1 Luggage tag Kartu yang digantungkan pada

barang bawaan tamu, agar tidak

tertukar dengan barang bawaan
tamu lain.
2 Baggage claim tag Kartu tanda bukti penitipan barang
sementara waktu di luggage store,
digunakan sebagai bukti penitipan
dan pengambilan barang.
3 Bellman errand card Formulir/kartu yang digunakan
untuk mencatat segala aktivitas
yang berhubungan dengan
penanganan barang bawaan tamu
sejak tamu tiba, selama tinggal jika
terjadi perpindahan kamar, dan
ketika tamu meninggalkan hotel.
4 Group errand card Kartu yang digunakan khusus
untuk penanganan barang bawaan
tamu rombongan/group.

5 Bellman control sheet Kartu/formulir pengawasan yang

digunakan oleh bell captain untuk
mencatat kegiatan bellboy selama
menangani barang bawaan tamu
saat tiba, pindah kamar, atau
berangkat meninggalkan hotel.
6 Luggage room book Buku pencatatan penitipan barang
tamu yang dititipkan di luggage
store. Buku ini mencatat aktivitas
keluar masuknya barang yang
dititipkan.
7 Expected arrival list Format yang mencatat mengenai
nama-nama tamu yang diharapkan
tiba.
8 Expected departure list Format yang mencatat mengenai
nama-nama tamu yang diharapkan
berangkat.
9 Room change form Formulir yang digunakan dalam
prosedur perpindahan tamu ke
kamar lain. Formulir ini diberikan
dari reception ke bellman, dna
pihak terkait.
10 Roooming list Bentuk daftar kamar tamu berisi
informasi tamu rombongan yang
digunakan bellman untuk
memperkirakan alur kerja yang
akan dilakukan, dan sebagai
acuan dalam mendistribusikan
barang-barang tamu.
c. Esai
1. Langkah-langkah menangani tamu rombongan yang akan tiba:
www.shared777.blogspot.com
a. Ketika tiba di hotel, tamu rombongan akan langsung diarahkan ke lokasi
yang telah dipersiapkan. Penanganan pada tahap ini dilakukan oleh GRO
(Guest Relation Officer) atau staf yang secara khusus ditunjuk, sedangkan
barang bawaan rombongan dikelola oleh bellman.
b. Sebelum menuju kamar, rombongan akan mendapatkan pembagian kunci
dari ketua rombongan (Tour Leader/TL).
c. Bell captain berkoordinasi dengan tour leader untuk memperoleh rooming
list
d. Diperlukan beberapa staf yang bekerja terkoordinasi untuk menangani tamu
rombongan. Harus ada staf khusus yang bertugas mengarahkan tamu
menuju lift dan memastikan rombongan menuju lantai dan kamar yang
benar. Di hotel besar/tertentu ada petugas khusus yang menangani
keperluan tamu selama di dalam lift. Petugas ini disebut operator atau
elevator operator.
e. Satu atau lebih petugas berada di lantai yang dituju untuk mengarahkan
rombongan ke kamar masing-masing dan menjelaskan fasilitas yang ada di
kamar.
2. Tamu VIP harus mendapat perlakuan berbeda, dan manfaat yang diperoleh
hotel dengan kedatangan tamu tersebut:
Kedatangan tamu VIP, apalagi jika mereka adalah pesohor kelas dunia, akan
meningkatkan kelas dan prestise hotel. Semakin terkenal tamu VIP tersebut,
semakin terkenal pula tempat hotel tersebut. Hal ini karena kedatangan
pesohor tersebut akan diliput oleh media cetak maupun elektronik yang
kemudian akan dipancarluaskan ke seluruh negeri bahkan dunia.
3. Prosedur pendistribusian barang bawaan tamu rombongan:
a. Memeriksa ulang group arrival list
Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa kedatangan tamu
rombongan sudah sesuai dengan yang diharapkan. Beberapa hal yang
harus diperhatikan adalah:
1) Bell captain harus memeriksa dan mencocokkan group arrival list
dengan bagian reception.
2) Mengeluarkan barang bawaan tamu rombongan dari kendaraan.