Nama: Ihsan Firman N.

Nim : 2001610053

Tugas Personal ke-2

Minggu 8 – Sesi 12

(The Risk Management Plan)

1. Carilah sebuah artikel yang menggambarkan kegagalan proyek IT. Buat intisari dari
artikel tersebut! Jelaskan IT Project Risk Framework pada proyek tersebut! Sertakan
sumber referensinya! (Minimal 1 halaman paper A4)

2. Berdasarkan artikel yang diperoleh di No.1, apakah Anda berhasil mengidentifikasi

known risk, known-unknown risk, dan unknown-unknown risk? Berikan penjelasan Anda!

3. Apakah di dalam artikel yang Anda temukan di No.1 diketahui adanya contingency plan?
Berikan penjelasan Anda!

ISYS6310 – Information System Project Management

1. Artikel Kegagalan Proyek IT

Integrated Operasional Control System Failure di PT Garuda Indonesia Tbk.

Penerbangan maskapai Garuda Indonesia sempat kacau akibat diterapkan sistem baru,
Integrated Operation Control System (IOCS) pada 18 November lalu. Akibatnya, ratusan
penumpang Garuda di beberapa bandara sempat menumpuk. Sistem teknologi informasi
senilai US$ 1,5 juta itu sejatinya digunakan untuk memantau pergerakan pesawat, awak
dan lalu lintas penerbangan.

Akibat kegagalan ini, jadwal tugas yang diterima pilot dan awak pesawat dengan jadwal
bandar udara tidak sama. Penerbangan untuk penumpang pun tertunda hingga beberapa
jam.

Setelah terjadi kekacauan jadwal selama tiga hari, pelayanan Garuda mulai pulih. Sejak
Rabu lalu, maskapai ini menerbangi 57 rute dari total 103 rute per hari. Saat ini Garuda
memiliki 800 pilot dan 2.000 awak kabin dengan 2.000 jadwal terbang jam per pekan.

Elisa Lumbantoruan, Executive Vice President Corporate Strategi & Teknologi Informasi
Garuda Indonesia, berbagi cerita seputar kisruhnya sistem ini.

Sejak empat tahun lalu, Garuda membeli Integrated Operation Control System (IOCS).
Sistem itu meliputi perencanaan yang dirancang setahun sebelumnya termasuk rute
Garuda, aircraft plan, dan crew managing system. Dalam sistem itu juga diatur
pemasangan awak sehingga diperlukan data jadwal penerbangan awak, pergerakan awak
termasuk keterlambatan/cancel dan penyebabnya. Sistem lama yang digunakan Garuda
terpotong-potong sedangkan sistem baru IOCS itu terintegrasi.

Garuda sudah menerapkan sistem baru bersama sistem lama. Awalnya, sistem utama yang
digunakan yang lama, IOCS hanya sebagai back up. Sejak tiga bulan lalu, sistem lama
menjadi main system dan sistem baru menjadi back up.

Sejak 18 November, kami putuskan untuk cut over. Kami menggunakan sistem baru
sebagai main system dan sama sekali tak menggunakan sistem lama. Pada hari pertama
tak ada masalah. Sehari kemudian, pada 19 November, sistem tidak bisa diakses selama
empat jam. Mulai jam sepuluh hingga jam satu.

Salah satu kondisi yang terjadi pada saat kegagalan sistem informasi tersebut adalah
jadwal kru pesawat yang kacau, jadwal pilot yang bertabrakan, sampai-sampai ada pilot
yang sedang sakit mendapat jadwal menerbangkan pesawat.

Walaupun sudah disiapkan dengan baik, tetapi karena menyangkut banyak data yang
kompleks, dalam proses transisi ini ada data yang tidak sinkron dan mengakibatkan
informasi yang diterima awak kabin tidak akurat. Salah satu spekulasi kegagalan yang

ISYS6310 – Information System Project Management

 diprediksi adalah karena terjadi ketidak sinkronan data dalam migrasi dari sistem lama ke
sistem baru, sehingga mengakibatkan jadwal awak kabin menjadi kacau. Selain itu juga
dikarenakan operator hanya memasukkan data terbaru itu ke sistem baru. Padahal,
seharusnya data krusial itu dimasukkan ke dalam sistem lama maupun ke IOCS.
Kegagalan PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk dalam aplikasi sistem IOCS ini terletak
pada kesalahan dari SDM yang menggunakan aplikasi tersebut karena kurangnya
pelatihan dan karena kegagalan dalam sistem konversi data. Kegagalan yang dialami ini
menimbulkan kerugian bagi PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk yang telah
mengeluarkan uang 220 juta rupiah untuk kompensasi kepada penumpang, nama baik
Garuda tercoreng akibat peristiwa ini, bertambahnya budget iklan permohonan maaf di
media-media nasional, dan lain-lain.

Sumber : https://bisnis.tempo.co

2. Dari artikel tersebut, dapat diidentifikasi risiko-risiko berdasarkan klasifikasi sebagai

berikut:
a) Known Risk
Adalah suatu kejadian yang telah diidentifikasi dan dianalisa sehingga perencanaan
pencegahan atau penanggulangannya sudah terencana.
Berikut hal yang termasuk dalam kualifikasi Known risk :
 Salah satu spekulasi kegagalan yang diprediksi adalah karena terjadi ketidak
sinkronan data dalam migrasi dari sistem lama ke sistem baru, sehingga
mengakibatkan jadwal awak kabin menjadi kacau.
b) Known–Unknown Risk
Adalah risiko-risiko yang tidak diketahui namun bisa direncanakan terlebih dahulu
sebelum permasalahan terjadi walaupun hasil akhirnya masih tidak diketahui. Namun
untuk identifikasi known-unknown risk ini tetap dengan analisa sementara.
Berikut yang termasuk dalam kategori Known-unknown risk :
 Kegagalan PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk dalam aplikasi sistem IOCS ini
terletak pada kesalahan dari SDM yang menggunakan aplikasi tersebut karena
kurangnya pelatihan dan karena kegagalan dalam sistem konversi data.
c) Unknown–Unkown Risk
Merupakan risiko-risiko yang tidak diketahui sama sekali dan kejadiannya tidak dapat
dihindari.
Berikut yang termasuk ke dalam Uknown- Unknown Risk:
 Kegagalan yang dialami ini menimbulkan kerugian bagi PT Garuda Indonesia
(Persero), Tbk yang telah mengeluarkan uang 220 juta rupiah dan nama baik yang
tercoreng atas peristiwa ini.

ISYS6310 – Information System Project Management

3. Contingency Plan adalah rencana tindakan yang direncanakan untuk membantu
manajemen proyek merespons secara efektif risiko-risiko dalam proyek atau kejadian
yang mungkin saja terjadi di masa depan.

Contingency Plan ini juga dapat kita sebut sebagai Plan-B dalam sebuah proyek jika
risiko terjadi pada saat berjalannya proyek.

Tujuan dari Contigency Plan ini adalah untuk meminimalisir dampak yang terjadi akibat
dari kejadian yang tidak terduga.

Dalam Contingency Plan terdapat beberapa komponen yaitu :

a) Business Impact Analysis : pada tahapan ini risiko-risiko yang telah diidentifikasi
selajutnya dianalisa penaanganannya bagaimana jika sewaktu-waktu risiko tersebut
terjadi.
b) Incident Respone Plan : tahapan ini dilakukan pengukuran dari efek sebelum dan
sesudah risiko /kejadin tersebut terjadi serta merencanakan respon serta aksi yang
dilakukan untuk menanggapi kejadian tersebut.
c) Disaster Recovery Plan : komponen dimana perencanaan dilakukan atas antisipasi
dan persiapan dari kejadian yang tak terduga. Pada tahap ini disusun skenario lanjut
mulai dari proses yang paling penting bagi organisasi, serta melakukan restorasi
sistem dan data penting perusahaan.
d) Business Continuity Plan : komponen ini bertujuan membahas bagaimana bisnis tetap
berjalan apabila kejadian tersebut terjadi.

Dalam kasus diatas, PT Garuda Indonesia telah menyiapkan mekanisme cut over system
dengan baik, namun dikarenakan kompleksitas data yang dimiliki, sehingga terdapat data
yang tidak sinkron sehingga data yang diterima tidak akurat.

Business continuity plan yang dilakukan oleh PT Garuda Indonesia dalam menyikapi hal
tersebut yaitu dengan mengeluarkan uang sebesar 220 juta rupiah untuk kompensasi
kepada penumpang, dan bertambahnya budget iklan permohonan maaf di media-media
nasional, dan lain-lain.

ISYS6310 – Information System Project Management