¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

Al ser la información documentada de una empresa parte importante de su capital intelectual

para la estandarización de sus procesos, la planificación organizacional, auditorias,
mejoramiento de procesos, control de las actividades de la empresa, es importante que sea
preservada para que los conocimientos y el saber hacer no se pierdan o deteriore, no obstante
con solo ser preservada no es suficiente para mantener un buen sistema de gestión, también
es importante evaluar esta información documentada para determinar que los documentos se
cumplan a cabalidad.

La evaluación de la información documentada de un Sistema de Gestión de Calidad cumple

una importancia muy alta en índices que lleven a cabo los resultados que deriven dentro de la
organización. Tratar de tener todo de manera adecuada; lo legal, lo probatorio, lo organizado,
todo correcto, para cuando llegue el momento de algo que se concluye, se tenga prueba de
todo lo implementado dentro de la organización correspondiente a la conformidad o no
conformidad. Así, podemos decir, que la evaluación de la información documentada es uno de
los papeles más importantes dentro de un Sistema de Gestión de Calidad, pues es el soporte
de lo que este en proceso, o ha finalizado con la conformidad o no conformidad.

Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al documentar

los elementos importantes como lo son las acciones, los recursos y el tiempo, estamos
direccionando a las personas a cargo a lograr los objetivos y metas propuestas, de igual
manera la documentación ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del
sistema.

Basado en esto, vemos que las empresas buscan por medio del Sistema de Gestión de Calidad
el éxito total de sus procesos y la satisfacción final de sus clientes internos y externos,
buscando una motivación sutil para seguir siéndole fiel a los productos y servicios que la
compañía implemente, así, como principal motivo, debe ser cada proceso que este en el modo
del Sistema de Gestión de Calidad. Por lo anterior, se concluye que todos los procesos deben
ser eficaces a la hora de intervenir de manera de en términos de calidad, viéndolo desde el
punto de vista del S.G.C., y por esto, la evaluación de la información documentada cumple una
gran importancia, pues adecua lo que está bien y lo que no, todo, según la norma NTC ISO
9001, guía del desarrollo total del Sistema de Gestión de Calidad en las organizaciones.