Você sabe que para gerir com sucesso uma empresa e enfrentar o mercado e os desafios do dia a dia em-
presarial, é preciso se preparar e, para isso, o Sebrae disponibiliza diversos produtos, canais e serviços para
auxiliá-lo nessa jornada.
Em sua estratégia de Atendimento Remoto e com o objetivo de ampliar suas alternativas de acesso a con-
teúdos e soluções educacionais, o Sebrae produziu e disponibiliza este e-book, mais um produto no formato
de Educação a Distância (EAD).
A proposta de nossos e-books é apresentar os principais conteúdos sobre gestão de pequenas empresas
como cursos em formato de livros digitais, isto é, materiais educacionais organizados para capacitar quem
quer empreender e quem já possui empresa e deseja ampliar seus conhecimentos e melhorar sua prática à
frente de seus negócios.
Com as soluções de Educação a Distância do Sebrae você tem a oportunidade de estudar off-line ou em um
Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA), disponível 24 horas por dia, que pode ser acessado a qualquer
momento e de qualquer lugar que tenha conexão com a internet, sem necessidade de deslocamento.
Carta do Sebrae.......................................................................................................................................2
Apresentação..........................................................................................................................................4
Introdução...............................................................................................................................................5
O treinamento do profissional de atendimento.......................................................................................6
Quatro pontos principais do atendimento ............................................................................................. 7
Preparando o profissional de atendimento............................................................................................ 10
Conhecimentos que o profissional de atendimento deve aprender ................................................... 10
Habilidades que o profissional de atendimento deve aprender........................................................... 12
Atitudes que o profissional de atendimento deve aprender................................................................ 13
O papel dos responsáveis para um atendimento eficaz .........................................................................17
Cliente interno ...................................................................................................................................... 21
Vantagens para o colaborador ou funcionário........................................................................................ 23
Apresentação
O atendimento é, muitas vezes, o primeiro contato dos clientes com a empresa. Fornecedores e funcionários
também precisam acessar os canais de atendimento das empresas para obter informações ou orientações.
Neste e-book, você vai saber o que é necessário para que seus funcionários façam o melhor atendimento
para clientes, fornecedores e funcionários. Você também será convidado a perceber seu colaborador como
um cliente interno e o treinamento como instrumento de aperfeiçoamento da qualidade.
Introdução
Você já deve ter passado por uma situação como esta: chegar a algum estabelecimento comercial, solicitar
uma determinada informação e ser recebido por atendentes com caras de poucos amigos, demonstrando
má vontade ou desinformação.
Com que impressão você sai de um lugar como esse? Será que todos os serviços dessa empresa são tão ruins
quanto o atendimento? Pior do que isso: E se a empresa for boa, com um ótimo produto e profissionais qua-
lificados? Imagine quantos negócios ela deixou de fechar porque alguns, ou muitos, clientes abandonaram o
local por causa desse atendimento péssimo.
Será que sua empresa já passou por alguma situação semelhante? Esperamos que não!
Seja como for, para evitar perder negócios e clientes, ainda mais em um cenário econômico tão desafiador
quanto o atual, você precisa se manter atento e buscar habilitar seus funcionários de todos os setores.
Neste e-book, será dada atenção ao treinamento dos profissionais que atuam no setor de atendimento.
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O treinamento do profissional de atendimento
Você deve preparar toda a equipe da sua empresa e criar um padrão de atendimento que leve em consideração
os valores da empresa, as necessidades dos clientes e outros fatores cruciais para o sucesso do atendimento.
Com a leitura deste e-book, você vai ver o que o profissional de atendimento precisa saber, ou seja, quais
aspectos devem ser abordados no treinamento desse profissional.
O treinamento da equipe é um investimento, e não um custo para as empresas. É preciso treinar e capa-
citar a linha de frente a agir como a empresa deseja.
Como empreendedor, responsável pela empresa, é sua responsabilidade capacitar esses profissionais ade-
quadamente, para que eles possam atender bem, superar as expectativas da clientela e, assim, manter a
empresa competitiva. Mas lembre-se de que o exemplo do empresário conta muito para toda a equipe. Por-
tanto, além de capacitar a equipe e cobrar dela um bom atendimento, você precisa ser uma boa referência.
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O atendimento deve reciclar-se e evoluir com a mesma velocidade e frequência com que mudam os
desejos, as exigências e as vontades dos consumidores. Isso significa que um único treinamento pode
não ser suficiente!
Para aprimorar os procedimentos adotados em sua empresa, seus colaboradores precisam conhecer quatro
pontos principais do atendimento:
1. Script de vendas: muitas empresas utilizam scripts completos de atendimento, com todas as formas de
apresentação, frases prontas e fechamento da conversa ou da venda. Um suporte desse tipo é importante,
mas ele não deve substituir uma formação mais sólida. Quando isso acontece, as empresas correm o risco
de fazer que a equipe de atendimento não saiba interagir com o cliente. Se o cliente fizer uma pergunta que
esteja fora do script, os atendentes não estarão preparados para dar uma resposta correta.
2. Perguntas e respostas padrões: é importante que toda a equipe de atendimento tenha uma lista das per-
guntas mais frequentes dos clientes (FAQ) e das respectivas respostas. Dessa forma, sempre que um cliente
apresentar uma dúvida ou reclamação prevista nessa lista, o atendente responderá mais rápido. Sem essa
lista, sempre que estiver diante de uma pergunta sobre um assunto fora de sua competência, o atendente
terá de enviá-la para o departamento ou técnico responsável e só depois responder ao cliente. Porém, tal
como no script de vendas, essas informações são insuficientes e nunca substituem uma formação mais apro-
fundada.
3. Informações sobre produtos, preços e concorrência: conhecer os próprios produtos e preços é, sem dúvi-
da, muito importante, mas estar a par do que a concorrência está fazendo no momento também é vital. Um
atendente só conseguirá convencer um cliente de que o seu produto é melhor do que o da concorrência se
conhecer os pontos fracos e fortes de ambos.
4. O cliente: os atendentes precisam ser informados, de forma clara, sobre as necessidades dos clientes as
quais os produtos e serviços da sua empresa visam satisfazer.
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Atividade 1.1
Por isso, é fundamental saber como os funcionários desse setor estão se comportando com quem os procura.
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g) mesmo quando o cliente não manifesta intenção de efetuar uma compra?
h) quando o cliente apenas pede informações e similares, mesmo sem a intenção de compra?
RESPOSTA:
Se você respondeu NUNCA ou RARAMENTE a alguma questão, fique atento às informações sobre atendi-
mento que você deve transmitir aos seus colaboradores! Caso nenhum desses aspectos seja observado, a
empresa perderá o cliente.
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Preparando o profissional de atendimento
O profissional deve entender que ele é o responsável pela excelência no atendimento. Para isso, preparação
é fundamental.
Profissionais que trabalham com atendimento ao cliente precisam prestar atenção no cliente e ter agilidade
durante os atendimentos. Para tanto, é necessário:
Todos esses aspectos devem ser temas do treinamento dos profissionais de atendimento.
Os profissionais que trabalham no setor de atendimento precisam obter alguns conhecimentos fundamen-
tais para a prática eficaz de suas atividades, relacionadas aos diversos aspectos que envolvem a empresa,
como os mostrados a seguir.
a) Empresa:
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b) Características dos produtos que vende:
• O que é o produto.
• Sexo.
• Onde moram.
d) Comunicação:
̵̵ de maneira formal.
̵̵ de maneira informal.
e) Apresentação pessoal:
̵̵ Uniforme.
̵̵ Vestimenta padrão.
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̵̵ Vestimenta especial.
̵̵ Roupas normais etc.
f) Comportamento social:
Além dos conhecimentos, os profissionais de atendimento precisam adquirir certas habilidades, típicas de
atividades que lidam com o público, seja ele formado por clientes, seja por fornecedores e funcionários.
a) Sociabilidade (relacionamento):
b) Rapidez:
• Ser célere.
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• Ter presteza, velocidade, ligeireza, mas sem pressa no atendimento ao cliente.
c) Clareza:
d) Didática:
e) Saber ouvir:
f) Educação:
Por fim, além dos conhecimentos e habilidades já mencionados, espera-se que os profissionais de atendimento
tenham atitudes condizentes com a função que exercem. Para isso, seria importante que você, empreendedor,
fomentasse uma cultura participativa e de pró-atividade de seus funcionários, como se segue.
b) Espírito de parceria:
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• Contribuir para a evolução e o fortalecimento tanto da organização interna da empresa como também da
relação com os clientes.
c) Prontidão:
• Manter-se à disposição, pronto para auxiliar o cliente em tudo o que ele necessitar.
d) Segurança:
• Conhecer bem a empresa e os produtos ou serviços para transmitir firmeza ao falar com o cliente sobre
eles.
e) Autocontrole:
• Ter domínio dos seus próprios impulsos e emoções durante o atendimento ao cliente.
f) Cortesia:
• Saber se comunicar com eficácia e de forma agradável, ciente de que nem sempre temos uma segunda
chance para causar boa impressão.
Atenção
O treinamento serve para aliar gestores e colaboradores aos procedimentos da empresa e para desenvol-
ver as habilidades do profissional de atendimento.
Durante uma capacitação, seus colaboradores podem compreender os valores, a filosofia e as políticas da
empresa. Muitas dessas informações vão auxiliar no desempenho dos serviços, de maneira que tudo seja
realizado de acordo com as diretrizes da empresa.
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Dessa forma, depois de passar por um treinamento, o funcionário se torna apto para exercer suas atividades
diárias com mais qualidade, pois adquiriu conhecimento mais aprofundado sobre sua área de atuação.
É importante destacar que a ausência de programas de aperfeiçoamento pode gerar prejuízos para a sua
empresa, já que o exercício da função apenas por meio das experiências do dia a dia implica a prática de
tentativa e erro até que o resultado esperado seja alcançado.
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Atividade 2.1
Você cumprimenta o atendente, mas não ouve resposta; você pede informação, mas o atendente está de má
vontade.
Agora, imagine-se entrando em outra loja. O atendente, agitado, aproxima-se, faz perguntas sem parar sobre
o que você deseja e insiste para que você leve produtos.
Essas duas situações não são favoráveis para a imagem da empresa. Nos dois casos, houve um problema de
cortesia no atendimento: no primeiro, o atendente não prestou atenção ao cliente e, portanto, os interesses
do cliente não foram atendidos. No segundo, a postura invasiva e excessiva do atendente causou incômodo
ao cliente.
b) Simular e demonstrar uma situação real ao atendente, apontando sugestões de como deveria abordar
os próximos clientes.
d) Levá-lo para visitar uma empresa que tenha reconhecida qualidade no atendimento para conhecer o
método dela.
RESPOSTA:
A alternativa correta é b (simular e demonstrar uma situação real ao atendente, apontando sugestões de
como deveria abordar os próximos clientes).
Muito bem! Adotar ações para corrigir e melhorar o atendimento, com indicações e demonstrações explíci-
tas do que fazer contribui para a melhoria da qualidade no atendimento.
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O papel dos responsáveis para um atendimento eficaz
O empreendedor ou gerente responsável pelo negócio tem de estar sempre atento ao comportamento dos
seus colaboradores, para identificar qualquer deficiência no atendimento e propor melhorias. Para um trei-
namento eficaz, você deve:
• Conscientizar seus colaboradores sobre a importância da cortesia durante o relacionamento com o clien-
te, mesmo em casos de reclamação ou troca. Explique que a cortesia é um elemento essencial para a
qualidade do atendimento e a satisfação do cliente.
• Ensinar a “medida” da cortesia. O excesso de cortesia pode soar falso e/ou fazer que o cliente perceba
certa afobação e prefira se dirigir a outro estabelecimento.
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• Definir padrões de comportamento para os seus colaboradores e fazer um documento interno com as normas
que devem ser usadas para dirigir-se ao cliente em diferentes etapas do atendimento e para outras possíveis
situações. Por exemplo:
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Atenção
A ideia não é robotizar ou tornar o atendimento artificial, mas criar uma rotina de ações que contribuem
para um bom atendimento.
• Garantir que as orientações deixem explícito o que não pode ser feito pelo atendente. Por exemplo:
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Atividade 3.1
Em sua opinião, para construir um bom relacionamento entre empresa e cliente, quem tem o papel mais
importante?
a) A empresa.
c) Colaboradores e funcionários.
RESPOSTA:
A alternativa correta é c (colaboradores e funcionários).
Embora o objetivo final de uma empresa seja o atendimento ao cliente e a geração de lucro, é importante
lembrar que os profissionais que atuam na empresa são peças fundamentais para atender com bom nível de
qualidade aquele que é a razão da existência de uma empresa: o cliente.
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Cliente interno
Da mesma forma que os clientes buscam satisfação e prazer na aquisição de um produto ou serviço, os
colaboradores e funcionários também necessitam de um estado de satisfação suficiente para justificar seu
comprometimento com os objetivos da organização.
Colaboradores e funcionários que superam as expectativas dos clientes dão um valor adicional às vendas e à
imagem da empresa, influenciando decisivamente nos estímulos futuros que decidirão novas vendas. Assim,
ações eficazes de marketing dirigidas ao público interno têm o poder de comprometer os funcionários com a
marca e torná-los leais à estratégia da empresa, fiéis a seus valores e satisfeitos com o trabalho que realizam.
• Saber que colaboradores e funcionários só alcançam pleno êxito quando incorporam a cultura da empresa.
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Valorizando o cliente interno
Como proprietário, gerente ou supervisor, você deve valorizar seu cliente interno. Veja algumas dicas:
• Dê boas condições de trabalho: dessa forma, seus funcionários podem cumprir corretamente as obri-
gações.
• Crie um clima competitivo: isso estimula as pessoas a serem melhores e mais produtivas.
• Recompense seus colaboradores: prêmios e benefícios ajudam a produzir mais e melhor.
• Reconheça seus colaboradores: placa de honra ao mérito e elogios podem mover uma montanha.
Um treinamento bem conduzido estimula os colaboradores da empresa e traz resultados positivos para eles.
Atenção
A seguir, você poderá conhecer as vantagens que funcionários podem obter ao serem valorizados e bem
treinados.
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Vantagens para o colaborador ou funcionário
O treinamento bem realizado também favorece o desenvolvimento pessoal, que vem acompanhado de mo-
tivação e disposição, ingredientes imprescindíveis para uma carreira profissional bem-sucedida.
Oferecer feedback aos profissionais de atendimento sobre o desempenho deles ajuda a motivá-los a seguir
adiante ou a promover melhorias constantes.
Nesse contexto, a prática de treinamento independe do currículo dos profissionais que compõe a equipe
da empresa. Mesmo aqueles que possuem muitas qualificações precisam passar por capacitação. Portanto,
todos devem participar, do iniciante ao mais experiente.
O treinamento serve para que o empresário possa multiplicar os conhecimentos da equipe de atendimento
em busca de um bem comum, para que possam ser desenvolvidas novas competências e relacionamentos
interpessoais proveitosos. Assim, haverá mais profissionais preparados que conheçam bem a empresa e,
consequentemente, mais chances de promoções dentro da própria unidade, o que minimiza a necessidade
de recrutamento externo.
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Atividade 5.1
b) O atendimento deve reciclar-se e evoluir com a mesma velocidade e frequência com que mudam os
desejos, as exigências e as vontades dos consumidores. Isso significa que só um treinamento pode não
ser o _____________.
d) O ____________ que passa por um treinamento está apto a atender com mais qualidade, e isso gera
ganhos para todos. A ausência de programas de treinamento pode causar _____________ para a em-
presa, pois ela pode perder clientes para as concorrentes que oferecem melhor atendimento.
e) Somente ____________ satisfeitos e comprometidos com o sucesso da empresa são capazes de satis-
fazer e envolver clientes externos. Por isso, os proprietários, gerentes ou supervisores devem valorizar
seus colaboradores.
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RESPOSTAS:
a) investimento
b) suficiente
Dica
No treinamento, também é importante preparar seus colaboradores ou funcionários para situações con-
flitantes, como reclamações, acidentes e erros de serviço, entre outros.
Neste e-book, você viu que oferecer um atendimento de qualidade é satisfazer as necessidades e superar as
expectativas dos clientes.
Por isso é importante qualificar você, empreendedor, para que possa estruturar, em sua própria empresa,
uma equipe de atendimento ao cliente que efetivamente trabalhe dentro de padrões de qualidade máxima.
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2016© Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas de São Paulo – SEBRAE-SP