Dalam proyek EPCC (Engineering Procurement Construction Commisioning) procurement atau pengadaan

memegang peranan sangat penting dalam menentukan kesuksesan proyek dari sisi teknikal, quantity,
skedul dan komersial, dimana porsi pengadaan merupakan yang terbesar dari nilai keseluruhan kontrak
proyek dengan rata-rata 50% sampai 60%.

Pada proyek MGDP (matindok Gas Development Project) pengadaan memiliki scope of work sebagai
berikut

(PPT hal 6)

1. Tahap Persiapan Proyek

- Menyusun pola belanja yang merupakan strategi pengadaan yang mempertimbangkan
paketisasi pekerjaan, volume pengadaan barang dan skedul pengadaan untuk bias
mendapatkan harga yang effisien dan menghindarkan monopoli dari suatu barang. Dalam
penyusunan ini pengadaan berkoordinasi dengan Engineering dan Konstruksi.
- Penyusunan Procurement Master Schedule (PMS) yang sejalan dengan Master Schedule
proyek yang merupakan bagian dari EPCC schedule guna memastikan tidak ada
keterlambatan. Dalam hal ini pengadaan berkoordinasi dengan semua divisi terutama Project
Control.
- Penyusunan proyeksi (Tingkat Kandungan Dalam Negeri (TKDN) sesuai dengan ketentuan
kontrak dengan tetap mempertimbangkan Approved Manufacture List (AML) yang diberikan
guna mengukur kemungkinan tercapainya tingkat TKDN
- Penyusunan Rencana Anggaran Belanja (RAB) proyek dengan dasar dari RAb tender Bersama
dengan divisi komersial
- Penyusunan Term Of Payment (TOP) untuk semua vendor dan subkon Bersama dengan divisi
keuangan dan komersial dengan mempertimbangkan proyeksi cashflow proyek untuk bias
menjaga positif cashflow.
- Penyusunan organisasi pengadaan dengan mempertimbangkan besar dan komplexitas
proyek dan schedule yang harus dicapai. Untuk MGDP organisasi pengadaan adalah sebagai
berikut :
(PPT hal 2)
2. Tahap Pembelian (Purchasing)
- Melakukan proses pengadaan ketika Material Requisition (MR) diterima dari engineering
untuk diproses sesuai dengan perencanaan pola belanja dan vendor vendor yang termasuk
dalam AML.
- Berkoordinasi dengan engineering internal dan owner untuk mengklarifikasi penawaran
teknis dari semua proposal bidder yang masuk dan menentukan compliance dari masing
masing bidder dan dirangkum dalam bentuk Techinical Bid Evaluation (TBE).
- Berkoordinasi dengan project control dan commercial terkait schedule dari masing masing
bidder dan memastikan secara schedule bisa dijalankan dan berusaha mencari effisiensi
maksimal dari sisi harga.
- Berkoordinasi dengan keuangan terkait dengan Term of payment (TOP) yang harus bisa
menjaga cashflow potive proyek dan konsisten dalam realisasi pembayarannya terhadap
vendor untuk menjaga saling percaya dalam bekerjasama. Pada proyek Matindok untuk
semua supplier digunakan pola pembayaran dengan SKBDN USANCE 180 hari dan untuk
pengadaan jasa digunakan fasilitas SCF 120 hari, hal ini dilakukan untuk menjaga cashflow
 secara baik dan memastikan pola pola pembayaran yang harus dengan cash bisa tetap
dilakukan..
- Melakukan negosiasi sampai dengan finalisasi kontrak berkoordinasi dengan pihak legal
internal dan vendor, pada proyek Matindok total Kontrak secara keseluruhan untuk barang
dan jasa berkisar 600 kontrak.
- Memantain nilai TKDN dengan mempertimbangkan nilai TKDN dalam pemilihan vendor guna
menjaga pncapaian nilai TKDN yang diwajibkan owner dan untuk Matindok nilai TKDN yang
diwajibkan adalah 42.7%.
- APDN juga menjadi pertimbangan dalam pemilihan vendor untuk mendukung proteksi dari
pengusaha lokal yang mendapatkan preferensi harga dari pemerintah dalam rangka proteksi
dari persaingan bebas barang baeang import.
3. Tahap Expediting
- Koordinasi Kick off meeting yang merupakan koordinasi awal dengan vendor atau subkon
dari semua aspek untuk dapat manjamin kelancaran pekerjaan sesuai dengan kontrak yang
diberikan secara tepat waktu.
- Berkoordinasi dengan pihak Engineering internal, vendor dan owner untuk memonitor semua
proses approval teknikal dokumen sampai dengan fabrikasi dilakukan
- Melakukan koordinasi dengan vendor secara berkala untuk memastikan proses pengadaan
tidak terlambat dan dapat mendeteksi keterlambatan sedini mungkin dan membuat rencana
tindak lanjut sebelum resiko terjadi. Untuk barang overseas Expeditor bekerja sama dengan
pihak ketiga yang berskala International guna membantu memonitor progres produksi untuk
barang yang berada overseas, dimana dengan cara ini memungkinkan untuk mendapatkan
effisiensi waktu dan biaya.
- Menentukan kriteria barang kritikal dan longlead untuk mendapatkan rencana prioritas untuk
barang barang tersebut dengan melakukan in house Expediter untuk memastikan ketepatan
waktu dan kualitas.
- Berkoordinasi dengan pihak traffic untuk memberikan informasi pengiriman baik dari sisi
packinglist, skedul dan shipping documents serta memastikan tidak ada kendala di
pembayaran.
- Bekerjasama dengan Quality Control (QC) untuk memastikan setiap milestone dalam proses
produksi sudah memenuhi kualitas sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan dan proses ini
sejalan dengan Internal Testing Plan (ITP) yang telah disepakati oleh semua pihak.
- Membuat laporang expediting untuk setiap barang yang berisikan detail progress milestone
dari masing masing barang guna memonitor progress secara detail dan dapat mendeteksi
kemunkinan resiko sedini mungkin untuk bias dilakukan mitigasi resikonya.
4. Tahap Traffic
- Mengumpulkan data shipping barang yang mencakup sisi volume, berat dan Country Of
Origin (COO).
- Dari data yang didapat Traffic melakukan site survey untuk mengetahui akses dan hambatan
yang ada untuk menentukan tindakan apa yang harus dilakukan seperti perkuatan jembatan
atau pembongkaran dari sisi ketinggian.
Traffic juga menyusun shipping schedule berdasarkan semua kontrak schedule yang ada dan
berkoordinasi dengan project control untuk memastikan shiiping schedule sejalan dengan
master schedule proyek. Shipping schedule ini akan dimonitor sampai dengan barang sudah
 sampai di gudang dan jika ada potensi perubahan akan segera berkoordinasi dengan project
control dan konstruksi guna mendapatkan rencana mitigasi resiko.
- Dari data shipping schedule, COO dan hasil survey Traffic menentukan strategi pemilihan
forwarding yang akan dipakai dan juga incoterms titik serah terima barang yang optimal,
effisien dan aman. U
Untuk proyek Matindok metode yang dilakukan adalah Incoterms Freight On Board FOB
dimana pada titik ini dari sisi biaya akan lebih mudah diprediksi karena titik pelabuhan dapat
mudah ditentukan sedangkan lokasi barang terkadang sulit diprediksi yang menyuslitkan
estimasi biaya total pengiriman lokal COO. Dari sisi perijinan dengan FOB penrususan ijin
export sudah menjadi scope pekerjaan vendor dimana dari setiap COO memiliki prosedur
pengiriman yang berbeda. Dari sisi monitoring dan controling dengan FOB artinya kendali
pengiriman barang selama overseas berada dalam kendali kita untuk memudahkan
monitoring dan tindakan yang perlu dilakukan jika diperlukan dalam rangaka mencapai
schedule yang diharapkan.
Strategi dalam pemilihan forwarder di proyek Matindok adalah membagi 2 scope anatara
offsore shipping dan onshore shipping dan masing masing scope di handle oleh 2 forwarder
untuk menghindarkan adanya resiko keterlambatan.
{royek Matindok menerapkan masterlist dimana artinya setiap barang import harus
menggunakan fasilitas Masterlist pada saat proses custom untuk menghilangkan biaya bea
masuk import dan pajak import. Pengurusan Masterlist pada proyek Matindok dilakukan
melalui pihak owner dan persetujuan dilakukan oleh Dirjen Migas sebagai regulator.
Masterlist diajukan berdasarkan setiap PO yang diterbitkan dan prosesnya memakan waktu
60 hari untuk setiap pengajuan dimana resiko yang ada adalah berubahnya spesifikasi dan
quntity barang yang diajukan sehingga menambah waktu pengurusan dan bisa menimbulkan
dampak keterlambatan skedul dan biaya peumpukan (Demuradge). Mitigasi terkadang harus
diambil dengan membayar bea masuk untuk barang kritikal yang sangat mempengaruhi
skedul dan ini merupakan resiko komersial yang kadang harus terjadi dengan justifikasi
impact terhadap penyelesaian proyek secara keseluruhan dan resiko denda keterlambatan
dari owner yang tentunya lebih besar.
Kunci dari suksesnya Masterlist adalah akurasi data dari sisi spesifikasi dan quantity serta
kepastian data dalam waktu sedini mungkin untuk memastikan pengurusan Masterlist dapat
tepat waktu sebelum barang sampai di Indonesia untuk menghindarkan timbulnya
penumpukan (Demuradge) yang merupakan biaya untuk proyek.
Laporan realisasi Masterlist juga merupakan bagian dari dokumentasi yang penting dan
merupakan pertanggungjawaban kepada negara atas barang barang import yang
menggunakan masterlist untuk memastikan masterlist tersebut digunakan sebagaimana
mestinya dan tidak disalahfunakan.
Traffic juga harus merencanakan packing prosedur dari masing masing barang yang memiliki
spesifikasi masing masing dan wajib untuk diikuti untuk menghindarkan kerusakan yang
terjadi pada saat pengiriman serta peosedur handling pada saat pengiriman seperti batas
tumpukan, batas goncangan, chemical content dan juga lube oil yang kadang masuk dalam
daftar pengiriman.
Traffic juga harus berkoordinasi dengan pihak warehouse untuk merencanakan prosedur
penyimpanan yang benar untuk menghindarkan kerusakan pada saat penyimpanan sebelum
barang dipasang.
5. Tahap Penyimpanan (Warehousing)
- Membuat perencanaan penyimpanan menurut klasifikasi barang dan waktu penggunaan
dimana untuk proyek Matindok dibagi atas beberapa klasifikasi yaitu civil, mechanical,
E;ectical, Instrument dan chemical dengan pembagian open warehouse (laydown area) dan
covered warehouse dan air conditioned warehouse untuk barang yang harus berada dalam
temperatur tertentu.
- Membuat perencanan layout untuk msing masing warehouse dengan menggunakan tag
number dan kodefikasi barang untuk memudahkan monitoring dan identifikasi barang dan
lokasi ketika dibutuhkan kembali.
- Menjalankan administrasi warehousing mulai dari proses penerimaan dengan berkoordinasi
dengan pihak QC internal dan owner serta mendata penerimaan kedalam inventory dan
dokumen pengeluaran barang.