Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Menurut Indrajit dan Djokopurnomo (2002), persaingan bisnis yang sangat
ketat di era globalisasi ini menuntut perusahaan untuk menyusun kembali
strategi dan taktik bisnisnya. Masih Menurut Indrajit dan Djokopurnomo
(2002), Jika dilihat secara lebih mendalam, ternyata esensi dari persaingan
terletak pada bagaimana sebuah perusahaan dapat mengimplementasikan
proses penciptaan produk baru atau jasanya secara lebih murah, lebih baik,
dan lebih cepat (cheaper, better, and faster) dibandingkan dengan pesaing
bisnisnya. Pergudangan merupakan salah satu aktivitas yang dapat
mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan. Aktivitas yang ada dalam
pergudangan meliputi unloading, put away, storage, order picking, dan
loading. Gudang dapat digambarkan sebagai suatu sistem logistik dari sebuah
perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan menyediakan
informasi mengenai status serta kondisi material atau produk yang disimpan
digudang sehingga informasi tersebut selalu up-to-date dan mudah diakses
oleh siapapun yang berkentingan. Produk yang disimpan di gudang dapat
berupa bahan baku, komponen (spare part), goods-in-process, dan barang jadi
(finish good), Indrajit dan Djokopurnomo (2002).

Terry, G.R (2008) menjelaskan, Berdasarkan fenomena yang terjadi di negara-

negara maju, terutama yang dialami oleh perusahaan-perusahaan
multinasional, ternyata masalah yang dihadapi perusahaan tersebut terletak
pada ketidakmampuan perusahaan dalam mengelola menejemen pergudangan,
yang dalam hal ini mereka seolah mengabaikan peran fungsi gudang. Itu
semua dapat dilihat dari keadaan gudang yang tidak di tata dengan baik. Masih
Menurut Terry, G.R (2008), Manajemen pergudangan diperlukan untuk
mengatasi berbagai masalah dalam gudang dan kegiatan pergudangan,
diantaranya barang tidak jelas keberadaannya, tidak jelas kepemilikannya,

Rachmat Mauludin 0508035 I-1

Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir

tidak jelas pemakaiannya, barang rusak dan sebagainya. Kegiatan manajemen,

yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan, dan
pelaksanaan (actuating), serta pengendalian (controlling), perlu diterapkan
pada kegiatan-kegiatan utama pergudangan secara seksama dan terintegrasi,
Terry, G.R (2008). Untuk itu, perusahaan sebaiknya menempuh langkah-
langkah seperti proses perbaikan dalam mengelola menejemen gudang untuk
berlomba-lomba memenuhi keinginan para konsumen yang berorientasi pada
customer diantaranya meliputi harga, mutu, dan service (kecepatan,
kemudahan, dan kenyamanan), Terry, G.R (2008). Untuk mengatasi hal ini
dapat ditempuh strategi pengauditan gudang yang telah ada agar dapat
diketahui faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi kinerja gudang
dalam upaya untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi, Terry, G.R (2008).

Menurut Arwani (2009) dalam ruang lingkup pergudangan, audit sering

dimaknai sebagai proses melakukan pengecekan terhadap stock saja, yang
secara berkala dilakukan, baik mingguan, bulanan, triwulan, tengah tahun,
maupun tahunan. Sering juga pengecekan stock dimaknai sebagai audit
gudang yang dilakukan hanya jika ada “temuan” kasus akibat kelalaian
karyawan, ketidaksesuaian dengan standar yang ditetapkan oleh pemerintah
atau badan terkait, atau karena kasus penggelapan stock. Sesungguhnya,
sebagaimana audit-audit pada bagian lainnya (seperti keuangan dan
pemasaran), audit gudang juga merupakan hal yang krusial untuk dilakukan
secara reguler dan menyeluruh, Arwani (2009).

Sebagai anak dari PT Pertamina (persero), PT Pertamina EP (ekspoitasi dan

produksi) yang didirikan guna mengelola usaha eksploitasi dan produksi
minyak dan gas milik pemerintah ini harus memiliki sistem menejemen
gudang yang baik. Berdasarkan observasi yang dilakukan penulis, PT
Pertamina EP belum pernah dilakukan audit gudang dengan menggunakan
metode warehouse check up. Akan tetapi PT Pertamina EP telah melakukan
audit gudang hanya pada aspek keuangan (financial) dan aspek persediaan
(stock opname). Atas dasar tersebut peneliti akan melakukan audit gudang PT

Rachmat Mauludin 0508035 I-2

Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir

Pertamina EP Region Jawa dengan menggunakan metode warehouse check

up. Mendengar istilah audit gudang, pasti orang akan berpikir bahwa ini hanya
sebagai stock opname, stock audit, atau stocktake. Kegiatan tersebut dilakukan
untuk memastikan kesesuaian antara kuantitas dan kualitas persediaan secara
fisik dengan persediaan yang terekam dalam sistem manajemen gudang pada
kurun waktu tertentu. Pada warehouse check up metode yang digunakan dapat
melakukan audit gudang dalam tujuh area cakupan, yaitu strategi (strategic),
proses (process), operasional (operations), biaya (cost), sistem informasi
(information system), fasilitas penunjang (infrastructure), dan sumber daya
manusia (people), (Arwani, 2009).

Arwani menjelaskan bahwa pelaku bisnis masih sebatas menganggap bahwa

peran gudang hanya sebatas tempat penyimpanan barang tanpa nilai tambah
lainnya. Namun, para pebisnis yang andal seharusnya mempertimbangkan
untuk menciptakan nilai tambah. Pada metode warehouse check up diharapkan
perusahaan dapat meningkatkan kinerja dengan memperhatikan aspek
keuntungan nilai dan aspek produktivitas. Dalam aspek keuntungan nilai
diantaranya manajemen dapat menilai kinerja pelayanan yang berdasarkan
permintaan spesifik dari pelanggan (tailored service), reliabilitas, dan tingkat
respons (responsiveness). Sedangkan aspek produktivitas adalah pemanfaatan
kapasitas, perputaran aset, penurunan tingkat persediaan, tingkat hubungan
kerjasama dengan pemasok atau pihak ketiga, serta integrasi jadwal dengan
manufaktur dan pemasok. Untuk itu, penggunaan metode warehouse check up
sangat membantu untuk memberikan gambaran secara lebih menyeluruh dari
tujuh perspektif yang sudah dijelaskan sebelumnya.

Didalam bukunya, Arwani juga menerangkan Audit gudang dilakukan dengan

mempertimbangkan visi, misi, strategi, dan kompetensi inti perusahaan. Lebih
dari itu, kegiatan audit gudang ini merupakan pemeriksaan terhadap suatu unit
atau departemen secara menyeluruh, komprehensif, sistematis, independen,
dan berkala. Selain itu, Arwani juga menjelaskan, kegiatan ini juga dilakukan
dalam rangka melihat potensi masalah serta peluang untuk memberikan

Rachmat Mauludin 0508035 I-3

Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir

rekomendasi dalam meningkatkan efektivitas proses dan efesiensi biaya, guna

mendongkrak kinerja perusahaan secara lebih luas. Audit gudang akan
memastikan bahwa tujuan dan strategi pergudangan serta sistemnya
disesuaikan secara optimal dengan lingkungan bisnis, baik yang sekarang
maupun yang akan datang. Dengan kata lain, audit gudang bisa digunakan
sebagai strategi kontrol, sekaligus penilai keberhasilan pergudangan
(warehouse effective rating instrument). Dengan melakukan audit gudang
akan memberikan manfaat, antara lain: memberikan evaluasi yang independen
terhadap strategi dan operasional, mengidentifikasi area yang membutuhkan
perbaikan dan peningkatan, memberikan ide-ide inovatif dalam proses
perbaikan berkelanjutan kinerja pergudangan. (Arwani, 2009).

1.2 Perumusan Masalah

Dalam tugas akhir ini akan dilakukan audit warehouse performance gudang,
oleh karena itu adapun beberapa hal yang dirumuskan dalam tugas akhir
adalah:
1. Berada di level mana kinerja gudang PT Pertamina EP (Eksploitasi dan
Produksi) Region Jawa dengan menggunakan metode warehouse check
up?
2. Bagaimana rancangan usulan perbaikan jika kategori gudang belum
mencapai level tertinggi?

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah melakukan audit warehouse performance untuk:
1. Mengetahui kategori status gudang saat ini dengan menggunakan metode
warehouse check up.
2. Memberikan rancangan usulan perbaikan agar kategori gudang mencapai
level tertinggi.
1.4 Pembatasan Masalah
Mengingat adanya keterbatasan waktu, maka penulis membatasi masalah-
masalah yang dibahas dalam laporan ini dengan harapan tidak akan terjadi
penyimpangan dari tujuannya:

Rachmat Mauludin 0508035 I-4

Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir

1. Penelitian dilakukan pada PT Pertamina EP Region Jawa yang berlokasi di

field Jatibarang Mundu Indramayu.
2. Penelitian hanya dilakukan pada gudang tertutup saja yaitu gudang 1 dan
gudang 2.
3. Masa audit kinerja gudang dilakukan pada tanggal 18 juli – 10 Agustus
2012, semester I periode 01 Januari - 30 Juni 2012.
4. Data diperoleh dari hasil pengalaman studi lapangan di PT Pertamina EP
Region Jawa.
5. Perbaikan yang dilakukan hanya pada temuan major saja.

1.5 Manfaat Penelitian

Data dan informasi hasil penelitian evaluasi kinerja gudang di PT Pertamina
EP Region Jawa diharapkan dapat memberikan manfaat kepada perusahaan
yaitu:
1. Dapat mengetahui kategori level kinerja gudang saat ini dalam tujuh
perspektif warehouse check up.
2. Dapat mengetahui usulan perbaikan serta dapat segera melakukan tindakan
perbaikan agar kinerja perusahaan meningkat.

1.6 Sistematika Penulisan

BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, identifikasi masalah dari
latar belakang masalah, perumusan masalah, maksud dan tujuan penelitian,
pembatasan masalah, serta sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Berisi teori-teori yang menjadi pedoman dari penelitian ini dan berkaitan
dengan permasalahan audit gudang. Landasan teori yang digunakan bertujuan
untuk menguatkan metode yang dipakai untuk memecahkan permasalahan di
perusahaan.

Rachmat Mauludin 0508035 I-5

Teknik Industri Universitas Widyatama Tugas Akhir

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini menguraikan tentang langkah-langkah dari awal hingga akhir yang
dilakukan untuk menyelesaikan masalah dan mengenai pendekatan dan model
masalah.

BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA

Bab ini berisi data-data hasil pengamatan dan hasil wawancara yang diperoleh
dari observasi yang pada akhirnya akan digunakan sebagai dasar pembuatan
analisis.

BAB V ANALISIS MASALAH

Pada bab ini membahas tentang analisis hasil dari pengolahan data.

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang diberikan bagi perusahaan yang
dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk menyempurnakan
menejemen pergudangan.

Rachmat Mauludin 0508035 I-6