Secundaria (ver anexo No.
11) para ser entregada al Archivo Histórico Municipal, conforme a los requisitos
establecidos.

La propuesta para el establecimiento o ajuste de estos procesos archivísticos permitiría

cumplir con la normatividad existente tanto en el Municipio de Naucalpan como en el
gobierno del Estado; habría también que establecer una supervisión constante por el
titular del Archivo de Concentración, contemplándola en la planificación y programación
a corto, mediano y largo plazo.

4.5 Espacio físico y condicionamiento del Archivo

Para mantener los documentos en las condiciones más idóneas, el Jefe del Archivo
deberá establecer un Programa de Protección Civil, así como realizar las gestiones
necesarias para el suministro de los insumos que se requieran, tanto para el trabajo
cotidiano como para la aplicación de los programas en la materia.

También se establecerá un Programa de Limpieza, el cual consistiría en una actividad

general de manera semestral y una más específica cada mes, incluyendo fumigaciones
semestrales. Esta actividad quedaría a cargo del responsable del Depósito del Archivo,
quien deberá requerir los insumos necesarios para realizar tales actividades.

También el responsable del Depósito del Archivo deberá solicitar el material que
requiera todo el personal para laborar con las precauciones necesarias de seguridad y
salubridad, con la finalidad de salvaguardar tanto al personal como al material
documental. En caso de que el personal llegara a enfermarse llevará un registro para
fines estadísticos.

Es importante que el local que se tenga destinado para albergar un archivo cuente con
los elementos materiales indispensables, como fue observado en los resultados del
diagnóstico archivístico. En este sentido, el Archivo de Concentración del Municipio de
Naucalpan tiene varios problemas; a continuación se expondrán algunos aspectos que
se pretenden solventar, como la distribución de espacios, el mantenimiento al inmueble,
iluminación, equipo contra incendios, mobiliario y señalización; el hecho de poder contar
con las condiciones apropiadas permitirá la conservación de la documentación que se
resguardará en el Archivo.

71
4.5.1 Distribución del espacio físico

Con anterioridad se describió que se arrendó un inmueble, el cual tuvo que ser
acondicionado por el Municipio como Archivo de Concentración, pues se trata de una
bodega industrial con una superficie de 1,387.50 m 2, que se encuentra
aproximadamente a 15 minutos del Municipio, a pie. El considerar otro lugar más
apropiado tendría un costo muy elevado, por lo que se propone adecuarlo para una
mejor funcionalidad en los procesos del Archivo. A continuación se presenta la
propuesta de distribución de las áreas que integrarán el Archivo de acuerdo a la
estructura organizativa que se consideró en el apartado 4.3 Estructura Organizativa del
Archivo de Concentración, y a las funciones implícitas de cada una de las áreas:
jefatura, subjefatura, oficina administrativa, informática, procesos técnicos, depósito de
archivo y servicios; se tomó en consideración agregar áreas comunes para que el
personal tenga mayor comodidad en la realización de otras actividades, como son:
recepción de cajas, sala de consulta, recepción, comedor, vestidores, almacén, cuarto
de control y sanitarios. Esta distribución será acorde a las necesidades reales de
espacio y tomando en cuenta la cantidad de personal que se tiene proyectado
incrementar.

Figura No. 10. Distribución de áreas en el Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan

72
4.5.2 Ubicación del mobiliario

Para garantizar la óptima funcionalidad en las actividades de administración y

organización del Archivo, es recomendable sustituir el mobiliario en mal estado, así
como adquirir equipo de oficina y cómputo para las áreas que integran el Archivo de
Concentración, el cual quedaría distribuido de la siguiente manera:

Tabla No. 7. Distribución de mobiliario, equipo de oficina, cómputo y estantería

ESCRITORIO

PSNAS.
MODULO

MODULO SECRETARIAL

SILLON EJECUTIVO

SILLA SECRETARIAL

SILLA DE VISITA

GAVETAS
ARCHIVERO

CREDENZA

LIBRERO

MESA DE TRABAJO

APARATO TELEFONICO

ESTANTES METALICOS

FOTOCOPIADORA

IMPRESORA

COMPUTADORA

NOBREAK

TRITURADORA

KIT DE VIGILANCIA

ESCALERA DE ALUMINIO

CARRO TRANSPORTADOR

DIABLO DE CARGA

LOCKER

BANCA DE TRES PLAZAS

BANCA PARA VESTIDOR

MESA COMEDOR

GABINETE UNIVERSAL
DE

AREA
TRABAJO

METALICO
P/
6

JEFATURA 1 1 1 1 1 1 1 1 1

SUBJEFATURA 1 1 1 1 1 1 1 1 1

OFICINA
1 2 1 2 1 1 1 1 3 3
ADMNISTRATIVA
RECEPCION DE
1 1 1 2 1 1 1 2 1 1 1
CAJAS

INFORMATICA 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 1

PROCESOS
1 2 1 2 1 1 2 1 2 1 1 1 1
TECNICOS 1
DEPOSITO DE
1 2 1 2 1 1 1 1 780 1 1 1 2 2 2
ARCHIVO 1

SERVICIOS 1 1 1 1 3 2 1 1 1 1 1 4 4 1

COMEDOR 6 1

VESTIDORES 16 2

ALMACEN 3
2

TOTAL
8 1 9 8 8 12 8 4 7 4 8 787 2 3 14 14 2 1 2 4 2 16 1 2 1 4

4.5.3 Características del mobiliario y equipo de oficina

Las particularidades que deberá cumplir cada pieza de mobiliario en cuanto a

características físicas y técnicas, se presentan a continuación:

 Escritorio de madera con 2 cajones, medidas de 0.74 x 161.5 x 70 cms.

 Sillón ejecutivo, respaldo alto, color negro con cabecera de posiciones y brazo
fijo, ergonómico con respaldo de posiciones, sistema de elevación de pistón
neumático, sistema de reclinación y bloqueo.

 Silla secretarial giratoria, sistema de elevación, asiento y respaldo, tapiz de tela.

 Silla de visita, tapizada en polipropileno en color negro.

73
 Archivero metálico 4 gavetas medidas 46.3 x132 x 63.5 cms., cerradura de
cilindro removible, con botón de seguridad en cada gaveta para evitar que se
abra accidentalmente, incluye un separador por gaveta, costados altos para
folder colgante, jaladera de aluminio atornillada.

 Credenza con 2 pedestales medianos, ambos con una gaveta papelera, una
archivadora y un entrepaño fijo. Medidas de 1.80 x 0.50 x 0.75 cms., chapa de
madera y jaladera.

 Módulo de trabajo para 6 personas, con porta teclado, porta CPU y puerta
metálica multiperforadora, medidas de 2.20 x 75 cms.

 Módulo secretarial de trabajo, cajonera bajo cubierta con 2 cajones papeleros y

un archivero, porta teclado en el lateral y pasa cables, medidas de 1.60 x1.80 x
75 cms.

 Librero con tres entrepaños, medidas de 0.90 x 0.30 x 1.67 cms.

 Mesa de trabajo 96 x 36", cubierta de madera, sostiene hasta 500 lbs., repisa
de 14" en la base, patas de acero ajustables.

 Aparato telefónico.

 Carro transportador de libros con dos entrepaños, medidas 0.51 x 0.95 x 0.

86cms., patas con ruedas giratorias.

 Escalera plegable de 2.40 mts.

 Diablo plataforma con una capacidad máxima de 275 kilos, medidas de 112 x 43
x 38 cms.

 Locker estándar con una puerta, medidas 0.38 x 0.45 x 180cms.con porta
candado.

 Banca de 3 plazas tipo para sala de espera, medidas de 2.36 x 77 cms.

 Banca vestidor, medidas de 2.40 x 1.67 cms.

 Gabinete universal metálico, puerta con chapa, 3 entrepaños movibles, medidas

180 x 0.80 x 0.50 cms.

74
4.5.4 Características de equipo de cómputo e impresión

Se emite una propuesta para una red interna de cómputo, por lo que es necesario la
adquisición de equipo de cómputo y periféricos de impresión que serán instalados en
las áreas de Jefatura, Subjefatura, Oficina Administrativa, Recepción de Cajas,
Informática, Procesos Técnicos, Depósito de Archivo y Servicios, con las siguientes
características:

 Servidor HP proliant servers- 300p, Modelo DL360 G7, procesadores 2 Intel xeon
5600 series 12 cores 3.6 MHz, memoria RAM 18 slots para 768 Gb, 2 tarjetas de
red 100/1000/10000, un arreglo de Array 5, para 5 Tb. de almacenamiento.

 Swicht de distribución capa 3, marca cisco catalyst 4500-x series switches.

 Computadora de escritorio.

 Impresora.

 No-break de tiempo de recarga: 6 horas

 Fotocopiadora de 6 copias por minuto, multifuncional digital, impresora,

copiadora, escáner, adaptador Wireless LAN opcional, equipada con las
funciones de borrado y encriptación de documentos.

 Trituradora corte recto, velocidad de 16 pies por minuto, nivel de seguridad: 2,

ciclos de trabajo: continuo, capacidad del cesto: 16 galones, acepta papel,
grapas, clips, tarjetas de crédito, cds/dvds.

La materialización y funciones de la red interna tendrán las siguientes especificaciones:

Un sistema de cableado estructurado es la infraestructura de cable destinada a
transportar, a lo largo y ancho del inmueble, las señales que emite un emisor de algún
tipo de señal hasta el correspondiente receptor.

Es implementada conectando cada computadora a un swicht central. La ventaja de

utilizar este tipo de red es que si una computadora se conecta o si se le rompe el cable
solo esa computadora es afectada y el resto de la red mantiene su comunicación
normalmente.

Servicio de internet, ADSL: es la tecnología que transforma las líneas telefónicas rtc
normales en líneas digitales de alta velocidad, aumentado considerablemente la
velocidad de conexión a Internet.

Finalmente el encargado del área de informática administrará la citada red. Para una
mejor comprensión se presenta un croquis de distribución de la red interna.

75
Figura No. 11. Croquis de la red interna de cómputo del Archivo de Concentración del Municipio de
Naucalpan

5
2

3 1 DEPOSITO DE ARCHIVO

2 JEFATURA

6 3 SUBJEFATURA

4 OFICINA ADMINISTRATIVA

4 5 PROCESOS TECNICOS

7 6 INFORMATICA
7 RECEPCION DE CAJAS
8 SALA DE CONSULTA
9 SERVICIOS
12 RECEPCION
8

9
12

76
4.6 Iluminación

De los resultados de la guía de observación se puede deducir que la instalación

eléctrica es deficiente y que la cantidad de luminarias es reducida por lo que se tuvieron
que improvisar varias tomas eléctricas mediante cables suspendidos para la colocación
de focos e incrementar la luminosidad del inmueble.

Para una óptima iluminación de la superficie de 1,387.50 m 2 del Archivo de

Concentración, se propone reacondicionar la instalación eléctrica. Cabe señalar que la
instalación se tendrá seccionada por circuitos independientes, mismos que serán
controlados por un centro de carga colocando el equipamiento con accesorios con las
siguientes características: centro de carga Q0D8, tablero metálico que contiene una
cantidad determinada de interruptores termo magnéticos, generalmente empleados
para la protección y desconexión de pequeñas cargas eléctricas y alumbrado donde la
pastilla se botará interrumpiendo la energía, luminarias para oficina, tubo led de 20 W x
consumo de potencia [w] 40 W flujo luminoso [lm] 3000 lm color de luz blanco frío, de
0.79 x 1.191 x .75 mm, rango luminoso de 1761.16 cms, apagadores y contactos.

Otras de las acciones de mejora en la iluminación consistirá en cambiar 2 vidrios en las

ventanas por ser transparentes a filtra sol obscuros de 0.60 x 0.90 cms. y evitar que la
luz solar provoque radiación calorífica y pueda provocar un incendio.

Para un mejor entendimiento se muestra el croquis siguiente:

77
Figura No. 12. Croquis de iluminación del Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan

78
4.7 Temperatura y humedad

Es importante la revisión de la temperatura ambiente y la humedad dentro del Archivo,

el cual carece de equipos especiales para su medición. Para tomar los registros se
propone la colocación de 2 Termómetro-higrómetro de ambiente, de pared digital.

Para la prevención de la humedad que se pueda presentar en épocas de lluvia e

invierno, 2 deshumidificadores industriales especialmente resistentes para trabajos
duros, con depósito para recogida de agua o salida directa, descongelación automática
por baja temperatura.

Otro aspecto importante será el sellado de grietas en el techo para nulificar las
filtraciones de agua en la época de lluvias, lo que conlleva al incremento de la humedad
ocasionando el deterioro prematuro de la documentación, esto se puede resolver
aplicando en la superficie exterior del techo una impermeabilización por ser un aislante
térmico que permite la reducción de la temperatura interior. Disminuye la temperatura
de la superficie hasta en 10 0 C. provocando un ahorro de energía eléctrica. Con esta
actividad de impermeabilización se atenderán dos aspectos importantes: primeramente
se evitarán las filtraciones de agua reduciendo la humedad, y segundo, también se
minimizará el calentamiento del inmueble por el aislante térmico que contiene debido
que en épocas de primavera verano se incrementan las altas temperaturas atmosféricas
rebasando los 300 C. y es que climatizar el inmueble del Archivo de Concentración con
la colocación de aire acondicionado tendría un alto costo por la extensa superficie de
25x55.50x3.60= 4995m3 que se tendría que cubrir.

4.8 Sistema de prevención

Resulta vital la implementación de sistemas de prevención de riesgos para dar

respuestas ante posibles siniestros. Por ello es necesario tomar las siguientes medidas
para los diferentes casos:

4.8.1 Incendio

Una de las funciones principales del Archivo de Concentración es el resguardo y

preservación de los acervos documentales, siempre expuestos a su deterioro por los
factores naturales, principalmente el fuego. Por ello, es de suma importancia reducir al
máximo las condiciones inseguras que pueda ocasionar un incendio, provocando la
pérdida total o parcial de la información; se tiene que ser muy analítico para determinar
cuál será la forma más conveniente de proteger una instalación que alberga un archivo.

Uno de los resultados obtenidos dentro del diagnóstico archivístico fue la cuantificación
de la superficie del inmueble, siendo ésta de 1,387.50 m2, así como el resguardo de
12,089 cajas de archivo. Conociendo las dimensiones del inmueble en que se
encuentra el Archivo de Concentración, la cantidad del acervo documental que
resguarda, el mobiliario y el factor humano que en él labora, que son los elementos de
alto impacto ante un incendio de alto riesgo, se tendrá que conocer la aproximación de
los metros lineales y la cantidad de kilogramos de la documentación. Para tal efecto se
79
utilizó la “tabla de conversión de unidades de medida de archivo” (Ver anexo No. 20). La
caja de archivo que se utiliza para el resguardo de la documentación tiene las
siguientes características: es de cartón, color kraft, medidas 60 x 35 x 25 cms., por lo
que se deberá multiplicar el ancho de la caja (60 cms.) por 40, obteniéndose como
resultado 24 kgs., aproximadamente, procediendo después a calcular las toneladas y
los metros lineales con la siguientes operaciones:

Metros lineales de archivo x 40= cantidad en kgs.

Multiplicamos el número de cajas por 24 kgs. 12,089 x 24 = 290,136.00 tons.
Para saber los metros lineales se multiplica 290,136.00 kgs. X 0.02 = 5802.72 ml.

Obtenidos los resultados anteriores se verificará el nivel de riesgo en el cual está

clasificado el Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan, de acuerdo a sus
dimensiones y el material combustible que resguarda. De conformidad con la Norma
número NOM-002 STPS/2010 (ver anexo No. 20) y a la consulta de la tabla de
determinación de riesgo de incendio, el Archivo de Concentración se encuentra ubicado
en la clasificación de riesgo alto por contener materiales sólidos combustibles, incluido
mobiliario del centro de trabajo, en kilogramos, y el riesgo de incendio alto igual o mayor
de 15,000. Es necesario tomar en consideración todos y cada uno de los riesgos
posibles que pueda ocasionar un incendio, siendo conveniente tener los conocimientos
básicos sobre el significado del fuego, los tipos, así como los agentes que lo producen.
Existen muchas definiciones sobre el fuego, en su mayoría encaminadas a la
descripción de calor, oxígeno y combustible, el tan conocido triángulo del fuego, por lo
que para que éste se produzca tendrán que interactuar entre sí sus componentes;
nulificando uno de éstos el fuego se extinguirá. Para una mejor comprensión de ello, se
muestra el siguiente gráfico:

Figura No. 13. Características del triángulo del fuego

COMBUSTIBLE: es toda sustancia o materia que
pueda arder, ya sea sólida, líquida o gaseosa.

OXÍGENO: es un carburante, es decir, activa la

combustión.

CALOR: es la energía requerida para elevar la

temperatura del combustible hasta el punto que
se despiden los vapores, y éste permite que
ocurra la ignición.

Fuente: http://www.expower.es/triangulo-tetraedro-fuego.htm

Para la extinción de incendios se tiene que entender que no se trata solo de combatirlo
con cualquier agente extintor como agua, gas halón, CO 2, polvo químico seco, espuma
etc., porque se podría estar cometiendo el error de provocar una reacción química más
intensa del fuego inicial, es decir, querer apagar el fuego con el agente extintor
equivocado para el tipo de fuego traería severas consecuencias tanto al mobiliario y
equipo como para las personas que laboran en el Archivo.

Es importante conocer la clasificación de los tipos de fuego existentes como a

continuación se describen:

80
 Figura No. 14. Clases de fuego

Fuente:http://www.paranauticos.com/Notas/Tecnicas/seguridad/cartilla_incendio.htm

Después de un cuidadoso análisis se ha considerado que la opción más apta para este
caso es la instalación de un sistema fijo para prevención de incendios, ya que hoy en
día éstos son utilizados en fábricas, bodegas, centros comerciales edificios etc., por lo
tanto, también son aplicables en instalaciones como archivos y bibliotecas. Existen seis
grupos de instalaciones fijas: sistemas fijos de agua, espuma, polvo químico seco, CO 2,
halones y sustituto de halones (ver anexo No. 21). La clasificación de sistemas de
extinción se deriva en líquidos, sólidos y gaseosos (ver anexo No. 22). Por otro lado, los
tipos de extinción que se pueden manejar pueden ser dilución, enfriamiento, inhibición y
sofocación. Para el efecto se exponen las tablas comparativas con los métodos de
extinción y agentes limpios de supresión de incendios (ver anexo No. 23).

Una vez que se describieron los tipos de instalaciones fijas, así como la clasificación de
los agentes extintores, se presentará una propuesta y diseño de una instalación fija
contra incendios con un agente extintor FM-200, “NOMENCLATURA,
ESPECIFICACIONES Y PROPIEDADES FÍSICAS” (ver anexo No. 24).

Este tipo de instalación fija se considera la más adecuada por las dimensiones y la gran
cantidad de acervo documental que resguarda el Archivo de Concentración de
Naucalpan de Juárez; es muy eficiente para la extinción de incendios de tipo A, B y C.

La gran ventaja de la utilización del agente extintor FM-200 es que no atenta contra el
medio ambiente ni supone ningún riesgo sobre las personas, ya que es un agente
extintor limpio. Se trata de un gas incoloro, no conductor de la electricidad y casi
inodoro; además, al no dañar equipos y no ser tóxico se puede retomar el trabajo casi
inmediatamente después de extinguir el incendio. Las características y ventajas de su
aplicación se describen en la tabla siguiente:

81
 Tabla No. 8. Utilización y ventajas de la instalación fija de gas FM 200

Utilización
 Áreas ocupadas
 Equipos electrónicos
 Equipos informáticos
 Equipos de telecomunicaciones
 Archivos
 Museos
 Bienes de alto valor
Ventajas
 Ampliamente aceptado como sustituto del H-
1301
 Cilindros de hasta 240 lts. de capacidad
 No deja residuos tras su aplicación
 Descarga en 10 segundos

Este gas es heptafluorpropano y para los sistemas contra incendios se envasa en

estado líquido, en cilindros metálicos de alta presión, lo que reduce considerablemente
el espacio para almacenarlo. Será necesario un cuarto para almacenar los cilindros con
el gas (no se necesita demasiado espacio, por lo que pueden conservarse en el cuarto
de control), se instalará desde los cilindros una red de tuberías especiales que cubrirán
desde el cuarto de control hasta el área a proteger, y por último se instalarán
dispersores de descarga, debiéndose acompañar con detectores de incendios, alarmas
y la señalización correspondiente, como se indica en la figura No. 18.

Figura No. 15. Sistema de extinción de incendios gas FM-200

1. Detectores de humo.
2. Jaladera de estación
de aborto.
3. Panel de control.
4. Luz estroboscópica.
5. Cilindro de
supresión.
6. Boquillas de
descarga.
Fuente: http://www.controlfiresystems.com/fm-200.

Otro aspecto a considerar consiste en conocer la cantidad de gas que se requiere para
la extinción de un incendio en el Archivo de Concentración, por lo que se tienen que
cuantificar sus dimensiones. Este procedimiento se determinará de la forma siguiente:

Figura. No. 16. Volumen Archivo de Concentración.

55.50 mts.
25.00 mts.
3.60 mts.

3
V= 25x55.50x3.60= 4995m

82
Teniendo determinado el volumen del inmueble utilizado como Archivo de
Concentración, en metros cúbicos, se procederá a las siguientes operaciones para el
cálculo del gas FM-200.

V= 4995m3
Fc= 0.550 kg. FM 200/m3
Reserva de gas 4995m3 x 0.550 kg de FM-200/m3 = 2747. 25 kg.

Como se describió anteriormente, los materiales apropiados para la instalación del

sistema serían los siguientes: la tubería y accesorios tendrán que ser de material no
combustible y con características físicas y químicas compatibles con el agente extintor;
tener la suficiente resistencia para soportar las presiones máximas de trabajo (a
temperatura máxima de almacenamiento) que se dan durante la descarga; la red de
distribución se diseñará e instalará de forma que, en caso de activación del sistema, la
descarga del agente a través de los difusores se realice de manera que se protejan
todas y cada uno de las zonas del Archivo, sincronizados de forma independiente de
manera que el foco inicial de incendio afecte únicamente a una de estas áreas.

Para el mejor soporte de la instalación se considerará lo establecido en la Norma NOM-

026-STPS-2008 “Identificación de riesgos por fluidos conducidos en tuberías”.

“Las tuberías deben ser identificadas con el color de seguridad que le corresponda de
acuerdo a lo establecido en la Tabla Colores de seguridad para tuberías y su
significado.” (Ver anexo No. 25).

Como lo menciona Albert Embeank.

“Los cables eléctricos que formen parte del sistema estarán tendidos de modo que no atraviesen cocinas,
espacios de máquinas de categoría A, ni otros espacios cerrados que presenten un elevado riesgo de
incendio, salvo cuando sea necesario disponer en ellos de medios de detección de incendios o de alarma
52
contraincendios o efectuar conexiones con la fuente de energía apropiada.”

Para completar la instalación es necesario incluir aditamentos especiales como un

panel de control, que es el cerebro del sistema contra incendio, ya que éste es el
encargado de interpretar las señales de emergencia y decidir si activa el estado de
emergencia o no; éstas son las que informan del estado de los dispositivos conectados,
así como información de fallas en el cableado. En general, proporcionan toda la
información del estado y situación en que se encuentra el sistema contra incendio de un
determinado lugar.

El modelo ideal es el panel de control inteligente fx-353 de 378 puntos direccionables,

modelo fx-353-378-ldr, marca Mircom, teclado LCD, incluye comunicador digital, fuente
52
EMBEANK, Albert. Código internacional de sistemas de seguridad contra incendios, OMI Organización Marítima
Internacional, Londres 2007, Ed. 2007, resolución MSC .98 (73), p.27

83
de alimentación de 5 Amps, 4 salidas de sirena configurables, 2 registros de eventos y
200 eventos por registro, soporta anunciadores LCD, LED y gráficos, configurable al
panel frontal, configurador PC o remota a través de modem, UL, ULC, CSFM y MEA
aprobados.

Para que el personal tenga la certeza de una señal de alarma se colocarán 2 sirenas
contra incendios, una en la entrada principal y otra en el depósito de archivo, donde
sean visibles y audibles al personal del archivo, con el tipo de luz strobe blanca, Voltaje:
12 VDC, sonoridad: 100 dB, flashes: 65 veces por minuto, modelo Epa-183 – Mircom,
ideal para sistemas contra incendio, temperatura de operación: 20 a 80 0C. Lo anterior,
con la finalidad que el personal reciba la señal de alarma y tenga el tiempo suficiente
para la evacuación del inmueble.

Los detectores de humo y difusores de descarga se deben instalar en todas las áreas
que desean ser protegidas, a fin de asegurar la máxima anticipación posible de alarma.
Cada detector se debe probar en el mismo lugar en que está instalado, y para probar el
sistema completo se deben seguir las instrucciones del panel de control.

La propagación ascendente del humo podría verse obstruida por las cosas
almacenadas en los niveles superiores. En tal caso, es necesario colocar detectores
para proteger a distintos niveles: en el cielo raso sobre pasillos, entre estanterías, y a
niveles intermedios entre estanterías. En lugares con ventilación forzada (aire
acondicionado), no hay que instalar detectores cerca de las salidas de aire ya que
podría dispersarse el humo que tendría que llegar a los detectores.

En estos casos podría ser necesario instalar más detectores, ya que si se instalaran
solamente cerca de las bocas de retorno de aire se produciría un desbalance de
protección cuando no esté funcionando el sistema de aire forzado. Las propiedades de
combustión y el valor de los materiales y bienes protegidos también influyen en la
separación de detectores y el nivel de protección a suministrar.

Figura No. 17. Distribución de detectores de humo en pasillos y cielo raso

Fuente: Guía de aplicaciones, detectores de humo para sistemas, SYSTEM SENSOR.

La separación máxima de los detectores y el área máxima de cobertura son:

84
 Tabla No. 9. Separación de detectores de humo.
2
Tipo Distancia máxima Área (m )
Calor 37 9
Humo 74 11
Fuente: Guía de aplicaciones, detectores de humo para sistemas, SYSTEM SENSOR

De la información anterior se tomará en consideración la cantidad de detectores de

humo y dispersores de descarga necesarios para cada una de las áreas que integran el
Archivo de Concentración, de acuerdo a su distribución y superficie, como se describe
en las siguientes tablas:

Tabla No. 10. Distribución de detectores de humo

No. DE
ÁREA ÁREA (m2) ÁREA MÁXIMA (m2) DETECTORES DE
HUMO
JEFATURA 16 1
SUBJEFATURA 16 1
OFICINA ADMINISTRATIVA 25.2 1
RECEPCIÓN DE CAJAS 16 1
INFORMÁTICA 16 1
PROCESOS TÉCNICOS 16 1
SERVICIOS 18.8 1
SALA DE CONSULTA 25.83 1
SANITARIOS 5.74 74 1
COMEDOR 19.27 1
VESTIDOR DAMAS 10.34 1
VESTIDOR HOMBRES 11.75 1
ALMACÉN 18.8 1
PASILLO CENTRAL ÁREA 118.80 1
ADMINISTRATIVA
PASILLO CENTRAL ÁREAS COMUNES 36.96 1
DEPÓSITO DE ARCHIVO 982 29

Tabla No. 11. Distribución de difusores de descarga

ÁREA ÁREA (m2) ÁREA MÁXIMA (m2) No. DE DIFUSORES

JEFATURA 16 1
SUBJEFATURA 16 1
OFICINA ADMINISTRATIVA 25.2 1
RECEPCIÓN DE CAJAS 16 1
INFORMÁTICA 16 1
PROCESOS TÉCNICOS 16 1
SERVICIOS 18.8 1
SALA DE CONSULTA 25.83 1
SANITARIOS 5.74 25 1
COMEDOR 19.27 1
VESTIDOR DAMAS 10.34 1
VESTIDOR HOMBRES 11.75 1
ALMACÉN 18.8 1
PASILLO CENTRAL ÁREA 118.80 1
ADMINISTRATIVA
PASILLO CENTRAL ÁREAS COMUNES 36.96 1
DEPÓSITO DE ARCHIVO 982 26

Para la colocación y distribución de los detectores de humo de acuerdo a su

funcionalidad y sus características técnicas se utilizaran la marca Filtrex. El cual ofrece
85
una eficaz protección contra incendios para instalaciones tales como fábricas textiles y
de papel, almacenes e instalaciones de manufactura.

Por lo que respecta a los difusores de descarga, éstos deben tener las siguientes
características: ser de latón, acero inoxidable o de cualquier otro material resistente a la
corrosión, o en su defecto estar protegidos interiormente, estar fabricados en materiales
no combustibles y soportar la exposición al fuego sin que se observe deformación o se
reduzcan sus prestaciones de extinción. En ningún caso deben instalarse difusores del
tipo cerrado que mantengan el agente extintor presurizado en el interior de la red de
distribución, si el agente extintor o alguno de sus componentes que lo forman pueda
degradarse por exposición continua a las temperaturas habituales a las que pueda estar
sometido.

Tampoco se debe aprobar el uso de aquellas configuraciones en las que, en caso de

activación del equipo, no tenga lugar la descarga del agente extintor por todos y cada
uno de los difusores asociados a la instalación de forma simultánea. Las boquillas
deben estar ubicadas a no más de un metro de distancia del techo. Si se utiliza más de
una boquilla deben ser situadas simétricamente. Para una mejor interpretación, el
sistema fijo contra incendios se muestra en el siguiente croquis.

86
Figura No. 18. Croquis del Sistema fijo contra incendios del Archivo de Concentración del Municipio de
Naucalpan

25.00

X II X III X IV XV XVI X V II X V III X IX XX XXI X X II

X II X III X IV XV XVI X V II X V III X IX XX XXI X X II

I II III IV V VI V II V III IX X XI

55.500

I II III IV V VI V II V III IX XI X II
DEPOSITO
ARCHIVO

SIMBOLOGIA
PROCESOS TECNICOS

TABLERO DE CONTROL

SISTEMA CONTRA INCENDIOS

JEFATURA

ALARMA CONTRA INCENDIOS

DETECTOR HUMO
INFORMATICA

SUBJEFATURA

TANQUES FM 200

DISPERSOR DE DESCARGA
RECEPCIONDE CAJAS

OFNA. ADMTVA.

TUBERIA EXTINTOR FM 200

TUBERIA ELECTRICA

EXTINTOR FM 200
50 KGS.
CONSULTAS
SALA

EXTINTOR FM 200
SERVICIOS 9 KKS.
COMEDOR

VESTIDOR

ALMACEN
RECEPCION

VESTIDOR

SIRENA DE ALARMA

87
4.8.2 Robo

A fin de mantener una mayor seguridad en el acceso y evitar fugas de información se

colocará un circuito cerrado con equipo de vigilancia, el cual estará controlado y
monitoreado por el área de informática con las siguientes características: kit de
vigilancia Vonnic, kit de vigilancia DK8-C3808cm de 9 cámaras y 9 canales, con
grabadora DK8-C3808cm, grabadora incluida, tecnología de conectividad alámbrica,
cantidad de puertos USB 2.0 2, colocación soportada, interior. Para tener una mejor
idea de la instalación a continuación se presenta un “CROQUIS DISTRIBUCIÓN DE
CÁMARAS”
Figura No. 19. Croquis del Circuito cerrado de vigilancia del Archivo de Concentración del Municipio de
Naucalpan

88
4.8.3 Señalización

Una de las partes esenciales de toda instalación es la de contar con la señalización

adecuada con base en la Norma Oficial Mexicana NOM-026-STPS-2008. El objetivo de
la utilización de la Norma consiste en “establecer los requerimientos en cuanto a los
colores y señales de seguridad e higiene y la identificación de riesgos por fluidos
conducidos en tuberías, su campo de aplicación abarca todos los centros de trabajo” 53.

Una buena señalización dentro del Archivo incentivará las medidas de seguridad
enfocadas a la integridad física y a toda la instalación, evitando situaciones de peligro
que puedan provocar riesgos mayores como incendios, cortos circuitos, etc.,
fomentándose la cultura de la protección civil. Una señalización referida a un objeto,
actividad o situación determinada, proporciona una indicación o una obligación relativa
a la seguridad o a la salud en el trabajo mediante una señal en forma de panel, un color,
una señal luminosa o acústica, una comunicación verbal o una señal gestual, según
proceda. Sus características consisten en que son fabricadas en material de estireno y
graficadas en vinil de alta calidad, en medidas 20x20 y 20x30 cms.

Existen cuatro tipos de señalizaciones: obligación, peligro, auxilio y prohibición. Son de

obligado cumplimiento en los centros de trabajo, como se indica en los siguientes
gráficos.

Figura No. 20. Colores y tipos de señales de seguridad

Fuente: colores tipos y señales de seguridad, https://www.bing.com/images/tipos y señales de seguridad.

Los señalamientos que se proponen colocar en diferentes áreas del inmueble, se

presentan en el siguiente croquis de señalización.

53
NORMA Oficial Mexicana NOM-026-STPS-2008, Colores y señales de seguridad e higiene, e identificación
deriesgos por fluidos conducidos en tuberías, 25 Nov. 2008, p. 4
89
Figura No. 21. Croquis de señalización del Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan

90
4.9 Presupuesto

En el diagnóstico archivístico realizado, se concluyó que para sufragar las deficiencias

encontradas en los recursos materiales con que cuenta el Archivo de Concentración se
tendrá que remitir una solicitud de la necesidad del presupuesto a la Presidencia
Municipal por conducto de la Secretaría del Ayuntamiento y exponer la urgente
necesidad de contar con los recursos monetarios para mejorar la organización y
funcionamiento del Archivo, explicando detalladamente que solventando las deficiencias
se logrará tener una unidad de información de calidad y prestigio en materia de
archivos.

También se podría plantear a todas las unidades administrativas la captación de una

pequeña fracción del presupuesto anual de cada uno de estos organismos que integran
el Municipio, de esta forma todos en conjunto estarían coadyuvando no solo como
usuarios directos del Archivo sino también como una entidad administrativa solidaria
para cubrir plenamente las carencias de insumos, como papel, plumas, clips, batas,
cubre bocas y guantes, así como para la adquisición de mobiliario y el
acondicionamiento físico de sistemas de iluminación, conservación (temperatura y
humedad) y contra incendios y robo.

91
Conclusiones

Los archivos representan unas de las áreas más importantes dentro de una institución,
ya que éstos resguardan los documentos que conforman su patrimonio los cuales son
fundamentales en la toma de decisiones. En este sentido la presentación de un
proyecto debe ser veraz, concisa y atractiva, para hacerle saber a los directivos de las
ventajas y fortalezas que se obtiene al contar con archivos bien administrados y
organizados.

El volumen documental del Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan está

en constante crecimiento, lo que ha venido a limitar sus funciones archivísticas,
situación que se pudo observar en el diagnóstico archivístico, provocando el
surgimiento de una serie de deficiencias que no permiten su buen funcionamiento, así
como la falta de organización, capacitación al talento humano en materia archivística,
sumada a la carencia de estrategias y lineamientos para la prestación de un servicio de
calidad. Esto trae como consecuencia demoras en el tiempo de respuestas por parte del
Municipio, lo cual puede ocasionar atraso en posibles trámites administrativos. La
recopilación de la información del diagnóstico archivístico permitió identificar la falta de
estrategias, técnicas, equipos, delimitación de espacios y personal capacitado, así
como los lineamientos más idóneos que permitan mejorar la eficacia del servicio de
información que pudiera prestar el Archivo de Concentración dentro del Municipio.

Para poder materializar en conjunto cada una de las propuestas de mejora en el

proyecto de reorganización del Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan y
buscar que sean solventadas todas las necesidades, es urgente que los directivos
tomen acciones de mando y se concienticen de la importancia de contar con una unidad
de información moderna a la altura de sus necesidades; no hay que dejar pasar por alto
las solicitudes de recursos que realiza el jefe del sistema municipal de archivo, como lo
expresa en el guión de entrevista aplicado.

Mediante la investigación se logró identificar y cuantificar el volumen del fondo

documental que resguarda el Archivo, así como su tipología documental, ubicación
física y sus condiciones de preservación, además de que se determinó la urgencia del
estudio y el análisis de la valoración documental para poder realizar las transferencias
secundarias al Archivo Histórico o eliminar los documentos sin valor histórico, liberando
espacio y aliviando parte de la saturación que presenta.

En lo que respecta a su infraestructura, es necesario reacondicionar la delimitación de

las áreas que integran el Archivo para que sus actividades archivísticas se lleven a cabo
de forma plena, así como una sección de áreas comunes, como son, comedor,
vestidores y almacén, entre otros. Se tendrán que realizar tareas de mantenimiento al
inmueble, como pintura, impermeabilización por las filtraciones que presenta, evitando
el deterioro prematuro de los documentos, proveer al Archivo de un buen equipamiento
para el registro y control de la humedad con la colocación de termo higrómetros y
deshumificadores, la instalación de un sistema fijo para la prevención de incendios que
garantice la seguridad de los documentos y una extinción rápida y eficaz, así como el
menor daño posible al personal, acervo documental, mobiliario y equipo, por el alto
92
riesgo basado en la cuantificación del volumen documental que resguarda. Asimismo es
necesario considerar la amplitud de las instalaciones, complementándola con una
buena iluminación. Sería deseable un equipo de video vigilancia con la finalidad de
contar con los registros de visitas así como la posible fuga de información; también se
debe fomentar la cultura de protección civil y una adecuada señalización a fin de que el
personal esté preparado ante posibles situaciones de riesgo y que tenga instalaciones
más confortables para el buen desempeño de sus actividades.

La dotación de mobiliario y equipo de oficina y la integración de equipo tecnológico de

última generación como computadoras, fotocopiadoras e impresoras, integradas en una
pequeña red interna para una estrecha comunicación de las áreas y la pronta
automatización de sus procesos archivísticos, contribuirían a hacer eficiente el servicio
del Archivo

En síntesis, se concluye que este proyecto es necesario presentarlo al personal

directivo para que se considere su aplicación en un corto, mediano y largo plazo, ya que
se puede trabajar en etapas, así se verán reflejados los resultados y beneficios de
contar con archivos debidamente organizados y apegados a las leyes y reglamentos
archivísticos del Municipio de Naucalpan, Estado de México, así como a la normatividad
archivística a nivel nacional, y se tome como ejemplo para otros archivos municipales
en el Estado de México.

93
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Organización y Guía Descriptiva. Dirección del Patrimonio Cultural y Artístico del
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Ley para el Uso de Medios Electrónicos del Estado de México [en línea]. [Fecha de
consulta 13 de julio de 2015].Disponible en:
http://www.edomex.gob.mx/legistelfon/doc/pdf/ley/vig/leyvig153.pdf. Año 19, enero-
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Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Toluca,

México.18 de julio de 1994. 39 p.

Lineamientos para la transferencia de expedientes de trámite concluido al Archivo

General del Poder Ejecutivo. Toluca Estado de México. Julio 2009. 57 p. [en línea]
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Lineamientos para la valoración, selección y baja de los documentos, expedientes y

series de trámite concluido en los Archivos del Estado de México. Gaceta de gobierno
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96
NÚÑEZ Fernández, Eduardo. Organización y Gestión de Archivos. Trea. España: 1999.
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Naucalpan de Juárez, Moya Marín Angélica. Presidenta Municipal Constitucional de
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VALVERDE Mejía, Jorge Luis. Mtro. Revista del sistema estatal de documentación del
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retos del siglo XXI: el fortalecimiento de un proyecto de vanguardia. En 15 de
septiembre de 1945. Enero 2011. 212 p. ISSN 1405-0005.

97
 ANEXO 1
GUÍON DE ENTREVISTA

DATOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN

1.-Nombre _______________________________________________________
2.- Dirección ______________________________________________________
3.- Teléfono________________________________________________________
4- Correo electrónico ________________________________________________

DATOS GENERALES DEL ENTREVISTADO.

1.- Nombre ________________________________________________________

2.- Sexo ______, Edad _______ Edo. Civil___________
3.- Lugar donde reside _______________________________________________
4- Nivel de estudios__________________________________________________
5.- Profesión u/o ocupación actual_______________________________________
6.- Puesto _______________________________
7.- Antigüedad en el empleo________________________________

La presente entrevista se realizará ante el Jefe del Departamento del Archivo Municipal
del H. Ayuntamiento de Naucalpan de Juárez, Estado de México. Se describirá un
panorama general en materia archivística abarcando los recursos humanos, materiales,
técnicos y normativos que son utilizados en el citado ayuntamiento.

1. ¿Cómo se contrata al personal del Archivo, el nivel académico que debe cubrir y su
perfil profesional como Jefe de Departamento?

2. ¿Qué tiempo lleva trabajando en Archivos?

3. ¿Cuánto lleva laborando en el Archivo Municipal?

4. ¿Cuáles son las funciones del Jefe de Departamento, del Encargado y del Asesor
Técnico?

5. ¿Es eficiente el funcionamiento del Archivo? ¿Por qué?

6. ¿Cuál es la problemática específica de los recursos humanos en el Archivo?

7. ¿Cómo considera la distribución y funcionalidad de los espacios de cada una de las

áreas que integran el Archivo?

8. ¿Cuál es la necesidad actual de recursos materiales del Archivo?

98
9. Mencione el equipamiento que se encuentra instalado en el Archivo y si es afín con
las necesidades del Archivo y la amplitud del espacio.

10. ¿Se tiene una partida presupuestal asignada para la ministración de los recursos en
los archivos y cómo son administrados?

11. ¿Cómo es la asignación de presupuesto y/o recursos para los procesos

archivísticos?

12. ¿Qué procesos archivísticos se realizan para la organización de los acervos

documentales en el Archivo?

13. Describa cómo se realizan las bajas documentales.

14. Para la organización, resguardo y preservación de los acervos documentales,

mencione qué normatividad archivística se aplica actualmente en el sistema de
archivo municipal del Ayuntamiento.

15. A su criterio, ¿Cuál sería la misión del Archivo y su visión de acuerdo a los objetivos
del Sistema Institucional de Archivo del Municipio de Naucalpan?

16. ¿Cuáles serían los objetivos a alcanzar en el Archivo de Concentración?

99
 ANEXO 2
OBJETIVO: El presente cuestionario es un instrumento de medición que busca
recopilar información para su análisis e interpretación con el propósito de elaborar un
diagnóstico archivístico, a fin de conocer los recursos humanos, materiales, financieros,
técnicos, tecnológicos y normativos, para el fortalecimiento de la administración y
organización del Archivo de Concentración del Municipio de Naucalpan.

La información que se recopile será utilizada para obtener la titulación en la Licenciatura

en Archivonomía, por medio de la elaboración de la Tesina titulada PROYECTO DE
REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE
NAUCALPAN DE JUÁREZ.

INSTRUCCIONES: Este cuestionario se encuentra integrado en cinco secciones con

una serie de preguntas relacionadas con la identificación de la institución, datos del
entrevistado y los recursos con que realiza sus funciones, agradeciendo su participación
y colaboración en las respuestas solicitadas.

CUESTIONARIO 01-ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

FECHA:
DATOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN
1.-Nombre _______________________________________________________
2.- Dirección ______________________________________________________
3.- Teléfono________________________________________________________
4- Correo electrónico ________________________________________________

DATOS GENERALES DEL ENTREVISTADO

1.- Nombre ________________________________________________________
2.- Sexo ______, Edad _______ Edo. Civil___________
3.- Lugar donde reside _______________________________________________
4- Nivel de estudios__________________________________________________
5.- Profesión u ocupación actual_______________________________________
6.- Puesto _______________________________
7.- Antigüedad en el empleo________________________________

Para la resolución del presente cuestionario a continuación presentamos diversas

opciones; por favor seleccione su respuesta con una X o en su caso conteste lo
que se solicite:

100
I. RECURSOS HUMANOS.

1. Señale Sexo (f o m) y Nivel de estudios del personal que integra el Archivo de

Concentración del Municipio de Naucalpan

DESCRIPCION Cantidad Sexo

Maestría
Licenciatura
Bachillerato
Secundaria
Primaria

2. ¿Qué categoría técnica y tiempo de experiencia laboral tiene el personal

asignado al Archivo?

DESCRIPCION (X) Años

Licenciatura en Archivonomía
Historiador
Auxiliar Archivista
Secretarial
Otra preparación

3. ¿Cómo es la distribución del personal asignado a las áreas de acuerdo a la

estructura orgánica del Archivo?
No. NOMBRE DEL ÁREA PERSONAL
1 Jefatura
2 Secretaria
3 Préstamos y devoluciones
4 Recepción de cajas
5 Asesorías
6 Búsquedas
7 Depuraciones

4. ¿Cuánto personal es requerido además del actual, para una mejor organización y
funcionamiento del Archivo?

No. NOMBRE DEL ÁREA PERSONAL REQUERIDO

1 Secretaria
2 Préstamos y devoluciones
3 Recepción de cajas
4 Asesorías
5 Busquedas
6 Depuraciones

5. ¿Cuál fue el último periodo en que el personal que labora en el Archivo de

Concentración recibió capitación en materia archivística por las mencionadas
instancias?

ÚLTIMO PERIODO
INSTITUCIÓN
AGN
GOBIERNO DEL ESTADO
CURSO-TALLER INTERNO
OTROS

101
II. RECURSOS MATERIALES

1. ¿Cuál es el estado de conservación y amplitud del inmueble para las funciones

de administración y organización del Archivo? (En una escala de 1 a 5 donde
1=insuficiente, 2=suficiente, 3=regular, 4=bueno, 5=excelente.)
DESCRIPCIÓN 1 2 3 4 5
Conservación
Amplitud

2. ¿El local del Archivo cuenta con espacios delimitados (estructurados y

diseñados) exclusivamente para cada una de las áreas de acuerdo a las
funciones que se realizan en el Archivo?

3. Del equipamiento que se menciona, señale con cuáles cuenta el Archivo

X
INFRAESTRUCTURA
Temperatura
Iluminación
Ventilación
Extintores
Sistema contra incendios
Detectores de humo
Salidas de emergencia

4. Señale el tipo de mobiliario e insumos con los que cuenta el Archivo.

NÚMERO
MOBILIARIO
Archivero de 3 gavetas
metálico
Anaquel metálico
Mesas de trabajo
Sillón ejecutivo
Sillas secretariales
Escritorio
Papelería
Cajas de archivo
Carpeta lefort

5. Del mobiliario e insumos que se indican, señale si éstos son suficientes o

insuficientes para la organización y resguardo de los soportes documentales

MOBILIARIO SUFICIENTE INSUFICIENTE

Archivero de 3 gavetas
metálico
Anaquel metálico
Mesas de trabajo
Sillón ejecutivo
Sillas secretariales
Escritorio
Papelería
Cajas de archivo
Carpeta lefort

102
III. RECURSOS FINANCIEROS

1. ¿Considera que el presupuesto asignado al Archivo es suficiente? ¿Por qué?

2. ¿Qué instrumento considera el adecuado para obtener y justificar recursos?

3. En caso de recibir recursos para las actividades archivísticas ¿cómo se ve

reflejado en los objetivos y metas planeadas?

4. ¿Cómo se distribuye el presupuesto que se utiliza para las actividades

archivísticas de mantenimiento del inmueble, mobiliario y capacitación?

IV. RECURSOS TÉCNICOS

1. ¿Cómo considera la imagen y prestigio en la organización y los

procesos archivísticos en el Archivo?

2. La clasificación para la identificación de los acervos documentales en el

Archivo, es:

DESCRIPCIÓN (X)
Alfabético
Numérico
Alfanumérico
Temático

3. Para la pronta recuperación de la información de los archivos ¿qué instrumentos

de control y consulta utiliza?

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA (X)

Cuadro General de Clasificación Archivística
Catálogo de Disposición Documental
Guías simples de Archivos
Catálogos
Inventarios de transferencias documentales
Inventario de baja documental
Inventario topográfico

103
V. RECURSOS TECNOLÓGICOS

1. De las tecnologías de la información que se presentan señale ¿Cuáles se utilizan

en el Archivo?

RECURSOS TECNOLÓGICOS
Línea telefónica
Computadora
Internet
Red novell
Automatización de instrumentos de descripción
Equipo de microfilmación
Digitalización
Copiadora

VI. RECURSOS NORMATIVOS

1. ¿Qué normatividad archivística se utiliza para la organización y funcionamiento

del Archivo?

Ley de Archivos Históricos del Estado de México

Catálogo de Disposición Documental
Dictamen 1618
Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información
Publica
Reglamento Archivo y Crónica Municipal

2. Del siguiente listado de normatividad archivística de México, indique cuáles

conoce:

RECURSOS NORMATIVOS (x)

Ley Federal de Archivos
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental
Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a
la Información Pública Gubernamental
Disposiciones del Archivo General de la Nación

104
 ANEXO 3
OBJETIVO: La presente encuesta es un instrumento de medición que busca recopilar
información mediante un diagnóstico archivístico, abarcando los recursos humanos,
materiales, financieros, técnicos y normativos que pueden ser relevantes para la
administración en el desarrollo de las funciones y responsabilidades.

La información que se recopile será utilizada para obtener la titulación en la Licenciatura

en Archivonomía, por medio de la elaboración de la Tesina titulada PROYECTO DE
REORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE
NAUCALPAN DE JUÁREZ.

INSTRUCCIONES: Este cuestionario se encuentra integrado en siete secciones con

una serie de preguntas relacionadas con la identificación de la institución, datos del
entrevistado y los recursos con que realiza sus funciones, agradeciendo su participación
y colaboración en las respuestas solicitadas.

CUESTIONARIO 02-ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

FECHA:
DATOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN

1.-Nombre _______________________________________________________
2.- Dirección ______________________________________________________
3.- Teléfono________________________________________________________
4- Correo electrónico ________________________________________________

DATOS GENERALES DEL ENTREVISTADO

1.- Nombre ________________________________________________________

2.- Sexo ______, Edad _______ Edo. Civil___________
3.- Lugar donde reside _______________________________________________
4- Nivel de estudios__________________________________________________
5.- Profesión u ocupación actual_______________________________________
6.- Puesto _______________________________
7.- Antigüedad en el empleo________________________________

Para la resolución del presente cuestionario a continuación presentamos diversas

opciones; por favor seleccione su respuesta con una X o en su caso conteste lo
que se solicite:

105
I. RECURSOS TÉCNICOS

1. ¿Conoce el ciclo vital del documento y la fase en la cual se encuentra ubicado el

Archivo?

DESCRIPCIÓN SI NO
Ciclo vital del documento

2. ¿Qué instrumentos de control y consulta aplica para la pronta recuperación de la

información en el Archivo?

DESCRIPCIÓN
Cuadro General de Clasificación
Archivística
Catálogo de Disposición Documental
Guía Simple de Archivos
Catálogos
Inventarios de Transferencias
Documentales
Inventario de baja documental
Inventario topográfico

3. De acuerdo a las funciones que realiza en su área, indique los procesos

archivísticos que se aplican a la documentación

DESCRIPCIÓN (X)
Clasificación
Valoración documental
Expedientación
Baja Documental
Automatización

4. De los siguientes apartados ¿Cómo está resguardada la documentación que se

recibe de los diversos archivos de trámite del Municipio

DESCRIPCIÓN (X)
En cajas de cartón numeradas y
rotuladas para su identificación
En los escritorios
En atados
En hojas sueltas sin protección

5. Indique el volumen documental que resguarda actualmente el Archivo.

106
 II. RECURSOS TECNOLÓGICOS

1. ¿Cuáles son los programas informáticos que utiliza para realizar sus actividades
de organización de la documentación?

DESCRIPCIÓN
Word
Excel
Access
Power Point

2. ¿Qué instrumentos de descripción y control archivístico se encuentran

automatizados para el control y la pronta recuperación de la información en el
Archivo?
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS SI NO
Cuadro General de Clasificación Archivística
Catálogo de Disposición Documental
Guías simples de archivos
Catálogos electrónicos
Inventarios por expedientes
Inventarios de transferencias documentales
Inventario de baja documental

III. RECURSOS NORMATIVOS

1. Mencione la normatividad archivística del Estado de México y del Municipio de

Naucalpan que se aplica para la organización y funcionamiento del Archivo.

RECURSOS NORMATIVOS
Ley de Archivos Históricos del Estado de México
Catálogo de Disposición Documental
Dictamen 1618
Reglamento de Transparencia y Acceso a Información Pública
Reglamento de Archivo y Crónica Municipal

107
 ANEXO No. 4
GUÍA DE OBSERVACIÓN

TIPO DE OBSERVACIÓN: CUALITATIVA LUGAR: AV. 16 DE SEP. No. 46 BODEGA 2-F

MEDIOS: CÁMARA FOTOGRÁFICA, MUNICIPIO DE NAUCALPAN DE JUÁREZ EDO. MEX.
CUADERNO DE NOTAS.

PARTICIPACION: PARTICIPANTE FECHA: 20 DE OCTUBRE 2015HORA: 10 AM

SEGÚN OBSERVADORES:
OBSERVADOR: DAVID ARAIZA GONZÁLEZ
SEGÚN LUGAR: ARCHIVO DE NUMERO 01
CONCENTRACIÓN

I. RECURSOS HUMANOS

No. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD OBSERVACIONES

Número de personas que laboran en el Archivo de
1 Concentración

2 Cantidad de mujeres y hombres que laboran en el Archivo

3 Cantidad de vacantes requeridas en el Archivo

Participación del personal para la eficiencia y mejora de la
4
organización del Archivo
Cómo asimila el personal la información de los
5 procedimientos archivísticos para el desempeño de sus
funciones

II. RECURSOS MATERIALES

No. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD OBSERVACIONES

1 Ubicación del inmueble

2 Características físicas del inmueble

3 Estado de conservación del inmueble

4 Limpieza del local

5 Iluminación del Archivo

6 Instalaciones eléctricas
Control de humedad y temperatura en el Archivo
7

8 Medidas de protección contra incendios

9 Medidas de protección civil

10 Medidas de seguridad para el Archivo

11 Mobiliario

108
 III. RECURSOS TÉCNICOS

No. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD OBSERVACIONES

1 Recepción de la documentación

2 Guías simple de Archivos

3 Cuadro General de Clasificación Archivística

4 Catálogo de Disposición Documental
5 Inventario general

6 Inventario de transferencia primaria

7 Inventario de transferencia secundaria
8 Inventario de baja documental
9 Clasificación

10 Expedientación

11 Depuración

12 Valoración documental

13 Baja documental
7 Transferencia secundaria

8 Cajas de archivo
9 Servicio a usuarios

10 Medidas de conservación de la documentación

IV. RECURSOS TECNOLÓGICOS

No. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD OBSERVACIONES

1 Línea telefónica
2 Computadora o terminal
3 Fotocopiadora
4 Cámara de vigilancia
5 Internet
6 Red Novell
7 Escáner

V. RECURSOS NORMATIVOS

No. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD OBSERVACIONES

1 Ley de Archivos Históricos del Estado de México

2 Catálogo de Disposición Documental

3 Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información
Pública del Municipio de Naucalpan de Juárez
4 Reglamento de Archivo y Crónica Municipal de
Naucalpan de Juárez
5 Ley de Archivos Históricos del Estado de México

109
 ANEXO No. 5
INFORME GRÁFICO

No. RECURSOS HUMANOS

No. RECURSOS MATERIALES

Estado de conservación del inmueble

Grietas en el techo
Humedad en paredes
1

Ventanas con protección cristal claro

Ducto de aire

110
No. RECURSOS MATERIALES
Lámparas de tubo blanca luz fría

Iluminación natural

2
Improvisación de iluminación

Botiquín de primeros auxilios

Colocación y distribución de extintores

Señalización de extintores

111
No. RECURSOS MATERIALES

Señalización de ruta de evacuación Instalación eléctrica

No. RECURSOS TÉCNICOS

Recepción de la documentación Registro del inventario

Confronta del inventario del Archivo Selección de la documentación

Revisión del contenido de las cajas

Limpieza y depuración

112
No. RECURSOS TÉCNICOS

Cajas en mal estado

Control de la documentación

Control de préstamos a usuarios

2

Sustitucion de cajas deterioradas

Rotulo de cajas de archivo

Colocacion de cajas en el piso

Organización

113
No. RECURSOS TÉCNICOS

Inventario de baja documental

Bajas documentales

No. RECURSOS TECNOLÓGICOS

Equipo de cómputo Fotocopiadora

Equipo de cómputo en mal estado Cámara de vigilancia

114
 ANEXO No. 6
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL DEL MUNICIPIO DE NAUCALPAN

SECCIÓN FUNCIONES
Incluye fundamentalmente la correspondencia habida entre el presidente municipal y diferentes funcionarios
Presidencia. estatales y federales, inventarios de bienes muebles e inmuebles pertenecientes al ayuntamiento, cartas y
certificaciones sobre personas honestas, citatorios diversos, y nombramientos de empleados.
Las actas capitulares o actas de cabildo constituyen la sección más importante de un archivo municipal, pues
Actas de cabildo.
contienen los acuerdos de mayor trascendencia para la comunidad.
Comprende presupuestos diarios, mensuales y anuales de ingresos y egresos, cortes de caja, recibos por concepto
de la recaudación de contribuciones y cobro de multas impuestas por las autoridades, informes sobre el crédito
Tesorería.
activo y pasivo del fondo municipal, vales por el pago de sueldos, padrones de contribuyentes y oficios dirigidos por
la tesorería a la contaduría de glosa y otras dependencias.
Abarca toda la documentación que se genera en los juzgados menores municipales, por ejemplo, libros de juicios
sobre liquidación de cuentas, conciliaciones, despojos, reconocimiento de firmas, filiaciones, exhortos y
desocupación de casas, demandas por diversos delitos, denuncias, citatorios, órdenes de aprehensión,
Justicia. averiguaciones, declaraciones, pruebas precautorias, consignaciones, multas, amparos, embargo de bienes,
sentencias, penas correccionales, fianzas, indultos libros de entrada y salida de reos, reconocimiento de prófugos,
remisión de presos por cordillera a diferentes lugares, causas civiles y criminales, juicios verbales, y oficios diversos
del juzgado.
Contiene censos generales y particulares por nombre, origen, sexo, edad, estado civil y ocupación de los habitantes
Estadística.
del municipio y sus localidades, así como nombramientos de empleados para el levantamiento de padrones.
Comprende actas de nacimientos, matrimonios, divorcios y defunciones, solicitudes de casamiento, comprobantes
de inhumaciones, traslado de cadáveres, registro de extranjeros, nombramiento de funcionarios, diarios de ingresos,
Registro Civil.
inventarios de bienes inmuebles del registro civil, certificados médicos, relaciones del número de nacimientos,
matrimonios y defunciones, y oficios dirigidos por la oficina del registro civil a gobernación y otras dependencias.
Abarca relaciones de jóvenes que tienen el deber de presentarse a cumplir su servicio militar, cédulas de
empadronamiento, citatorios, actas de nacimiento de los conscriptos, rectificaciones de mayoría o minoría de edad,
Reclutamiento.
cartas de referencia, constancias de trabajo, certificados de inutilidad para el servicio militar, listas de sorteos,
minutarios del registro de conscriptos, padrones de analfabetas, y balances y cancelaciones de cartillas.
Contiene censos de las personas que tienen derecho a votar, cartillas de electores, nombramientos del personal para
las casillas, instalación y clausura de las mesas electorales, actas de elecciones, informes de las juntas
Elecciones.
computadoras de votos, y oficios diversos sobre las elecciones de autoridades municipales, estatales y federales:
gobernadores, diputados, senadores, jueces, etc.
Incluye censos de la población en edad escolar, de albafetas y analfabetas, listas de requisitos para la admisión de
alumnos, inscripciones, apertura, continuidad, traslado y clausura de clases, registro de asistencias y faltas, multas
por inasistencia a la escuela, planes de estudio, actas de exámenes, calificaciones, relaciones de alumnos becados,
planillas y formación de sociedades de alumnos, nóminas de maestros, sueldos, pensiones y jubilaciones,
Educación. inventarios de títulos profesionales, estadísticas de pasantes en diferentes ramas, actas y acuerdos de las juntas de
instrucción pública, padrones de escuelas oficiales y particulares, construcción, reparación y ornato de edificios
escolares, instalación de comedores, inventarios de útiles, muebles y materiales didácticos, censos y libros para la
recaudación del impuesto de instrucción pública, diarios de ingresos y egresos, campañas de alfabetización, y
catálogos de centros culturales, sociales y recreativos.
Comprende la información que origina el departamento de mejoramiento y obras públicas, sobre la construcción de
Obras públicas. jardines, mercados y panteones, pavimentación de calles y banquetas, instalación de alumbrado y drenaje,
reconstrucción de edificios públicos, etc.
Abarca la documentación sobre la producción de maíz, trigo, frijol, garbanzo, chile, etc., arrendamiento de terrenos
Agricultura. municipales para su aprovechamiento, censos de la población que se dedica a actividades agrícolas, y padrones de
tierras laborables.
Contiene estadísticas del ganado existente en la municipalidad, por clases: vacuno, bovino, porcino y caprino;
noticias relativas al número de animales que se sacrifican en el rastro, fierros para marcar ganado, cobros del
Ganadería.
impuesto de degüello, matanzas clandestinas, partes diarios, semanales y mensuales del veterinario y comisión del
rastro, y solicitudes y licencias para el establecimiento de matanzas.
Industria y comercio. Incluye censos sobre el número de industrias y comercios en el municipio, licencias de apertura, órdenes de
clausura, y manifestaciones sobre su producción, ventas y utilidades.
Salubridad y Comprende campañas de higiene y vacunación para la prevención del sarampión, tuberculosis, viruela, tifoidea, etc.,
asistencia. establecimiento de centros de salud, noticias sobre epidemias, certificados de sanidad, disposiciones y dictámenes
del consejo de salubridad, visitas de inspección sanitaria, registro de enfermedades, actas de las juntas de
vacunación, y fumigación de casas.
Trabajo y previsión Abarca listas de la población económicamente activa y clases de trabajos que desempeñan, convocatorias para
social. trabajar en los Estados Unidos, relaciones de sueldos, etc.
Contiene exclusivamente los documentos referentes al establecimiento del telégrafo y teléfono en la municipalidad,
Comunicaciones.
así como telegramas y telefonemas.
Recursos naturales y Incluye informes sobre la siembra de árboles, solicitudes y permisos para talar montes, extraer resina, aprovechar el
forestales. agua de un río o producir carbón.
Tierras. Comprende únicamente títulos de propiedad y juicios sobre la posesión de la tierra.
Policía. Abarca la documentación de la comandancia de policía y cárcel municipal: partes de novedades y seguridad pública,
nombramientos de comandantes, alcaldes y policías, aprehensiones, movimiento de reos, multas y libros de visitas.
Fuente: ALANÍS Boyso Op. Cit. P.10

115
 ANEXO No. 7
CUADRO COMPARATIVO DE LAS DEPENDENCIAS REGISTRADAS EN EL ORGANIGRAMA DEL
MUNICIPIO E INVENTARIO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

No. DEPENDENCIAS REGISTRADAS EN EL MUNICIPIO No. DEPENDENCIAS REGISTRADAS EN EL INVENTARIO

CONFORME A ORGANIGRAMA DEL ARCHIVO DE CONCENTRACION
1 CABILDO 1 CABILDO
2 PRESIDENCIA 2 PRESIDENCIA
3 SECRETARÍA DEL H. AYUNTAMIENTO 3 SECRETARÍA DEL H. AYUNTAMIENTO
4 TESORERÍA Y FINANZAS 4 TESORERIA MUNICIPAL
5 CONTRALORÍA INTERNA 5 CONTRALORÍA INTERNA MUNICIPAL
6 DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN 6 DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
7 DIRECCIÓN GENERAL DE BUEN GOBIERNO 7 DIRECCIÓN GENERAL DE BUEN GOBIERNO
8 DIRECCIÓN GENERAL DE SEGURIDAD CIUDADANA, 8 DIRECCIÓN GENERAL DE SEGURIDAD PÚBLICA Y
TRÁNSITO Y PROTECCIÓN CIVIL TRÁNSITO MUNICIPAL
9 VOCALÍA EJECUTIVA DE PROTECCIÓN CIVIL
9 DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN
10 DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO Y FOMENTO 10 DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO Y FOMENTO
ECONÓMICO ECONÓMICO
11 DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO SOCIAL 11 DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO SOCIAL
12 DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO URBANO 12 DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO URBANO
13 VOCALÍA EJECUTIVA DE ASENTAMIENTOS HUMANOS
14 DIRECCIÓN DE FRACCIONAMIENTOS Y COLONIAS
13 DIRECCIÓN GENERAL DE MEDIO AMBIENTE 15 DIRECCIÓN GENERAL DE ECOLOGÍA Y MEDIO
AMBIENTE
14 DIRECCIÓN GENERAL DE OBRAS PÚBLICAS 16 DIRECCIÓN GENERAL DE OBRAS PÚBLICAS
17 DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y OBRA COMUNITARIA.
18 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y
ADQUISICIONES
15 DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL 19 DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y
SÍNTESIS
16 DIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA 20 CONSEJERÍA JURÍDICA
21 DIRECCIÓN JURÍDICA Y GOBIERNO
17 INSTITUTO DE LAS MUJERES NAUCALPENSES 22 INSTITUTO DE LAS MUJERES NAUCALPENSES
18 INSTITUTO MUNICIPAL DE LA CULTURA FÍSICA Y
DEPORTE DE NAUCALPAN DE JUÁREZ
19 INSTITUTO MUNICIPAL PARA LA CULTURA Y LAS ARTES
DE NAUCALPAN DE JUÁREZ
20 INSTITUTO NAUCALPENSE DE LA JUVENTUD
21 SISTEMA MUNICIPAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL
DE LA FAMILIA DE NAUCALPAN DE JUÁREZ (D.I.F.)
22 ORGANISMO DE AGUA POTABLE, ALCANTARILLADO Y
SANEAMIENTO DE NAUCALPAN DE JUÁREZ (O.A.P.A.S.)
23 DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS PÚBLICOS 23 DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS PÚBLICOS
24 INSTITUTO NAUCALPENSE DE SALUD
25 REGISTRO CIVIL GAVETAS
26 REGISTRO CIVIL
27 DIFERENTES ÁREAS
28 ÁREAS DESTINADAS A DEPURACIÓN
29 DIARIOS OFICIALES,GACETAS ESTATALES Y
MUNICIPALES
30 LIBROS ESTATALES
31 LIBROS MUNICIPALES Y NEGATIVOS
32 DEPURACIÓN

116
 ANEXO No. 8

CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL

MUNICIPIO DE NAUCALPAN DE JUÁREZ

No. 01 FONDO: PRESIDENCIA MUNICIPAL

CÓDIGO SECCIÓN SUBSERIE EXPEDIENTE

1C Legislación 1C.9 Circulares 1C.9.1 Correspondencia entre el
presidente municipal y diferentes
funcionarios estatales y federales
2C Asuntos Jurídicos 2C.15 Notificaciones 2C.15.1 Citatorios diversos

4C Recursos Humanos 4C.4 Registro y control de 4C.4.1 Nombramientos de empleados

puestos y plazas
4C.24 Currícula de personal 4C.24.1Certificaciones sobre personas
honestas
6C Recursos Materiales y Obra 6C.17 Inventario físico y control 6C.17.1 Inventarios de bienes muebles
Pública de bienes muebles
6C.18 Inventario físico y control 6C.18.1 Inventarios de inmuebles
de bienes inmuebles pertenecientes al Ayuntamiento

Fuente: AGN.

117
 ANEXO No. 9

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

FONDO:
SECCIÓN:

VIGENCIA DOCUMENTAL TÉCNICAS INFORMACIÓN

NIVELES DE VALOR PLAZOS DE DE OBSERVACIONES

PERIODO DE RESERVA
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL CONSERVACIÓN SELECCIÓN
A L F AT AC TOTAL
CÓDIGO

CONSERVACIÓN
ELIMINACIÓN

CONFIDENCIAL
MUESTREO
INVENTARIO GENERAL

HOJA:
_____DE_______
FECHA DE ELABORACIÓN: ____________
FECHA DE ACTUALIZACIÓN: __________
UNIDAD ADMINISTRATIVA
SECCIÓN
SERIE:

FECHA DE RESERVADO O
CLASIFICACIÓN EXPEDIENTE ASUNTO OBSERVACIONES
APERTURA CONFIDENCIAL

EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE _________ HOJAS Y AMPARA LA CANTIDAD DE ______EXPEDIENTES.

LUGAR:
FECHA:

FORMULÓ REVISÓ Vo. Bo.

_________________________ ____________________________ __________________________

118
 ANEXO No. 10
INVENTARIO DE BAJA

H. AYUNTAMIENTO MUNICIPIO DE NAUCALPAN DE JUÁREZ ESTADO DE MÉXICO

SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO

INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

UNIDAD ADMINISTRATIVA: ____________________________________________ folio: _______de ______________

DIRECCIÓN DE ÁREA: __________________________________________
SERIE DOCUMENTAL ____________________________________________ REMESA No.: ________________
CAJA No. ( ) ____________

NOMBRE O TIPOLOGÍA AÑO ó PLAZO DE ORIGINAL (O)

COPIA ( C )
EXPEDIENTE CLASIFICACIÓN TITULO DEL PERIODO CONSERVACION ACUSE (A)
OBSERVACIONES
EXPEDIENTE

El presente inventario consta de ( ) fojas, y ampara la cantidad de ( ) expedientes, contenidos en ( ) paquetes o cajas con un
peso aproximado de ( ) kilogramos. FECHA: ________

FORMULÓ REVISÓ Vo. Bo.

_________________________ ____________________________ __________________________

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA

HOJA: _____DE_______
No. DE TRANSFERENCIA: ____________
FECHA:____________________
DEPENDENCIA: __________________________________________________
SECCIÓN O UNIDAD GENERADORA: ________________________________
SERIE DOCUMENTAL: ____________________________________________

CLASIFICACIÓN Y FECHAS PLAZO DE

NOMBRE DEL EXPEDIENTE CLAVE TOPOGRÁFICA
No. EXPEDIENTE EXTREMAS CONSERVACIÓN

EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE _________ CAJAS Y AMPARA LA CANTIDAD DE ______EXPEDIENTES.

QUIÉN ENTREGA QUIÉN RECIBE

NOMBRE Y CARGO NOMBRE Y CARGO

_________________________ __________________________

119
 ANEXO No. 11
GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS

ÁREA DE IDENTIFICACIÓN
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ÁREA DE PROCEDENCIA DE ARCHIVO
NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL
CARGO
DIRECCIÓN
TELÉFONO
ÁREA DE CONTEXTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA
SECCIÓN

CLAVE SERIES FECHAS VOLUMEN

ARCHIVO

ELABORÓ VALIDÓ

______________ _________________

INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA

HOJA:____________DE________
No. DE REMESA
FECHA DE RECEPCIÓN:
DEPENDENCIA:
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
SECCIÓN O UNIDAD GENERADORA:

CLASIFICACIÓN Y NOMBRE DEL FECHAS PLAZO DE CLAVE

No. EXPEDIENTE EXPEDIENTE EXTREMAS CONSERVACIÓN TOPOGRÁFICA

EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE _______HOJAS, Y AMPARA LA CANTIDAD DE

____________EXPEDIENTES DE LOS AÑOS_________DE (PERIODO), CONTENIDOS EN _______
(PAQUETES Y/O CAJAS), CON UN PESO APROXIMADO DE ____KGS.

RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE RESPONSABLE DEL ARCHIVO

CONCENTRACIÓN HISTÓRICO

_______________________ ______________________
NOMBRE CARGO Y FIRMA NOMBRE CARGO Y FIRMA

120
 ANEXO No. 12
INVENTARIO DE CAJAS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE NAUCALPAN DE JUÁREZ, ESTADO DE
MÉXICO

FECHAS
ÁREA 2013 2014 2015 CANTIDAD
EXTREMAS
PRESIDENCIA MUNICIPAL 349 8 1 358 1982-2012
H CABILDO 387 2 389 1988-2010
SECRETARÍA DEL H AYUNTAMIENTO 981 32 67 1080 1988-2011
REGISTRO CIVIL GAVETAS 480 480 1970-1984
REGISTRO CIVIL 892 9 65 966 1985-2011
DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO URBANO 1718 118 67 1903 1982-2010
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN 1143 11 39 1193 1991-2012
DIRECCIÓN GENERAL DE OBRAS PÚBLICAS 284 36 6 326 1994-2008
TESORERÍA MUNICIPAL 759 27 786 1981-2010
CONTRALORÍA INTERNA MUNICIPAL 557 5 53 615 1989-2012
DIRECCIÓN JURÍDICA Y GOBIERNO 112 112 1981-2000
CONSEJERÍA JURÍDICA 276 26 30 332 1996-2011
DIRECCIÓN GENERAL DE GOBIERNO 93 93 1992-2005
VOCALÍA EJECUTIVA DE ASENTAMIENTOS HUMANOS 128 128 1973-2010

DIRECCIÓN DE FRACCIONAMIENTOS Y COLONIAS 32 32 1981-1990

DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO Y FOMENTO
ECONÓMICO 121 7 17 145 1986-2010
DIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO SOCIAL 173 2 175 1994-2011
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓNY OBRA COMUNITARIA 60 60 1991-1996
DIRECCIÓN GENERAL DE ECOLOGÍA Y MEDIO
AMBIENTE 81 12 93 1997-2011
DIRECCIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y
SÍNTESIS 189 189 1973-2011
DIRECCIÓN GENERAL DE SEGURIDAD PÚBLICA Y
TRÁNSITO MUNICIPAL 903 101 113 1117 1988-2011
VOCALÍA EJECUTIVA DE PROTECCIÓN CIVIL 30 30 1994-2006
DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y
ADQUISICIONES 157 157 1988-1993
DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIOS PÚBLICOS 662 18 20 700 1994-2011
DIFERENTES ÁREAS 20 20 S/FECHA
INSTITUTO NAUCALPENSE DE SALUD 29 29 2006-2011
INSTITUTO DE LAS MUJERES NAUCALPENSES 24 4 28 2004-2011
ÁREAS DESTINADAS A DEPURACIÓN 169 169 S/FECHA
DIARIOS OFICIALES, GACETAS ESTATALES Y
MUNICIPALES 283 283 1984-2007
LIBROS ESTATALES 30 30 S/FECHA
LIBROS MUNICIPALES Y NEGATIVOS 7 7 S/FECHA
DEPURACIÓN 55 55 2010-2011
DIRECCIÓN GENERAL DE BUEN GOBIERNO 9 9 2008
TOTAL 11193 375 521 12089

Fuente: Información proporcionada por el encargado del Archivo de Concentración de Naucalpan.

121
 ANEXO No. 13
PRINCIPALES ENEMIGOS DE LA CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
HONGOS
Hay más de 200 especies de hongos que atacan archivos y bibliotecas, siendo entre ellas los
más conocidos el aspergillus y el penicillium. Producen manchas amarillentas o pardo
oscuras, redondas, que se van extendiendo y contagiando a todos los demás archivos.

La prevención para que no aparezcan es un ambiente frío (15 a 18 grados C) y baja

humedad, menos del 50%. También ventilación. Aunque algunas especies aparecen con un
10% de humedad. Una vez infestados los archivos, deben primero cepillarse con un cepillo
suave y luego desinfectarlos con productos específicos.
BACTERIAS
Los más conocidos de estos microorganismos en archivos son cytophaga, cellvibrium y
cellfacicula. Son atraídos por los papeles de celulosa. Una vez instalados, producen ácidos
que degradan el papel y las tintas. Rompen la cadena de la celulosa, también degradándola.

Dejan las hojas de papel frágiles, quebradizas, sin consistencia. Es recomendable proceder a
desinfecciones de los documentos atacados por bacterias.
INSECTOS
Entre los insectos más frecuentes en bibliotecas, archivos y hogares donde se almacenan
documentos, están los anóbidos. Hay muchas clases de ellos, pero el más conocido es el
escarabajo, una carcoma, que se llama reloj de la muerte (stegobiumpaniceum). Este
coleóptero, que mide unos 3 mm., se come la celulosa, que lo atrae especialmente,
atravesando el papel y dejando agujeros circulares pequeños en forma de túneles. Cuando
atraviesa una hoja pasa a la de abajo y continúa.
Otro de los insectos temibles para los archivos es el pececillo de plata (silverfish), que
pertenece al género de las lepismas. Es un insecto voraz, que come madera, cartón y
papeles. Mide entre 9 y 13 mm., y le atraen los pegamentos, la gelatina (contenida en
papeles y fotos) y el polvo de la suciedad ambiente. Come solamente la superficie, no hace
túneles, y deja huecos irregulares y sin residuos alrededor.
Las termitas pueden llegar a destrozar totalmente un libro, o cualquier cosa que se
propongan. Baste decir que para llegar a la madera atraviesan el hormigón sin problemas.
Pertenecen al género de los neópteros, y les dicen también hormigas blancas, aunque no
son parientes de las hormigas. Les atraen las cubiertas de los libros de madera, y por
supuesto, la celulosa de la que están compuestos los papeles.

Aparte de todas estas infestaciones, también atacan seriamente a los documentos

la degradación de las tintas. Especialmente las tintas ferrosas, que tienden a oxidarse,
decolorarse, generan ácidos y van envejeciendo rápidamente el papel. Una excesiva
humedad favorece esta degradación, pero el ambiente con temperatura y humedad
controladas ayuda a detener su acción destructiva.

Las más antiguas tintas, usadas por los chinos y los egipcios, hechas de negro de humo,
goma arábiga, y cola de pescado, son las mejores y las más estables. Se usaron en Europa
hasta el siglo XV. A partir de allí, se comenzaron a usar las tintas ferrogálicas, compuestas
de sulfato de hierro, ácido galatónico y un aglutinante, por lo general la goma arábiga
disuelta en agua. La corrosión del papel, observada en muchos manuscritos con tintas
ferrogálicas, se asocia precisamente a sus componentes básicos. Las tintas de impresión
(periódicos, litografía, offset), en cambio, son mucho más estables y permanentes, pues
están disueltas en un medio acuoso graso que las preserva.
En archivos, con suciedad y desorden suelen aparecer organismos mayores como los
roedores. Estos constituyen los principales causantes de pérdidas del soporte y de
información. En el caso de los ratones, se tiene que aunque no emplean la celulosa como
fuente de alimentación, son grandes destructores de documentos en papel, al utilizarlos para
construir sus nidos. Igualmente son vectores de numerosas enfermedades que pueden
afectar al ser humano.

Fuente: BRIAND Pablo, Preservación de Documentos (III), Las Plagas de los Archivos (Los Amantes de la Literatura) Miami Beach,
Abril de 2011. [En línea]. Disponible en: http://www.archivosgenbriand.com/preservacion_enfermedades.html [fecha de consulta: 14
de mayo de 2016].

122
 ANEXO No. 14
DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL MUNICIPIO DE NAUCALPAN

PROCESOS TIPO DE DOCUMENTO

Talonarios de cobro del impuesto de piso de plaza
Talonarios de cobro para impuestos y derechos de mercados
Órdenes de pago por infracción al bando municipal
Relaciones en borrador de personas que han pagado multas por infracción al bando
municipal
Comprobantes de cargo del registro civil sobre diferentes asuntos, tales como solicitudes de
matrimonio, búsqueda de actas de nacimiento, pagos de fosas en el panteón, etc.
Copias defectuosas de actas del registro civil
Boletas de elecciones de autoridades municipales, estatales y federales (se guardan varias
formas como modelo)
Eliminación Inmediata
Talonarios de citas conciliatorias
Relaciones en borrador de personas detenidas por diversos delitos
Formas de pago a empleados municipales
Vales de compras efectuadas por la tesorería
Formas para crédito a facturas de agua y drenaje
Licencias (sin vigencia) de operación para industrias y comercios
Formas de descuento al impuesto sobre la renta
Listas sin identificación
Relaciones de ingresos por estacionómetros
Formas de depósito al banco
Formas para la lectura de agua y atarjea (destruibles después de elaborar la factura
correspondiente)
Formas de inspección de impuestos municipales (destruibles después de vaciar su
información en la estadística)
Eliminación a mediano Relaciones del ganado sacrificado en el rastro (conservables mientras se elabora su cuadro
plazo estadístico)
Formas de impuestos a la compra y venta de ganado (destruibles después de elaborar su
cuadro estadístico y de anotarse en el libro de ingresos)
Recibos de la tesorería municipal (conservables cinco años, después destruirse)
Cheques-póliza (conservables tres años, posteriormente eliminarse)
Actas de cabildo
Información concerniente al ingreso y egreso municipal
Documentos referentes al ramo de justicia
Documentación sobre educación
Documentación de Información correspondiente a los censos de población
interés permanente Documentos sobre obras públicas
Papeles del registro civil
Documentación referente al reclutamiento para el servicio militar
Escrituras concernientes a las elecciones efectuadas en el municipio para elegir autoridades
municipales, estatales y federales

FUENTE: Alanís Boyso Op.cit. p.30

123
 ANEXO No. 15

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

DIRECCIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
DICTAMEN DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Conforme a la revisión del inventario anexo de ____ fojas, la Ficha Técnica de
Prevaloración y la Declaratoria de Prevaloración, en los que se consigna la
documentación generada por la _______________________________________,
dependiente del ____________________________________________________
en original: ___________ de los años _______________ con un peso aproximado
de _____________ kilogramos, con oficio de solicitud de valoración documental
No. ___________________ de fecha __________.

De conformidad con el Artículo 6o. del Reglamento General de la Nación,

publicado en el Diario Oficial de la Federación el 13 de abril de 1946, que señala la
atribución de la persona por la Dirección del Archivo para dictaminar sobre el valor
histórico de la documentación considerada como patrimonio nacional, y la
conveniencia de su destrucción o enajenación, así como del Artículo 48, fracción
II, del Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación, la atribución de
establecer los lineamientos para analizar, valorar y disponer del destino final de la
documentación liberada por las dependencias y entidades de la Administración
Pública Federal y de acuerdo a las:

DISPOSICIONES NORMATIVAS.
 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos,
publicada en el Diario Oficial de la Federación el 13 de marzo de 2002, última
reforma en el mismo diario el 21 de agosto de 2006, Artículo 8, Fracción V.

 Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos

de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal;
publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero de 2004,
Capítulo III, Titulo Decimonoveno, de la Conservación de Archivos.

 El Archivo General de la Nación, por la atribución normativa de establecer los

lineamientos para analizar, valorar y disponer del destino final de la
documentación liberada de la Administración Pública Federal, se reserva el
derecho de definir la política a seguir en los supuestos no considerados o
carentes de normatividad por parte de la dependencia productora, apercibidos
de que conducirse con falsedad ante una autoridad administrativa en ejercicio
de funciones, constituye delito y se sanciona con pena privativa de la libertad.

124
 CONSIDERANDO:
PRIMERO. Que el inventario, la ficha técnica y la declaratoria de prevaloración
presentan las firmas autógrafas de las autoridades correspondientes que los
validan conforme al “Instructivo para el Trámite y Control de Bajas de
Documentación del Gobierno Federal”.

SEGUNDO. Que de acuerdo a lo establecido en la ficha técnica y la declaratoria

de prevaloración, la serie documental propuesta para baja concluyó su vigencia
documental.

TERCERO. Que en la relación de inventario no se detectaron los años 1945 a

1951 y se detectaron los periodos 1968-1983 y 1984-1985 por lo que el periodo
definitivo de la documentación es de 1952 a 1985 y no como lo señala el oficio de
solicitud, de 1945-1980.

CUARTO. Que para posteriores solicitudes de baja es necesario que en la hoja de

cierre del inventario se registren todas las firmas autógrafas de los funcionarios en
la misma.

QUINTA. Que la documentación no tiene valor contable y/o histórico.

Se tiene a bien concluir lo siguiente:

_________________________________________________

DICTAMEN

Con base al análisis del inventario y los documentos de prevaloración

presentados, así como la aplicación de la normatividad institucional vigente, la
solicitud para determinar la baja definitiva de la documentación como patrimonio
nacional ___ PROCEDE.

Naucalpan de Juárez, Estado de México, a ____ de ______ del _______.

REVISÓ. Vo. Bo.

__________________________ ______________________________

125
 ANEXO No. 16
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
ACTA DE BAJA DOCUMENTAL
NÚM.
Analizando el inventario de baja, la ficha técnica de prevaloración y la declaratoria de
prevaloración, del archivo vencido de la ___________________________________ dependiente
del Archivo del Municipio de Naucalpan de Juárez, de los años de ___________________

CONSIDERANDO
PRIMERO. Que de acuerdo con lo establecido en la ficha técnica y la declaratoria de prevaloración
de fecha 20 de mayo de 2008, la serie documental cuya baja se promueve carece de valor
primario.

SEGUNDO. Que ninguna de las series analizadas merece ser incorporada al acervo de la Unidad
de Archivo Histórico de la Dependencia o del Archivo General de la Nación, ni amerita ser
producida en otro tipo de soporte antes de efectuar la baja a que se refiere la presente acta; y

TERCERO. Que ninguna de las series documentales contiene objetos o valores de conservación
semejantes a los descritos en la legislación vigente para la protección del patrimonio documental
del país, o para la administración de los bienes del dominio público de la Federación.

Tenemos a bien, conforme a la facultad que le da al Archivo General de la Nación el Artículo 48,
fracción II, del Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación, publicado en el Diario Oficial
de la Federación el 30 de julio de 2002, y el Artículo 6 del Reglamento del Archivo General de la
Nación, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 13 de abril de 1946, dictar la siguiente:

DECLARATORIA

ARTÍCULO 1o. Con las formalidades de rigor y a instancia del oficio ______ de fecha _______,
suscrito por el ________________________, del inventario anexo de 16 fojas, la ficha técnica y la
declaratoria de prevaloración firmada por el _____________________ dese de baja el archivo
vencido de la _______________________________, dependiente del Archivo del Municipal de
Naucalpan de Juárez, integrado por documentación legal en original, de los años _________, con
un peso aproximado de _____ kilogramos.

ARTICULO 2o. Gírese la solicitud correspondiente para operar la baja como patrimonio nacional de
la documentación de referencia ante el área de control de bienes muebles o equivalente de esa
dependencia, para que intervenga de acuerdo con la Norma General para el Registro, Afectación,
Disposición Final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada
(Diario Oficial de la Federación del 30 de diciembre de 2004), apercibidos de que conducirse con
falsedad ante una autoridad administrativa en ejercicio de sus funciones, constituye delito y se
sanciona con pena privativa de la libertad.

Dada en el Archivo General de la Nación, en la Dirección del Sistema Nacional de Archivos, con
domicilio en Eduardo Molina y Albañiles, Col. Penitenciaría Ampliación, C.P. 15350, México, Cd. de
México, a los ____ días del mes de ______ 2016.

Autorizada por el Archivo de concentración del Municipio de Naucalpan de Juárez

_________________
DIRECTOR DEL ARCHIVO

126
 ANEXO No. 17

SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN MUNICIPAL
CONTROL DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES

VALE No._______

_____ Dirección de Desarrollo Urbano _______ Registro civil

_____ Diferentes Áreas
_____ Recursos Humanos

No. de oficio de solicitud_____________________________________________

Fecha de préstamo: _________________ Fecha de entrega ________________
Nombre del solicitante: _____________________________________________
Dependencia: _____________________________________________________
Cargo: ___________________________________________________________

Usuario interno_________
Usuario externo: ciudadano_______ estudiante____ investigador_______
Teléfono___________ Correo electrónico _________@_______________
Nombre del expediente: _____________________________________________
No. de expediente: __________ No. de fojas________ Caja________ Año_____
Planos: _________________
Observaciones: ____________________________________________________

___________________________ _____________________
Nombre y firma del responsable Atendido por
(nombre completo)

Fuente: Formato Vale de préstamo del Archivo de Concentración del Municipio de

Naucalpan.

127
 ANEXO No. 18

SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO

DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN MUNICIPAL
REGISTRO DE USUARIOS

Fecha: _____/______/_______ No._______

Nombre: ____________________________________
Identificación: IFE____CREDENCIAL DE ESTUDIANTE______OTRA_____
Dependencia: _____________________________________________________
Cargo: ___________________________________________________________
Usuario interno:_________
Usuario externo: ciudadano_______ estudiante____ investigador_______
Teléfono: ___________ Correo electrónico _________@_______________

Motivo de la visita:

Nota: Estos datos deberán ser llenados por personal del área de servicios del
Archivo de Concentración.

Ubicación topográfica: pasillo:_____ batería: _______ estante:_________

Nombre del expediente: _____________________________________________
No. de expediente: __________ No. de fojas________ Caja________ Año_____
Observaciones: ____________________________________________________

___________________________ _____________________
Nombre y firma del responsable Atendido por
(nombre completo)

128
 ANEXO No. 19

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE USUARIOS

TIPO DE USUARIO (señale con una X):

ESTUDIANTE EMPLEADO DOCENTE PARTICULAR
PROGRAMA SEMESTRE

Califique cada uno de los siguientes aspectos, según su opinión (Marque con una X en la casilla
correspondiente):
PREGUNTA CALIFICACIÓN
EXCELENTE MUY BUENO REGULAR DEFICIENTE
BUENO
¿Cómo califica el servicio recibido?

¿Recibió atención cordial y

personalizada?

¿Cómo califica la rapidez en la

atención del motivo de su solicitud?
¿ Cómo califica el interés y actitud
del funcionario encargado del
Centro de Documentación -
Archivo para resolver el motivo de
su solicitud
¿Cómo califica la facilidad de
acceso que tuvo para presentar su
solicitud?

¿Qué considera que podemos hacer para brindarle un mejor servicio?

___________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
Sugerencias o comentarios: _______________________________________________________________.
_____________________________________________________________________________________

PARA DILIGENCIAR (OPCIONAL)

NOMBRE: _____________________________________________________________________________
DIRECCIÓN: ___________________________________________________________________________
TELÉFONO____________________________________________________________________________
E-MAIL.________________________________________________________________________________

Fecha de diligenciamiento__________________________________________________________________

Muchas gracias por su colaboración. Con su ayuda lograremos brindarle una mejor calidad del
servicio, que se ajuste cada día más a sus necesidades.

129
 ANEXO No. 20
DETERMINACIÓN DE RIESGO DE INCENDIO NOM-002 STPS/2010

Riesgo de incendio
Concepto
Ordinario Alto
Superficie construida, en metros Menor de 3 000 Igual o Mayor de 3 000
cuadrados
Inventario de gases inflamables, en Menor de 3 000 Igual o mayor de 3 000
litros
Inventario de líquidos inflamables, Menor de 1 400 Igual o Mayor de 1 400
en litros
Inventario de líquidos combustibles, Menor de 2 000 Igual o Mayor de 2 000
en litros
Inventario de sólidos combustibles, Menor de 15 000 Igual o Mayor de 15 000
incluido el mobiliario del centro de
trabajo, en kilogramos
Materiales pirofóricos y explosivos, No aplica Cualquier cantidad
en kilogramos

Fuente: Norma NOM-002 STPS/2010

CONVERSIÓN DE UNIDADES DE MEDIDA DE ARCHIVO

Fuente: Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal.

130
 ANEXO No. 21
TABLA COMPARATIVA DE SISTEMAS FIJOS CONTRA INCENDIOS

SISTEMAS FIJOS CONTRA INCENDIOS

TIPO CARACTERISTÍCAS SISTEMA OBSERVACIONES

Estos sistemas son muy efectivos Sistema manual de rociadores abiertos: adecuado para
tanto en la extinción del fuego, generar una acción refrigerante y establecer un control de
como en el control de temperatura. Crea un aislamiento del incendio y protege a
temperaturas protegiendo la las personas. Su acción refrigerante está indicada para
resistencia estructural o incluso en salvar las superestructuras del calor radiante del fuego.
la protección de las personas en
las cubiertas, en los pasillos o en Sistema automático de rociadores abiertos: es similar al
las vías de evacuación. Hay anterior, pero su accionamiento está relacionado con el
diversas clases de sistemas fijos sistema detector de la zona a proteger, que es el
por agua. encargado de abrir las válvulas de control que dan paso
al agua. El propio sistema de detección activa las señales
No aptos para una
de alarma y activa el funcionamiento de la bomba.
instalación de
archivo documental,
Sistemas de rociadores automáticos de tubería mojada:
SISTEMAS debido a la utilización
utilizan rociadores cerrados automáticos que sirven de
FIJOS DE de agua lo que
detectores de incendio y a la vez activan el sistema. La
AGUA provocaría deterioro
utilización de agua viene dada por la necesidad de evitar
e infección de
obstrucciones en las tuberías ya que están
hongos por la
continuamente inundadas. Cualquier tipo de incrustación
humedad.
provocaría un mal funcionamiento de los rociadores.

Sistemas de rociadores automáticos de tubería seca: en

este caso las tuberías en lugar de estar constantemente
inundadas, contienen aire o nitrógeno a presión. Cuando
se produce la abertura del rociador, hay una caída de
presión de manera que la presión del agua abra la válvula
y se produzca la inundación de las tuberías. Sólo se
descargará agua en los rociadores que hayan sido
activados por la detección del fuego mediante la acción
del calor.
Debe tener tal cantidad de Se compone de cañones fijos y mangueras para lanzar No aptos para una
SISTEMAS
espumógeno para producir un espuma de una manera móvil, ya que existen espacios instalación de
FIJOS DE
volumen de espuma cinco veces que no alcanzaría el cañón fijo. archivo documental,
ESPUMA
mayor que el volumen más grande debido a la utilización
de los espacios que haya que de cañones móviles.
proteger.
Es apropiado para apagar fuegos Las unidades fijas están situadas a la intemperie por lo No aptos para una
SISTEMAS
en los que es imposible actuar con que debe tener un mantenimiento periódico. Este sistema instalación de
FIJOS DE
inundación de agua o inundación es propulsado por un gas inerte (normalmente N2). archivo documental.
POLVO SECO
de gases; pueden usarse
conjuntamente el sistema de agua
con este sistema.
Es un sistema contra incendios de Se almacena en cilindros de alta presión. Este sistema Para proteger de
inundación completa. El CO2 a extingue el fuego por medios físicos; los mecanismos riesgos, se debe
SISTEMAS
2 presión atmosférica es incoloro, principales por los que actúa este sistema son reduciendo considerar el hecho
FIJOS POR CO
inodoro, no conduce la electricidad la concentración de oxigeno hasta un nivel por debajo del de que la inhalación
y se caracteriza por su rápida 15% (nivel en el que la mayoría de fuegos no pueden de CO2 provoca
penetración. mantener la combustión) o bien, por enfriamiento y asfixia.
absorción de calor.
Son instalaciones similares a las Debido al alto nivel
SISTEMAS
del CO2. de toxicidad de los
FIJOS POR
halones quedaron
HALONES
prohibidos.
SISTEMAS No dejan residuos y tienen las Aptos para la
FIJOS POR mismas características extintoras instalación de un
SUSTITUTOS pero sin presentar los archivo documental
DE HALONES inconvenientes de los halones.

131
 ANEXO No. 22
TABLA COMPARATIVA CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS DE EXTINCIÓN
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE EXTINCION
CLASIFICACIÓN TIPO CARACTERISTÍCAS
El agente extintor más abundante y antiguo es el agua. Actúa
por enfriamiento, que al evaporarse absorbe parte de la energía
que se desprende del fuego.
Para conseguir mayor eficacia se utiliza pulverizada ya que de
esa manera se evapora más rápidamente. Excelente para
apagar fuegos de CLASE A.
Su utilización no es apta para fuegos de líquidos con puntos de
encendido por debajo de 37,8° C, a no ser que esté bien
pulverizada, puesto que al ser más densa la mayoría de
AGUA combustibles líquidos, estos flotarían sobre ella y seguirían
emitiendo vapores inflamables.
LÍQUIDOS
La espuma se genera al introducir aire en una mezcla de
espumógeno con agua, formando la mezcla espumante.
Forman una masa de burbujas que es más ligera que algunos
ESPUMA combustibles, haciendo que flote sobre ellos y produzcan una
capa de material acuoso que desplaza el aire, enfrían e impide
la emisión de vapores combustibles y así impide la propagación
de la combustión.
Están formados por sales químicas de diferente composición
que al combinarse con los elementos de la combustión, paraliza
la reacción en cadena.
Los polvos se clasifican en:
• Polvo BC: eficaz para fuegos de la clase B y de la clase C.
• Polvo ABC: eficaz para fuegos de la clase A, de la clase B y
SÓLIDOS POLVOS de la clase C.
Se suelen utilizar para la extinción de fuegos de líquidos
inflamables.
No son conductores de la electricidad así que pueden
emplearse en equipos eléctricos de baja tensión cuando haya
fuego ocasionado por líquidos inflamables.
Es un gas inerte que se almacena a una elevada presión en
estado líquido.
En el momento de la descarga se solidifica parcialmente.
Extingue el fuego por sofocación, desplazando al oxígeno del
aire.
No es conductor de la electricidad y produce un cierto
2
CO enfriamiento.
La descarga del CO2, visualmente parece una nube blanca ya
que hay finas partículas de hielo seco que se transportan con el
vapor.
El efecto de enfriamiento del hielo seco es bueno para reducir la
temperatura después del incendio.
Su método de extinción del incendio es a partir de la
GASEOSOS inertización, desplazando el oxígeno que hay en la atmósfera
por debajo de los niveles que permiten la combustión.
N2 Este agente se suele utilizar como agente preventivo para
inertizar atmósferas peligrosas, en lugar de como agente
extintor.
Productos químicos derivados de la halogenación de
hidrocarburos.
No son conductores de la corriente eléctrica; extinguen por
inhibición y se pueden emplear en fuegos de clase A, clase B y
HALONES clase C.
No dejan residuo tras su aplicación y son de inundación total.
No es necesaria la evacuación previa del recinto y sus
concentraciones de diseño no ocasionan daños a las personas.
DESVENTAJAS
A pesar de disponer de grandes ventajas, el agua
también tiene limitaciones debido a sus
propiedades físicas.
La conductividad eléctrica es una de ellas.
Debido a las sales e impurezas que tiene
normalmente el agua la convierten en conductora
de electricidad, lo que genera un peligro en
instalaciones eléctricas de alto voltaje; este
peligro aumenta si la persona que aplica el agua
se encuentra sobre un charco y tiene contacto
con el circuito eléctrico ya que la descarga a
tierra se producirá por medio de la persona y hay
que tener en cuenta que las descargas que
pasen de 20 mA pueden ser letales.
La temperatura de solidificación también es una
limitación, puesto que el agua solidifica a 0°C y
no podría utilizarse en sitios donde se pudieran
alcanzar dicha temperatura porque las válvulas y
las tuberías de conducción podrían obturarse y
reventar. Diseño y comparación de dos
instalaciones fijas contra incendios en un buque
portacontenedores.
La desventaja del uso de espuma como agente
extintor, al igual que el agua, es la conductividad
eléctrica.
Hay que tener en cuenta que no se deben aplicar
polvos en instalaciones donde los contactos
eléctricos sean delicados ya que las propiedades
aislantes de los polvos pueden inutilizar los
equipos. Tampoco son aptos para sofocar fuegos
que estén por debajo de la superficie.
Es muy eficaz porque reduce el contenido de
oxígeno de la atmósfera gracias a la sofocación
lo que a su vez lo convierte en un inconveniente
puesto que no está permitida su utilización en
espacios ocupados por personas si no se
garantiza la evacuación de estos antes de que se
produzca la descarga.
No es un agente eficaz ante incendios producidos
por productos químicos con suministro propio de
oxígeno, ni en incendios con materiales reactivos.
Hay que tener en cuenta que los metales y los
hidruros descomponen el dióxido de carbono.
Es un gas inerte no tóxico siempre que se
encuentre a temperatura ambiente y teniendo en
cuenta que si se inyecta a chorro sobre el fuego,
el nitrógeno se puede descomponer en peróxido
de nitrógeno y cianógeno debido a la alta
temperatura del fuego y estos sí que son
productos tóxicos.
La utilización tan abundante de los CFC, ha
tenido como consecuencia que de manera
voluntaria o accidental, se hayan descargado
estos productos a la atmósfera.
132
 ANEXO No. 23
TABLA COMPARATIVA DE MÉTODOS DE EXTINCIÓN

TIPO CARACTERISTÍCAS MÉTODO OBSERVACIONES

Elimina el combustible de las
proximidades del incendio.
DILUCIÓN
Reduce la temperatura del
ENFRIAMIENTO
combustible.
Elimina los radicales libres, que
son los responsables de los
INHIBICIÓN
procesos químicos que se
generan durante la combustión.
Elimina el comburente del
incendio, impidiendo que el
combustible se pueda poner en
SOFOCACIÓN
contacto con la sustancia
comburente.
Se consigue o bien, cortando el flujo a la zona No apto para su
del incendio o retirando el material combustible, o utilización en la
bien, diluyendo el combustible en una sustancia instalación fija contra
para que se mantenga fuera del rango de incendios en un archivo
inflamabilidad. documental, debido al
deterioro de los
Es necesaria una sustancia con una gran acervos documentales
capacidad para absorber el calor.
Se consigue mediante una barrera física, Aptos para su
cerrando puertas y ventanas para impedir el utilización en la
acceso de oxígeno fresco en la zona del incendio instalación de un
o bien, disminuyendo la concentración de archivo documental
oxígeno desplazándolo para que la mezcla de
combustible-comburente quede por encima del
Límite Superior de Inflamabilidad (LSI).

TABLA COMPARATIVA AGENTES LIMPIOS DE SUPRESIÓN DE INCENDIOS

CLASIFICACIÓN CARACTERISTÍCAS OBSERVACIONES

Los gases inertes son mezclas de Argón y Nitrógeno; apagan el
fuego mediante la reducción de la cantidad de oxigeno hasta que no
se puede mantener la combustión.
Se emplean en riesgos eléctricos, electrónicos y tecnológicos y en
áreas desocupadas.
GASES INERTES
Apto para su utilización en la instalación fija
contra incendios en un archivo documental,
debido al deterioro de los acervos
documentales.
Se almacenan como gases presurizados,
por lo cual se requiere un amplio volumen
de almacenamiento.

No es un agente óptimo para inundaciones

totales puesto que se requeriría un gran
volumen de gas.
Los compuestos de halocarbonó, son gases limpios (HFC) que
actúan sobre el fuego a concentraciones relativamente bajas. La
extinción se produce por la combinación de mecanismos físicos y
químicos. Se almacenan como gases licuados.

La gran ventaja frente al CO2 o los gases inertes, es que se necesita

una menor cantidad de gas para extinguir el fuego y por lo tanto las
COMPUESTOS DE
baterías de los cilindros son más pequeñas de manera que se
HALOCARBONO
optimiza el espacio requerido para el almacenamiento.
Aptos para su utilización en la instalación
fija de un sistema contra incendios de un
archivo documental.

Estos gases se utilizan ante riesgos eléctricos, electrónicos y

tecnológicos y en áreas ocupadas gracias a su baja toxicidad.
También se pueden utilizar cuando la localización del fuego es
múltiple o desconocida. Se vaporizan rápidamente y no dejan
residuos.

133
 ANEXO No. 24
CARACTERÍSTICAS FM-200

NOMENCLATURA DEL FM-200

NOMBRE COMERCIAL DESIGNACIÓN FÓRMULA NOMBRE QUÍMICO

FM-200 HFC-227 ea C 3F 2H Heptafluorpropano

ESPECIFICACIONES DEL HFC 227EA.

PROPIEDAD REQUISITO
Pureza 99,6% (mol/mol), min.
6
Acidez 3x10 por masa, máxima.
6
Contenido de agua 10x10 % por masa, máxima.
Residuos no volátiles 0,01% por masa, máxima.
Materias en suspensión o sedimentos No visibles

PROPIEDADES FÍSICAS DEL HFC 227EA.

PROPIEDAD UNIDAD VALOR
Masa molecular - 170
o
Punto de ebullición a 1,013 bar (absoluta) C -16,4
o
Punto de congelación C -127
o
Temperatura crítica C 101,7
a
Presión crítica bar abs 29,26
3
Volumen crítico Cm /mol 274
3
Densidad crítica Kg/m 573
o a
Presión de vapor a 20 C bar abs 3,9
o 3
Densidad en estado líquido a 20 C Kg/m 3,9
o 3
Densidad de vapor saturado a 20 C Kg/m 31,035
3
Volumen específico de vapor sobrecalentado a 1,031 bar y m /kg 0,1374
o
a 20 C

134
 ANEXO No. 25
TABLA COLORES DE SEGURIDAD PARA TUBERÍAS Y SU SIGNIFICADO

COLOR DE SIGNIFICADO
SEGURIDAD
Rojo Identificación de fluidos para el combate de incendio conducidos por
tubería.
Amarillo Identificación de fluidos peligrosos conducidos por tubería.
Verde Identificación de fluidos de bajo riesgo conducidos por tubería.

135
 ANEXO No. 26
Tabla Resumen de documentación para valoración secundaria

ÁREA 2013 2014 2015 CANTIDAD FECHAS AÑOS DE EDAD DEL

EXTREMAS FECHAS DOCUMENTO
EXTREMAS
CONSEJERÍA JURÍDICA 276 26 30 332 1996-2011 15 AÑOS 19 AÑOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
81 12 93 1997-2011 14 AÑOS
ECOLOGÍA Y MEDIO AMBIENTE 18 AÑOS
INSTITUTO NAUCALPENSE DE
29 29 2006-2011 5 AÑOS
SALUD 9 AÑOS
INSTITUTO DE LAS MUJERES
24 4 28 2004-2011 7 AÑOS
NAUCALPENSES 11 AÑOS
DEPURACIÓN 55 55 2010-2011 1 AÑO 5 AÑOS
DIRECCIÓN GENERAL DE BUEN
9 9 2008 8 AÑOS 7 AÑOS
GOBIERNO

TOTAL 546

AREA 2013 2014 2015 CANTIDAD FECHAS AÑOS DE EDAD DEL

EXTREMAS FECHAS DOCUMENTO
EXTREMAS
H CABILDO 387 2 389 1988-2010 22 AÑOS 27 AÑOS
SECRETARÍA DEL H
981 32 67 1080 1988-2011
AYUNTAMIENTO 23 AÑOS 27 AÑOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
1143 11 39 1193 1991-2012 21 AÑOS
ADMINISTRACIÓN 24 AÑOS
DIRECCIÓN GENERAL DE OBRAS
284 36 6 326 1994-2008 14 AÑOS
PÚBLICAS 21 AÑOS
CONTRALORÍA INTERNA MUNICIPAL 557 5 53 615 1989-2012 23 AÑOS 26 AÑOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
93 93 1992-2005 13 AÑOS
GOBIERNO 23 AÑOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
DESARROLLO Y FOMENTO 121 7 17 145 1986-2010 24 AÑOS
ECONÓMICO 29 AÑOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
173 2 175 1994-2011 17 AÑOS
DESARROLLO SOCIAL 21 AÑOS
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓNY
60 60 1991-1996 5 AÑOS
OBRA COMUNITARIA 24 AÑOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
SEGURIDAD PÚBLICA Y TRÁNSITO 903 101 113 1117 1988-2011 23 AÑOS
MUNICIPAL 27 AÑOS
VOCALÍA EJECUTIVA DE
30 30 1994-2006 12 AÑOS
PROTECCIÓN CIVIL 21 AÑOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
RECURSOS MATERIALES Y 157 157 1988-1993 5 AÑOS
ADQUISICIONES 27 AÑOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
662 18 20 700 1994-2011 17 AÑOS
SERVICIOS PÚBLICOS 21 AÑOS
TOTAL 6080

136
 ANEXO No. 26 (CONTINUACIÒN)
Tabla Resumen de documentación para valoración secundaria
ÁREA 2013 2014 2015 CANTIDAD FECHAS AÑOS DE EDAD DEL
EXTREMAS FECHAS DOCUMENTO
EXTREMAS
PRESIDENCIA MUNICIPAL 349 8 1 358 1982-2012 30 AÑOS 33 AÑOS
REGISTRO CIVIL 892 9 65 966 1985-2011 26 AÑOS 30 AÑOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
1718 118 67 1903 1982-2010 28 AÑOS
DESARROLLO URBANO 33 AÑOS
TESORERÍA MUNICIPAL 759 27 786 1981-2010 29 AÑOS 34 AÑOS
DIRECCIÓN JURÍDICA Y
112 112 1981-2000 19 AÑOS
GOBIERNO 34 AÑOS
DIRECCIÓN DE
FRACCIONAMIENTOS Y 32 32 1981-1990 9 AÑOS
COLONIAS 34 AÑOS
DIARIOS OFICIALES,GACETAS
283 283 1984-2007 23 AÑOS
ESTATALES Y MUNICIPALES 31 AÑOS
TOTAL 4440

ÁREA 2013 2014 2015 CANTIDAD FECHAS AÑOS DE EDAD DEL

EXTREMAS FECHAS DOCUMENTO
EXTREMAS
REGISTRO CIVIL GAVETAS 480 480 1970-1984 14 AÑOS 45 AÑOS
VOCALÍA EJECUTIVA DE
128 128 1973-2010 37 AÑOS 42 AÑOS
ASENTAMIENTOS HUMANOS
DIRECCIÓN GENERAL DE
COMUNICACIÓN SOCIAL Y 189 189 1973-2011 38 AÑOS 42 AÑOS
SÍNTESIS
TOTAL 797

ÁREA 2013 2014 2015 CANTIDAD FECHAS AÑOS DE EDAD DEL

EXTREMAS FECHAS DOCUMENTO
EXTREMAS
DIFERENTES ÁREAS 20 20 S/FECHA
ÁREAS DESTINADAS A 169 169 S/FECHA
DEPURACIÓN
LIBROS ESTATALES 30 30 S/FECHA
LIBROS MUNICIPALES Y 7 7 S/FECHA
NEGATIVOS
TOTAL 226

137