Bagan Organisasi

A. Memperjelas dan Mempertegas Struktur Organisasi

Bagan organisasi akan membuat struktur organisasi akan nampak menjadi jelas dan tegas. Dari
pendapat para ahli dapat disimpulkan bahwa bagan digambar untuk menunjukkan hal yang
abstrak dari struktur sehingga dapat dipahami dengan jelas juga memberikan pengertian
organisasi dalam kenyataan.

B. Pembatasan Pemakaian Bagan Organisasi

Bagan organisasi bukanlah tujuan akhir dari organisasi, melainkan hanyalah suatu alat
organisasi. Hal ini didukung oleh pendapat para ahli yang dapat disimpulkan bahwa bagan
organisasi hanyalah alat yang menunjukkan satuan-satuan organisasi dan garis wewenag dan
memberika penggambaran dan perencanaan suatu organisasi tetapi tidak menyelesaikan masalah
dan banyak detail yang kecil-kecil dan antar hubungan yang hidup dalam organisasi operasi tidak
dapat digambar.

C. Pengertian Bagan Organisasi

Dari pendapat para ahli dpata disimpulkan bahwa bagan organisasi adalah gambar struktur
orgasnisasi yang ditunjukkan dengan kotak-kotak atau garis-garis yang disusun menurut
kedudukannya yang masing-masing memuat fungsi tertentu dan satu sama lain dihubungkan
dengan garis-garis saluran wewenang.

Kegunaan bagan organisasi :

a. Dapat untuk mengetahui besar kecilnya organisasi

b. Dapat untuk mengetahu garis-garis saluran wewenang

c. Dapat untuk mengetahui berbagai macam satuan organisasi yang ada

d. Dapat untuk mengetahui rician masing-masing satuan organisasi

e. Dapat untuk mengetahui setiap jabatan yang ada

f. Dapat untuk mengetahui rincian tugas para pejabat

g. Dapat untuk mengetahui nama, pangkat, golongan pangkat para pejabat

h. Dapat untuk mengetahui jumlah pejabat

i. Dapat untuk mengetahui photo pejabat

j. Dapat untuk mengetahui kedudukan setiap pejabat

k. Dapat untuk menilai apakah sesuatu organisasi telah menerapkan asa-asas organisasi
dengan baik.

D. Jenis dan Macam Bagan Organisasi

a. Bagan Organisai Induk

Adalah bagan organisasi yang menunjukkan gambar struktur organisasi pokok, bagan ini
menggambarkan struktur organisasi dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan-satuan
organisasi utama.

b. Bagan Organisasi Pelengkap

Ialah bagan yang menunjukkan gambar struktur organisasi yang menunjukkan gambar struktur
organisasi dari atuan organisasi atau jenjang tertentu, dari satuan utama sampai satuan lanjutan.

Pembagian dua jenis bagan tersebut sejalan dengan pembagian yang dilakukan oleh Stanley
Vance, George R. Terry dan Dalton E. McFarland

Pengelompokan bagan organisasi menurut para ahli :

a. Bagan Organisasi berdasarkan bentuk :

1. Bagian Mendatar

(Irving A. Hermann, Henry G. Hodges, Keith Davis, Victor Lazarro, George R. Terry, R.G.
Anderson)

2. Bagan Mendatar Memakai Garis-garis

(Leyman A. Keith & Carlo E. Gubellini, Dalton E. McFarland)

3. Bagan Mendatar, Memakai Kotak-kotak

(Dalton E. McFarland)

4. Bagan Menegak

(Henry G. Hodges, R.G. Anderson)

5. Bagan Piramid

(Henry G. Hodges, beberapa memakai istilah menegak, yaitu : Irvin A. Hermann, Leyman A.
Keith & Carlo E. Gubellini, Victor Lazzaro, George R. Terry, Dalton McFarland)

6. Bagan Piramid Terbalik atau Bagan Hidup

(Keith Davis)

7. Bagan Lingkaran

(Henry G. Hodges, Leyman A. Keith& Carlo E. Gubellini, Victor Lazzaro,George R. Terry,

Dalton E. McFarland, R.G. Anderson)

8. Bagan Lingkaran Memakai Kotak-kotak

(Keith Davis)

9. Bagan Setengah Lingkaran

(Henry G. Hodgens)

10. Bagan Setengah Lingkaran, Memakai Garis-garis

(Keith Davis)

11. Bagan Elip Memakai Garis-garis

(Keith Davis)

12. Bagan Sinar

(R.G. Anderson)

b. Bagan Organisasi Berdasarkan Isi

1. Bagan Berkode

(Irving A. Herrmann)

2. Bagan Struktur

(John D. Millet dan didalam buku Guiding Principles of Public Administration)

3. Bagan Fungsi

(John D. Millet, Victor Lazzaro, dan didalam buku Guiiding Principles of Public Administration)

4. Bagan Jabatan
(John D. Millet dan didalam buku Guiding Principles of Public Administration0

5. Bagan Nama

(didalam buku Guiding Principles of Public Administration)

6. Bagan Lukisan

(didalam buku Guiding Princoples of Public Administration)

Mengenai isi bagan organisasi ada yang menambahkan dengan gaji, umur, pejabat, photo
pejabat, nama dari kemungkinan penggantian, jatah anggaran, jumlah umur sampai pengunduran
diri, garis-garis penantian pada jabatan-jabatan kunci, kebutuhan tenaga. Hal itu dikemukakan
oleh Ernest Dale dalam bukunya yang berjudul Planniang and Developing the Company
Organization Structure dan dikemukakan pula oleh Victor Lazzaro dalam bukunya yang berjudul
System and Procedures: A handbook for Business and Industry.

Berdasarkan Bentuk Bagan :

a. Bagan Piramid ialah bagan bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk
pimpinan sampai dengan datuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari atas kebawah
atau sebaliknya. Bagan piramida merupakan bagan organisasi yang paling lazim dipakai oleh
berharga organisasi.

b. Bagan Mendatar ialah bentuk bagan yang saluran wewenagnya dari pucuk pimpinan
sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari kiri kearah kanan atau
sebaliknya.

c. Bagan menegak ialah bagan yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai
dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari atas kebawah atau sebaliknya
dengan menjajarkan dua-dua satuan organisasi atau pejabat yang sederajat.

d. Bagan Lingkaran ialah bentuk bagan yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan
sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran kearah
bidang lingkaran.

e. Bagan Setengah Lingkaran ialah bentuk bagan yang saluran wewenangnya dari pucuk
pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat
lingkaran ke arah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya.

f. Bagan Elip ialah bagan yang saluran wewenagnya dari pucuk pimpinan sampai satuan
organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat elip kearah bidang elip.
g. Bagan Setengah Elip ialah bentuk bagan yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan
sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat elip kearah
bidang bawah elip atau sebaliknya.

h. Bagan Sinar ialah bentuk bagan yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai
dengan satuan organisasi atau pejabat yang terrendah disusun seperti berkas sinar

Berdasarkan Isi Bagan Organisasi :

a. Bagan Struktur ialah bagan organisasi yang isinya menunjukkan susunan organisasi dari
pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi yang terrendah dengan menyebutkan sebutan
satuan organisasi serta nama masing-masing satuan organisasi

b. Bagan Aktivitas ialah bagan yang isinya menunjukkan rincian kegiatan dari masing-masing
satuan organisasi dan biasanya dibuat untuk melengkapi struktur.

c. Bagan Jabatan ialah bagan organisasi yang isinya menunjukkan sebutan jabatan dan nama
satuan organisasi.

d. Bagan Tugas ialah bagan organisasi yang isinya menunjukkan rincian tugas masing-masing
pejabat. Bagian tugas lazimnya dibuat bersama bagan jabatan.

e. Bagan Nama ialah bagan organisasi yang isinya menunjukkan nama masing-masing
pejabat dan biasanya dibuat nersama dengan bagan jabatan.

f. Bagan Pangkat dan Golongan Pangkat ialah bagan organisasi yang isinya menunjukkan
masing-masing pangkatt dan goolongan pangkat para pejabat dan biasanya dibuat bersama bagan
jabatan

g. Bagan Photo ialah bagan organisasi yang isinya menunjukkan masing-masing photo para
pejabat.

h. Bagan Berkode ialah bagan organisasi yang isinya menunjukkan tanda penunjuk berupa
angka atu huruf tertentu pada tiap kotak sedang rincian uraian masing-masing kotak ditulis
dibawah gambar bagan. Bagan berkode dibuat apabila kotak-kotaknya berukuran kecil karena
struktur organisasinya besar sedang uraiannya cukup panjang.

i. Bagan Lukisan ialah bagan yang isinya menunjukkan gambar tertentu yang dengan jelas
dan tepat menggambarkan aktivitas masing-masing satuan atau tugas tiap-tiap pejabat.

j. Bagan Serbaguna iialah bagan organisasi yang isinya menunjukkan jabatan, nama satuan,
nama pejabat, pangkat/golongan pangkat, dan rincian tugas para pejabat.
Antara kedua macam bagan organisasi yaitu bentuk bagan dan isi bagan dapat dibedakan tetapi
pemakaiannya tidak dapat dipisahkan, artinya kedalam setiap bentuk bagan yang ada dapat
dituangkan setiap isi bagan yang ada sesuai dengan pemilihan pembuatnya

E. Cara Menggambar Bagan Organisasi Dengan Baik

1. Setelah mempelajari dan mengerti struktur organisasi yang akan digambar, maka langkah
pertama adalah memilih bentuk bagan, isi bagan, kotak-kotak yang akan dipakai, garis-garis
saluran wewenang serta warna yang akan digunakan untuk kota-kotanya sesuai dengan
pembagian fungsi umum dalam organisasi. Apabila akan dipakai warna pada kotak-kotaknya
dapat diatur sebagai berikut :

- Warna kuning untuk menggambar kotak yang dipakai untuk meletakkan satuan pimpinan
atau pimpinan.

- Warna hitam untuk menggambar kotak yang dipakai untuk meletakkan satuan operasi

- Warna merah untuk menggambar kotak yang dipakai untuk meletakkan satuan operasi

- Warna biru untuk menggambar kotak yang dipakai untuk meletakkan satuan komersial

- Warna hijau untuk menggambar kotak yang akan dipakai untuk meletakkan satuan
penataan

- Warna coklat untuk menggambar kotak yang dipakai untuk meletakkan satuan kontrol

- Warna oranye untuk menggambar kotak yang dipakai untuk meletakkan satuan konsultasi

2. Langkah kedua adalah menggambar kotak segiempat panjang dengan ukuran terbesar
sebagai pusat bagan yang akan digunakan untuk menempatkan satuan organisasi, atau pejabat
yang berkedudukan tinggi dalam organisasi yang bersangkutan.

3. Setelah pusat bagan tergambar, langkah ketiga adalah menggambar kotak segiempat
panjang yang diletakkan diatas kotak pusat bagan. Ukuran kotak ini lebih kecil daripada
dibanding dengan kotak pusat bagan. Kotak yang berada diatas kotak pusat bagan akkan
digunakan untuk menempatkan satuan organisasi, kelompok tau pejabat yang berkedudukan
setingkat lebih tinggi dari satuan organisasi atau pejabat yang ada di pusat bagan.

4. Langkah keempat menggambar kotak segiempat panjang dengan ukuran lebih kecil
dibandingkan dengan kotak-kotak teratas; kotak-kotak ini dipakai untuk menempatkan satuan-
satuan organisasi yang berkedudukan dibawah pusat bagan sampai dengan satuan-satuan
organisasi yang berkedudukan paling rendah; makin rendah kedudukan satuan organisasi makin
kecil ukuran kotaknya; banyaknya kotak sesui dengan banyaknya satuan organisasi yang ada;
antara kotak pusat bagan dengan kotak ini dihubungkan dengan garis saluran wewenag.
Apabila dalam struktur organisasi terdapat fungsi yang lengkap maka cara meletakkannya adalah
sebagai berikut:

- Kotak-kotak pada jajaran pertama setelah kotak pusat bagan untuk meletakkan satuan
konsultasi

- Kotak-kotak pada jajaran kedua setelah kotak pusat bagan untuk meletakkan satuan
kontrol dan satuan penunjangan

- Kotak-kotak pada jajaran ketiga setelah kotak pusat bagan untuk meletakkan satuan
operasi dan satuan komersiil

- Kotak disamping kotak pusat bagan untuk meletakkan satuan haluan dengan catatan
bahwa khusus untuk satuan haluan yang bernama MPR dalam susunan negara Republik
Indonesia diletakkan diatas pusat bagian

Pada Departemen satuan-satuan organisasi yang berkedudukan dibawah menteri adalah :

- Pada jajaran pertama setelah Menteri adalah konsultan atau staff

- Pada jajaran kedua setelah Menteri adalah pada sebelah kiri untuk Inspektoratjenderal
lengkap dengan Inspektorat dan kalau diperlukan juga Subinspektorat dan pada sebelah kanan
untuk Sekretariat jenderal lengkap dengan Biro, Bagian dan bila perlu Subbagiannya

- Jajaran ketiga setelah Menteri adalah Direktoratjenderal lengkap dengan Direktorat,

Seksi, dan bila perlu Subseksinya dan apabila Departemen ini memiliki perusahaan negara
lengkap dengan Direktorat, Seksi, dan bila perlu Subseksinya.

Apabila dibawah sesuatu satuan organisasi masih terdapat satuan-satuan organisasi yang
berjumlah banyak apabila digambar sejarajar kesamping akan saling bertabrakann maka dapat
digambar kebawah

5. Menulis isi bagian

6. Setelah tergambar dengan lengkap dan memerlukan keterangan singkat dapat ditulis di
sebelah kiri bawah gambar.

7. Mencantumkan tanggal mulai berlakunya bagan dan sebaiknya nam serta tandatangan
penanggungjawab di sebelah kanan bawah gambar bagan.

8. Menuliskan nama organisasi yang bersangkutan ditengah atas atau di kiri atas gambar
bagan

F. Jumlah Bagan Organisasi

Suatu organisasi sebaiknya memiliki paling sedikit 2 buah bagan organisasi dengan ukuran yang
besar dengan maksud untuk dipasang di dua tempat yang paling banyak dikunjungi orang.

G. Penghematan dan Percepatan Dalam Penggantian Bagan Organisasi

Untuk mempermudah serta mempercepat penggantian bagan organisasi yang disebabkan oleh
karena perubahan-perubahan yang tidak prinsipiil dari strukur organisasi, bahan untuk kotak-
kotaknya dapat dibuat dari potongan karton atau plastik yang diselip-selipkan

H. Gambar Bagan Organisasi Dari Sebagian Struktur Organisasi

Tidak selalu sesuatu struktur organisasi digambar secara lengkap. Kadang-kadang untuk
memenuhi kebutuhan tertentu hanya ingin ditunjukkan sebagian struktur organisasi. Maka hanya
perlu digambar bagian yang ingin ditunjukkan.

I. Menggambar Garis Saluran Wewenang Yang Terpaksa Melintasi Garis Saluran Wewenang
Satuan Lain

Jika satuan-satuan organisasi berjumlah cukup banyak dan terpaksa ada yang melintasi saluran
wewenang lain maka pada garis yang melalui saluran wewenang lain itu hanya perlu dibuat
lengkung.

J. Menempatkan Wakil Pimpinan Dalam Bagan Organisasi

Yang dimaksud Wakil Pimpinan adalah seorang pejabat yang merupakan orang kedua dlam
organisasi atau satuan organisasi yang melakukan tugasnya atau menggantinya apabila pimpinan
berhalangan dan mempunyai wewenang dalam semua bidang kerja. Cara menggambarnya adalah
berada dibawah direktur dan dalam kotak yang sama hanya dipisahkan garis

K. Menempatkan Pembantu Pimpinan dalam Organisasi

Yang dimaksud dengan pimpinan adalah seorang pejabat yang mempunyai wewenang komando
yang diserahi tugas membantu pimpinan dalam bidang kerja tertentu dan biasanya diserahi tugas
mengkoordinasikan beberapa urusan tertentu. Cara menempatkannya adalah langsung dibawah
direktur.

L. Menempatkan Staff Dalam Bagan Organisasi

Staff adalah seorang atau beberapa orang pejabat yang tidak memiliki wewenang komando tetapi
hanya dapat memberikan nasihat kepada pimpinan tentang keahlian tertentu. Cara
menempatkannya adalah dengan menarik garis dari garis yang menghubungkan direktur dengan
bawahannya langsung ke sebelah kanan untuk dibuatkan kotak bagi tempat staff.

M. Penggambaran Garis Saluran Wewenang

Dalam bagan organisasi sebaiknya hanya ditunjukkan garis saluran wewenang pokok saja yaitu
saluran perintah dan tanggung jawab, sedang penunjukan garis saluran hubungan lain cukup
diterangkan dalam Buku Pedoman Organisasi. Akan tetapi apabila diinginkan garis-garis
hubungan apapun akan digambar, maka hendaknya digambar dalam bagan sendiri-sendiri.