KODE ADMINISTRASI SURAT MENYURAT

Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan
administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak
seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:

 Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.

 Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran,dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui
orang lain.
 Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam
bentuk tulisan.
Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan
orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat
tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan teratur.

Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis
serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat itu berarti penulis telah
mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.
Dalam menyelenggarakan tata cara penomoran surat menyuratdimaksudkan terwujudnya
keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat dan kearsifan dalam suatu organisasi atau
instansi.
Bebarapa hal tentang Surat
Kop surat dan kepala surat
Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop.

Kepala surat memuat :

 Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat
 Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan seluruhnya
menggunakan huruf kapital dan warna huruf hitam tebal
 Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya menggunakan
huruf kapital dengan menggunakan huruf hitam tebal
 Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos, nomor telepon
atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf
hitam tebal
.

NOMOR DAN KODE SURAT

1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi, kode
bulan dan kode tahun kalender.
2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat
adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi/instansi masing-
masing.
3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang
sesungguhnya.
.
KODE SURAT
1. Kode surat terdiri dari :

a. Surat Keputusan = SKep

b. Surat Keterangan = SKet
c. Surat Edaran = SEd
d. Surat Tugas = ST
e. Surat Kuasa = SK
f. Surat Peringatan = SP
g. Surat Ijin Kegiatan = SIK
h. Surat Perjanjian = SPn
i. Surat Undangan = Und
j. Memorandum = Mem
k. Nota Dinas = Nd
l. Pengumuman = Peng
m. Surat Ketetapan = STap
n. Surat Perintah = SPer
o. Surat Lain – lain =L
2. Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan dilaksanakan

a. Konferensi Zona = KZ
b. Seminar Umum = SU
c. Seminar Teknologi = ST
3. Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan
Desember yaitu dengan kode I – XII

4. Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT

1. Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti:

Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda tangani
oleh Pimpinan yang berwenang.
Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di
bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu, dengan penambahan
simbol Atas Nama di atas tanda tangan.
Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

 Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi stempel
surat.
 Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan telah
ditentukan.
 Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi
disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh
menutupinya.
AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT
Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.

Buku agenda surat setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat,
alamat dan tujuan serta perihal surat.
1. Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :

 Sangat rahasia : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan
jika di ketahui oleh pihak lain akan mengancam suatu instansi/organisasi.
 Rahasia/terbatas : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak
yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu
instansi/organisasi.
 Biasa : artinya surat yang boleh diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan dan tidak
mengancam kelembagaan.
2. Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :

 Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai
dialamat hari itu juga.
 Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan dikirim
menurut jadwal kurir.
 Kilat/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat.
 Kilat Khusus/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat khusus.
Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau

rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.
Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping
itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada
susunan seluruh arsip dalam simpanan.
Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali
dalam file.
Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000
s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi Pendidikan.

000 UMUM
001 Lambang
002 Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat
861.1
003 Hari Raya/Besar
004 Ucapan
005 Undangan
020 PERALATAN
040 PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi
042 Dokumentasi
045 Kearsipan
060 ORGANISASI / KETATALAKSANAAN
090 PERJALANAN DINAS
230 ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL
232 Persatuan Guru Republik Indonesia
236 Korps Pegawai Republik Indonesia
239 Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya
240 ORGANISASI PEMUDA
410 PEMBANGUNAN DESA
411 Pembinaan Usaha Gotong Royong
.14 Pungutan
.2 Lembaga Sosial Desa (LSD)
.32 Kuliah Kerja Nyata (KKN)
.33 Pusat Latihan
.34 Kursus-Kursus
.35 Kurikulum / Sylabus
.36 Ketrampilan
.37 Pramuka
.4 Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK)
.25 Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan
.3 Koperasi Desa
.32 Koperasi Usaha Desa

420 PENDIDIKAN
.1 Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan
Putra/I Irja
421 Sekolah
.1 Pra Sekolah
.2 Sekolah Dasar
.3 Sekolah Menengah
.4 Sekolah Tinggi
.5 Sekolah Kejuruan
.6 Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
 .7 Kegiatan Pelajar
.71 Reuni Darmawisata
.72 Pelajar Teladan
.73 Resimen Mahasiswa
.8 Sekolah Pendidikan Luar Biasa
.9 PLS / Pemberantasan Buta Huruf
422 Administrasi Sekolah
.1 Persyaratan Masuk Sekolah, Testing,
Ujian,Pendaftaran, Mapras, peloncoan
.2 Tahun Pelajaran
.3 Hari Libur
.4 Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP
.5 Beasiswa
423 Metode Belajar
.1 Kuliah
.2 Ceramah, Simposium
.3 Diskusi
.4 Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
.5 Kurikulum
.6 Karya Tulis
.7 Ujian
424 Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor
Klasifikasi Disini: Guru Teladan
425 Sarana Pendidikan
.1 Gedung
.11 Gedung Sekolah
.12 Kampus
.13 Pusat Kegiatan Mahasiswa
.2 Buku
.3 Perlengkapan Sekolah
426 Keolahragaan
.1 Cabang Olah Raga
.2 Sarana
.21 Gedung Olah Raga
.22 Stadion
.23 Lapangan
.24 Kolam renang
.3 Pesta Olah Raga, Klasifikasi nya: PON, Porsade,
Olimpiade,
.4 KONI
427 Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan
Remaja
Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja
428 Kepramukaan
429 Pendidikan Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890

430 KEBUDAYAAN
431 Kesenian
.1 Cabang Kesenian
.2 Sarana
.21 Gedung Kesenian
432 Kepurbakalaan
433 Sejarah
434 Bahasa
435 Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan
440 KESEHATAN
441 Pembinaan Kesehatan
442 Obat-obatan
443 Penyakit Menular
444 Gizi
445 Rumah Sakit, Balai Kesehatan,
PUSKESMAS,PUSKESMAS Keliling, Poliklinik
446 Tenaga Medis
448 Pengobatan Tadisional

450 AGAMA
451 Islam
.1 Peribadatan
.11 Sholat
.12 Zakat Fitrah
.13 Puasa
.14 MTQ
.2 Rumah Ibadah
.3 Tokoh Agama
.4 Pendidikan
.41 Tinggi
42 Menengah
.43 Dasar
.44 Pondok Pesantren
.45 Gedung Sekolah
.46 Tenaga Pengajar
.47 Buku
.48 Dakwah
.49 Organisasi / Lembaga Pendidikan
.5 Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb
.6 Peradilan
.7 Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama
.8 Mazhab
456 Urusan Haji
.1 ONH
.2 Manasik
560 TENAGA KERJA
.1 Pengangguran
561 Upah
562 Penempatan Tenaka Kerja, TKI
563 Latihan Kerja
564 Tenaga Kerja
800 KEPEGAWAIAN
810 PENGADAAN
820 MUTASI
822 Kenaikan Gaji Berkala
823 Kenaikan Pangkat / Pengangkatan
824 Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan
825 Datasering dan Penempatan Kembali
826 Penunjukan Tugas Belajar
828 Mutasi Dengan Instansi Lain
830 KEDUDUKAN
 Meliputi: Perhitungan Masa Kerja, Penyesuaian
Pangkat/
Gaji, Penghargaan Ijasah, Dan Jenjang Pangkat

831 Perhitungan Masa Kerja

832 Penyesuaian Pangkat / Gaji
833 Penghargaan Ijazah / Penyesuaian
834 Jenjang Pangkat / Eselonering
840 KESEJAHTERAAN PEGAWAI
Meliputi: Tunjangan, Dana, Perawatan Kesehatan,
Koperasi, Distribusi, Permahan/Tanah,
Bantuan Sosial, Rekreasi Dan Dispensasi.

841 Tunjangan
.1 Jabatan
.2 Kehormatan
.3 Kematian/Uang Duka
.4 Tunjangan Hari Raya
.5 Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah
.6 Keluarga
.7 Sandang, Pangan, Papan (Bapertarum)
842 Dana
.1 Taspen
.2 Kesehatan
.3 Asuransi
843 Perawatan Kesehatan
844 istribusi
845 Perumahan/Tanah
846 Bantuan Sosial
850 CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit,
Cuti Hamil, Cuti Naik Haji, Cuti
Diluar Tanggungan Negara Dan Cuti Alasan Lain
860 PENILAIAN
861 Penghargaan
.1 Bintang/Satyalencana
.2 Kenaikan Pangkat Anumerta
.3 Kenaikan Gaji Istimewa
.4 Hadiah Berupa Uang
.5 Pegawai Teladan
862 Hukuman
863 Konduite, DP3, Disiplin Pegawai
864 Ujian Dinas
865 Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri
Meliputi: Petunjuk Pelaksanaan Hidup Sederhana,
Penilaian Kekayaan Pribadi (LP2P)
870 TATA USAHA KEPEGAWAIAN
871 Formasi
872 Bezetting/Daftar Urut Kepegawaian
873 Registrasi
.1 NIP
.2 KARPEG
.3 Legitiminasi/Tanda Pengenal
.4 Daftar Keluarga, Perkawinan, Perceraian, Karis,
Karsu
874 Daftar Riwayat Pekerjaan
875 Kewenangan Mutasi Pegawai
876 Penggajian
.1 SKPP
877 Sumpah/Janji
878 Korps Pegawai
880 PEMBERHENTIAN PEGAWAI
Pemberhentian,Permintaan Sendiri, Dengan Hak
Pensiun, Karena
Meninggal Dunia, Alasan Lain, Dengan Diberi Uang
Pesangon, Uang Tunggu Untuk
Sementara Waktu Dan Pemberhentian Tidak Dengan
Hormat
881 Permintaan Sendiri
882 Dengan Hak Pensiun
883 Karena Meninggal
884 Alasan Lain
885 Uang Pesangon
886 Uang Tunggu
887 Untuk Sementara Waktu
888 Tidak Dengan Hormat
890 PENDIDIKAN PEGAWAI
Meliputi: Perencanaan, Pendidikan Reguler,
Pendidikan Non-Reguler, Pendidikan Ke Luar Negeri,
Metode, Tenaga Pengajar, Administrasi Pendidikan,
Fasilitas Sarana Pendidikan

891 Perencanaan
892 Pendidikan _Egular / Kader
893 Pendidikan dan Pelatihan / Non Reguler
894 Pendidikan Luar Negeri
895 Metode
896 Tenaga Pengajar / Widyaiswara/Narasumber
897 Administrasi Pendidikan
898 Fasilitas Belajar
899 Sarana
900 KEUANGAN
910 ANGGARAN
920 OTORISASI / SKO
930 VERIFIKASI
940 PEMBUKUAN
950 PERBENDAHARAAN
960 PEMBINAAN KEBENDAHARAAN
961 Pemeriksaan Kas Dan Hasil Pemeriksaan Kas
970 PENDAPATAN
990 BENDAHARAWAN