Ms. C.

Marco Vinicio Rodríguez

mvrodriguezl@yahoo.com
http://mvrurural.wordpress.com/
CONTENIDO
PRESENTACIÓN
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer
cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones

como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la
empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y
secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo
definido.

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se

crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización.

Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto

de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un
ámbito predeterminado de aplicación.

La elaboración de estos documentos debe ser atendiendo a los principios de orientación

al usuario, enfoque basado en los procesos, mejora continua, liderazgo y participación.
OBJETIVO
Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del sistema en el
cumplimiento de sus funciones específicas, una vez finalizada la identificación y
desarrollo de cada uno de los procesos y procedimientos.

UTILIDAD
Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema (Auditoria sistémica).

GENERALIDADES
LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Las empresas, organizaciones y dependencias del Estado cuentan con diversos
procedimientos para la ejecución de las funciones que tienen encomendadas, así como
para la obtención de los resultados establecidos en los programas operativos de trabajo.

Los procedimientos administrativos son un plan o método de trabajo que establece una
sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí, que tienen como propósito la
realización de una actividad o tarea específica dentro de un ámbito predeterminado de
aplicación para la obtención de un resultado concreto.

El procedimiento determina, de manera específica y detallada, el cómo se realizan las

actividades de transformación de insumos en productos. En consecuencia, en el
procedimiento se deben identificar las personas, tareas, recursos y flujos de información
que se emplean en el desarrollo del trabajo administrativo.

Los procedimientos administrativos tienen una importancia fundamental para las

organizaciones, toda vez que por medio de ellos se suministran los bienes y servicios que
demanda la organización.

Para cumplir con esta responsabilidad es necesario adoptar los principios de gestión de
calidad en el diseño y desarrollo de los procedimientos administrativos. Estos principios
son:
a) Enfoque al cliente: las organizaciones deben captar y comprender las necesidades
 y expectativas de sus usuarios para satisfacer sus demandas tonto internas como
externas.
b) Liderazgo: La dirección debe orientar a la organización al logro de sus objetivos
con altos niveles de calidad.
c) Participación del personal: Se requiere del involucramiento y compromiso del
personal en todos los niveles de la organización.
d) Enfoque basado en procesos: La organización debe estructurarse mediante
procesos, a fin de mejorar el uso de los recursos y generar resultados de valor
para los usuarios.
e) Enfoque de sistema para la gestión: Implica entender las relaciones de los
procesos como un sistema en el que se identifican insumos, transformación y
resultados.
f) Mejora continua: La organización debe en todo momento revisar y mejorar sus
procesos para elaborar el desempeño de la organización.
g) Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Implica el análisis de
información documentada para la adecuada toma de decisiones.
h) Relaciones mutuamente beneficiosas para el proveedor: Las relaciones
interdependientes entre la organización y sus proveedores deben considerarse
mutuamente provechosas, para ampliar la capacidad de ambos en relación a la
creación de valor.

DEFINICIÓN DE PROCESO
Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos
organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado específico y
predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases
que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las
funciones de acuerdo con su estructura orgánica.

DEFINICIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un
conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en
relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas
establecidas señalando la duración y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento
para pago de nómina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de
materiales, etc.

DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO

Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento se encuentran algunas similitudes
y muchos autores utilizan indistintamente dichos términos, cuando se trata de manuales
que orienten la ejecución del trabajo, es más generalizado el uso de procedimientos, por
razones de orden jurídico, confirmado por la Constitución y las Leyes. En este instructivo
para tener didácticos los términos "proceso y procedimiento" se emplea en forma
análoga, especialmente porque se está describiendo el trabajo de una persona
 responsable y de allí se origina la descripción del Manual de Funciones.

DEFINICIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un
documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma
ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se
deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones,
departamentos y servicios.

Requiere identificar y señalar quién?, cuando?, como?, donde?, para qué?, por qué? de
cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.

OTRAS DEFINICIONES APLICADAS A LOS PROCEDIMIENTOS

Política: Se define como la orientación, marco de referencia o directriz que rige las
actuaciones en un asunto determinado.

Norma: Disposición de carácter obligatorio, específico y preciso que persigue un fin

determinado enmarcado dentro de una política.

Reglamento: Conjunto de políticas, normas y procedimientos que guía el desarrollo de

una actividad.

Formato o Documento: Instrumento que facilita el registro de la información necesaria

para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que éste se realizó de
acuerdo a los lineamientos previamente establecidos.

Puntos de Control: Prevenciones que hace un empleado en el desarrollo de un

procedimiento para ejecutar la acción o tarea de acuerdo con las normas establecidas en
los reglamentos.
OBJETIVOS, POLÍTICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
 El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad y
responsabilidad para complementar los controles de la organización.

 Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada

departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las
posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.

 Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información

de los resultados operativos y de organización en el conjunto.

 Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos

basados en datos de registro y documentos contables y diseñados para presentar
un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para
exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.

 La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido

como evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima
protección posible contra errores, fraude y corrupción.

 La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de

control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión
proyectada y los objetivos futuros.

 La correcta disposición de los controles válidos, de tal forma que se estimulen la

responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno
reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así
como la extensión de los necesarios.

 Elementos esenciales para practicar auditorías, interventorías y en general

evaluaciones internas e independientes o externas.

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS (MANUAL DE PROCEDIMIENTOS)

Las unidades administrativas deben documentar sus procedimientos; es decir, establece
por escrito, implementarlos y mejorarlos,

Los procedimientos documentados se agrupan en una carpeta llamada Manual de

Procedimientos. El Manual de Procedimientos considera la descripción de las actividades
y métodos de trabajo como parte del sistema.

Para documentar los procedimientos es necesario cumplir con los aspectos siguientes:
a) Que se justifiquen;
b) Que tengan antecedentes históricos consolidados;
c) Que tengan alcances y límites precisos;
d) Que contribuyan al desarrollo de un proceso;
 e) Que existan responsables de su ejecución; y
f) Que identifiquen registros para obtener evidencias de su cumplimiento.

VENTAJAS DE CONTAR CON PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS

Los procedimientos documentados y agrupados en el manual permiten:
a) Disminuir la improvisación y los errores;
b) Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los
miembros de la organización;
c) Dar una visión global y sistemática del trabajo administrativo de los
servicios públicos;
d) Ser documentos de consulta;
e) Vincular la realidad con los procesos documentos; y
f) Emprender acciones de mejora.
QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Todos los empleados de la empresa deberán consultar permanentemente este manual
para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado, ejerciendo
apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes a mejorar
los procedimientos.

Los jefes de las diferentes unidades porque podrán evaluar objetivamente el desempeño
de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos
que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la empresa para analizar
resultados en las distintas operaciones.

Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medición
del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido
establecidos para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los
niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo
bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de sus áreas y operaciones.

RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS ÁREAS FRENTE AL MANUAL

DE PROCEDIMIENTOS
Corresponderá a los Jefes de áreas funcionales, frente a los manuales de procedimientos:

 Dirigir su diseño, establecimiento, aplicación y control.

 Propender por el cumplimiento y actualización de los manuales establecidos. 7

 Detectar las necesidades de creación y actualización de procedimientos de

acuerdo a nuevas normas y tecnologías, por medio de un seguimiento
permanente.

 Proponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios que lleven a la

reestructuración de las áreas y al cumplimiento de los objetivos.

 Ser base para la evaluación del desempeño tanto a nivel individual como de la
unidad o dependencia.

OBJETIVOS DEL LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS

Con el levantamiento de procedimientos por parte de los empleados se pretenden
alcanzar los siguientes objetivos:

 Implementar métodos y procedimientos del Sistema de Control Interno de la

empresa.

 Identificar los trámites de cada operación y su funcionario responsable.

  Identificar las funciones del personal en cada actividad, trámite, proceso,
operación o transacción.

 Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la

duración total del procedimiento. Ejemplo: cuánto tiempo se gasta el trámite de
un contrato, una cuenta, recepción de suministros, etc.?

 Establecer controles para fomentar la descentralización y desconcentración de

funciones por medio de una adecuada segregación y planeación de las cargas de
trabajo.

 Fomentar la modernización y simplificación de los trámites, evitando demoras,

pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados.

 Establecer tiempos estándar o promedio para cada paso de un procedimiento,

con el fin de detectar las dependencias que demoran los trámites sin justa causa.

 Sentar la base documental para la elaboración de los Manuales de Procedimientos

y Funciones.

 Estimular la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los

procedimientos.

Establecer indicadores, estándares, índices o razones válidos para evaluar la gestión.

TÉCNICAS PARA REALIZAR EL
LEVANTAMIENTOS DE PROCEDIMIENTOS
Para hacer el levantamiento de los procedimientos que forman parte del manual, se
pueden utilizar una o varias de las siguientes técnicas, así:

1. A TRAVÉS DE LOS JEFES DE OFICINA Y EL GRUPO DE TRABAJO PARTICIPANTE EN EL

PROCEDIMIENTO
El jefe de oficina, de las distintas unidades de la empresa, en forma simultánea, se reúne
con todos los empleados de la misma, y nombrando un relator, comenzarán a describir
en orden ascendente (1º. , 2º. …..), cada una de las actividades que se realizan bajo la
responsabilidad individual, para cada uno de los procesos o tareas y se diligencia un
“Formato Único” en borrador, por cada uno, de esta manera quedará registrado el
respectivo procedimiento en esa oficina, el que podrá continuar en una u otras oficina
hasta su culminación, distinguiendo claramente el inicio y el final de los mismos,
señalándose un plazo o fecha fija para ser entregados a los asesores o coordinadores de
los manuales, paralelamente se anotaran los objetivos, las medidas de seguridad y de
protección, la base legal, los informes a elaborar para cada procedimiento, de orden
financiero, económico estadístico o de labores del personal y/o justificación de las tareas,
señalando el Documento base o que es elaborado en el mismo momento, con sus
respectivas copias y distribución de las mismas, señalando su utilización que se hace de
éstas en las otras dependencias, se acompañará una fotocopia, además se indican los
puntos de control, como se indica en este instructivo y se analizarán sugerencias para
simplificar el respectivo procedimiento, en sus distintos pasos o tareas, estos formularios
serán revisados al final por los jefes de oficina en coordinación con los asesores o
coordinadores de estas tareas hasta llegar al definitivo que se transcribirá por
computadora y posteriormente se elaborará la respectiva gráfica o flujograma e
integrando con los demás elementos del Manual de procedimientos.

2. A TRAVÉS DE UN FUNCIONARIO CON CONOCIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTO

Se designará a un empleado dentro de la oficina quien conformará también el grupo de
apoyo, con un perfil definido por su destacada colaboración, interés, criterios de estar de
acuerdo con el cambio, etc. quien asumirá la tarea de hacer el levantamiento de los
procedimientos en colaboración con el coordinador o asesores, aplicando los parámetros
señalados en el punto anterior, utilizando siempre el formato único, el cual ha prestado
magníficos resultados, necesitando una revisión más detallada para evitar desviaciones o
mentiras de las tareas que componen el procedimiento.

3. A TRAVÉS DE TALLERES DE ASESORES O COORDINADORES

Los Asesores o Coordinadores mediante “entrevistas y encuestas” a cada uno de los
empleados va diligenciando el formato único , describiendo las tareas, buscando el orden
y la base lógicas del mismo y aplicando todas las explicaciones señaladas en el primer
punto de este tema.
4. UTILIZACIÓN DE LA HOJA DE RUTA
Paralelamente se utilizará la Hoja de Ruta, como se explica más adelante del presente
documento con carácter obligatorio, sea la que fuere la técnica utilizada, como elemento
de confirmación y comprobación del respectivo procedimiento, y como resultado se
podrán hacer ajustes, previas las explicaciones justificadas del caso.

5. MIXTO
Combinación de los anteriores métodos utilizados.

A continuación se indican las funciones de los grupos utilizados en estas labores de

levantamiento, elaboración, revisión, modernización y actualización de los Manuales de
Procedimientos:

FUNCIONES DEL GRUPO DIRECTIVO:

La Gerencia, incluyéndose, designará un grupo de nivel directivo para que supervise todas
las tareas que esto origine como el levantamiento, la revisión, ajustes de los
procedimientos y posteriormente su mantenimiento, de acuerdo con las orientaciones de
Asesores o Coordinadores encargados de estas labores y sus funciones son:
 Dirigir y supervisar el cumplimiento del levantamiento de los procedimientos por
parte del Grupo de Apoyo, de los Jefes de Oficina u otro método que se utilice.
 Señalar las directrices y políticas para el levantamiento de los procedimientos
actuales.
 Controlar la ejecución y cumplimiento del levantamiento de los procedimientos
mediante un plan de trabajo, teniendo en cuenta el tiempo y la calidad de las
labores
 Canalizar la recolección de los distintos procedimientos por cada área en las
fechas o plazos establecidos

FUNCIONES DEL GRUPO DE APOYO:

Estará integrado por un representante de cada área de la empresa según su organigrama,
con un perfil del empleado, así: Que se destaque por su colaboración, interés, actitud
positiva al cambio y la modernización; las funciones de este grupo son:
 Con los Jefes de Oficina y/o el empleado respectivo levantar mediante formato
único los procedimientos actuales efectuando las verificaciones y correcciones de
los mismos (en borrador).
 Acatar y sujetarse a la metodología y orientaciones emanadas por los Asesores y
por estas instrucciones.
 Proporcionar sugerencias y recomendaciones para la simplificación, mejoramiento
y modernización de los procedimientos, así como el señalamiento de puntos de
control.
  Llevar un registro e informar por escrito sobre los procedimientos que están bajo
su cargo.
 Proponer objetivos, normas legales o base legal medidas de seguridad e informes
a elaborar por cada uno de los procedimientos que conformen el Manual.

FUNCIONES DEL GRUPO ASESOR O COORDINADORES:

Integrado por profesionales de las diferentes áreas, con experiencia en la elaboración e
implementación de Manuales de Control Interno, tendrá como funciones:
 Establecer la metodología, coordinar el levantamiento de procedimientos técnicos
a cargo de los miembros del Grupo de Apoyo.
 Coordinar su actualización, evaluación, modificación y posterior integración en los
Manuales de Procedimientos respectivos.

REGLAS PARA EL LEVANTAMIENTO Y

REVISIÓN DE PROCEDIMIENTOS
LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS
Para el levantamiento de procedimientos se deben tener en cuenta las siguientes reglas:
1. Definir El Limite Del Procedimiento: El inicio del procedimiento y el fin o
terminación. Ejemplo: Recibo de la madera para fabricación del mueble (Inicio) y
terminación del producto para la Venta (Fin del Procedimiento).
2. Nombre Del Cargo: Nombre del cargo del empleado responsable de acuerdo a la
planta de personal.
3. Siempre iniciando la frase se debe usar el verbo en tercera persona.
4. En los pasos de decisión se utiliza el verbo en infinitivo.
5. Se debe estudiar el número de copias y su distribución 0-4 dando su justificación
especialmente por la utilización que se les dé en cada oficina.
6. El Grupo De Apoyo O Líder: Coordina a jefes y empleados que tienen a su cargo el
levantamiento de los procedimientos y se hacen equipos, con grupos
especializados.
7. Determinación De Objetivos Y Metas: Lo que se espera del respectivo
procedimiento.
8. Los procedimientos se hacen relacionar y referenciar utilizando el formulario
“único”.
9. El grupo de apoyo entregará el procedimiento ya verificado con sus “Documentos
Anexos” o Justificativos.
10. Explicación De Las Gráficas: Elaboración de flujogramas en borrador para pasar a
 revisar, estudiar y simplificar pasos o trámites.
11. Se realizan entrevistas con los empleados que manejan los distintos aspectos o
que participan en el procedimiento para verificar, conocer, aclarar dudas, recoger
formatos, recomendaciones, objetivos, clase de archivos, conductas, justificación
de los trámites mediante la respuesta a los siguientes interrogantes “EL PORQUE?
, CUANDO?, DONDE?, QUE?, COMO?.
12. Desarrollar y ejecutar las hojas de ruta para cada uno de los procedimientos,
estableciendo las actividades, trámites y tiempo de ejecución, acompañados de
los documentos originales. (Ver: Hoja de Ruta)
13. Determinar si cada paso del procedimiento está justificado y está agregando valor,
así que no sea repetitivo.

COMO REVISAR LOS PROCEDIMIENTOS

Una vez levantados los procedimientos y hechas las verificaciones, observaciones y
entrevistas pertinentes, se procede a su revisión bajo el cumplimiento de estos pasos:
1. Tener claridad de la estructura de la empresa a Nivel General y a Nivel Individual,
estudiar el organigrama.
2. Analizar la secuencia del proceso y la relación que se tenga con una o varias
dependencias. Ejemplo : contabilidad, tesorería, etc.
3. Analizar la segregación de funciones. Lo cual se lleva a cabo mediante la solución
al siguiente interrogante : CUANDO NO SE SEGREGAN FUNCIONES? CUANDO LO
HACE TODO UNA SOLA PERSONA AUTORIZA, APRUEBA, REVISA, EJECUTA, ETC.?
4. Analizar la responsabilidad de cada paso que se realiza por cada empleado.
5. Estudiar el listado de problemas - soluciones que recogieron en las encuestas y
que tengan que ver con los procedimientos y cruzan dicha información con los
nuevos procedimientos.
6. Analizar los documentos: formas que se utilizan, información que contiene,
número de copias, distribución, usos, archivo, consulta, cuantificación de la
cantidad de documentos procesados, formas de manipulación, firmas, sellos,
personas que intervienen justificando su participación, respondiendo que
informes se producen con base en la información de los mismos.
7. Estudiar que los espacios usados para los equipos sean suficientes y se adapten a
las necesidades técnicas, por ejemplo computadoras o equipos especiales
8. Identificación de los procesos: sí son manuales o por computadora, evaluándolos
especialmente con tendencia a que al máximo las labores se sistematicen.
9. Analizar los resultados que produzcan las Hojas de Ruta las cuales se pondrán en
funcionamiento a partir del levantamiento de los procedimientos.
10. Se elabora un Banco de datos sobre:
a. Medidas de control interno y de seguridad por áreas. Procesos o grupos,
que se deben aplicar según las circunstancias
 b. Cuestionarios: base para la evaluación del Control Interno como apoyo de
un verdadero autocontrol.
11. Definición de información que se producirá, de orden financiero, estadístico,
económico y técnico.
12. Sistematización que se está aplicando en el procedimiento en la Empresa.
13. Realizar ejercicios de “lluvia de ideas” con los empleados para conocer formas o
sugerencias que lleven a la simplificación y mejoramiento de los procedimientos.
CONTENIDO DEL MANUAL
En la redacción de los manuales deberá utilizarse un lenguaje claro, sencillo, preciso y
comprensible. Se deberán respetar las reglas de sintaxis, ortografía y redacción del
idioma español.

Los objetivos y funciones deberán iniciarse con un verbo en infinitivo y no utilizar

adjetivos calificativos, ni abreviaturas (si no se describe el significado en la primera vez
que se cite).

El texto de los manuales deberá ser capturado en el paquete Microsoft Word para
Windows, con las siguientes características

Hoja tamaño Carta, Orientación Vertical, Márgenes Derecho, Superior e inferior 1.5 cms,
Izquierdo 3.5 cms.

Formato letra tipo Arial a 12 puntos, texto justificado, interlineado Múltiple en1.15 y
espaciado a 6 puntos superior e inferior

COMPONENTES PRINCIPALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El contenido de los manuales de procedimientos es diferente en cada organización; varía
según su ámbito de aplicación y su alcance. No obstante, se recomienda adoptar, en su
caso, el modelo siguiente:
1. Portada: La identificación o portada se refiere a la carátula del Manual de
Organización la cual da a conocer los datos más elementales como son:
1.1. Nombre de la Organización o Entidad a que se refiere el manual.
1.2. Logotipo de la Organización o entidad.
1.3. La Fecha de impresión
1.4. Identificar si es elaboración o actualización del Manual de Organización.

Manual de procedimientos
Distribuidora Global, S.A.

Fecha Elaboración X
Agosto de 2018
Modificacion
 1.5. Adicional a la portada del manual deberá identificar plenamente a los
responsables de la elaboración, revisión y aprobación del documento, debiendo
llevar:
1.5.1. Nombre y Puesto de quien se encargó de la elaboración del documento.
1.5.2. Nombre y Puesto de quien se encargó de la revisión del documento.
1.5.3. Nombre y Puesto de quien se encargó de la Aprobación del documento.
Formato letra tipo Arial a 9 puntos, texto centrado, interlineado Múltiple en
1.15 sin espaciado.

Manual de procedimientos
Distribuidora Global, S.A.

Elaboró Revisó: Autorizó:

Pedro Pa bl o Perez Ms . C. Ma rco Vi ni ci o Rodríguez Li c. Zoi l a Pa z de Guerra

Depa rta mento de Pl a ni fi ca ci ón Supervi s or Pra cti ca Supervi s a da Gerente Genera l

f. f. f.

2. Encabezado del manual. Cada página del documento se identifica de la siguiente

forma:
2.1. Logotipo de la Empresa, indicando la unidad administrativa superior de la
emisora del manual.
2.2. Casilla inferior: nombre de la Unidad Administrativa emisora del documento, así
como nombre del documento.
2.3. En la casilla derecha:
2.3.1. Fecha de elaboración del documento.
2.3.2. En su caso, número de revisión y fecha de actualización.
2.3.3. Número de secuencia de página.
3. Contenido / Índice
4. Presentación o Introducción: explicación general del procedimiento
5. Objetivos Empresariales propósito del procedimiento, puede llevar generales y
específicos
6. Procedimiento se indicará la razón de ser de acuerdo con el contenido, en forma
breve y concisa.
6.1. Unidad Administrativa: Unidad a la que pertenece primordialmente el
procedimiento. Pueden participar varias unidades pero debe identificar a la
 Principal
6.2. Descripción del Procedimiento: Nombre del procedimiento
6.3. Objetivos de Procedimiento: propósito del procedimiento, puede llevar
generales y específicos
6.4. Marco Normativo: normas aplicables al procedimiento de orden legal o
administrativa, internas, requisitos, documentos y archivo.
Ejemplo de una normativa legal del procedimiento
Pago del Impuesto Sobre la Renta
El Marco Normativo
 Decreto No. 10-2012 del Congreso de la República de Guatemala y sus
reformas –Ley de Actualización Tributaria-
• Libro I – Impuesto Sobre la Renta
• Artículos: 1 al 42, del 50 al 67 
 Acuerdo Gubernativo 213-2013 –Reglamento del Libro I de la Ley de
Actualización Tributaria, Decreto No. 10-2012 del Congreso de la
República de Guatemala
• Artículos: 1 al 32, del 36 al 66
6.5. Descripción rutinaria del procedimiento u operación y sus participantes:
pasos que se deben hacer, cómo y porqué, identificando el responsable.
6.5.1. Numero de paso o proceso
6.5.2. Responsable de cada actividad o proceso
6.5.3. Actividad o Proceso, deberá utilizarse un lenguaje claro, sencillo, preciso y
comprensible,
6.5.4. Formatos o documentos.
6.5.5. Diagrama de Flujo o Flujograma del Procedimiento
6.5.6. Formatos, Documentos e instructivos
6.5.7. Glosario o Vocabulario
7. Diagrama de Flujo, descripción grafica del procedimiento.
8. Medidas de Seguridad, Prevención y Autocontrol, aplicables y orientadas a los
procedimientos, para evitar desviaciones.
9. Informes: económicos, financieros, estadísticos, de labores y autocontrol.
10. Supervisión, evaluación, examen y autocontrol de oficinas encargadas del control,
con
DIAGRAMACIÓN

Una vez descrito el procedimiento se continúa con su representación gráfica; para ello, se
elaborará un diagrama que simbolice el flujo de la información, los documentos o
materiales que se utilizan y las interacciones entre las unidades administrativas y puestos
que intervienen en el procedimiento.

Un diagrama es una representación esquemática y simplificada de la actividad

administrativa, muestra la relación de las operaciones entre sí, así como las fases en que
se divide el procedimiento.

La diagramación se efectúa mediante el uso de símbolos ANSI (American National

Standard Institute), los cuales tienen la representación siguiente:

Símbolo Representa
Inicio final del procedimiento. Señala el principio o terminación de
un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del
procedimiento se anotará la palabra INICIO y cuando se termine se
escribirá la palabra FIN.

Actividad combinada. Se utiliza en los casos en que un mismo paso

se realiza una operación y una verificación.

Anexo de documentos. Indica que dos o más documentos se anexan

para concentrarse en un solo paquete, el cual permite identificar las
copias o juegos de los documentos existentes e involucrados en el
procedimiento.
Archivo definitivo. Marca el fin de la participación de un documento o
material en un procedimiento, por lo que se procede a archivar de
manera definitiva, a excepción de que se emplee en otros
procedimientos.
Símbolo Representa
Archivo temporal. Se utiliza cuando un documento o material por
algún motivo debe guardarse durante un periodo de tiempo indefinido,
para después utilizarlo en otra actividad; significa espera y se aplica
cuando el uso del documento o material se conecta con otra operación.

Conector de hoja en un mismo procedimiento. Este símbolo se

utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamaño, el cual
muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y al principio de la siguiente
hoja de donde viene; dentro del símbolo se anotará la letra “A” para el
primer conector y se continuará con la secuencia de las letras del
alfabeto.
Conector de procedimientos. Es utilizado para señalar que un
procedimiento proviene o es la continuación de otros. Es importante
anotar, dentro del símbolo, el nombre del proceso del cual se deriva o
hacia donde va.

Decisión. Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si

algo procede o no, identificando dos o más alternativas de solución.
Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describirá brevemente
en el centro del símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción
con el signo de interrogación.
Destrucción de documentos. Representa la eliminación de un
documento cuando por diversas causas ya no es necesaria su
participación en el procedimiento.

Formato impreso. Representa formas impresas, documentos,

reportes, listados, etc., y se anota después de cada operación, indicando
dentro del símbolo el nombre del formato; cuando se requiera indicar el
número de copias de formatos utilizados o que existen en una
operación, se escribirá la cantidad en la esquina inferior izquierda; en el
caso de graficarse un original se utilizará la letra “O”. Cuando el número
de copias es elevado, se interrumpe la secuencia, después de la primera
se deja una sin numerar y la última contiene el número final de copias;
ahora bien, si se desconoce el número de copias en el primer símbolo se
anotará una “X” y en el último una “N”.

Finalmente para indicar que el formato se elabora en ese momento, se

marcará en el ángulo inferior derecho un triángulo negro.
Símbolo Representa
Formato no impreso. Indica que el formato usado en el procedimiento
es un modelo que no está impreso; se distingue del anterior únicamente
en la forma, las demás especificaciones para su uso son iguales.

Fuera de flujo. Cuando por necesidades del procedimiento, una

determinada actividad o participación ya no es requerida dentro del
mismo, se utiliza el signo de fuera de flujo para finalizar su intervención
en el procedimiento.

Inspección. El cuadro es utilizado como símbolo de inspección,

verificación, revisión o bien, cuando se examine una acción, un formato
o una actividad, así como para consultar o cotejar sin modificar las
características de la acción o actividad.
Interrupción del procedimiento. En ocasiones el procedimiento
requiere de una interrupción para ejecutar alguna actividad o bien, para
dar tiempo al usuario de realizar una acción o reunir determinada
documentación.

Línea continua. Marca el flujo de la información y los documentos o

materiales que se están realizando en el área. Su dirección se maneja a
través de terminar la línea con una pequeña línea vertical y puede ser
utilizada en la dirección que se requiera y para unir cualquier actividad.
Línea de guiones. Es empleada para identificar una consulta, cotejar o
conciliar la información; invariablemente, deberá salir de una inspección
o actividad combinada; debe dirigirse a uno o varios formatos
específicos y puede trazarse en el sentido que se necesite, al igual que
la línea continua se termina con una pequeña línea vertical.
Línea de comunicación. Indica que existe flujo de información, la cual
se realiza a través de teléfono, telex, fax, modem, etc. La dirección del
flujo se indica como en los casos de las líneas de guiones y continua.
 Símbolo Representa
Paquete de materiales. Se emplea para representar un conjunto de
materiales, dinero o todo aquello que sea en especie.

Operación. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea

cuando la acción cambia. Asimismo, se anotará dentro del símbolo un
número en secuencia y se escribirá una breve descripción de lo que
sucede en este paso al margen del mismo.

Registro y/o controles. Se usará cuando se trate de registrar o

efectuar alguna anotación en formatos específicos o libretas de control.
Aparecerá cuando exista la necesidad de consultar un documento o
simplemente cotejar información. S deberá anotar al margen del símbolo
el nombre con el cual se puede identificar el registro o control.

Cuando se registra información, llegará al símbolo una línea continua;

cuando se hable de consultar o cotejar, la línea debe ser punteada
terminando de igual manera en el símbolo.

La diagramación tiene como objetivos visualizar de manera integral las interrelaciones del
procedimiento, indicar la secuencia de las operaciones y los elementos que intervienen
en su ejecución e identificar el origen y destino de los documentos.