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PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE
LOS ELEMENTOS DE PROTECCIÓN
PERSONAL

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE ELEMENTOS DE PROTECCION

PERSONAL

1. OBJETIVO GENERAL.

Determinar requisitos que regulen el proceso integral en PINTURAS IMPERIO S.A.S desde
la compra, entrega, sustitución/cambio y disposición final, y fijar responsables y
responsabilidades de los diferentes niveles de la organización que intervienen en la
administración de los elementos y equipos de protección personal.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.

Fijar requisitos para la adquisición de elementos y equipos de protección personal

adecuados, que cumplan con especificaciones técnicas definidas en la matriz de EPP.

Establecer lineamientos que regulen la entrega oportuna de los elementos y equipos

de protección personal a los trabajadores.

Regular la sustitución/cambio de los equipos y elementos de protección personal,

garantizando el constante suministro de acuerdo a las necesidades de los
trabajadores.

Implementar un control en el manejo residual de los elementos y equipos de

protección personal, con el fin prevenir la contaminación, impedir su reutilización y
afianzar el compromiso con la protección del medio ambiente y las personas.

1. ALCANCE.

Este documento aplica a todos los trabajadores de la empresa independiente de su tipo de

contratación involucrados en la gestión de elementos y equipos de protección personal frente
a la exposición a riesgos.
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2. RESPONSABLES/RESPONSABILIDADES.

RESPONSABLE RESPONSABILIDADES
Garantizar y suministrar los recursos necesarios para la
Gerencia aplicación del presente procedimiento.
Difundir a los trabajadores el presente documento.
Velar por el cumplimiento de lo establecido en el presente
Documento.
Actualizar el procedimiento cada vez que sea necesario, con
la participación de las diferentes áreas.
Diligenciar los registros e informes que correspondan a la
Jefe de Producción
gestión.
Brindar capacitación, instrucción y entrenamiento a los
Encargado de SST
trabajadores respecto a los riesgos y elementos y equipos de
protección personal que se deben usar en cada área.
Generar la solicitud de entrega y/o reposición del equipo de
protección personal de sus trabajadores (cuando se trate de
reposición indicar el motivo de su reposición).
Jefe de Producción Autorizar la entrada y salida de los elementos y equipos de
protección personal.
Recepción, resguardo y entrega de los elementos de
protección personal.
Diligenciar los registros e informes de la gestión que le
correspondan.
Llevar a cabo la disposición final de los elementos y equipos
de porcionero personal.
Generar los pedidos de elementos y equipos de protección
personal para mantener el stock mínimo.
Retener el equipo de protección de recambio e indicar
observaciones respecto de frecuencia de cambio, daño
prematuro u otro de relevancia.
Registrar en el informe las observaciones indicadas en las
solicitudes de elementos y equipos de protección personal.
Hacer firmar al trabajador que solicita la reposición de algún
equipo de protección personal, en su correspondiente ficha
personalizada de cargos.
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Destruir y eliminar los elementos y equipos de protección

personal devueltos para reposición y devolución.
Cuando se trate de devoluciones (por la causal que sea),
avisará a la persona encargada de SG-SST quien será el
responsable por definir su eliminación.
Usar los elementos y equipos de protección personal de
acuerdo con el oficio o la actividad que va a desarrollar.
Mantenimiento y cuidado de los elementos y equipos de
protección personal que se le suministren.
Informar las novedades que se le presenten en relación con
Trabajadores en los elementos y equipos de protección personal.
general No prestar, cambiar, permutar, vender, eliminar o retirar su
equipo de protección personal.
Entregar el equipo deteriorado como evidencia del recambio.

1. DEFINICIONES.

Asignación: decisión por la cual se determina que una cosa le corresponde a una
persona.
Capacitación: Proceso educativo cortó por el que se adquieren conductas,
conocimientos y habilidades técnicas. En uso, informar al trabajador sobre cómo
ponerse y usar correctamente los EPP, como medida de control en el contexto de la
seguridad y salud en el trabajo. En mantenimiento, informar al trabajador la manera
adecuada de cuidar los EPP como medida de control para mantener las propiedades
protectoras o “vida útil” de los EPP el mayor tiempo posible.
Compra: obtener o adquirir, a cambio de un precio determinado, un producto, un bien
o un servicio.
Disposición final: depositar residuos permanentemente en sitios y condiciones
adecuadas para evitar daños al medio ambiente.

Elemento de Protección Personal (EPP): dispositivo diseñado específicamente para

ser llevado o sujetado por el trabajador con el fin de proteger partes del cuerpo que se
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encuentran expuestos a riesgos durante el ejercicio de una labor y debe contar con
requerimientos específicos según las normas de control de calidad y confort.
Entrega: poner una cosa en disposición de alguien o bajo su responsabilidad.
Equipo de Protección Personal: Conjunto de elementos de protección personal
destinados a proteger uno o más riesgos que amenacen la seguridad del trabajador.
Eventualidad: suceso inesperado, algo que ocurre sin previo aviso y se plantea de
forma imprevista.
Formato: documento diseñado para codificar información para ser almacenada.
Lugar de trabajo: Espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el
trabajo, bajo el control de la organización (OHSAS 18001 –2007).
Mantenimiento: conservación de una cosa en buen estado para evitar su
degradación.
Peligro: Fuente, situación o acto con potencial para causar daño en términos de daño
humano o deterioro de la salud, o una combinación de estos (OHSAS 18001 – 2007).
Recepción: transferencia de propiedad entre un proveedor y un cliente.
Recursos: elementos disponibles para resolver una necesidad o para llevar a cabo
una idea.
Relleno sanitario: lugar destinado a la disposición final de los residuos después de
haber recibido determinados tratamientos.
Responsable: Persona que tiene a su cargo la dirección y vigilancia de una empresa
o determinada actividad.
Responsabilidades: deberes u obligaciones que debe cumplir una persona.
Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un suceso o exposición
peligrosa y la severidad del daño o deterioro de la salud que puede causar el suceso o
exposición (OHSAS 18011 – 2007).
Selección: elección de una o varias cosas entre un conjunto por un determinado
criterio o motivo.
Sustitución: remplazo o cambio por algo de características similares y que cumpla la
misma función.
Vida útil: duración estimada que un objeto puede tener cumpliendo correctamente
con la función para la cual ha sido creada.

1. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO.

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6.1. Gestión compra de elementos y equipos de protección personal.

Realizar un análisis de acuerdo a la solicitud y a la matriz de equipos y elementos de

protección personal.
Realizar las cotizaciones de acuerdo con el registro de distribuidores autorizados, de
ser necesario solicitar asesoría.
Entregar la solicitud de compra al área encargada con las respectivas cotizaciones
(mínimo 3) y un registro detallado de elemento, cantidad y especificaciones para la
adquisición de los elementos de protección personal requeridos, para que se genere
la orden de compra al proveedor.
Diligenciar el formato de orden de compra de elementos y equipo de protección
personal.
Expedir orden de compra.
Solicitar al distribuidor los equipos y elementos de protección personal.
Recepción de los equipos y elementos de protección personal, realizando la
respectiva inspección autorizando el recibo o rechazo de los mismos.

6.2. Gestión entrega de elementos y equipos de protección personal.

El responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo debe recibir la solicitud de equipos

o elementos de protección personal. Si la autorización es por escrito verificar o
constatar con la persona que autoriza.
Comprobar la existencia de los equipos o elementos de protección personal a
entregar.
Analizar la petición tomando como referencia la matriz de equipos y elementos de
protección personal y las actividades que realiza o realizará el trabajador (debe ser
acorde con la actividad a realizar, garantizando la mitigación o control del peligro al
que se está expuesto).
Registrar la información de los equipos o elementos de protección personal en el
formato de entrega de EPP, en caso de que no haya existencia de algún EPP “no se
debe registrar”.
Entregar y solicitar al trabajador la firma de recibido de los equipos y elementos de
protección personal, en el formato de entrega de EPP y verificando que se
encuentran en buenas condiciones.
Registrar la salida de los equipos y elementos de protección personal en el documento
o sistema diseñado para tal fin.

6.3. Gestión sustitución/cambio de elementos y equipos de protección personal.

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El trabajador debe informar al jefe inmediato la eventualidad presentada con su equipo

o elemento de protección personal.
El jefe inmediato mediante un formato realiza la solicitud de entrega, cambio o
reposición del equipo o elemento de protección personal según sea la necesidad.
El Jefe de Producción entregara los EPP siguiendo el procedimiento de entrega y
anotando la eventualidad en las observaciones.
Separar los EPP usados para ser sometidos a la disposición final.

Nota: El cambio o reposición de los equipos y elementos de protección personal solo se

realizara cuando:

Haya terminado la vida útil de estos.

Se detecte que haya sufrido algún deterioro que ponga en riesgo la seguridad y salud
del trabajador.
Por pérdida o robo.

6.4. Gestión eliminación de elementos y equipos de protección personal.

Los elementos de protección personal deberán ser desechados al finalizar su vida útil o
cuando se deterioren por las labores o actividades diarias. Para ello se dispone de la caneca
de color rojo la cual está para la disposición de EPP usados, respectivamente se
desecharan: tapa oídos, tapabocas, filtros de los protectores respiratorios, gafas, guantes
(baqueta, nitrilo, carnaza), al igual encontramos las ropas de trabajo o los uniforme de los
trabajadores del área técnica que por su actividad están expuestos a la contaminación
química por el manejo de estos productos, y el calzado (botas de seguridad) que utilizan los
directores, técnicos y ayudantes, para ser entregados al proveedor encargado de realizar la
disposición final.

El Jefe de Producción debe separar los equipos deteriorados y/o dañados por el uso y
depositarlos en recipientes especialmente habilitados para su posterior disposición
final; no puede ser regalado o reutilizado.
Realizar la clasificación de acuerdo a las características de los elementos y equipos
de protección personal.
Destruya (trozar, romper, etc.) totalmente los elementos y equipos de protección
personal programados para su disposición final para así evitar su comercialización o
reutilización.
Una vez separado el EPP son almacenados hasta que sea programada la fecha para
su eliminación, todo depende de la capacidad de almacenamiento.
Cuando están dispuestos para ser enviados éstos son entregados al carro recolector
de la empresa prestadora del servicio de aseo, para su posterior disposición final.
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La frecuencia de eliminación se realizará de acuerdo a la cantidad de equipo de

protección devuelto, pudiendo ser ésta tanto diaria, semanal, etc.
De la eliminación de los equipos debe quedar una constancia, mediante un formato
denominado Acta de Incineración o disposición final, el cual debe ser firmado por
el encargado de SST. En dicha acta se indican todos los equipos que se eliminaran y
debe concordar con el inventario general de EPP.

1. DOCUMENTOS RELACINADOS.

Matriz de elementos y equipos de protección personal.

Formato solicitud de compra de elementos y equipos de protección personal.
Formato orden de compra.
Registro de entrada y salida de elementos y equipos de protección personal.
Formato de entrega de elementos y equipos de protección personal.
Acta de incineración o disposición final de elementos y equipos de protección
personal.
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1. MODELO DE GESTION DE ELEMENTOS Y EQUIPOS DE PROTECCION PERSONAL.