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MACROPROCESO APOYO CODIGO: ASII011

PROCESO GESTION SISTEMAS Y TECNOLOGIA VERSION: 3

INSTRUCTIVO GESTIÓN SERVICIOS


TECNOLÓGICOS – RECURSOS INFORMÁTICOS Página 1 de 28

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 3
1. VERIFICACIÓN DE CONDICIONES DE TRABAJO DEL EQUIPO DE CÓMPUTO . 4
1.1 VERIFICACIÓN DE CONDICIONES FÍSICAS DE TRABAJO. ................................ 4
1.2 VERIFICACIÓN DE CONDICIONES ELÉCTRICAS DE TRABAJO. ........................ 4
2. INSTALACIÓN Y TRASLADO DE EQUIPOS .......................................................... 5
2.1 TRASLADO O REUBICACIÓN DE UN EQUIPO DE CÓMPUTO ............................ 5
2.2. INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE EQUIPOS NUEVOS. ............................. 5
2.3. IDENTIFICACIÓN DE EQUIPO. .......................................................................... 6
2.4. CREACIÓN DE USUARIOS. ............................................................................... 7
2.5. CONFIGURACIÓN Y ASIGNACIÓN DE DIRECCIONES IP. ............................... 7
3. MANTENIMIENTO CORRECTIVO A EQUIPOS DE CÓMPUTO ............................. 8
3.1. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA. ..................................................................... 8
3.1.1. Problemas De Software. ........................................................................... 8
3.1.2. Configuración de Aplicaciones .................................................................. 9
3.1.3. Vencimiento de Contraseñas .................................................................. 10
3.1.4. Problemas De Hardware ......................................................................... 11
3.1.4.1. El Equipo No Enciende ........................................................................ 11
3.1.4.2. El Computador se Reinicia Continuamente ......................................... 11
3.1.4.3. Verificar códigos de error al arrancar la PC. ........................................ 12
3.1.4.4. Averías de la pila ................................................................................. 12
3.1.4.5. Procedimiento de verificación de fecha inválida................................... 13
3.1.4.6. Detección de Averías del Procesador .................................................. 13
3.1.4.7. Detección de Errores de la Tarjeta Madre ........................................... 14
3.2. PROCEDIMIENTO PARA FORMATEAR UN EQUIPO DE CÓMPUTO ............. 15
3.3. PROCEDIMIENTO PARA DIAGNOSTICAR UNA IMPRESORA ....................... 16
4. MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS A EQUIPOS DE CÓMPUTO........................ 18
4.1. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA. ................................................................ 18

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4.1.1. Actualización de Software. ...................................................................... 18


4.1.2. Diagnóstico de Hardware y Limpieza General......................................... 19
4.2. OTRAS ACTIVIDADES ..................................................................................... 20
4.3. LISTA DE VERIFICACIÓN ASIF013: ................................................................. 20
4.4. ACTUALIZACIÓN DE HOJA DE VIDA............................................................... 21
4.5. RECOMENDACIONES ...................................................................................... 21
5. REALIZACIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD – BACKUP .................................... 22
5.1. BACKUP POR MEDIO DE HERRAMIENTA DE COPIA DE SEGURIDAD
PROPIA DE WINDOWS .............................................................................................. 22
5.2. BACKUP POR RED........................................................................................... 22
5.3. BACKUP MANUAL ............................................................................................ 22
6. VERIFICACION PROBLEMAS DE RED ................................................................ 23
6.1. PROCEDIMIENTO DE CONECTIVIDAD DE CABLES. ..................................... 23
6.2. PROCEDIMIENTO DE CONECTIVIDAD INALÁMBRICA .................................. 23
6.3. PROCEDIMIENTO RÁPIDO PARA DETECTAR UNA IP DUPLICADA ............. 23
7. PLANEACIÓN DE RECURSOS INFORMÁTICOS ................................................. 24
7.1. RECEPCIÓN DE SOLICITUDES APLICATIVO – SOLICITUDES DE RECURSOS
INFORMÁTICOS ......................................................................................................... 24
7.2. ANÁLISIS DE SOLICITUDES ............................................................................ 24
CONCLUSIONES ............................................................................................................ 27

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INTRODUCCIÓN

El Instructivo de Soporte a Recursos Informáticos es una guía de las actividades


que deben desarrollarse para hacer el trabajo con la calidad que esperan los
usuarios administrativos de la Universidad de Cundinamarca. El seguir este
instructivo ahorrará un tiempo significativo en la detección de fallas y evitará que
haya omisiones en la configuración que deben tener los recursos informáticos, en
especial, los equipos de cómputo. Permite a su vez cumplir con las normas
establecidas por el Área de Soporte a recursos Informáticos, en cuanto a
nomenclaturas de nombres de equipo, nombres de usuario y direcciones de red.

De igual manera le permitirá al área, realizar una planeación de todos los


recursos informáticos con la que cuenta la Universidad de Cundinamarca esto con
el fin de poder determinar la obsolescencia tecnológica y así poder plantear una
proyección de las necesidades de los diferentes recursos.

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1. VERIFICACIÓN DE CONDICIONES DE TRABAJO DEL EQUIPO DE


CÓMPUTO

1.1 VERIFICACIÓN DE CONDICIONES FÍSICAS DE TRABAJO.

Se debe verificar que el equipo de cómputo cumpla con las siguientes condiciones
físicas para su adecuado funcionamiento:

a. En lo posible, los equipos de cómputo deben estar ubicados sobre


escritorios o sobre superficies planas distantes del piso para evitar la
contaminación aeróbica como el polvo, además de la humedad.

b. La temperatura debe ser controlada y constante como sea posible para


evitar el stress térmico de los componentes.

1.2 VERIFICACIÓN DE CONDICIONES ELÉCTRICAS DE TRABAJO.

Se debe verificar que el equipo de cómputo cumpla con las siguientes condiciones
eléctricas para su adecuado funcionamiento:

a. En cuanto sea posible, los equipos de cómputo deben estar conectados


sobre la red regulada, en caso de no contar con ella, se debe tener un
estabilizador electrónico de 1000W por equipo.

b. Se debe verificar con un multímetro que el voltaje sea el adecuado para


que el equipo trabaje adecuadamente. El voltaje debe estar entre los110
voltios y los 120 voltios sin variaciones.

c. La toma eléctrica se debe encontrar bien conectada en cuanto a fase,


neutro y polo a tierra.

d. Es recomendable que las impresoras no estén conectadas a la red


regulada (UPS), éstas deben estar conectadas a la red normal con un
estabilizador electrónico.

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2. INSTALACIÓN Y TRASLADO DE EQUIPOS

2.1 TRASLADO O REUBICACIÓN DE UN EQUIPO DE CÓMPUTO

a. Que cumpla con las condiciones físicas y eléctricas de trabajo


(Numeral 1).

b. Verificar que exista un punto de red disponible para la conexión y


salida a internet del equipo de cómputo o impresora (si ésta aplica).

c. Identificar si el equipo de cómputo cambiará de dependencia y


usuario para realizar la respectiva configuración de nombre de
usuario, nombre del equipo, dirección IP e impresoras compartidas
(si aplica), previo formateo de la máquina.

d. Actualización Hoja de Vida Equipo de cómputo en la plataforma


Mesa de Ayuda

2.2. INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN DE EQUIPOS NUEVOS.

a. Verificar el Sistema Operativo de fábrica con el que viene el equipo de


cómputo, en caso de que la licencia no sea Professional, es necesario
realizar formateo a la máquina.

b. Instalar el Software especificado en la Biblioteca de Medios, ubicada en


el servidor FTP: ftp.unicundi.edu.co

c. Instalar software licenciado adicional (si aplica) teniendo en cuenta la


ubicación de la oficina o dependencia a quien se asignará el equipo de
cómputo (previa solicitud del Gestor responsable).

d. Configurar Dominio, Usuario de dominio, Dirección IP, nombre de equipo


e impresoras.

e. Verificar que la dependencia cumpla con las condiciones físicas y


eléctricas de trabajo (Numeral 1).

f. Ingresar Hoja de Vida Equipo de cómputo en el Aplicativo Bienes y


Servicios - Hojas de Vida de Activos.

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CONFIGURACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE EQUIPOS, USUARIOS, DOMINIOS Y


DIRECCIONES IP.

2.3. IDENTIFICACIÓN DE EQUIPO.

a. Nombre de Equipo. Se deben tener en cuenta las siguientes


condiciones para Nombrar un equipo de cómputo:

Sede/Seccional/Extensión No. Placa

Ejemplo: FUSA 31873


UBATÉ 30084

Quedando de la siguiente manera:

FUSA31873
UBATE30084

Sin líneas, guiones o puntos.

b. Descripción del Equipo. Teniendo en cuenta la dependencia o área


institucional a la que ha sido asignado el equipo de cómputo, se deberá
especificar la misma en este ítem:

Ejemplo 1: Dirección de Sistemas y Tecnología

Ejemplo 2: Dirección de Talento Humano

c. Dominio. Se deberá configurar un dominio de acuerdo a la


sede/seccional/ extensión:

Ejemplo:
Fusagasugá: UNICUNDI.UDEC
Girardot: GIRARDOT.UDEC

Ubaté: UBATE.UDEC

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Para las demás seccionales y extensiones se deberá especificar un dominio


que las identifique (aunque no se tenga directorio Activo/servidor de
dominio).

2.4. CREACIÓN DE USUARIOS.

a. Usuarios de Dominio. Para la Sede/Seccionales/Extensiones que


manejan Directorio Activo/Servidor de dominio, se debe coordinar
inicialmente con los ingenieros del área de Usuarios y Roles para
identificar el nombre de usuario de plataforma asignado al nuevo
funcionario con el fin de configurar el mismo en el servidor de Dominio o
se debe realizar una consulta en la página www.unicundi.edu.co en el
botón: plataforma / consultar usuario.
Ejemplo:
Usuario Plataforma: pcastillo
Usuario de Dominio: PCASTILLO

b. Usuarios Locales. La regla primordial para la configuración de un


usuario, ya sea local o de dominio es tener en cuenta la inicial del primer
nombre más el primer apellido del funcionario.
Ejemplo:
Nombre Completo: JUAN CARLOS RODRIGUEZ MORENO
Nombre de Usuario: JRODRIGUEZ
En caso de que el usuario ya exista, se debe tener en cuenta la inicial del
primer y segundo nombre más el primer apellido, quedando así:
Nombre de Usuario: JCRODRIGUEZ

c. Usuario Local Administrador. Es necesario Activar el usuario local


Administrador del equipo y configurar la contraseña estipulada en la lista
de Verificación de Actividades creada a inicios de año por el Área de
Soporte a Recursos Informáticos para para la ejecución de los
Mantenimientos Preventivos.

2.5. CONFIGURACIÓN Y ASIGNACIÓN DE DIRECCIONES IP.

Teniendo en cuenta la Sede/Seccional/Extensión, cada una cuenta con un


direccionamiento de red específico, para conocer este direccionamiento se debe
acudir al Coordinador del área de Redes para que nos suministre esta información
y de esta manera solicitar la dirección IP, máscara de Red, Puerta de enlace y
DNS respectivo.

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3. MANTENIMIENTO CORRECTIVO A EQUIPOS DE CÓMPUTO

3.1. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA.

Cuando un equipo deja de funcionar, es necesario diagnosticarlo y hacer su


respectiva reparación. Para tal fin se debe tener en cuenta la información
suministrada por el usuario respecto a la falla que le está presentando el equipo
de cómputo para identificar y clasificar el caso: Problemas de Software o
Problemas de Hardware.
La solicitud por parte del funcionario se puede recibir de manera verbal, telefónica
o por requerimiento (Mesa de Ayuda).

3.1.1. Problemas De Software.

a. El Equipo presenta Lentitud en la ejecución de las aplicaciones. Todo


software instalado en el equipo de cómputo necesita Memoria de Acceso
Aleatorio [Random Access Memory, RAM] para funcionar.

Mientras más programas se estén ejecutando simultáneamente en el equipo,


más memoria RAM consumirá. En consecuencia, si un programa determinado
no se carga o funciona lentamente, el primer paso que debe seguir es cerrar
todas las demás aplicaciones abiertas.

Para averiguar cuáles son las aplicaciones que están abiertas y están utilizando
la mayor parte de la RAM del equipo de cómputo, el sistema operativo Windows
cuentan con herramientas que muestran esa información para revisar las
estadísticas de uso de RAM:

• Presione Ctrl + Alt + Supr.


• De clic en la opción Administrador de tareas.
• En la ventana que aparece, haga clic en la ficha Procesos.
• Luego haga clic en el elemento del menú "Uso de memoria", que ordena
todas las aplicaciones abiertas de acuerdo con la cantidad de RAM que
están usando.
• Para cerrar un proceso o aplicación de clic en el botón “Terminar
proceso”.

b. Bloqueo de Aplicaciones. En algunos casos algunas aplicaciones, ya sean


ofimáticas o utilitarias, presentan bloqueos y continuos reinicios que
imposibilitan el trabajo adecuado por parte del usuario, cuando esto sucede,

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es necesario verificar el tipo de mensaje de error que presenta en la pantalla y


de esta forma tomar acciones respectivas. Si aún después de esto, la
aplicación sigue presentando bloqueos, pruebe reiniciando el equipo de
cómputo. Una vez restablecido totalmente el funcionamiento, vuelva a abrir la
aplicación y compruebe si el problema se ha resuelto.

c. Detección de Virus o Aplicaciones Maliciosas. Los virus, spyware y otras


formas de software malicioso (conocido comúnmente como malware), pueden
provocar que otras aplicaciones del equipo de cómputo no funcionen
correctamente, especialmente navegadores Web y cuentas de correo
electrónico (se bloquean o dejan de trabajar completamente). Para esto, se
necesita un escaneo completo del equipo utilizando el antivirus instalado.

d. Fallas en el Sistema Operativo. Cuando el equipo de cómputo se reinicia


continuamente puede presentarse fallas en el sistema operativo. La solución a
esta falla es formatear el equipo e instalar nuevamente el sistema operativo,
las herramientas ofimáticas y sus utilitarios.

3.1.2. Configuración de Aplicaciones

a. Configuración Correo Electrónico. Se debe tener en cuenta el tipo de


cuenta electrónica que el funcionario desea configurar, las más comunes son:
Gmail. Hotmail, Yahoo!, y Outlook365. Para esta última, que es el servidor de
correo electrónico institucional de la Universidad de Cundinamarca, la
asignación de usuario y contraseña se puede solicitar de dos formas, teniendo
en cuenta el tipo de cuenta que el usuario desea:

• Solicitud Correo Institucional Personal: Plataforma Institucional –


Sistema Institucional de Solicitudes - Dirección de Sistemas y
Tecnología – Acceso a Recursos Informáticos – Solicitar Correo
Institucional.
• Solicitud Correo Institucional Dependencia: Plataforma Institucional
– Mesa de Ayuda – Agregar Requerimiento – Categoría Usuarios y
Roles – Subcategoría Correo Electrónico Dependencia – Agregar –
Especificar Observaciones – Guardar Proceso.

b. No funciona Excel o Word. Se debe verificar que la versión de


archivo que el funcionario desea abrir, sea compatible con la
versión de Office instalado en el equipo, si la falla continua, es
necesario desinstalar el Office e instalar una versión más reciente

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con sus respectivas actualizaciones dependiendo de las


características de máquina que el usuario tenga y si persiste el
problema el equipo debe ser trasladado a la al área de Servicios de
TI.

c. La página Web no carga. Se debe verificar inicialmente si la


dirección o URL está bien digitada, si es así, es necesario validar
que la conexión de red no presente conectividad limitada o nula, si
la conexión se encuentra en este estado, pruebe desconectando el
cable de red del punto o el switch al que se encuentra conectado
esté, luego valide por medio de un ping la salida a internet.

Verifique si la dirección IP configurada en el equipo, es la


autorizada por el área de Redes, en caso de estar duplicada, el
área de redes deberá proporcionarnos la ubicación de la misma y la
nueva dirección para asignar en el equipo. Si lo anterior no se
cumple, verifique si la página a la que desea ingresar el funcionario
no está restringida por el área de Redes, si es así, se invita al
usuario a consultar el Manual de Seguridad Informática ASIM003,
en donde se explican las políticas de seguridad establecidas por la
Dirección de Sistemas y Tecnología. En caso de necesitar el
ingreso a la página web, se debe enviar un correo electrónico
justificando el ingreso a la misma y ésta solicitud entrará a ser
evaluado por el coordinador del área encargado.

3.1.3. Vencimiento de Contraseñas

a. No ingresa el usuario de dominio. Si el funcionario indica que no puede


ingresar a su equipo de cómputo por medio de su usuario de dominio, es
necesario ingresar al servidor de dominio y restablecer la contraseña, previa
solicitud hecha por requerimiento o llamada telefónica.

b. No ingresa el usuario Local. Si el funcionario indica que no puede ingresar a


su equipo de cómputo por medio de su usuario local, es necesario ingresar al
usuario Local Administrador y restablecer la contraseña del usuario solicitado,
previa solicitud hecha por requerimiento o llamada telefónica.

c. La contraseña para Escanear expiró. Teniendo en cuenta que algunas


impresoras traen la opción de escaneado por red, en especial las Kyocera
6525, que se loguean por medio de los usuarios de dominio, es necesario

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realizar el cambio de contraseña en la máquina cada vez que el funcionario


realice esta acción en su equipo de cómputo:

• Se ingresa por el explorador de su predilección a la dirección IP de la


Impresora (esta información se puede obtener con el personal del área
de Soporte a Recursos Informáticos).
• Se loguea con los datos proporcionados por el área de Soporte a
Recursos Informáticos.
• En libretas de direcciones se ubica el nombre del funcionario
previamente configurado, y se pide al mismo, ingresar la nueva
contraseña.
• Clic en enviar y luego en probar.
• Si sale mensaje de Conexión Ok. Ya se puede escanear, de lo contrario
se debe verificar si el nombre de equipo cambió o si el funcionario está
ingresando de manera correcta su contraseña.

3.1.4. Problemas De Hardware

3.1.4.1. El Equipo No Enciende

• Verificar que se encuentre conectado a la alimentación de voltaje AC.


• Verificar que el cable de conexión esté en buenas condiciones.
• Verificar que el interruptor de encendido este activado.

Si después de verificar estos pasos, el computador no enciende, se deben tener


en cuenta los siguientes pasos:

• Probar la fuente de Alimentación del computador.


• El equipo se queda pitando (Posible Falla en la memoria - Remplazarla)
• El computador no enciende (verificando los pasos anteriores): Validar el
procesador.
• El computador no enciende (verificando los pasos anteriores): Validar la
Mother Board

3.1.4.2. El Computador se Reinicia Continuamente

• Verificar que el botón de Reset no esté activado (pegado).

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• Verificar que el ventilador de la fuente esté funcionando.


• Verificar que el ventilador del procesador esté funcionando.
o Si después de verificar estos pasos, el computador se sigue
reiniciando, se deben tener en cuenta los siguientes síntomas:
• ¿El computador presenta problemas de recalentamiento en la fuente de
poder?: Cambiar ventiladores porque su giro es muy lento
• ¿El computador presenta recalentamiento en el procesador?: Cambiar felpa
y crema refrigerante.
• ¿El computador continua con la falla y los pasos anteriores fueron
verificados?: Posible falla de memoria RAM
• ¿El computador continúa con la falla y los pasos anteriores fueron
verificados?: Posible falla de Software.

3.1.4.3. Verificar códigos de error al arrancar la PC.

Estos son los códigos de erros más comunes:

• Un pitido largo: Problema de Memoria. Compruebe si ha insertado


correctamente el módulo de memoria. Si es así y el problema persiste,
entonces posiblemente estará estropeado.
• Un pitido largo y después 2 cortos: Error de vídeo. Posiblemente la tarjeta
de vídeo no esté lo suficientemente ajustada al zócalo.
• Un pitido largo y 3 cortos: Error de vídeo. La tarjeta de vídeo no funciona o
bien hay un problema con su memoria.
• Un pitido continuo: Error de Placa. Si se produce este pitido, es posible que
la placa esté estropeada, aunque también puede ser debido a algún otro
componente.

3.1.4.4. Averías de la pila

Procedimiento de pila agotada:

• Aparece un mensaje en pantalla indicando un error en CMOS o BIOS


(CMOS checksum error o BIOS checksum error): Cambiar la pila
• Volver a definir la configuración de la PC a través del SETUP.

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3.1.4.5. Procedimiento de verificación de fecha inválida

En algunos casos no aparece ningún mensaje en la pantalla de inicio, pero no se


detecta el disco duro:

• Entre al SETUP del BIOS.


• Actualice los parámetros del disco duro.
• Actualice la fecha del sistema.
• Actualice los parámetros del CD-ROM.
• Reinicie el equipo. Si éste vuelve a perder la configuración cambie la
batería.
• Si el problema persiste, verifique el voltaje de la batería. Si es el correcto
entonces hay que sustituir el CMOS o actualizar la BIOS.

3.1.4.6. Detección de Averías del Procesador

Los problemas que puede acarrear este componente son generalmente


irreversibles, normalmente una frecuencia de trabajo no adecuada o la falta de
disipador o ventilador, suelen acabar a corto o largo plazo con la vida del
microprocesador, pero hay que tener otros factores en cuenta:

• Si la PC no arranca, pero el microprocesador se calienta. Puede deberse a


un fallo de la tarjeta madre, del zócalo, o incluso una inserción no adecuada
del microprocesador en el mismo. Cada procesador cuenta con una
muesca que indica la dirección en la que debe insertarse el mismo.
Verifique que esté insertado correctamente.

• Si el equipo no arranca y el microprocesador no se calienta. Posiblemente


la tensión de trabajo sea insuficiente. Se revisarán los Jumpers de la tarjeta
madre referentes a la alimentación de la misma, pero en el caso de que la
configuración del microprocesador se realice sin Jumpers, a través del
Setup, deberemos mirarlo dentro de este programa. Puede ser que esté
seleccionada una tensión de 3.3 voltios cuando el micro necesite 5 voltios.
Por el contrario si hacemos trabajar un micro con una tensión de 5 v, el
equipo tampoco arranca pero el micro se calienta. Si mantenemos mucho
esta circunstancia el micro puede llegar a quemarse, habría que apagar el
equipo inmediatamente.

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• La máquina se bloquea frecuentemente. Ello puede ser debido a una


frecuencia de trabajo del micro no adecuada. Para neutralizar esta
eventualidad, habrá que revisar los Jumpers de la tarjeta madre en el Setup
dependiendo de cómo se configure.

3.1.4.7. Detección de Errores de la Tarjeta Madre

Si creemos que falla la tarjeta madre será mejor comprobar:

• Las conexiones de todos los componentes.


• Desconectar y conectar de nuevo los componentes como la memoria,
procesador y tarjeta de video.

En general, cuando tenemos led’s que están encendidos todo el tiempo verificar:

• Verifique en la BIOS que la velocidad de los ventiladores sea la adecuada.


• Debe también regresar a los valores por omisión en la BIOS para ver si
desaparece el problema.
• Comprobar que el microprocesador está insertado correctamente en su
zócalo y que tenga su pasta térmica en buen estado (no chorreada. Si es
así, limpiarla y poner nueva).
• Verificar que todos los puentes de configuración de la tarjeta madre están
colocados en función del tipo del micro-procesador que tenemos instalado.
Si es que la tarjeta cuenta con esta función. En caso de no estar seguro,
consultar el manual de la tarjeta madre.
• Nos aseguraremos que el resto de los componentes imprescindibles para
que funcione el sistema están correctamente montados, especialmente la
fuente de alimentación, la memoria RAM y la tarjeta de video.
• Proceda a extraer la tarjeta madre de la carcasa para evitar cualquier tipo
de corto circuito con la misma y pruebe si funciona. Si es así, es indicativo
de un corto ocasionado por algún tornillo. Deberá entonces volver a
colocar la tarjeta madre cuidando que los tornillos estén bien aislados.
• En caso de que no funcione, debe de ir quitando dispositivo por dispositivo
y probando que arranque -cada vez que se quite un dispositivo-
empezando con las unidades de CDROM o disco duro, después con la
tarjeta de red y otras, hasta el último deberá quitarse la tarjeta de video y
tarjetas de memoria.

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• Cuando se detecte que la tarjeta madre y el procesador arrancan sin el


dispositivo que se quitó, deberá revisar el dispositivo y probar con otro
nuevo. Si funciona entonces ya se encontró el error.
• Si después de realizar estas comprobaciones el equipo sigue sin funcionar,
el error está en el microprocesador o en la tarjeta madre.
• Probaremos con otro microprocesador, o con otra tarjeta madre, hasta que
encontremos el culpable. Una vez encontrado, habrá que sustituirlo.
• Cuando se haya definido que la tarjeta madre o el procesador están
dañados, y no se encontró un substituto, entonces la computadora deberá
darse de baja definitiva haciendo el oficio de diagnóstico correspondiente.

3.2. PROCEDIMIENTO PARA FORMATEAR UN EQUIPO DE CÓMPUTO

• Previa copia de seguridad hecha a la información del equipo (Ver. Numeral


6) proceder a insertar el CD con el sistema operativo a instalar (Windows 7
Pro– Windows 8 Pro– Windows 8.1 Pro – Windows 10 Pro)

• Particionar en dos el disco duro (escoger los tamaños adecuados teniendo


en cuenta el posible volumen de información que manejará el usuario)

• Seguir el paso a paso dado por el Cd de instalación

• Configurar Usuario USER para la instalación y configuración del software


utilitario

• Ejecutar el software DRP en su última versión (ubicado en el servidor FTP:


ftp.unicundi.edu.co) para la instalación de controladores.

• Configuración e identificación del equipo, usuario de dominio o local,


configuración dirección IP (Ver Numeral 3

• Paso de la información (Backup) al disco Local D.

• Apuntar las carpetas preestablecidas en el usuario (Descargas, Mis


imágenes, Mis documentos, Escritorio, Mi música, Mis videos) al Disco
Local D (o a la partición en donde se haya pasado el Backup):

 Disco Local C
 Usuarios
 Abrir carpeta usuario

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 Clic derecho sobre la carpeta que desea apuntar


 Propiedades
 Ubicación
 Mover
 Seleccionar la Ubicación a la que desea mover la carpeta
 Aplicar
 Aceptar

• Instalación de Actualizaciones Automáticas

• Instalación de impresoras en red (si aplica).


3.3. PROCEDIMIENTO PARA DIAGNOSTICAR UNA IMPRESORA

Los siguientes son los pasos básicos para diagnosticar fallas en una impresora:
• La Impresora no Enciende.

 Verificar que se encuentre conectada a la alimentación de voltaje AC


 Verificar que el cable de conexión este en buenas condiciones.
 Verificar que el interruptor de encendido este activado.

Si después de verificar estos pasos la impresora no enciende, se deben tener en


cuenta los siguientes pasos:

 Verificar que la fuente de poder esté funcionando (Probar la fuente sola)


 La impresora no enciende (verificando los pasos anteriores): Validar la
Mother Board.

• La Impresora No Imprime

 Verificar que el cable de datos esté conectado.


 Verificar que el cable de datos o red este en buenas condiciones.
 Verificar que la impresora este instalada en el computador.
 Verificar que la impresora este configurada en el computador.
 Verificar que tenga tóner (Tinta).
Si después de verificar estos pasos la impresora continúa con fallas será
necesario remplazar partes electrónicas.

• La impresora genera error de tamaño de Papel: Esto se debe a que el


usuario no verifica o escoge el tamaño de papel asignado en las diferentes
bandejas de la impresora, para solucionar este inconveniente, se debe verificar

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en la ventana del control de impresora la asignación del tamaño del papel a la


respectiva bandeja.

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4. MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS A EQUIPOS DE CÓMPUTO

4.1. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA.

El Mantenimiento Preventivo es aquel que se realiza de manera anticipada con


el fin de prevenir el surgimiento de daños en los equipos de cómputo. Es decir,
su principal misión es mitigar posibles fallas.
Gracias al mantenimiento preventivo es posible garantizar el buen
funcionamiento de los equipos ya que se ocupa exclusivamente de realizar
acciones que impiden que los equipos se descompongan. Algunas acciones
del mantenimiento preventivo son: Actualización de Software, Diagnóstico De
Hardware y Limpieza General.

4.1.1. Actualización de Software.

La actualización de Software consiste básicamente como su nombre lo indica, en


actualizar las aplicaciones, herramientas y software utilitario aprobado y utilizado
por la Dirección de Sistemas y Tecnología con el fin de optimizar el uso y
rendimiento de las mismas. Para tal fin el Área de Soporte a Recursos
Informáticos cuenta con un listado de Aplicaciones y/o software utilitario para su
instalación en los equipos de cómputo administrativos. Los instaladores se
encuentran ubicados en el servidor FTP: ftp.unicundi.edu.co.

Al tratarse de aplicaciones en su mayoría de versión Free o de libre descarga, se


pueden encontrar sus actualizaciones en las páginas Web de cada fabricante o
proveedor.

De igual manera existe una Lista de verificación de Actividades previamente


socializada con los Ingenieros del área de soporte en donde se estipulan las
actualizaciones requeridas en los equipos de cómputo y las actividades en cuanto
a Software y Configuración que deben ser aplicadas en las jornadas de
Mantenimiento Preventivo Programadas.

A continuación, se explica brevemente algunos de los procesos a realizar en esta


actividad de Actualización:

• Actualización Controladores. Se ejecuta el programa DRP en su última


versión que es una solución de Auto Instalación de Drivers
• Verificación Nombre y Descripción Equipo. Ver literal 3.1 Identificación
del Equipo.

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• Desinstalación de herramientas y utilitarios no autorizados por la


Dirección de Sistemas y Tecnología. Actualmente la Dirección de
Sistemas Y Tecnología tiene un Manual de Seguridad Informática ASIM003,
en donde especifica en su literal 7.1.2: Redes e Internet – (Restricciones y
prohibiciones en el uso de la red) sobre la prohibición de bajar programas
(software) sin la debida autorización de la Dirección de Sistemas y
Tecnología.
• Limpieza de archivos temporales, cookies, registros e historial.
Actualmente se utiliza la herramienta Ccleaner para realizar este tipo de
limpiezas.
• Actualización de los utilitarios más frecuentes. En esta actividad se
actualizan programas tales como Skype, Acrobat, Java, Flash Player,
Ccleaner, Descompresores, Códec de Audio, entre otros.
• Actualización Hoja de Vida Equipo Activo ASIr021. Se actualizan datos
en el aplicativo Bienes y Servicios - Hoja de Vida Activos como: Usuario del
equipo, ubicación del equipo, Cambios en el Hardware o Software del equipo
(si aplica), entre otros.

4.1.2. Diagnóstico de Hardware y Limpieza General.

Los equipos de cómputo funcionan correctamente y están protegidos cuando


reciben mantenimiento periódicamente, si esto no sucede, el disco duro se llena
de información, el sistema de archivos se desordena y el rendimiento en general
disminuye. Por tal motivo, se hace necesario realizar un buen diagnóstico y
limpieza general con el fin de garantizar que el sistema funcione adecuadamente.
Para eso, a continuación, se describe brevemente algunas de las acciones a
realizar en estas actividades de diagnóstico y Limpieza:
• Realizar Desfragmentación de Disco Duro y dejarla programada. De
todos los componentes de una PC, el disco duro es el más sensible y el que
más requiere un cuidadoso mantenimiento. Por tal motivo se debe ejecutar
la desfragmentación de Disco Duro de Windows y dejarla programada de la
siguiente manera: Inicio – Equipo - Disco C - Propiedades – Herramientas –
Optimizar y Desfragmentar Unidad – Cambiar Configuración – Mensual-
Aceptar.
• Exploración del Disco Duro. Se debe ejecutar el comando CMD en modo
administrador: sfc /scannow. Esta herramienta se utiliza para comprobar los
archivos del sistema, reparar los archivos dañados y/o los que faltan.
• Verificación Memoria RAM. Verificar físicamente cuántas memorias tiene
instaladas el equipo y lógicamente cuántas reconoce.

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• Desensamblar el Equipo. Bajar la fuente, bajar la memoria RAM, Tarjetas


y Ventiladores.

• Soplar Equipo y Teclado. Limpiar el exceso de tierra y polvo de los


componentes y probar los componentes para un funcionamiento correcto.
El polvo normalmente no afecta el flujo de la electricidad o penetra un
circuito electrónico, pero puede formar una capa térmica que eleva la
temperatura y reduce el tiempo de vida del PC o hasta quemar los
componentes internos del mismo. También la suciedad en el teclado es
propicia para la proliferación de gérmenes, bacterias y virus causantes de
infecciones.

• Aplicar limpiadores electrónicos y lubricantes. Aplicar limpiador en


puertos traseros y frontales del equipo.

4.2. OTRAS ACTIVIDADES

Otra de las actividades que se realizan dentro del Mantenimiento preventivo son el
diligenciamiento del Formato de Verificación de Actividades (ASIF013), el Formato
Hoja de Vida Activo (ASIF021), el Formato de Requerimiento (ASIF002), el Formato
de Asistencia Técnica (ASIF003) y el Formato de Cronograma de Actividades
(EPIF001).

Estos formatos deberán ser diligenciados por cada Ingeniero al realizar los
mantenimientos Preventivos programados en la Sede, Seccionales y Extensiones que
deberán realizarse de acuerdo a las fechas programadas y en los horarios previstos
en mutuo acuerdo con los usuarios de cada equipo de cómputo.

El Diligenciamiento de estos formatos será explicado verbal y electrónicamente a


cada uno de los ingenieros encargados de dichas actividades con previas semanas a
la ejecución del mismo.

4.3. LISTA DE VERIFICACIÓN ASIF013:

Sólo se manejará una lista de verificación por equipo, la cual deberá ser diligenciada
en su totalidad, controlada. Esta lista debe ser cargada en el aplicativo BIENES Y
SERVICIOS – HOJAS DE VIDA ACTIVOS. Tener en cuenta que las listas de
verificación deben ir con las fechas que están predeterminadas en el cronograma es
decir debe coincidir, recuerde que esta es la base para generar el indicador. En el

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campo NOMBRE DE LA LISTA DE CHEQUEO: se debe diligenciar de la siguiente


manera “MANTENIMIENTO PREVENTIVO EQUIPOS DE CÓMPUTO- II PERIODO -
AÑO 2016 – N° 01 “

4.4. ACTUALIZACIÓN DE HOJA DE VIDA

La actualización de la Hoja de vida debe ser en tiempo real a la realización del


mantenimiento preventivo ya que ahí se adjunta la lista de verificación ASIF013, tener
en cuenta con que en el campo #CERTIFICACION / LISTA DE VERIFICACIÓN se
debe colocar el número que le asigno a la lista de Verificación, tal como se diligencio
en el campo NOMBRE DE LA LISTA DE CHEQUEO.

4.5. RECOMENDACIONES

a. Una vez especificada la cantidad de equipos por área en el cronograma, no se


puede incluir más equipos.
b. NO contemplar equipos que hace poco se le ha realizo mantenimiento
correctivo o que sean nuevos.

NOTA: Los equipos de cómputo que hacen parte de las salas de computo no se
contemplan en el cronograma, ya que estos equipos por procedimiento del Área
de Unidad de Apoyo académico dentro de la finalización de cada semestre se
debe realizar el procedimiento de mantenimiento de los Equipos de Cómputo.

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5. REALIZACIÓN DE COPIAS DE SEGURIDAD – BACKUP

Se deben tener en cuenta los siguientes pasos para realizar copias de seguridad o
Backup solicitados por el usuario, quien debe suministrar los medios extraíbles
para la realización del backup.

5.1. BACKUP POR MEDIO DE HERRAMIENTA DE COPIA DE SEGURIDAD


PROPIA DE WINDOWS

Para sistemas operativos Windows 7 y 8:


• Panel de control
• Hacer una copia de seguridad o restaurar archivos
• Configurar Copias de Seguridad
• Seleccionar dónde desea guardar la copia de seguridad
• Seleccionar las carpetas a las que desea hacer copia de seguridad
• Guardar Configuración y ejecutar copia de seguridad.

5.2. BACKUP POR RED

• Verificar con el funcionario las carpetas a las cuales desea realizar la copia
de seguridad
• Clic derecho – propiedades – compartir
• Seleccionar el usuario al que le desea dar permisos de Lectura/Escritura.
• Ingresar por recursos de Red desde otro equipo de cómputo y copiar la
información en el medio extraíble proporcionado por el funcionario

5.3. BACKUP MANUAL

• Verificar las carpetas existentes en cada una de las particiones


configuradas en el disco duro del equipo de cómputo
• Comprobar tamaño y peso de cada carpeta
• Iniciar la copia de seguridad (clic derecho copiar – clic derecho pegar) en el
medio extraíble proporcionado por el funcionario.
• Verificar al finalizar que el tamaño y peso de las carpetas copiadas en el
medio extraíble coincida con las almacenadas en el PC.

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6. VERIFICACION PROBLEMAS DE RED

6.1. PROCEDIMIENTO DE CONECTIVIDAD DE CABLES.

• Revise que el cable de red está bien conectado y que parpadeen los led’s
de la tarjeta de red
• Revise que el switch o concentrador o Punto de acceso esté encendido y
parpadee el correspondiente led.
• En caso de que no encienda, probar en otro plug del concentrador o switch.
• Si sigue sin encender es necesario probar el conector RJ45 que va de la
computadora al switch o concentrador o Punto de acceso por medio de un
probador de red
• Si el cable está bien, entonces se debe probar el jack que va del patch
panel al switch o centrador.

6.2. PROCEDIMIENTO DE CONECTIVIDAD INALÁMBRICA

• Verifique la tarjeta inalámbrica del equipo esté habilitada


• Revise que la intensidad de señal de la Red Wi-Fi sea óptima.
• Conectar a la red previa identificación del SSID
• Ingresar contraseña de autenticación (Si la tiene)
• Verificar que la red indique Conectado.

6.3. PROCEDIMIENTO RÁPIDO PARA DETECTAR UNA IP DUPLICADA

• Pregunte al administrador de la red la IP del usuario que le corresponde.


• Tenga a la mano un computador.
• Desconecte el computador afectado.
• Haga ping a la IP de la cual sospecha la duplicación
• Si responde, obtenga la dirección MAC para fines de comprobación de
cambios no autorizados de IP.
• Contacte al dueño de la computadora para aclarar el cambio de IP no
autorizado.
• Configure adecuadamente las IP’s de cada equipo
• Verifique la salida a internet de los equipos afectados

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7. PLANEACIÓN DE RECURSOS INFORMÁTICOS

7.1. RECEPCIÓN DE SOLICITUDES APLICATIVO – SOLICITUDES DE


RECURSOS INFORMÁTICOS

Aplicativo Solicitudes de Recursos Informáticos: esta aplicación tecnológica


utilizada como punto de contacto con el usuario (Vicerrector Administrativo y
Financiero, Vicerrector Académico, los Directores de Extensión, Directores de
Área, Jefes de área, Decanos, Directores de Programa en el aplicativo), que le
permite registrar las diferentes necesidades relacionados con los servicios y
recursos informáticos, a través requerimientos se observa el estado desde su
recepción hasta la respuesta.

Una vez se tengan las solicitudes en la aplicación, el sistema tiene un módulo


“Reporte de Solicitudes de Recursos Informáticos “el cual le permite obtener
todas las solicitudes de las necesidades que tiene los usuarios. El aplicativo ofrece
la bondad de filtrar por el TIPO DE BIEN SOLICITADO el cual será mucho más
fácil para realizar un análisis previo. Este tipo de reporte se es descargable por
medio de la herramienta ofimática de Excel.

7.2. ANÁLISIS DE SOLICITUDES

El análisis a las solicitudes es una actividad que nos permite evaluar y procesar
las necesidades de los usuarios, determinando su viabilidad y los recursos
informáticos a utilizar.

• Para realizar el análisis es importante tener en cuenta el documento


descargable que se genera a través del aplicativo de Solicitudes de
Recursos Informáticos, una vez es tenga esta información el análisis se
maneja a través del Formato ASIF022 – PLANEACIÓN DE RECURSOS
INFORMÁTICOS.

• Este formato encontrará la información almacenada del inventario


tecnológico con el que cuenta cada dependencia en su Sede, Seccional,
Extensión y Oficina de Bogotá el cual permitirá tener un análisis más
detallado frente a las necesidades que en su momento realizo el usuario.

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Una vez se tenga diligenciada la información del inventario tecnológico con el que
cuenta dependencia y la solicitud tecnológica que realizo, en el campo
Consecutivo Número se diligencia el número que genere el aplicativo.

• Con la información de los campos (Inventario Tecnológico – Solicitudes de


Bienes y Consecutivo) plasmada en el Formato ASIF022 – PLANEACIÓN
DE RECURSOS INFORMÁTICOS, se debe socializar con el DIRECTOR
DE SISTEMAS Y TECNOLOGÍA para toma decisiones en cuanto a la
viabilidad y aprobación de las necesidades de cada usuario.

Una vez hecho el análisis se registra en el campo APROBACIÓN si fue aprobada


con las cantidades solicitadas de igual manera se debe diligenciar una
observación en caso dado que la aprobación no cumpla con la totalidad
solicitada o no se pueda aprobar debido que no se cuenta en stock para la
asignación.

• PROYECCIÓN DE ADQUISICIÓN, dentro de este campo se debe plantear


las posibles proyecciones para la adquisición de recursos informáticos
basados en el análisis, aprobación de las solicitudes.

Se debe tener encuentra también en cuenta la vida útil de los recursos


informáticos y determinar la obsolescencia tecnológica con el fin de detectar
los diferentes equipos que han cumplido con su ciclo de vida útil para el
préstamo del servicio óptimo.

Por lo anterior con la proyección de Adquisiciones la Dirección de Sistemas y


Tecnología objetivo el fortalecimiento de la Infraestructura Tecnológica y los
Recursos Informáticos con el fin de proveer los recursos necesarios para el
buen desempeño de los diferentes procesos institucionales para el
fortalecimiento del Core de la Institución.

• Con el fortalecimiento de los Diferentes Recursos Informáticos e


Infraestructura Tecnológica la Dirección de Sistemas y Tecnología realiza
Proyectos de Inversión con las que pueda cubrir con las necesidades
detectadas por el área y las necesidades emitidas por los usuarios.

Con la adquisición de los recursos informáticos a través de los Proyectos de


Inversión y con el objetivo de tener un mejor control de los diferentes Equipos

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adquiridos dentro del formato ASIF022 PLANEACIÓN DE RECURSOS


INFORMÁTICOS, se encuentran seis (6) campos específicos para el control de
ellos como lo son:

 N° CONTRATO: Campo que le permite diligenciar el número del contrato


con el que se realizó la adquisición de los Recursos Informáticos.
 DESCRIPCIÓN ELEMENTO ASIGNADO: Diligenciar la descripción
detallada tal como lo muestra el contrato en cuanto al elemento adquirido.
 CANTIDAD ASIGNADA: Diligenciar la cantidad aprobada para cada
Seccional, Extensión, Oficina Bogotá y Sede Principal.
 FECHA DE ASIGNACIÓN: Diligenciar la fecha con la que se realizó la
solicitud de asignación ante el área de almacén.
 PLACA DE INVENTARIO (Opcional): Si se cuenta con la Información de
la placa de inventario con la que el área de almacén registra los elementos
para fines de control se debe diligenciar en este campo.
 OBSERVACIONES: En caso que esta asignación tenga una observación
de cualquier tipo se debe dejar plasmada en este campo.

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CONCLUSIONES

• Con este Instructivo GESTIÓN SERVICIOS TECNOLÓGICOS – RECURSOS


INFORMÁTICOS, le permitirá al personal del Área desarrollar sus actividades
de una forma más organizada, estructurada con el único fin de prestar un
servicio de Calidad.

• Para el Área SERVICIOS TECNOLÓGICOS – RECURSOS INFORMÁTICOS


le permitirá estandarizar sus actividades en las seccionales, extensiones,
oficina de Bogotá y sede principal para un mejor control del servicio ante los
procesos que tiene la Universidad de Cundinamarca.

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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN DESCRIPCIÓN
AAAA MM DD
1 2015 04 08 Emisión del Documento.
Se ingresa un capítulo con la información
correspondiente a los Mantenimientos
2 2016 03 14 Preventivos realizados por el área, al igual que
algunas actualizaciones dentro del contenido
del documento.
Se Ingresó el Capitulo Planeación Recursos
Informáticos, se modificaron en algunos
3 2016 10 14 capítulos el cambio del formato de Hojas de
Vida y otras actualizaciones dentro del
contenido del documento.

ELABORO
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO
Giovanny Ramírez Alfonso Profesional Director de Área
Paola Andrea Ramírez Suaza Profesional III
Carlos Alberto Torres Barrios Profesional I
Nelsy Mayerly Benavides López Profesional I
Ana Andrea Martínez Morales Profesional I
Andrea Viviana Gaitán Gutiérrez Profesional I
Ana Milena Soto Profesional I
Gabriel Andrés González Profesional I
Oscar Mauricio Alba Valbuena Profesional I
Fabián Rodrigo Gutiérrez Arévalo Profesional I
Mary Luz Ruiz Ortiz Profesional I
Pablo Andrés Jaimes Santacruz Técnico II
John Alejandro Ladino Rivera Técnico I
Jorge Luis Gaitán Baquero OPS
APROBO (GESTOR RESPONSABLE DEL PROCESO)
FECHA
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO
AAAA MM DD
Ricardo Andrés Jiménez Nieto Director de Sistemas y 2016 10 13
Tecnología

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