Learning Unit Qu 3 5 - 2008 v01 - Terjemahan PDF

Unit
Pembelajaran
QU-3.5
Modul 5, Semester Tiga

Pengembangan & Pendekatan Mutu
LEAR UNIT 1
Manajemen Sumber Daya

PENGEMBANGAN MUTU & PENDEKATANNYA BAHAN AJAR MAHASISWA – SEMESTER 3
Pelatihan Internasional ILO – Turin (Italia)
Edisi pertama, 2008

Makalah ini disusun sebagai salah satu komponen ESDP, The Indonesian
Entrepreneurial Skills Development Programme (Program Pengembangan
Kemampuan Wirabisnis Indonesia) yang dibuat oleh ASPI (Asosiasi Politeknik
Indonesia) yang didanai oleh Pemerintah Belsaudara.
Isi makalah ini boleh dikutip dengan bebas, selama sumbernya dituliskan.
Permohonan untuk menterjemahkan makalah ini kedalam bahasa selain
Bahasa Indonesia, harus dikirimkan ke the International Training Centre of
ILO, Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin (Italia)
PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU .
SEMESTER 3. MODUL 3 : PENGEMBANGAN MUTU & PENDEKATANNYA
UNIT PEMBELAJARAN 5: Manajemen Sumber Daya
Penulis:Barbara Marcelis (CINOP), Sara Colonna (DELTA Programme)

Penyusunan yang digunakan dalam makalah-makalah yang dikeluarkan oleh
Pusat Pelatihan Internasional ILO, yang sesuai dengan peraturan PBB, dan
penyajian materi yang ada di dalamnya, bukanlah pernyataan pendapat Pusat
Pelatihan tersebut atas masalah apapun yang terkait dengan status hukum
negara, daerah, atau wilayah manapun yang berada dalam kewenangannya,
atau masalah apapun yang terkait dengan perubahan batas negara tersebut.
Pendapat atau pandang an apapun yang ada dalam artikel resmi yang
dikeluarkan oleh Pusat Pelatihan ini sepenuhnya merupakan tanggung jawab
penulis, dan pendapat atau pandang an yang tercantum dalam artikel
tersebut tidak berarti didukung atau dianjurkan oleh Pusat Pelatihan.
Perujukan pada nama perusahaan dan produk komersil serta proses tertentu
tidak berarti adanya dukungan atau anjuran dari Dewan Buruh Dunia (ILO)
atas perusahaan, produk atau proses tersebut. Dan tidak disebutkannya
perusahaan, produk komersil atau proses tertentu tidak berarti perusahaan,
produk atau proses tersebut tidak didukung oleh ILO.
DELTA (Distance Education and Learning Technology Applications/Aplikasi

Teknologi Pendidikan dan Pembelajaran Jarak Jauh)
International Training Centre (Pusat Pelatihan Internasional) of the ILO
Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin, Italy
Tel.: +39-011-6936-523; +390-011-6936-111
Fax.: +39-011-6936-469; +39-011-6638-842
E-mail: delta@itcilo.org
Diterjemahkan oleh :
Dindin Sulaeman
Sinta A Majid
UNIT PEMBELAJARAB QU-3.5 MAJAMENEN SUMBERDAYA; BARBARA MACELIS / SARA COLONA 2

EDISI A REVISI 0 TGL. 5/12/2008
UNIT PEMBELAJARAN QU-3.5
Manajemen Sumber Daya
Tujuan Khusus Pembelajaran
1. Pendahuluan
2. Manajemen Sumber Daya
2.1. Sumber Daya Manusia
2.1.1. Uraian Kerja
2.1.2. Analisa Kerja
2.1.3. Kualifikasi vs Kesesuaian
2.2. Infrastruktur
2.3. Lingkungan Kerja
3. Daftar Tugas
Bibliography and webography

Tujuan Khusus Pembelajaran
Di akhir unit pembelajaran ini, peserta didik diharapkan mampu:

• Mendapatkan pandang an tentang apa sumber daya itu (secara
luas);
• Menjelaskan kelebihan-kelebihan personel ;
• Menyusun uraian kerja ;
• Menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan oleh tim untuk
melaksanakan berbagai tugas;
• Merefleksikan pekerjaan dan lingkungan belajar saudara sendiri.

1 Pendahuluan
Dalam penerapan Sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9000, pihak manajemen
diberikan tanggung jawab untuk menyediakan sumber daya yang cukup untuk
mengatur dan menjalankannya. Bagi banyak orang, pemikiran tentang manajemen
sumber daya hanya melibatkan manusia, misalnya, menentukan stakeholders dan
perwakilan manajemen. Namun dalam SMM ISO 9001, manajemen sumber daya
memiliki makna yang lebih dari sekedar hal ini saja. Memang, manajemen sumber
daya berarti menyediakan sumber daya manusia, namun manajemen sumber daya
juga berarti memberikan kelengkapan dan lingkungan yang tepat yang dibutuhkan
oleh orang-orang itu untuk melaksanakan pekerjaannya.
Yang disyaratkan adalah penentuan dan MANAJEMEN SUMBER DAYA yang sesuai
dan cukup, baik sumber daya manusia maupun fasilitas yang berterima untuk
tenaga kerja tersebut, dengan cara yang teratur dan dalam lingkungan yang tepat.
Perusahaan memiliki proses untuk menentukan kompetensi pegawai berdasarkan
kemampuan, pengalaman, pendidikan dan pelatihan yang dimiliki. Kegiatan
pelatihan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan. Dampak pelatihan dievaluasi dan
dilakukan pencatatan. Catatan pendidikan, kemampuan dan pengalaman yang
tepat akan disimpan.
Para pegawai perlu memahami relevansi dan kepentingan apa yang mereka
kerjakan dan bagaimana pekerjaan tersebut berkontribusi untuk memenuhi tujuan
mutu .
Lingkungan kerja yang tepat dibuat dan dipertahankan sehingga kesesuaian

dengan persyaratan produk bisa tercapai. Tujuannya adalah agar manajemen
menciptakan lingkungan dimana orang-orang bisa termotivasi, bukan menciptakan
sistem birokrasi dokumentasi yang menghambat inisiatif dan kreatifitas.

2 Manajemen sumber daya
Baca bab 6 Manajemen Sumber Daya dari buku ISO untuk SME dan
interpretasi ISO.
Dalam SMM ISO 9001, diharuskan adanya sumber daya untuk bisa menjalankan
dan mengatur Sistem Manajemen Mutu. Sumber daya ini mencakup sumber daya
manusia, yaitu orang-orang yang berkualifikasi untuk melaksanakan tugasnya;
perlengkapan dan infrastuktur yang tepat untuk melaksanakan tugas tersebut; dan
lingkungan kerja yang diatur dengan tepat.
ISO 9001:2000
Sistem manajemen
mutu
Menyediakan
sumber daya
Menyediakan Menyediakan Menyediakan

sumber daya kelengkapan lingkungan
manusia dan infrastuk- kerja yang
tur yang tepat sesuai
Organisasi harus menentukan dan menyediakan sumber daya – sumber daya yang
dibutuhkan
• untuk mengimplementasikan dan mempertahankan sistem manajemen mutu

dan terus meningkatkan efektifitasnya, dan

• untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan

pelanggan .
Tujuan persyaratan ini adalah untuk memastikan penyediaan yang tepat waktu dan
ketersediaan sumber daya yang penting bagi implementasi dan perbaikan proses
sistem manajemen mutu dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Persyaratan ini
juga disebut manajemen sumber daya, yang juga merencanakan kebutuhan
sumber daya di masa depan. Dalam SMM ISO 9001 yang baru, digunakan tiga
pembagian sumber daya: sumber daya manusia, infrastruktur dan lingkungan
kerja.
Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.5-AS1/7

“MANAJEMEN SUMBER DAYA” yang bisa saudara temukan di
Bagian Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu
mengikuti catatan panduan yang terkait dengan Jurnal
Pembelajaran dan Portofolio Bukti
2.1 Sumber Daya Manusia

Orang-orang yang melaksanakan kerja yang bisa mempengaruhi mutu produk
haruslah berkompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian dan
pengalaman yang tepat.
Manusia adalah inti organisasi dan yang juga berarti inti dari sistem manajemen
mutu. Berdasarkan tanggung jawab dan kewenangan atas mutu produk yang
diberikan pada mereka, bisa ditentukan apakah para pegawai tersebut
membutuhkan pendidikan, pelatihan, kemampuan dan pengalaman lebih atau
tidak. Keempat komponen ini bersama-sama menjadi dasar kompetensi. Kapanpun
pegawai memiliki pengaruh atas mutu produk, organisasi akan menjadi lebih baik
dan kepuasan pelanggan juga meningkat.
2.1.1 Uraian kerja

Uraian kerja adalah pernyataan tertulis yang menjabarkan:
• kewajiban (tugas),
• tanggung jawab,
• kontribusi dan hasil yang paling penting yang dibutuhkan dari sebuah posisi
kerja,

• kualifikasi kandidat yang dibutuhkan, dan
• laporan hubungan dan rekan kerja dalam pekerjaan tertentu.
Uraian kerja didasarkan pada informasi objektif yang didapat melalui analisis
kerja, pemahaman akan kompetensi dan kemampuan yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan pekerjaan yang dibutuhkan, dan kebutuhan organisasi untuk
menghasilkan pekerjaan.
Uraian kerja dengan jelas menentukan dan menjabarkan tanggung jawab untuk
posisi kerja tertentu. Uraian kerja juga mencakup informasi tentang kondisi kerja,
kelengkapan, perlengkapan yang digunakan, pengetahuan dan kemampuan yang
dibutuhkan, dan hubungan dengan posisi kerja lain.
Uraian kerja yang baik tidak membatasi pegawai, tetapi memungkinkan, membuat
mereka memperluas pengalaman, menumbuhkan kemampuan, dan meningkatkan
kemampuan untuk berkontribusi dalam organisasi.
Uraian kerja yang baik merupakan dokumen yang hidup dan bernyawa yang
diperbaharui setiap kali tanggung jawab berubah.
2.1.2 Analisis kerja

Analisis kerja adalah proses yang digunakan untuk mengumpulkan informasi
tentang tugas, tanggung jawab, kemampuan yang dibutuhkan, hasil, dan
lingkungan kerja dari posisi kerja tertentu.
Analisis kerja mencakup kegiatan-kegiatan berikut:
• pengkajian tanggung jawab kerja pegawai,
• penelitian lewat Internet dan melihat contoh uraian kerja online atau offline
untuk bidang kerja lain yang serupa,
• analisis kewajiban, tugas, dan tanggung jawab kerja yang perlu dicapai oleh
pegawai yang ada di posisi kerja tersebut,
• penelitian dan berbagi informasi dengan perusahaan lain yang memiliki bidang
kerja serupa, dan
• menjabarkan hasil atau kontribusi yang paling penting yang dibutuhkan dari
posisi kerja tersebut.
Contoh Uraian kerja

Uraian kerja yang baik harus:

• menyajikan definisi jelas untuk analisis kerja – apa yang dilakukan oleh
pekerja dan bagaimana pekerja tersebut diharapkan melakukan pekerjaannya
• memberikan kajian menyeluruh atas tugas dan kewajiban yang berhubungan

dengan pekerjaan tersebut
• menyajikan pernyataan rangkuman
• menyatakan dengan jelas tingkat penyeliaan (supervisi)
Uraian kerja yang buruk tidak:
• menggunakan kalimat yang jelas dan sederhana, dan dengan demikian

menghilangkan kejelasan dan objektifitas
• memberikan definisi akurat untuk analisis kerja
• merinci dengan jelas semua tugas dan kewajiban yang diharapkan dari orang
yang menduduki posisi kerja tersebut
• membahas secara rinci kemampuan dan kualifikasi yang dibutuhkan dari

pelamar
Contoh uraian kerja

Berikut ini adalah sejumlah tanggung jawab uraian kerja yang biasa dari posisi-
posisi kerja lain. Perhatikan bahwa daftar tanggung jawab ini tidak terdiri dari
uraian kerja lengkap, saudara harus menambahkan/memperbaiki tanggung jawab-
tanggung jawab tersebut agar sesuai dengan situasi organisasi saudara, dan
kemudian tambahkan elemen-elemen uraian kerja lain yang dirinci diatas, yaitu
‘laporan pada’, ‘berdasarkan pada’, ‘tujuan kerja’ dan indikator skala.
Susun uraian kerja saudara sendiri karena adanya kebutuhan untuk memasukkan
suatu hal yang memang sesuai dengan persyaratan saudara sendiri. Judul kerja
sangat tidak jelas – khususnya peran-peran yang terkait dengan layanan
pelanggan, dan peran lain yang menghadapi bidang lain di dalam maupun diluar
organisasi – fungsi dan uraian yang bisa bermakna berbeda di organisasi yang
berbeda, dan memang sangat mudah terjadi kesalahan asumsi jika menggunakan
standar orang lain. Mulailah dengan memikirkan apa yang sebenarnya saudara
ingin lakukan oleh peran (posisi kerja) tersebut untuk organisasi saudara,
bukan apa yang mungkin dilakukan oleh peran tersebut untuk perusahaan lain.
Contoh uraian kerja

Uraian kerja Manajer/eksekutif/direktur pengembangan bisnis

Judul kerja ‘pengembangan bisnis’ bisa berarti berbagai hal. Di sejumlah
perusahaan, ‘pengembangan bisnis’ berarti posisi kerja manajemen akuntan dan
penjualan, dalam kasus ini,contoh merujuk pada uraian kerja manajer akuntan.
Uraian kerja pengembangan bisnis – dan khususnya cakupan tanggung jawab
strategis dan kewenangan – tergantung pada siapa yang menjadi atasan posisi
kerja tersebut, dan skala serta kompleksitas ‘bisnis’ (pasar, barang/jasa, wilayah,
dsb) yang akan dikembangkan. Berikut ini adalah contoh tanggung jawab tipikal
dari posisi kerja pengembang bisnis, atau seorang direktur bidang pengembangan
bisnis:
• Penelitian pasar dan teknologi
• Perumusan strategi
• Analisis dan pengembangan saluran distribusi
• Perencanaan dan manajemen pengembangan produk baru
• Pengembangan dan penilaian transfer teknologi, perizinan, kemitraan
• Perencanaan pemasaran dan periklanan serta promosi
• Perencanaan dan pengembangan organisasi penjualan
• Pengembangan impor/ekspor
• Perencanaan bisnis
• Peluncuran dan implementasi
Uraian kerja: Asisten administratif

Uraian kerja asisten administratif berbeda-beda, tergantung pada peran dan
organisasinya. Gunakan panduan berikut sebagai dasar untuk membuat uraian
kerja yang sesuai dengan situasi organisasi saudara.
• Ketik dan proses berbagai dokumen dan informasi elektronik menggunakan

komputer.
• Susun kelengkapan statistik dan finansial dan laporkan menggunakan lembar

tabel (spreadsheet).
• Atur, susun, dan perbaharui data-data yang relevan menggunakan aplikasi

database di komputer.

• Komunikasikan dan berikan informasi, untuk kalangan internal maupun

eksternal, menggunakan metode yang relevan untuk membantu dan
memungkinkan kerja organisasi dan layanan efektif bagi kelompok-kelompok
yang berhubungan.
• Analisis dan tafsirkan statistik finansial dan data lain untuk membuat laporan
yang relevan.
• Tafsirkan instruksi dan masalah yang muncul, dan kemudian lakukan tindakan
yang sesuai dengan kebijakan dan prosedur administratif.
• Teliti dan amati informasi untuk memungkinkan pengambilan keputusan

strategis oleh orang lain.
• Atur dan berpartisipasilah dalam rapat, konferensi dan kegiatan-kegiatan tim

proyek.
• Beri persetujuan pada keputusan, permohonan, pengeluaran dan rekomendasi

atas nama para manajer senior saat mereka tidak ada, sesuai dengan
panduan dan kebijakan yang disepakati.
• Selalu sesuaikan kegiatan dengan kebijakan dan prosedur yang telah dibuat
terkait dengan kesehatan dan keamanan kerja, serta manajemen mutu .
• Selalu sesuaikan kegiatan dengan prosedur-prosedur yang terkait dengan

penggunaan yang benar dan perawatan peralatan dan bahan yang menjadi
tanggung jawab peran tersebut.
Uraian kerja Operator penerima telepon/resepsionis

Garis besar tujuan kerja (contoh): tujuan utama Operator Penerima Telepon adalah
menjawab panggilan telepon dengan cepat dan langsung menyambungkan
panggilan tersebut ke tujuan mereka tanpa penundaan. Menyapa pelanggan,
menjawab pertanyaan, mengumumkan panggilan telepon tersebut, atau
menyambungkan panggilan tersebut adalah tujuan sekunder. Kunci sebuah peran
adalah selalu melaksanakan tujuan primer (utama) sambil melaksanakan tujuan
sekunder kapanpun jika dimungkinkan, namun selalu dengan cara yang secara
positif mempengaruhi persepsi pelanggan atau pengalaman mereka
menelepon/berkunjung. Garis besar kewajiban:
• Menjawab sangat banyak panggilan telepon dan mempertahankan tingkat

tanggapan yang cepat sesuai dengan standar yang disepakati.

• Mencatat informasi panggilan yang diterima, kapanpun dibutuhkan dan

mempertahankan catatan yang akurat dan detil.
• Mempertahankan dan memperbaharui secara terus menerus, menggunakan

pengetahuan lokal dan sarana lokal, catatan ketersediaan staf yang mungkin
mendapat panggilan telepon.
• Mengumpulkan data dan melakukan tugas-tugas rutin lain yang diberikan dan
juga tugas umum untuk departemen lain sesuai yang dibutuhkan.
• Memesan dan mempertahankan pasokan kantor yang relevan untuk efektifitas

tugas personal.
• Mengoperasikan berbagai mesin kantor standar, termasuk komputer dan

berbagai programnya, telepon, faks, kalkulator, mesin penghancur kertas dan
mesin fotokopi.
• Berkomunikasi dan menjadi penghubung secara lisan dan tertulis antara

pelanggan /penyedia/pengunjung/penanya dengan staf yang relevan, dan
menafsirkan dan member tanggapan dengan jelas dan efektif pada
permintaan lisan yang disampaikan langsung atau lewat telepon, dan juga
pada instruksi lisan atau tertulis.
• Membangun dan mempertahankan hubungan kerja yang efektif dengan rekan

kerja, penyelia dan masyarakat umum.
• Melaksanakan tugas resepsionis dengan efisien, professional dan ramah.
• Mempertahankan tingkat kehadiran, ketepatan waktu, penampilan, dan

kesesuaian dengan prosedur kesehatan dan keselamatan yang relevan secara
konsisten dan professional.
• Mengejar pengembangan kemampuan dan pengetahuan yang dibutuhkan

untuk pelaksanaan kerja dengan efektif.
Uraian kerja Manajer mutu /direktur

• Susun dan laksanakan strategi dan rencana manajemen, mencakup sumber
daya, sistem, skala waktu, finansial, untuk mendukung, berkontribusi pada,
dan terintegrasi di dalam rencana bisnis tahunan dan strategi jangka panjang
organisasi.
• Susun dan pertahankan sistem untuk membangun standar yang terkait

dengan kegiatan dan produk.

• Susun dan pertahankan sistem untuk mengukur kinerja dibandingkan dengan

standar yang telah dibuat.
• Memonitor kinerja (di bidang yang relevan) sesuai dengan standar yang
disepakati dan mengambil tindakan yang dibutuhkan untuk
berkomunikasi/memberi saran/memberi bantuan sesuai dengan tingkat
kinerja.
• Memonitor dan menginformasikan/mengkomunikasikan/menerapkan standar

yang telah diciptakan/dipertahankan oleh badan-badan eksternal, dan
menyatukannya dengan sistem manajemen mutu internal.
• Susun dan terapkan strategi komunikasi yang dibutuhkan untuk semua

perbaikan dan kesadaran akan masalah-masalah mutu di semua bagian
perusahaan.
• Merencanakan dan mengatur kegiatan-kegiatan departemen (bagian) sesuai

dengan dana dan waktu yang disepakati.
• Memberikan laporan, sebagaimana mestinya, tentang perubahan standar

(baik di dalam maupun diluar) dan tentang kinerja dibandingkan dengan
standar tersebut.
• Berhubungan dan bekerjasama dengan badan-badan standar dan manajemen

mutu (misalnya BSI, Badan Pemerintah, HSE, dsb) Mengatur staf sesuai
dengan standar perusahaan (kedisiplinan, pelatihan, perkembangan, dan
sebagainya).
• Mengatur kinerja bagian disesuaikan dengan target dan dana yang tersedia
(disepakati), dan tidak bertentangan dengan kebijakan dan standar
perusahaan.
• Berhubungan dengan pelanggan dan penyedia jika dibutuhkan (jika

mempengaruhi/dipengaruhi oleh isu-isu mutu )
Uraian kerja Manajer/eksekutif bidang pembelian

Bidang-bidang tanggung jawab berikut kemungkinan tercakup dalam fungsi
pembelian. Bagaimana saudara membentuk bidang-bidang berikut menjadi uraian
kerja pembelian tergantung pada cakupan tanggung jawab bagian pembelian di
perusahaan saudara ; hubungan langsung bagian pembelian dengan bagian lain di
perusahaan; bagaimana fungsi pembelian saudara akan dilaksanakan, dan tingkat
otonomi, kewenangan dan laporan bidang kerja tersebut:

• Perencanaan dan kebijakan pembelian
• Perekrutan, pengembangan, pelatihan dan manajemen staf departemen
• Prioritas dan manajemen proyek pembelian
• Pengaturan sistem dan informasi pembelian dan layanan teknologi informasi

pembelian
• Pengaturan penyedia, hubungan, SLA (kesepakatan tingkat layanan) staf

pembelian
• Penentuan (jika tidak ada fungsi QA), pengawasan dan pengaturan mutu dan
sistem QA
• Hubungan proaktif yang efektif dengan bagian lain sebagaimana yang

dibutuhkan untuk meramalkan, merencanakan pemenuhan, dan pemberian
tuntutan akan mutu yang relevan.
• Hubungan proaktif yang efektif dengan bagian lain yang mengoperasikan,

mencari sumber daya, dan melayani sebagaimana yang dibutuhkan, misalnya
IT
• Negosiasi dan penyusunan kontrak pembelian
• Keputusan dan analisis kebijakan pembuatan atau pembelian
• Keputusan/rekomendasi dan evaluasi kebijakan penyewaan atau pembelian
• Penyusunan anggaran dan target penghematan
• Penyusunan dan perencanan cara mencapai akreditasi penyedia dan

manajemen tingkat layanan
• Pelaksanaan dan laporan yang dibutuhkna
• Evaluasi akuntansi dan justifikasi finansial misalnya modal v pendapatan
• Stragegi/pengembangan/manajemen outsourcing
• Negosiasi persyaratan pembayaran, optimalisasi dan manajemen
• Manajemen simpanan dan bahan
• Manajemen penyimpanan, distribusi, pengiriman (jika ada, atau hubungan

efektif dengan bagian/bidang kerja ini)
• Kesadaran, kesesuaian, dan komunikasi informasi peraturan pengepakan dan

pengiriman

• Kesesuaian kesehatan dan keselamatan kerja
• manajemen dan kesadaran hukum/impor/masalah perdagangan internasional
• (Jika direktur resmi) Melaksanakan tanggung jawab direktur perusahaan

berdasarkan standar hukum dan etika, seperti yang disebutkan dalam...
(apapun standar dan kebijakan direktur yang saudara gunakan).

“MENYUSUN URAIAN KERJA ” yang bisa saudara temukan di
Kesesuai dengan pekerjaan

Kualifikasi dan pengalaman adalah panduan penting tentang cara seseorang akan
bekerja dalam sebuah pekerjaan baru, namun kebanyakan orang akan bekerja
sebagai tim dan perlu diketahui bagaimana ‘orang tersebut sesuai’ – bagaimana
mereka berhubungan dan bekerja sama dengan orang lain di dalam tim. Ini adalah
faktor lain yang sama pentingnya dengan kualifikasi.
Pemikiran bahwa orang yang tampak paling ideal mungkin sebenarnya bukanlah
pilihan ideal dikembangkan oleh psikolog Meredith Belbin, ahli teori peran tim dan
konsultan untuk ‘Memilih Tim Sempurna’.

“SESUAI DENGAN PEKERJAAN” yang bisa saudara temukan di

2.1.3 Kualifikasi versus Kesesuaian
Kriteria Entri Kualifikasi Kriteria Kinerja Kesesuaian
• Kualifikasi • Sikap
• Pengalaman yang relevan • Kemampuan beradaptasi
• Rujukan • Penilaian
• Keberterimaan saat wawancara • Perannya cocok dengan peran

kerja di sekitarnya
Ekspektasi hasil
COCOK/SESUAI TIDAK COCOK /

SESUAI
BERKUALIFIKASI Sesuai ideal Tidak terlalu sesuai
TIDAK Sesuai mengejutkan Sama sekali tidak sesuai

BERKUALIFIKASI
Hasil yang diamati
TIDAK COCOK /
COCOK/SESUAI
SESUAI
Kekecewaan Masalah utama
BERKUALIFIKASI Calon ideal pergi ke la- Orang-orang ini enggan

dang yang lebih hijau pindah dan jadi
menyulitkan
sesuai mengejutkan Tidak masalah

bekerja dengan sangat
Orang-orang ini akan
TIDAK baik
pergi sendiri
BERKUALIFIKASI Masuk ke pekerjaan ter-
sebut secara tidak senga-
ja, lalu puas dan bertahan
Kompetensi, kesadaran dan pelatihan

Organisasi harus secara alami menunjuk orang-orang bermutu untuk Sistem
Manajemen Mutu, tapi organisasi juga harus mendukung orang-orang itu.
Organisasi perlu memastikan bahwa tim yang bertanggung jawab atas efektifitas

Sistem Manajemen Mutu adalah orang-orang kompeten, sadar akan persyaratan

sistem tersebut, dan terlatih untuk menggunakannya. Hal ini bisa dilakukan dengan
tiga cara.
1. menilai kemampuan anggota tim. Penilaian kemampuan dirancang untuk

dijadikan dasar peningkatan tim, atau perbaikan.
2. Dari penilaian ini muncullah cara kedua: mengisi tiap celah/kesenjangan

kemampuan dengan memberikan pelatihan. Pelatihan ini bisa berupa
pelatihan Sistem Manajemen Mutu , pelatihan proses umum, pelatihan teknik,
atau gabungan ketiganya.
3. Cara ketiga untuk mempertahankan komptensi tim adalah dengan

mengevaluasi secara berkala kinerja anggotanya.
Untuk mencapai tujuan mutu , dibutuhkan personel yang kompeten, terutama

yang sadar-mutu. Standar tahun 1994 utamanya memperhatikan inventaris dan
memberikan kebutuhan pelatihan. Persyaratan ini terkait dengan peningkatan terus
menerus kesadaran akan mutu dan pandang an tentang bagaimana kesadaran ini
bisa berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.

“PERSONEL KOMPETEN” yang bisa saudara temukan di Bagian
Tugas di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu

Meningkatkan mutu dengan pelatihan
PERLUNYA
PENINGKATAN
ANALISIS KEBUTUHAN
ORGANISASI
KEBUTUHAN TERKAIT
KEBUTUHAN LAIN DENGAN KOMPETENSI
KEBUTUHAN LAIN KEBUTUHAN

PELATIHAN
PELATIHAN
Istilah dan definisi
Untuk tujuan Standar Internasional, diberikan istilah dan definisi dalam ISO 8402,
sebagai berikut
Kompetensi: penerapan pengetahuan, keahlian, dan perilaku dalam bekerja
Pelatihan: proses untuk memberikan dan meningkatkan pengetahuan, keahlian

dan perilaku untuk memenuhi persyaratan
Pelatihan: proses empat tahap
Proses pelatihan sistematis dan terencana bisa memberikan kontribusi penting

dalam membantu organisasi meningkatkan kapabilitasnya dan memenuhi tujuan
mutu nya.
Untuk meningkatkan kejelasan Standar Internasional ini saudara harus

menggunakan model proses berikut.

Siklus pelatihan
1. Menentukan kebu-
tuhan pelatihan
4 Mengevaluasi PENGAWA 2. Merancang dan

hasil SAN merencanakan pelati-
han
3 Memberikan pelatihan
Untuk memilih dan mengimplementasikan penghilangan kesenjangan antara

kompetensi yang dibutuhkan dengan kompetensi yang ada, manajemen harus
mengawasi tahap-tahap berikut:
• Menentukan kebutuhan pelatihan
• Merancang dan merencanakan pelatihan
• Memberikan pelatihan
• Mengevaluasi hasil pelatihan
Seperti yang digambarkan, output dari satu tahap akan menjadi input untuk tahap
berikutnya.
Pembelian barang dan jasa yang berhubungan dengan pelatihan
Manajemen bertanggung jawab untuk menentukan apa dan kapan pembelian dan
penyediaan (secara internal dan eksternal) sumber daya (barang dan jasa) yang
terkait dengan keempat tahap proses pelatihan, dan pengawasannya, harus
dilakukan.
Misalnya, sejumlah organisasi mungkin mendapatkan manfaat dari menggunakan

ahli eksternal untuk melaksanakan analisis kebutuhan pelatihannya.

Keterlibatan personel
Keterlibatan personel yang kompetensinya akan ditingkatkan, sebagai bagian dari

proses pelatihan, bisa membuat personel tersebut lebih merasakan memiliki atas
proses itu, yang akan membuat mereka lebih bertanggung jawab dalam
memastikan keberhasilannya.
Menentukan kebutuhan pelatihan
Proses pelatihan harus dilaksanakan setelah analisis kebutuhan organisasi dilaksa-

nakan dan masalah-masalah yang terkait dengan kompetensi telah dicatat.
Organisasi harus menentukan kompetensi yang dibutuhkan untuk tiap tugas yang
mempengaruhi mutu produk, menilai kompetensi personel untuk melaksanakan
tugas tersebut, dan menyusun rencana untuk menghilangkan kesenjangan
kompetensi yang mungkin ada.
Penentuan tersebut harus bertujuan untuk:
• Menentukan kesenjangan antara kompetensi yang dibutuhkan dengan

kompetensi yang ada
• Menentukan pelatihan yang dibutuhkan oleh pegawai yang kompetensinya

tidak sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan
tugasnya, dan
• Mendokumentasikan (mencatat) kebutuhan pelatihan yang telah ditentukan
Analisis kesenjangan antara kompetensi yang ada dengan kompetensi yang

dibutuhkan harus disimpulkan untuk menentukan apakah kesenjangan tersebut
bisa dihilangkan dengan pelatihan atau membutuhkan tindakan lain.
Menentukan kebutuhan organisasi
Mutu organisasi dan kebijakan pelatihan, persyaratan manajemen mutu,

manajemen sumber daya dan rancangan proses harus dipertimbangkan saat
melaksanakan pelatihan sebagai input untuk memastikan bahwa pelatihan yang
dibutuhkan akan diarahkan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Menentukan dan menganalisis persyaratan kompetensi
Persyaratan kompetensi harus didokumentasikan. Dokumentasi dikaji secara

berkala atau kapanpun diperlukan saat membuat penilaian kerja dan menilai
kinerja.

Penentuan kebutuhan masa depan organisasi bersifat relatif pada tujuan strategis
dan tujuan mutunya, mencakup kompetensi yang dibutuhkan dari personel, yang
bisa didapat dari berbagai sumber internal dan eksternal, seperti:
• Perubahan teknologi atau perubahan organisasional yang mempengaruhi

proses kerja atau berdampak pada sifat produk yang dikeluarkan oleh
organisasi;
• Data yang dicatat dari proses pelatihan yang sedang ataupun yang pernah
dilakukan;
• Persetujuan organisasi atas kompetensi personel untuk melaksanakan tugas

tertentu;
• Catatan perubahan atau fluktuasi musiman yang melibatkan personel

sementara;
• Sertifikasi internal atau eksternal yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas

tertentu;
• Permohonan dari pelanggan yang melihat peluang untuk pengembangan

kemampuan pribadi yang bisa berkontribusi pada pencapaian tujuan
organisasi;
• Hasil kajian proses dan tindakan perbaikan yang berasal dari keluhan
pelanggan atau laporan ketidaksesuaian;
• Keputusan, aturan, standar, dan arahan yang mempengaruhi organisasi,

kegiatannya, dan sumber daya;
• Penelitian pasar yang mengidentifikasi atau mengantisipasi persyaratan baru

dari pelanggan;
Mengkaji kompetensi
Harus dilakukan kajian berkala atas dokumen-dokumen yang mengindikasikan

kompetensi yang dibutuhkan untuk tiap proses dan catatan yang mendata
kompetensi tiap pegawai.
Metode kajian kompetensi meliputi:
• Wawancara/kuesioner dengan pegawai, penyelia, manajer
• Observasi
• Diskusi kelompok

• Masukan dari ahli di bidang tersebut
Menentukan kesenjangan kompetensi
Perbandingan kompetensi yang ada dengan kompetensi yang mereka perlukan

harus dibuat untuk menentukan dan mencatat kesenjangan-kesenjangan
kompetensi.
Menentukan solusi untuk menutup kesenjangan kompetensi
Solusinya bisa diperoleh melalui pelatihan atau tindakan lain organisasi, seperti
merancang ulang proses, rekrutmen personel yang sudah terlatih, outsourcing,
peningkatan sumber daya lain, rotasi kerja atau modifikasi prosedur kerja.
Menentukan spesifikasi kebutuhan pelatihan
Jika solusi pelatihan dipilih untuk menghilangkan kesenjangan kompetensi,

kebutuhan pelatihan harus dispesifikasi dan didokumentasikan.
Spesifikasi kebutuhan pelatihan harus mencatat tujuan dan ekspektasi hasil

pelatihan. Input untuk spesifikasi kebutuhan pelatihan harus disediakan oleh daftar
persyaratan kompetensi, hasil pelatihan sebelumnya, dan kesenjangan kompetensi
saat ini serta permohonan tindakan perbaikan.
Dokumen (catatan) ini harus menjadi bagian dari spesifikasi rencana pelatihan dan
harus mencakup catatan tujuan organisasi yang akan dijadikan input untuk
perancangan dan perencanaan, dan untuk pengawasan proses pelatihan.
Merancang dan merencanakan pelatihan
Tahap perancangan dan perencanaan menjadi dasar untuk spesifikasi rencana

pelatihan.
Tahap ini mencakup:
• Perancangan dan perencanaan tindakan harus dilakukan untuk mengatasi

kesenjangan kompetensi
• Penentuan kriteria untuk mengevaluasi hasil pelatihan dan mengawasi proses

pelatihan
Menentukan batasan

Item-item relevan yang membatasi proses pelatihan harus ditentukan dan didata.
Item-item ini mencakup:
• persyaratan hukum yang ditentukan oleh hukum yang berlaku
• persyaratan kebijakan, mencakup kebijakan yang menyangkut sumber daya

manusia, yang diterapkan oleh organisasi
• pertimbangan finansial
• persyaratan waktu dan penjadwalan
• ketersediaan, motivasi dan kemampuan individu yang akan diberikan

pelatihan
• faktor-faktor seperti ketersediaan sumber dari dalam perusahaan untuk

melaksanakan pelatihan, atau ketersediaan pelaksana pelatihan yang memiliki
reputasi bagus, dan
• batasan atas sumber daya lain yang tersedia
Daftar batasan harus digunakan dalam memilih metode pelatihan dan pelaksana
pelatihan dan juga harus digunakan untuk pengembangan spesifikasi rencana
pelatihan.
Metode pelatihan dan kriteria pemilihan
Kemungkinan metode pelatihan mencakup:
• Kursus dan workshop di dalam maupun di luar kota
• Kerja magang
• Pelatihan dan konseling dalam pekerjaan
• Pelatihan sendiri
• Pembelajaran jarak jauh
Kriteria untuk pemilihan metode, atau gabungan metode, yang tepat, harus
ditentukan dan didokumentasikan.
Kriteria ini mencakup:
• Tanggal dan tempat
• Fasilitas
• Biaya

• Tujuan pelatihan
• Kelompok sasaran peserta pelatihan
• Durasi pelatihan dan rangkaian implementasi
• Bentuk penilaian, evaluasi dan sertifikasi
Spesifikasi rencana pelatihan
Spesifikasi rencana pelatihan harus dibuat untuk bernegosiasi dengan calon

penyedia proses pelatihan khusus, misalnya penyampaian isi pelatihan yang
spesifik.
Spesifikasi rencana pelatihan sesuai untuk menciptakan pemahaman yang jelas

tentang kebutuhan organisasi, persyaratan pelatihan, dan tujuan pelatihan yang
menentukan apa yang bisa dicapai oleh peserta pelatihan sebagai hasil pelatihan
tersebut.
Kriteria dan metode yang dibuat untuk evaluasi hasil pelatihan digunakan untuk
menilai hal-hal berikut:
• Kepuasan peserta pelatihan
• Penguasaan pengetahuan, kemampuan dan perilaku oleh peserta pelatihan
• Kinerja peserta saat bekerja
• Kepuasan manajemen peserta pelatihan
• Dampak terhadap organisasi peserta pelatihan
• Prosedur untuk mengawasi proses pelatihan
Penyediaan pelatihan
Peran organisasi dalam mendukung dan memfasilitasi pelatihan mencakup:
• Dukungan bagi pelatih dan peserta pelatihan
• Pengawasan mutu pelatihan yang diberikan
CATATAN Pelatih adalah orang yang melaksanakan metode pelatihan (yang

melatih)
Organisasi bisa mendukung penyedia pelatihan dalam mengawasi pelaksanaan

pelatihan

Keberhasilan kegiatan-kegiatan ini dipengaruhi oleh efektifitas interaksi antara

organisasi, penyedia pelatihan dan peserta pelatihan.
Memberikan dukungan
Dukungan pelatihan mencakup:
• Kelengkapan, perlengkapan, dokumentasi, piranti lunak, akomodasi

pelatih/peserta pelatihan yang relevan
• Kesempatan yang tepat dan relevan bagi peserta pelatihan untuk menerapkan
kompetensi yang dikembangkan
• Memberikan umpan balik (masukan) tentang pengerjaan tugas
Dukungan setelah pelatihan
Dukungan setelah pelatihan mencakup:
• Informasi umpan balik dari peserta pelatihan
• Informasi umpan balik dari pelatih
• Informasi umpan balik untuk manajer dan orang-orang yang terlibat dalam
proses pelatihan
Mengevaluasi hasil pelatihan
Tujuan evaluasi adalah untuk mengkonfirmasi bahwa tujuan pelatihan dan tujuan
organisasi telah terpenuhi, dengan kata lain, pelatihan tersebut efektif.
Input untuk evaluasi hasil pelatihan adalah spesifikasi kebutuhan pelatihan dan
spesifikasi rencana pelatihan, dan catatan dari pelaksanaan pelatihan.
Hasil pelatihan tidak bisa dianalisis sepenuhnya sampai peserta pelatihan bisa
diamati dan diuji dalam pekerjaan nyata.
Dalam periode waktu tertentu setelah peserta menyelesaikan pelatihan,

manajemen organisasi harus memastikan bahwa evaluasi telah dilaksanakan untuk
memverifikasi tingkat kompetensi yang dicapai.
Evaluasi harus dilaksanakan dalam jangka pendek dan jangka panjang:
• Dalam jangka pendek, harus didapatkan informasi umpan balik (masukan)

dari peserta pelatihan tentang metode pelatihan, sumber daya yang

digunakan, dan pengetahuan dan keahlian yang didapat sebagai hasil

pelatihan tersebut
• Dalam jangka panjang, kinerja kerja dan produktifitas peserta pelatihan

harus dinilai
Mengumpulkan data dan mempersiapkan laporan evaluasi
Laporan evaluasi mungkin mencakup:
• Spesifikasi kebutuhan pelatihan
• Kriteria evaluasi dan uraian sumber, metode dan jadwal evaluasi
• Analisis data yang dikumpulkan dan interpretasi hasil analisis tersebut
• Kajian biaya pelatihan
• Kesimpulan dan rekomendasi untuk perbaikan
• Kemunculan ketidaksesuaian mungkin mengharuskan prosedur tindakan

perbaikan
Memonitor dan meningkatkan proses pelatihan
Tujuan utama pengawasan (monitor) adalah untuk memastikan bahwa proses

pelatihan, sebagai bagian dari sistem mutu organisasi, diatur dan
diimplementasikan sesuai yang dibutuhkan untuk memberikan bukti objektif bahwa
proses tersebut efektif dalam memenuhi persyaratan pelatihan organisasi.
Pengawasan mencakup pengkajian keseluruhan proses pelatihan di keempat
tahapnya.
Pengawasan harus dilaksanakan oleh personel kompeten yang mungkin independen

dari fungsi dimana mereka terlibat secara langsung.
Metode untuk monitor (pengawasan) mencakup:
• Konsultasi
• Observasi
• Pengumpulan data
Metode yang akan dipakai harus ditentukan dalam tahap spesifikasi rencana
pelatihan.

Validasi proses pelatihan

Input untuk pengawasan mencakup catatan-catatan dari semua tahap proses
pelatihan. Berdasarkan catatan-catatan ini, bisa dilakukan pengkajian dari berbagai
tahapan tersebut untuk mencari masalah ketidak sesuaian yang bisa diberikan
tindakan perbaikan dan pencegahan. Input ini bisa dikumpulkan terus menerus
untuk dijadikan dasar validasi proses pelatihan, dan untuk memberikan usulan
perbaikan.
Secara keseluruhan, kajian proses pelatihan harus mengidentifikasi peluang lebih

jauh untuk meningkatkan efektifitas tiap tahap proses pelatihan.
Perlu dilakukan pencatatan berbagai kegiatan evaluasi dan pengawasan yang

dilakukan, hasil yang didapat, dan tindakan yang direncanakan.
Menentukan kebutuhan pelatihan

Input Proses Output Catatan
Menentukan kebutuhn organisasi
Kebijakan mutu Mempertimbangkan Keputuhan untuk Keputusan untuk

Kebijakan pelatihan semua input saat melaksanakan melaksanakan
Persyaratan manajemen mutu melaksanakan proses pelatihan proses pelatihan
Desain proses pelatihan
Menentukan dan menganalisis persyaratan kompetensi
Perubahan teknologi atau perubahan organisasional Mendokumentasi Persyaratan Daftar persyaratan

yang mempengaruhi proses kerja atau berdampak pada persyaratan kompetensi kompetensi
sifat produk yang diberikan oleh organisasi kompetensi
Data yang tercatat dari proses pelatihan yang sedang
atau pernah dilakukan
Persetujuan organisasi atas kompetensi personel untuk
melaksanakan tugas tertentu
Catatan perubahan atau fluktuasi musiman yang
melibatkan personel sementara
Sertifikasi internal atau eksterna yang dibutuhkan
untuk pelaksanaan tugas tertentu
Permohonan dari pegawai yang mengidentifikasi
peluang perkembangan personal yang berkontribusi
pada tujuan organisasi
Hasil kajian proses dan tindakan perbaikan yang dibuat
karena adanya keluhan pelanggan atau laporan
ketidaksesuaian
Keputusan, aturan, standar, dan arahan yang
mempengaruhi organisasi, kegiatan dan sumber
dayanya
Penelitian pasar untuk mengidentifikasi atau
mengantisipasi persyaratan baru dari pelanggan
Mengkaji kompetensi
Catatan kompetensi Mengkaji Mengetahui Daftar kompetensi

Data tentang persyaratan tugas dan pelaksanaan tugas kompetensi yang kompetensi yang yang ada

dari: ada ada

- wawancara/kuesioner dengan pegawai, penyelia,
manajer
- observasi
- diskusi kelompok
- input dari ahli bidang tersebut
Menentukan kesenjangan kompetensi
Daftar kompetensi yang dibutuhkan dan daftar Menentukan Mengetahui Daftar kesenjangan
kompetensi yang ada kesenjangan kesenjangan kompetensi
kompetensi kompetensi
Mengidentifikasi solusi untuk menghilangkan kesenjangan kompetensi
Daftar kesenjangan kompetensi Mengidentifikasi Pelatihan yang Pelatihan yang

dan memilih dipilih sebagai dipilih sebagai
pelatihan sebagai solusi solusi
solusi
Menentukan spesifikasi kebutuhan pelatihan
Daftar persyaratan kompetensi Dokumen tujuan Spesifikasi Dokumen

Daftar kesenjangan kompetensi pelatihan dan hasil kebutuhan spesifikasi
Hasil pelatihan sebelumnya pelatihan yang pelatihan kebutuhan
Permohonan tindakan perbaikan diharapkan pelatihan
Merancang dan merencanakan pelatihan

Menentukan batasan
Persyaratan peraturan Menentukan Mengetahui Daftar batasan

Persyaratan kebijakan batasan batasan pelatihan
Pertimbangan finansial
Persyaratan waktu dan penjadwalan; sumber daya
pelatihan dan ketersediaan pelatih yang bagus
Ketersediaan, motivasi dan kemampuan individu yang
akan dilatih
Faktor-faktor logistik lain
Metode pelatihan dan kriteria pemilihan
Spesifikasi kebutuhan Menentukan metode Mengetahui metode Daftar metode pelatihan

pelatihan pelatihan pelatihan
Daftar sumber daya,
batasan dan tujuan
Daftar pilihan metode
pelatihan
Kriteria pemilihan metode
pelatihan
Spesifikasi rencana pelatihan
Tujuan dan persyaratan Menentukan spesifikasi Spesifikasi rencana Dokumen spesifikasi

organisasi rencana pelatihan pelatihan rencana pelatihan
Spesifikasi kebutuhan
pelatihan, tujuan pelatihan,
kelompok target sasaran
pelatihan atau target
personel
Garis besar metode dan isi

pelatihan
Persyaratan jadwal
Persyaratan sumber daya
dan finansial
Kriteria untuk mengevaluasi
hasil pelatihan
Memonitor prosedur
Memilih pelaksana pelatihan
Informasi tertulis tentang Memilih pelaksana pelatihan Menentukan pelaksana Kesepakatan atau kontrak
calon pelaksana pelatihan pelatihan resmi yang menentukan
Laporan evaluasi kepemilikan, peran dan
Spesifikasi rencana penanggung jawab atas
pelatihan proses pelatihan
Identifikasi batasan
Memberikan pelatihan
Memberikan dukungan
Pendukung pra-pelatihan
Spesifikasi kebutuhan pelatihan Briefing pelatih Laporan briefing Laporan briefing

Daftar kesenjangan kompetensi dan peserta pra-pelatihan
Spesifikasi rencana pelatihan latihan
Pendukung pelatihan
Kelengkapan sarana, Memberikan pendukung Laporan pendukung Laporan pendukung

perlengkapan, dokumentasi, pelatihan pada pelatih dan pelatihan pelatihan
piranti lunak atau peserta pelatihan
akomodasi
Kesempatan untuk
menerapkan kompetensi
Kesempatan untuk umpan
balik tentang kinerja tugas
Dukungan setelah pelatihan
Laporan briefing pra- Mendapatkan informasi Laporan informasi umpan Laporan informasi umpan
pelatihan umpan balik dari pelatih an balik balik di akhir pelatihan
Laporan pendukung peserta pelatihan
pelatihan Memberikan informasi
umpan balik kepada
manajer dan pegawai lain
yang terlibat dalam proses
pelatihan
Mengevaluasi hasil pelatihan

Mengumpulkan data dan mempersiapkan laporan evaluasi
- Spesifikasi untuk Mengumpulkan data dan mengevaluasinya Laporan evaluasi Laporan evaluasi
kebutuhan pelatihan berdasarkan kriteria yang telah ditentukan Catatan pelatihan
- Spesifikasi rencana Menganalisis data dan menafsirkan hasil
pelatihan analisis, kajian pendanaan, verifikasi
- Catatan dari pelaksanaan pencapaian kompetensi tertentu
pelatihan Merekomendasikan tindakan perbaikan

Pengawasan dan peningkatan proses pelatihan

Validasi proses pelatihan
Keputusan untuk melaksanakan pelatihan Memberikan bukti Laporan Laporan

Daftar kompetensi yang dibutuhkan dan yang objektif bahwa proses pengawasan pengawasan
tersedia pelatihan memang Permohonan untuk
Daftar kesenjangan kompetensi efektif dalam tindakan perbaikan
Spesifikasi kebutuhan pelatihan memenuhi dan pencegahan
Spesifikasi rencana pelatihan persyaratan pelatihan
Kesepakatan atau kontrak resmi Kontrak resmi yang organisasi tersebut
menentukan kepemilikan dan tanggung jawab atas melalui konsultasi,
proses pelatihan observasi, dan
Catatan dari pelaksanaan pelatihan pengumpulan data
Laporan evaluasi Menentukan masalah-
masalah kesesuaian
agar bisa diambil
tindakan perbaikan
dan pencegahan
2.2 Infrastruktur
Organisasi harus menentukan, menyediakan dan mempertahankan infrasturktur

yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk.
Infrastruktur mencakup,
• bangunan, ruang kerja dan bangunan-bangunan pendukung yang terkait,
• perlengkapan proses (baik perangkat keras maupun piranti lunak), dan
• layanan-layanan pendukung (seperti transportasi dan komunikasi).
Infrastruktur memfasilitasi proses sistem manajemen mutu dan memiliki dampak

pada mutu produk. Dengan menspesifikasi infrastruktur yang benar tepat waktu,
serta penyediaan dan perawatannya, kita bisa menjamin kesesuaian produk dan
pemenuhan persyaratan. Contoh infrastruktur adalah:
• Pabrik, bidang, mesin dan kelengkapan kerja;
• Komputer dan programnya, misalnya untuk manajemen logistik;
• Teknologi informasi dan komunikasi, per fasilitas.
Infrastruktur ini membutuhkan investasi dari organisasi. Tapi hal ini memang
diperlukan untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu memang didukung
dengan kerangka kerja yang dibutuhkan untuk mendukung misinya.


“INFRASTRUKTUR” yang bisa saudara temukan di Bagian Tugas
di akhir Unit Pembelajaran ini. Ingatlah untuk selalu mengikuti
catatan panduan yang terkait dengan Jurnal Pembelajaran dan
Portofolio Bukti

2.3 Lingkungan kerja
Lingkungan kerja
Organisasi harus menentukan dan mengatur lingkungan kerja yang dibutuhkan
untuk mencapai kesesuaian dengan persyaratan produk.
Mutu produk adalah salah satu hal yang bergantung pada lingkungan kerja
dimana produk tersebut dibuat (misalnya inspeksi visual tanpa pencahayaan yang
cukup). Menciptakan dan mengatur lingkungan kerja yang sesuai akan
berkontribusi pada realisasi proses, dan dengan demikian bisa memenuhi
persyaratan. Bagian ini hanya berfokus pada persyaratan penting lingkungan kerja
yang bertujuan untuk memenuhi persyaratan produk.
Jabarkan lingkungan kerja di Politeknik saudara

Apa yang terlintas di pikiran saudara saat kami menyebutkan:
• Lingkungan yang ramah?
• Lingkungan meditatif?
• Lingkungan pesta?
.................................................................................................................
..................................................................................................................
..................................................................................................................
..................................................................................................................
..................................................................................................................
Mungkin saudara membayangkan berbagai jenis tempat, berbagai sudut pandang,
dengan jenis perabot tertentu, perlengkapan tertentu, dengan karakteristik
pencahayaan yang tenang. Atau saudara mungkin membayangkan orang-orang
yang saudara temui dalam lingkungan-lingkungan ini: ramah dan penuh
pengertian, di lingkungan yang ramah; pendiam dan penyendiri di lingkungan
meditative; bersemangat dan komunikatif di lingkungan pesta.
Ini berarti bahwa sebuah lingkungan terkait dengan kesiapan menerima jumlah
orang tertentu, dengan karakteristik tertentu, dengan tujuan tertentu. Dalam
mempersiapkan ini, sejumlah aspek perlu diingat: mulai dari ruangan yang
dibutuhkan untuk menerima semua orang itu dengan aman dan nyaman, sampai
cara penataan yang tepat agar orang-orang itu bisa mengobrol berkelompok, bisa

berpasangan atau menyendiri; agar orang-orang merasa terdorong untuk berdansa

atau mengintrospeksi diri.
Sama dengan hal ini, saat memikirkan tentang lingkungan kerja/belajar, kita harus
memperhatikan hal yang sama: memastikan pencapaian tujuan ini berdasarkan
pada strategi yang telah ditentukan, dalam iklim yang mendorong dan kolaboratif,
yang memfasilitasi komunikasi.
Saat merancang lingkungan kerja, perlu diingat adanya kebutuhan untuk

memperhatikan ketersediaan sumber daya finansial dan fisik yang dibutuhkan dan
kapabilitas personel untuk menggunakannya.
Ruangan fisik
Ruangan fisik untuk belajar/mengajar harus ditentukan berdasarkan metode dan
media yang dipilih serta jumlah peserta didik. Dimensinya harus memungkinkan
sejumlah orang yang diperkirakan tersebut terakomodasi dengan nyaman, bekerja
secara kolektif, sendiri-sendiri atau berkelompok (sesuai kebutuhan). Dalam
banyak situasi, dibutuhkan pemisahan tempat untuk menyampaikan teori dan
kegiatan praktek saat pelaksanaan keduanya di lingkungan yang sama tidak
memungkinkan.
Ruangan ini harus memiliki pencahayaan dan sistem ventilasi yang bagus. Lebih
disukai jika ruangan tersebut berada di daerah yang mudah dijangkau, dekat
dengan restoran atau tempat makan lain (jika tidak ada kantin di tempat itu
sendiri) dan, jika mungkin, dekat dengan layanan-layanan lain yang mungkin
dibutuhkan oleh partisipan (hotel, agen perjalanan, halte bis, pangkalan taksi,
stasiun kereta, dsb).
Tempat yang dipilih tersebut tidak boleh memiliki hambatan/penghalang apapun

yang membuat tempat tersebut sulit dicapai oleh orang yang memiliki cacat fisik.
Perabot dan perlengkapan

Perabot yang tersedia harus cukup untuk menampung jumlah partisipan dan sesuai
dengan strategi belajar/mengajar yang diproyeksikan. Jika ada rencana untuk
memberikan tugas kelompok kecil, dibutuhkan perabot yang bisa dipindah-
pindahkan dengan mudah.
Semua perlengkapan yang dibutuhkan harus dispesifikasi: proyektor video, OHP,

komputer lengkap dengan program yang dibutuhkan, dsb. Saudara harus

memastikan bahwa tempat dimana pelatihan akan diberikan tersebut memiliki

soket listrik serta komponen-komponen lain yang dibutuhkan untuk membuat
perlengkapan tersebut berfungsi.
Perabot harus disesuaikan agar orang-orang yang memiliki cacat fisik bisa
berpartisipasi.
Keselamatan kerja
Faktor-faktor berikut bisa jadi bahaya utama bagi kesehatan dan keselamatan di
lingkungan belajar:
• listrik (tersetrum);
• bahaya api (kebakaran);
• jatuh karena lantai tidak rata atau masalah lain; bangunan atau bagian
ruangan yang menghalangi gerakan orang
• pengaturan sarana kesehatan yang tidak memadai
Untuk berjaga-jaga, harus selalu dipikirkan tindakan dan sarana pencegahan:

pemasangan tsaudara dan aturan keamanan.
Kenyamanan fisik
Tempat dimana orang-orang harus menghabiskan banyak waktu berkonsentrasi
harus memiliki kondisi yang memastikan kenyamanan fisik orang-orang tersebut:
• mudah dijangkau,
• memudahkan pergerakan (yang berhubungan dengan ukuran tempat dan

penempatan perabot);
• kenyamanan posisi (ditentukan oleh jenis perabot dan penempatannya untuk

semua kelompok dihubungkan dengan titik pusat dimana presentasi akan
dilakukan);
• kenyamanan suara;
• kenyamanan suhu.
Kenyamanan kognitif (pikiran)

Sejak awal kita membahas topik ini, lingkungan belajar, serta lingkungan lainnya,
tidak terbatas pada tempat dan perabot saja. Segala hal yang menyangkut
lingkungan tersebut, termasuk aspek-aspek non fisik, harus diatur sedemikian rupa

hingga bisa membantu pembelajaran. Untuk alasan inilah kami membicarakan

tentang pentingnya memastikan ‘kenyamanan kognitif’.
Kenyamanan kognitif (pikiran) terkait dengan:
• jumlah waktu yang dihabiskan orang untuk berada dalam lingkungan

belajar/mengajar;
• tuntutan akan perhatian yang dibutuhkan;
• jeda atau interupsi;
• keseimbangan antara berbagai jenis kegiatan pembelajaran (aplikasi, terarah,

kreatif, produksi individual, produksi kelompok, kontekstualisasi);
• cara mencapai iklim komunikasi dan kerjasama antar partisipan dan antara
partisipan dengan pelatih;
• cara mencapai tingkat aktifitas dan motivasi yang dibutuhkan oleh strategi
yang dipakai.
Semua aspek ini harus dinilai dengan cermat agar tidak memiliki hambatan yang
menghambat pencapaian tujuan pembelajaran.

“LINGKUNGAN KERJA” yang bisa saudara temukan di Bagian

“LINGKUNGAN BELAJAR” yang bisa saudara temukan di Bagian
Baca Artikel 1, “DEWA-DEWA MANAJEMEN” yang bisa saudara

temukan di Bagian Bacaan di akhir unit pembelajaran ini.

3 Daftar Tugas
Ref. N. Judul Tugas Perkiraan

Waktu
Pembelajaran
QU 3.5-AS1/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “MANAJEMEN 20’

SUMBER DAYA”
QU3.5-AS2/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “MENYUSUN 30’

URAIAN KERJA ”
QU 3.5-AS3/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “SESUAI 10’

DENGAN PEKERJAAN”
QU 3.5-AS4/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “PERSONEL 20’

KOMPETEN”
QU3.5-AS5/7 LATIHAN PEMBELAJARAN 30’

“INFRASTRUKTUR”

“LINGKUNGAN KERJA”

“LINGKUNGAN BELAJAR”

QU 3.5-AS 1/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “MANAJEMEN

SUMBER DAYA”
PERKIRAAN WAKTU PEMBELAJARAN: 20’
Tujuan pembelajaran: mengidentifikasi berbagai jenis sumber daya dan

fungsinya dalam organisasi.
Latihan pembelajaran
Berikan beberapa contoh sumber daya dalam organisasi.

...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Apa saja sumber daya yang dibutuhkan untuk pekerjaan:
• Guru;
• Montir motor
• Supir Truk
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Catatan
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................

QU 3.5-AS 2/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “MENYUSUN URAIAN

KERJA ”
Tujuan pembelajaran: menyusun uraian kerja sesuai dengan kriteria yang

ada dalam analisis kerja.
Saudara bekerja di bagian SDM di sebuah perusahaan swasta, tugas saudara

adalah menyusun uraian kerja untuk rekrutmen pegawai yang paling memenuhi
persyaratan internal perusahaan.
Bayangkan uraian kerja sebagai ‘snapshot’ kerja. Uraian kerja harus

mengkomunikasikan dengan jelas dan tepat tanggung jawab dan tugas apa yang
ada dalam pekerjaan tersebut dan juga harus mengindikasikan kualifikasi utama
untuk pekerjaan tersebut – persyaratan dasar (kemampuan khusus) – dan, jika
mungkin, atribut yang mendasari kinerja yang bagus.
Ikuti kategori-kategori berikut untuk menyusun uraian kerja yang bagus:
• Judul posisi kerja
• Bagian
• Melaporkan kepada (kepada siapa orang tersebut melaporkan

pekerjaannya/siapa atasan langsungnya)
• Tanggung Jawab Keseluruhan
• Bidang utama tanggung jawab
• Berkonsultasi dengan (orang-orang yang bekerja bersama pegawai tersebut

secara berkala)
• Persyaratan pemberian kerja
• Kualifikasi (kemampuan dan pengalaman penting yang dibutuhkan)

QU 3.5. AS3/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “SESUAI DENGAN

PEKERJAAN”
Tujuan pembelajaran: Bahas aturan rekrutmen dan terapkan pada evolusi

profesional staf
‘Menyesuaikan dengan pekerjaan’ adalah yang tercantum dalam persyaratan ini.
Nyatakan dalam kata-kata saudara sendiri kenapa kita perlu memiliki personel
yang berkualifikasi untuk mengisi sebuah posisi kerja?
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Catatan
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................

QU 3.5-AS4/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “PERSONEL

KOMPETEN”
Tujuan pembelajaran: mengevaluasi personel berdasarkan kriteria

pemilihan berbasis kompetensi.
Diskusi kelompok: Apa yang perlu saudara lakukan untuk memastikan bahwa
saudara memiliki orang yang tepat untuk suatu pekerjaan? Gunakan buku
interpretasi standar !
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Kapan seseorang dikatakan kompeten untuk suatu pekerjaan?
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Komentar: dengan memiliki personel yang berkualifikasi dan kompeten, kita bisa
mengetahui bahwa pekerjaan tersebut akan dilakukan dengan benar. Membuat
sebuah kursi akan dilakukan dengan lebih benar oleh seorang tukang kayu, bukan
oleh koki.
Catatan
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................

QU3.5-AS5/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “INFRASTRUKTUR”

Tujuan pembelajaran: menilai kesesuaian infrastruktur dalam organisasi.

Menurut saudara apakah fasilitas-fasilitas sekolah sudah memadai? Dari sudut
pandang peserta didik, dari sudut pandang guru.
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Catatan
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................

QU 3.5-AS 6/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “LINGKUNGAN

KERJA”
Tujuan pembelajaran: membuat perbandingan antara lingkungan kerja

efektif dan kondusif, dengan kebalikannya.
Berikan contoh lingkungan kerja yang buruk dan lingkungan kerja yang bagus.
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Di industri manakah lingkungan kerja sangat penting bagi kinerja pekerjaan? Beri 5
contoh dengan penjelasan.
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
Catatan
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................

QU 3.5-AS7/7 LATIHAN PEMBELAJARAN “LINGKUNGAN

BELAJAR”
Tujuan pembelajaran: membuat perbandingan antara lingkungan belajar

efektif dan kondusif, dengan kebalikannya.
Cobalah mengingat lingkungan belajar yang saat itu saudara anggap tidak sesuai
(tidak cukup). Identifikasi karakter-karakter lingkungan belajar tersebut yang
harusnya bisa ditingkatkan untuk membuatnya menjadi lingkungan belajar yang
lebih sesuai untuk pencapaian tujuan pembelajaran. Kami tidak mengetahui apa
saja pengalaman saudara, tapi kami berani menyatakan bahwa saudara pernah
mengalami masalah terkait dengan ruangan secara fisik, perabot, perlengkapan dan
keamanannya; bahwa saudara tidak terlalu memperhatikan kenyamanan fisik
maupun kenyamanan pikiran. Atau saudara mengalami jenis masalah lain yang
belum kami sebutkan namun menunjukkan betapa pentingnya analisis semua detail
yang mungkin, untuk memastikan terciptanya lingkungan belajar yang benar-benar
disukai.
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................
...............................................................................................................

BIBLIOGRAPHY and WEBOGRAPHY
Beaumant, L., R. ISO 9001: the standar d interpretation. The international standar
d fot Quality Management Systems, Simply Quality, Middletown, 2000, third
revision.
Bergenhenegouwen, L.,B. (2001). Change over to the new ISO 9000- series
(Overstappen op de nieuwe ISO 900-serie). KAM – management, 3, Delft.
Claessen, J.,J.,H., Gobbels, M., W., Hortensius, D. (2003). Auditing. Kam-

management 4.
Dorr. D., C. (2006). Perform with processes.(Presteren met processen), Kluwer,

Deventer.
Gerritsen, R., Van den Berg, O., (2005). KAM- managment in practice (de praktijk).
Kluwer, Deventer.
Hoyle, D. (2007). ISO 9000 Quality systems handbook. Butterwirth-Heinemann.
KAM –management 5, ISO 9001 for SME, 2003, Delft.
McConnell, J. ( 1986). The seven tolls of TQC. Delaware books.
Ool, van, p.,h.,j.,m. (2001). Quality pocketbook. Elsevier.
Quality management systems, fundamentals and vocabulary. (2005) International

standar d, Switzerland.
ReVelle, J.,B. (2004) Quality Essentials, a reference guide from A to Z. ASQ Quality
press, Milwaukee, Wisconsin.
Tague, N., R. (2005). Quality Toolbox. ASQ Quality press, Milwaukee, Wisconsin.
Van Dam, N.,H.,M., Marcus, J.,A. (2000). Organization and Management, a practice
oriented apprach (een praktijkgerichte benadering), EPN, Houten.
Vries, de, H.,J. (2002). KAM-management 2, Procedures for ISO 9000:2000,Delft.


Learning Unit Qu 3 5 - 2008 v01 - Terjemahan PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Learning Unit Qu 3 5 - 2008 v01 - Terjemahan PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Unit

Modul 5, Semester Tiga

Manajemen Sumber Daya

Pelatihan Internasional ILO – Turin (Italia)

Edisi pertama, 2008

PROGRAM SISTEM MANAJEMEN MUTU .

SEMESTER 3. MODUL 3 : PENGEMBANGAN MUTU & PENDEKATANNYA

UNIT PEMBELAJARAN 5: Manajemen Sumber Daya

Penulis:Barbara Marcelis (CINOP), Sara Colonna (DELTA Programme)

DELTA (Distance Education and Learning Technology Applications/Aplikasi

International Training Centre (Pusat Pelatihan Internasional) of the ILO

Viale Maestri del Lavoro, 10 – 10127 Turin, Italy

Tel.: +39-011-6936-523; +390-011-6936-111

Fax.: +39-011-6936-469; +39-011-6638-842

UNIT PEMBELAJARAB QU-3.5 MAJAMENEN SUMBERDAYA; BARBARA MACELIS / SARA COLONA 2

UNIT PEMBELAJARAN QU-3.5

Manajemen Sumber Daya

Tujuan Khusus Pembelajaran

2. Manajemen Sumber Daya

2.1. Sumber Daya Manusia

2.1.1. Uraian Kerja

2.1.2. Analisa Kerja

2.1.3. Kualifikasi vs Kesesuaian

2.3. Lingkungan Kerja

Bibliography and webography

UNIT PEMBELAJARAB QU-3.5 MAJAMENEN SUMBERDAYA; BARBARA MACELIS / SARA COLONA 3

Tujuan Khusus Pembelajaran

Di akhir unit pembelajaran ini, peserta didik diharapkan mampu:

UNIT PEMBELAJARAB QU-3.5 MAJAMENEN SUMBERDAYA; BARBARA MACELIS / SARA COLONA 4

Lingkungan kerja yang tepat dibuat dan dipertahankan sehingga kesesuaian

UNIT PEMBELAJARAB QU-3.5 MAJAMENEN SUMBERDAYA; BARBARA MACELIS / SARA COLONA 5

2 Manajemen sumber daya

Menyediakan Menyediakan Menyediakan

• untuk mengimplementasikan dan mempertahankan sistem manajemen mutu

UNIT PEMBELAJARAB QU-3.5 MAJAMENEN SUMBERDAYA; BARBARA MACELIS / SARA COLONA 6

• untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan

Sekarang kerjakan LATIHAN PEMBELAJARAN QU3.5-AS1/7

2.1 Sumber Daya Manusia

2.1.1 Uraian kerja

UNIT PEMBELAJARAB QU-3.5 MAJAMENEN SUMBERDAYA; BARBARA MACELIS / SARA COLONA 7

• kualifikasi kandidat yang dibutuhkan, dan

• laporan hubungan dan rekan kerja dalam pekerjaan tertentu.

2.1.2 Analisis kerja

Analisis kerja mencakup kegiatan-kegiatan berikut:

• pengkajian tanggung jawab kerja pegawai,

Contoh Uraian kerja

UNIT PEMBELAJARAB QU-3.5 MAJAMENEN SUMBERDAYA; BARBARA MACELIS / SARA COLONA 8

• memberikan kajian menyeluruh atas tugas dan kewajiban yang berhubungan

• menyajikan pernyataan rangkuman

• menyatakan dengan jelas tingkat penyeliaan (supervisi)

Uraian kerja yang buruk tidak:

• menggunakan kalimat yang jelas dan sederhana, dan dengan demikian

• memberikan definisi akurat untuk analisis kerja

• membahas secara rinci kemampuan dan kualifikasi yang dibutuhkan dari

Contoh uraian kerja

Contoh uraian kerja

UNIT PEMBELAJARAB QU-3.5 MAJAMENEN SUMBERDAYA; BARBARA MACELIS / SARA COLONA 9

Uraian kerja Manajer/eksekutif/direktur pengembangan bisnis

• Penelitian pasar dan teknologi

• Analisis dan pengembangan saluran distribusi

• Perencanaan dan manajemen pengembangan produk baru

• Pengembangan dan penilaian transfer teknologi, perizinan, kemitraan

• Perencanaan pemasaran dan periklanan serta promosi