PANDUAN AUDIT MUTU INTERNAL

PADA UNIT KERJA DI UNIVERSITAS LAMPUNG

LEMBAGA PENGEMBANGAN PEMBELAJARAN DAN

PENJAMINAN MUTU (LP3M)
UNIVERSITAS LAMPUNG
AGUSTUS 2018
KATA PENGANTAR
Penjaminan mutu pendidikan tinggi merupakan program yang penting dan wajib
dilaksanakan oleh semua institusi penyelenggara pendidikan tinggi berdasarkan
Undang-Undang No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, Peraturan
Pemerintah No. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, dan
Permenristekdikti No. 44 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
Pelaksanaan dan implementasi Sistem Penjaminan Mutu (SPM) merupakan aspek
yang menentukan dalam peningkatan daya saing perguruan tinggi. Dalam hal ini, Unila
secara konsisten dan berkelanjutan telah melaksanakan audit internal akademik sejak
2005 pada setiap akhir tahun akademik. Hasil audit internaltersebut dibahas lebih
lanjut dalam Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) dan menjadi dasar penyusunan
rencana kerja tahun akademik berikutnya.
Terkait dengan hal itu, pada pelaksanaan audit internal akademik di 2018 ini,
Pusat Penjaminan Mutu (PPM), LP3M mendesain panduan audit mutu internal yang
memuat rincian kegiatan dan tahapan kerja para auditor ketika melakukan audit pada
unit kerja di lingkup Universitas Lampung. Secara ringkas, panduan audit internal
akademik ini memuat beberapa aktivitas yaitu: (1) tahap persiapan, (2) tahap
pelaksanaan, dan (3) tahap pelaporan sebagai bagian integral dari sebuah proses audit
di Unila. Dengan adanya panduan ini, proses audit yang dilakukan akan lebih
sistematis dan tercapainya sasaran kegiatan akademik di Unila.

Bandar Lampung, Juli 2017

2
PENDAHULUAN I
Strategi pengembangan mutu yang diterapkan oleh Unila sebagaimana yang
tertuang dalam kebijakan mutu SPMI 2014 ialah continuous improvement. Dalam hal
ini, elemen monitoring dan evaluasi menjadi komponen terpenting untuk menjaga
kualitas mutu di Unila. Monitoring dilakukan dengan cara mengawasi, mengamati,
atau mengecek dengan cermat suatu pelaksanaan kegiatan dari tahap ke tahap;
sedangkan evaluasi yaitu membandingkan hasil monitoring dengan tujuan atau target
yang telah direncanakan. Hal tersebut yang digunakan dalam proses audit internal
akademik.
Unila telah mengembangkan kriteria dan instrumen penilaian sendiri untuk
memonitor dan mengevaluasi hasil kinerja unit kerja (program studi/PS &Gugus
Pelaksana Penjamin Mutu Perkuliahan/GPPMP, laboratorium, fakultas, UPT, lembaga,
dan biro). Berdasarkan Unilaway, unit kerja dinilai berdasarkan ruang lingkup tugas
pokok dan fungsinya yang terdiri atas perencanaan (plan), pelaksanaan (do),
pengendalian (check), dan penyempurnaan (action) tugas pokok dan fungsi (kegiatan)
yang dilakukan selama satu tahun. Kriteria dan instrumen penilaian kinerja unit kerja
yang telah dikembangkan oleh Unila digunakan untuk mengaudit unit kerja pada akhir
tahun akademik. Dalam hal ini Pusat Penjaminan Mutu (PPM) LP3M telah
mencanangkan bahwa bulan Juli-Agustus merupakan Bulan Audit Internal Unila.
Pelaksana audit yaitu auditor internal yang berkompeten.
Mengacu pada hasil audit internal akademik pada tahun sebelumnya, terdapat
beberapa unit kerja yang hampir memenuhi standar mutu yang ditetapkan. Oleh
karena itu pada pelaksanaan audit internal 2018 ini terdapat beberapa tambahan
cakupan kriteria penilaian pada unit kerja seperti indeks jurusan dan fakultas serta
penyesuaian tugas dan fungsi (tusi) laboratorium.

3
LINGKUP PELAKSANAAN AUDIT II
Siklus SPMI di Unila tertera pada Tabel 1, dan lingkup kegiatan yang
dilakukan pada audit internal akademik 2018 mencakup beberapa tahapan dengan
jadwal yang tertera pada Tabel 2. Adapun rincian tahapan kegiatan audit internal
2018 melingkupi:
Tahap Persiapan
 Sosialisasi borang ke tiap unit kerja
Kegiatan ini difokuskan pada penyampaian informasi ke tiap unit kerja perihal
segala aspek yang akan dilakukan oleh auditor, mulai dari instrumen borang dan
komponen lainnya.
 Workshop & penyegaran auditor internal
Aktivitas ini dilakukan guna mensosialisasikan kembali format pengisian
instrumen borang hingga penyusunan laporan hasil audit, serta penyamaan
persepsi penilaian yang berfokus pada kinerja program studi dan mutu
perkuliahan. Pada periode ini audit internal yang dilakukan pada program studi
dan laboratorium dikelompokkan menjadi beberapa kluster sehingga tidak
semua pelakasanaan audit secara teknis sama, pengelompokkan ini bertujuan
untuk melakukan efisiensi dan optimalisasi proses pengauditan saat
pelaksanaan berlangsung. Pada audit program studi dikelompokkan menjadi
empat kluster yaitu : Kluster 1 untuk program studi akreditasi A dan atau PS
yang baru visitasi reakreditasi, Kluster 2 untuk program studi akreditasi C dan
program studi belum terakreditasi, Kluster 3 untuk program studi akreditasi B
dan PS yang akan reakreditasi setelah Agustus 2020. Sedangkan pada audit
laboratorium dikelompokkan menjadi tiga kluster yaitu : Lab 2 Tusi, untuk
laboratorium yang fokus pada aktivitas pendidikan & penelitian, Lab 3 Tusi
untuk laboratorium yang melaksanakan seluruh aktivitas tridarma, dan Lab 4
Tusi yakni selain kegiatan tridarma ditambah juga dengan aktivitas layanan.
Rincian mengenai pengelompokkan/klaster audit internal 2018 dapat dilihat
pada Tabel 3.

4
Tahap Pelaksanaan
 Pelaksanaan Audit
Pelaksanaan audit dilakukan sesuai dengan jadwal yang ditetapkan oleh PPM,
LP3M. Rentang waktu pelaksanaan audit selama satu minggu pada bulan Juli.
Tahap Pelaporan
 Penyusunan Laporan
Tahapan ini memuat aktivitas akhir dari seluruh kegiatan audit. Dalam hal ini
auditor wajib menyusun laporan sesuai dengan format/panduan tertentu.

Tabel 1. Siklus SPMI di Unila

Rentang Waktu
No. Uraian Kegiatan April- Juni- Agus- Sep-
Mei Juli tus tember
1 Perencanaan
2 Pelaksanaan
3 Pengendalian (audit internal)
4 Penyempurnaan/Penetapan Tindak Lanjut

Tabel 2. Uraian Kegiatan Dan Rentang Waktu Audit Mutu Internal 2018

Rentang Waktu
No. Uraian Kegiatan Agus- Sep-
Juni Juli
tus tember
1 Sosialisasi borang ke tiap unit kerja
2 Penyamaan persepsi auditor internal
3 Pelaksanaan audit
4 Penyusunan laporan

5
Tabel 3. Uraian Pengelompokkan/Klaster Audit Internal 2018

Lingkup Program Studi

Kategori Uraian Ketentuan Audit
 PS dengan peringkat akreditasi A,  Dapat menggunakan “Voucher
Klaster  PS yang baru divisitasi/assesmen Bebas Audit” atau Audit Borang
1 (K1)*) lapang BAN-PT (rentang September IIIA (Standar 4 & 7)
2017 s.d Agustus 2018).
 PS yang belum terakreditasi,  Wajib Audit Borang IIIA
Klaster  PS dengan peringkat akreditasi C, (Standar 3, 4, 5, & 7)
2 (K2)  PS yang akan reakreditasi (rentang  Presentasi Evaluasi Diri PS
Agustus 2018 s.d Agustus 2020). (Komponen C, D & G)
 W ajib Audit Borang IIIA
 PS dengan peringkat akreditasi B (Standar 3 & 5)
Klaster
dan akan reakreditasi setelah  Presentasi Evaluasi Diri PS
3 (K3)
Agustus 2020. (Komponen C, D & G)

Secara teknis, borang instrumen yang digunakan dalam mengaudit unit kerja
masih mengacu format borang yang terdahulu. PPM (LP3M) akan menekankan pada
tiap unit kerja bahwa unit kerja wajib mengisi borang instrumen yang dilakukan oleh
Tim Penjaminan Mutu PS (TPMP) sebelum dilakukannya proses audit.

6
PEDOMAN UMUM BAGI AUDITOR III
Tujuan Audit:
1. Berupa data hasil analisis, penilaian, dan rekomendasi auditor sebagai dasar
pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, serta perbaikan dan atau
perubahan.
2. Untuk memastikan kegiatan sistem manajemen mutu telah dijalankan sesuai
dengan persyaratan standar secara efektif mencapai maksud dan tujuan yang
telah direncanakan atau dijadikan komitmen dan kebijakan, serta tertuang
dalam sasaran mutu.

Etika Auditor:
1. Tidak bias,
2. Profesional,
3. Tidak mengungkapkan rahasia organisasi kepada pihak ketiga,
4. Melaksanakan audit secara bersahabat,
5. Berpikiran terbuka dan objektif,
6. Realistis, dan
7. Bersikap dewasa.

Teknik Audit:
1. Laksanakan audit sesuai rencana,
2. Gunakan daftar pengecekan untuk menemukan fakta,
3. Temukan fakta dengan mengajukan pertanyaan secara sistematis,
4. Cocokkan temuan-temuan fakta dengan bukti-bukti di lokasi,
5. Aculah buku panduan mutu saat mengaudit, dan
6. Jaga hubungan baik dengan auditee.

7
Langkah-langkah Audit:
1. Meng-copy dan mengganti nama file borang sesuai dengan nama PS yang
diaudit dengan ketentuan:
a. Penamaan file : TAHUN-KODE_PS dan TAHUN-KODE_LAB
Contoh: 2018-14051
2018-EYAA
b. Jangan mengubah nama sheet!
2. Mengisi nilai data dan temuan pada PS yang diaudit pada kolom Skor AI-PPM.
3. Memberikan komentar pada kolom komentar paling kanan berupa temuan
fakta dan saran perbaikan bilamana pada sebelah kolom nilai memiliki tanda
bintang (*/**).
4. Mendiskusikan nilai final bersama tim TPMP/Kaprodi PS auditee dengan melihat
pada kolom Risalah. Bila ada fakta baru/sanggahan yang didukung oleh data,
maka perubahan nilai tetap dilakukan pada sheet Borang. Bila tidak, maka
dilanjutkan dengan pencetakan dokumen hasil Audit.
5. Mencetak dokumen pada kertas A4 masing-masing sebanyak 2 rangkap.
Pencetakan dapat menggunakan tinta warna atau Grayscale Printing pada
menu Properties Print.
6. Menandatangani berkas yang telah dicetak dan memberikan 1 berkas sebagai
arsip pada PS auditee.
7. Menyimpan file hasil audit, dan dapat memberikan copyfile kepada PS auditee
bila diperlukan.

Dokumen Hasil Audit:

1. Dokumen yang dicetak & diserahkan ke PS/Lab.:
- Penilaian PS: sheet Rekap, Risalah, dan sheet Catatan (PS). Khusus sheet
Catatan, lakukan pencetakan setelah dilakukan un-check pada kolom
Indikator dengan nilai 0.
- Evaluasi Perkuliahan: sheet TB.PERKULIAHAN dan TB.PRAKTIKUM. acara);
- Penilaian Lab. sheet Rekap Lab.
2. Dokumen yang diserahkan ke PPM-LP3M:

8
 - Hardcopy: berkas Penilaian PS (sheet Rekap, Risalah, dan Catatan PS); berkas
penilaian Evaluasi Perkuliahan: sheet TB.PERKULIAHAN dan TB.PRAKTIKUM;
dan Penilaian Lab.: sheet Rekap Lab.
- Softcopy:File hasil penilaian PS, Evaluasi Perkuliahan dan Penilaian Lab. File
disatukan dalam 1 folder HASIL AUDIT pada tiap-tiap flashdisk yang
diberikan.
- Berita Acara Penyerahan Dokumen. Dokumen ini diserahkan, dicek
kelengkapannya, dan ditandatangani oleh Auditor ybs. dan PPM-LP3M.

Pelaporan Hasil Audit:

 Auditor membuat resume dari tiap unit kerja yang berisi tentang gambaran
proses audit dan kinerja unit kerja tersebut, kendala, atau praktek baik
penjaminan mutu pada unit kerja.

9
PEDOMAN UMUM BAGI AUDITEE IV
1. Auditee wajib hadir pada saat sosialisasi audit internal,
2. Menyiapkan data yang dibutuhkan pada borang penilaian,
3. Mengisi softfile borang penilaian kinerja,
4. Menyerahkan softfile borang penilaian tersebut kepada auditor,
5. Menyusun evaluasi diri unit kerja,
6. Mempresentasikan capaian tahunan dan rencana kerja tahun berikutnya, dan
7. Mengarsipkan berita acara audit dan membahasnya dalam rapat PS yang
disebut dengan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) PS.

10
PENUTUP V
Audit internal akademik yang dilakukan 2018 ini telah memasuki tahun yang ke-
14. Berdasarkan hasil audit ditiap tahunnya, telah banyak capaian kemajuan yang
diperoleh oleh tiap unit kerja di Unila. Untuk berikutnya, diharapkan, audit tahun ini
dapat mempotret realitas lapangan yang sesungguhnya terhadap performa unit kerja
secara keseluruhan. Penting untuk dijadikan acuan dan pemahaman bersama bahwa
prosesi audit internal tidak hanya sekedar formalitas tahunan, namun lebih dari itu,
hasil audit ini nantinya akan menjadi bahan masukan untuk penentuan kebijakan
selanjutnya, terutama aspek akademik, untuk mewujudkan visi Universitas Lampung
tahun 2025.

11
LAMPIRAN 1
Catatan:
 Kumpulan Borang Audit Internal 2018 dapat diakses secara online pada laman
berikut: lp3m.unila.ac.id/?page_id=1613 (password: lp3m.unila) ATAU
goo.gl/16NUWm (hanya dapat diakses dengan akun Gmail dengan email domain
@feb.unila.ac.id).
 Narahubung: Dr. Eng. Endah Komalasari (Ketua Bidang Monev dan Audit Internal,
Pusat Penjaminan Mutu LP3M Universitas Lampung) Hp. +62-821-5519-8402 atau
email ppm.lp3m@kpa.unila.ac.id

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________
12