Anda di halaman 1dari 16

!No.!Dokumen! :!PT-KITSBS-03!

PROSEDUR AUDIT INTERNAL !No.!Revisi! :!00!


!Tanggal! :!April!
!Halaman! :!i dari iv!

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN


DIBUAT OLEH

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas

2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi

3. Bambang SA PLT DM Pemeliharaan

4. Nursalim PLT DM Enjiniring

DIPERIKSA OLEH
No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Andi Aziz Wakil Manajemen

2. Hendra Noviar Manajer Enjiniring

3. Ikram Manajer Produksi

4. Tosni Karo Karo Manajer Keuangan

5. Muhammad Syafrudin Manajer SDM & Umum

MENGESAHKAN
No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Ruly Firmansyah General Manager


!No.!Dokumen! :!PT-KITSBS-03!
PROSEDUR AUDIT INTERNAL !No.!Revisi! :!00!
!Tanggal! :!April!
!Halaman! :!ii dari iv!

DAFTAR ISI

Uraian Halaman
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i
DAFTAR ISI .................................................................................................... ii
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI .................................................. iii
DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv
1. TUJUAN ...................................................................................................... 1
2. LINGKUP ..................................................................................................... 1
3. REFERENSI .................................................................................................. 1
4. DEFINISI .................................................................................................... 1
5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 2
6. LAMPIRAN ................................................................................................... 4
!No.!Dokumen! :!PT-KITSBS-03!
PROSEDUR AUDIT INTERNAL !No.!Revisi! :!00!
!Tanggal! :!April!
!Halaman! :!iii dari iv!

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

No Unit Kerja Salinan Dokumen


1. Wakil Manajemen/Sekretariat SMT MASTER
2. Seluruh Karyawan Softcopy
!No.!Dokumen! :!PT-KITSBS-03!
PROSEDUR AUDIT INTERNAL !No.!Revisi! :!00!
!Tanggal! :!April!
!Halaman! :!iv dari iv!

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

Disahkan
No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan
oleh
No. dokumen : PT-KITSBS-03
No. revisi : 00
PROSEDUR AUDIT INTERNAL Tanggal : April
Halaman : 1 dari 4

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam penyelenggaraan audit internal untuk memastikan
bahwa Sistem Manajemen Terpadu diterapkan dan dipelihara secara efektif, disamping untuk
mencari peluang perbaikan sistem manajemen secara berkelanjutan dapat dilaksanakan secara
baik dan terencana.

2. LINGKUP
Prosedur ini mencakup semua tahapan audit internal mulai dari penyusunan program audit,
penetapan auditor, pelaksanaan audit dan pembuatan laporan serta pemantauan tindak lanjut
hasil temuan audit.

3. REFERENSI
3.1. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 8.2.2 Audit Internal.
3.2. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.5.5 Audit Internal.
3.3. Persyaratan SMK 3 PP No. 50 Tahun 2012, Elemen 11.1 Audit Internal SMK3.
3.4. Persyaratan PAS 99:2012, Klausul 9.2 Audit Internal.

4. DEFINISI
4.1. Audit Internal
Proses pemeriksaan yang dilakukan secara sistematik, mandiri dan terdokumentasi untuk
melihat kesesuaian penerapan sistem manajemen terpadu terhadap kebijakan perusahaan,
prosedur dan persyaratan-persyaratan yang telah ditetapkan.
4.2. Program Audit Internal
Penjelasan tentang rencana audit internal untuk jangka waktu tertentu dan tujuan tertentu.
4.3. Rencana Audit
Uraian tentang kegiatan audit yang mencakup jadwal audit, lingkup audit, lokasi audit dan tim
audit.
4.4. Auditor
Pihak yang berwenang dan bertanggungjawab untuk melaksanakan audit yang telah
mendapatkan pelatihan Audit Internal dengan acuan ISO 19011.
4.5. Auditee
Pihak yang mewakili suatu area atau aktifitas untuk diaudit.
4.6. Temuan Audit
Hasil dari audit yang menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian terhadap persyaratan serta
saran untuk peningkatan/ perbaikan.
No. dokumen : PT-KITSBS-03
No. revisi : 00
PROSEDUR AUDIT INTERNAL Tanggal : April
Halaman : 2 dari 4

4.7. Ketidaksesuaian
Hasil audit yang menunjukkan bahwa pelaksanaan kegiatan tidak sesuai dengan
persyaratan/prosedur yang berlaku.

5. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB


5.1. Pembuatan Program Audit Internal
5.1.1. Program Audit Internal dibuat setiap tahun oleh Tim menggunakan Formulir Program
Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-01), disetujui oleh Wakil Manajemen dan disahkan oleh
General Manager.
5.1.2. Program Audit Internal menguraikan unit kerja yang akan diaudit, waktu pelaksanaan,
tim auditor yang terdiri ketua tim dan anggota yang tidak mengaudit pekerjaannya,
dengan harus mempertimbangkan status dan kepentingan proses yang diaudit serta
hasil audit internal dan eksternal sebelumnya.
5.1.3. Seluruh unit kerja yang berada dalam kewenangan Kantor Induk PT PLN (Persero)
Pembangkitan Sumbagsel diaudit minimal 1 (satu) kali dalam setahun.
5.1.4. Setiap tim auditor minimal terdiri atas 2 orang yang bertindak sebagai Ketua tim auditor
dan Anggota, dan tidak berasal dari unit kerja yang akan diaudit.
5.1.5. Lingkup audit disesuaikan tugas dan tanggungjawab masing-masing unit kerja dalam
penerapan Sistem Manajemen Terpadu.
5.2. Persiapan Pelaksanaan Audit Internal
5.2.1. Ketua Tim Audit menyusun rencana pada Formulir Jadwal Audit Internal (FR-PT-KITSBS-
03-02) yang disampaikan ke Auditee paling lambat 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan.
5.2.2. Tim audit menyiapkan daftar pertanyaan menggunakan Formulir Checklist Audit Internal
(FR-PT-KITSBS-03-03) dan peralatan audit lain yang diperlukan.
5.2.3. Berdasarkan rencana audit yang telah diterima, unit kerja yang akan diaudit menunjuk
personil yang memiliki tugas dan tanggungjawab di dalam pelaksanaan kegiatan yang
akan diaudit untuk mendampingi Tim Audit selama pelaksanaan audit
5.2.4. Apabila memerlukan Tenaga Ahli Pendamping, Ketua Tim Audit harus menyampaikan
kepada unit kerja yang akan diaudit bersamaan dengan penyampaian Rencana
Pelaksanaan Audit Internal.
5.3. Pelaksanaan Audit Internal
5.3.1. Audit diawali dengan mengadakan pertemuan pembuka (Opening Meeting) yang dihadiri
oleh Tim Auditor dan auditee, untuk menjelaskan maksud, tujuan dan memastikan
jadwal audit.
No. dokumen : PT-KITSBS-03
No. revisi : 00
PROSEDUR AUDIT INTERNAL Tanggal : April
Halaman : 3 dari 4

5.3.2. Kegiatan audit dilaksanakan berdasarkan jadwal audit yang telah disepakati auditee,
meliputi kegiatan pemeriksaan dokumen-dokumen terkait, wawancara dengan auditee
atau pekerja dan observasi di lapangan.
5.3.3. Temuan audit dan rencana perbaikan dikonfirmasi kepada auditee pada saat
pelaksanaan audit dan dicatat dalam Formulir Temuan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-
06) dan Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-
01).
5.3.4. Pada saat pertemuan penutup (Closing Meeting), auditor menjelaskan hasil temuan
audit yang ditemukan kepada auditee.
5.4. Penyusunan dan penerbitan Laporan Pelaksanaan Audit Internal
5.4.1. Laporan Pelaksanaan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-04) disusun Ketua Tim Auditor
paling lambat 3 (tiga) hari setelah audit berakhir, dilengkapi dengan Formulir Temuan
Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-06) dan salinan dari Formulir Tindakan Perbaikan dan
Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) yang dibuat oleh auditor yang dirangkum pada
Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT-KITSBS-
03-05).
5.4.2. Laporan disampaikan kepada Wakil Manajemen dan Unit Kerja yang diaudit, sebagai
bahan untuk Tinjauan Manajemen.
5.4.3. Rekaman Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-KITSBS- 04-01) yang
dibuat oleh auditor, disimpan dan dipelihara oleh Sekretariat SMT.
5.5. Pemantauan Tindakan Perbaikan
5.5.1. Tim Auditor memantau pelaksanaan hingga tindaklanjut temuan dinyatakan ditutup
sesuai target yang ditetapkan auditee untuk dilaporkan kepada Wakil Manajemen.
5.5.2. Unit kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan secara proaktif
melaporkan perkembangan tindakan perbaikan yang dilakukannya kepada Auditor dan
bila tindakan perbaikan telah dilaksanakan, auditee menyampaikan kepada auditor
untuk diverifikasi dan dinyatakan selesai/ tertutup oleh auditor.
5.5.3. Hasil verifikasi dicatat dalam Formulir Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FR-PT-
KITSBS-04-01) yang relevan dan pada Rekaman Formulir Pemantauan Tindakanlanjut
Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT-KITSBS-03-05) dinyatakan tertutup/ selesai
selanjutnya.
5.5.4. Bila tindakan perbaikan tidak dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana, maka unit
kerja yang bertanggung jawab melaksanakan tindakan perbaikan harus segera
membuat rencana tindakan perbaikan dan pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01) yang
baru dan disampaikan kepada Auditor.
No. dokumen : PT-KITSBS-03
No. revisi : 00
PROSEDUR AUDIT INTERNAL Tanggal : April
Halaman : 4 dari 4

5.5.5. Ketua Tim Auditor Internal memutakhirkan data dengan menggunakan Rekaman
Formulir Pemantauan Tindakanlanjut Permasalahan atau Ketidaksesuaian (FR-PT-
KITSBS-03-05).

6. LAMPIRAN
6.1. Proses Audit Internal (PT-KITSBS-03)
6.2. Formulir Program Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-01)
6.3. Formulir Jadwal Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-02)
6.4. Formulir Checklist Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-03)
6.5. Formulir Laporan Pelaksanaan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-04)
6.6. Formulir Pemantauan Tindaklanjut Permasalahan
/ Ketidaksesuaiaan (FR-PT-KITSBS-03-05)
6.7. Formulir Temuan Audit Internal (FR-PT-KITSBS-03-06)
6.8. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan & Pencegahan (FR-PT-KITSBS-04-01)
6.9. Formulir Daftar Hadir (FR-PT-KITSBS-19-03)
No.Dokumen : FR-PT-KITSBS-03-01
Tanggal Terbit : April
PROGRAM AUDIT INTERNAL Revisi : 00
PERIODE : Halaman :
TAHUN 2014
No. LOKASI AUDIT Bulan Bulan ................. KETERANGAN
I II III IV I II III IV

KETERANGAN : Disetujui Oleh Diperiksa Oleh

= RENCANA AUDIT = TINJAUAN MANAJEMEN

= TINDAKAN PERBAIKAN DILAKSANAKAN = CLOSE OUT


Tanggal Tanggal
Dibuat Oleh

Tanggal
No. formulir : FR-PT-KITSBS-03-02
No. revisi : 00
JADWAL AUDIT INTERNAL Tanggal : April
Halaman :

Hari / Tanggal
No. Bidang Auditee Auditor Internal Lokasi Waktu
!
No. formulir : FR-PT-KITSBS-03-03
FORMULIR CHECKLIST AUDIT No. revisi : 00
Tanggal : April
INTERNAL Halaman :

Tanggal : Lokasi :
No. Item Cek/ Verifikasi Ref Auditee Hasil * Ket

Catatan : *) beri tanda √ bila Sesuai dan NC/Obs bila Tidak Sesuai
NC : No Conformity
Obs : Observation
Auditor

( )
No. formulir : FR-PT-KITSBS-03-04
No. revisi : 00
LAPORAN PELAKSANAAN AUDIT Tanggal : April
INTERNAL KE…….. TAHUN………. Halaman :

1. Tanggal Pelaksanaan Audit : ______________________ s/d


_____________________________
2. Susunan Tim Auditor : Ketua :
_______________________________________
Anggota :
_______________________________________
Anggota :
_______________________________________
3. Hasil Audit :
Hasil Audit
Klausul *) /
Aktivitas yang diaudit Tidak Keterangan
Dok Ref. Sesuai
Sesuai

4. Saran untuk Perbaikan :


______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

Dibuat oleh,

___________________
No. formulir : FR-PT-KITSBS-03-05
No. revisi : 00
FORMULIR PEMANTAUAN TINDAKLANJUT Tanggal : April
PERMASALAHAN/KETIDAKSESUAIAN Halaman :

Status per tanggal : Sumber* : ....................................

Uraian Ketidaksesuaian Penanggung


No. Rencana Tindaklanjut Target Waktu Selesai Status Keterangan
/Permasalahan Jawab

*): diisi dengan Tinjauan Manajemen/Audit Internal/lainnya Dibuat oleh,


..................
No. formulir : FR-PT-KITSBS-03-06
No. revisi : 00
TEMUAN AUDIT INTERNAL Tanggal : April
Halaman :

Lokasi Audit : Tanggal :

No. Area/ Uraian Temuan Kategori Ref. klausul/ elemen/ Ket


Bagian Temuan dokumen
NC Obs

Ket:
NC : No Conformity
Obs : Observation

Auditor,

( )