Anda di halaman 1dari 11

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN

Nama Sekolah : SMK N 1 Lumut


Mata Pelajaran : Kearsipan
Bidang keahlian : Bisnis dan Manajemen
Komp. Keahlian : Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran
Kelas/Semester : X/Gasal
Tahun Pelajaran : 2019/2020
Alokasi Waktu : 8 jpl @ 45 menit

A. Kompetensi Inti
1. Pengetahuan
Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasitentang pengetahuan faktual,
konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja
Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoranpada tingkat teknis, spesifik, detil, dan kompleks,
berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam konteks
pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia kerja, warga
masyarakat nasional, regional, dan internasional
2. Keterampilan
Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur kerja yang
lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang kerja Otomatisasi dan Tata
Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas
yang terukur sesuai dengan standar kompetensi kerja.
Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif, kreatif, produktif,
kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam ranah abstrak terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik
di bawah pengawasan langsung.
Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan, gerak mahir,
menjadikan gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan pengembangan dari yang
dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan
langsung.

B. Kompetensi Dasar
3.3 Menerapkan prosedur penggunaan peralatan kearsipan
4.3 Menggunakan peralatan kearsipan

C. Indikator Pencapaian Kompetensi


3.3.1. Menjelaskan pengertian peralatan kearsipan
3.3.2. Menguraikan macam-macam peralatan kearsipan
3.3.3. Mengidentifikasi kriteria pemilihan peralatan kearsipan
3.3.4. Mengemukakan cara penggunaan peralatan kearsipan
4.3.1. Menunjukan peralatan-peralatan kearsipan dengan tepat sesuai dengan fungsi
penggunaannya
4.3.2. Memilih peralatan kearsipan sesuai dengan kriteria kebutuhan pekerjaan
4.3.3. Menggunakan peralatan kearsipan dengan tepat sesuai fungsi pekerjaan yang dilakukan

D. Tujuan Pembelajaran
1. Melalui diskusi dan menggali informasi peserta didik dapat mengemukakan pengertian
peralatan kearsipan secara menyeluruh
2. Melalui diskusi dan melihat gambar peserta didik dapat menguraikan macam-macam
peralatan dan perlengkapan kearsipan secara tepat
3. Melalui diskusi dan menggali informasi peserta didik dapat mengidentifikasi kriteria
pemilihan peralatan kearsipan secara tepat
4. Melalui diskusi dan melihat video peserta didik dapat mengemukakan cara penggunaan
peralatan kearsipan secara menyeluruh
5. Melalui diskusi dan menggali informasi peserta didik dapat menunjukkan peralatan
kearsipan secara tepat sesuai dengan fungsi penggunaannya
6. Melalui diskusi dan menggali informasi peserta didik dapat memilih peralatan kearsipan
sesuai kriteria kebutuhan pekerjaan secara tepat
7. Melalui praktek peserta didik dapat menggunakan peralatan kearsipan dengan tepat sesuai
fungsi pekerjaan yang dilakukan secara bertanggungjawab
E. Materi Pembelajaran

Terlampir

F. Model, Metode dan Pendekatan


 Model pembelajaran : Discovery Learning
 Metode pembelajaran : Diskusi kelompok, melihat video, dan tanya jawab
 Pendekatan : Saintifik

G. Kegiatan Pembelajaran

Kegiatan Awal (10 Menit)


 Guru memberikan salam
 Guru menyuruh peserta didik untuk berdoa yang dipimpin oleh Ketua Kelas
 Guru memeriksa kesiapan siswa
a. Mencakup kehadiran
b. Mencakup kerapian
c. Mencakup perlengkapan pembelajaran
 Guru melakukan Apersepsi atau mengajukan pertanyaan-pertanyaan tentang materi
sebelumnya yang sudah di pelajari dan terkait dengan materi yang akan dipelajari
 Guru menyampaikan Kompetensi/Tujuan Pembelajaran yang akan di capai
 Guru melaksanakan Gerakan Literasi Sekolah, Guru menyuruh siswa membaca buku bacaan
yang berhubungan dengan materi yang akan di pelajari.

Kegiatan Inti (75 Menit)


1. Orientasi peserta didik pada masalah
:  Guru meminta siswa untuk mengamati gambar peralatan dan
perlengkapan kearsipan
:  Peserta didik mengamati gambar peralatan dan perlengkapan
kearsipan
Mengamati
:  Guru meminta peserta didik untuk mendiskusikan dan
menggolongkan tentang macam-macam peralatan dan
perlengkapan kantor
:  Peserta didik mendiskusikan tugas dari guru
2. Mengorganisasikan peserta didik untuk belajar
:  Guru memberikan pertanyaan tentang hasil diskusi
menggolongkan macam-macam peralatan dan perlengkapan
kearsipan peserta didik
 Peserta didik menjawab pertanyaan
Menanya
 Guru memberikan tugas diskusi tentang fungsi dari peralatan
dan perlengkapan kearsipan
:  Peserta didik mengerjakan tugas yang diberikan guru secara
berkelompok
3. Membimbing penyelidikan individu dan kelompok
:  Guru membimbing peserta didik untuk mengumpulkan
informasi tentang fungsi peralatan dan perlengkapan
Mengumpulkan Data
kearsipan
(Mengeksplorasi)
:  Peserta didik secara kelompok mengumpulkan informasi
tentang fungsi peralatan dan perlengkapan kearsipan
4. Mengembangkan dan menyajikan hasil karya
:  Guru membantu peserta didik dalam mengumpulkan
informasi tentang fungsi peralatan dan perlengkapan
Mengasosiasi
kearsipan
(Menalar)
:  Peserta didik secara berkelompok mengumpulkan informasi
tentang fungsi peralatan dan perlengkapan kearsipan
5. Menganalisis dan mengevaluasi proses pemecahan masalah
:  Guru meminta peserta didik untuk mempresentasikan hasil
diskusi kelompok
Mengkomunikasikan :  Peserta didik menyajikan bahan-bahan presentasi yang telah
dibuat secara berkelompok
:  Peserta lain memberikan tanggapan terhadap presentasi
:  Guru mengevaluasi hasil presentasi peserta didik

Kegiatan Akhir / Penutup (5 Menit)


 Guru bersama peserta didik membuat rangkuman / simpulan pelajaran yang sudah diajarkan
 Guru bersama peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan yang sudah di laksanakan
 Guru memberikan tugas untuk pertemuan berikutnya

H. Media, Alat/Bahan, dan Sumber Belajar


1. Media : Laptop,LCD
2. Alat/Bahan : Kertas, Spidol, Bolpoint, perlengkapan kearsipan
3. Sumber Belajar : Internet, buku paket kearsipan yang relevan

I. Penilaian Pembelajaran, Remedial dan Pengayaan


a. Teknik Penilaian : Tes tulis dan Pengamatan keterampilan
b. Instrumen Penilaian : Penilaian pengetahuan (Soal) dan Penilaian keterampilan (lembar
pengamatan)
c. Pembelajaran Remedial dan Pengayaan :
 Siswa yang belum mencapai ketuntasan belajar tidak dapat melanjutkan ke kompetensi
berikutnya dan wajib mengikuti kegiatan remedial.
 Siswa yang telah mencapai ketuntasan belajar dan memiliki kecepatan belajar di atas rata-
rata yang telah ditetapkan dapat melanjutkan ke kompetensi berikutnya dan diberikan
pengayaan atau pendalaman materi.

INSTRUMEN/BUTIR SOAL PENGETAHUAN

No Soal Kunci Jawaban Skor


1 Sebutkan yang Filling cabinet, Rotary filling, Lemari arsip, Rak arsip, Map 30
termasuk peralatan arsip, Ordner, Giude, Stapler, Perforator, Numerator,
kerasipan! Kotak/box, Alat sortir, Label, Tickler file, Cardex, Rak/laci
kartu, Alat penyimpanan khusus

2 Sebutkan yang Kartu indeks, kartu tunjuk silang, lembar pinjam arsip, map 20
termasuk pengganti (out folder), buku arsip
perlengkapan
kerasipan!
Filling cabinet : lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci 50
3 Apa fungsi dari dan berguna untuk menyimpan arsip yang masih aktif
peralatan dan Rotary filling :semacam filling cabinet tetapi penyimpanan
perlengkapan arsip dilakukan secara berputar
kearsipan? Map arsip : lipatan yang terbuat dari kanrton atau plastik
untuk menyimpan arsip
Ordner : map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang
didalamnya terdapat besi penjepit
Guide : lembaran kertas tebal/karton yang digunakan sebagai
penunjuk/sekat
Perforator : alat untuk melubangi kertas/kartu
Numerator : alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen
Tickler file : semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi
baja untuk menyimpan arsip berbentuk lembaran kecil
Cardex : alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks
dengan menggunakan laci yang dapat ditarik keluar
memanjang
Kartu indeks : kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat
yang digunakan sebagai alat bantu menemukan arsip
Kartu tunjuk silang :petunjuk yang terdapat pada
penyimpanan arsip berfungsi untuk menunjukkan tempat map
dari dokumen yang dicari pada tempat yang ditujukan
Lembar pinjam arsip : lembaran/formulir yang digunakan
untuk mencatat setiap peminjaman arsip
No Soal Kunci Jawaban Skor
Total skor 100

Komponen penilaian keterampilan

PENILAIAN KELOMPOK
NO INDIKATOR SKOR
1. Saling ketergantungan positif
2. Interaksi langsung antar siswa
3. Pertanggungjawaban individu
4. Keterampilan berinteraksi antar individudan kelompok
5. Keefektifan proses kelompok
Jumlah skor yang diperoleh
Jumlah skor maksimal 15

Pedoman penskoran setiap indikator:


3 = jika semua deskripsi dalam indikator muncul
2 = jika 2 deskripsi dalam indikator muncul
1 = jika 0-1 deskripsi dalam indikator muncul

SkorYangDiperoleh ...
Nilai diskusi = x100  x100  ...
JumlahSkorMaksimal 15

Rubrik penilaian:
No Indikator Rubrik Penilaian
1. Saling ketergantungan a. Saling membantu dan mendukung sesama kelompok
positif b. Bekerjasama dalam menyelesaikan tugas
c. Bertangung jawab atas hasil kerja kelompok
2. Interaksi langsung antar a. Membagi tugas sesuai kesepakatan
siswa b. Ikut membangun semangat kerjasama dalam kelompok
c. Menyelesaikan dan mengecek hasil kerjasama
3. Pertanggungjawaban a. Membaca dan memahami materi secara individual
individu b. Bertanya bila belum jelas
c. Menciptakan suasana tenang dalam kelompok
4. Keterampilan a. Memberi semangat kepada teman
berinteraksi antar b. Keterlibatan dalam diskusi kelompok
individudan kelompok c. Menghargai pendapat teman dalam kelompok

5. Keefektifan proses a. Membuat dan mengungkapkan keputusan bersama


kelompok b. Terjadi diskusi dan umpan balik ke kelompok lain

PENILAIAN PROSES BELAJAR PESERTA DIDIK

Mengajukan Pertanyaan
Penilaian
Skor
No Elemen yang dinilai Peserta
Maksimal Pendidik
Didik
Pertanyaan menggunakan Bahasa Indonesia
1. 10
yang baik dan benar
2. Pertanyaan bersifat rasional 10
3. Pertanyaan sangat selektif 10
4. Pertanyaan merupakan hasil observasi 10
Pertanyaan merupakan penafsiran/prediksi
5. 10
dari observasi
6. Pertanyaan menganalisa hasil observasi 10
7. Pertanyaan mengarah pada hasil observasi 10
Pertanyaan menunjukkan pemahaman
8. dengan kejelian terhadap materi yang 10
dipelajari
Pertanyaan menunjukkan kemampuan
9. 10
berfikir yang sangat tepat
Keabsahan/kebenaran pikirannya dibuat
10. 10
untuk menyeleksi pertanyaan lebih lanjut
Total Skor 100

Nilai =
Skorpesertadidik  skorpendidik  / 2  100 Nilai :
Totalskormaksimal
…………….

Watulimo,
Mengetahui
Kepala Sekolah, Guru Mata Pelajaran,

Drs. KATIB, S.Ag, M.MPd Margetwoe Erly Ferindra


NIP. 19610727 198703 1 011 NIP

LAMPIRAN 1

Nama/Kelompok :
Kelas :
Tanggal :

LEMBAR KERJA SISWA


PERALATAN DAN PERLENGKAPAN ARSIP

Kompetensi Dasar:
3.1 Menerapkan prosedur penggunaan peralatan kearsipan
4.1 Menggunakan peralatan kearsipan

Tujuan:
Melalui diskusi dan melihat gambar peserta didik dapat menguraikan macam-macam peralatan dan
perlengkapan kearsipan beserta fungsinya secara tepat

Langkah-Langkah:
1. Menggolongkan dan menguraikan macam-macam peralatan dan perlengkapan kearsipan.
2. Menjelaskan fungsi atau kegunaan peralatan dan perlengkapan kearsipan.
Analisis
1. Sebutkan macam-macam peralatan kantor!
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
2. Sebutkan macam-macam perlengkapan kantor!
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................

3. Jelaskan fungsi dari macam-macam peralatan dan perlengkapan kantor?


NAMA PERALATAN DAN
NO FUNGSI
PERLENGKAPAN KANTOR

LAMPIRAN 2

MODUL
PERALATAN DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN

Peralatan adalah barang-barang yang dapat digunakan dalam jangka waktu relatif lama dan
mengalami penyusutan. Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakan
dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya
relative singkat) artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus-menerus dan untuk melengkapi
peralatan
Macam-macam peralatan kearsipan antara lain:
1. F/illing Cabinet
yaitu lemari arsip yang terdiri dari laci, antara 1-6 laci; tetapi yang
paling banyak di gunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat
menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang di
susun berdiri tegak lurus (vertikal) berderet kebelakang. Filling
Cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih
bersifat aktif. Sebelum arsip di simpan ke laci, terlebih dahulu arsip-
arsip tersebut di masukan ke dalam folder atau folder gantung
(hanging folder). penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat
padat, karena di perlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam
memasukan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci. Penyimpanan arsip yang terlalu padat di
samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di
dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan
folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar . Dalam laci filling cabinet di lengkapi dengan
sepasang gawang yang di pasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang
lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkut hanging folder. Filling cabinet dapat
terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling banyak adalah dari logam, karena lebih kuat.
2. /Rotary filling
/Yaitu semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara
berputar. Alat ini dapat digunakan secara berputar sehingga dalam
penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.
Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip
disimpan pada alat ini secara lateral.

3. Lemari Arsip
Adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip.
Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang di lengkapi dengan daun pintu yang
menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan kaca. Penyusunan arsip dapat di lakukan
dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan kedalam ordner
atau dengan cara di tumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip di masukkan ke
map.
4. Rak Arsip
Adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang di susun secara
lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih
dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak
arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip,
yang ada di dalam nya. Rak arsip dapat di buat dari kayu atau besi.

5. Map Arsip
Adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang
digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak
terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai
disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup.
Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut.
a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun pentup pada setiap
sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di
dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang
sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan
menggunakan tali.
b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai
daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada didalamnya menggunakan penjepit. Arsip
yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif.
Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan
perforator.
c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas
tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini funginya untukmenyimpan
arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secra vertikal. Map ini mempunyai
tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di
dalam folder tersebut.
d. Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung inidipasang
pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan
kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.
6. Guide
Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan
atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

Guide terdiri dari dua bagian, yaitu sebagai berikut :


a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-
kode, tanda-tanda, atau index (pengelompokan) arsip.
b. Badan Guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakang nya. Guide ditempatkan
di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip
jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai
ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas
ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang di simpan, tetapi
jika arsip ukuran nya kecil maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat di atur penempatan nya, yaitu sebagai berikut:
a. Guide pertama, yaitu Tab Guide terletak pada posisis atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok
utama (main subject)
b. Guide kedua, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok
sekunder (sub subject)
c. Guide ketiga, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok
tersier ( sub sub subject ) atau untuk yang lebih kusus lagi.
7. Ordner
Adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang
didalam nya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan di simpan
didalam ordner terlebih dahulu di lubangi dengan menggunakan
perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebak
sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari
arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500
lembar arsip surat.
8. Stapler
Adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler
digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan
komponennya mekanik, sserta baru berfungsi apabila diisi dengan staples.
Stapler dan staples terbuat dari bahan logam yang cukup kuat. Jangan
memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per
tetap kuat. Jika terjadi kemacetan dibagian mulut, uasahakan tidak
memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi
yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi :
a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar
kertas.
b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar
kertas.
9. Perforator
Adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. perforator dibedakan
antara lain sebagai berikut:
a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk
melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk
melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau
ordner
c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk
melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan
komponennya mekanis. Perforator mebuat lubang dengan
diameter 5mm. Perforator terbut dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut:
a. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama
lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi
perforator.
c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.
10. Numerator
Adalah alat unuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut
bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagi berikut:
a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan
terdiri dari 4-6 digit.
b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih
besar dan terdir lebih dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya
mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secaraa
otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus
disimpan di tempat tertutup dan kering.
Adapun cara kerja numerator sebagai berikut:
a. Beri tinta pada bantalan huruf.
b. Atur nomor awal.
c. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.
11. Kotak/Box
Adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat
inaktif.Biasanya terbuat dari karton yang tebal.Arsip yang disimpan di
dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder.Selanjutnya kotak
ini akan ditempatkan pada rak arsip(lateral berderet ke samping).

12. Alat Sortir


Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat atau warkat
yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder
masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan. Ada
yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dsb. Alat sortir ini terbuat dari
berbagai bahan misalnya logam, kayu, plastik atau karton.
13. Label
Adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map /folder yang
biasanya diletakan pada tab dari sebuah folder/guide.Label terbuat dari
bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian
belakang,sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan
label pada tempat yang di inginkan.

14. Tickler File


Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu
atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau
lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau
kartu-kartu lain yang mempunyai jatuh tempo. Namun demikian,
tickler file bisa saja digunakan untuk menyimpan kartu namaatau
kartu perpustakaan. Di bagian dalam tickler file dilengkapi
dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat
pengingat bagi petugas arsip.
15. Cardex (Card Index) Cabinet
Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu index dengan
menggunakan laci-laci yang dapat ditari keluar memanjang.Di dalam
Cardex terdapat smacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index
.Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

16. Rak/Laci Kartu


Adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak,untuk menyimpan
kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal.Alat ini terbuat dari
kayu dan banyaknya laci dapat di sesuaikan dengan kebutuhan.

17. Alat Penyimpanan Khusus

alat yang digunakan untuk


menyimpan arsip dalam
bentuk-bentuk yang khusus seperti flasdisk, CD(Compact Disk),kaset,dan sebagainya.Alat ini
mempunyai beragam bentuk dan desain,karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan
teknologi.Sebelum ada flasdisk ,untuk menyimpan data elektronik digunakan discat.Alat ini dapat
terbuat dari logam dan plastik. Alat-alat tersebut diatas sangat memungkinkan untuk mengalami
perkembangan,desain maupun jenisnya,karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga
semakin berkembang.
Macam-macam Perlengkapan Kearsipan
Bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan biasanya merupakan
bahan yang penggunaannya relatif singkat.

Beberapa perlengkapan kearsipan sebagai berikut:


1. Kartu Index
Adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan
,gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks
dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

Kartu indeks mencatat informasi tentang:


a. Judul/nama surat.
b. Nomor surat
c. Hal surat
d. Tanggal surat,
e. Kode surat,
f. Kode kartu indeks
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan system penyimpanan
subjek,tanggal,wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika asrip/dokumen dengan
menggunakan system abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan
arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/caption/kode dari surat yang akan
dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan.Oleh karena
itu,kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan
secara lafabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan system masalah/subjek.
Sebelum arsip tersebut disimpan ,terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari ditempat
penyimpanan,tetapi jika tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat di tempat
penyimanannya,terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci kardex untuk mengetahui lokasi
penyimpanan arsip tersebut.
2. Kartu Tunjuk Silang
Salah satu cara yang dapat digunakan untuk
membantu menemukan arsip selain kartu indeks
adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang.
Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang
terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi
untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu
dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang
ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat
dengan ukuran 12,5cm x 7,5cm. Tidak semua
arsip dibuatkan kartu tunjuk disilangnya,tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar
perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti
menambah beban kerja,waktu dan peralatan. Disamping itu, penggunaan kartu tunjuk silang yang
berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan. Beberapa criteria dari suatu arsip yang peru
dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain sebagai berikut :
a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/captiom/nama.
Contoh : • Abdurrahman Wahid sering dipanggil dengan nama Gus Dur. Kedua nama tersebut
sama-sama popular, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. b. Jika surat/arsip yang
disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lain yang ukurannya besar dan
tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet misalnya berupa peta, gambar,
maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Penyimpanan kartu tunjuk silang
dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut:
b. Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara alfabetis. Hal ini
dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak.
c. Disimpan dibagian paling belakang laci filiing cabinet, dibelakang guide PS (Petunjuk Silang).
Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.

3. Lembar Pinjam Arsip


Adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap
peminjaman arsip.
Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut
:
a. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
b. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas
waktu pengembalian arsip yang dipinjam.
c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.
d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.
e. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:
a. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda
bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.
b. Lembar ke-2 untuk peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman.
c. Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan
ingatan.
4. Map Penggannti
Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat , tetapi satu
map yang berisikan seluruh surat-surat , maka perlu dibuat
satu map penggati (out folder) dan menempatkannnya
ditempat map yang dipinjam.
5. Buku Arsip
Buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.