1.- Brecha.

Brecha: Variable que indica la ineficiencia de los procesos en la administración de

los inventarios de la compañía.

Compuesta por Brecha Invisible y Brecha Visible, las cuales se ven reflejadas en
las diferencias que se generan entre stock físico versus stock teórico

Brecha Visible: Deteriorado físico del producto que no tiene devolución y que no
está apto para la venta, también denominada Merma

Brecha Invisible: Son diferencias de inventarios faltantes que no se tiene

justificación de ella.

Cálculo de la brecha o Merma mensual

Brecha o Merma = % Brecha o Merma

Ventas
Aumento de las Mermas

%
AÑO CUENTAS M$ MERMA

2012 MERMAS REAL 1.001.792 0,70%

VENTAS STOCK 142.868.293

2013 MERMAS REAL 1.634.759 1,11%

VENTAS STOCK 147.171.274

MERMA

MERMA REAL 2012 1.001.792

MERMA REAL 2013 1.634.759

AUMENTO 63%

Este aumento de brecha está afectando el cálculo de provisión mensual que se

calcula de la siguiente manera

Periodo: corresponde a los meses transcurrido entre el último inventario y el

penúltimo inventario

% Merma de gestión; índice que es utilizado para observar el

comportamiento que tiene una sucursal en un período

Mermas acumuladas entre periodos = %

Ventas stock acumulada entre periodo

% Merma de provisión que se registra en los estados financieros

Merma del Inv. Gral.

Ventas acumuladas entre periodo

2.- Principales errores operativos y administrativas que generan
mermas

Una de las razones del por qué se generan mermas en las

sucursales es:

 Falta de conocimiento de procedimientos

 Desconocimiento del personal
 Falencia de compromiso en el personal
 Problemas de Liderazgo.
3.- Analizaremos los principales focos que generan mermas o
distorsión de stock

Ventas en Construmart

En Construmart existen tres grandes tipos de ventas principales,

C.Despacho
VENTA STOCK GEO
Anticipada (Pre venta)

C.Despacho
VENTA STOCK SAP

Anticipada

C.Despacho
VENTA CALZADA
Anticipada
 FLUJO STOCK CONTRA DESPACHO SAP

Cotización

Pedido de Ventas

Entrega Sin Picking u Orden de

Carga Se Imprime en cada Bodega
de Despacho y se coordina el
transporte

Modificación y Confirmación de
O/Carga o de Entrega (Picking)
Bodega de acuerdo a Existencias
para ser despachadas

Central Despacho o Encargado de

Despacho Contabiliza y genera Guía
de Despacho

Facturación según SPool de

Entregas Pdte. Por Facturar VF04
A. Procedimiento Ventas Stock Contra Despacho – Boleta Contra Despacho

Para las Ventas Stock contra despacho en SAP como en indica que el cliente
realiza una compra cuyos materiales deben ser despachados con guía y una
vez recepcionado por el cliente se realiza la factura

No pueden existir Facturas Contra Despacho emitidas , donde existan

productos que no han sido despachados.

“ El material se debe retirar en el momento de la emisión de documentos”.

Si el cliente no pueda retirar deberán emitir N/Crédito por devolución en

forma inmediata, no pueden salir materiales del Local con Boletas o Facturas
C/despachos de Días Anteriores, ya que se incurre en una Falta Grave para
SII el cual nos puede cursar un parte y cerrar el Local.

Es de suma importancia la labor del control puerta tanto de sala como de

patio, para validar que todo lo que salga de la sucursal, lo haga en forma
correcta sin sobrantes y faltantes.
 Flujo Venta stock Anticipada

Cotización Pedido de Ventas con Facturación Anticipada

Programación de
Despacho

Entrega Sin Picking u

Orden de Carga Se
Imprime en cada
Bodega de Despacho y
se coordina el
transporte de acuerdo a
Programación

Modificación y
Confirmación de
O/Carga o de Entrega
(Picking) Bodega de
acuerdo a Existencias
para ser despachadas

Central Despacho o
Encargado de Despacho
Contabiliza y genera Guía
de Despacho
Nota: Al generar la Guía de
despacho y contabilizar en
ese momento se reconoce la
Ventas y su Costo
B. Procedimientos Ventas Stock Anticipada

Las ventas anticipadas son aquellas que el cliente paga anticipadamente una
factura y posteriormente se realizan los despachos de forma programada
desde la sucursal.

Las facturas emitidas bajo esta modalidad “solo pueden ser

despachadas con Guía de Despacho”, se les recomienda que se les Imprima
un Timbre en donde diga:
“” VENTA ANTICIPADA” “SOLO DESPACHO CON GUIAS”

Para el manejo y control de las Ventas Anticipadas Stock estas deben

ser controladas de la siguiente manera.

Jefe Administrativo

Debe emitir todas las semanas los siguientes reportes,

- ZSD013 - Facturas Anticipada. Sin despachar, en unidades

- ZSD050 – Facturas Anticipadas sin despachar Valorizado (Este informe no
incluye Pedidos Anulados Contable)

Armar un Archivador con las Ventas Anticipadas el cual deberá ser

custodiada por el Jefe Administrativo con el Objeto de verificar los documentos y
su plazo contable (factura no puede exceder los 90 días corridos sin despachos)

Si existen ventas anticipadas entre los 30 a 89 días sin despacho, existen dos
alternativas de solución:

1.- Confirmar con el jefe de operaciones por escrito si los productos fueron
despachados (estos pueden ser validados a través de inventarios o análisis
de ajustes anteriores).

- Si la respuesta es SI, emitir las guías y archivar en carpeta de anticipadas

con todas sus copias, para futuros reclamos del cliente por error de análisis
e informar al analista de existencias para corregir el stock, si existen
ajustes anteriores.

-Si la respuesta es NO, ver la programación (VA03 Repartos), de no tener

alguna programación se debe llamar al cliente y solicitar que responda por
 escrito si tendrá despachos diferidos o requiere nota de crédito por anula
pendiente.

_ Si existen ventas anticipadas que superen los 90 días existen las siguientes
alternativas de solución:

Confirmar con el jefe de operaciones por escrito si los productos fueron

despachados (estos pueden ser validados a través de inventarios o análisis
de ajustes anteriores). Si la respuesta es

SI, emitir las guías y archivar en carpeta de anticipadas con todas sus
copias, para futuros reclamos del cliente por error de análisis. E informar al
analista de existencias para corregir el stock, si existen ajustes anteriores.

NO, ver la programación (VA03 Repartos) si superan los 90 Días por lo cual
quedaría Pendientes, de no ser así debe solicitar al área de contabilidad o
departamento de existencias el bloqueo contable, que impide que puedan
realizar despachos de este pedido.
Analista de Existencias
El analista de existencias recibirá del jefe administrativo las guías emitidas para
regularizar ventas anticipadas que fueron despachadas erróneamente con las
facturas. En este caso deberá realizar el siguiente análisis:

Si existen ajustes anteriores ya sean por inventario o ajustes manuales de salida,

deberá realizar ajustes de entradas por los mismos conceptos de manera que se
compensen los movimientos y quede nuevamente cuadrada las existencias. Se
debe en el caso que se realicen ajustes manuales colocar en texto “Reg vta.
anticp ped XXX”

Si no existen ajustes anteriores la emisión de estas guías deberían dejar

cuadradas por si solo las existencias y no debería hacer nada.

Boleta Anticipada

Es de suma Importancia validar las Boletas Anticipadas las cuales deben caer en
este mismo control. Entendiendo que todas las ZBAN y ZBOA el cliente se lleva
los productos de inmediato y no debe existir despachos diferidos si no que
automáticos. si por alguna razón no se los lleva, se debe emitir N/C de inmediato
 Flujo Ventas Calzadas Contra Despacho

Cotización

Pedido de Ventas Solicitud Pedido de Compra

Pedido de Compra

Liberación de Pedido de
Compra

Entrega Sin Picking u Proveedor

Orden de Carga Se despacha de
Imprime y se Envía a acuerdo a
Proveedor Entrega
Construmart

Genera Guía de
Despacho y
envía copia a
Modificación y Construmart
confirmación de O/Carga recepcionada
o de Entrega (Picking) de conforme
acuerdo a Guía
Proveedor Recepcionada
Conforme

Factura Entrega
 Flujo Ventas Calzadas Anticipada

Cotización

Pedido de Ventas Solicitud Pedido de Compra

Programación Despachos

Factura Anticipada Pedido de Compra

Liberación de Pedido de
Compra

Entrega Sin Picking u Proveedor

Orden de Carga Se despacha de
Imprime y se Envía a acuerdo a
Proveedor Entrega
Construmart

Genera Guía de
Despacho y
envía copia a
Modificación y Construmart
confirmación de O/Carga recepcionada
o de Entrega (Picking) de conforme
acuerdo a Guía
Proveedor Recepcionada
Conforme

Al contabilizar la Entrega
en ese momento se
reconoce la Venta y su
Costo
C. Procedimientos Ventas Calzadas C-Despacho y Anticipadas
Las ventas calzadas son aquellas que nace de un pedido el cual está amarrada a
una orden de compra emitida a un proveedor , calzando el despacho con una
orden de entrega. Cuyo despacho puede ser

.- Cliente Retira del Proveedor

.- Proveedor Despacha

.- Construmart Despacha

Por cuanto este tipo de negocio debe tener un control especial, y estricto entre los
Coordinadores de Ventas y jefe administrativo

Coordinador de ventas

Coordinador emite la entrega y envía al proveedor

Proveedor con la entrega Genera el despacho y entregas productos al cliente

Coordinador debe solicitar que el proveedor envíe guía firmada por cliente en
conformidad del despacho para confirmar la entrega

Los Coordinadores deberán entregar todos los días las Guías despachadas y
recepcionadas conforme al término del día al Jefe Administrativo el cual cotejara
con su informe ZGL103 y adjuntara en el Archivador de anticipado calzado.

Jefe administrativo

El jefe administrativo debe controlar que no exista stock en el virtual al cierre de

cada mes, por cuanto para analizar el Stock Virtual “E” debemos generar reportes y
transacciones para evaluar la situación y definir por qué se dejó un saldo antes de
poder regularizarlo.

Proceso de Análisis del Stock Virtual

Para analizar el Stock Virtual “E” debemos generar la transacción:

MBBS: La cual entrega los saldos del Stock Virtual pero no relacionaba la O. Compra por
eso se reemplazó por la

ZGL103; Ll cual asocia Pedidos Calzado y O. Compra a Proveedor.

ZSD037; permite asociar documentos relacionados cuando solo tiene pedido o solo tiene
orden de compra

MBBS

ZGL103
Siempre se debe partir analizando desde la Orden de Compra hacia el
pedido de Ventas. Nos iremos a la Transacción ME23 para validar revisar orden
de compra y definir el porqué del saldo del Stock Virtual y trabajaremos en
paralelo con la transacción VA03 con el historial del Pedido de Ventas, para ver
sus movimientos.

Ingresado en la ME23 la O Compra podemos ver el código que está pendiente.

Marcando la posición del código y entrando en el historial del Pedido veremos los
movimientos asociados a dicho código.
Marcando la “”Asignación EM/RF”” veremos cómo está compuesto la confirmación
y la factura del Proveedor asociado

- Los Doc. “”WE”” son los Movimientos de MM o ingreso de

productos generados por la confirmación
- Los Doc. “”RE”” son los movimientos de Proveedores en donde
ingresan las Facturas y confirman las cantidades facturadas por
el Proveedor
- Los Doc. De Entrega es la Guía con que se confirmó la Entrega.
-
Siempre debemos tener presente que las confirmaciones de Entregas por
intermedio de la transacción “ZMB01!” de los materiales despachados y
recepcionados por el Cliente generara un Ingreso al Stock Virtual que en la O.
Compra son los Documentos WE y que al momento de contabilizar y grabar la
confirmación del Picking en dicha transacción automáticamente genera la salida
del Stock (Costeo de Ventas).

En este caso podemos definir que el proveedor confirma que despacho el material
con la Guía 97862 por la cantidad y el monto especificado en la entrega.
Con la Entrega por intermedio de la Transacción VL03N podemos ver en qué
situación se encuentra dicha entrega.
En el recuadro de arriba en la parte inferior podemos ver la siguiente Nota “” No
Existe la Entrega 81214554””, y esto se debe a que confirmaron la entrega y con
posterioridad la anularon en forma parcial, por lo cual a la fecha dicha entrega no
ha sido facturada, pero si cobrada por parte del proveedor, ya que ustedes no
eliminaron la confirmación en la orden de compra (Transaciòn MBST).

Para validar esta información debemos ir al pedido de ventas en donde tenemos

dos caminos a seguir.

Por intermedio de la Orden de Compra debemos marcar el código que estamos

analizando y después ingresar al recuadro de dice “”-IMPUTACIONES-””
Marcar nuevamente donde dice pedido de Ventas e ingresaran al pedido de
Ventas.

O por intermedio de la Transacción VA03 indicando el pedido de Ventas en forma

Directa.
Una vez que ingresen el pedido deben pasar detalle de los documentos
Marcando el código que estamos analizando y yendo a la “” Visual. Flujo Doc.””
Llegaremos al historial del pedido de Ventas .

Deben posicionarse donde dice el pedido de ventas y apretar la tecla “F7” para
que salga todo el historial del pedido.

Además podemos analizar con detalle los movimientos y las confirmaciones por
códigos posicionándose en el Pedido de Ventas y presionar “”Resumen de
Status””
Posicionarse en el Material y apretar donde está el “”+””

Con posterioridad apretar en el Status de Entrega nuevamente el “”+””

Análisis saldos de stock Calzados

El negocio calzado siempre debe mantener en cero las existencias del kardex, por cuando para
que esto se cumpla

CONFIRMACIÓN DE
PICKING Y ENVIADA
ENTREGA
FACTURACION
DEL PROVEEDOR A
CONSTRUMART
CLIENTE
 /

Si estas son distintas provoca que existan saldos en el virtual y debemos revisar
qué pasa a través de la orden de compra del proveedor, para ver si el proveedor
cobro la totalidad o si emitió N/C

Causas que generan saldos en el virtual

 Está confirmada la orden de retiro al proveedor y no se ha contabilizado y

generado la factura hacia el cliente
 Se ha realizado N/C al cliente y no se ha realizado devolución al proveedor
o liberación del stock virtual al stock normal.
 Confirmación de Entregas y posteriormente en el módulo de venta anulan
la Entrega o modifican sin anular la confirmación en la O. Compra en el
módulo de MM

E.- Emisión de Notas de créditos por devolución de materiales

Para poder emitir N/C al cliente el jefe administrativo o asistente administrativo

debe verificar que se cumplan los siguientes requisitos:

1. Devolución de stock

Siempre que existe una devolución física de productos, se debe cumplir el

siguiente procedimiento:

Jefe de Operaciones
El jefe de operaciones o el supervisor de turno, tiene la obligación de revisar la
mercadería y certificar que esta esté en buen estado entendiendo envoltorio y
completa (no faltan piezas).

Si se acepta la devolución, en señal de esta revisión se debe llenar un formulario

llamado “ingreso por devolución” que tiene un número correlativo único por
sucursal que trae el siguiente detalle:

 Fecha de recepción
 N° de factura o boleta
 N° Códigos
 Descripción del productos
 Cantidad devuelta
 Unidad de medida
 Nombre de la persona que realizo la revisión y autorización del ingreso
 Firma de Nombre de la persona que realizo la revisión y autorización del
ingreso
 N° de N/C emitida

Una vez firmado el formulario el jefe de operaciones o supervisor de turno debe

entregar al jefe administrativo para que el proceda a realizar la solicitud de N/C.

Jefe Administrativo

El jefe administrativo con el formulario firmado por la operación procede a

generar la solicitud de N/C cuyo dato más importante son;

 Los Datos del Cliente “RUT” , Identificador fiscal, Nombre y Dirección.

 Validar si la devolución está o no dentro de los 90 Días:

.- Si está dentro del periodo generar la Solicitud de N/C y obtener la Firma del
Jefe de Sucursal o Tienda.

.- Si esta fuera de plazo debe ser firmado por el jefe de sucursal por el concepto
de Pérdida de IVA el cual se debe definir:

.- Si el Cliente paga el monto del IVA

 .- Si fue negligencia de algún colaborador, determinar cobro de IVA a
través de un descuento por planilla la cual debe ser firmada y autorizada por el
colaborador, o bien si es rechazado por el colaborador deberán hacer carta de
Amonestación y asumir la Sucursal la pérdida de IVA.

Una vez firmado proceder a generar la N/C el cual debe dejar en un archivador
los siguientes respaldos

 Copia de la factura o boleta

 Datos del Cliente “RUT” es de suma Importancia llenar los antecedentes
del Cliente Identificador fiscal, Nombre y Dirección
 Formulario de ingreso por devolución firmado indicando N° de N/C
realizada
 Formulario de solicitud de N/C firmado
 Copia N/C emitida firmada por el cliente

2. DEVOLUCIÓN DE VENTA CALZADA

Débenos tener presente que cuando emiten NOTA DE CREDITO a cliente Se

genera por los siguientes motivos:

• .- Devolución de Cliente directo a Proveedor:

1.- El coordinador solicita al Proveedor una copia de la Nota de

Crédito por los materiales recepcionados Conforme

2.- Después de obtener la N/C Proveedor el coordinador debe

generar la solicitud N/C al jefe administrativo por los mismos
materiales aceptados por el Proveedor.

3.-Posteriormente el jefe administrativo entrega antecedentes al

analista de existencias para generar la devolución del virtual al
proveedor sin emitir guía ( transacción ZMB01 Mov 935)

• .- Devolución del Cliente directo a Construmart con despacho a

Proveedor
1. El Jefe de Operaciones debe validar los materiales y sus
Condiciones, estado de los Productos y embalajes y periodo de
devolución (Fuera de Plazo) antes de Aceptarlo.
 2. Coordinar con el proveedor la devolución de los Materiales y si está
conforme (por Escrito) con el Objeto de programar su devolución
( Ver Costos de Fletes).
3. Después aceptarlo, generar Formulario de Solicitud de N/C y
deberán emitir la nota de crédito al cliente.
4. Generar la transacción MB01 Mov 122 con Guía para enviar los
materiales al Proveedor.

• .- Devolución del Cliente a Construmart con incorporación de los

stock a la tienda:
1. El Jefe de Operaciones debe validar los materiales Condiciones,
estado de los Productos y embalajes y periodo de devolución (Fuera
de Plazo).
2. Solicitar el Vº Bº a la Gerencia de Logistica además de validar si los
materiales están dentro del Mix..
3. Después aceptarlo y generar Formulario de Solicitud de N/C deberán
emitir la nota de crédito al cliente.
4. Generar la transacción ZMB1B Mov 411E, este mov. El cual libera
los materiales a propio y Lo genera el analista de existencias en la
sucursal.

Otros tipos de errores son los de Confirmación en donde:

.-Error de Confirmación con facturación a cliente

.- Sin despacho del Proveedor

.- Parcial y Facturado por parte del Proveedor

Para lo cual deben validar en la O. Compra ME23 (historial) que no exista

ninguna diferencia entre lo confirmado y lo facturado por el Proveedor o no
haya factura por parte de este, para lo cual deben generar la transacción
ZMB01 Mov 935.
 Tipos de inventarios y su metodología
Dentro de los controles y procesos del Área de Inventarios, existen varios tipos de
inventarios como

1. Inventarios Rotativos
2. Inventarios Generales
3. Inventarios Diarios

1.- Inventarios Rotativos:

Estos corresponden a una programación enviada por oficina central en

donde se detallan los Grupos de Artículos a ser tomados por semanas y que están
de acuerdo y en orden a los más perdidos en el Año anterior

El objetivo de este calendario es que todas las sucursales tomen al mismo

tiempo los grupos de artículos solicitados, para que sean comparativos entre
ellas. Y este inventario busca los códigos en toda la sucursal

Analista de Existencias Informa en
reunión al Jefe de Operaciones G.
Artículos o Códigos a Inventariar
Proceso
Jefe Administrativo - Jefe de
Operaciones y Jefe de Sucursal
programan Día - Hora de la Toma (En
la Mañana o al cierre del Día) (H.
Extras o reprogramación de Entradas)
Jefe de Operaciones de acuerdo a
programación prepara con su
personal los códigos a Inventariar y
toma el inventario

De acuerdo a la fecha y Hora se Toma el

Inventario
- Analista valida Mercadería en Tránsito
MB5T y genera los Inventarios MI31
Se procesa el Inventario y las
- Jefe Administrativo Realiza cierre y corte
diferencias ZMM50 para validar los
documentario (Wper-Zgeo15)
errores de Conteo y/o errores de
- Jefe de Operaciones Toma Inventario
corte de documentarios SAP-Geo
informando Hora del proceso y
antes de cerrar el Proceso
responsables
 El Analista de Existencias informa de
los Resultados al Jefe de Sucursal en
Reunión con el Jefe Administra. y
Jefe de Operaciones, se toman las
Medidas del Caso y se Contabiliza
con la Firmas de los presentes en
Acta.

2.-Inventarios Generales

El Departamento de inventarios informa con anticipación Calendarios de

Inventarios Generales, con el objeto que las Sucursales se preparen con
anticipación y para asegurar el éxito de este proceso se realiza:

.- Visitas Previas: El Departamento de Inventarios realiza una visita de

planificación donde evalúa en qué situación se encuentra la sucursal y determina
a través de una carta gant los puntos críticos de revisión

.- Jefe Administrativo, Analista de existencias y de Recepcion deben analizar con

Anticipación las Mercaderías en Transito MB5T– Anticipadas ZSD013 – Wper –
Zgeo15

.- Jefe de Operaciones Debe preparar el Inventario en conjunto con el Analista de

Existencias en donde deben tener todo Codificado y Traspasado los materiales
deteriorados tanto físico como sistémico. Ya que el inventario General de la
bodega normal NO TOMA MATERIAL DETERIORADO COMO BUENO.

.-El jefe de operaciones debe zonificar la sucursal indicando cuantas personas

participaran del inventario y si requiere de ayuda de otras sucursales.

.- Jefe de Operaciones con su personal deben realizar pre-conteos

El Departamento de Inventarios se presenta con dos días de Anticipación para
validar su preparación en cuyo caso pudiera cuestionar su preparación poniendo
en riesgo la toma, lo que podría generar cartas de amonestación para las
jefaturas de tienda en el caso de no cumplimiento.

La Toma de inventario es un acto solemne, que comienza con una reunión

con el personal y se informa que el inventario es por barrido asignado a cada
grupo de conteo. Una vez cerrado este proceso, se comienza con el proceso de
reconteo donde el jefe de operaciones debe asignar a la persona idónea para
buscar el o los códigos por toda la sucursal con mayores diferencias de manera de
certificar el conteo.

Una vez conforme con el proceso y las diferencias encontradas el Jefe de

Sucursal - Jefe Administrativo- Jefe de Operaciones y Analista de Existencias
deberán Firmar y dar el OK para proceder a la contabilización del Resultado. La
sucursal tendrá una semana más analizar las diferencias y solicitar correcciones
menores a las auditadas.

3.- Inventarios Diarios

a) Los productos de alta rotación y de riesgo de pérdidas (cemento, cañerías de cobre, por
ejemplo), se deben controlar diariamente con inventarios.

b) Los Productos que presentan saldos negativos en los registros

computacionales, se deben analizar e inventariar diariamente.

c) Programación especial.

 Actualmente la Gerencia Retail quiere controlar durante un mes los

150 códigos con más brecha , para esto se controlara la toma diaria
de alrededor de 30 códigos de lunes a viernes
 La sucursal definirá si lo tomara antes de la apertura de la sucursal
o al cierre de la sucursal
 El analista deberá revisar y validar que la wper y zgeo15 estén en
cero al comenzar el inventario.
 Deberá abrir parámetros de inventario con teórico
 Jefe administrativo debe entregar el corte documentario por escrito
 El inventario no puede demorar más de dos horas en el conteo
 El jefe de operaciones o supervisor a cargo debe revisar el conteo y
además de colocar el nombre y firma de quien lo realizó debe exigir
que coloque la hora en que tomo el producto
 El analista ingresa de forma inmediata el conteo (MI04) y genera
reporte de diferencias (ZMM50) que deberá validar con el jefe de
operaciones
 Una vez dado el OK del jefe de operaciones y firmado en señal de
conformidad se procede a contabilizar el inventario el mismo día en
que lo abrieron.
 Diariamente o una vez a la semana el analista deberá generar un
reporte a través de ZMM50 con todos los inventarios tomados en la
semana para analizar en comité de brecha de cada sucursal. Cuyos
acuerdos deben ser enviados al depto. de inventarios
Tratamiento del material deteriorado

Autorización de traspaso ha deteriorado

El procedimiento indica que el analista de existencias envía una planilla Excel al

departamento de inventarios, el cual evaluar y autorizar los traspasos ha
deteriorado en cuyo caso puede ser rechazo por no cumplir con toda la
información solicitada como:

 Código
 Descripción de producto
 Cantidad actual en Kardex
 Cantidad a traspasar
 Valorización de los productos
 Causas que lo generaron
 Compromisos.
Una vez autorizado y traspasados estos podrán ser vendidos o enviados al
vertedero

Autorización para enviar al vertedero

El procedimiento indica que el analista de existencias envía una planilla Excel al

departamento de inventarios, el cual evaluar y autoriza los traspasos al vertedero

 Entre 0 y M$10.000 se autoriza con notario público o con la presencia de un

funcionario de SII.

La documentación que debe ser completa y enviada al departamento de

existencias es;

 Correo de autorización con planilla autorizada

 Acta de fe

 Guías timbradas por el vertedero

 boleta del vertedero

Toda esta información es guardada, en el caso que SII lo solicite y nos pida
justificar este gasto

COMPORTAMIENTO MERMA POR DETERIORADO

2012 2013
M$ M$
MERMA POR DETERIORADO 257.318 265.552
MERMA TOTAL 1.001.793 1.631.823

25,69% 16,27%

26% % 16%
ENVIO AL VERTEDERO POR ZONA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA CONSUMOS INTERNOS

POLÍTICAS

1.- Los consumos internos son Gastos para la compañía y se clasifican en:

a) Consumos internos Contra un Centro de Costo

b) Consumos internos para artículos de seguridad y ropa de trabajo
c) Consumos internos contra un orden de CO
d) Consumos internos para muestras a clientes.

Todos los consumos internos deben ser solicitados a través de un

formulario pre impreso confeccionado para tal efecto y debe ser
autorizado a través de la firma del jefe de sucursal, jefe de operaciones
y jefe administrativo, antes de realizar el consumo en el sistema.

a) Los consumos contra un centro de costo (MB1A MOV 921), se refieren

a la utilización de productos del stock del local o centro de distribución para
ser consumidos en forma interna en reparaciones o mantenciones
menores, como, huinchas para medir, alicates, bolsas de basura, útiles de
aseo etc., los cuales serán autorizados por el Jefe de , Local o Centro de
distribución.

b) Consumos internos de artículos para el personal (MB1A MOV 919), en

este caso los Locales y Centro de Distribución no están autorizados a
realizar consumos internos por este concepto, puesto que la distribución de
la ropa de trabajo y artículos de seguridad es realizada en forma
centralizada por el área de Servicios Generales de Oficina Central. En el
 caso puntual que un Local o Centro de Distribución requiera en forma
urgente un artículo o por la cantidad requerida no se pueda comprar
centralmente, deberá realizar un consumo interno por este concepto con la
autorización de la Jefatura correspondiente del Local o Centro de
Distribución y luego informar al área de Servicios Generales de Oficina
Central.

El tipo de productos que caen en este concepto son:

- Zapatos de Seguridad.
- Artículos de seguridad como cascos, guantes, gafas,

c) Consumos internos contra una Orden de CO (MB1A MOV 917) este

concepto está orientado a la utilización de productos del stock por efectos
de remodelación, mantención del activo fijo o cualquier inversión al cual se
deba activar el gasto por consumo interno. Este tipo de inversión pasa por
la supervisión y autorización del Gerente de Operaciones y Construcciones,
quien a su vez solicita al Gerente de Administración y Finanzas autorización
por el presupuesto correspondiente a este gasto.

d) Los consumos internos para muestras a clientes, (MB1A MOV Z42)

Tiene su origen en la necesidad de sacar productos del stock para ser
entregados a los clientes como muestra ejemplo la cerámica, grifería o bien
para cubrir una pos venta por problemas de calidad de los productos.
Todos los consumos internos deben ser solicitados a través de un formulario
pre impreso confeccionado para tal efecto.

Las muestras deben ser autorizados por:

.- Jefe de Sucursal y en su reemplazo el Jefe Administrativo

.- Gerencia de productos

En esta operación, dentro de los datos a ingresar se deben considerar los

siguientes como obligatorio:

- En la celda Tex. Cab. Doc; se debe digitar el nombre del vendedor o

Gerente que solicitó la muestra.
- En la celda Centro de Costo, se debe ingresar el centro de costo
correspondiente a la gerencia que autoriza la muestra.

Solo una vez realizado este proceso, pueden ser entregadas las muestras
al cliente.
 La guía de despacho sale a nombre de Construmart SA, con los datos del
Local que origina el movimiento, detalle de los productos e indicando que
es un documento que no constituye venta

La contabilización de los consumos internos lo realiza el Analista de Existencias o

Encargado Administrativo del Local o Centro de Distribución, El cual
generara una Guía y guarda una copia de este docto más el formulario de
autorización en un archivador con los respaldos correspondientes

Será responsabilidad del Jefe Administrativo que el archivador de control de

Consumos Internos se lleve en forma correcta y actualizada.

CONCEPTOS

EXHIBICIÓN

Consiste en productos que se encuentran en el stock del local, los cuales se

requiere rebajar del Kardex, por que pierde temporalmente el concepto de
disponibilidad para la venta, producto que es entregado a los vendedores de
terreno para ser mostrado a los clientes. La característica de este concepto es
que deben retornar al stock.

CONSUMO

Consiste en productos que se encuentran en el stock del local, los cuales se

requiere rebajar del Kardex y cuya característica principal es que son utilizados
internamente.
  Reparaciones menores del local
 Uso del personal ejemplo (Guantes, zapatos etc)
 Remodelaciones al local (Posible activación con orden de CO)
 Instalación o mejoras al Show room.
 Muestras

2.- Consumo de pigmentación

Los consumos de pigmentación no son gastos, si no costo de venta y se trata de

la siguiente manera

Es importante que mínimo una vez a la semana se realice el inventario de los

concentrados para llevar oportunamente los costos de ventas asociadas

1. Todos los días Lunes el promotor deberá entregar los envases vacíos de
concentrados utilizados en la semana
2. El analista procederá a realizar la destrucción de estos envases para no
ser reutilizados y contabilizara la salida de acuerdo a transacción MB1A
movimientos 929. Este movimiento generara un costo dirigido a la
Tienda por el consumo de los pigmentos por lo cual solicitara los datos
de PA que son necesario para direccionar los costos.
3. Una vez contabilizados, el analista a través de la transacción MB52
sacara el stock de los códigos de concentrados y realizara un inventario
físico y lo comparara con el Kardex, si existen diferencias deberá
pedir explicaciones al promotor e informar al jefe de operaciones.
 Si la explicación es razonable, pueden rebajar estas diferencias
con el mismo movimiento 929.
 Si la explicación no es razonable pueden rebajar estas
diferencias con inventarios rotativos. Y sugerir cambio de
promotor, por escrito.

26%