Penyimpanan Arsip Sistem Tanggal

Setelah kita mempelajari sistem Abjad dansistem Subjek maka tibalah kita pada satu sistem
penyimpanan arsip yang mudah dan sering digunakan, yakni Sistem Tanggal.

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem
yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu
indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk
mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi
beberapa tahun yang lalu.

Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat
sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama
tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun
masehi, (dimulai dari januari, februari, sampai dengan desember), dan jumlah tanggl pada setiap
bulannya (terdiri 28-31 hari).

Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari:

Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci
Bulan (sub tanggal) sebagai kode guide
Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder

arsip sistem tanggal

Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan dalam sistem tanggal.

Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara
lain sebagai berikut;
a) Filing Cabinet
Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci
filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan
arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.
b) Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam
satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide
sebanyak bulan tersebut.

c) Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi
jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3
bulan tersebut.

d) Kartu Indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas
peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal ini silahkan baca.

Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan langkah
sebelumnya, antara lain sebagai berikut.
a) Memeriksa surat/berkas
Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan
identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:
Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013. Berarti identitas
surat tersebut adalah 1 Maret 2013.

b) Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh:
Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret), sub-sub
tanggal (1).

c) Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode
tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar
mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.

d) Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika
kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.

e) Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan
klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci berkode 2013,
dibelakang guideMaret, di dalam hanging folder berkode1. Perlu diingat bahwa penyimpanan
sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat
tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.

Prosedur penemuan kembali arsip sistem tanggal

Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.
 Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip ingin
meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas
arsip tersebut adalah 5 Februari 2012.
 Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari didalam hanging
folder 5.
 Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan
tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
 Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip (lembar
2)
 Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file