1

Langkah Kerja Pelatihan E Arsip di Cilacap

Oleh Agung Kuswantoro

Alhamdulillah, kalimat itulah yang saya ucapkan saat adanya undangan menjadi
pembicara pelatihan e arsip di Purwakarta. Saya bersyukur, karena dapat sharing
kepada guru-guru administrasi perkantoran sejumlah empat puluh orang.
Tempat pelatihannya di SMK Negeri 1 Cilacap, yang dilaksanakan pada tanggal 27
Januari 2018.
Tahapan yang akan saya lakukan adalah pemaparan konsep e arsip yang
saya buat dan prakteknya. Konsep e arsip meliputi konsep dasar arsip,
kelemahan, kelebihan, dan lainnya. Prakteknya meliputi membuka, main menu,
manajemen arsip, peminjaman, pengembalian, dan lainnya. Alokasi konsep e
arsip selama 45 menit, sedangkan alokasi praktek e arsip selama 3 hingga 4 jam.
Konsep e arsip, saya memaparkannya dengan power point. Konsep e arsip
yang saya buat berdasarkan kajian teori pada buku yang saya tulis bersama Drs.
Sularso Mulyono dan Drs. Partono, M.Pd. Jadi, e arsip yang saya buat merupakan
inovasi dan berlandaskan pada buku manajemen kearsipan, yang saya tulis
tersebut.
Misal, pada guide, dan map merupakan konsep yang ada dalam kearsipan
manual. Sedangkan laci, guide, dan map diwujudkan dalam folder-folder untuk e
arsip. Folder-folder tersebut disebut dengan “virtue” atau maya. Mengapa
demikian? Karena laci, guide, dan map tidak berujud asli, sebagaimana dalam
kearsipan manual.
Model e arsip yang ditawarkan disebut dengan nama “E Arsip untuk
Pembelajaran”. Langkah-langkah yang pertama dibuat adalah membuat folder-
folder penyimpanan kearsipan yang berjumlah enam, yaitu abjad, pokok soal,
tanggal (kronologis), desimal, terminal, digit, dan wilayah.
Keenam sistem penyimpanan arsip tersebut merupakan ciri khusus dalam e
arsip pembelajaran, karena keenam sistem penyimpanan harus diketahui oleh
 2

peserta didik, termasuk membuat folder laci, guide, dan map. Penekanan model
e arsip untuk pembelajaran adalah memiliki kaidah yang sesuai manajemen
kearsipan. Berdasarkan pengamatan saya, ada beberapa aplikasi e arsip yang
saat ini digunakan oleh masyarakat. Namun, mereka menghilangkan kaidah
manajemen kearsipan, yang terpenting file-nya tersimpan di komputer, sehingga
menu kartu kendali, kartu pinjam, dan pengembalian arsip tidak ada. Padahal,
menu-menu tersebut dibutuhkan dalam manajemen kearsipan. Oleh karena,
dalam model e arsip untuk pembelajaran harus dimunculkan menu-menu
tersebut.
Berdasarkan masukan dari pakar kearsipan, Drs. Sularso Mulyono,
mengatakan sistem penyimpanan kearsipan dalam e arsip harus lengkap yang
terdiri dari abjad, pokok soal, tanggal (kronologis), desimal, terminal digit, dan
wilayah. Urutannya pun harus yang termudah, mulai dari abjad hingga wilayah.

1. Sistem Abjad
Dalam sisten abjad ada folder-folder atau laci virtue yang terdiri dari A-
G, H-N, O-S, T-Z. Kemudian didalamnya ada guide virtue, misal laci untuk A-G,
terdapat guide virtue A, B, C, D, E, F, dan G. Di dalam guide virtue A, ada map
Aa, Ab, Ac, hingga Az.

2. Sistem Pokok Soal

Pokok soal yang dimunculkan dalam e arsip pembelajaran adalah AP
(Anggaran dan Permodalan), HM (Humas), KP (Kepegawaian), KU (Keuangan),
OP (Operasional dan Pemasaran), dan, PB (Perbekalan), dan UM (Umum).
Setelah itu, ada sub masalah. Misal laci KU (Keuangan), ada sub pokok
masalah gaji dan upah, pajak, kredit, dan pembayaran lain-lain.

3. Sistem Tanggal (Kronologis)

 3

Sistem tanggal yang dimunculkan adalah tahun 2015, 2014, dan 2013.
Tahun merupakan laci virtue, kemudian guide-nya bulan yaitu Januari,
Februari, Maret, April, Mei, Juni, Juli, Agustus, September, Oktober,
Nopember, dan Desember. Masing-masing guide virtue terdapat map,
berupa tanggal yang dimulai dari 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15,
16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, dan 31.

4. Sistem Desimal
Sistem nomor desimal dimulai dari laci virtue dengan nomor 000, 100,
200, 300, 400, 500, 600, 700, 800, dan 900. Kemudian dalam laci virtue
tersebut, terdapat guide virtue dengan nomor 000, 010, 020, 030, 040, 050,
060, 070, 080, dan 090. Setelah itu, dalam laci virtue terdapat map virtue
dengan urutan nomor 000, 001, 002, 003, 004, 005, 006, 007, 008, dan 009.

5. Sistem Terminal Digit

Laci virtue dalam sistem terminal digit dimulai dari 00-09, 10-19, 20-29,
30-39, 40-49, 50-59, 60-69, 70-79, 80-89, dan 90-99. Kemudian, ada guide
virtue yang berjumlah masing-masing 10, dengan urutan 00, 01, 02, 03, 04,
05, 06, 07, 08, dan 09. Setelah itu, ada map virtue di dalam guide-nya.
Adapun nomor map virtue-nya adalah 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, dan 9.

6. Sistem Wilayah
Dasar yang digunakan dalam sistem wilayah adalah propinsi. Nama
propinsi disebut laci virtue, seperti P. Jawa, P. Kalimantan, P. Sulawesi, P.
Sumatera, dan lainnya. Di dalam laci virtue terdapat guide virtue. Masing-
masing guide virtue berbeda namanya, tergantung laci virtue. Misal, P. Jawa
terdapat Jawa Tengah. Di dalam laci virtue terdapat map virtue. Masing-
masing map virtue juga berbeda namanya, tergantung pada guide virtue.
 4

Seperti, di dalam guide virtue P. Jawa Tengah, terdapat map virtue Semarang,
Pemalang, Pekalongan, dan lainnya.

Setelah mereka memahami dan mampu membuat laci, guide, dan map
virtue. Langkah selanjutnya adalah mempraktekkan e arsip. Ada beberapa hal
yang harus diperhatikan:
1. Surat yang berwujud file yang harus diperhatikan harus dimasukkan ke dalam
laci virtue yang sesuai dengan sistem penyimpanannya.
2. Cara menyimpanannya, dengan cara di-cut, bukan di-copy, karena jika di-
copy akan menggandakan file tersebut, sehingga tidak efektif.
3. Setelah di-cut, masukkan file tersebut sesuai dengan kode penyimpanannya.
4. Bukalah file e arsip berbentuk access untuk meng-entry atau mendata
dokumen tersebut ke dalam sistem.
5. Isilah menu manajemen arsip tersebut sesuai dengan isi surat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengisian manajemen arsip adalah:

1. Nomor urut harus sesuai dengan urutan saat meng-entry arsip, misal 1, 2, 3,
4 , dan seterusnya. Nomor urut tidak boleh sama.
2. Cara penulisan kode penyimpanan, harus seusai dengan kaidah dalam e arsip
untuk pembelajaran (lihat halaman 36).
3. Harus muncul dialog “Data Berhasil Disimpan”.
4. Simpan setiap meng-entry arsip baru, dengan meng-klik simpan yang
terdapat pada menu atas.
5. PT Trivia Soft merupakan nama lembaga yang memiliki e arsip (pengelola).

Selamat mencoba. Semoga bermanfaat. Tetap semangat, apa pun kondisinya.

Agung Kuswantoro, dosen Pendidikan Ekonomi Prodi Administrasi Perkantoran

Fakultas Ekonomi UNNES, HP 08179599354