PROGRAM PEMUSATAN DATA

BEM FT Undip 2019

Komitmen Mewujudkan Pemusatan Data BEM FT Undip 2019

Pemangku Kebijakan Wakil Ketua BEM FT Undip 2019, Unit Statistik

Target Terciptanya pemusatan data BEM FT Undip yang berkesinambungan

Fungsi penanggung jawab Unit Statistik

- Pembuatan Cloud Storage oleh Unit Statistik

- Pembuatan Program Pemusatan Data oleh Unit Statistik
Tindakan
- Perlakuan Supervisi oleh Unit Statistik
- Pencerdasan Kepada Entitas terkait

Evaluasi - Evaluasi Pimpinan

1. PRINSIP PEMBUATAN DATABASE MANAGERIAL

BEM FT Undip adalah lembaga eksekutif yang bertugas untuk memberikan
pelayanan dan penghubung dengan birokrasi fakultas untuk mahasiswa Fakultas Teknik
Universitas Diponegoro. Di tahun 2019 ini dalam Grand Design Organisasinya salah satu
komitmennya adalah untuk mewujudkan pelayanan berbasis data dengan nilai inovatif
dan inklusif, salah satu upaya dalam mewujudkan hal tersebut adalah dengan
dirancangnya produk yang dinamakan “Database Managerial” atau Manajerial Basis
Data. Database manajerial dibuat sebagai upaya dalam mewujudkan penghimpunan data
yang mana data tersebut dapat digunakan kapanpun. Pentingnya hal ini dalam suatu
organisasi untuk menghimpun data-data yang dapat digunakan seiring berjalannya waktu.
Database tersebut berbentuk cloud storage yang nantinya dapat diakses oleh
kepengurusan BEM FT Undip 2019.

2. ENTITAS TERKAIT PEMUSATAN DATA

Entitas dalam ilmu sistem informasi adalah suatu wujud yang berkomunikasi
dengan sistem. Pemusatan data ini melibatkan entitas-entitas sebagai berikut:
1. Sekertaris Bidang
2. Bendahara Bidang
3. Sekertaris Internal
4. Bendahara Internal
5. Unit KMI
6. Unit Statistik
7. Unit PMO
- Sekertaris Bidang bertugas menyimpan data-data seperti
1. Data Rapat
2. Data Absensi Rapat
3. Proposal
4. LPJ
5. Absensi Kegiatan
6. Surat Masuk
7. Foto Hasil Kegiatan
- Bendahara Bidang bertugas menyimpan data-data seperti
 1. Laporan Anggaran Bulanan Bidang
2. SPJ
3. Foto-Foto Nota
- Sekertaris Internal bertugas menyimpan data-data seperti:
1. Peminjaman PKM FT bit.ly/PeminjamanPKMFT
2. Surat Masuk bit.ly/SuratMasukBEMFTUndip2019
3. Pengajuan Surat BEM bit.ly/PengajuanSuratBEMFT
4. Jadwal Pemakaian PKM FT bit.ly/JadwalPemakaianPKM
5. Timeline Kegiatan BEM FT bit.ly/TimelineBEMFTUndip2019
6. Data Pengurus Ormawa FT bit.ly/DataPengurusOrmawaFT
7. SOP Kesekertariatan bit.ly/SOPKesekertariatan
8. Daftar Pengajuan Surat BEM FT bit.ly/DaftarPengajuanSuratBEMFTUndip2019
- Bendahara Internal bertugas menyimpan data-data seperti:
1. Anggaran Bulanan BEM FT Undip
2. Rencana Anggaran BEM FT Undip
3. SOP Kebendaharaan
- Unit KMI bertugas menyimpan data-data seperti:
1. Foto Setiap Kegiatan
2. Video Setiap Kegiatan
3. Foto Pengurus
4. Poster Setiap Kegiatan
- Unit Statistik bertugas menyimpan data seperti:
1. Sampel Riset Terkait
2. Hasil Riset
3. Sustainability Report
 4. Data Strategis, contohnya meliputi data mahasiswa FT tiap angkatan, data
jumlah event di FT
5. Metode Statistik Baku (Materi)
6. SOP Data
- Unit PMO bertugas menyimpan data seperti:
1. Blueprint BEM FT Undip, meliputi GDO, Program Layanan, Power of
Authority, dan lainnya.
2. KPI
3. Tabel Evaluasi

3. STRUKTUR CLOUD STORAGE PEMUSATAN DATA

Berikut merupakan struktur Cloud storage pemusatan data BEM FT Undip 2019:

Masing-masing bidang dapat mengumpulkan data pada link berikut:

1. Dimas bit.ly/DimasBEMFTUndip2019
2. Ekobis bit.ly/EkobisBEMFTUndip2019
3. Harkam bit.ly/HarkamBEMFTUndip2019
4. Humas bit.ly/HumasBEMFTUndip2019
5. Kesma bit.ly/KesmaBEMFTUndip2019
6. Mikatan bit.ly/MikatanBEMFTUndip2019
7. PSDM bit.ly/PSDMBEMFTUndip2019
8. Ristek bit.ly/RistekBEMFTUndip2019
9. Sospol bit.ly/SospolBEMFTUndip2019
Contoh:
Bidang Dimas:
Setelah link dibuka akan ditampilkan folder seperti berikut:

Kemudian di folder kesekertariatan akan ditampilkan folder sebagai berikut:

Sedangkan di folder kebendaharaan akan ditampilakn folder sebagai berikut:

Jika ingin upload file dapat di menu

 Kemudian file upload

4. PENAMAAN FILE
Penamaan seluruh file yang diupload mengandung unsur
1. Nama Event (RBT/POR/DYL)
2. Jika Rutin, tulis nomor file (misal: NotulensiRapat1, CTM1, Forkad1. Forkad2)
3. Unusr lainnya yang memberikan penjelasan spresifik (misal:
FotoNotaMakanan_ODMFT)

Format bebas, dengan catatan jika orang awam membaca nama file akan paham isi
file tersebut
 5. PENUTUP
Pemusatan data seperti kita menata kamar kos kita, menempatkan buku pada rak yang tepat,
menempatkan baju pada lemari yang tepat, menempatkan alat tulis pada tempat yang tepat.
hal itu semata-mata bukan tanpa alasan.
Bayangkan apabila kita ingin mencari baju favorit mantan kita diantara baju-baju yang
tertumpuk rapi sesuai tempatnya, akan lebih mudah mencarinya. Kemudian apabila kita
hendak mencari barang pemberian kekasih,
Akankah kita menempatkannya pada tempat yang tidak akan mudah kita temukan?
Atau akan kita simpan pada tempat yang orang lain mudah temukan?
Itu tergantung seberapa berharganya pemberian kekasih itu bagi kita.
Segala informasi yang akan kita simpan ini merupakan hal berharga bagi rumah kita, BEM
FT Undip. Bukan hanya untuk tahun ini, tetapi untuk selamanya agar menjadi manfaat untuk
generasi penerus, agar rumah kita ini selalu menjadi lebih baik lagi.
Sehingga, ketika kita hendak kembali, kita mungkin akan tersenyum lebar atas jasa kita,
rumah yang telah kita tinggalkan telah menjadi rumah yang indah abadi.

Semarang, 30 Maret 2019

Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik
Universitas Diponegoro

Naufal Muhammad Irfan

NIM. 21010116140124