IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

En cada ámbito de la vida vamos recolectando, leyendo y analizando distintos

Datos, que mediante un debido proceso y metodología permiten contar con una
Información Útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco
de Datos.

Esta información es guardada, datos que se almacenan cuando son debidamente

Clasificados y Ordenados. Generalmente incluyen entre los datos almacenados
puede contener Información Sensible, que suele estar protegida su divulgación
mediante Leyes Nacionales, mientras que por otro lado tenemos Archivos Públicos
que suelen estar relacionado a datos de Valor Histórico, como lo es en el caso de
los Archivos Epistolares, o bien las distintas hermerotecas.

En el mundo de la Informática se utiliza un concepto derivado de esto,

encontrándose como una forma de poder almacenar Datos Informáticos o
electrónicos que ya han sido debidamente procesados por la acción de una Unidad
Central de Procesamiento y que pueden ser reutilizados en forma constante, siendo
muy útil en la generación de Aplicaciones Informáticas, teniendo en cada uno de
ellos distintas clasificaciones, como lo es el caso de los Archivos Ejecutables, los
Documentos, los Archivos Multimedia, entre otros.

Es por esto que el archivo en los últimos años ha aumentado considerablemente de

importancia; se puede deducir que la mayoría de Empresas, Organizaciones e
Instituciones; el personal que utilizaban para administrar y organizar la
documentación y el archivo, ya que toda organización ya sea pública o privada para
la organización de su archivo deben legalmente tener personal especializado en el
manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que
existen en cada país. Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más
importante en las empresas ya sean estas del sector público, privado, el funcionario
responsable de esta área debe archivar por el método apropiado para conseguir el
archivo. Ahora, según el material de apoyo que nos brinda el presente curso nos
dice “que la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene
para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico,
social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan
clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra. Revisando el
análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante se puede deducir
que el archivo es importante porque nos brinda el servicio de ir a la fuente y
despachar el trámite o petición realizada por los usuarios internos o externos.

Por esto la importancia la conservación de los documentos forma organizada y

ordenada para luego convertirse en grandes archivos, los cuales a su vez hicieron
crecer la archivismo como una ciencia, y el personal encargado de su manejo como
expertos. La administración documental nos permite que los documentos sean
vistos de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los
archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso
a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad
a las personas de conocer el contenido de los documentos y así detectar testimonios
documentales que confirmen las acciones administrativas, políticas, legislativas que
construyen las sociedades, instituciones y el hombre en general. Por tal razón la
importancia de esta ciencia reposa en la buena administración conservación y
disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones es fuente de
historia y para la historia.

Maria fernanda Delgado Jaimes