Materi ke 3

KOMUNIKASI BISNIS
22 Oktober 2010

MERENCANAKAN PESAN-PESAN BISNIS

MEMAHAMI TIGA LANGKAH PROSES MENULIS

Tiga langkah proses menulis terdiri dari:
 Merencanakan Pesan-pesan bisnis. Pertama lakukan analisis situasi dengan
mendefinisikan tujuan Anda dan mengembangkan profil penerima. Kumpulkan informasi
yang penting bagi penerima. Pilih media yang tepat untuk mengirim pesan tsb, seperti
lisan, tertulis atau elektronik. Atur informasi dengan mendefinisikan ide pokok,
membatasi ruang lingkup, menyeleksi sebuah pendekatan langsung atau pendekatan tidak
langsung dan membuat garis besar isi pesan.
 Menuliskan pesan-pesan bisnis. Setelah merencanakan pesan, adaptasikan diri Anda
pada penerima dengan sensitivitas, keahlian menjalin hubungan dan gaya. Bersikaplah
sensitive pada kebutuhan penerima dengan bersikap sopan, melakukan hal-hal yang
positif, membangun bahasa yang bebas dari bias. Bentuklah kredibilitas Anda dan
proyeksikan citra peerusahaan Anda. Buat komposisi pesan dengan memilih kata-kata
yang kuat, menciptakan kata-kata yang efektif dan mengembangkan paragraf yang
koheren.
 Menyelesaikan pesan-pesan bisnis. Setelah menulis konsep awal, revisi pesan Anda
dengan mengevaluasi isi pesan, meninjau ulang apakah pesan dapat dibaca, edit dan tulis
ulang sampai pesan selesai dengan padat, jelas, bertata bahsa baik, tanda baca yang tepat,
dan format yang efektif. Buatlah pesan tersebut dalam bentuk yang akan diterima oleh
penerima, dan tinjau desain dan tata letak agar tampilam pesan menjadi menarik dan
professional. Koreksi (proofread) konsep akhir untuk mengindari salah ketik, salah eja
dan problem lain. Distribusikan pesan Anda dengan kombinasi terbaik antara personal
dengan alat-alat teknologi.
MENGOPTIMALKAN WAKTU MENULIS ANDA
Semakin sering Anda berlatih tiga langkah proses menulis, semakin intuitif dan otomatis
proses menulis Anda. Semakin terbiasa, Anda dapat mengembangkan pesan dengan lebih cepat
dan lebih mudah. Anda juga akan semakin baik membagi waktu Anda untuk sertiap tugas selama
prioses menulis. Gunakan waktu sebaik-baiknya untuk menulis.
Pemilihan alat canggih seperti CD-ROM atau DVD memerlukan waktu yang lebih lama
daripada pesan yang disampaikan dengan surat biasa. Para professional menyadari tidak ada cara
yang paling benar atau paling baik untuk menulis semua pesan bisnis.
MEMBUAT PERENCANAAN YANG EFEKTIF
Dengan perencanaan akan membuat komunikasi menjadi lebih efektif dan efisien.
Menganalisis penerima akan membantu Anda menemukan dan menjalin fakta-fakta yang mereka
butuhkan, dan kemudian menyampaikan informasi tersebut dengan cara yang padat dan menarik.
Perencanaan mengurangi keragu-raguan Anda dalam menulis dan menghemat waktu dalam
melakukan revisi.
MENDEFINISIKAN TUJUAN ANDA
Semua pesan bisnis mempunyai tujuan umum untuk memberi tahu, untuk membujuk, atau untuk
bekerja sama dengan penerima. Tujuan ini membantu mendefinisikan keseluruhan pendekatan
yang Anda butuhkan, termasuk mengumpulkan semua informasi, memilih media, bahkan cara
Anda mengatur pesan-pesan. Tujuan umum juga menentukan tingkat partisipasi penerima yang
tepat.
Uji tujuan Anda dengan menggunakan lima pertanyaan.
 Apakah ada yang berubah karena pesan Anda? Dengan pesan yang Anda kirim harus
ada perubahan, meski tidak dramatis. Bisa saja berupa penambahan informasi. Namun
kalau pesan tidak menyebabkan perubahan, sama saja dengan membuang-buang waktu.
 Apakah pesan Anda realistic? Bila pesan Anda melibatkan pergeseran radikal atas
tindakan atau sikap, lakukan dengan perlahan.
 Apakah waktunya tepat? Jangan mengirim pesan pada jam-jam sangat sibuk, atau
sedang ada reorganisasi di sebuah depertemen sehingga pesan-pesan tidak terbaca.
Pemilihan waktu pengiriman yang tepat, akan menykseskan penerimaan pesan.
 Apakah orang yang tepat yang menyampaikan pesan Anda? Pilih orang yang tepat.
Bila atasan Anda orang yang paling tepat, pertimbangkan untuk meminta orang tersebut
agar mau.
 Apakah pesan Anda dapat diterima oleh organisasi Anda? Bila Anda menerima suarat
yag berisi hal negative tentang perusahaan Anda, tentu Anda meledak dan ingin marah.
Pastikan respons Anda mencerminkan citra perusahaan.
MENGEMBANGKAN PROFIL PENERIMA
Semakin banyak Anda mengenal para penerima, kebutuhan dan harapan mereka, semakin
efektif Anda dalam berkomunikasi dengan mereka.
Untuk melakukan analisis penerima maka Anda perlu:
 Identifikasi penerima utama Anda. Untuk beberapa pesan, mungkin penerima tertentu
lebih penting daripada yang lainnya. Pastikan pesan Anda sampai kepada pengambil
keputusan penting, tanpa mengabaikan penerima yang tidak penting.
 Tentukan jumlah data dan distirbusi geografis penerima. Pesan yang ditujukan pada
10 ribu orang di seluruh penjuru dunia, akan membutuhkan pendekatan yang berbeda
daripada pesan yang disamaikan pada 10 orang di aula. Tentukan komposisi penerima.
Carilah kesamaan dan perbedaan dalam budaya, bahasa, umur, pendidikan, pangkat dsb
dalam organisasi yang mempengaruhi seksesnya pesan Anda.
 Ukur tingkat pemahaman para penerima. Bila penerima sama pendikannya, tidak
menimbulkan masalah. Namun penerima yang beragam akan menyebabkan Anda harus
memprioritaskan pada penerima utama (para pengambil keputusan kunci).
 Pahami harapan para penerima. Apakah penerima membutuhkan pesan yang komplet
atau pesan utama saja? Ini tergantung dari kesibukan penerima.
 Prediksikan reaksi penerima yang miungkin timbul. Reaksi penerima mempengaruhi
pesan organisasi. Dengan mengantisipasi respons penerima sampai titik tertentu, Anda
dapat memberikan variasi jumlah bukti yang Anda butuhkan dalam menyampaikan isu-isu
tersebut.
MENGUMPULKAN INFORMASI
 Mempertimbangkan sudut pandang lain
 Membaca laporan dan dokumen perusahaan lain
 Berbidara dengan para penyelia, kolega atau pelanggan.
 Meminta masukan dari penerima pesan Anda.

***** **** ****

Dili, 20 Oktober 2010

D. Dwikori Sitaresmi, M.A.